Bài giảng Quản trị học - Bài 7: Kiểm tra thông tin đến người học khái niệm chức năng kiểm tra; vai trò của chức năng kiểm tra; quy trình kiểm tra và các bước trong quy trình kiểm tra; phân biệt các hình thức kiểm tra; các phương pháp kiểm tra; các nguyên tắc kiểm tra.
BÀI 7: KIỂM TRA v2.0014101214 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: Bà Huyền chủ tịch trưởng ban quản trị CTP giận nói với ơng Hùng, phó chủ tịch tài ơng Dũng, kiểm tra viên sau: “Tại khơng có báo cáo cho việc? Tại khơng thể biết xảy xung quanh đây? Tại tơi bị giữ bóng tối? Không thông báo cho công ty hoạt động dường không nghe biết vấn đề tận chúng trở thành khủng hoảng Bây muốn vị đưa hệ thống mà tơi giữ lại thơng báo, muốn biết vị thực điều trước thứ hai tuần sau Tơi mệt mỏi bị tách rời với việc mà cần phải biết chịu trách nhiệm cơng ty này” Câu hỏi: Có khả xảy việc bà Huyền nhận thông tin mà bà khơng biết hay khơng? Ơng Hùng hay ơng Dũng phải làm để biết điều xử lý việc nào? v2.0014101214 MỤC TIÊU Sau kết thúc học, học viên có khả năng: • Trình bày khái niệm chức kiểm tra; • Chỉ vai trị chức kiểm tra; • Trình bày quy trình kiểm tra bước quy trình kiểm tra; • Phân biệt hình thức kiểm tra; • Trình bày phương pháp kiểm tra; • Giải thích nguyên tắc kiểm tra v2.0014101214 NỘI DUNG Khái niệm, vai trò chức kiểm tra; Quy trình kiểm tra; Các hình thức kiểm tra; Các phương pháp kiểm tra v2.0014101214 HƯỚNG DẪN BÀI HỌC Học viên cần tìm hiểu thêm kiến thức cơng tác kiểm tra cách: • Ơn lại Bài – Tổng quan quản lý/quản trị để có hiểu kỹ khái niệm tổ chức, hiệu quả, chức quản lý, … • Tìm đọc số tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất thống kê, 1998: Chương14 – Chức kiểm soát (từ trang 414-441); Những vấn đề cốt yếu quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất khoa học, 1999: Chương 22: Hệ thống kiểm tra trình kiểm tra (từ trang 545-567) để có thêm kiến thức công tác kiểm tra tổ chức để hồn thành tập thực hành trả lời câu hỏi ôn tập bài; • Thảo luận với giáo viên học viên vấn đề chưa nắm rõ v2.0014101214 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CHỨC NĂNG KIỂM TRA 1.1 Khái niệm chức kiểm tra; 1.2 Vai trò chức kiểm tra v2.0014101214 1.1 KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG KIỂM TRA Khái niệm: Kiểm tra việc đo lường trình thực kế hoạch thực tế, qua phát sai lệch nhằm đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tổ chức thực mục tiêu kế hoạch đề v2.0014101214 1.2 VAI TRÒ CHỨC NĂNG KIỂM TRA Xác định lại nguồn lực tổ chức (ở đâu, sử dụng, nào?) Đảm bảo cho mục tiêu kế hoạch thực với hiệu cao Đánh giá mức độ thực kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân biện pháp khắc phục Giúp tổ chức theo sát ứng phó với thay đổi môi trường Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý v2.0014101214 QUY TRÌNH KIỂM TRA Xây dựng tiêu chuẩn Đo lường việc thực Điều chỉnh sai lêch v2.0014101214 2.1 XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM TRA • Tiêu chuẩn kiểm tra điểm lựa chọn mà người ta đặt phép đo để đánh giá việc thực kế hoạch • Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra: Thống kê kinh nghiệm; Phân tích toán; Chuyên gia Khi xây dựng tiêu chuẩn cần ý: • Các tiêu chuẩn cần đo lường được; • Các tiêu chuẩn cần thống với mục tiêu tổ chức; • Có thể biểu thị dạng định tính hay định lượng (nên dạng định lượng) 10 v2.0014101214 2.2 ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN KIỂM TRA • Dựa tiêu chuẩn kiểm tra, nhà quản lý đo lường việc thực kế hoạch (thực tiêu trên) điểm lựa chọn chương trình • Cần kết hợp phương pháp đo lường: Đối với tiêu định lượng: Đo trực tiếp; Đối với tiêu định tính: Quan sát cá nhân, báo cáo miệng, báo cáo thống kê, báo cáo viết v2.0014101214 11 2.3 ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH • Khi phát sai lệch thực tế so với kế hoạch, nhà quản lý cần phân tích nguyên nhân có thể, từ đề xuất biện pháp điều chỉnh • Các nhà quản lý điều chỉnh sai lệch nhiều cách như: Sử dụng chức khác quản lý phân công lại công việc, tổ chức lại cấu quản lý, nhân sự, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo, v.v để gia tăng hiệu công việc; Xem xét lại kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch sửa đổi mục tiêu 12 v2.0014101214 CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA 3 3.1 Kiểm tra lường trước 3.2 Kiểm tra trình 3.3 Kiểm tra phản hồi Phản hồi Đầu vào Kiểm tra lường trước Dự đốn vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Quá trình Kiểm tra đồng thời Điều chỉnh sai sót xuất Đầu Kiểm tra phản hồi Sửa chữa trục trặc sau xuất đề biện pháp điều chỉnh tương lai 13 v2.0014101214 3.1 KIỂM TRA LƯỜNG TRƯỚC Kiểm tra lường trước loại kiểm tra tiến hành trước hoạt động thực Kiểm tra lường trước theo tên gọi dự đốn vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước 14 v2.0014101214 3.2 KIỂM TRA ĐỒNG THỜI • Kiểm tra đồng thời loại kiểm tra tiến hành hoạt động diễn để đảm bảo hoạt động hướng đến mục tiêu đề • Hình thức kiểm tra đồng thời thơng dụng giám sát trực tiếp 15 v2.0014101214 3.3 KIỂM TRA PHẢN HỒI Kiểm tra phản hồi loại kiểm tra thực sau hoạt động xảy Kiểm tra phản hồi tập trung vào kết thực hiện, xác định trục trặc phát sinh để sửa chữa trục trặc đề biện pháp phòng ngừa tương lai 16 v2.0014101214 CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 4.1 4.2 Các phương pháp kiểm tra ngân quỹ Các phương pháp kiểm tra phi ngân quỹ 17 v2.0014101214 4.1 PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ • Sử dụng ngân quỹ phương tiện để kiểm tra • Khái niệm ngân quỹ: Ngân quỹ cách phát biểu kế hoạch cho thời kỳ tương lai định theo quan hệ số 18 v2.0014101214 4.1 PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ (tiếp theo) • Các dạng ngân quỹ: Ngân quỹ thu – chi; Ngân quỹ thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm; Ngân quỹ chi tiêu (nhà xưởng, máy móc, ); Ngân quỹ tiền mặt; • Mục đích: Quy số cho phép đo lường kết nhanh chóng => Nhà quản lý phân giao quyền tự phạm vi có hạn ngân quỹ; Kiểm soát tốt phận tổ chức thông qua việc tách ngân quỹ phận 19 v2.0014101214 4.1 PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ (tiếp theo) Ưu, nhược điểm việc lập ngân quỹ • Ưu điểm: Tăng cường hiệu kiểm tra; Tăng cường phối hợp phận tổ chức; Là số liệu sở cho việc lập kế hoạch; • Nhược điểm: Có thể ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động lập ngân quỹ cứng nhắc; Cần đầu tư thời gian; Có thể hạn chế đổi cải tiến tổ chức 20 v2.0014101214 4.2 PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA PHI NGÂN QUỸ Nhóm phương pháp kiểm tra phi ngân quỹ: • Kiểm tra số liệu thống kê: Các phân tích số liệu thống kê cho thấy mức độ hoạt động tổ chức thông qua mối liên hệ xu biến đổi số liệu; • Kiểm tra báo cáo, phân tích chuyên mơn: Sử dụng nhóm người có chun mơn để phân tích đề Giúp sâu vào phân tích vấn đề riêng lẻ mà phương pháp thống kê khơng được; • Kiểm tra tác nghiệp (kiểm tra nội chun mơn: Kế tốn, tài chính, Hoặc ktra việc thực thủ tục, sách); • Kiểm tra quan sát cá nhân: Thái độ làm việc, cách thức làm việc nhân viên=> thu thập nhiều thông tin giúp phát vấn đề 21 v2.0014101214 CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA • Thiết kế dựa kế hoạch hoạt động cấp bậc quản lý đối tượng kiểm tra; • Thiết kế theo ý đồ nhà quản lý để đảm bảo thông tin thu thập trình kiểm tra nhà quản lý hiểu sử dụng; • Thực điểm quan trọng; • Tiến hành cách khách quan; • Phản ánh thực tế; • Hài hịa với văn hóa tổ chức; • Hiệu 22 v2.0014101214 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Kiểm tra việc đo lường trình thực kế hoạch thực tế, qua phát sai lệch nhằm đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tổ chức thực mục tiêu kế hoạch đề ra; • Quy trình kiểm tra gồm bước: Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra, đo lường việc thực hiện, điều chỉnh sai lệch; • u cầu cơng tác kiểm tra phản ánh xác thực thực tế từ phát nguyên nhân dẫn tới sai lệch so với kế hoạch ngăn ngừa sai lệch cần kết hợp hình thức, phương pháp kiểm tra: Kết hợp phương pháp kiểm tra ngân quỹ phi ngân quỹ; Kết hợp hình thức kiểm tra lường trước, đồng thời phản hồi; Kết hợp hình thức kiểm tra định kỳ, thường xuyên đột xuất 23 v2.0014101214 ... kết thúc học, học viên có khả năng: • Trình bày khái niệm chức kiểm tra; • Chỉ vai trò chức kiểm tra; • Trình bày quy trình kiểm tra bước quy trình kiểm tra; • Phân biệt hình thức kiểm tra; • Trình... bày phương pháp kiểm tra; • Giải thích ngun tắc kiểm tra v2.0014101214 NỘI DUNG Khái niệm, vai trò chức kiểm tra; Quy trình kiểm tra; Các hình thức kiểm tra; Các phương pháp kiểm tra v2.0014101214... THỨC KIỂM TRA 3 3.1 Kiểm tra lường trước 3.2 Kiểm tra trình 3.3 Kiểm tra phản hồi Phản hồi Đầu vào Kiểm tra lường trước Dự đoán vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Quá trình Kiểm tra