Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng tổ chức

Trang 1

CHƯƠNG

CHUC NANG TO CHUC

[.Một sô khái niệm căn bản

2 Thiêt lập cơ câu tô chức

3 Phân quyên và ủy quyên trong

Trang 2

I MOT SO KHAI NIEM

Khái niệm chức năng tô chức

Chức năng Tô chức là Chức năng quản

trị liên quan đến hoạt động xây dựng và

phát triển cơ câu (bộ máy) to chức để đảm nhận những hoạt dong can thiét, xac lap

các môi quan hệ về quyên hạn và trách

Trang 3

Nội dung của Chức năng tô chức

+ Thiết kê, phát triển cơ câu tô chức

+ Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình

làm việc

+ Thiét lap hé thong quyén luc va phan

Trang 4

Vai trò của chức năng tô chức

°° Bảo đảm các mục tiêu và kê hoạch sẽ được triên khai vào thực tê

+ Tạo ra môi trường làm VIỆC thích hợp cho các ca nhan và cho cả tập thê

Tác động tích cực đến VIỆC sử dụng các nguôn

lực một cách hiệu quả nhật

Trang 5

Những vẫn đê khoa học trong công tác tô chức > Tâm hạn quản trị : là sô lượng bộ phận, phân

hệ, cá nhân dưới quyên mà một câp quản trỊ có khả năng điêu hành hữu hiệu nhât

s» Tâm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông SỐ

cua co cau (cap bac va phan hé)

s» Tâm hạn bị tác động bởi nhiều yêu tô : tâm lý hành vị, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật,

Trang 7

Quyên hành: là năng lực cho phép yêu cau

người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình + Quyên hành là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy

* Quyên hành gan voi vi tri va cap bac quan tri

“* Quyên hành được hình thành từ nhiều yêu tổ

> Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ

Trang 8

Phan quyên trong quan tri: la qua trinh chuyen giao quyên lực từ câp trên

xuống cap dưới trong những giới hạn nhất

định

s*Là xu thê của quản trị hiện đại

s*Làm gia tang kha năng linh hoạt và thích

nghi của hệ thông

Trang 9

Il XAY DUNG CO CAU TO CHUC

Khải niệm

Cơ câu tô chức (bộ máy quản lý) là một

chỉnh thể các khâu các bộ phận khác nhau,

được chun mơn hố và có những trách

nhiệm, quyên hạn nhật định, có môi liên hệ

Trang 10

Xây dựng cơ câu tổ chức

1.Cac yéu cau khi xây dựng cơ cầu tô chức

Các yêu cầu

1 Xác định số lượng bộ phận và cấp bậc

phải phủ hợp với thực tế, phải có khả

năng thay đổi nhanh chóng

2 Xác định trách nhiệm và quyên hạn rõ ràng ở môi bộ phận, tránh chông chéo

3 Mỗi bộ _phận có thể có nhiều nhiệm vụ

nhưng mỗi nhiệm vụ không thể do nhiều

bộ phận giải quyết

4 Xác định các luông thông tin dọc và

ngang trong tổ chức, bảo đảm sự phối

hợp nhịp nhàng và cần đổi giữa các bộ

Trang 11

2 Các yêu tô ảnh luưởng đến cơ cầu tô chức

Mục tiêu và chiên lược phat trién cla DN

Quy mo hoat dong cua DN Dac diém hoat dong cua DN

Trang 12

Il XAY DUNG CƠ CÂU TÔ CHỨC

3 Các nguyên tắc thiết kê cơ cầu tô chức

Nguyên tac gan voi mục tiêu Nguyên tắc thông nhât chỉ huy Nguyên tắc hiệu quả kinh tế

Nguyên tắc cân đôi Nguyên tắc linh hoạt

Trang 13

4 Quan điểm thiết kế cơ câu tô chức Quan điểm cô điển

“ Tinh bai bản cao , quy định chỉ tiết các

chức danh, hệ thông quyên lực phân biệt ro

s» Mô hình hướng vào /ép guyền và phân cap chat ché

Trang 14

Quan diém hién dai:

“*Tinh bài bản thấp, quy định ít chức danh

‹*Chú trọng đến phân guyền và phi tap trung hoá

Trang 15

2 Xay dung co’ câu tô chức

Các mô hình cơ cấu tô chức Ưu điểm © Đảm bảo chế độ một thủ trưởng © Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp © Chế độ trách nhiệm rõ ràng Nhược điểm

Trang 16

Coin Quin Ch i

Quan doc

Phan xitrong | Phan Xưởng 2 Phan xirong 3

Uu diém Nhược điểm

trong việc ra các quyết định quản trị @ Chế độ trách nhiệm khơng rõ ràng

kiến thức toàn diện chức năng khó khăn

Trang 17

Cơ Câu Quản Trị Trực Tuyên - Chức Năng

Í

44660

00sesicciest

¥

Ouan doc << Quan doc << Quản doc

Phan x1wo6n dle (1| (714.4140410002Á 7 Phản xương `

â Uudiộm đ Nhc im

Có được ưu điểm của cơ câu trực tuyến và cơ câu chức Nhiều tranh luận vẫn xay ra

nang Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

Trang 18

Cơ Câu Quản Trị Ma Trận

Ưu điểm

©Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

Trang 19

Ill PHAN QUYEN VA UY QUYEN

TRONG QUAN TRI

4Phan quyên là xu hướng phân tán quyên ra quyêt định trong CC TC

#Phân quyên là cơ sở đề thực hiện

Trang 20

QUYEN HAN VA TRACH NHIEM

4 Quyén hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy nghĩ và hành động của người khác

+ Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người

được sử dụng quyên hạn, buộc họ phải gánh chịu

về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc # Quyên hạn luôn luôn phải cân băng (tương

Trang 21

UY QUYEN

“Utiy quyén 1a giao cho ai d6 trach nhiém va quyên hạn

đê thay mặt bạn thực hiện công việc “

'#' Lý quyên công việc # ø1aO VIỆC

# Uỷ quyên công việc tức là thoả thuận với người khác nham:

Trao cho ho trach nhiệm thay mặt bạn thực hiện

công việc

Trao cho họ guyên hạn đề có thê thực hiện công việc

Phân bô øguôn lực cần thiệt cho người được uỷ

Trang 22

TAI SAO PHAI UYQUYEN ?

® Loi ich doi voi người được ủy quyên

Giúp phát triển các kĩ năng mới cũng như năng lực của họ

Cảm nhận được tin tưởng sẽ giúp họ nỗ lực

hơn với công việc

Thực hiện uỷ quyên thành công còn mang đến cơ hội phá£ triển cho các thành viên vốn có

Trang 23

Lợi ích đôi với nhà quản lý:

Tập trung vào những công việc chính yêu Giam duoc ap luc cong viéc

Nâng cao hiệu quả công việc của tập thê

Trang 24

VISAO MOT SO NHA QUAN TRI LAI NGAI

UY QUYEN?

Khong tin tuong vao trinh do va nang luc cua nhan

viên

Sợ không kiểm soát được những nhiệm vu da giao So nhan vien sé khong thực hiện tốt những nhiệm vụ

duoc giao

Ngại tôn nhiêu thời gian và công sức cho việc lập kê hoạch và huân luyện nhân viên vì đó là những yêu tô

cân thiệt đề uỷ quyền có hiệu quả

Trang 25

QUA TRINH UY QUYEN HIEU QUA

Chuẩn bị uỷ quyên

Quyết định công việc uỷ quyê

Trang 26

Những công việc nên uy quyên

Những công việc lắp lại

Những vấn đề nhỏ nhặt và tôn nhiêu thời gian

Trang 27

Những việc không nên ủy quyên

Đánh giá thành tích hoặc kỷ luật nhần viên Hoạch định chiến lược để phát triển công ty

Trang 28

CHON NGUOI PHU HOP DE UY QUYEN

s> Người phù hợp để uỷ quyền công việc là :

Người có kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm cân

thiết

Người có kỹ năng chuyên môn, nhưng chưa có kinh

nghiệm thực hiện công việc

Người có chuyên môn sân và có thê phát triển thông qua việc thực hiện các công việc được uỷ quyên

Người có thời gIan đề thực hiện công việc

Trang 29

Đề ủy quyên thành công

Tin tưởng vào nhân viên Cụ thê và rõ ràng

Những chỉ dẫn cân thiết

Hãy “quản lý” đừng “làm” Giam sat hop ly

Động viên kip thời

Tránh “ủy quyên ngược”

Trang 30

Những lưu ý khi ủy quyên

Uy quyền dựa trên những thê mạnh Của người được uỷ quyên để giúp họ phát huy tôi đa

những năng lực của bản thân

Uy quyền dựa trên cơ sở của lòng tin của

người uỷ quyên đôi với người được uy quyén, qua do trao cho ho day đủ những quyên han dé họ thực hiện sự uỷ quyên