Bài giảng Quản trị học: Chương 5 Chức năng tổ chức - MBA Lê Thành Hưng

Bài giảng Quản trị học: Chương 5 - MBA Lê Thành Hưng

Trang 2

I Dinh nghia

Chức năng tổ chức là một tiên trình thiết lập cơ câu tô chức bộ máy quản

tri, bao gom:

- Cac khau quan tri

- Cac cap quan tri

- Quan hệ quyên hành

Trang 3

s Nội dung: si

‹ Thành lập các bộ phận trong tổ chức, phân

chia công việc để mỗi bộ phận, thành viên

đảm nhận những hoạt động cụ thê càn thiệt ‹ Thiệt kê và xác định các môi liên hệ trong tổ

chức vê nhiệm vụ , quyên hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó Phân chia quyên

lực, tạo lập quyên hành

Trang 4

Mục tiêu

Mục tiêu của công tác tô chức là tạo nên môi

trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi

bộ phận phát huy đươc năng lực và nhiệt tình của mình đóng góp vào việc hoàn thành mục

tiêu chung đã hoạch định trước

Trang 5

11.TAM HAN CUA QUAN TRI

Trang 6

ĐỊNH NGHĨA

Tâm hạn quản trỊ (tâm hạn kiểm soat) la sô lượng nhân sự mà một quản trỊ viên có thê trực tiếp chỉ huy hay điêu khiến

một cách hữu hiệu

Trang 7

Phan loai tam han quan tri rong, hep va y nghĩa của nó:

Theo kinh nghiệm, tâm hạn quản trị tôt nhat cho một nhà quản trị bình thường là khoảng từ 4 — 8 nhân viên

Trang 8

Phan loai tam han quan tri rong, hẹp và ý gi nghĩa của nó:

‹ SỐ lượng nhân viên mà nhà quản trị điều

khiên càng cao, thì có nghĩa là tâm hạn quản

trị càng rộng Ngược lại là tâm hạn quản trị

hẹp

, Vê mặt tổ chức: tầm hạn quản trị có liên

quan mật thiệt với đến cac tang nac trung gian trong bộ máy tô chức

Trang 10

a

Nang luc ,trinh do quan

ly , chuyén mon nghiép | vu cua nha quan tri

:nhà quản trị có đây đủ

năng lực, trình độ quản

lý thi càng có khả năng điêu khiến nhiêu

nhân vien và ngựơc lại

Trang 11

Các yếu tổ ảnh hưởng đến tam han si 2

quản trị gồm: hà

Sự hiệu biết và trình độ làm việc của

nhân viên cap dưới

s* Nhân viên của `" ty TECOTEC déu la các nhân viên có trình độ Đại học trong các ngành tin học, điện tử viễn thông, đo lường, vật lý, NI sinh, kinh tế, tài chính kế toán Các kỹ sư đã được đào tạo trong

các trường đại hoc

SSIEMEN; DIGITAL; MICROSOFT

Trang 12

eTich chat công việc cua nhân viên ` Công việc câp dưới mà ôn định thì tâm hạn quản ˆ trị có khả năng tăng lên

TN didu khiên tự động &

Trang 13

BIEN PHAP LAM TANG TAM HAN QUAN TRI số 7

“: ©

“Nha quản trị phải thường xuyên tự nâng

cao năng lực, trình độ chuyên môn đề đáp

ứng những thay đôi của môi trường

Người Nhật, họ tin răng mọi giám đốc cân

phải là một doanh nhân giỏi đề lãnh đạo bât

cứ một bộ phận kinh doanh nào một cách

hiệu quả

Trang 14

BIEN PHAP LAM TANG TAM HAN QUAN TRI sả

i

s*Nhà quản trị phải quan tâm chăm lo,

bôi dưỡng và nâng cao tay nghệ của nhân viên

s* Hãy dành thời gian đào tạo nhân viên

để nhận ra nhu câu thúc đây họ, cách phản ứng của họ đôi với phong cách

lãnh đạo của bạn

Trang 16

` m:v-Y

¢ Nha quản trị phải chăm lo đên công tác kê hoạch,

tô chức Thường xuyên cải tiễn các qui trình sản

ne

Trang 19

Các Loại Quyên Lực Và Nguôn Gôc Của Quyên wf “ri 8 + Quyên lực là một khái niệm ba chiêucó thế

được biêu hiện

dưới dang mot hinh non

Trang 22

10 quy luật quyên lực trong kinh doanh lô

i

Bao vé danh tiéng

Tu trong

Chổ dựa tin cậy

Sông giữa mọi người Biết điểm dừng

Nhân vô thập toàn

Trang 23

NGUON GOC CUA QUYEN HANH `

Xuất phát từ chức vu

Su chap nhận của cập dưới

Theo Max Weber:

Su hop pháp khi đảm nhận chức vu

Cấp dưới thừa nhận quyên hành đó là chính đáng

Bản thần nhà S20 trị có khả năng & các

đức tính khiên câp dưới tin tưởng

Trang 24

Như vậy, quyên hành quản trị được thê hiện

dưới 2 mặt:

Mặt hình thức: thể hiện qua chức vụ, chức

danh được bô nhiệm bởi pháp luật

+ Mặt nội dung: thê hiện ở năng lực trình độ, tư

cách đạo đức của nha quan tri duoc cap dưới

tin tưởng thừa nhận

Trang 25

IV PHAN CAP TRONG QUAN TRI

Trang 26

KHÁI NIÊM

+ Phân cap quản trị là phân quyên, ủy quyên

trong quan tri

“* Uy quyén(delegation) la giao pho quyén han (authority) và trách nhiệm cho người khác đê

họ thay quyên thực hiện một nhiệm vu riéng

biệt

Trang 27

J! Poe a or ee, eg i | ` 02 ¢ Ơn at N EX , à, 7Í AC KT] ` mx , 2 + i —

Sơ đô: Ủy quyên thuộc câp

Trong một tô chức, việc ủy quyên thường thường là ủy quyên cho thuộc câp theo nguyên tắc hệ câp trực tiêp.Nguyên tắc này là: câp trên ủy quyên cho cấp dưới trực tiếp mà không được ủy quyên vượt qua

Trang 28

Thực chât của việc phân cấp quản trị chính là sự phân chia hay ủy thác bớt quyên hành của nhà quản tri cap trén cho cac nha quan tri câp dưới

Mục đích của phân cấp chủ yêu là để tạo điêu kiện cho xí nghiệp đáp ứng kịp thời nhanh chóng và phù hợp với những yêu câu của tình hình thực tê, đông thời huy động sức lực, trí tuệ và sự chủ động sáng tạo của câp dưới

Trang 29

GIAO PHO QUYEN HANH lô

Giao phó quyên hành ôm:

a Xác định các kết quả mong muốn

b Giao nhiệm vu

Trang 30

Các công việc này có liên quan chặt chẽ trong quá trình øiao phó quyên hành Nếu giao nhiệm vụ

mà không giao quyên thực hiện thì nhiệm vụ đó

khơng thê hồn thành Nêu giao quyên mà không xác định rõ kết quả thì quyên hạn được giao đó sẽ

bị lợi dụng làm việc khác

Việc giao phó quyên hạn có thể băng văn bản hay băng miệng dưới dạng quy định cụ thê chung chung

Trang 31

“*Khi giao quyén han can phan biệt hai loại ủy 9) S4

.Việc giao pho Cian hạn phải rõ ràng Trong đó việc ủy quyên băng văn bản cụ thê rat có ích đối với các nhà quản trị được ủy quyên lẫn người ủy quyên

Ngoài ra việc giao quyên có thể bị thu hôi trong những điêu kiện cân thiết.Việc tô chức lại thường liên quan đến việc thu hôi hoặc giao lại

quyên han cho một sô người nhật định

Trang 32

NHUNG NGUYEN TAC QUAN TRI gi

+ Giao quyên theo kết quả mong muôn: Việc giao

quyên nhăm trang bị cho người thực hiện một công cụ có khả năng thực hiện tôt các mục tiêu Vì

vậy quyên lực giao cho mỗi người quản lí phải

tương xứng với mục tiêu can dat duoc nham tao

cho họ có thê chủ động trong quy trình thực hiện % Giao quyên theo chức năng: Mỗi bộ phận trong

tổ chức đêu có những chức năng nhât định cân

phải hoàn thành

Trang 33

Nguyên tặc bậc thang:

Nguyên tắc bậc thang nói vê chuôi các quan hệ quyên hạn trực tiêp từ câp trên xng câp dưới xun st tồn bộ tô chức

Nguyên tắc quyên hạn theo cập bậc là:

Việc duy trì sự ủy quyên đã định đòi hỏi rằng các quyết định trong phạm vi quyên hạn của từng

người phải được chính họ đưa ra chứ không phải

được đây lên câp trên theo cơ cầu tổ chức

Trang 34

Nguyên tác thông nhất fronø mệnh lênh: Ƒ “-

i

Đôi với mọi mục tiêu, đảm bảo sự thông nhất mệnh lệnh dưới một chỉ huy có trách nhiệm Đôi VỚI mỌI mục tiêu và thách thức, hãy đảm bảo sự đông tâm hiệp lực của lãnh đạo Thực chất, vân đề này mang 2 nghia: co Bạn biết chính xác ai nên ở vị trí chỉ huy đôi với mỗi mục tiêu Và, (2) bạn truyện đạt hệ

Ï/T011 các mục tiêu trong toan bộ công ty Noi cach

khac la: Lam cho an khop Băng việc tập hợp nhân viên thông qua phân quyên và thông nhât lãnh đạo, bạn có thê sắp xêp phù hợp nhân viên của bạn với

các mục tiêu của công ty

Trang 35

72

Neguyén tac vé tinh tuyét doi trong trach nhiém:

Trách nhiệm không thê giao phó được, để tránh Mize rT

trên trôn tránh trách nhiệm về hành động của cấp dưới băng cách ủy IS) Mặt khác ne Te nhiệm của các cấp dưới đối với cấp trên của mình vê việc thực hiện nhiệm vụ được gIao là tuyệt đôi, khi họ đã nhận sự phan cong va

nhận quyên thực thi nó

Nguyên tắc vê sự tương xứng siữa quyên han và trách nhiệm

Nguyên tặc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa

nhiệm vụ quyên hạn và trách nhiệm

Trang 36

Trach nhiém — Nhiệm Vu

Sơ đồ môi quan hệ øiữa nhiệm vụ

Trang 37

IV.4 NGHỆ THUẬT GIAO QUYẺ £2

Muôn làm một nhà quản trị giỏi thì phải biết và

øiao phó quyên hạn hợp lí Công việc này đòi hỏi

nhà quản trị phải có nghệ thuật giao quyên một cách thích hợp với từng tình huông, điêu kiện va phải tê nhị để chuyển giao quyên lực một cách hiệu quả

Trang 38

š Khi giao quyền cần lưu y mot mot so diem sof

“aie &

chính là yêu câu của hé thong giao pho quyên hạn

Trang 39

thông BI mở giữa ng

Trang 40

việc trong đó đặc biệt

cân quan tâm đến việc

đê bạt, khăng định

quyên lực của họ

Trang 41

wf Thiét lap su kiém tra dung dan nham bao

đảm quyên hạn được sử dụng đúng và tôn trọng tính chủ động và sáng tạo của cấp

dưới

sỹ Nooài những điềm cần lưu ý trên nhà quản

tri can phải có các thuộc tính cá nhan TU

công việc giao quyên thành công và có nghệ

thuát hơn

Trang 43

San sang tao co hội cho người khác gi?

s° EN là thuộc tính rất cu cho sự giao

Trang 44

San sang chia se

+» Muôn cho viéc giao

quyên của mình có kết qua thi nha quan tri

phai biét quan tam dén

công việc mà cấp dưới

được giao đề kịp thời

Trang 45

San sang cho phép ngwoi khac mac sai lam | J ) 2

“RA

+ Mặc dù bạn có giỏi cách mây cũng có sai lâm nào đó, và người khác cũng thế Cho nên bạn phải biết châp nhận những sai lâm của họ và

sao đó tạo diêu kiện cho họ khắc phục những

sai lâm của mình

Trang 46

San sang tin cay cầp dưới | , số rE]

+ Khi đã quyết định giao công việc cho ai đó thì

bạn phải thật sự tin tưởng họ Có như thê họ

mới có đủ tự tin và lòng nhiệt tình để hồn

thành tơt công việc được giao mot cách nhanh

chóng

Trang 47

San sang lap ra va sw dung su kiém tra rong : ú ) j :

As |

“* La nha quan tri gidi thi phải thường xuyên

kiếm tra nhưng công việc mình đã giao cho cấp dưới đề năm bắt kịp thời tiễn độ công việc của cấp dưới để kịp thời khắc phục những sai lâm sảy ra

Trang 48

V.5 Uu và nhược điêm của phân cầp quản trị số | ma

-.N-

- Ưu điểm:

“Su phan cập giải phóng bớt khôi lượng công việc cho nha quan tri

Tang cường quyên chủ động cho cơ sở, đề các nhà

quan trỊ câp dưới giải “Una kip thoi, nhanh chóng,

sáng tạo và phủ hợp với những van dé phat sinh trong

thực tiễn tại cơ sở

ma Tao điều kiện tte dao tao va el trién các nhà quan

trị cấp dưới chuân bị thay thé cac nha quan tri cap

trên khi cần thiết

Trang 49

Khuyết điểm:

“* Su phan cap lam mat di tinh thong nhất, tập

trung cua tô chức, tạo ra sự phần tán tản mạn; đôi khi các bộ phận chạy theo lợi ích cục bộ

ảnh hưởng đến lợi ích chung của tồn tơ chức + Nêu năng lực, trình độ của nhà quản tri cap

dưới có giới hạn thì kêt quả hoạt động của các đơn vị sẽ không khả quan, thậm chí hỏng việc

Trang 50

.6 MUC DO PHAN CAP QUAN TRI i

Khi nói đến quyên lực thường đề cập đến 2 xu hướng: phân

quyền và tập trung quyên lực

LAN Phan quyền là xu hướng phân tán các quyên ra quyết định trong một tô chức Nó là cơ sở của việc ø1lao phó quyên hạn

lập trung quyên lực là xu hướng quyên hành tập trung trong tay một sô người trong tô chức

Trang 51

KÍCH THƯỚC, QUY MƠ CỦA TỎ CHỨC số

+ Nêu kích thước và quy mô của lộ chức cảng lớn thì mức độ phân quyên trong t6 chu ah — tăng Tuc la càng phải làm nhiêu quyết định ở những cấp khác nhau

+ Khi quy mô tô chức vượt quá giới hạn nào đó, thì khi đó có Nụ làm giảm sút chất lượng và tốc độ ra quyết định, trong SINH kiện đó nên thực hiện phân quyên cho các cấp trong tô

chức

Trang 52

GIÁ TRI CUA QUYẾT DINH VA SU QUAN TRON CUA CONG VIEC % Một nhiệm vụ hay quyết định càng quan trọng, thi nó càng Ít được phần quyên cho câp dưới thực hiện

s%* Thông thường, người ta chỉ

Trang 53

NĂNG LỰC, TRÌNH ĐỘ CÚA CÁC NHÀ si 2 QUAN TRI CAP DUOI NS |

“* Truéc khi tiễn hành phân cấp phải xem xét các nha quan tri cap dưới có đủ năng lực đảm nhận công việc sẽ được phân cấp hay không Mức độ phân quyên có thê được tăng lên khi co cac nha quan tri cap duoi tai gio1, đủ tin cay đề ủy quyên cho họ

Trang 54

SU PHAN BO CAC BO PHAN, DON VI CUA TO gi

CHUC VE MAT KHONG GIAN hà |

+ Thông thường, mức độ phân cap sé tang lên

đôi với các bộ phận ở rải rác, cách xa trung

tâm điêu hành, khó tiếp cận, liên lạc thường

xuyên với trung tâm Mỗi đơn vị lại sản xuất kinh doanh riêng biệt theo yêu câu của địa bàn

Trang 55

TÍNH ƠN ĐINH CUA TO CHUC ~ a of ME

+ Thường chỉ tiễn hành phân cấp đối với các bộ phận, đơn vị dang ở trong tình trạng 6n định, phát triển tốt Và không thực hiện việc phân

cấp đôi với các đơn vị mới thành ` hoặc đang ở trong tình trạng biên động xấu, không

Trang 56

V XÂY DỰNG MA TÔ CHỨC QUAN TRI

a J}

l Khái niệm ]:

Cơ câ chức`'quản trị của một doanh nghiệp là tông

thê các bữ`ổhận khá nHàu đWợc-chuyên môn hóa theo

từng câp tạo thàn mot the thong nhat.Trong đó các bộ phận được giao Phố những nhiệm vụ, trách nhiệm: và

quyên hành rõ ràng, dưới sự lãnh đạo tập trung ¢ ; uản tri cao cap nhất tô chức,

q 2 7 `“

Trang 57

v.XÂY DỰNG 5 TO CHUC QUAN TRI

DẤU là niệm 2: i’

Co vr chức là một he I0 0x các mỗi

ota hể hoạt! độn Giính thúc bao øôm nhiêu công WÍŠe Tiêng rễ, cũng như lộ

“SA

công việc cu the Su phan chia cong ;

thành những phân việc cụ thê nhăm xá ai sé lam s00 2 viéc gi va su két hợi công việc nhăm chỉ rõ cho mọi ngiấ họ phải cùng nhau là việc như thê nà

Định dạng
Số trang	99
Dung lượng	1,13 MB