5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
3.1 Nhận xét và đánh giá về quy trình mua hàng và thanh toán tiền tại công ty tnhh
tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn:
*Ƣu điểm
- Tổ chức công tác trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền của công ty rất chặc chẽ, cụ thể, rõ ràng, do công ty áp dụng các nguyên tắc phân chia trách nhiệm tức là phân công, giao nhiệm vụ cho từng người, từng bộ phận giúp công việc đát hiệu quả cao hơn.
- Công ty đã thực hiện việc kiểm tra quy trình mua hàng và thanh toán tiền tương đối tốt nhằm tạo điều kiện vững chắc cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất để đem lại sự hài lòng cho khách hàng giúp tăng doanh thu cho công ty. Qua đó có thể bảo đảm, ngăn ngừa, phát hiện và giải quyết được những sai sót, sơ hở trong quản lý.
- Tất cả các thông tin hồ sơ, tài liệu của quy trình mua hàng và thanh toán tiền đều được lưu và cất giữ cẩn thận, bảo mật không để các chứng từ bị mất hay thất lạc. Đối với các thông tin trên máy tính đều được bảo mật bằng cách cài password vào máy tính của mỗi nhân viên, có nghĩa là phải nhập đúng mã số và mật mã của nhân viên thì máy mới chạy. Điều này sẽ không cho phép bất cứ ai không thuộc hệ thống được xem hay lấy dữ liệu trên máy.
- Quy trình mua hàng và thanh toán tiền luôn đảm bảo được sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận các phòng ban. Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho đến lúc hoàn thành sẽ không tập trung váo một người hay một bộ phận chức năng quản lý nào.Điều này sẽ giảm thiểu được các gian lận và sai sót phát sinh.
- Các thủ tục kiểm soát trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền của công ty luôn được quy định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, cụ thể của từng cá nhân từng bộ
phận, điều này sẽ giúp giảm thiểu sự chồng chéo trách nhiệm, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện kịp thời, qua đó giúp nâng cao được hiệu quả hoạt đông của hệ thống.
- Quy trình mua hàng và thanh toán tiền của công ty được quy định rõ ràng từ công tác yêu cầu nguyên vật liệu, công tác lựa chọn nhà cung cấp, công tác lập hợp đồng, công tác nhập hàng đến công tác ghi nhận nợ phải trả, thanh toán.Điều này giúp cho các nhân viên có trách nhiệm trong từng mục tiêu sẽ hiểu và hoàn tất nhiệm vụ như trong quy định, đồng thời cũng có biện pháp xử lý đúng theo quy định đã được đề ra.
- Trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền, đa số các khoản tiền chi cho việc thanh toán đều được chuyển khỏan qua ngân hàng, doanh nghiệp chỉ dự trữ quỹ tiền mặt tại công ty ở một mức độ cho phép để thanh toán các khoản chi phí giao dịch hành chính.
- Quy trình mua hàng của công ty rất chặc chẽ và rõ ràng cụ thể như nếu có sai sót ở một giai đoạn trong quy trình sẽ ngừng chuyển cho bộ phận tiếp theo và sẽ chuyển ngược lại cho bộ phận đầu để xem xét tìm ra sai sót sửa chữa rồi thực hiện lại quy trình,ví dụ như: từ giai đoạn yêu cầu nguyên liệu đến giai đoạn xét duyệt, nếu không được cấp trên xét duyệt sẽ bị trả lại, nếu được xét duyệt sẽ chuyển xuống giai đoạn lực chọn nhà cung cấp, nếu không được duyệt sẽ bị trả lại giai đoạn đầu, nếu được duyệt sẽ bắt đầu lập hợp đồng, nếu hợp đồng không được ký bắt buộc phải lập lại, nếu được ký sẽ tiếp tục theo dõ hàng.Điều này sẽ đảm bảo được khối lượng và chất lương nguyên vật liệu phục vụ sản xuất luôn phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
- Nều có phát sinh chi phí trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền thì sẽ lập phiếu xác nhận chi phí gửi đến phòng kế toán, để kế toán viên lập phiếu chi thanh toán cho các khoản chi phí đó.
- Việc lưu giữ một danh sách các nhà cung ứng đến hạn thanh toán, và khi đến hạn, kế toán có trình hóa đơn, đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng cho kế toán trưởng ký duyệt sẽ giúp cho việc giảm thiểu các rủi ro khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhằm cho nhà cung ứng, hoặc đề xuất các khoản thanh toán giả mạo, hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lần liền.
- Tất cả các khoản chi tiền trong quy trình mua hàng, khi kế toán đã kiểm tra phiếu xin chi và cá chứng từ có liên quan khác phải tình cho kế toán trưởng xét duyệt
đồng ý trước khi lập phiếu chi và thanh toán tiền mua hàng. Điều này sẽ giúp cho công ty hạn chế được người có thẩm quyền ký duyệt cho mọi khoản chi hay chuyển khoản có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc chi tiền với mục đích không cho phép.
*Nhƣợc điểm
- Trong bộ máy tổ chức quản lý tại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn không có ban kiểm soát kiểm tra các trường hợp làm sai, làm thiếu trung thực, chỉ mang tính chất hình thức.
- Những quy định trong việc phân công nhiệm vụ đối với các phòng ban cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận chưa được thể hiện bằng văn bản, đây là nhược điểm khiến cho các thành viên trong bộ phận có thể không nhớ hết nhiệm vụ của mình đặc biệt là các nhân viên mới. Do không có quy định bằng văn bản nên khi phát sinh rủi ro hay tranh chấp thì sẽ không có sự xử lý thỏa đáng, mà có thể dẫn đến việc xử lý theo tình cảm, thiên vị, bất công bằng.
3.1.1 Nhận xét về môi trƣờng kiểm soát
Trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền công ty đã thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình này là: yêu cầu mua hàng, chọn nhà cung cấp, lập hợp đồng mua hàng, nhận hàng, ghi nợ phải trả, đến việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền được công ty thiết lập chặt chẽ, dễ hiểu, không quá rườm rà phức tạp tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát được dễ dàng hơn.
Công ty có những quy định chung để xử lý những vi phạm đạo đức nghề nghiệp trong quá trình kiểm soát như gian lận, làm sai số liệu… và có những biện pháp hữu hiệu để hạn chế tối đa những hành vi này.
Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên
Ưu điểm:
Do công ty có chính sách nhân sự tốt nên đội ngũ cán bộ công nhân viên tốt,thành thạo công việc của mình, và được thường xuyên đào tạo chuyên môn phù hợp với vị trí và vai trò của mỗi người… điều này đã giúp công ty phát triển vững mạnh nhờ vào công tác quản lý và điều hành công việc tốt của công nhân viên.
Công ty luôn có những chính sách quan tâm thỏa đáng đến cán bộ công nhân viên, chính sách về lương bổng, khen thưởng, bảo hiểm xã hội… giúp cán bộ công nhân viên yên tâm làm việc và được đền bù khi có chuyện không may xảy ra
Nhược điểm
+ Công ty luôn có số cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm nhưng công ty chưa chú trọng đúng mức sự phù hợp của nhân viên ở các vị trí công việc được phân công nên không phát huy được toàn bộ năng lực của nhân viên.
Việc tuyển dụng nhân viên chưa hợp lý lắm như tuyển dụng nhân viên được dựa vào những mối quan hệ quen biết điều này sẽ không đảm bảo chắc chắn trình độ chuyên môn, hoàn thành tốt công việc của mình, làm mất sự cạnh tranh công bằng trong quá trình tuyển dụng, làm mất đi những người có năng lực thật sự có thể giúp công ty ngày một phát triển hơn.
Trong công ty có một số vị trí nhân viên kiêm nhiệm quá nhiều công việc nên không có điều kiện để chuyên môn hóa sâu và dễ dàng xảy ra những sai phạm, gian lận… các phân công công việc như vậy vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Triết lý về quản lý và phong cách điều hành
Ưu điểm: Công ty có đội ngũ quản lý tốt, các vị trí quản lý luôn thể hiện phong cách điều hành hoạt động một cách rõ ràng và thường xuyên trao đổi trược tiếp với nhân viên cấp dưới, sẵn sàn lắng nghe sự đóng góp của cấp dưới, luôn có các quyết định đúng đắn sáng suốt trong hoạt động kinh doanh.
Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm còn có không ít những nhược điểm như chưa quan tâm đúng mức đến việc thực hiện các hồ sơ thủ tục phục vụ cho việc quản lý mà chủ yếu là đối phó với việc kiểm tra đánh giá của các cơ quan pháp luật
Cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn
Ưu điểm: công ty có bộ máy tổ chức quản lý đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với quy mô công ty giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn. Trong các phòng ban luôn có sự phân chia rõ ràng về chức năng nhiệm vụ của từng người từng vị trí đảm bảo cho công ty hoạt động tốt.
Qua khảo sát cho thấy cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty vẫn có sự chồng chéo xuất phát từ việc kiêm nhiệm mặc dù công ty có quy định nhiệm vụ của từng nhân viên và từng bộ phận cũng như sự liên hệ với nhân viên, bộ phận khác, không đảm bảo được sự giám sát lẫn nhau giữa các thành viên bộ phận trong công ty làm giảm hiệu quả hoạt động.
Những quy định về trách nhiệm quyền hạn của nhân viên, bộ phận vẫn chưa được thể hiện bằng văn bản rõ ràng, điều này dẫn đến khó quy trách nhiệm nếu sai phạm xảy ra và tình trạng đùng đẩy trốn tránh trách nhiệm là tất yếu
Phân chia trách nhiệm
Ưu điểm: Việc phân chia trách nhiệm cho mỗi bộ phận được căn cứ theo chức năng và quyền hạn cụ thể được giao cho từng bộ phận. Mỗi nhân viên của bộ phận trong công ty được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực và chuyên môn của mỗi người.
Nhược điểm: Công ty không thể tránh khỏi sự kiêm nhiệm các chức năng làm đe dọa đến mục tiêu bảo vệ tài sản của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thông tin và truyền thông
Ưu điểm:
Công ty luôn áp dụng các hệ thống thông tin để quản lý hoạt động như: hệ thống thông tin kế toán đảm bảo cung cấp số liệu đáng tin cậy trong báo cáo tài chính… nên đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, kịp thời và có giá trị giúp nhà quản lý đánh giá được các rủi ro tác động đến công ty.
Công ty luôn sử dụng các hình thức truyền thông hiện đại với hệ thống điện tử, các tổ chức thông tin dưới dạng mạng nội bộ tạo điều kiện tốt giúp nhân viên trong công ty có thể lấy tài liệu khi cần thiết nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
Tuy mỗi nhân viên đều có máy tính riêng, được cung cấp mật khẩu bảo mật từ bộ phận quản lý nhưng cũng khả năng bị mất dữ liệu do trộm cắp… vì phần mềm máy tính chưa được nâng cấp kịp thời.
Giám sát
Ưu điểm: Công ty đã có hệ thống giám sát trong các bộ phận phòng ban, hệ thống bảo vệ từ cổng vào kho hàng, giúp công ty quản lý tình hình sản xuất hoạt động và xử lý kịp thời những rủi ro không may xảy ra.
Nhược điểm: Tuy đã có hệ thống giám sát trong các bộ phận phòng ban, nhưng chưa thật sự chặt chẽ, rõ ràng nên nhà quản lý sẽ nhận được thông tin rất hạn chế khi có việc xảy ra. Ngoài ra do giám sát chưa chặt chẽ nên khả năng xảy ra tình trạng thất thoát tài sản của công ty là rất lớn.
3.1.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát
3.1.2.1 Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu
Ưu điểm: Công ty đã xây dựng định mức chi tiết cho việc sử dụng nguyên vật liệu trên hoạt động mua hàng được quản lý tốt. Khi bộ phận nào có nhu cầu nguyên vật liệu, hàng hóa sẽ đề nghị làm giấy yêu cầu nguyên vật liệu nếu trong kho không đáp ứng đủ nhu cầu sẽ được làm giấy đề nghị mua hàng.
Nhược điểm: Qua khảo sát tại công ty đã cho ta thấy được công ty quản lý hàng tồn kho chưa có khoa học và chưa đảm bảo tính liên tục, kinh tế nhất. Chưa xây dựng được mức tồn kho tối thiểu và tối đa vào thẻ kho và chưa xây dựng được phần mềm quản lý kho nguyên vật liệu nên cũng làm hạn chế quá trình yêu cầu nguyên vật liệu.
3.1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp
Ưu điểm: Quá trình lựa chọn nhà cung cấp diễn ra khá chặt chẽ rõ ràng, trước khi nhà cung cấp nào được lựa chọn phải trai qua quá trình đánh giá xem xét nhà cung cấp đó có đáp ứng được nhu cầu mua hàng của công ty không. Nhà cung cấp nào được lựa chọn nếu việc mua hàng diễn ra tốt đẹp sẽ được đưa vào danh sách nhà cung cấp có triển vọng.
Nhược điểm: Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật sẽ xảy ra rủi ro nhà cung cấp không đủ số lượng hàng cung cấp không đảm bảo thời gian giao hàng hoặc mua hàng không đạt chất lượng không sản xuất được phải trả lại cho nhà cung cấp và tìm đặt nhà cung cấp khác như vậy sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm do tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu
3.1.2.3 Lập hợp đồng
Ưu điểm: Quy trình lập hợp đồng cũng diễn ra khá chặc chẽ. Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp đáp ứng được nhu cầu của công ty thì sẽ tiến hành lập hợp đồng mua hàng,sau khi lập hợp đồng sẽ tiến hành ký duyệt giữa hai bên mua bán,nếu hợp đồng không được ký thì tiến hành xem xét làm lại từ đầu.
Nhược điểm: Trong quá trình lập hợp đồng có thể xảy ra thỏa thuận giữa người lập hợp đồng và nhà cung cấp với mục đích riêng mà có lợi cho cá nhân người lập hợp
đồng và phía cá nhân bên nhà cung cấp, có thể sẽ làm thất thoát 1 khoản tiền của công ty….
3.1.2.4 Nhận hàng và nhập kho
Ưu điểm: Việc nhận hàng và nhập kho được thực hiện theo quy định của công ty giúp cho người nhận hàng và nhập kho làm nhiệm vụ của mình tốt hơn và dễ hàng hơn khi hàng về nhập kho với số lượng lớn.
Nhược điểm:
+ Sự kiêm nhiệm giữa mua hàng và nhận hàng của bộ phận vật tư thiết bị sẽ dẫn tới việc số lượng hàng mua không đảm bảo và dễ dàng dẫn tới gian lận.
+ Khi kiểm tra việc nhập hàng bộ phận kiểm tra chủ yếu kiểm tra về số lượng chưa quan tâm nhiều đến việc kiểm tra chất lượng đối với đa số nguyên vật liệu sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra, nếu khi su dụng phát hiện ra nguyên vật liệu kém chất lượng thi sẽ được yêu cầu trả lại nhà cung cấp giao bổ sung hoặc đổi nhà cung cấp, làm như vậy sẽ gián đoạn quy trình sản xuất làm công ty bị tổn thất lớn.
3.1.2.5 Hoạt động ghi nhận nợ
Ưu điểm: Do công ty áp dụng phần mềm kế toán để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên việc ghi nhận nợ được thực hiện nhanh chóng kịp thời.
Nhược điểm: Việc áp dụng phần mềm xử lý số liệu đòi hỏi các cán bộ công nhân viên phải có sự hiểu biết nhất định về phần mềm quản lý, nhưng trên thực tế do việc việc áp dụng này mới được thực hiện nên trình độ xử lý của cán bộ công nhân viên còn hạn hẹp sẽ phải tốn nhiều thời gian hơn và dễ dẫn tới sai sót.
3.1.2.6 Họat động thanh toán
Ưu điểm: do công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn là một công ty khá lớn nên việc thanh toán được thực hiện nhanh chóng sau khi được ký duyệt.