5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
2.2.1 Quy trình mua hàng và thanh toán tiền ại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sà
vụ thép sài gòn
CHỨC NĂNG VÀ MỤC TIÊU CỦA QUY TRÌNH:
-Chức năng:Đặt hàng và mua hàng từ nhà cung ứng, nhận hàng, nhập kho và thanh toán tiền cho nhà cung ứng.
-Mục tiêu:Nhằm đảm bảo khối lượng, chất lượng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất luôn phù hợp với yêu cầu của khách hàng.Mua hàng với giá cả hợp lý và thanh toán đủ số tiền, đúng thời hạn cho nhà cung cấp.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ thể hiện quy trình mua hàng và thanh toán tiền
(Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Gia Công và Dịch Vụ Thép Sài Gòn)
Nhận hàng
Ghi nhận nợ phải trả
Thanh toán MS
Yêu cầu nguyên liệu
MS Lựa chọn nhà cung cấp MS Lập hợp đồng/đơn hàng FA.PL Xét duyệt BOD Duyệt BOD Ký hợp đồng
2.2.1.1Thực trạng quy trình mua hàng-thanh toán nội địa Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu
Chứng từ sử dụng
Phiếu xin mua vật tư
Mô tả hoạt động
Bộ phận MS sẽ lập “ giấy đề nghị mua nguyên liệu ”khi các bộ phận có nhu cấu về nguyên vật liệudựa vào:
+Nhu cầu thực tế và kế hoạch sản xuất. +Lượng hàng tồn kho và hàng trên đường đi.
Sau khi lập “ giấy đề nghị mua nguyên liệu “ bộ phận MS trình các phòng ban liên quan xem xét.
Nếu nguyên liệu được mua từ các nhà cung cấp đã được BOD duyệt trong bảng “ danh sách nhà cung cấp “ thì bước này sẽ được bỏ qua và MS có thể gửi đặt hàng đến nhà cung cấp và chỉ trình BOD ký hợp đồng chính thức.
Lựa chọn nhà cung cấp Chứng từ sử dụng
Bảng đánh giá nhà cung cấp
Mô tả hoạt động
Trên cơ sở “ giấy đề nghị mua nguyên liệu “ đã được lập, MS sẽ trình cho các bộ phận liên quan xét duyệt và lựa chọn nhà cung cấp theo các tiêu chí
sau:
Tiêu chuẩn:
Đơn giá: Phải đảm bảo đơn giá hợp lý so với sản phẩm cùng loại, so với nhà cung cấp khác hoặc so với thị trường tại thời điểm.
Chất lượng: nguyên liệu phải đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng, môi trường và phù hợp với sản xuất, ứng dụng của sản phẩm cuối cùng của khách hàng. Đây là tiêu chí bắt buộc. Các nhà sản xuất đạt chứng chỉ ISO09000 và ISO14000 sẽ được ưu tiên xem xét.
Phương thức thanh toán: Xem xét các điều kiện như: hình thức thanh toán, thời gian thanh toán phù hợp với khả năng và yêu cầu của công ty.
Giao hàng: Thời gian đúng yêu cầu, phương thức giao hàng: ưu tiên giao hàng tận nơi đối với nguyên liệu mua trong nước.
Phương thức đánh giá:
Nhà cung cấp được xem là đạt khi đạt ít nhất 3 tiêu chuẩn-trong đó tiêu chuẩn chất lượng và giao hàng là bắt buộc phải đạt trong 4 tiêu chuẩn nêu trên.
Kết luận:
Nếu đạt thì ký xác nhận vào ô từng bộ phận.
Nếu không đạt thì không ký xác nhận vào ô của từng bộ phận và ghi rõ tiêu chuẩn không đạt.
Hoạt động lập hợp đồng Chứng từ sử dụng
Phiếu xin mua đã được ký duyệt Hợp đồng mua bán
Đơn đặt hàng
Mô tả hoạt động
Sau khi “ giấy đề nghị mua nguyên liệu “ được duyệt, phòng MS sẽ tiến hành đặt hàng và lập hợp đồng mua hàng trình BOD ký kết.
Bộ phận vật tư tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng qua nhà cung cấp để xác định về giá cũng như số lượng hàng sau khi nhận được đơn hàng đã được duyệt. Trong quá trình thỏa thuận giữa hai bên công ty, giám đốc kinh doanh có quyền ký hợp đồng hoặc hủy hợp đồng đó.Dơn hợp đồng sẽ được giám đốc xem xét và duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp, hợp đồng sẽ được lập thành 4 bản sẽ được lưu tại công ty và nhà cung ứng.
Hoạt động nhận hàng và nhập kho Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho nhà cung ứng (nếu có)
Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng (nếu có) Phiếu giao hàng
Biên bảng nhận hàng Phiếu nhập kho
Mô tả hoạt động
Sau khi nhận được thông báo xuất hàng từ phía nhà cung ứng, bộ phận vật tư sẽ tiến hành cử người đi nhận hàng hoặc nhận hàng tại kho từ người giao hàng và đồng thời nhân viên QC tiến hành kiểm tra hàng hóa và chuyển hàng vào kho công ty.
Bên QC và thủ kho sẽ kiểm tra hàng nhận khi hàng về nhập kho, bộ phận QC sẽ tiến hành lập biên bảng bàn giao hàng hóa và chuyển hàng về kho sau khi kiểm tra xong. Hàng hóa được nhập kho và lập phiếu nhập kho bởi thủ kho.
Bên vật tư sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ phòng kế toán vật tư để tính giá nhập kho và cập nhật cơ sở dữ liệu sau khi hoàn thành việc nhập kho.
Hoạt động ghi nhận hàng hóa, nợ phải trả nhà cung cấp Chứng từ sử dụng
Hóa đơn thương mại Phiếu xin mua Đơn đặt hàng Hợp đồng Phiếu nhập kho
Mô tả hoạt động
Sau khi hàng hóa nhập kho, kế toán vật từ tiến hành đối chiếu kiểm tra tất cả các hóa đơn chứng từ liên quan đến việc mua hàng và nhận hàng từ bộ phận kho, từ người nhận hàng hay người giao hàng để ghi nhận giá trị hàng hóa và các khoản thuế phải nộp vào nguồn cơ sở dữ liệu, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ cho kế toán công nợ theo dõi và tiến hành thanh toán.
Hoạt động thanh toán Chứng từ sử dụng
Hóa đơn thương mại Đơn đặt hàng
Bản tổng hợp công nợ Phiếu chi
Mô tả hoạt động
Phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ số liệu có liên quan đến các khoản nợ phải trả sẽ cập nhập vào nguồn cơ sở dữ liệu, các khoản phải trả sẽ được kế toán công nợ theo dõi sau đó kế toán sẽ lập ra bản tổng hợp công nợ.
Sau khi bản tổng hợp công nợ được lập sẽ được chuyển qua phòng kế toán tổng hợp, tại đây sẽ tiến hành lập lệnh chuyển tiền hoặc lệnh chi tiền để thanh toán cho nhà cung ứng.
Lệnh chuyển tiền thanh toán sẽ chuyển qua kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó fax qua ngân hàng.
Kế toán trưởng và giám đốc sẽ ký duyệt phiếu chi và chuyển phiếu chi qua thủ quỹ để thanh toán cho nhà cung ứng.
Bản tổng hợp công nợ, bản tính giá nhập kho, bộ chứng từ sẽ được phòng kế toán công nợ tính theo ngày.