Slide bài giảng quản lý học chương 4: Chức năng tổ chức

Slide bài giảng quản lý học chương 4: Chức năng tổ chức

BÀI 4 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

PGS.TS.Phan Kim Chiến

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chức năng tổ chức có ảnh hưởng thế nào đến kết quả hoạt động của một tổ chức?

• Đại học KT Hà Nội là một trường ĐH lớn đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc 8 khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế toán, luật, hệ thống thông tin, ngoại ngữ kinh tế, với các hệ chính quy, tại chức, bằng hai và từ xa; 25 chương trình đào tạo

ĐH và cao học liên kết nước ngoài Là một trong những trung tâm nghiên cứu và tư vấn lớn của cả nước

• Trường chịu sự quản lý gắt gao của Bộ GDĐT Trường ko được tự quyết định quy mô tuyển sinh, nội dung ch/trình đào tạo, mức học phí nhưng lại phải tự chi trả cho mọi hoạt động của mình

• Đội ngũ giảng viên, nhân viên hơn 2000 người, số lượng SV, học viên là hơn 30000, trường vẫn có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành và 15 Phòng Ban, Trung tâm

• Mức độ tập trung trong quản lý tại Trường rất cao Phần lớn các quyết định liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, nguồn nhân lực… được đưa ra

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

• Sự hòa nhập giữa các khoa và bộ môn trong trường thấp dẫn đến tình trạng cát cứ

Nhiều chuyên ngành và môn học trở nên trùng lắp Mối quan hệ công việc giữa các

bộ phận trong trường không rõ ràng do thiếu cơ chế phối hợp…

• Hậu quả của tình trạng trên là chất lượng đào tạo giảm, Trường dần mất thị trường

trong một số hệ và ngành đào tạo, thu nhập của giáo viên, nhân viên không cao hơn

các trường trong khối, động lực của giáo viên giảm sút

• Trong bối cảnh đó, để đưa Trường sang một giai đoạn phát triển mới cần có sự thay

đổi toàn diện Nhà trường phải được hưởng chế độ tự chủ từ Bộ GDĐT cả trong đào

tạo và tài chính Về phía mình, Trường phải lựa chọn sứ mệnh và tầm nhìn: trở thành

một trường ĐH mang tính đại chúng hay trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng

cao, nghiên cứu và tư vấn

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

• Cơ cấu tổ chức phải được đổi mới theo hướng tăng cường phi tập trung, tạo nên các đơn vị chiến lược là các trường nhỏ có quyền tự chủ cao và theo đuổi định hướng chiến lược của trường; sử dụng cơ cấu ma trận để xây dựng các chương trình đào tạo theo nhu cầu xã hội; phát triển các nhóm nghiên cứu và tư vấn xuyên chức năng; tăng cường

sự hòa nhập giữa các đơn vị và bộ phận trong Trường; chuẩn hóa hoạt động của toàn hệ thống Hơn nữa muốn tăng được chất lượng đào tạo thì điểm mấu chốt là phải thu hút,

sử dụng và giữ được người giỏi trong đào tạo, nghiên cứu, tư vấn và cả quản lý Nhà trường

• Trường Đại học KT là hình ảnh mô phỏng của nhiều trường đại học công lập ở Việt Nam hiện nay với nhiều vấn đề cần giải quyết, trong đó có những vấn đề thuộc về chức năng

tổ chức

1 Trong tình huống trên, các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường Đại học KT có phải là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Nhà trường hay không?

MỤC TIÊU

• Hiểu được thuật ngữ tổ chức như một chức năng quản lý và vai trò của tổ

chức trong triển khai một kế hoạch nhất định

• Nắm được khái niệm cơ cấu tổ chức

• Hiểu và phân tích được cơ cấu tổ chức của một tổ chức nhất định theo các

thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

• Hiểu quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức và thực hành tốt những kỹ năng

trong quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức

NỘI DUNG

Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức

Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức

1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

• Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng)

• Với tư cách một chức năng quản lý, tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công

kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp)

• Trong bài này chúng ta nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp

CƠ CẤU TỔ CHỨC

• Cơ cấu tổ chức - khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia,

các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch

• Cơ cấu chính thức: tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối

hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch

• Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các

thành viên của tổ chức

• Cơ cấu tổ chức bền vững: tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn

chiến lược của tổ chức

• Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch tác nghiệp

của tổ chức

2.2 Hình thành các bộ phận

2 CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC

2.1 Chuyên môn hóa công việc

2.3 Cấp quản lý và tầm quản lý

2.4 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

2.5 Tập trung và phi tập trung trong quản lý

2.6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức

2.1 CHUYÊN MÔN HÓA CÔNG VIỆC

• Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhâN

• Lợi thế: có thể làm tăng năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả của người lao động

• Hạn chế: có thể dẫn đến sự nhàm chán, giảm khả năng sáng tạo của người lao động; tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động

• Mô hình tổ chức ma trận;

• Mô hình tổ chức theo nhóm;

• Cơ cấu mạng lưới

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY CHẾ TẠO MÁY ABC

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG

• Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu

• Ưu điểm:

1) Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao;

2) Phát huy những ưu thế của chuyên môn hoá, giảm sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản hoá đào tạo;

3) Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng cơ bản;

4) Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và

tư cách nhân viên;

5) Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG (tiếp theo)

• Nhược điểm:

1) Mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng;

2) Thiếu sự phối hợp hành động giữa các

6) Đổ trách nhiệm thực hiện mục tiêu

chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất

TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM/KHÁCH HÀNG/ĐỊA DƯ

• Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân

thực hiện các hoạt động tạo ra 1 loại sản phẩm,

phục vụ 1 nhóm khách hàng mục tiêu, trên 1 khu

vực địa lý được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu

• Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm: các đơn vị thực

hiện tất cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết để

phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm,

• Cơ cấu theo địa dư: các hoạt động trong một khu

vực địa lý nhất định được hợp nhóm và giao cho

một nhà quản lý

MỘT CÁCH HỢP NHÓM BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG CỦA MỘT DOANH NGHIỆP KINH TẾ QUỐC PHÒNG

MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO ĐỊA CƯ CỦA CỤC THUẾ HÀ NỘI

ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/ KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ

Ưu điểm:

1) Tập trung sự chú ý vào những sản phẩm,

khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt;

2) Phối hợp hành động giữa các bộ phận vì

mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn;

3) Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ̃ được

quan tâm;

4) Có được thông tin tốt hơn về thị trường và

khách hàng sẽ được quan tâm hơn;

5) Sử dụng được lợi thế nguồn lực của các

địa phương khác nhau;

6) Việc quy định trách nhiệm giải trình đối với

kết quả cuối cùng khá dễ dàng;

7) Giảm gánh nặng cho các nhà quản lý cấp

cao và tạo khả năng phát triển các nhà

ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/

KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ

Nhược điểm:

1) Công việc có thể bị trùng lắp;

2) Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến̉;

3) Khó thích ứng với các yếu tố tác động lên

toàn tổ chức;

4) Cần nhiều người có năng lực quản lý chung;

5) Khó thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung;

6) Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm

soát của cấp quản lý cao nhất

TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC

TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC

Nhược điểm:

1) Có khả năng xuất hiện tình trạng cục

bộ, khi lợi ích của đơn vị chiến lược lấn

át lợi ích của toàn tổ chức;

2) Chi phí cho cơ cấu tăng do tính trùng lắp của công việc;

3) Những kỹ năng kỹ thuật không được chuyển giao dễ dàng vì các kỹ thuật gia

và chuyên viên đã bị phân tán trong các đơn vị chiến lược;

4) Công tác kiểm soát của cấp quản lý cao nhất có thể gặp nhiều khó khăn

TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC Ở MỘT NGÂN HÀNG LỚN

CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN TẠI MỘT DOANH NGHIỆP

MÔ HÌNH TỔ CHỨC HỖN HỢP TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI

2.3 CẤP QUẢN LÝ VÀ TẦM NHÌN QUẢN LÝ

• Tầm quản lý (hay tầm kiểm soát): Số thuộc cấp báo cáo trực tiếp với một nhà quản lý nhất định

• Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, tầm quản lý hẹp cần nhiều cấp

• Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản lý:

 Năng lực của các nhà quản lý;

 Tính phức tạp của hoạt động quản lý;

 Sự thạo việc và ý thức tuân thủ của cấp dưới;

 Sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm;

 Năng lực của hệ thống thông tin

CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHƯC XÉT THEO SỐ CẤP QUẢN LÝ

2.4 QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM TRONG TỔ CHỨC

• Quyền hạn là quyền tự chủ trong hành động, trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong tổ chức

• Trách nhiệm - đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công và đạt được mục tiêu xác định

CÁC LOẠI QUYỀN HẠN TRONG TỔ CHỨC

• Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho

phép nhà quản lý ra quyết định và giám

sát trực tiếp đối với cấp dưới

• Quyền hạn tham mưu là quyền cung

cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà

quản lý khác

• Quyền hạn chức năng là quyền trao

cho một cá nhân hay bộ phận được ra

quyết định và kiểm soát những hoạt

động nhất định của các bộ phận khác

NHỮNG HẠN CHẾ TRONG VIỆC SỬ DỤNG THAM MƯU

• Nguy cơ làm xói mòn quyền hạn trực tuyến

• Thiếu trách nhiệm của các tham mưu

• Các lời khuyên thiếu căn cứ, thiếu tính thực tiễn

LÀM CHO THAM MƯU TRỞ NÊN CÓ HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ

• Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn

• Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống tổ chức

• Bảo đảm cho tham mưu có đủ thông tin

• Bảo đảm tham mưu toàn diện

2.5 TẬP TRUNG VÀ PHI TẬP TRUNG TRONG QUẢN LÝ

• Tập trung là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức

• Phi tập trung là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định

HAI DẠNG PHI TẬP TRUNG TRONG QUẢN LÝ TỔ CHỨC

• Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định

• Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc nhất định một cách độc lập

MỨC ĐỘ PHI TẬP TRUNG TRONG TỔ CHỨC

Mức độ phi tập trung càng lớn khi:

• Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản lý thấp hơn càng lớn

• Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp càng quan trọng

• Phạm vi tác động bởi các quyết định được ra ở các cấp dưới càng lớn

• Một nhà quản lý càng được độc lập trong quá trình quyết định

ĐIỀU KIỆN ĐỂ ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN CÓ HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ

• Thứ nhất, các nhà quản lý phải thực sự tự giác trao cho cấp dưới quyền tự do để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ

• Thứ hai, cần xây dựng được một hệ thống truyền thông mở giữa cấp trên và cấp dưới

• Thứ ba, các nhà quản lý phải có khả năng phân tích các yếu tố

VỀ QUY TRÌNH ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN

• Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền, trao quyền và mục tiêu cần đạt được

• Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền, trao quyền và mục tiêu cần đạt được

• Đảm bảo các nguồn lực

• Duy trì các kênh thông tin mở

• Thiết lập hệ thống kiểm soát có năng lực

• Khen thưởng đối với việc uỷ quyền, trao quyền có hiệu lực, hiệu quả

2.6 PHỐI HỢP CÁC BỘ PHẬN CỦA TỔ CHỨC

• Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức

• Các công cụ phối hợp:

 Các kế hoạch;

 Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật;

 Các công cụ cơ cấu;

 Giám sát trực tiếp;

 Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý;

 Văn hoá tổ chức

3 QUY TRÌNH HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Câu hỏi:

1 Các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường ĐH KT có phải là một trong những

nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Nhà trường hay không?

2 Có những vấn đề nào thuộc về chức năng tổ chức ở trường ĐH KT cần phải được

giải quyết trong tình huống nêu trên nhằm thực hiện sứ mệnh và tầm nhìn: trở thành

một trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu và tư vấn?

Trả lời:

1 Chức năng tổ chức có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Trong ví dụ trên, các

vấn đề thuộc về chức năng tổ chức đã làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của

trường Đại học KT (chất lượng đào tạo giảm, thị trường trong một số ngành đào tạo

bị thu hẹp, động lực làm việc của cán bộ giảng viên yếu đi )

2 Vấn đề cần giải quyết: tăng cường phi tập trung, phát triển bộ môn theo hướng

chuyên môn hóa và hợp nhóm giáo viên có cùng hướng giảng dạy và nghiên cứu,

sử dụng cơ cấu ma trận để xây dựng các chương trình đào tạo theo nhu cầu thị

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Ủy quyền trong quản lý tổ chức:

a Là giao quyền và giao hoàn toàn trách nhiệm cho người được ủy quyền

b Gắn liền với chế độ trách nhiệm kép

c Là người ủy quyền chỉ cần kiểm tra kết quả công việc được ủy quyền

d Là người ủy quyền chỉ cần kiểm tra tiến trình thực hiện công việc cảu người được ủy

quyền

Trả lời:

- Đáp án đúng: phương án d

- Vì: ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân

danh mình thực hiện những công việc nhất định Nghĩa là người ủy quyền trao cho

cấp dưới một số quyền đủ để thực hiện công việc nhất định vốn thuộc thẩm quyền

của cấp trên trong khi cả hai vẫn phải chịu trách nhiệm trước tổ chức và môi trường

Người được ủy quyền có trách nhiệm báo cáo lên người ủy quyền về kết quả, tiến

trình thực hiện công việc và nguồn lực sử dụng

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2

Đảm bảo con người và các nguồn lực khác của tổ chức trong những hình thái cơ

cấu nhất định nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức là nội dung của chức năng:

CÂU HỎI TỰ LUẬN/ CÂU HỎI MỞ

Nêu tên một tổ chức mà bạn quan tâm Hãy vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của tổ chức

đó? Xác định các điểm mạnh và điểm yếu của cơ cấu nêu trên theo các thuộc

tính cơ bản của cơ cấu?

Trả lời:

- Cần giới thiệu tên tổ chức, chức năng, lĩnh vực hoạt động, mục tiêu chiến lược của

tổ chức đó

- Các thuộc tính cần phân tích: chuyên môn hóa; sự phân chia các bộ phận; quyền

hạn – trách nhiệm; tầm – cấp quản lý; tập trung - phi tập trung; phối hợp