5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
3.2.1.4 Đa dạng hóa các kênh thông tin
- Công ty cần phải áp dụng các phần mềm hiện đạivào hệ thống quản lý để giúp công ty có thể nhận biết hết các rủi ro để có cách thức quản lý hiệu quả. Phải đa dạng hóa cách thức truyền thông tin trong nội bộ công ty, kênh thông tin từ bên ngoài phải hữu hiệu trong việc nhận dạng và đánh giá rủi ro.
- Công ty phải thường xuyên cập nhật những thông tin từ bên ngoài như: các đối thủ cạnh tranh, khách hàng tìm năng hay thị hiếu người tiêu dùng… để giúp cho người quản lý có thể nhận dạng và đánh giá rui ro, đề ra các phương pháp đối phó tốt nhất, tận dụng cơ hội nếu có cũng như hạn chế các rủi ro.
3.2.1.5 Tăng cƣờng giám sát
- Các cấp quản lý công ty phải thường xuyên kiểm tra giám sát hoạt động của công ty trong phạm quy quản lý của mình, để kịp thời phát hiện ra những sai sót gian lận trong quy trình thực hiện từ đó có những biện pháp khắc phục kịp thời.
- Các nhân viên và các phòng ban thực hiện việc kiểm tra và giám sát lẫn nhau, phối hợp với các cấp quản lý công ty phân tích đánh giá định kỳ sự hữu hiệu, sự phù hợp với điều kiện hiện tại của các quy trình liên quan. Có như vậy mới hạn chế được những gian lận sai sót trong công ty
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán toán
- Một sản phẩm được tạo ra chất lượng như thế nào phụ thuộc vào nguyên vật liệu mua vào nên quy trình mua hàng và thanh toán là rất quan trọng trong quá trình sản xuất sản phẩm. Chính vì vật cần phải hoàn thiện thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán để quy trình ngày càng chặt chẽ tránh những rủi ro không may xảy ra.
- Cần phải thống kê hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm việc sử dụng nguyên vật liệu đã sử dụng và số nguyên vật liệu còn thừa lại ở các bộ phận, để căn cứ vào mức sử dụng nguyên vật liệu và nhu cầu của từng đơn đặt hàng để mua hàng hợp lý, chính xác tránh tình trạng nguyên vật liệu sử dụng không đúng mục đích, không đúng chủng loại, nhập kho thiếu hay mất cắp… làm thất thoát tài sản của công ty.Nên phải xây dựng một quy trình khép kín từ kho nguyên vật liệu đến thành phẩm để tránh tình trạng các nhân viên trong nội bộ công ty thông đồng với nhau.
- Trong quá trình mua hàng, bộ phận có liên quan phải xác định đúng nhu cầu mua hàng để tránh tình trạng mua không đúng, không đủ hàng theo yêu cầu đã phê duyệt, không đúng quy cách, không đúng phẩm chất, không đúng giá cả đã thỏa thuận, không đúng thời hạn giao hàng.
- Công ty cần phải có những quy định chặt chẽ về việc mua hàng ví dụ như: chỉ có người có thẩm quyền mới lập giấy đề nghị mua hàng và giấy đề nghị mua hàng phải được chuẩn hóa biểu mẫu và đánh số thứ tự trước… công ty cũng cần phải có những quy định kiểm soát các giấy đề nghị mua hàng để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua đã được mua và nhận đủ hàng, tránh tình trạng vì mục đích các nhân.
- Trong bộ phận nhận hàng và bộ phận kho phải có những quy định khắc khe về việc kiểm tra giám sát hàng hóa như: kiểm tra kỹ về chuẩn loại, quy cách, số lượng, giá
cả, thời gian giao hàng khi nhận hàng, khi hàng đã được lưu kho bộ phận kho có trách nhiệm sắp xếp bảo quản hàng hóa. Phải tách biệt bộ phận nhận hàng và bộ phận kho để hai bộ phận này kiểm tra giám sát lẫn nhau tránh các tình trạng gian lận.
- Công ty cần phải có các chính sách quản lý hàng tồn kho, thiết kế và sử dụng phần mềm quản lý kho một cách kho học và đảm bảo tính liên tục, kinh tế nhất.
- Phòng kế toán công nợ phải theo dõi thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp mà phòng vật tư đã thỏa thuận với nhà cung cấp để đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, nếu thanh toán không đúng thời hạn sẽ mất đi nhà cung cấp có tiềm năng, mất đi nguồn cung cấp nguyên vật liệu tốt, mất thời gian tìm hiểu nhà cung cấp mới, sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm của công ty.
- Bộ chứng từ thanh toán bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng, phiếu nhập kho đã kí nhận, hợp đồng mua hàng, biên bản nghiệm thu (nếu có)… công ty phải có quy định chặt chẽ về nhiệm vụ của kế toán công nợ để kế toán công nợ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán công nợ có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu so sánh các chứng từ được cung cấp với hóa đơn…
- Quy trình thanh toán phải được kiểm tra chặt chẽ để tránh tình trạng thanh toán nhầm, thanh toán hai lần cùng một nhà cung cấp…
- Thanh toán xong phải đóng dấu “đã thanh toán” lên bộ chứng từ thanh toán với mục đích để kiểm soát và tránh trường hợp sử dụng lại bộ chứng từ đã thanh toán.
- Cần phải tách biệt chức năng của bộ phận kế toán thanh toán và bộ phận thủ quỹ để tránh tình trạng thông đồng nhau gian lận chiếm đoạt tài sản công ty.
Tóm tắt chƣơng 3
Trong chương này em đã trình bày các vấn đề sau:
- Nhận xét về ưu, nhược điểm của toàn bộ về việc kiểm sao1t quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn.
- Nhận xét về ưu, nhược điểm của môi trường kiểm soát, bao gồm: + Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên.
+ Triết lý về quản lý và phong cách điều hành. + Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn. + Phân chia trách nhiệm.
+ Thông tin và truyền thông. + Giám sát.
- Nhận xét về ưu, nhược điểm của hoạt động kiểm soát, Bao gồm: + Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu.
+ Lựa chọn nhà cung cấp. + Lập hợp đồng.
+ Nhận hàng và nhập kho. + Hoạt động ghi nhận nợ. + Hoạt động thanh toán.
- Một số kiến nghị giải phápđể hoàn thiện quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn.
Qua quá trình làm việc tại công ty, kết hợp thực trạng của công ty cùng với những kiến thức đã học, em đã đưa ra một số nhận xét về hoạt động kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn. Qua đó, đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm sóat quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty.
KẾT LUẬN CHUNG
- Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền được thiết lập nhằm giúp công ty đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra cũng như tuân thủ các quy định hoạt động mà công ty đã đề ra khi giảm thiểu những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu đến hoạt động sản xuất của công ty.
- Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền đóng một phần quan trọng đối với sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của công ty.Vì thế xây dựng và thực hiện một kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền phù hợp và hiệu quả sẽ giúp cho công ty chống đỡ tốt nhất các rủi ro và góp phần làm tăng cường hiệu quả hoạt động của công ty, đồng thời giúp các nhà quản lý trong công ty có thể ứng phó kịp thời với những thay đổi bất thường trong môi trường hoạt động sản xuất, để đề ra các phương mới nhằm đạt được mục tiêu phát triển trong tương lai.
- Quy trình mua hàng và thanh toán tiền của công ty được thiết lập theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 nên khá chặc chẽ với những quy định được ban hành bằng văn bản rõ ràng,luôn được xem xét và điều chỉnh khi cần thiết để hệ thống được hoàn thiện hơn giúp cho công ty ngày càng phát triển vững mạnh trong sự cạnh tranh lớn của thị trường hiện nay.
- Qua việc tìm hiểu quy trình mua hàng và thanh toán tiền tại công ty, em cũng đã đưa ra những nhận xét về ưu điểm và hạn chế, những rủi ro có thể phát sinh trong các quy trình, đồng thời cũng đã đề xuất một số biện pháp nhằm giúp quy trình được hoàn thiện hơn để ngăn ngừa và hạn chế tối đa các rủi ro do sai sót hay gian lận, giúp công ty nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình.
- Nhìn chung những quy định trong quy trình luôn được nhân viên tuân thủ, những rủi ro và hạn chế xảy ra là do công ty chưa có quy định cụ thể làm cho nhân viên đã tự ý thực hiện dẫn đến những sai sót là điều không thể tránh được.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Phan Đức Dũng, “KẾ TOÁN TÀI CHÍNH”, Nhà xuất bản thống kê, Năm 2010.
[2]. Đoàn Thị Thủy Hằng, “KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KURA”, báo cáo nghiên cứu khoa học đại học Lạc Hồng, Năm 2009
[3]. Nguyễn Thúy Hằng, “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VMEP”, báo cáo nghiên cứu khoa học đại học Lạc Hồng, Năm 2008
[4]. Tập thể tác giả Khoa Kế Toán Kiểm Toán-Trường Đại Học Kinh Tế TPHCM, “KIỂM TOÁN”, NXB Tài chính- Năm 2011
[5]. http://www.kiemtoannoibo.com.vn [6]. http://ww.tailieu.vn