TÍNH ỔN ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC
4. Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị
a. Phương pháp tương tự:
Là phương pháp dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức quản trị có nét tương tự với cơ cấu tổ chức xây dựng.
Ưu điểm Nhược điểm
Thời gian hình thành cơ cấu nhanh, tiết kiệm chi phí, tích lũy kinh nghiệm từ quá khứ
Tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức không được đảm bảo
b. Phương pháp cơ cấu hóa mục tiêu.
Là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa trên việc cụ thể hóa hệ thống mục tiêu.
Những nhiệm vụ, công việc cụ thể cần phải làm
c. Phương pháp định mức- chức năng.
- Đây là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bằng cách lựa chọn các tiêu chuẩn đã được nghiên cứu sẵn.
- Điều kiện để thực hiện phương pháp này là đã có cơ cấu tổ chức quản trị mẫu tương ứng với từng qui mô.
d. Phương pháp hình thành cơ cấu dựa trên tương quan các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu - Đây là phương pháp hình thành cơ cấu dựa trên việc sử dụng phương pháp phân tích tương quan để xác định mức độ tác động của từng yếu tố đến quy mô của cơ cấu tổ chức.
- Phương pháp này đòi hỏi phải khảo sát điều tra trên qui mô lớn rất tốn kém và phải được xử lý bằng máy vi tính. Trên thực tế phương pháp này ít được sử dụng.
e. Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức
Phân chia bộ phận theo tầm hạn quản trị:
Theo kinh nghiệm quản trị tầm hạn quản trị tốt nhất cho một mhà quản trị cấp cao là từ 6-7 người, cấp trung 7-8 người, cấp thấp 8-16 người.
Tầm hạn hẹp sẽ tăng số cấp quản lý và ngược lại.
- Ưu điểm: Giám sát, kiểm soát chặt chẽ, lưu thông nhanh giưa cấp trên và cấp dưới, cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn, phải cú chớnh sỏch rừ ràng, cấp dưới phải được lựa chọn cẩn thận.
- Nhược điểm: cấp trên dễ can thiệp quá sâu vào công việc của cấp dưới,tốn kém do nhiều cấp quản trị,nhiều cấp trên, khó kiểm soát, cần có nhà quản trị có chất lượng đăc biệt.
Phân chia và thành lập bộ phận theo công việc:
Những công nhân viên làm những công việc như nhau trong doanh nghiệp thành những bộ phận riêng.
Cách phân chia này chỉ phù hợp khi công việc của mọi người đều giống nhau.
Phân chia theo bộ phận thời gian:
Tức là nhóm gộp các hoạt động theo thời gian( theo ca, theo kíp). Áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục.
Phân chia bộ phận theo chức năng doanh nghiệp:
Việc nhóm các hoạt động cùng chuyên môn thành các tổ chức. Việc phân chia này sẽ hình thành các phòng ban chức năng như phòng sản xuất, tài chính, marketing…
- Ưu điểm: Đảm bảo được sự thi hành các chức năng chủ yếu, sử dụng các kiến thức chuyên môn
- Nhược điểm: Những mục tiêu, lợi ích cao nhất của tổ
chức có thể bị những mục tiêu, lợi ích chức năng lấn áp, hạn chế sự phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung.
Phân chia theo khu vực địa lý
Là phương pháp nhóm các hoạt động trong một khu vực hay địa dư giao cho một giám đốc khu vực lãnh đạo.
Được áp dung khi xí nghiệp hoạt động trên địa bàn khá rộng và kinh doanh sản phẩm giống nhau.
-Ưu điểm: Chú ý đến thị trường và vấn đề địa phương, tăng cường kết hợp theo vùng, tận dung hiệu quả và tính kinh tế ở địa phương, có giá trị đào tạo cấp tổng quản trị.
- Nhược điểm: Cần nhiều người làm công việc quản trị, trùng lặp giữa các đơn vị, khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng một cách nhất quán, khó duy trì việc đề ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung, khó khăn cho việc kiểm soát của cấp cao.
Phân chia bộ phận theo sản phẩm hay dịch vụ :
Việc nhóm các bộ phận theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm:
- Ưu điểm: Nâng cao được trình độ chuyên môn hóa trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao chất lương sản phẩm, năng suất lao động, cải tiến mẫu mã sản phảm. Cho phép xác định khá chính xác CP và LN.
Có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lược. Duy trì tính linh hoạt, phản ứng kịp thời với những thay đổi của nhu cầu của tiêu dùng và môi trường.
- Nhược điểm: Trùng lặp giữa các bộ phận trong tổ chức, phát sinh nhiều chi phí, có thể phát sinh sự tranh giành nguồn lực giữa các bộ phận sản xuất
Phân chia và thành lập đơn vị theo khách hàng:
Cách thức này phản ánh sự quan tâm của doanh nghiệp đối với việc thỏa mãn các nhu cầu khác nhau của từng loại khách hàng.
- Ưu điểm: Khuyến khích sự chú ý đến đòi hỏi của khách hàng, nên hiêu biết khách hàng tốt hơn, tạo cảm giác tốt cho khách hàng, khai thác mở rộng thị trường theo chiều sâu.
- Nhược điểm: Cần chuyên gia về khách hàng, có thể không sử dụng hết năng lực, trình độ và lao động đã được chuyên môn môn hóa theo các nhóm khách hàng, khó kết hợp các nhu cầu khách hàng trái ngược nhau.
Phân chia và thành lập các bộ phận theo qui trình sản xuất hay thiết bị máy móc sản xuất:
Những máy móc thiết bị có chức năng giống nhau gộp thành một bộ phận
- Ưu điểm: Tạo điều kiện chuyên môn hóa, nâng cao chất lượng gia công chế biến, rất thích hợp trong điều kiện sản xuất các sản phẩm thường xuyên đòi hỏi thay đổi mẫu mã, hình thức.
- Nhược điểm: Đòi hỏi vốn lưu động cao,vòng quay vốn chậm, đường di chuyển của các chi tiết sản phẩm vòng vèo, đòi hỏi khả năng điều phối cao đối với nhà quản trị.
Phân chia và hình thành các bộ phận dịch vụ:
Việc hình thành các bộ phận dịch vụ là một hình thức phân chia bộ phận.
- Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí do tập trung các hoạt động dịch vụ vào các bộ phận riêng, sử dụng chuyên gia chuyên môn cao tốt hơn.
- Nhược điểm: Đạt được hiệu quả cao ở bộ phận dịch vụ nhưng lại gây ra tốn kém nhiều hơn cho bộ phận cần được phục vụ, có nguy cơ người dịch vụ lại quên nhiệm vụ của họ, có vấn đề trong việc đạt được dịch vụ thích hợp cho khách hàng.
5. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức