5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
2.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát
- Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền là một phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ nên mục tiêu kiểm soát của quy trình này cũng nhằm xây dựng một môi trường kiểm soát tốt, giúp công ty bảo vệ tài sản chung, đảm bảo độ tin cậy và tính trung thực của các thông tin, giúp cho quy trình mua hàng và thanh toán hoạt động có hiệu quả.
- Từ đó việc kiểm soát một cách chặc chẽ các nghiệp vụ phát sinh trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền nhằm đảm bảo tính hợp lý về giá cả, chất lượng, giúp cho việc sử dụng nguyên vật liệu đúng với mục đích được yêu cầu tránh các tình trạng mua không đúng hàng không đúng số lượng, chất lượng…từ đó đảm bảo việc thanh toán một cách chính xác
- Mục tiêu kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền là:
+ Tính có thực: Yêu cầu mua hàng phù hợp với nhu cầu thực tế của công ty, vật tư hàng hóa được ghi nhận là có thật.
+ Sự phê chuẩn: Nhu cầu mua hàng có được lập từ những người có thẩm quyền, các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán đều được phê chuẩn hợp lệ.
+Sự đánh giá: Các hóa đơn chứng từ mua hàng và thanh toán tiền được tính toán, ghi sổ một cách chính xác và hợp lý.
+ Hàng nhập về đúng với quy cách, số lượng, chất lượng, chủng loại …
+ Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền dược phân loại rõ ràng, đúng đắn. + Tính chính xác: Các nghiệp vụ được ghi đúng đắn vào sổ chi tiết và tổng hợp chính xác.
+ Báo cáo đung thời hạn.
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro
- Yêu cầu mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế của công ty dẫn đến việc thừa hàng làm tăng chi phí tồn kho,làm lãng phí nguồn vốn của công ty.
- Khi mua hàng mua không đúng hàng, không đúng số lượng, chất lượng, không đúng nhà cung cấp, mua với giá cao sẽ làm ảnh hưởng đến nhu cầu cần thiết hiện tại của công ty, ảnh hưởng đến năng suất sản xuất của công ty, mất uy tín đối với khách hàng, lãng phí nguồn vốn của công ty.
- Hàng về không đúng với thời gian đặt hàng,ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, làm lãng phí nguồn nhân lực ảnh hưởng đến doanh thu và quan hệ khách hàng, mất thị trường buôn bán.
- Khi hàng về, hàng hóa không đúng với đơn đặt hàng về quy cách, chất lượng, số lượng…làm uy tín chất lượng của công ty bị mất do sản phẩm sản xuất không đúng yêu cấu,dẫn công ty bị mất khách hàng.
- Thanh toán nhầm lô hàng như thanh toán cho nhà cung cấp chưa đến hạn thanh toán hoặc thanh toán cho khỏan công nợ chưa thực hiện làm lãng phí nguồn vốn của doanh nghiệp.
- Thanh toán tiền hàng không đúng kỳ hạn sẽ phải chịu phí phạt do thanh toán trễ hạn, không được hưởng chiếc khấu thanh toán từ nhà cung cấp làm cho mối quan hệ giữa công ty với nhà cung cấp không tốt ảnh hưởng đến việc mua hàng sau này.
- Báo cáo sai, lệch lạc, dài dòng…làm ảnh hưởng đến công tác quản lý tại bộ phận công ty.