5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
2.2.2.5 Đảm bảo hiệu quả hoạt động
Đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu
Đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu giúp cho quá trình sản xuất hoạt động liên tục không bị gián đoạnđem lại hiệu quả sản xuất cho công ty. Công ty đã xây dựng bản định mức nguyên vật liệu cho sản xuất, bản này do phòng kế hoạch thực hiện. Từ định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm, phòng kế hoạch tính toán khối lượng nguyên vật liệu cần thiết cho cả một đơn hàng. Với định mức nguyên vật liệu ban đầu này sau khi kết thúc sản phẩm đơn hàng đó, người quản lý sẽ có cơ sở kiểm tra đối chiếu giữa định mức và số lượng thực tế nguyên vật liệu sử dụng cho đơn hàng đó chênh lệch ra sao, để từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp với thực tế nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động cho công ty.
Giám sát hoạt động mua hàng và thanh toán
Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của công ty luôn vận động liên tục thì hoạt động mua hàng và thanh toán đóng vai trò không nhỏ trong sự vận hành của công ty, đáp ứng kịp thời các nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nên việc giám sát hoạt động
mua hàng và thanh toán là cần thiết vì kiểm soát tốt hai hoạt động này sẽ giúp người quản lý chủ động trong sản xuất.
2.2.2.6Tổ chức thực hiện các thủ tục kiểm soát Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu
Khi ở các bộ phận có nhu cầu mua hàng phải xác định nhu cầu mua hàng là có thực và phù hợp với thực tế bằng cách căn cứ vào các kế hoạch sản xuất, báo cáo nguyên vật liệu, bản dự trù nguyên vật liệu hay giấy đề nghị xuất hàng để lập đơn đặt hàng mua hàng. Đơn đặt hàng mua hàng được lập căn cứ vào kế hoạch sản xuất-xuất khẩu, căn cứ vào báo cáo nguyên vật liệu, căn cứ vào báo cáo tiến độ sản xuất hàng. Phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu chỉ được thực hiện khi có đầy đủ sự xét duyệt của các bộ phận, của người lập, người kiểm tra, người duyệt, giám đốc (người được ủy quyền).
Phiếu xin mua nguyên vật liệu được lập thành 3 liên, được đánh số liên tục và được theo dõi, đối chiếu vơí kế hoạch xuất hàng, xuất khẩu, báo cáo vật tư...
Hoạt động lựa chọn nhà cung cấp
Trước khi lựa chọn nhà cung cấp, phòng vật tư thiết bị phải lập hồ sơ đánh giá các nhà cung cấp và duy trì hoạt động nàyđể đảm bảo việc mua đúng hàng đúng thời hạn phù hợp với nhu cầu sản xuất. Nhà cung cấp được đánh giá dựa vào các tiêu chuẩn sau:
Đơn giá: phải đảm bảo đơn giá hợp lý so với sản phẩm cùng loại, so với nhà cung cấp khác hoặc so với thị trường tại thời điểm.
Chất lượng: nguyên liệu phải đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng, môi trường và phù hợp với sản xuất, ứng dụng của sản phẩm cuối cùng của khác hàng. Đây là tiêu chí bắt buộc. Các nhà sản xuất đạt chứng chỉ ISO09000 và ISO14000 sẽ được ưu tiên xem xét.
Phương thức thanh toán: Xem xét các điều kiện như: hình thức thanh toán, thời gian thanh toán phù hợp với khả năng và yêu cầu của công ty.
Giao hàng: Thời gian đúng yêu cầu, phương thức giao hàng: ưu tiên giao hàng tận nơi đối với nguyên liệu mua trong nước.
Phương thức đánh giá:
Nhà cung cấp được xem là đạt ít nhất 3 tiêu chuẩn-trong đó tiêu chuẩn chất lượng và giao hàng là bắt buộc phải đạt trong 4 tiêu chuẩn nêu trên.
Kết luận:
Nếu không đạt thì không ký xác nhận vào ô của từng bộ phận và ghi rõ tiêu chuẩn yêu cầu đề ra sẽ được chọn lựa
Hoạt động lập hợp đồng
Sau khi đã lựa chọn một số nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu mua hàng, bộ phận vật tư tiến hành thỏa thuận về giá cả, quy cách, ngày giờ giao nhận, nhà cung cấp nào đáp ứng được nhu cầu sẽ thực hiện ký hợp đồng nhằm đem lại lợi ích cao nhất cho công ty... bộ phận vật tư thiết bị sẽ tiến hành lập hợp đồng ngoại thương, đơn đặt hàng và được lập thành 3 bản, được sự xét duyệt của giám đốc và chuyển qua cho nhà cung cấp sau đó tiến hành hoạt động đặt hàng.
Phòng vật tư thiết bị có nhiệm vụ theo dõi đơn hàng khi hợp đồng ngoại thương đã được ký kết nhằm đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng, đảm bảo về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả phải chăng, điều kiện thanh toán phù hợp hay không để quyết định duy trì giao dịch mua hàng này, hay loại bỏ nhà cung cấp ra khỏi danh sách triển vọng của công ty để tìm nhà cung cấp mới đáp ứng được nhu cầu.
Nếu là nhà cung cấp mới, lần đầu ký kết hợp đồng mua bán phải có sự thỏa thuận rõ ràng để các yêu cầu mua hàng và giao hàng được đảm bảo đúng quy định và sẽ là cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu một trong hai bên vi phạm hợp đồng.
Đối với hoạt động mua hàng nhập khẩu, căn cứ theo kế hoạch hàng xuất của phòng kinh doanh, định mức tiêu hao và tiến độ sản xuất bộ phận vật tư thiết bị lập ra danh mục hàng hóa cần mua, rồi trình lên giám đốc ký duyệt. Khi được duyệt tiến hành chuyển cho nhà cung cấp và đặt hàng, đồng thời đưa nhà cung cấp vừa đặt hàng vào danh sách có triển vọng nếu là nhà cung cấp lần đầu tiên được ký kết. Phòng vật tư có nhiệm vụ thông báo cho phòng xuất nhập khẩu về ngày giờ, số lượng, tên hàng, quy cách... về lô hàng, bộ phận xuất nhập khẩu phải theo dõi việc hàng hóa cập cảng có đúng ngày giờ theo hợp đồng khôn.
Hoạt động nhận hàng và nhập kho
Khi nhà cung cấp đến giao hàng tại kho, nhân viên QC có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng hàng nhập căn cứ vào tài liệu có liên quan về lô hàng: tiêu chuẩn sản phẩm (số lượng, chất lượng, quy cách...) có đúng với yêu cầu mua hàng, xác định tình trạng chất lượng sản phẩm khi hàng về kho xem xét số lượng hư hỏng, hàng hóa đã kiểm tra phải có nhãn, dấu kiểm tra xác nhận tình trạng của sản phẩm đã kiểm. Sau khi kiểm tra phải sắp xếp sản phẩm rõ ràng để dễ dàng phân biệt. Các sản phẩm không phù hợp sẽ
được lập theo biể mẫu báo cáo của sản phẩm không phù hợp dán nhãn không phù hợp và hoàn lại số lượng đó cho bên cung cấp. Kiểm tra xong thì ký nhận vào chỗ người nhận hàng trên phiếu giao hàng gửi trả lại cho nhà cung cấp đồng thời lập ra biên bảng nhận hàng phẩn ánh tên nhà cung cấp, ngày nhập, tên hàng, đơn vị tính, số lượng ghi trên hóa đơn, số lượng thực thế, chênh lệch thừa thiếu và số lượng không phù hợp, biên bảng này được lập thành 2 liên
Liên 1: Lưu tại bộ phận QC Liên 2: Gửi cho thủ kho
Sau khi kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành nhập kho, khi chuyển nguyên vật liệu vào kho thủ kho căn cứ vào biên bản kiểm tra thực nhập, kiểm tra số lượng sản phẩm thực nhập, lập phiếu nhập kho, phiếu này gồm 3 liên
Liên 1: Lưu tại bộ phận kho
Liên 2: Gửi cho bộ phận vật tư thiết bị
Liên 3: Gửi kèm hóa đơn mua hàng bộ phận kế toán vật tư Đối với hàng nhập khẩu, khi hàng về kho nhân viên QC và nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra hàng hóa có đúng với hợp đồng, khi kiểm tra xong sẽ lập ra biên bản nhận hàng. Biên bản này gồm có 2 liên:
Liên 1: Lưu tại bộ phận QC Liên 2: Gửi cho thủ kho
Hoạt động ghi nhận nợ
Sau khi hoạt động nhập kho hoàn tất các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận hàng hóa sẽ được chuyển cho nhân viên kế toán nguyên vật liệu, nhân viên kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm kiểm tra hóa đơn với phiếu nhập kho về số lượng, đơn giá… và nhập vào phần mềm quản lý đồng thời lập báo cáo mua hàng gồm các nội dung như sau: tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, mã số hóa đơn, tên nhà cung cấp… nếu nhà cung cấp chưa xuất được hóa đơn đỏ thì kế toán vật tư thiết bị sẽ lưu phiếu giao hàng hay hóa đơn bán hàng để đối chiếu khi nhà cung cấp ra hóa đơn tài chính cho những mặt hàng chưa xuất hóa đơn đó.
Sau khi bộ phận kế toán vật tư thiết bị hoàn thành công việc sẽ chuyển bộ chứng từ thanh toán cho phòng kế toán công nợ.
Phòng kế toán có nhiệm vụ lập kế hoạch thanh toán khi nhận được bộ chứng từ thanh toán gồm: hóa đơn thương mại, đơn đặt hàng, tờ khai hải quan (đối với hàng nhập khẩu), kế toán công nợ có nhiệm vụ tiến hành so sánh đối chiếu bộ chứng từ thanh toán với cơ sở dữ liệu và lập ra bản báo cáo tổng hợp công nợ, sau đó chuyển qua cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào kế hoạch thanh toán để thanh toán tiền cho nhà cung cấp, có hai phương thức thanh toán tiền: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán tổng hợp tiến hành lập phiếu chi và ký tên vào chỗ người lập phiếu sau đó chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra ký xác nhận đồng ý chi rồi chuyển qua thủ quỹ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp, bộ chứng từ thanh toán bằng tiền mặt gồm: bảng kê thanh toán, hóa đơn tài chính, hợp đồng mua bán, phiếu chi.
Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, sau khi nhận hóa đơn, kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng lập ủy nhiệm chi gửi kèm hóa đơn thanh toán, trình kế toán trưởng kiểm tra và ký xác nhận duyệt chi, kế toán trưởng chuyển cho giám đốc ký duyệt. Nếu ngân hàng của công ty và ngân hàng nhà cung cấp cùng một ngân hàng thì lập 3 liên ủy nhiệm chi, nếu khác ngân hàng với nhà cung cấp chỉ cần lập 2 liên ủy nhiệm chi. Khi ngân hàng thanh toán xong kế toán ra ngân hàng nhận lại ủy nhiệm chi và giấy báo nợ xác nhận đã thanh toán hộ vào sổ và lưu chứng từ.
Bộ chứng từ thanh toán gồm hóa đơn tài chính và ủy nhiệm chi.