5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
1.2.2.4 Thông tin quản trị
-Cung cấp thông tin quản trị hữu ích và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty: Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho việc cung cấp các thông tin hữu ích và đáng tin cậy cho ban lãnh đạo, chẳng hạn như các báo cáo quản trị hàng tháng. Các báo cáo này giúp cho ban lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý đúng đắn.Các báo cáo này thường bao gồm các thông tin sau:
+Doanh thu và lợi nhuận chi tiết cho từng bộ phận, khách hàng, nhân viên bán hàng, sản phẩm….để giúp doanh nghiệp hiểu được nguồn gốc lãi lỗ.
+So sánh kết quả hoạt động kinh doanh với ngân sách hoặc kế hoạch . +Xu hướng biến động chi phí theo thời gian.
+Quản lý các tài sản lưu động như tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho,….
+Các phương pháp khác nhau để đo lường hiệu quả hoạt động. Ví dụ như tỷ suất doanh thu trên nhân viên, doanh thu trên máy móc, giá trị phế phẩm ở từng giai đoạn sản xuất, tỷ xuất lợi nhuận trên tài sản, tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư.
-Cung cấp thông tin đánh giá kết quả công việc: Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đưa ra được các báo cáo đáng tin cậy và chi tiết ở các cấp phòng ban, hoặc các phòng ban được đánh giá dựa vào khả năng họ đạt được mục tiêu lợi nhuận hoặc giảm được chi phí, điều này hỗ trợ hệ thống đánh giá kết quả công việc một cách hiệu quả.
-Dự toán và lập kế hoặch tài chính: Các số liệu kế toán chi tiết và đáng tin cậy sẽ giúp cho doanh nghiệp lập dự toán và kế hoạch phát triển đúng đắn do doanh nghiệp có thể dự toán và phân bổ chi phí một cách có cơ sở và điều này sẽ giúp cho các doanh nghiệp đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn
1.2.2.5Thuế
-Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh và việc cung cấp các thông tin chính xác cho các cơ quan thuế sẽ giảm đáng kể rủi ro liên quan đến việc tránh thuế.
-Lập kế hoạch thuế hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu các phải nộp bằng những các thức hợp pháp.
1.2.2.6Huy động vốn và vay vốn ngân hàng
-Đối với các công ty cổ phần, các nhà đầu tư vốn cổ phần sẽ chấp nhận trả giá cao hơn cho công ty có hệ thống kế toán minh bạch, vì rủi ro đối với các nhà đầu tư sẽ thấp hơn khi các nhà đầu tư có thể tin tưởng vào vị thế tài chính của công ty.
-Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho doanh nghiệp vay các khoản vốn trung và dài hạng, vì ngân hàng có độ tin cậy cao hơn về dự toán luồng tiền đối với các doanh nghiệp này
1.3Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB[3]
Bên cạnh những ưu điểm, hệ thống KSNB cũng có những hạn chế, đặc biệt là hệ thống KSNB thường khó có thể ngăn ngừa hết các gian lận, là những hành vi cố ý của con người.
Về chủ quan:
Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống KSNB do có sự thông đồng của một người trong Ban giám đốc hay một nhân viên với người khác ở trong hay ngoài đơn vị; Những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền cho mục đích riêng của bản thân mình; Sự đòi hỏi chi phí kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị sai phạm xảy ra nên có những dạng sai phạm nhỏ thì không quan tâm đúng mức ...
Về khách quan:
Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường; Sai sót bởi con người thiếu chủ ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc; Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm; Hoặc do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp nữa...
Cụ thể qua sáu hạn chế chính của hệ thống KSNB như sau:
Thứ nhất: Yêu cầu thường xuyên của các nhà quản lý là các chi phí cho việc
kiểm tra, kiểm toán phải thấp hơn các tổn thất do các hành vi sai sót và gian lận gây ra. Điều này trên thực tế không phải lúc nào cũng đạt được như vậy, bởi lẽ trong một số vụ việc cần giải quyết có thể chi phí cho kiểm tra, kiểm soát sẽ cao hơn tổn thất, song qua đó nó đem lại bài học kinh nghiệm, để có phương pháp sửa chữa uốn nắn và phương pháp chống lại trong phạm vi toàn hệ thống.
Thứ hai: Hầu hết các biện pháp kiểm soát đều căn cứ vào các hoạt động đã lặp
đi lặp lại chứ không phải là nghiệp vụ bất thường, do đó ảnh hưởng đến yêu cầu kịp thời.
Thứ ba: Hoạt động kiểm soát nội bộ chỉ có thể góp phần làm giảm thiểu những
sai lầm thiếu sót, lạm dụng, gian lận hoặc có thể phát hiện ra các dấu vết của các hành vi đó để lại chứ không thể ngăn chặn hoàn toàn mọi sự việc đáng tiếc xảy ra.
Thứ tư: Việc điều hành, kiểm soát có thể bị phá vỡ do bản thân các cá nhân điều
hành kinh doanh bị lợi dụng hoặc không thực hiện đúng quy chế, có hành vi gian lận hoặc có sự thông đồng lẫn nhau, thông đồng với bên ngoài hoặc các nhân viên nghiệp vụ, do đó kết quả sẽ bị che đậy, không đúng với thực chất vụ việc, mà không phải lúc nào các nhà quản lý cũng dành thời gian thích đáng để tìm hiểu kỹ vẫn đề.
Thứ năm: Hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ còn phụ thuộc vào tinh thần
trách nhiệm và thái độ thực thi công vụ của các kiểm toán viên, hoạt động kiểm toán có thể bị mất hiệu lực do hành động cố tình bỏ qua , lơi lỏng hoặc phạm sai lầm trong nhận định, tính toán thiếu cụ thể sâu sắc hoặc có lạm dụng, gian lận, thông đồng của kiểm toán viên trong quá trình thực thi nhiệm vụ.
Thứ sáu: Các thủ tục và biện pháp kiểm toán trở nên lỗi thời, không thích hợp vì
điều kiện hoàn cảnh thực tế đã thay đổi, hạn chế đến kết quả kiểm tra, kiểm toán.
Nắm được những hạn chế của hệ thống KSNB giúp người quản lý giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực của những hạn chế đó bằng những chính sách, thủ tục kiểm soát bổ sung, đặc biệt là cần thường xuyên đánh giá vầ điều chỉnh hệ thống KSNB kịp thời.
Tóm Tắt chƣơng 1
Trong chương I em đã trình bày cơ sở lý luận về quá trình kiểm soát nội bộ,quá trình này bao gồm những nội dung sau:
- Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
- Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm: + Môi trường kiểm soát
+ Đánh giá các rủi ro + Hoạt động kiểm soát + Thông tin và truyền thông + Giám sát
- Mục đích và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ - Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm sóat nội bộ
Chương này em đã hệ thống hóa toàn bộ lý thuyết vế quá trình kiểm soát nội bộ mà em đã được học tại trường và tham khảo nhiều sách khác nhau. Trong quá trình tìm hiểu để viết chương I, đã giúp em nắm vững lý thuyết, có cơ sở vững chắc để nghiên cứu thực tế vế kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài Gòn một cách tốt hơn, tạo nền tảng để em tiếp tục nghiên cứu thực trạng của công ty.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIA
CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÕN