bài giảng quản trị học chương 3 chức năng tổ chức- cđ ngề công nghệ ladec

KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRỊ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨCI.1 Khái niệm chức năng tổ chức Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động t hành lập nên các bộ phận trong tổ

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ LADEC

QUẢN TRỊ HỌC

TP HỒ CHÍ MINH 2013

I KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRỊ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

I.1 Khái niệm chức năng tổ chức

Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động t hành lập nên các bộ phận trong tổ chức gồm các khâu và các cấp để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ, nhiệm

vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các

bộ phận đó.

Nội dung của Chức năng tổ chức

Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức

Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việc

Thiết lập hệ thống quyền lực và phân

quyền.

I KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRỊ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

I KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

I 2 M ụ c tiêu c ủ a t ổ ch ứ c

Tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy năng lực, nhiệt tình để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

I.3 Vai trị c ủ a ch ứ c n ă ng t ổ ch ứ c

 Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ

được triển khai vào thực tế.

 Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các

cá nhân và cho cả tập thể.

 Tác động tích cực đến việc sử dụng các

nguồn lực một cách hiệu quả nhất

 Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí

trong hoạt động quản trị.

I KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRỊ

I.4 Các nguyên t ắ c trong t ổ ch ứ c

 Thống nhất chỉ huy

 Nguyên tắc hiệu quả

 Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu

 Nguyên tắc cân đối

 Nguyên tắc linh hoạt

I KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, VAI TRÒ

Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị

II.1 Tầm hạn quản trị

II VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG

II.1 Tầm hạn quản trị

đến các thông số của cơ cấu tổ chức (cấp

bậc và phân hệ)

tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ

luật, …

II.1 Tầm hạn quản trị

 Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà

quản trị có đầy đủ năng lực, cấp dưới có trình

độ làm việc khá, công việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi; và cấp dưới đã được người quản trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều.

 Trái lại, nếu năng lực của nhà quản trị có hạn

chế, trình độ của cấp dưới cũng không cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch, thì tầm hạn quản trị hẹp lại thích hợp hơn

II VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG

II.2 Quyền hành trong quản trị

 Là năng lực cho phép các nhà quản trị yêu

cầu những người thừa hành cấp dưới phải hành động theo chỉ thị của mình.

 Quyền hành là công cụ của NQT, muốn quản

trị phải có quyền

 Theo Max Weber thì quyền hành của NQT chỉ

đầy đủ khi đủ 3 yếu tố:

 Sự hợp pháp chính đáng

 Khả năng bản thân của NQT

 Đức tính NQT khiến cấp dưới tin tưởng

II VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG

II.3 Phân cấp quản trị

 Khái niệm: Là sự phân chia hay ủy thác bớt

quyền hành của NQT cấp trên cho các NQT cấp dưới.

Phân cấp hay còn gọi là phân quyền hay phi tập trung hóa trong quản trị

 Mục đích:

- Làm tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của

cả hệ thống công ty

- Giảm bớt khối lượng CV cho cấp trên

- Tạo đk cho các NQT cấp dưới thể hiện và

thay thế

II VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG

III.1 Khái niệm

Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một

chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các

mục tiêu chung của tổ chức.

III CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

III 2 Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

Gồm có các tiêu chuẩn sau đây

 Phân công và thành lập theo số lượng NV

 Phân công và thành lập theo thời gian làm việc

 Theo chức năng chủ yếu của cơ quan

 Phân công và thành lập theo lãnh thổ

 Phân công và thành lập theo sản phẩm

 Phân công và thành lập theo khách hàng

 Phân công và thành lập theo quy trình

Cơ cấu tổ chức theo các chức năng

Cơ cấu tổ chức theo địa lý

Cơ cấu tổ chức phân theo sản phẩm

+ Ưu điểm: Nâng cao nâng cao trình độ chuyên môn hóa trong SXKD + Nhược điểm: Cần người có năng lực quản lý chung

Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

Cơ cấu tổ chức phân theo khách hàng

III CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

III 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:

 Quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ

yếu theo chiều dọc

 Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

 Chỉ phù hợp với những xí nghiệp có qui mô nhỏ, sản

phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục

Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

III CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

III 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

 Cơ cấu quản trị theo chức năng

Cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lý là:

 Có sự tồn tại các đơn vị chức năng.

 Không theo tuyến.

 Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn

vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể

có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.

 Do vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy nên

cơ cấu này chỉ tồn tại trên lý thuyết mà thôi

Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng

III CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

III 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng

 Đặc trưng là có sự tồn tại của các đơn vị chức

năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến

 Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách

nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng

III CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

III 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

 Cơ cấu tổ chức quản trị ma trận

 Mô hình này được nhiều NQT quan tâm khi

thiết kế bộ máy quản trị của tổ chức Các tên gọi khác như bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm

 Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện

nhiều dự án

 Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

III CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

III 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

 Cơ cấu tổ chức quản trị ma trận

 Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến

và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án

 Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ

phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định

 Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên

trong đề án trở về vị trí, đơn vị cũ

Cơ cấu tổ chức quản trị ma trận

III CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

III 3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

 Cơ cấu tổ chức quản trị theo lý thuyết Z

 Đây là hình thức quản trị mang lại năng suất

lao động và sự trung thành cao của NV đối với Cty.

 Z không thể áp dụng cho mọi tổ chức

 Đặc tính chung của Z là sự ổn định của môi

trường

III CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

 Mục tiêu và chiến lược hoạt động của công ty

 Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội

 Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh

của công ty

 Năng lực và trình độ con người trong công ty

 Mục tiêu và chiến lược hoạt động

của công ty

 Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và

căn cứ vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy.

 Chiến lược quyết định loại công nghệ kỹ thuật và con

người phù hợp với việc hoàn thành các nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại công nghệ

được sử dụng cũng như theo những đặc điểm của con

người trong xí nghiệp đó.

 Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường trong đó xí

nghiệp sẽ hoạt động và hoàn cảnh môi trường này sẽ

ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức

 Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh XH

Căn cứ theo 3 loại bối cảnh là: ổn định, thay đổi, xáo trộn.

 Ổn định: không có hoặc có ít những thay đổi đột ngột,

ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít biến động, thể chế nhà nước ít thay đổi, KHKT mới ít xuất hiện

 Thay đổi: trái ngược với ổn định, nên các NQT thường

phải thay đổi bộ máy tổ chức của họ theo các thay đổi

đó (thay đổi có dự báo trước)

 Xáo trộn: Khi các đối thủ cạnh tranh đưa ra sản phẩm

mới một cách bất ngờ, khi luật pháp bất ngờ thay đổi, khi những khoa học kỹ thuật mới tạo ra những thay

đổi cách mạng trong phương pháp sản xuất.

→ các NQT linh hoạt ứng cứu

 Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật

kinh doanh của công ty

 Các công ty có công nghệ SX, qui trình hoạt

động phức tạp thường có cơ cấu tổ chức

nhiều cấp bậc, mức độ giám sát, phối hợp cao

 có tầm hạn quản trị thường là hẹp

 Các công ty làm việc theo lối dây chuyền,

công nghệ đã trở thành đơn giản

 tầm hạn quản trị thường là rộng

 Công nghệ càng hiện đại thì số lượng viên

chức thư ký văn phòng càng tăng.

 Năng lực và trình độ con người

 NQT cấp cao có ả/h trước tiên đ/v CCTC

 Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ

thường để dấu ấn trên cách thức tổ chức của

xí nghiệp mà họ phụ trách

 CCTC cũng phải phù hợp với các đặc điểm về

trình độ, về tác phong làm việc của NV

 Đặc trưng về trình độ con người trong tổ chức

sẽ quyết định tầm hạn quản trị