1.Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng:
Kế toán là hệ thống thông tin kiểm tra tình hình và sự biến động tài sản của doanh nghiệp, các thông tin kinh tế dù ít hay nhiều đều phải biểu hiện bằng giá trị tiền tệ. Do đó kế toán trở thành một công cụ quản lý quan trọng để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, để tổ chức, phản ánh và giám đốc các loại tài sản, vật t tiền vốn. Từ đây các nhà quản lý kinh tế căn cứ vào số liệu kế toán để lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp thơng mại với chức năng chủ yếu là lu thông hàng hoá, thì nghiệp vụ bán hàng là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá. Nó ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận, phản ánh kết quả kinh doanh trong một thời kỳ. Vì thế, kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại là một công việc phức tạp và chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Kế toán bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình xử lý, thu thập, cung cấp thông tin và tài liệu về quá trình tiêu thụ cho chủ doanh nghiệp, giúp cho việc đánh giá chất lợng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kế toán bán hàng còn giám đốc quản lý việc kinh doanh mặt hàng, nhóm hàng, địa điểm kinh doanh nào có hiệu quả, bộ phận kinh doanh nào thực hiện tốt công tác tiêu thụ, nhờ đó doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá, chọn lựa phơng án kinh doanh, phơng án đầu t sao cho có hiệu quả nhất. Xuất phát từ vai trò quan trọng đó mà kế toán bán hàng luôn đòi hỏi thực hiện đổi mới, hoàn thiện cho phù hợp với doanh nghiệp, với cơ chế quản lý kinh tế mới. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng chứa đựng cả nhân tố khách quan và chủ quan.
1.1.Về mặt khách quan
Trải qua một thời gian dài đi theo cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, nền kinh tế nớc ta gặp rấy nhiều khó khăn. Hoạt động sản xuất kinh doanh đều do nhà nớc phát lệnh, hớng dẫn, doanh nghiệp cứ theo đó mà làm, lãi doanh nghiệp hởng, lỗ Nhà nớc chịu. Nh vậy, các doanh nghiệp đã tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách thụ động, không thúc đẩy sự tăng trởng và phát triển của doanh nghiệp, từ đó cũng dẫn đến sự kìm hãm nền kinh tế vốn đã khó khăn nay càng khó khăn hơn. Nhng sau những năm đổi mới, nền kinh tế nớc ta đang vận hành theo cơ chế thị tr- ờng có sự điều tiết của Nhà nớc. Đây là một nền kinh tế rất năng động, mọi doanh nghiệp tham gia đều có thể phát huy hết những khả năng vốn có của mình để phát triển, khẳng định vị trí trên thơng trờng, tạo động lực thúc đẩy nền kinh tế đất nớc theo kịp các nớc trong khu vực cũng nh trên thế giới.
Nh đã nói ở trên, kế toán chính là công cụ quản lý quan trọng để các nhà quản lý đa ra đợc quyết định và kế hoạch kinh doanh có hiệu quả, do đó khi chuyển sang cơ chế quản lý kinh tế mới đòi hỏi phải hoàn thiện kế toán sao cho phù hợp với cơ
chế kinh tế của đất nớc đang vận hành. Vì vậy, để phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế mới, trong những năm qua, Nhà nớc đã thực hiện nhiều biện pháp quan trọng để cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán. Ngày 1/11/1995 đợc phép của Thủ tớng Chính phủ, Bộ trởng Bộ Tài Chính đã ra quyết định số 1141 – TC/QĐCĐKT ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp và áp dụng thống nhất trong cả nớc từ 1/1/1996. Ngày 25/10/1997, tại kỳ họp Quốc hội khoá IX, Quốc hội đã thông qua luật thuế giá trị gia tăng thay luật thuế doanh thu hiện hành và áp dụng từ ngày 1/1/1999.
Các thành phần kinh tế trong nền kinh tế thị trờng có hoạt động qua lại với nhau để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của đất nớc, chúng ta phải gấp rút hoàn thiện hệ thống kế toán cho mọi thành phần kinh tế để áp dụng đợc, tạo ra sự quản lý thống nhất cho toàn bộ nền kinh tế.
1.2.Về mặt chủ quan
Do thực trạng kế toán tại các doanh nghiệp nớc ta cha thể hiện hết nhiệm vụ của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và trong công tác bán hàng nói riêng còn thụ động chỉ dừng lại ở mức ghi chép, cung cấp thông tin mà cha nêu đợc bản chất của hoạt động kinh doanh và cha có tác động tích cực tới quá trình tiêu thụ hàng hoá. Trớc yêu cầu quản lý của nền kinh tế thị trờng, công việc của những ngời làm kế toán doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc ghi chép, tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán, vào sổ kế toán và trình bày các thông tin trên các báo cáo kế toán mà còn đòi hỏi phải biết phân tích các báo cáo kế toán. Thông qua phân tích các báo cáo kế toán để có những kiến nghị, đề xuất với lãnh đạo doanh nghiệp để họ có thể đa ra các giải pháp hữu hiệu, các quyết định thích hợp cho việc điều hành, quản lý và định hớng phát triển cho doanh nghiệp trong thời gian trớc mắt cũng nh chiến lợc lâu dài.
Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng nói riêng và kế toán nói chung cũng xuất phát từ yêu cầu quản lý nghiệp vụ tiêu thụ nhằm mục đích duy nhất là ngày càng hoàn thiện tốt chức năng phản ánh, giám đốc các hoạt động cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả
2.Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng:
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là công việc quan trọng, cấp thiết, đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đúng đắn để thúc đẩy nhanh quá trình bán hàng. Thực hiện tốt việc hoàn thiện sẽ giúp cho kế toán bán hàng hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức năng vốn có của mình.
Hoàn thiện kế toán bán hàng bao gồm các nội dung sau:
2.1.Hoàn thiện hạch toán bán đầu:
Trớc tiên, để hoàn thiện hạch toán ban đầu cần phải xây dựng một hệ thống chứng từ kế toán ban đầu cho phù hợp và hợp pháp. Tuỳ thuộc vào mỗi phơng thức bán hàng, vào nội dung của mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các doanh nghiệp phải chọn mẫu chứng từ cho phù hợp.
Hiện nay, chứng từ đợc lập trong kế toán bán hàng là khá nhiều, do đó sẽ tốn kém thời gian cho nhân viên kế toán trong việc xử lý các chứng từ. Việc đơn giản hoá nội dung của chứng từ và tiêu chuẩn hoá mẫu chứng từ bán hàng có nghĩa là
phải xem xét nội dung các chứng từ đó, giảm bớt những chi tiết không cần thiết nhằm nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Cần phải giảm bớt số lợng chứng từ trong nghiệp vụ bằng cách sử dụng các chứng từ liên hợp vừa có tính chất mệnh lệnh, vừa có tính chất chấp hành nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...
Việc tổ chức hợp lý chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng sẽ tạo điều kiện giảm bớt chi phí lao động trong hạch toán, nâng cao chất lợng lao động, đảm bảo giám đốc chặt chẽ hơn, chính xác hơn nghiệp vụ bán hàng.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải xây dựng con đờng vận động của chứng từ một cách khoa học, hợp lý, tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu và ghi sổ kế toán, từ đó giúp cho công tác kế toán bán hàng đợc tiến hành hiệu quả và chính xác.
Bên cạnh việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ bán hàng thì việc tổ chức quá trình hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết cũng hết sức quan trọng. Nó giúp cho kế toán theo dõi chặt chẽ quá trình luân chuyển hàng hoá và tiền vốn, từ đó rút ra những biện pháp nhằm hoàn thiện tốt hơn nhiệm vụ của mình.
2.2.Hoàn thiện hạch toán tổng hợp.
Căn cứ vào hệ thống tài khoản doanh nghiệp mới do Bộ Tài chính ban hành, để hạch toán đúng đắn các nghiệp vụ bán hàng thì tuỳ thuộc vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và các phơng thức bán hàng hiện đang sử dụng. Các doanh nghiệp thơng mại cần phải nghiên cứu để có thể vận dụng các tài khoản cần thiết vào nghiệp vụ bán hàng sao cho việc hạch toán luôn luôn giám sát tình hình thực tế, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý kinh tế của nhà nớc và của doanh nghiệp.
2.3.Hoàn thiện sổ kế toán.
Hoàn thiện sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng bao gồm hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Kế toán cần xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp đầy đủ, chính xác vì sẽ nâng cao đợc hiệu quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Đối với công tác bán hàng thì hoàn thiện hệ thống sổ tổng hợp giúp cho việc theo dõi và quản lý hàng hoá bán ra một cách đầy đủ và chính xác. Ngoài việc hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp còn phải hoàn thiện sổ kế toán chi tiết để giúp cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết đợc hiệu quả hơn. Đối với nghiệp vụ bán hành, trên cơ sở đánh giá hoạt động bán hàng theo từng đối tợng kinh doanh, từng ngành hàng kinh doanh, từng khách hàng mà mở sổ chi tiết để theo dõi cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Nói chung để hoàn thiện sổ kế toán thì phải có thời gian vì sổ kế toán hiện nay vẫn còn nhiều tồn tại. Trong các doanh nghiệp, việc thực hiện sổ kế toán và chế độ ghi sổ kế toán vẫn còn phức tạp, nhiều khi không đúng nguyên tắc dẫn đến số liệu kế toán không chính xác.
Vì vậy hoàn thiện sổ kế toán làm sao phải áp dụng một hệ thống số đơn giản, gọn nhẹ, thuận tiện cho công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế toán.
2.4.ứng dụng khoa học ký thuật vào công tác kế toán.
Trong những năm gần đây, khoa học kỹ thuật không ngừng phát triển, công nghệ kỹ thuật cao đã đợc áp dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó đặc biệt là việc sử dụng máy tính. Đối với công tác văn phòng, máy tính không chỉ làm
thay công việc của máy chữ mà còn phục vụ rất đắc lực trong công tác tính toán nói chung. Vì vậy, việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán sẽ giảm bớt một phần sự vất vả, căng thẳng của nhân viên kế toán, nâng cao khả năng tự động hoá, giảm bớt nhiều lỗi toán học, cho phép cập nhật thông tin nhanh nhạy, liên tục, dễ dàng trong công việc kiểm tra, đánh giá. Tuy nhiên, nó đòi hỏi một sự đầu t lớn về cơ sở vật chất, đội ngũ nhân viên kế toán phải có trình độ cao về chuyên môn và về khoa học kỹ thuật.
3.Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng
mại.
Hệ thống kế toán Việt nam đã không ngừng đợc đổi mới cho phù hợp với quá trình phát triển kinh tế, với sự đổi sâu sắc của cơ chế quản lý nhng do tính chất công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp, lại diễn ra rất khẩn trơng nên chắc chắn co nhiều khiếm khuyết và có những qui trình cha hoàn toàn phù hợp. Mặc dù hệ thống kế toán doanh nghiệp đợc xây dựng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt nam hiện nay và những năm sắp tới, nhng trong quá trình nền kinh tế vận động và đổi mới có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh mà khi xây dựng hệ thống kế toán mới các nhà kinh tế đã không lờng hết đợc. Thêm nữa, khi áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh rất nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Do đặc thù kinh doanh của loại hình doanh nghiệp thơng mại mà với hầu hết các doanh nghiệp thơng mại đang hoạt động kinh doanh trên thị trờng thì bán hàng là khâu quan trọng nhất, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khi đẩy mạnh đợc quá trình bán hàng thì doanh số của doanh nghiệp ngày càng tăng, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện. Chính vì vậy mà kế toán bán hàng là một công việc quan trọng và chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Để thực hiện đợc mục tiêu lợi nhuận thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán, nghiệp vụ bán hàng phải đợc tổ chức khoa học và hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện.
Xuất phát từ những lý luận trên và tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty Thăng Long-BQP cho thấy yêu cầu hoàn thiện là hết sức quan trọng và cần thiết.
Do đó, việc đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng đạt kết quả cao, các doanh nghiệp thơng mại nói chung và Công ty Thăng Long-BQP nói riêng cần quán triệt các yêu cầu cơ bản sau:
3.1.Yêu cầu phù hợp.
Do mỗi doanh nghiệp có loại hình hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh riêng, cũng nh yêu cầu quản lý riêng nên mỗi doanh nghiệp cần vận dụng hình thức tổ chức và hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm, lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh.
Yêu cầu thống nhất là một yêu cầu rất cơ bản nhằm tạo ra một sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân cũng nh trong ngành thơng mại nói riêng. Sự hạch toán thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán đợc thực hiện đầy đủ và đúng đắn trong doanh nghiệp.
Hoàn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo doanh nghiệp đến cơ sở, doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính, kế toán do Nhà nớc ban hành, vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nh vậy, yêu cầu thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thực hiện thống nhất về nhiều mặt nh: Hệ thống tài khoản, hình thức ghi sổ kế toán, trình tự hạch toán cũng nh việc áp dụng hình thức kế toán thủ công hay kế toán mạng máy vi tính giữa các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp, giữa đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc.
3.3.Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả:
Doanh nghiệp nào bỏ vốn ra kinh doanh cũng đều mong muốn đồng vốn của mình đợc sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả cao. Mục đích của mọi hoạt dộng kinh doanh là lợi nhuận cao nhất và chi phí thấp nhất mà việc hoàn thiện kế toán bán hàng cũng không nằm ngoài mục đích đó. Một mặt kế toán bán hàng phải giúp kế toán giảm nhẹ công việc tổ chức, hợp lý ghi chép, lu trữ, bảo quản chứng từ, sổ kế toán mà vẫn đảm bảo tính kịp thời, độ chính xác cao của thông tin kế toán. Mặt khác, nhằm nâng cao hiệu qủa của công tác kế toán trong việc giám đốc, quản lý, sử dụng tài sản và tiền vốn của doanh nghiệp.
3.4.Yêu cầu chính xác và kịp thời.
Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác cho ban lãnh đạo phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Cần tổ chức, trang bị và ứng dụng các phơng tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông
