IV. Đánh giá chung
3. Cơ cấu tổ chức.
3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý.
Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trờng hiện nay là cần phải đợc bố trí sắp xếp sao cho vừa đảm bảo tính linh hoạt, nhanh nhạy, nắm bắt đợc thông tin của thị trờng vừa phải đảm bảo hoạt động chính xác có hiệu quả, tuân theo sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo và sự điều tiết của Nhà n- ớc.
Nhận thức đợc vấn đề này, bộ máy tổ chức quản lý của công ty luôn đợc ban lãnh đạo quan tâm xây dựng củng cố đổi mới và từng bớc hoàn thiện cho phù hợp với đặc điểm quản lý và hạch toán kinh doạnh của công ty nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng và thế mạnh của mình.
Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức nh sau: * Ban giám đốc:
Công ty áp dụng chế độ một thủ trởng, trong đó:
- Giám đốc công ty là ngời chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty trớc cá cơ quan quản lý cấp trên, có quyền quyết định cao nhất trong việc đề ra chính sách, phơng thức quản lý và sử dụng các nguồn vốn, quyết định mô hình tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán tài chính, tổ chức kinh doanh, quy hoạch, đào tạo và sử dụng cán bộ, sử dụng lao động và phơng thức sử dụng tiền lơng, tiền thởng và quỹ phúc lợi. Có quyền ra quyết định trực tiếp chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban có liên quan trong công ty.
- Phó giám đốc kinh doanh: thay mặt giám đốc phụ trách điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh cơ sở 164 Thịnh Hào – quận Đống Đa – Hà Nội.
- Phó giám đốc tài chính: phụ trách trực tiếp các vấn đề có liên quan đến tài chính của công ty.
* Các phòng ban trực thuộc:
Các phòng ban trực thuộc có nhiệm vụ giúp việc, cung cấp các thông tin thuộc chức năng của mình tạo điều kiện cho giám đốc phân tích tình hình và kịp thời ra quyết định chỉ đạo kinh doanh. Cụ thể:
- Phòng tổ chức hành chính: làm công tác tham mu cho giám đốc về việc tổ chức cán bộ, quản lý lao động tiền lơng, văn th hành chính, tiếp tân hàng ngày, đản bảo về việc tổ chức các phong trào thi đua, đề ra chính sách khen thởng, kỷ luật đề bạt... đối với ngời lao động.
- Phòng kế toán: thực hiện chức năng đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh toàn công ty, theo dõi thờng xuyên liên tục sự biến động về tài sản và nguồn vốn bằng hệ thống sổ sách theo chế độ hiện hành, lập kế hoạch tài chính, vay vốn... lập báo cáo kế toán, thống kê định kỳ xây dựng và kiểm tra thực hiện quy chế quản lý tài chính toàn công ty. Ngoài ra, phòng kế toán còn cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định và chịu trách nhiệm về độ tin cậy, tính chính xác về các thông tin đó.
- Phòng kinh doanh: thực hiện chức năng tổ chức nguồn hàng, nghiên cứu thị trờng, giá cả, chỉ đạo các khâu nghiệp vụ về kinh doanh hàng hoá, đề xuất phơng hớng kinh doanh và thiết lập mạng lới kinh doanh.
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Phòng tổ chức Cửa hàng ngõ Thịnh Hào 1 Cửa hàng Ngô Quyền Ban giám đốc
Phòng kế toán Phòng kinh doanh
Khách sạn Tôn
Ngoài ra, các cửa hàng trởng, các đơn vị chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc và có trách nhiệm cung cấp, báo cáo tình hình của đơn vị mình cho giám đốc cùng cộng tác với các phòng ban, chức năng khác hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Qua mô hình trên có thể thấy:
Sự chỉ đạo của ban giám đốc đợc truyền trực tiếp xuống các phòng ban, các đơn vị kinh doanh trực thuộc và ngợc lại các phòng ban, các đơn vị kinh doanh có kiến nghị gì lên ban giám đốc cũng không phải thông qua một khâu trung gian nào. Việc điều hành quản lý trực tiếp này giúp ngời lãnh đạo trực tiếp theo dõi nắm vững tình hình kinh doanh diễn ra trong công ty để đa ra những biện pháp, phơng hớng, đờng lối giải quyết kịp thời, chính xác. Trong ban giám đốc cũng nh từng phòng ban, đơn vị trực thuộc, công việc đợc lên kế hoạch phân công đến từng ngời một gắn liền trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của từng cá nhân, do đó mà công việc đợc giải quyết kịp thời, nhanh chóng, có hiệu quả, tránh tình trạng ùn tắc, chờ đợi.
Thứ hai là bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức tơng đối gọn nhẹ, đặc biệt là bộ phận quản lý chỉ gồm ba phòng và một ban, vì thế hạn chế những thủ tục rờm rà, không cần thiết đồng thời giúp cho việc ra quyết định kinh doanh và thực hiện các quyết định đó đợc tiến hành nhanh chóng, kịp thời.
3.1. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán.
* Bộ máy kế toán.
Công ty Thăng Long BQP hoạt động trên một địa bàn rộng với các cửa hàng lớn do vậy áp dụng tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Công tác hạch toán kế toán đợc tập trung tại phòng kế toán công ty và phân tán một số nghiệp vụ xuống các cửa hàng. Mỗi nhân viên kế toán của phòng kế toán công ty đảm nhận một công việc riêng.
Mô hình tổ chức của bộ máy kế toán
Kế toán trưởng ( kiêm kế toán TSCĐ )
Kế toán tổng hợp
công nợ tiền lương Kế toán kho hàng và thanh toán Kế toán quỹ Thủ quỹ
Kế toán trưởng các đơn vị
Kế toán trởng kiêm kế toán tài sản cố định: là ngời phụ trách chung có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống của công ty, đôn đốc mọi bộ phận kế toán chấp hành các quy định, chế độ kế toán do Nhà nớc ban hành, là ngời trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm trớc pháp luật về thông tin, số liệu đã báo cáo, trực tiếp ghi chép theo dõi sự biến động của tài sản cố định trong doanh nghiệp.
- 1 kế toán tổng hợp, công nợ và tiền lơng.
- 1 kế toán kho hàng và thanh toán tiền hàng.
- 1 kế toán thủ quỹ: theo dõi thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- 1 thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý tiền mặt và thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt.
Kế toán các đơn vị trực thuộc phải ghi chép phản ánh chi tiết các hoạt động phát sinh vào các chứng từ ban đầu, bảng tổng hợp chứng từ ban đầu rồi gửi về phòng kế toán công ty để kế toán tập trung lên báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán theo định kỳ.
Việc tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán nh vậy có nhiều thuận lợi trong hạch toán, kiểm tra kế toán và trong công tác quản trị vì thông tin lấy đợc từ bộ phận kế toán có độ chính xác cao.
Chế độ kế toán mà Công ty Thăng Long - BQP áp dụng nh sau:
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N và kết thúc vào 31/12/N.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán: Việt nam đồng.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ
- Phơng pháp khấu hao tài sản cố định: theo đăng ký ba năm với cục quản lý vốn và tài sản các doanh nghiệp.
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: phơng pháp kê khai thờng xuyên
- Nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Sau kỳ kinh doanh ( thờng cuối mỗi quý ) công ty lập báo cáo quyết toán gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính...
* Hình thức kế toán:
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ:
Trình tự luân chuyển chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Khi áp dụng hình thức ghi sổ này sẽ giảm nhẹ khối lợng ghi chép, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu song đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao.
Các loại sổ phục vụ cho công tác hạch toán bao gồm: nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, các sổ và thẻ kế toán chi tiết.