Bài giảng Quản trị học - Bài 4: Chức năng lập kế hoạch

Mời các bạn cùng tham khảo Bài giảng Quản trị học - Bài 4: Chức năng lập kế hoạch để nắm chi tiết nội dung kiến thức về định nghĩa công tác lập kế hoạch và vai trò của nó; các loại kế hoạch trong tổ chức; nguyên tắc và căn cứ lập kế hoạch; các bước lập kế hoạch; các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng một bản kế hoạch.

BÀI CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH v2.0014101214 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: • Cơng ty A hoạt động lĩnh vực phân phối sản phẩm điện tử linh kiện máy tính  Vốn điều lệ: 6,5 tỷ VND;  Số nhân viên: 30 người;  Có trụ sở Hà Nội chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phịng • Cách làm Công ty A theo kiểu “phi vụ” tập trung vào dự án lớn, chưa phát triển hệ thống bán hàng,… • Có ý kiến cho Cơng ty nên thay đổi cách làm xây dựng kế hoạch kinh doanh cách Câu hỏi: Là trưởng phịng kế hoạch kinh doanh Cơng ty A, theo bạn Cơng ty A có nên thay đổi cách làm hay nên giữ nguyên cũ? Tại sao? Nếu cần thay đổi nên thay đổi nào? v2.0014101214 MỤC TIÊU Kết thúc học viên cần biết: • Định nghĩa cơng tác lập kế hoạch vai trị nó; • Hiểu rõ loại kế hoạch tổ chức; • Các nguyên tắc lập kế hoạch; • Các bước lập kế hoạch; • Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch v2.0014101214 HƯỚNG DẪN HỌC Học viên cần: • Ơn lại Bài – Mơi trường hoạt động tổ chức để hiểu môi trường kinh tế vĩ mô môi trường kinh doanh ngành; ảnh hưởng môi trường lên hoạt động tổ chức; • Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất thống kê, 1998: Chương 4: Hoạch định; • Những vấn đề cốt yếu quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất khoa học, 1999: Chương 4: Bản chất mục đích cơng việc lập kế hoạch; Chương 5: Các mục tiêu; Chương 7: Các chiến lược sách; Chương 8: Làm cho việc lập kế hoạch có hiểu quả; • Thảo luận với giáo viên học viên vấn đề chưa nắm rõ v2.0014101214 NỘI DUNG Bài học đề cập đến nội dung sau: • Lập kế hoạch vai trị cơng tác lập kế hoạch; • Các loại kế hoạch; • Các cứ, nguyên tắc quy trình lập kế hoạch; • Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch v2.0014101214 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH 1.1 Khái niệm lập kế hoạch • Là cầu nối tương lai; • Cần thiết cho việc thực thành công chiến lược; • Phần lớn hoạt động tổ chức, thực hiện, điều phối kiểm tra phụ thuộc vào việc lập kế hoạch tốt hay khơng; • Là chức q trình quản lý liên quan đến việc triển khai thực chức quản lý khác v2.0014101214 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH (tiếp theo) Lập kế hoạch việc xác định trước chương trình hành động tương lai cho tổ chức, phận hay cá nhân sở xác định mục tiêu cần đạt phương pháp để đạt mục tiêu • Tổ chức cần phải làm việc gì? Làm nào? • Ai làm? Khi nào? v2.0014101214 1.2 LẬP KẾ HOẠCH CHÍNH TẮC – KHƠNG CHÍNH TẮC Lập kế hoạch khơng tắc (informal planning) Lập kế hoạch tắc (formal planning) • Khơng thực dạng văn bản, mục tiêu khơng được/ít chia sẻ với thành viên khác tổ chức; • Các mục tiêu cụ thể cho thời gian tương đối dài (một vài năm) xác định; • Thường thực doanh nghiệp nhỏ, người quản lý người chủ doanh nghiệp, có tầm nhìn muốn đạt cách thức đạt đến điều đó; • Các mục tiêu viết thành văn chia sẻ với thành viên tổ chức; • Khơng thực cách liên tục v2.0014101214 • Người quản lý xây dựng chương trình hành động cụ thể nhằm đạt mục tiêu xác định 1.3 CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA LẬP KẾ HOẠCH Sứ mệnh Mục đích tổ chức lý ý nghĩa đời tồn Bản tuyên bố sứ mệnh Các mục tiêu Các kế hoạch Kết cụ thể mà tổ chức hay cá nhân mong muốn đạt khoảng thời gian xác định Đạt mục tiêu (của tổ chức cách có kết hiệu nhất) Các phương pháp để đạt mục tiêu đề Tuyên bố tổng thể mục đích đặc thù lĩnh vực hoạt động nhằm phân biệt tổ chức với tổ chức khác lĩnh vực hoạt động v2.0014101214 TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH? • Xuất phát từ vai trị cơng tác lập kế hoạch:  Giúp cho tổ chức ứng phó với tình bất định;  Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý nhân viên tổ chức;  Lập kế hoạch làm giảm trùng lặp hoạt động gây lãng phí;  Lập kế hoạch đưa mục tiêu tiêu chuẩn ứng dụng trình kiểm tra; • Xuất phát từ thực tế:  Lập kế hoạch kết cơng việc;  Theo khía cạnh khác nhau;  Theo kinh nghiệm phát triển kinh tế thị trường nước 10 v2.0014101214 BƯỚC 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU (tiếp theo) Quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives-MBO) • Các mục tiêu kết cụ thể nhân viên người quản lý xác định; • Những tiến q trình đạt mục tiêu xem xét định kỳ; • Phần thưởng đưa dựa sở tiến đó; • Thay sử dụng mục tiêu để kiểm tra, người quản lý dùng để khích lệ nhân viên; • MBO bao gồm thành tố: Mục tiêu cụ thể, q trình định có tham gia nhân viên, khoảng thời gian rõ ràng, phản hồi lại kết thực 21 v2.0014101214 BƯỚC 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU (tiếp theo) Quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives-MBO) Ưu điểm: MBO dẫn đến việc tăng hiệu làm việc nhân viên suất tổ chức; • Giúp việc điều phối mục tiêu kế hoach từ xuống; • Giúp xác định thứ tự ưu tiên mong đợi; • Hỗ trợ việc truyền thơng theo kênh dọc ngang; • Đẩy mạnh việc khuyến khích động viên người lao động; 22 v2.0014101214 BƯỚC 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU (tiếp theo) Nhược điểm: • Không áp dụng điều kiện môi trường thay đổi liên tục, cần có thời gian ổn định để nhân viên đạt mục tiêu; • Có xu hướng nản chí khơng có cam kết mạnh mẽ liên tục; • Cần thiết xem xét đào tạo cán quản lý; • MBO trọng vào việc hoàn thành mục tiêu cá nhân mà không quan tâm đến thành viên khác đơn vị tác động ngược đến suất Người quản lý cần phải sâu sát để thành viên khơng thực mục đích trái ngược; • Nếu tổ chức coi MBO đơn giản việc hồn tất thủ tục giấy tờ khơng khích lệ nhân viên để đạt mục tiêu 23 v2.0014101214 Xây dựng mục tiêu chung tổ chức (xây dựng dựa vào sứ mệnh tổ chức: ROE:15%, ROS: 25%, & lập nhà quản lý cấp cao) Xây dựng mục tiêu phận (được xây dựng với hợp tác nhà quản lý cấp trung gian) điều hành Các bước chương trình MBO BƯỚC 2: THIẾT LẬP MỤC TIÊU (tiếp theo) Xây dựng kế hoạch hành động (trả lời câu hỏi sao, nào, gì, Được thiết lập bở nhà quản lý cấp sở) Triển khai thực kế hoạch trì tự kiểm tra (nhân viên thực hoạt động họ, họ biết họ phải làm gì, có phương hướng thực hiện, đo lường kết hồn thành mục tiêu, khơng cần kiểm tra hàng ngày, người giám sát kèm cặp hỗ trợ nhân viên gặp khó khăn) Kiểm tra tiến độ định kỳ (đảm bảo kế hoạch thực mong đợi hoàn thành mục tiêu) Đánh giá kết thực (đánh giá việc hoàn thành mục tiêu vấn đề có, Khen thưởng cơng nhận thành công nhân viên, phát triển kiến thức kỹ tương lai cho họ,…) v2.0014101214 24 BƯỚC 3: PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ NGUỒN LỰC VÀ KHẢ NĂNG CỦA TỔ CHỨC Xác định điểm mạnh điểm yếu 25 v2.0014101214 BƯỚC 3: PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ NGUỒN LỰC VÀ KHẢ NĂNG CỦA TỔ CHỨC Phân tích nguồn lực khả tổ chức Phân tích: • Trình độ đội ngũ nhân viên (những kỹ năng, khả năng, kinh nghiệm, quản lý); • Trình độ cơng nghệ; • Những nguồn lực tổ chức huy động; • Khả sáng chế sản phẩm tổ chức nào; • Nguồn lực tài sao; • Nhân thức khách hàng sản phẩm dịch vụ tổ chức v.v • Hệ thống kênh phân phối; =>Năng lực cốt lõi (core competencies): Những nguồn lực khả đặc thù, ngoại lệ, tổ chức có Đây kỹ năng, khả năng, nguồn lực tạo giá trị tổ chức, định lợi cạnh tranh 26 v2.0014101214 BƯỚC 3: PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ NGUỒN LỰC VÀ KHẢ NĂNG CỦA TỔ CHỨC Xác định điểm mạnh điểm yếu • Điểm mạnh khả mà tổ chức làm tốt nguồn lực quý mà tổ chức có; • Điểm yếu hoạt động tổ chức chưa làm làm không tốt, nguồn lực mà tổ chức cần, không có: Tiếp thị, sản xuất, nghiên cứu triển khai, Tài Chính – Kế Tốn, Hệ thống thơng tin, QLNS, v.v 27 v2.0014101214 BƯỚC 4: KẾT HỢP SWOT VÀ XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN CHIẾN LƯỢC Các điểm yếu Các điểm mạnh Các hội Các đe doạ/ thách thức • Dựa vào kết phân tích SWOT, người quản lý xác định phương án chiến lược để tổ chức khai thác, đem lại lợi ích; • Số lượng phương án từ 3-5, vừa đủ để lựa chọn khơng q lãng phí thời gian, nguồn lực; 28 v2.0014101214 BƯỚC 5: ĐÁNH GIÁ CÁC PHƯƠNG ÁN Đánh giá lựa chọn phương án, dựa hai phương pháp: • Định tính: Sử dụng kinh nghiệm, phương pháp phân tích suy luận Cần thiết chưa đủ; • Định lượng: Các yếu tố biên phân tích hiệu dự án thơng qua số tiêu: NPV, IRR, B/C, NPV, thời gian hoàn vốn, v.v 29 v2.0014101214 BƯỚC 6: LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU LÀM KẾ HOẠCH Phương án đáng giá phương án: • Tận dụng tối đa điểm mạnh tổ chức hội môi trường; • Đem lại cho tổ chức lợi cạnh tranh cao (tỷ lệ thu hồi vốn nhanh lợi nhuận lớn nhất); • Duy trì lợi cạnh tranh 30 v2.0014101214 BƯỚC 7: XÂY DỰNG CÁC KẾ HOẠCH HỖ TRỢ • Sự thành cơng kế hoạch phụ thuộc nhiều vào kế hoạch hỗ trợ; • Khi kế hoạch lựa chọn, phải triển khai kết hợp vào hoạt động hàng ngày tổ chức, nhằm đem lại lợi ích hiệu tối đa cho tồn phát triển tổ chức; • Xác định đảm bảo nguồn lực (tài chính, nhân sự, …) cho tổ chức để đảm bảo hoạt động diễn thông suốt đạt mục tiêu 31 v2.0014101214 BƯỚC 8: NGÂN QUỸ HĨA KẾ HOẠCH • Chuyến kế hoạch sang dạng ngân quỹ (số lượng, giá trị,…); • Giúp cho tổ chức xác định cần đầu tư tiền khoảng thời gian nào? từ giúp tổ chức xây dựng kế hoạch lưu kho, tiền vốn phù hợp 32 v2.0014101214 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH • Trình độ người lập kế hoạch:  Hiểu biết kiến thức vấn đề kinh tế, văn hóa, xã hội;  Có kỹ nhận thức, hoạch định, có tầm nhìn xa trơng rộng;  Có khả tổng hợp phân tích vấn đề;  Giúp người lập kế hoạch hiểu thành phần kế hoạch mối quan hệ thành phần đó, để kế hoạch hợp lý, có tính khả thi độ linh hoạt cao • Thơng tin để lập kế hoạch:  Có đầy đủ đáng tin cậy khơng?  Các thông tin dựa cứ, điều kiện tiền đề dự báo thị trường, môi trường tổ chức, đối thủ cạnh tranh, nội lực tổ chức;  Chính sở để dự báo trước tình huống, khả xảy đề biện pháp khắc phục 33 v2.0014101214 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH (tiếp theo) • Sự tham gia tất thành viên (các cấp) doanh nghiệp vào trình lập kế hoạch (sự hiệp lực):  Nếu họ tham gia vào q trình lập kế hoạch họ đóng góp ý kiến thuộc lĩnh vực chun mơn mình…  Có trí sở tiền đề để lập kế hoạch có phối hợp chặt chẽ với trình lập kế hoạc, hiểu rõ cơng việc phải thực • Phương pháp lập (quy trình để lập kế hoạch):  Các bước lập kế hoạch có lơgic hay khơng?  Các sở, để lập có đầy đủ hay không?… Tất yếu tố ảnh hưởng đến Chất lượng kế hoạch: Chất lượng cao hay thấp có tính khả thi hay khơng? 34 v2.0014101214 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Lập kế hoạch chức trình quản lý tổ chức cơng việc cần thiết cho thành cơng Các nội dung đề cập • Vai trị cơng tác lập kế hoạch, mối quan hệ loại mục tiêu, kế hoạch cấp quản trị tổ chức • Các cứ, nguyên tăc, phương pháp để xây dựng kế hoạch tốt có tính khả thi cao • Nghiên cứu ví dụ kế hoạch chiến lược công ty Việt Nam 35 v2.0014101214 ... DUNG Bài học đề cập đến nội dung sau: • Lập kế hoạch vai trị cơng tác lập kế hoạch; • Các loại kế hoạch; • Các cứ, ngun tắc quy trình lập kế hoạch; • Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch. .. TẮC LẬP KẾ HOẠCH Các nguyên tắc lập kế hoạch: • Phải chủ động lập kế hoạch tạo môi trường làm việc có kế hoạch tổ chức; • Phải có tham gia nhà quản trị cấp từ thấp đến cao • Các mục tiêu kế hoạch. .. v2.0014101214 MỤC TIÊU Kết thúc học viên cần biết: • Định nghĩa cơng tác lập kế hoạch vai trị nó; • Hiểu rõ loại kế hoạch tổ chức; • Các nguyên tắc lập kế hoạch; • Các bước lập kế hoạch; • Các yếu