Bài giảng quản trị học chương 6 chức năng tổ chức

CHƯƠNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 1.Một số khái niệm 2.Thiết lập cấu tổ chức Phân quyền ủy quyền quản trị I MỘT SỐ KHÁI NIỆM Khái niệm chức tổ chức Chức Tổ chức Chức quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng phát triển cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm phận tổ chức Nội dung Chức tổ chức Thiết kế, phát triển cấu tổ chức Xây dựng nguyên tắc thủ tục qui trình làm việc Thiết lập hệ thống quyền lực phân quyền Vai trò chức tổ chức     Bảo đảm mục tiêu kế hoạch triển khai vào thực tế Tạo môi trường làm việc thích hợp cho cá nhân cho tập thể Tác động tích cực đến việc sử dụng nguồn lực cách hiệu Giảm thiểu sai sót lãng phí hoạt động quản trị Những vấn đề khoa học công tác tổ chức  Tầm hạn quản trị : số lượng phận, phân hệ, cá nhân quyền mà cấp quản trị có khả điều hành hữu hiệu  Tầm hạn có liên quan chặt chẽ đến thông số cấu (cấp bậc phân hệ)  Tầm hạn bị tác động nhiều yếu tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, … Tầm kiểm sốt = Tầm kiểm soát = 1 16 64 64 512 256 4096 1024 4096 Số nhà quản trị (1 – 6) 1.365 Số nhà quản trị (1 – 4) 585     Quyền hành: lực cho phép yêu cầu người khác hành động theo đạo Quyền hành sở lãnh đạo huy Quyền hành gắn với vị trí cấp bậc quản trị Quyền hành hình thành từ nhiều yếu tố  Tính thức hợp pháp chức vụ  Sự chấp nhận đối tượng liên quan  Năng lực đạo đức nhà quản trị Phân quyền quản trị : trình chuyển giao quyền lực từ cấp xuống cấp giới hạn định  Là xu quản trị đại  Làm gia tăng khả linh hoạt thích nghi hệ thống  Đáp ứng nhu cầu gia tăng qui mô họat động hệ thống lớn  II XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Khái niệm Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) chỉnh thể khâu, phận khác nhau, chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn bố trí theo cấp quản trị nhằm thực mục tiêu chung tổ chức  Ưu điểm Có ưu điểm cấu trực tuyến cấu chức Tạo điều kiện cho giám đốc trẻ  Nhược điểm Nhiều tranh luận xảy Hạn chế sử dụng kiến thức chun mơn Vẫn có xu hướng can thiệp đơn vị chức Ưu điểm  Tổ chức linh động  Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu  Đáp ứng tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động  Hình thành giải thể dễ dàng, nhanh chóng Nhược điểm  Dễ xảy tranh chấp ảnh hưởng người lãnh đạo phận  Cơ cấu địi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn  Phạm vi sử dụng hạn chế III PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Phân quyền xu hướng phân tán quyền định CCTC Phân quyền sở để thực uỷ quyền QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM Quyền hạn phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy nghó hành động người khác Trách nhiệm đòi hỏi người sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu hậu (kết quả) thực công việc Quyền hạn luôn phải cân (tương xứng) với trách nhiệm UỶ QUYỀN “ y quyền giao cho trách nhiệm quyền    hạn để thay mặt bạn thực công việc “ Uỷ quyền công việc # giao việc Uỷ quyền công việc tức thoả thuận với người khác nhằm: Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực công việc Trao cho họ quyền hạn để thực công việc Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người uỷ quyền - người khác để họ thực công việc TẠI SAO PHẢI ỦYQUYỀN ?    Lợi ích người ủy quyền Giúp phát triển kó lực họ Cảm nhận tin tưởng giúp họ nỗ lực với công việc Thực uỷ quyền thành công mang đến hội phát triển cho thành viên vốn có lực, tích cực, tận tụy thạo việc     Lợi ích nhà quản lý: Tập trung vào công việc yếu Giảm áp lực công việc Nâng cao hiệu công việc tập thể Đào tạo nhà QT kế cận VÌ SAO MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ LẠI NGẠI UỶ QUYỀN?      Không tin tưởng vào trình độ lực nhân viên Sợ không kiểm soát nhiệm vụ giao Sợ nhân viên không thực tốt nhiệm vụ giao Ngại tốn nhiều thời gian công sức cho việc lập kế hoạch huấn luyện nhân viên yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu Sợ người giao việc làm tốt QUÁ TRÌNH UỶ QUYỀN HIỆU QUẢ Chuẩn bị uỷ quyền Quyết định công việc uỷ quyền Lựa chọn người để uỷ quyền Thực uy ûquyền Đặt mục tiêu Lập kế hoạch Đánh giá Giám sát Thực Những công việc nên ủy quyền     Những công việc lăp lại Những vấn đề nhỏ nhặt tốn nhiều thời gian Công việc không cần đến lực NQT Công việc giúp nhân viên phát triển… Những việc không nên ủy quyền    Đánh giá thành tích kỷ luật nhân viên Hoạch định chiến lược để phát triển công ty Ra định quan trọng nhân sự… CHỌN NGƯỜI PHÙ HP ĐỂ ỦY QUYỀN      Người phù hợp để uỷ quyền công việc : Người có kỹ chuyên môn kinh nghiệm cần thiết Người có kỹ chuyên môn, chưa có kinh nghiệm thực công việc Người có chuyên môn gần phát triển thông qua việc thực công việc uỷ quyền Người có thời gian để thực công việc Người sẵn lòng nhận lấy trách nhiệm thực công việc uỷ quyền Để ủy quyền thành công         Tin tưởng vào nhân viên Cụ thể rõ ràng Những dẫn cần thiết Hãy “quản lý” đừng “làm” Giám sát hợp lý Động viên kịp thời Tránh “ủy quyền ngược” Đúng người, việc Những lưu ý ủy quyền    Uỷ quyền dựa mạnh người uỷ quyền để giúp họ phát huy tối đa lực thân Uỷ quyền dựa sở lòng tin người uỷ quyền người uỷ quyền, qua trao cho họ đầy đủ quyền hạn để họ thực uỷ quyền Uỷ quyền phải gắn với kiểm tra để đảm bảo vấn đề uỷ quyền thực Baì tââp Ơng Mạnh vừa là chủ vừa là giám đốc môât công ty sản xuất mỹ phẩm và các sản phẩm chăm sóc cá nhân với số lượng nhân viên làm tại văn phòng điều hành khoảng 20 người Công ty này vốn là môât sở sản xuất nhỏ gia đình ông thành lââp 10 năm về trước Bản thân ông Mạnh là môât NQT lên từ công viêâc và có phong cách quản lý nhân viên theo kiểu gia đình Trước ông Mạnh phụ trách viêâc tìm kiếm và giao dịch với khách hàng, lââp kế hoạch SX và theo dõi viêâc phân phối SP Khoảng hai năm trở lại công viêâc KD của công ty mở rôâng, ông đã thuê thêm nhân sự mới phụ trách bán hàng và điều hành SX Tuy vâây, ông Mạnh vẫn tiếp tục làm các công viêâc giao dịch với khách hàng, các quyết định về giá và phân phối, bôâ phâân bán hàng chỉ là người thừa hành dựa các hồ sơ mà ông Mạnh đã ký với khách hàng Đôi kế hoạch giao hàng có sự thay đổi ông và khách hàng thương lượng ông quên không thông báo cho bôâ phâân bán hàng…điều này làm ảnh hưởng đến bôâ phâân SX, dẫn đến tình trạng bôâ phâân này phải thay đổi KHSX (kế hoạch SX) thường xuyên, công nhân phải làm viêâc thêm giờ, NVL bị thiếu hụt không có KHSX ổn định Bôâ phâân SX và Bôâ phâân Bán hàng không thể làm viêâc được với nhau, người trưởng bôâ phâân SX đầu tiên đã xin nghỉ viêâc, người thứ hai cũng găâp rắc rối với trưởng bôâ phâân bán hàng và ông Mạnh Gần khách hàng cũng thường xuyên than phiền về thời gian giao hàng và chất lượng SP Điều này càng làm cho ông Mạnh tăng cường kiểm soát đến công viêâc của nhân viên dưới quyền vì lo ngại nếu không để mắt tới, nhân viên viên sẽ không làm tốt công viêâc ông mong đợi Câu hỏi Khó khăn mà cá nhân ông Mạnh găâp phải công viêâc của mình là gì? Nguyên nhân nào dẫn đến điều đó? Làm thế nào để giải quyết khó khăn đó? Vấn đề mấu chốt nhất ông Mạnh cần quan tâm để giải quyết khó khăn là gì? Hãy hình dung các rủi ro đến với công ty này vấn đề không được giải quyết thấu đáo? ... niệm chức tổ chức Chức Tổ chức Chức quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng phát triển cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm phận tổ chức. .. trình độ, tính kỷ luật, … Tầm kiểm sốt = Tầm kiểm soát = 1 16 64 64 512 2 56 40 96 1024 40 96 Số nhà quản trị (1 – 6) 1. 365 Số nhà quản trị (1 – 4) 585     Quyền hành: lực cho phép yêu cầu người... Giảm thiểu sai sót lãng phí hoạt động quản trị Những vấn đề khoa học công tác tổ chức  Tầm hạn quản trị : số lượng phận, phân hệ, cá nhân quyền mà cấp quản trị có khả điều hành hữu hiệu  Tầm