Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty thăng long

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty thăng long

lời nói đầu

Quan hệ kinh tế buôn bán giữa nớc ta với thế giới ngày càng mở rộng và phát triển về mọi mặt Do vậy vai trò của ngành thơng mại trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Đối với nớc ta đặc biệt trong thời kỳ đổi mới nh hiện nay, ngành thơng mại không chỉ là cầu nối giữa sản xuất và kinh doanh trong nớc mà còn là cầu nối giữa sản xuất và kinh doanh nớc ngoài góp phần làm cho sản xuất trong nớc phát triển, mở rộng về qui mô và có tầm cỡ hơn Chính vì vậy ngành thơng mại nớc ta đã không ngừng trởng thành và phát triển góp phần tích cực vào việc thoả mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu của ngời tiêu dùng và nâng cao chất lợng cuộc sống.

Để đáp ứng dợc nhu cầu đó thì bán hàng là mối quan tâm hàng đầu của các nhà kinh doanh nói chung và các donh nghiệp thơng mại nói riêng.

Hoạt động tổ chức và quả lý bán hàng trong doanh nghiệp muốn đạt hiệu quả cao đòi hỏi phải nắm bắt đợc những thông tin về mọi mặt của hoạt động bán hàng đối với từng nhóm mặt hàng, tình hình thanh toán của khách hàng, thông tin về các khoản chi phí đã chi phục vụ cho quá trình bán hàng, kết quả bán hàng thu đợc

Kế toán bán hàng là một nghiệp vụ quan trọng trong nội dung của tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp Tổ chức kế toán bán hàng khoa học, hợp lý, phù hợp với chế độ tài chính hiện hành, phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý luôn luôn là một đòi hỏi mang tính cấp bách đối với tất cả các doanh nghiệp Chính vì vậy việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại để thích nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thật sự bức xúc và cần thiết hiện nay.

Nhận thức đợc tầm quan trọng trên, kết hợp với kiến thức đã học và quá trình thực tập tại công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng, cùng với sự giúp đỡ tận tình của Cô giáo Nguyễn Thị Hà và các cô chú trong phòng kế toán của công ty tôi đã mạnh

dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng"

Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chơng :

ChơngI : Lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mạiChơng II : Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng

Chơng III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng

Chơng I

lý luận chung về kế toán bán hàng trongcác doanh nghiệp thơng mại

I Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại

1 Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng:

Việc chuyển đổi nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị ờng có sự điều tiết của nhà nớc đã làm cho các doanh nghiệp thơng mại thay đổi cách nhìn về hoạt động kinh doanh của mình Nếu nh trớc đây, mọi hoạt động bán hàng của các doanh đều phải tuân theo một hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch từ trên chuyển xuống, vốn thì do nhà nớc cấp ,kế hoạch mua bán,giá cả đã có sẵn chỉ việc tuân theo, lãi doanh nghiệp hởnglỗ đã có nhà nớc chịu, doanh nghiệp bán cái mà họ có chứ không phải cái mà thị trờng cần Nhng khi bớc sang nền kinh tế thị trờng các doanh nhgiệp tự giao chỉ tiêu cho chính mình, thờng xuyên tự trả lời các câu hỏi: sản xuất cái gì?sản xuất bao nhiêu?và sản xuất cho ai? Thị trờng trở thành chiếc gơng soi, là nơi có sức mạnh ấn định mọi hành vi và cách ứng xử của doanh nghiệp đối với ngời tiêu dùng thông qua hình thức mua bán Do vậy mà các doanh nghiệp phải tìm đến với ngời tiêu dùng để tiêu dùng càng nhiều hàng hoá càng tốt với phơng châm kinh doanh "bán cái thị trờng cần chứ không phải bán cái mà doanh nghiệp có" Vì vậy doanh nghiệp muốn tiêu thụ đợc hàng hoá thì phải hết sức linh hoạt,nắm bắt nhu cầu và kích thích nhu cầu theo hớng có lợi nhất Mỗi doanh nghiệp phải suy nghĩ, trăn trở tìm ra hớng đi ít rủi ro nhất cho mình Doanh nghiệp phải đầu t cả thời gian, tiền bạc lẫn công sức để nghiên cứu đề ra chiến lợc kinh doanh của riêng mình, đặc biệt là chiến lợc bán hàng vì bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt đông kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện; vốn của doanh nghiệp thơng mại đợc chuyển từ hìng thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái giá trị (tiền tệ),doanh nghiệp thu hồi đợc vốn bỏ ra, bù đắp dợc chi phí và có nguồn tích luỹ để mở kinh doanh quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá dã đợc giao cho ngời mua và bên mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, bên bán mất quyền sở hữu hàng hoá.

tr-Đối với doanh nhgiệp thơng mại, việc đẩy mạnh quá trình bán hàng có ý nghĩa đối với vịêc phấn đấu tăng lợi nhuận, nó có tác dụng nhiều mặt đối với lĩnh vực sản xuất vật chất và lĩnh vực tiêu dùng của toàn xã hội Bán hàng là để giải quyết việc làm cho ngời lao động trong doanh nghiệp, đảm bảo cho họ có thu nhập để tái sản xuất sức lao động, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trên cơ sở tăng năng suất lao động của từng nhân viên Quá trình bán hàng cung cấp hàng hoá cần thiết, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội một cách đầy đủ kịp thời cả về số lợng và chất lợng Hơn nữa bán hàng góp phần làm ổn định tình hình kinh doanh, tổ chức và hoàn thiện mạng lới của doanh nghiệp.

Nếu nh khâu bán hàng của một doanh nghiệp đợc triển khai tốt nó sẽ làm cho quá trình lu thông hàng hoá trên thị trờng diễn ra nhanh chóng, giúp cho doanh nghiệp khẳng định đợc uy tín của mình, nhờ đó doanh thu đợc nâng cao Xác định đúng kết quả kinh doanh là cơ sở đánh giá đúng đắn hiệu quả cuối cùng của hoạt động sản xuất, thực lãi của doanh nghiệp và xác định phần nghĩa vụ phải thực hiện

đối với nhà nớc, giải quyết hài hoà giữa lợi ích kinh tế của nhà nớc với tập thể và cá nhân ngời lao động Nó còn là động lực thúc đẩy doanh nghiệp tăng khối lợng hàng hoá bán ra trong kỳ kinh doanh tới

Nh vậy, khâu bán hàng có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nó tạo nên "nguồn máu" để nuôi sống toàn bộ" cơ thể " doanh nghiệp Sự sống hay lụi tàn của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào hoạt động bán hàng đặc biệt là các phơng thức bán hàng.

Bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại với nhiều phơng thức khác nhau nh bán buôn; bán lẻ hàng hoá; ký gửi, đại lý.

1.1.1 Các phơng thức bán buôn:

Bán buôn hàng hoá là phơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra hoặc để ra công, chế biến bán ra Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng Do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện Hàng thờng đợc bán theo lô hàng hoặc bán với số lợng lớn Giá biến động phụ thuộc vào khối lợng hàng bán và phơng thức thanh toán.Trong bán buôn thờng bao gồm hai phơng thức:

a Phơng thức bán buôn hàng hoá qua kho:

Bán buôn hàng hoá qua kho là phơng thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải đợc xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dới hai hình thức:

* Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp:

Theo hình thức này,bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng Doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc chấp nhận là tiêu thụ.

* Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng:

Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua qui định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại, chỉ khi nào đợc bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới đợc coi là tiêu thụ, ngời bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao.Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thơng mại chịu hay bên

mua chịu là do sự thoả thuận từ trớc giữa hai bên Nếu doanh nghiệp thơng mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ đợc ghi vào chọi phí bán hàng Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua.

b phơng thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng:

Theo phơng thức này,doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phơng thức này có thể thực hiện theo hai hình thức

* Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp(còn gọi là hình thức giao tay ba)

Theo hình thức này, doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho ngời bán Sau khi giao ,nhận,đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác nhận là tiêu thụ.

* Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng:

Theo hình thức này, doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã đợc thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trờng hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại Khi nhận đợc tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới đợc xác định là tiêu thụ.

1.1.2 Các phơng thức bán lẻ:

Bán lẻ hàng hoá là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phơng thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã đợc thực hiện Bán lẻ thờng đơn chiếc hoặc số lợng nhỏ,giá bán thờng ổn định Phơng thức bán lẻ có thể thực hiện dới các hình thức sau:

a Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung:

Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng mà trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của ngời mua và nghiệp vụ giao hàng cho ngời mua Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao Hết ca (hoặc hết ngày" bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ

b Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp:

Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng.

c Hình thức bán lẻ tự phục vụ(tự chọn):

Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền đẻ tíng tiền và thanh toán tiền hàng Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hớng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy (kệ) do mình phụ trách.

d Hình thức bán trả gióp :

Theo hình thức này, ngời mua đợc trả tiền mua hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thơng mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thờng còn thu thêm ngời mua một khoản lãi do trả chậm Về thực chất, ngời bán chỉ mất quyền sở hữu khi ngời mua thanh toán hết tiền hàng.Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho ngời mua, hàng hoá bán trả góp đợc coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu.

e Hình thức bán hàng tự động:

Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thơng mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng ,sau khi ngời mua bỏ tiền vào máy ,máy bsẽ tự động đẩy hàng ra cho ngời mua.

1.1.3 Phơng thức ký gửi, đại lý :

Phơng thức giửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá là phơng thức bán hàng mà trong đó, doanh nghiệp thơng mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và đợc hởng hoa hồng đại lý bán Số hàng chuyên giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại cho đến khi doanh nghiệp thơng mại đợc cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán đợc, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này.

Trên đây là các phơng thức bán hàng thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp thơng mại Tuy nhiên việc doanh nghiệp áp dụng phơng pháp bán hàng nào còn phụ thuộc vào từng mặt hàng tiêu thụ, đặc điểm quy mô và loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn cho mình một phơng thức hợp lý nhất, góp phần thu hút khách hàng, nâng cao thu nhập cho doanh nghiệp.

1.2 Phạm vi, thời điểm xác định hàng bán:

1.2.1 Phạm vi xác định hàng bán

* Hàng hoá đợc coi là đã hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thơng mại, đợc ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định Theo quy định hiện thành, đợc coi là hàng bán hàng bán phải thoả mãn các điều kiện sau:

- Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phơng thức thanh toán nhất định.

- Hàng hoá phải đợc chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thơng mại (bên bán) sang bên mua và doanh nghiệp thơng mại đã thu đợc tiền hay một loại hàng hoá khác hoặc đợc ngời mua chấp nhận nợ.

- Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biến hay nhận vốn góp, nhận cấp phát, tặng th-ởng

* Ngoài ra, trong một số trờng hợp sau cũng đợc coi là hàng bán:

- Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác, còn đợc gọi là đối lu hay hàng đổi hàng.

- Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp.

- Hàng hoá xuất làm quà biếu, tặng, quảng cáo, chào hàng

- Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán, theo hợp đồng bên mua chịu * Hàng hoá không đợc coi là hàng bán

- Hàng mẫu của các cơ sở sản xuất gửi bán- Hàng xuất gia công đem đi góp vốn liên doanh

* Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm thu đựơc tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán.

* Bán lẻ hàng hoá : Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận đợc báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng

* Bán hàng đại lý, ký gửi: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm cơ sở đại lý ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo hàng đã bán đợc

Xác định đúng đắn phạm vi thời điểm xác định hàng bán có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán và quản lý:

- Phản ánh chính xác doanh thu bán hàng làm cơ sở để tính thuế GTGT phải nộp cho Nhà nớc và biết đợc tình hình thực hiện chỉ tiêu bán hàng

- Quản lý chặt chẽ tiền bán hàng đã thu đồng thời đôn đốc thu hồi tiền bán hàng mà khách còn nợ

- Quản lý đợc hàng hoá gửi bán nhng cha xác định tiêu thụ

1.3 Phơng pháp xác định giá vốn của hàng bán :

Giá cả hàng hoá là biểu hiện bằng giá trị hàng hoá đồng thời là tổng hợp các quan hệ kinh tế nh cung cầu hàng hoá, tích luỹ, tiêu dùng, cạnh tranh Giá trị hàng

hoá là giá trị thị trờng, giá trị đợc ngời mua chấp nhận Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, việc xác định giá vốn của hàng bán rất quan trọng, nó giúp cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả Khi hàng hoá đợc cung cấp đầy đủ, dồi dào từ nhiều nguồn khác nhau, mẫu mã, bao bì đa dạng, phong phú thì giá cả là yếu tố cạnh tranh lớn nhất trong việc chiếm lĩnh thị trờng Do vậy việc xác lập giá bán phải đạt đợc các mục tiêu sau:

* Giá bán phải kích thích khối lợng hàng hoá bán ra và đợc tiêu thụ một cách tối đa

* Xác định giá phải đảm bảo cho doanh nghiệp thu đợc lợi nhuận bình quân Giá bán cao hay thấp tuỳ thuộc vào khối lợng hàng hoá bán ra, phơng thức bán và giá thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán nhng nó vẫn phải đảm bảo nguyên tắc bù đắp các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra và hình thành lợi nhuận dự kiến nhng phải phù hợp với giá cả thị trờng.

Hiện nay các doanh nghiệp xác định giá bán theo công thức sau:

Thặng số thơng mại = giá vốn của hàng bán * tỷ lệ % thặng số thơng mại.

Theo chế độ kế toán mới áp dụng ngày 1/1/1999 thì trờng hợp các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì giá bán là giá cha thuế giá trị gia tăng doanh nghiệp, doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì giá bán hàng hoá là giá bao gồm thuế giá trị gia tăng.

Để đa ra đợc giá bán hàng hoá hợp lý doanh nghiệp phải xác định giá vốn của hàng bán để làm căn cứ tính giá bán của hàng hoá đồng thời ghi sổ cuối kỳ xác định hiệu quả của hoạt động kinh doanh Việc xác định giá vốn của hàng bán, tuỳ thuộc vào yêu cầu của công tác quản lý, cách đánh giá hàng hoá phản ánh trong tài khoản và sổ sách kế toán mà các doanh nghiệp vận dụng các phơng pháp tính cho phù hợp.

a Phơng pháp giá đích danh:

Theo phơng pháp này hàng hoá đợc quản lý trên từng lô hàng riêng biệt Hàng hoá đợc xác định theo từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất lô hàng nào thì sẽ xác định giá vốn thực tế đích danh của lô hàng đó Phơng pháp này đảm bảo trị giá hàng hoá xuất kho kịp thời, chính xác về giá cả, số lợng hàng hoá vận động nhng chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp ít mặt hàng, ít chủng loại và hàng có giá trị cao.

b Phơng pháp giá bình quân gia quyền* Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá bán = giá vốn của hàng bán + thặng số thơng mại

Theo phơng pháp này hàng hoá xuất kho cha đợc ghi sổ, cuối tháng căn cứ vào số đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán tính đợc đơn giá bình quân của hàng hoá Từ đó tính đợc giá thực tế của hàng hoá xuất kho

Công thức tính nh sau :

Trong đó:

Với phơng pháp này giá hàng hoá xuất kho tiêu thụ đợc tính tơng đối hợp lý, nhng không linh hoạt vì phải đợi đến cuối tháng mới tính đợc giá bình quân.

* Phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn)

Theo phơng pháp này đơn giá bình quân đợc xác định trên cơ sở giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và đơn giá thực tế hàng hoá của từng lần nhập trong kỳ Ưu điểm của phơng pháp này là giá bình quân có thể đợc xác định ngay sau mỗi lần nhập.

c Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (fifo)

trị giá hàng hoá trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳĐơn giá bình quân =

số lợng hàng hoá số lợng hàng hoá tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ

Trị giá thực tế hàng hoá số lợng hàng hoá đơn giá bình quân một đơn vị xuất kho = xuất kho * hàng hoá kỳ trớc

Đơn giá bình quân một đơn vị giá trị hàng hoá cuối kỳ trớchàng hoá cuối kỳ trớc =

số lợng hàng hoá cuối kỳ trớc

Phơng pháp này đòi hỏi xác định giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Hàng hoá nhập trớc thì xuất trớc theo đúng đơn giá từng lần nhập tơng ứng, xuất hết hàng thì mới xuất hàng của kỳ tiếp theo:

Công thức tính nh sau :

Đây là một phơng pháp tính giá hợp lý vì với mỗi doanh nghiệp hàng hoá mua trớc cần phải xuất bán trớc, hàng hoá mua sau bán sau sẽ tránh đợc lỗ thời, kém phẩm chất, hỏng hóc trong thời gian bảo quản tại kho.Việc áp dụng phơng pháp này khi giá cả hàng hoá đang tăng sẽ làm giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ tăng cao hơn so với phơng pháp tính giá bình quân nên làm cho giá trị vốn của hàng bán sẽ nhỏ hơn so với phơng pháp bình quân Phơng pháp nhập trớc xuất trớc phản ánh chính xác giá trị của hàng tồn kho thực tế vì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ đợc căn cứ vào thời giá lúc lập báo cáo kế toán Phơng pháp này có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào mặc dù trên thực tế sự vận động của hàng hoá không theo trật tự nhập tr-ớc xuất trớc.

d Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (lifo) :

Với giả thiết hàng hoá xuất bán đợc coi là hàng hoá mua vào sau cùng và hàng tồn kho đợc coi là đã mua từ lâu , có nghĩa là hàng mua sau sẽ đợc bán trớc tiên.Tuy nhiên trên thực tế doanh nghiệp thờng sẽ bán lô hàng nhập trớc và sử dụng giá của lô hàng nhập sau:

Công thức tính nh sau:

Theo phơng pháp này hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nào thì sẽ đợc tính theo đơn giá thực tế của lô hàng đó Chính vì vậy nó phản ánh rất chính xác giá của từng lô hàng xuất bán nhng công việc ghi chép sổ phức tạp và đòi hỏi ngời quản lý phải nắm đợc chi tiết từng lô hàng Phơng pháp này thờng đợc áp dụng cho các loại hàng hoá có giá trị cao đợc bảo quản riêng theo từng lô hàng của mỗi lần nhập.

e Phơng pháp hệ số giá :

Phơng pháp này đòi hỏi xác định giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ, đến cuối kỳ phải tính khoản chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng hoá sau đó mới xác định giá vốn của số hàng đã tiêu thụ.

Trị giá thực tế Trị giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ + hàng hoá nhập trong kỳHệ số giá =

Trị giá hạch toán Trị giá hạch toán hàng hoá tồn đầu kỳ + hàng hoá nhập trong kỳ

Hệ số giá có thể tính cho từng loại hàng, từng nhóm hàng chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp.

f Phơng pháp phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ:

Khi mua hàng hoá phát sinh các khoản chi phí thu mua, chi phí này liên quan đến cả hàng đã tiêu thụ và hàng còn lại nên để xác định đợc chính xác kết quả kinh doanh, cần phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ theo tiêu thức phù hợp( phân bổ theo doanh thu,theo giá vốn của hàng bán, theo số lợng, trọng lợng )

1.4 Các phơng thức thanh toán:

Cùng với việc đa phơng thức bán hàng thì các doanh nghiệp cũng áp dụng đa phơng thức thanh toán Việc thanh toán theo phơng thức nào là do hai bên mua và bán thoả thuận, lựa chọn sao cho phù hợp rồi ghi vào trong hợp đồng Phơng thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm giữa hai bên, đồng thời nó cũng nói lên sự vận động giữa hàng hoá và tiền vốn, đảm boả cho bên mua và bên bán cùng có lợi Tuỳ vào l-ợng hàng giao dịch, mối quan hệ giữa hai bên và hình thức bán hàng mà hai bên lựa chọn phơng thức thanh toán phù hợp nhất, đem lại hiểu quả nhất.

Hiện nay các doanh nghiệp áp dụng một số phơng thức thanh toán sau:a Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:

Là hình thức thanh toán trực tiếp giữa ngời mua và ngời bán Khi nhận đợc hàng hoá vật t lao vụ đã hoàn thành thì bên mua xuất tiền ở quỹ trả trực tiếp cho ngời bán hoặc ngời cung cấp lao vụ dịch vụ Thanh toán trực tiếp giữa ngời bán và ngời mua có thể bằng đồng ngân hàng Việt Nam, ngoại tệ hoặc vàng bạc, đá quý, ngân phiếu

Giá vốn của hàng Giá hạch toán của hàng hoá

xuất bán trong kỳ = suất bán trong kỳ * Hệ số giá

Chi phí thu mua chi phí thu mua chi phí thu mua chi phí thu muaphân bổ cho số hàng = phân bổ cho hàng + phân bổ cho hàng - phân bổ cho hàngđã tiêu thụ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ

chi phí thu mua chi phí thu mua

phân bổ cho hàng + phát sinh trị giáChi phí thu mua tồn kho trong kỳ trong kỳ hàng hoáphân bổ cho hàng hoá = * xuất bánbán ra trong kỳ trị giá hàng hoá trị giá hàng hoá trong kỳ tồn kho trong kỳ + nhập kho trong kỳ

b Thanh toán không dùng tiền mặt:

Là hình thức thanh toán đợc thực hiện bằng cách chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp hoặc thanh toán bù trừ giữa các doanh nghiệp thông qua cơ quan trung gian là ngân hàng Thanh toán qua ngân hàng là phơng thức thanh toán đợc thực hiện bằng cách trích chuyển vốn từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng của ngời này trả sang tài khoản của ngời đợc hởng thông qua ngân hàng và trả thủ tục phí cho Ngân hàng Sau khi ngời bán thực hiện việc giao hàng, bản thân ngời bán hay ngời mua ký phát đến Ngân hàng, Ngân hàng sẽ tiến hành chi trả.

Thanh toán qua Ngân hàng sẽ giúp cho việc thanh toán giữa ngời mua và ngời bán đợc thực hiện đầy đủ, nhanh chóng và đúng luật Có nhiều hình thức thanh toán không dùng tiền mặt Việc vận dụng hình thức nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và mức độ tín nhiệm lẫn nhau của các doanh nghiệp Trong quan hệ mua bán việc sử dụng hình thức nào phải đợc ghi rõ trong hợp đồng kinh tế

Thanh toán không dùng tiền mặt gồm:* Thanh toán bằng séc:

Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn của ngân hàng, theo yêu cầu của Ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho ngời đợc hởng có tên trên tờ séc Séc chỉ đợc phát hành khi có số d Séc thanh toán gồm séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc và sổ séc định mức.

- Séc chuyển khoản là séc đợc dùng để thanh toán về mua hàng hoặc dịch vụ cung ứng giữa các đơn vị trong cùng địa phơng Ngân hàng Séc này chỉ có tác dụng để thanh toán chuyển khoản, không có giá trị lĩnh tiền mặt Séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.

- Séc bảo chi là séc chuyển khoản đợc Ngân hàng bảo đảm khả năng chi trả số tiền ghi trên tờ séc đó khi phát hành séc Đơn vị phát hành đem đến ngân hàng để đóng dấu bảo chi sau đó chuyển cho đơn vị thụ hởng Nếu nh séc chuyển khoản đợc áp dụng giữa hai đơn vị mua bán hoàn toàn tín nhiệm lẫn nhau thì ngợc lại séc bảo chi đợc sử dụng rộng rãi trong trờng hợp đơn vị mua bán không tín nhiệm lẫn nhau.

- Séc và sổ séc định mức:

Vì nhợc điểm của séc bảo chi là không chủ động đối với ngời mua và mất thời gian đối với đơn vị bán nên có một hình thức thanh toán khác khắc phục đợc những nhợc điểm này đó là séc và sổ séc định mức : là loại séc chuyển khoản đợc Ngân hàng bảo đảm khả năng chi trả tổng số tiền ghi trong cả quyển séc Khi phát hành séc đơn vị chỉ đợc phát hành trong phạm vi hạn mức mà ngân hàng đảm bảo chi Mỗi lần phát hành séc bảo chi phải ghi số hạn mức còn lại cha chi vào tờ sau của séc, đơn vị bán hàng phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc.

* Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu:

Theo hình thức thanh toán này,đơn vị bán sau khi xuất chuyển hàng hoá cho đơn vị mua thì lập uỷ nhiệm thu gửi tới ngân hàng nhờ thu hộ số tiền bán hàng Ngân hàng bên mua khi nhận đợc chứng từ (uỷ nhiệm thu) và sự đồng ý của bên mua sẽ trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua trả cho bên bán thông qua Ngân hàng phục vụ bên bán Hình thức này áp dụng trong các đơn vị có tín nhiệm lẫn nhau và thờng xuyên giao dịch với nhau.

* Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi.

Là hình thức thanh toán mà sau khi hàng hoá đợc chuyển giao hoặc dịch vụ đã cung ứng giữa hai bên mua và bán Ngời mua lập uỷ nhiệm chi yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền nhất định trả cho bên thụ hởng.

* Thanh toán bù trừ:

Trong hình thức thanh toán bù trừ đơn vị vừa là ngời mua đồng thời vừa là ngời bán Nội dung của phơng thức là định kỳ theo kế hoạch các bên chủ động cung ứng hàng hoá dịch vụ cho nhau, cuối kỳ báo cho ngân hàng biết, Ngân hàng sẽ tổ chức bù trừ giữa các bên Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ phải trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ.

* Thanh toán bằng th tín dụng và tài khoản đặc biệt:

- Th tín dụng là lệnh của ngân hàng bên mua đề nghị ngân hàng phục vụ bên bán trả tiền cho bên bán về số tiền hàng mà bên bán đã cung cấp cho bên mua Hình thức này áp dụng đối với các đơn vị khác địa phơng, không có sự tín nhiệm lẫn nhau.

- Tài khoản đặc biệt bên mua đợc phép của ngân hàng phục vụ mình chuyển tiền đến ngân hàng địa phơng khác mở tài khoản riêng để thanh toán hoặc chi trả các tài khoản về vật t hàng hoá hoặc dịch vụ.

Thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm sự an toàn vốn bằng tiền mặt của đơn vị, chống tham ô, lãng phí, chống lạm phát, ổn định giá cả gióp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển Tuy nhiên những mặt tích cực của phơng thức thanh toán không dùng tiền mặt phát huy đợc đến đâu còn phụ thuộc vào cơ chế phục vụ của hệ thống ngân hàng đối với khách hàng Hoạt động thanh toán phải đảm bảo nhanh chóng không gây phiền hà cho khách hàng, thì hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mới phát huy đợc hết những mặt tích cực của nó.

c Thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trớc tiền hàng:

Nếu nh thanh toán trực tiếp và thanh toán qua ngân hàng ngời bán chỉ nhận đợc tiền khi chuyển hàng hoá cho đơn vị mua thì ngợc lại thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trớc tiền hàng đơn vị bán sẽ nhận đợc tiền trớc khi xuất chuyển hàng cho đơn vị mua Tuy nhiên số tiền ứng trớc này chỉ bằng 1/2 đến 1/3 trị giá hàng hoá xuất bán Số tiền còn lại sẽ đợc thanh toán sau khi đơn vị bán cung ứng hàng Nghiệp vụ ứng trớc ,ngời bán nhận đợc tiền trớc khi chuyển quyền sở hữu về hàng hoá cho đơn vị mua Hình thức này thờng áp dụng đối với những đơn vị kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn, số lợng hàng hoá cung ứng không nhiều hoặc đơn vị bán gặp khó khăn về tài chính thì đơn vị mua giúp đỡ dới hình thức ứng trớc

2 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng:

2.1 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng:

Trong các doanh nghiệp thơng mại nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá mang tính chất thờng xuyên, liên tục và chiếm một tỷ trọng lớn Vì vậy công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải thờng xuyên theo dõi để kịp thời phát hiện những biến động của thị trờng Quản lý nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp chính là quá trình quản lý hàng hoá về số lợng, chất lợng ,trị giá hàng hoá trong suốt quá trình vận động từ khi nằm trong kho đến khi giao cho khách hàng và thu hồi đợc tiền hàng.

Để hoạt động bán hàng diễn ra nhanh chóng mà vẫn đạt đợc mục tiêu đề ra, mỗi doanh nghiệp phải thực hiện tốt các yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng sau:

* Quản lý từng ngời chịu trách nhiệm vật chất; quản lý theo từng kho, từng cửa hàng, quầy hàng và theo từng nhân viên bán hàng Nhiệm vụ của mỗi ngời thực hiện yêu cầu này là ghi chép theo sự biến động của tiền hàng thuộc phạm vi của mình quản lý Quản lý theo hình thức này giúp cho việc nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân.

* Quản lý số lợng, chất lợng, trị giá hàng hoá bán ra là quản lý về ngời mua, từng nhóm hàng, từng lần gửi hàng, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch bán ra tại cửa hàng Doanh nghiệp phải nắm bắt đợc tại vị trí kinh doanh của mình thì nên kinh doanh mặt hàng nào là hợp lý để mở rộng địa bàn và mặt hàng kinh doanh hay chuyển sang mặt hàng khác.

* Quản lý theo từng phơng thức bán hàng:

Nghiệp vụ bán hàng có nhiều phơng thức bán hàng khác nhau, hiệu quả kinh doanh do mỗi phơng thức mang lại cũng khác nhau Vì thế, các nhà quản lý phải tìm ra đợc những phơng thức bán hàng đạt hiệu quả cao nhất và tập trung chỉ đạo theo phơng thức đó.

* Quản lý theo từng phơng thức thanh toán

Đây là yêu cầu quản lý việc thu hồi tiền bán hàng theo hệ thống Quản lý theo hình thức này có thể theo dõi cụ thể theo từng phơng thức thanh toán về số tiền phải trả, đã trả, theo dõi đựơc toàn bộ tiền lơng của đơn vị Mỗi phơng thức thanh toán đều có mặt tích cực và tiêu cực về sự thuận lợi và khả năng quay vòng vốn Vì vậy các nhà quản lý sẽ vận dụng yêu cầu này để lựa chọn phơng thức thanh toán hợp lý nhất.

* Quản lý về giá vốn của hàng bán:

Là yêu cầu rất quan trọng Từ giá vốn hàng hoá,doanh nghiệp mới hoạch định đợc chiến lợc giá đối với hàng hoá xuất bán Do đó, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ sao cho giá vốn không quá cao làm ảnh hởng tới lợi nhuận,đồng thời giúp cho doanh nghiệp tìm đợc hàng đầu vào rẻ, chất lợng phù hợp.

* Quản lý doanh thu:

Doanh thu là cơ sở để xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nớc và là cơ sở để xác định chính xác kết quả bán hàng.

* Quản lý tình hình thu hồi tiền hàng, tình hình công nợ và tình hình thu hồi công nợ đối với khách hàng, tình hình kết quả kinh doanh.

Quản lý tình hình thu hồi tiền hàng là việc xem xét số tiền thu đợc sau khi bán hàng là bao nhiêu và đợc chuyển về doanh nghiệp dới hình thức nào Đồng thời doanh nghiệp cũng phải xem xét công nợ, xem có khoản nợ nào rơi vào tình trạng khó đòi để lập dự phòng kịp thời, tránh tổn thất xảy ra,ảnh hởng đến kết quả kinh doanh Ngoài ra cũng cần phải theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng để kịp thời thu hồi tiền, tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh.

2.2 Nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ bán hàng:

Kế toán bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, giám đốc việc thực hiện bán hàng trong doanh nghiệp, cung cấp những tài liệu về hoạt động bán hàng.Nhờ đó doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá, lựa chọn phơng án kinh doanh, phơng án đầu t có hiệu quả.

Cụ thể kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại có các nhiệm vụ cơ bản sau:

* Ghi chép, phản ánh kịp thời,đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lợng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng,từng phơng thức bán hàng.

* Tính toán và phản ánh chinh xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng,quầy hàng ).

* Xác định chính xác giá mua thực tế của lợng hàng đã tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng.

* Kiểm tra,đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ, v.v

* Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh.

* Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

* Tham mu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.

Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán bán hàng sẽ đem lại hiệu quả thiết thực trong công tác bán hàng nói riêng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung.

II Phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại :

1 Hạch toán ban đầu:

Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, các hiện tợng và qui trình kinh tế trên các chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết Nó bao gồm việc xây dựng các hoá đơn, chứng từ và tình hình luân chuyển chứng từ một cách đồng bộ, đợc qui định thống nhất về hình thức và nội dung và do một cơ quan nhà nớc ban hành Chính hệ thống chứng từ ban đầu tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng các thông tin tổng hợp để lên các báo cáo tài chính hay cung cấp các thông tin cho các nhà quản lý.

Tuỳ theo phơng thức, hình thức bán hàng, hạch toán bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán sau:

+ Hoá đơn GTGT.+ Hoá đơn bán hàng.

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.+ Báo cáo bán hàng.

+ Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ.+ Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi).+ Thẻ quầy hàng.

+ Giấy nộp tiền.

+ Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày.

+ Các chứng từ khác có liên quan ( hoá đơn ,chứng từ đặc thù ).* Đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hoá chứng từ ban đầu sử dụng gồm:Hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn bán hàng.

- Hoá đơn GTGT ghi rõ phần giá bán cha có thuế và thuế GTGT, tổng giá thanh toán(đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

- Hoá đơn bán hàng ghi rõ tổng giá thanh toán gồm cả giá bán và thuế GTGT ( đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp).

Ngoài ra để hạch toán việc thu hồi tiền bán hàng còn có: Phiếu thu, bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm chi

* Đối với nghiệp vụ bán lẻ chứng từ đợc sử dụng là hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn bán hàng hoặc bảng kê bán lẻ hàng hoá đối với những mặt hàng không thuộc diện lập hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền, giấy chấp nhận nợ

* Đối với nghiệp vụ ký gửi, đại lý chứng từ ban đầu sử dụng là bảng kê thanh toán hàng ký gửi - đại lý, phiếu thu hoá đơn thuế GTGT

2 Hạch toán tổng hợp

Hạch toán tổng hợp là việc sử dụng hệ thống tài khoản của kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm căn cứ để đa vào sổ tổng hợp Vì vậy, hạch toán nghiệp vụ bán hàng phải xác định tài khoản cần dùng, nhận biết đợc nội dung kinh tế phản ánh trên tài khoản đó một cách đầy đủ chính xác.

2.1 Tài khoản sử dụng:

Hệ thống tài khoản kế toán mới do bộ tài chính ban hành ngày 1/1/1995 theo quyết định số 1141 QĐ/CĐKT và đợc chính thức áp dụng từ ngày 1/1/1996 Căn cứ vào hệ thống tài khoản này, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, các phơng thức bán hàng mà hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng để nghiên cứu, vận dụng các tài khoản cần thiết vào hạch toán nghiệp vụ bán hàng cho phù hợp để có thể giám sát đợc tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

a Để phản ánh các khoản liên quan giá bán, doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây:

* Tài khoản 511 "doanh thu bán hàng": Tài khoản này dùng để phản ánh tổng

doanh thu bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu.Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp Nội dung ghi chép của tài khoản nh sau:

Bên Nợ :

- Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế.

- Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ.

Bên Có : Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ.

Tài khoản 511 cuối kỳ không có số d và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2 dới đây:

- Tài khoản 5111 " Doanh thu bán hàng hoá": Tài khoản này đợc sử dụng

chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.

- Tài khoản 5112 " Doanh thu bán các thành phẩm": Tài khoản này đợc sử

dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất nh công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp,v.v

- Tài khoản 5113 "Doanh thu cung cấp dịch vụ": Tài khoản này đợc sử dụng

chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nh du lịch, vận tải, bu điện, dịch vụ văn hoá, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo, dịch vụ sửa chữa đồng hồ v.v

- Tài khoản 5114 "Doanh thu trợ cấp, trợ giá": Tài khoản này đợc sử dụng để

phản ánh khoản mà Nhà nớc trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp, trong trờng hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nớc.

Khi phản ánh doanh thu bán hàng ở bên Có tài khoản 511, cần phân biệt theo từng trờng hợp sau:

- Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế, doanh thu bán hàng ghi theo giá bán cha có thuế giá trị gia tăng.

- Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp và hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, doanh thu bán hàng ghi theo giá thanh toán với ngời mua, gồm cả thuế phải chịu.

* Tài khoản 512 " doanh thu bán hàng nội bộ": Tài khoản này dùng để phản

ánh doanh thu do bán hàng hoá, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty hoặc Tổng Công ty

Nội dung phản ánh của tài khoản 512 tơng tự nh tài khoản 511 đã đợc đề cập đến ở trên Tài khoản 512 cuối kỳ không có số d và gồm 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 5121 "Doanh thu bán hàng hoá".

- Tài khoản 5122 "Doanh thu bán các thành phẩm" - Tài khoản 5123 "Doanh thu cung cấp dịch vụ".

* Tài khoản 531 "hàng bán bị trả lại": Tài khoản này dùng để phản ánh doanh

thu của số hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế Nội dung ghi chép của tài khoản 531 nh sau:

Bên Nợ : Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận cho ngời mua

trong kỳ ( đã trả lại tiền cho ngời mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về hàng hoá, dịch vụ đã bán ra).

Bên Có: Kết chuyển số doanh thu của hàng bán bị trả lại.

Tài khoản 531 cuối kỳ không có số d.

Theo quy định hiện hành, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lợng Căn cứ vào hoá đơn này, bên bán và bên mua điều chỉnh lại lợng hàng đã bán, đã mua và thuế giá trị gia tăng đã kê khai Trờng hợp bên mua là đối tợng không có hoá đơn, khi trả lại hàng, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lợng, giá trị hàng trả lại theo hoá đơn bán hàng ( Số, ký hiệu, ngày tháng ), lý do trả lại hàng kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán Biên bản này đợc lu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế giá trị gia tăng của bên bán Cần chú ý rằng, trong trờng hợp bên mua trả lại một phần hàng hoá thì bên bán lập lại hoá đơn cho hàng hoá bên mua đã nhận và chấp nhận thanh toán theo số lợng, chủng loại và giá cả hai bên đã thoả thuận.

Trờng hợp bên bán đã xuất hàng và lập hoá đơn, bên mua cha nhận hàng nhng phát hiện hàng hoá sai quy cách, phẩm chất phải trả lại toàn bộ hàng hoá thì khi trả, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lợng, giá trị hàng trả lại, lý do trả hàng theo hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng ) kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán để bên bán làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế giá trị gia tăng và doanh thu bán hàng

* Tài khoản 532 "Giảm giá hàng bán": Tài khoản này dùng để phản ánh khoản

giảm giá cho khách hàng với giá bán thoả thuận.Nội dung ghi chép của tài khoản 532 nh sau:

Bên Nợ: Khoản giảm giá đã chấp nhận với ngời mua

Bên Có: Kết chuyển khoản giảm giá sang tài khoản liên quan để xác định

doanh thu thuần.

Tài khoản 532 không có số d.

Trong quá trình bán hàng, để khuyến khích ngời mua, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách giảm giá hàng bán Theo chế độ hiện hành, giảm giá hàng bán bao gồm bớt giá ( Số thởng cho ngời mua do mua hàng một lần với số lợng lớn), hồi khấu (Số thởng cho ngời mua do lợng hàng mua trong một khoảng thời gian là đáng kể) và giảm giá đặc biệt (số buộc phải giảm cho ngời mua do các nguyên nhân thuộc về ng-ời bán nh hàng kém phẩm chất, sai quy cách ) Khoản giảm giá hàng bán chỉ đợc thực hiện sau khi đã bán hàng hoá Số tiền giảm giá, bớt giá, hồi khấu có thể thanh toán cho bên mua bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc giảm trừ số tiền bên mua phải trả

Đối với các khoản bớt giá, hồi khấu, số tiền giảm giá này đợc tính điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng lần bán cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo Hoá đơn phải ghi rõ giảm giá hàng hoá bán của các hoá đơn nào.

Trờng hợp phát sinh khoản giảm giá đặc biệt do hàng hoá không bảo đảm chất lợng, quy cách , bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ số lợng, quy cách hàng hoá, lý do giảm, mức giảm giá theo hoá đơn bán hàng nào; đồng thời bên bán phải lập hoá đơn điều chỉnh Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh giá cho hàng hoá, dịch vụ tại các hoá đơn nào ( số, ký hiệu, ngày tháng ) Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào cho phù hợp.

b Bên cạnh các tài khoản phản ánh doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu, để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan đến việc xác định giá vốn hàng bán Các tài khoản này có nội dung phản ánh phù hợp với phơng pháp hạch toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng Cụ thể:

* Tài khoản 157 "Hàng gửi bán": Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua

của hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý bán, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhng cha xác định là tiêu thụ, chi tiết theo từng loại hàng hoá, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi đợc chấp nhận thanh toán Nội dung ghi chép của tài khoản 157 nh sau:

Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Số d bên Nợ: Trị giá mua thực tế hàng hoá đã gửi đi cha đợc xác định là tiêu thụ

Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Bên Nợ: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi đi cha tiêu thụ cuối kỳ

Bên Có: Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng gửi đi cha tiêu thụ

đầu kỳ

D Nợ: Phản ánh trị giá mua của hàng gửi bán cha tiêu thụ.

* Tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán": Tài khoản này dùng để xác định giá trị

vốn của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Tài khoản 632 không có số d và có thể mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thơng vụ tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ cán bộ kế toán cũng nh phơng tiện tính toán của từng doanh nghiệp.

Nội dung ghi chép tài khoản 632 nh sau:

Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên:

- Trị giá mua của hàng hoá đã bán bị ngời mua trả lại.

- Kết chuyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ

Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Bên Nợ : Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.

Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàng còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan nh tài khoản 131, 111, 112, 156, 138, 333, v.v

hàng hoá trị giá vốn bán hàng giá xuất kho hàng hoá cha thuế thanh gửi đi bán gửi bán đã 3331 toán xác định thuế GTGT tiêu thụđầu ra

Kết chuyển trị giá vốn 111, 112, 331 641, 1388

Hàng hoá xuất kho bán trực tiếp Chi phí phát sinh

trình bán 133 hàng

* Hạch toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi bán thẳng, bán buôn vận chuyển theo hình thức giao tay ba:

111,112,331 157 632 511, 512 111,112.331

Tổng Trị giá Kết chuyển Doanh thu Tổng

thanh hàng trị giá hàng gửi cha thuếthanh toán gửi bán bán đã đợc xác toán

định tiêu thụ 3331 133

Thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào đầu ra

632 911 511,512 111,112,331 Kết chuyển giá Kết chuyển doanh Doanh

vốn hàng hoá thu thuần thu cha Tổng tiêu thụ trong kỳ giá 641, 642 3332.3333 thuế thanh toán Kết chuyển Thuế tiêu thụ 3331

CFBH,CFQLDN đặc biệtThuế cho hàng

hoá tiêu thuế XNK phải GTGT thụ trong kỳ nộp (nếu có) đầu ra

Kết chuyển doanh Chiết thu hàng bán bị

trả lại, giảm giá bán hàng bán hàng

Kết Kết chuyển lãi chuyển lỗ

* Hạch toán bán hàng trả góp:

Giá trị Kết chuyển Kết chuyển Doanh thu hàng trả trị giá vốn doanh thu theo giá bán

góp xuất hàng trả thông kho để bán góp thờng

cha thuế Số tiền ngời 3331 trả lần đầu

Thuế GTGT đầu ra

711 131

Lợi tức Số tiền Thu tiền

trả chậm còn phải ở ngời thu ngời ngời mua các

mua lần sau

* Hạch toán bán hàng đại lý:

- Bán hàng nhận đại lý:

911511 311111,112,131 Kết chuyển doanh Hoa hồng Số tiền thu về

thu hoa hồng đợc hởng bán hàng đại lý003

Trả tiền cho cơ sở Trị giá số hàng Trị giá số hàng nhận bán đại lý nhận bán đại giao đại lý

lý đã xác định tiêu thụ

- Bán hàng giao đại lý:

156 157 632 511 111,112,131 Xuất kho để Kết chuyển Doanh thu Tổng

gửi hàng đi giá vốn giá cha thanhbán các hàng gửi thuế toánđại lý đại lý đã

tiêu thụ

3331 641Thuế Tiền hoa

GTGT hồng thởng đầu ra cho cơ sở

đại lý

* Hạch toán bán lẻ hàng hoá:

Căn cứ vào các báo cáo bán hàng của mậu dịch viên, kế toán xác định tổng giá bán hàng cha thuế, thuế GTGT đầu ra và tổng giá vốn hàng hoá trong từng kỳ:

156 632 911 511,512 111,112 Xuất kho hàng Kết chuyển giá Kết chuyển Doanh thu Tổng

hoá để tiêu thụ vốn hàng bán tiêu doanh thu bán hàng số tiền thụ trong kỳ cha thuế hàng thu

641, 642 3331 cuối kỳ Kết chuyển chi phí Thuế GTGT

bán hàng, chi phí đầu ra quản lý doanh

nghiệp

* Các trờng hợp khác đợc coi là bán hàng hoá:

156 632 911 511,512 334Trị giá Kết chuyển Kết chuyển Trị giá hàng

hoá thởng hàng hoá trị giá vốn doanh thu 3331 cho CBCNV xuất kho hàng tiêu

131 331 156

Giá Bù trừ Giá thanh thanh

toán của công nợ toán hàng mang hàng đổi của số 133

đi đổi hàng hàng đổi

431 Giá hàng

hoá biếu tặng

b Đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp:

Thuế giá trị gia tăng Giá trị gia tăng Thuế suất thuế phải nộp = của hàng hoá * giá trị gia tăng

tiêu thụ trong kỳ đầu ra tơng ứng

Trong đó:

của hàng hoá = hàng bán trong kỳ - của hàng hoá

- Căn cứ vào bảng tính thuế, kế toán ghi:

Có TK 3331- Khi nộp thuế, kế toán ghi:

b Hạch toán trị giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ:

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, để xác định trị giá mua thực tế của hàng hoá tiêu thụ, việc hạch toán đợc tiến hành theo trình tự nh sau:

* Đầu kỳ kinh doanh, tiến hành kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đờng cha tiêu thụ:

- Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá tồn kho, tồn quầy:

Có TK 611 ( 6112)

- Kết chuyển trị giá vốn hàng gửi bán, ký gửi, đại lý:

- Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đờng:

Hình thức kế toán là tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán cụ thể, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các mẫu sổ kế toán, trình tự ghi sổ, cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập đợc các báo cáo kế toán định kỳ.

Có nhiều hình thức kế toán khác nhau nh: Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái, hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Lựa chọn hình thức kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp.

* Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.

Đặc trng cơ bản của hình thức kkế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian

phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán sau:- Sổ nhật ký chung

- Sổ cái

- Các sổ thẻ kế toán chi tiết

- Các nhật ký cơ bản đợc sử dụng để hạch toán kế toán nghiệp vụ bán: h + Nhật ký thu tiền (dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền) + Nhật ký chi tiền (dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền) + Nhật ký bán hàng

Ngoài ra còn sử dụng sổ cái các tài khoản 156,157, 632, 511, 512, 531, 532, 911, 333 để phản ánh nghiệp vụ bán hàng.

Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo hình thức chung

Ghi hàng ngàyGhi cuối ngày

Chứng từ gốc

Nhật ký bán

hàng Nhật ký chung Sổ chi tiết 632, 511

Sổ cái TK 632, 511, 641, 642

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số

phát sinh Sổ chi tiết TK 911

Báo cáo tài chính

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập Báo cáo tài chính.

Hình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản.

Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau (Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 Nhật ký chứng từ đợc đánh số từ NKCT số 1 đến NKCT số 10)

- Bảng kê: Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 bảng kê đợc đánh số thứ tự từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11 ( không có bảng kê số 7 ) Bảng kê đợc sử dụng trong những trờng hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký chứng từ đợc.

- Sổ cái

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ các doanh nghiệp có thể mở các số, thẻ chi tiết theo mẫu đã hớng dẫn Trong đó bắt buộc phải mở các sổ kế toán chi tiết sau để làm căn cứ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan là:

- Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản ( dùng cho các tài khoản 531, 532, 632, 711, 721, 811, 821, 911, 128, 129, 139, 411, 412, 413, 415, 421, 431, 441, 451, 461, 641, 642 )

- Sổ theo dõi thanh toán ( dùng cho các tài khoản 131, 136, 138, 141, 144, 222, 244, 331, 333, 336, 344)

- Sổ chi tiết đầu t chứng khoán ( dùng cho các tài khoản 121, 221)- Sổ chi tiết tiêu thụ (dùng cho các tài khoản 511, 512)

Cụ thể trong hình thức Nhật ký chứng từ thờng sử dụng các sổ sách sau để phản ánh nghiệp vụ bán hàng.

+ Nhật ký chứng từ số 1 (ghi có tài khoản 111- Tiền mặt)

+ Nhật ký chứng từ số 2 (ghi có tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng)+ Nhật ký chứng từ số 3 (ghi có tài khoản 113- Tiền đang chuyển)+ Nhật ký chứng từ số 8 (ghi có tài khoản 156, 157, 131, 521 )

+ Các bảng kê số 8 ( theo dõi nhập, xuất, tồn kho),số 10 (theo dõi hàng gửi đi bán), số11 (theo dõi phải thu khách hàng)

* Hình thức Nhật ký - sổ cái

Đặc trng cơ bản của hình thức Nhật ký - sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán ) trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái.

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc

Các loại sổ sử dụng trong hình thức Nhật ký - sổ cái.

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Bảng kê số 8, 9, 10, 11

- Nhật ký sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trong hình thức Nhật ký - sổ cái có các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau để phản ánh nghiệp vụ bán hàng.

+ Sổ chi tiết sản phẩm, vật liệu, hàng hoá + Thẻ kho

+ Sổ chi tiết sản xuất, kinh doanh + Sổ chi phí trả trớc, chi phí phải trả + Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay

+ Sổ chi thanh toán với ngời bán, ngời mua, với ngân sách nhà nớc, nội bộ + Sổ chi tiết tiêu thụ

Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo hình thức nhật ký, sổ cái

Ghi hàng ngàyGhi cuối ngàyĐối chiếu

C¸c lo¹i sæ sö dông trong h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ- Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ

- Sæ c¸i

- C¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt

Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc chøng tõ ghi sæ

Ghi hµng ngµyGhi cuèi ngµy§èi chiÕu

đề tài: hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty

thăng long - bộ quốc phòng

Lời nói đầu

Chơng I : Lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mạiI Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại

1 Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng1.1 Các phơng thức bán hàng

1.2 Phạm vi,thời điểm xác định hàng bán1.3 Xác định giá vốn của hàng bán

1.4 Các phơng thức thanh toán 2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

II Phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại

1 Hạch toán ban đầu2 Hạch toán tổng hợp3 Hệ thống sổ kế toán

Chơng II Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Thăng long - Bộ quốc

I Đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Thăng long - Bộ quốc phòng2 Chức năng , nhiệm vụ và ngành nghề sản xuất kinh doanh

3 Cơ cấu tổ chức

4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty và mối quan hệ giữa chúng

II Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Thăng long - Bộ quốc phòng

1 Các phơng thức bán hàng của công ty

2 Phơng pháp xác định giá vốn hàng bán của công ty3 Hạch toán ban đầu

4 Hạch toán tổng hợp5 Sổ kế toán

ChơngIII Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ

bán hàng tại công ty Thăng long - Bộ quốc phòng

I Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng

1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng

2 Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng

3 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại

4 ý nghĩa của việc hoàn thiện

II Nhận xét đanh giá về tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán tại công ty

Thăng long - Bộ quốc phòng1 u điểm

2 Những vấn đề còn tồn tại

III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Thăng long - Bộ

quốc phòng

IV Đánh giá chung

1 Hiệu quả quản lý2 Hiệu quả kế toán

Kết luận

Chơng II

Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàngở Công ty Thăng Long – BQP

I.Đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty.

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thăng Long BQP.–

Cơ sở đầu tiên của Công ty Thăng Long ngày nay là một số xởng sản xuât ốc vít, cơ khí mộc, xởng gốm sứ mỹ nghệ từ làng nghề truyền thống Bát Tràng Từ thủa ban đầu các đơn vị này đều là các đơn vị hoạt động trong cơ chế bao cấp nên hiệu quả kinh tế không cao Trải qua thời gian, cơ sở vật chất ngày càng xuống cấp, lạc hậu về công nghệ, mặt hàng sản xuất đơn điệu Cùng với công cuộc đổi mới nền kinh tế của đất nớc đi đôi với nghị quyết đại hội Đảng lần thứ VI Do đó mà các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp nói riêng cũng thay đổi về cơ cấu tổ chức kinh doanh, phơng thức hoạt động để hoà nhập thích nghi và phát triển.

Công ty Thăng Long là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Quân khu thủ đô Công ty đợc thành lập theo QĐ 378/ QĐ- QP của Bộ trởng Bộ Quốc Phòng cấp ngày 27/ 7/1993 căn cứ theo Nghị định 15/ CP ngày 02/3/1993 của Chính phủ, quy chế thành lập theo nghị định 338/ HĐBT ngày 28/11/1991, quyết định thành lập lại số 460 ngày 17/ 4/ 1996 của Bộ Quốc Phòng, thông báo số 199/ TB ngày 13/7/1996 của

văn phòng Chính phủ về ý kiến của thủ tớng chính phủ cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà nớc.

Trụ sở chính của Công ty đặt tại 99 Lê Duẩn – phờng Cửa Nam – Hoàn Kiếm – Hà Nội và một số đơn vị phụ thuộc bao gồm:

- Cửa hàng 164 ngõ Thịnh Hào 1, hoạt động chủ yếu của cửa hàng là bán buôn hàng hoá cho các cửa hàng, các đại lý ở tỉnh phía Bắc, ngoài ra cửa hàng còn có một địa điểm bán lẻ để phục vụ cho nhu cầu ngời dân khu vực Số công nhân viên hoạt động kinh doanh ở cửa hàng là 41 ngời và doanh thu ở cửa hàng thờng chiếm đến 38,7% tổng doanh thu của công ty.

- Khách sạn cho công ty ngoài thuê làm văn phòng đại diện

- Cửa hàng Lê Duẩn thực hiện chức năng bán buôn, bán lẻ hàng hoá phục vụ nhu cầu tiêu dùng.

Vốn kinh doanh ( ngày 30/ 12/ 2000 ): 9.101.463.665 đTrong đó:

2.2.Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty.

- Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Quân khu thủ đô Bộ Quốc Phòng giao bao gồm cả phần vốn liên doanh Nhận và sử dụng có hiệu quả tài nguyên đất đai và các nguồn lực khác đợc giao.

- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký Chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc, Bộ Quốc Phòng và cấp trên về kết quả hoạt động kinh

doanh của Công ty Chịu trách nhiệm trớc khách hàng về sản phẩm và dịch vụ do công ty cung cấp.

- Xây dựng kế hoạch chiến lợc phát triển sản xuất kinh doanh phù hợp với yêu cầu của cấp trên, nhu cầu của thị trờng.

- Đổi mới hiện đại hóa công nghệ và phơng thức quản lý.

- Thực hiện các nghĩa vụ đối với ngời lao động và quy định của Bộ Quốc Phòng, đảm bảo quyền lợi của ngời lao động.

- Thực hiện các quy định của Nhà nớc, Bộ Quốc Phòng về bảo vệ tài nguyên, môi trờng và an ninh quốc gia

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo bất thờng theo quy định của Bộ Quốc Phòng và yêu cầu của cấp trên, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo.

- Công ty Thăng Long thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp Ngân sách Nhà nớc theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc Phòng.

3 Cơ cấu tổ chức.

3.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý.

Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trờng hiện nay là cần phải đợc bố trí sắp xếp sao cho vừa đảm bảo tính linh hoạt, nhanh nhạy, nắm bắt đợc thông tin của thị trờng vừa phải đảm bảo hoạt động chính xác có hiệu quả, tuân theo sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo và sự điều tiết của Nhà n-ớc.

Nhận thức đợc vấn đề này, bộ máy tổ chức quản lý của công ty luôn đợc ban lãnh đạo quan tâm xây dựng củng cố đổi mới và từng bớc hoàn thiện cho phù hợp với đặc điểm quản lý và hạch toán kinh doạnh của công ty nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng và thế mạnh của mình.

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức nh sau:* Ban giám đốc:

Công ty áp dụng chế độ một thủ trởng, trong đó:

- Giám đốc công ty là ngời chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty trớc cá cơ quan quản lý cấp trên, có quyền quyết định cao nhất trong việc đề ra chính sách, phơng thức quản lý và sử dụng các nguồn vốn, quyết định mô hình tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán tài chính, tổ chức kinh doanh, quy hoạch, đào tạo và sử dụng cán bộ, sử dụng lao động và phơng thức sử dụng tiền lơng, tiền thởng và quỹ phúc lợi Có quyền ra quyết định trực tiếp chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban có liên quan trong công ty.

- Phó giám đốc kinh doanh: thay mặt giám đốc phụ trách điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh cơ sở 164 Thịnh Hào – quận Đống Đa – Hà Nội.- Phó giám đốc tài chính: phụ trách trực tiếp các vấn đề có liên quan đến tài

chính của công ty.

* Các phòng ban trực thuộc:

Các phòng ban trực thuộc có nhiệm vụ giúp việc, cung cấp các thông tin thuộc chức năng của mình tạo điều kiện cho giám đốc phân tích tình hình và kịp thời ra quyết định chỉ đạo kinh doanh Cụ thể:

- Phòng tổ chức hành chính: làm công tác tham mu cho giám đốc về việc tổ chức cán bộ, quản lý lao động tiền lơng, văn th hành chính, tiếp tân hàng ngày, đản bảo về việc tổ chức các phong trào thi đua, đề ra chính sách khen thởng, kỷ luật đề bạt đối với ngời lao động.

- Phòng kế toán: thực hiện chức năng đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh toàn công ty, theo dõi thờng xuyên liên tục sự biến động về tài sản và nguồn vốn bằng hệ thống sổ sách theo chế độ hiện hành, lập kế hoạch tài chính, vay vốn lập báo cáo kế toán, thống kê định kỳ xây dựng và kiểm tra thực hiện quy chế quản lý tài chính toàn công ty Ngoài ra, phòng kế toán còn cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định và chịu trách nhiệm về độ tin cậy, tính chính xác về các thông tin đó.

- Phòng kinh doanh: thực hiện chức năng tổ chức nguồn hàng, nghiên cứu thị trờng, giá cả, chỉ đạo các khâu nghiệp vụ về kinh doanh hàng hoá, đề xuất phơng hớng kinh doanh và thiết lập mạng lới kinh doanh.

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Phòng tổ chức

Cửa hàng ngõ Thịnh Hào 1

Cửa hàng Ngô Quyền

Ban giám đốc

Khách sạn Tôn

Ngoài ra, các cửa hàng trởng, các đơn vị chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc và có trách nhiệm cung cấp, báo cáo tình hình của đơn vị mình cho giám đốc cùng cộng tác với các phòng ban, chức năng khác hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Qua mô hình trên có thể thấy:

Sự chỉ đạo của ban giám đốc đợc truyền trực tiếp xuống các phòng ban, các đơn vị kinh doanh trực thuộc và ngợc lại các phòng ban, các đơn vị kinh doanh có kiến nghị gì lên ban giám đốc cũng không phải thông qua một khâu trung gian nào Việc điều hành quản lý trực tiếp này giúp ngời lãnh đạo trực tiếp theo dõi nắm vững tình hình kinh doanh diễn ra trong công ty để đa ra những biện pháp, phơng hớng, đờng lối giải quyết kịp thời, chính xác Trong ban giám đốc cũng nh từng phòng ban, đơn vị trực thuộc, công việc đợc lên kế hoạch phân công đến từng ngời một gắn liền trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của từng cá nhân, do đó mà công việc đợc giải quyết kịp thời, nhanh chóng, có hiệu quả, tránh tình trạng ùn tắc, chờ đợi.

Thứ hai là bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức tơng đối gọn nhẹ, đặc biệt là bộ phận quản lý chỉ gồm ba phòng và một ban, vì thế hạn chế những thủ tục rờm rà, không cần thiết đồng thời giúp cho việc ra quyết định kinh doanh và thực hiện các quyết định đó đợc tiến hành nhanh chóng, kịp thời.

3.1 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán.

* Bộ máy kế toán.

Công ty Thăng Long BQP hoạt động trên một địa bàn rộng với các cửa hàng lớn do vậy áp dụng tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán Công tác hạch toán kế toán đợc tập trung tại phòng kế toán công ty và phân tán một số nghiệp vụ xuống các cửa hàng Mỗi nhân viên kế toán của phòng kế toán công ty đảm nhận một công việc riêng.

Mô hình tổ chức của bộ máy kế toánKế toán trưởng

Kế toán trởng kiêm kế toán tài sản cố định: là ngời phụ trách chung có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống của công ty, đôn đốc mọi bộ phận kế toán chấp hành các quy định, chế độ kế toán do Nhà nớc ban hành, là ngời trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm trớc pháp luật về thông tin, số liệu đã báo cáo, trực tiếp ghi chép theo dõi sự biến động của tài sản cố định trong doanh nghiệp.

- 1 kế toán tổng hợp, công nợ và tiền lơng.- 1 kế toán kho hàng và thanh toán tiền hàng.

- 1 kế toán thủ quỹ: theo dõi thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.- 1 thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý tiền mặt và thực hiện các nghiệp vụ thu

chi tiền mặt.

Kế toán các đơn vị trực thuộc phải ghi chép phản ánh chi tiết các hoạt động phát sinh vào các chứng từ ban đầu, bảng tổng hợp chứng từ ban đầu rồi gửi về phòng kế toán công ty để kế toán tập trung lên báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán theo định kỳ.

Việc tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán nh vậy có nhiều thuận lợi trong hạch toán, kiểm tra kế toán và trong công tác quản trị vì thông tin lấy đợc từ bộ phận kế toán có độ chính xác cao.

Chế độ kế toán mà Công ty Thăng Long - BQP áp dụng nh sau:- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N và kết thúc vào 31/12/N.- Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán: Việt nam đồng.- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ

- Phơng pháp khấu hao tài sản cố định: theo đăng ký ba năm với cục quản lý vốn và tài sản các doanh nghiệp.

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: phơng pháp kê khai thờng xuyên- Nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Sau kỳ kinh doanh ( thờng cuối mỗi quý ) công ty lập báo cáo quyết toán gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính

* Hình thức kế toán:

Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ:

Trình tự luân chuyển chứng từChứng từ gốc và các bảng phân bổ

Báo cáo tài chính

Khi áp dụng hình thức ghi sổ này sẽ giảm nhẹ khối lợng ghi chép, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu song đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao.

Các loại sổ phục vụ cho công tác hạch toán bao gồm: nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, các sổ và thẻ kế toán chi tiết.

II Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng.

1.Các phơng thức bán hàng của Công ty:

Công ty Thăng Long - BQP với chức năng chính là lu thông hàng hoá nhằm phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân Vì vậy, nghiệp vụ bán hàng là nghiệp vụ chủ yếu đem lại lợi nhuận cho công ty nên công ty rất chú trọng đến việc đa hàng hoá tới tận tay ngời tiêu dùng với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất.

Hiện nay, ở Công ty Thăng Long - BQP việc tiêu thụ hàng hoá đợc thực hiện chủ yếu dới ba phơng thức: bán buôn, bán lẻ và bán hàng nhận đại lý.

Cụ thể là:

- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp.- Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.- Bán lẻ tại các cửa hàng Ngô Quyền, ngõ Thịnh Hào 1.- Bán hàng nhận đại lý cho Công ty Bia Hà Nội.

Tuỳ thuộc vào mức độ tín nhiệm trong quan hệ mua bán, sự thoả thuận giữa hai bên và khả năng thanh toán của khách hàng mà việc thanh toán có thể là thanh toán ngay hoặc thanh toán trả chậm, có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, điện chuyển tiền

Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong công tác thanh toán vừa tránh tình trạng chiếm dụng vốn lâu dài, đẩy nhanh vòng quay của vốn, công ty luôn khuyến khích khách hàng khi mua hàng với số lợng đủ lớn, thanh toán trớc thời hạn sẽ đợc trích trừ một khoản phần trăm (%) trên tổng giá trị lô hàng.

2 Phơng pháp xác định giá vốn hàng bán của Công ty:

Công ty áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền để xác định giá vốn hàng xuất bán.

Để thu hút khách hàng, công ty sử dụng chính sách giá cả hết sức linh hoạt và mềm dẻo Gía bán hàng hoá dựa trên giá vốn của hàng bán, dựa trên sự biến động cung - cầu của thị trờng, số lợng hàng hoá trong mỗi lần giao dịch, mối quan hệ với khách hàng nhng cũng phải đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả Nhờ đó, công ty đã dần thiết lập đợc các mối quan hệ bạn hàng lâu dài, giữ vững chữ tín và nâng cao khối lợng hàng bán.

3 Hạch toán ban đầu:

Tổ chức hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán Dựa trên cơ sở các nghịêp vụ kinh tế phát sinh ở công ty, kế toán tiến hành tổ chức hạch toán ban đầu Việc hạch toán ban đầu của công ty bao gồm:

- Xác định các loại chứng từ cần cần sử dụng cho từng bộ phận Các chứng từ cần phải đợc ghi chép theo đúng quy định của Bộ Tài Chính ban hành, có thể xây dựng một số mẫu chứng từ nếu cần thiết.

- Qui định ngời ghi chép các loại chứng từ, việc ghi chép phải đầy đủ cả về nội dung lẫn tính hợp pháp.

- Qui định trình tự luân chuyển chứng từ các bộ phận lên phòng kế toán tài chính.

Từ ngày 1/1/1999, luật thuế giá trị gia tăng lần đầu tiên đợc áp dụng tại nớc ta Theo hớng dẫn của Bộ Tài Chính quí I năm 1999, công ty đã áp dụng hệ thống sổ sách mới vào công tác hạch toán của đơn vị mình và áp dụng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm:

*Biểu 1: Hoá đơn giá trị gia tăng.

Hoá đơn giá trị gia tăng sử dụng theo mẫu do Bộ Tài Chính ban hành và đơc lập thành 3 liên có nội dung hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là:

- Liên 1: Đợc lu tại quyển hoá đơn - Liên 2: Giao cho khách hàng- Liên 3: Dùng để thanh toán

Trên hoá đơn giá trị gia tăng ghi rõ giá bán cha thuế, thuế giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán.

* Biểu 2: Phiếu thu:

Khi khách hàng nhận hàng và thanh toán tiền hàng ngay bằng tiền mặt, ngân phiếu thì chứng từ hạch toán ban đầu là phiếu thu Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và đợc lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu số tiền thu thực tế với số tiền ghi trên phiếu trớc khi ký tên

-1 Liên lu tại quyển phiếu thu của công ty-1 Liên giao cho khách hàng

-1 Liên giao cho thủ quỹ

Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán

* Biểu 3: Phiếu xuất kho:

Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lợng hàng hoá xuất kho bán cho các đơn vị khác Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lợng công cụ dụng cụ, bao bì xuất kho làm căn cứ để hạch toán chi phí.

* Biểu 4: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Phiếu này dùng để theo dõi số lợng vật t, hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi rõ chi tết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng.

Thủ kho nhập (thờng là cửa hàng trởng, tổ trởng quầy hàng) nhận hàng và ghi số thực nhập vào cột 2, ngày tháng năm nhập và cùng ngời vận chuyển ký vào các liên của phiếu.

Thủ kho nhập giữ lại liên 2 còn liên 1 chuyển cho thủ kho xuất để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi vào cột 3, 4 và sổ kế toán.

* Biểu 5: Thẻ kho:

Thẻ kho dùng để theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho từng thứ tự vật t, hàng hoá ở từng kho làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật t, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng Cuối ngày tính số tồn kho.

Theo định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra, và việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.

*Biểu 6: Thẻ quầy.

Thẻ quầy dùng đẻ theo dõi số lợng và giá trị hàng hoá trong quá trình nhận và bán tại quầy hàng giúp cho ngời bán hàng thờng xuyên nắm đợc tình hình nhập, xuất, tòn tại quầy Là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hoá và lập bảng kê bán lẻ hàng hoá Thẻ này do ngời bán hàng giữ và ghi hàng ngày.

*Biểu 7: Bảng kê bán lẻ hàng hoá:

Bảng kê bán lẻ hàng hoá do nhân viên bán hàng lập hàng ngày trên cơ sở thẻ quầy Bảng kê bán lẻ hàng hoá phản ánh số lợng, trị giá hàng hoá đã bán đợc trong ngày tại quầy bán lẻ Đó là cơ sở để kế toán lập hoá đơn GTGT cho số hàng hoá đã bán lẻ.

* Biểu 8: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi:

Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi dùng để phản ánh việc thanh toán hàng đại lý với đơn vị giao hàng đại lý, là chứng từ để thanh toán tiền và ghi sổ kế toán.