quản trị học chức năng tổ chức

Giảng viên: Phùng Minh Đức Khoa Quản trị Kinh doanh Tel: 0915075014 Email: ducpm@ftu.edu.vn pmd243@yahoo.com CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt I KHÁI QUÁT CHUNG Các định nghĩa  Chức tổ chức (Organizing): hoạt động quản trị nhằm thiết lập hệ thống vị trí cho cá nhân phận cho cá nhân phận phối hợp với cách tốt để thực mục tiêu chiến lược tổ chức Đây trình nhằm xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Các định nghĩa  Cơ cấu tổ chức (Organizational Structure): khn khổ thức nhiệm vụ, cơng việc phân chia, tích hợp điều phối Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc với cách có hiệu thuộc tính cấu tổ chức:  chuyên mơn hóa  phân khâu  tuyến mệnh lệnh  phạm vi kiểm sốt  tập trung hóa phân chia quyền hạn  thức hóa CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Các định nghĩa  Thiết kế tổ chức (Organizational Design): trình lựa chọn triển khai cấu TCphù hợp với chiến lược điều kiện môi trường tổ chức Thiết kế tổ chức khi:  Khi tổ chức thành lập  Khi thay đổi quy mô, thị trường, lĩnh vực KD  thay đổi chiến lược CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Các định nghĩa  Sơ đồ tổ chức (Organisation chart): biểu đồ trình bày mối quan hệ báo cáo phận chức năng, phòng ban chức vụ bên tổ chức Nó phần cấu tổ chức, công việc thực nào, vị trí khác nhau, người nắm giữ vị trí đó, mối liên quan quyền lực người với người khác, khơng chức năng, nhiệm vụ người CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Mục đích chức tổ chức  Phân chia nhiệm vụ chung cần triển khai thành công việc cụ thể ban  Gắn nhiệm vụ trách nhiệm với công việc cụ thể  Phối hợp nhiệm vụ khác tổ chức  Nhóm cơng việc thành đơn vị  Thiết lập quan hệ cá nhân, nhóm, phịng ban  Thiết lập tuyến quyền hạn thức  Phân bổ triển khai nguồn lực tổ chức CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Nội dung chức tổ chức  Phân tích mục tiêu chiến lược tổ chức  Xác định phân loại hoạt động cần thiết để thực hoạt động  Xác định vị trí phận cá nhân, bao gồm vấn đề phân cấp, phân quyền trách nhiệm phận  Đảm bảo nguồn nhân lực cho hoạt động tổ chức CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt II CƠ CẤU TỔ CHỨC Chuyên mơn hố (Specialization)  q trình nhận diện công việc cụ thể phân công cá nhân hay nhóm làm việc huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng Do tổ chức, cá nhân hay nhóm làm việc chuyên sâu vào cơng việc hay cơng đoạn q trính sản xuất  Ưu điểm:  Lợi bản: tổng suất lao động tăng lên gấp bội  tạo nên nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực => người thành chuyên gia số công việc định  người lựa chọn cơng việc vị trí phù hợp với tài lợi ích họ CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Chun mơn hố (Specialization)  Hạn chế:  Nhiệm vụ bị chia cắt thành khâu nhỏ, tách rời người chịu trách nhiệm khâu => nhàm chán, mệt mỏi, căng thẳng, chất lượng lao động kém, vắng mặt thường xuyên ngày gia tăng tỷ lệ bỏ việc cao  Tình trạng xa lạ, đối địch người lao động gia tăng  Giải pháp:  Mở rộng phạm vi làm việc người lao động  Giao cho người lao động công việc khác nhau, làm cần thiết để hồn thành cơng việc  Xếp người lao động có kỹ bổ sung cho thành nhóm CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Phân khâu/Phân chia (Departmentalization) phận  sở để nhóm cơng việc lại với  Các phận hình thành theo tiêu chí khác nhau, làm xuất mơ hình tổ chức khác nhau, là:  Phân khâu theo chức (functional departmentalisation)  Phân khâu theo sản phẩm (product departmentalisation)  Phân khâu theo lãnh thổ/khu vực địa lý (geographic departmentalisation)  Phân khâu theo quy trình (Process departmentalisation)  Phân khâu theo khách hàng (Customer departmentalisation)  Nhóm liên chức (Cross-functional team) CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Mơ hình tổ chức kiểu giới/cơ khí/máy móc  Ưu điểm:  linh động theo yêu cầu tình  động tác phong ứng xử quản trị, giải nhanh gọn trường hợp xử lý  Nhược điểm:  không xác định mức độ phép linh động  nhiệm vụ tuỳ thuộc vào tình nên khó xác định rõ  khơng tiêu chuẩn hố cơng tác cách  việc phân cấp hay phân quyền tổ chức tuỳ theo diễn tiến công tác nên dễ phát sinh lạm quyền, quyền hạn dẫm chân lên CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Sự phù hợp không phù hợp cấu tổ chức môi trƣờng Cơ khí - Khơng phù hợp - Khơng hiệu - Phù hợp - Hiệu CƠ CẤU TỔ CHỨC Hệ thống Phù hợp Không phù hợp Ổn định CuuDuongThanCong.com MÔI TRƢỜNG Thay đổi https://fb.com/tailieudientucntt So sánh kiểu tổ chức khí kiểu tổ chức hữu Cơ khí Hữu Chun mơn hóa cao Những nhóm liên chức Sự phân khâu cứng nhắc Những nhóm liên kết nhiều cấp bậc Thống mệnh lệnh cao Luồng thơng tin tự Phạm vi kiểm sốt hẹp Phạm vi kiểm soát rộng Tập trung hoá cao Phân quyền cao Mức độ thức hóa cao Mức độ thức hố thấp CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Các yếu tố ảnh hƣởng 3.1 Chiến lược Chiến lƣợc Cơ cấu tổ chức Tăng trưởng tập trung Chức Đa dạng hóa tập trung Đơn vị chiến lược Đa dạng hóa tổ hợp Công ty mẹ nắm giữ cổ phần Hội nhập dọc Chức với phận phụ trợ vận hành đơn vị lợi ích Đa dạng hóa ngành Cơ cấu hỗn hợp với nhiều phương thức tổ nghề có quan hệ khơng chức áp dụng cụ thể cho phận chặt chẽ CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3.2 Quy mơ  Tổ chức có quy mơ lớn, thực hoạt động phức tạp thường có mức độ chun mơn hóa, tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, lại tập trung tổ chức nhỏ, thực hoạt động không phức tạp  Qui mô ảnh hưởng đến cấu mức độ ngày giảm dần, qui mô trở nên quan trọng doanh nghiệp mở rộng phát triển CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3.3 Công nghệ: Nghiên cứu Wood Ward Công nghệ Đặc điểm cấu trúc Cấu trúc hiệu • Mức độ phân cấp thấp/Quan hệ hợp tác theo hàng ngang Sản xuất đơn • Mức độ phân khâu thấp/Nhiệm vụ (unit production) VD : may đo Hữu linh hoạt • Mức độ thức hóa thấp Sản xuất hàng loạt • Mức độ phân cấp vừa phải (Mass production) • Mức độ phân khâu cao Cơ khí • Mức độ thức hóa cao Sản xuất liên tục (process production) VD: sx điện nước, dầu khí • Mức độ phân cấp cao Hữu • Mức độ phân khâu thấp • Mức độ thức hóa thấp CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3.4 Sự bất trắc mơi trường Những tính chất mơi trường tính tích cực, tính phức tạp mức độ thay đổi  Trong điều kiện môi trường phong phú nguồn lực, đồng nhất, tập trung ổn định, tổ chức thường có cấu học  Trong điều kiện môi trường khan nguồn lực, đa dạng, phân tán thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cấu tổ chức với mối liên hệ hữu 3.5 Năng lực trình độ người tổ chức CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Các kiểu cấu tổ chức quản trị đặc trƣng 4.1 Mơ hình tổ chức truyền thống a Cấu trúc đơn giản (kiểu doanh nghiệp cá nhân)  Hầu hết tổ chức khởi nghiệp cấu đơn giản gồm ông chủ nhân viên Một cấu trúc đơn giản mơ hình tổ chức có mức độ phân khâu thấp, phạm vi kiểm soát rộng, quyền hạn tập trung vào người mức độ thức hố thấp  Cơ cấu chủ yếu áp dụng cho doanh nghiệp có qui mơ nhỏ, khơng có cấu trúc phịng ban rõ ràng chủ sở hữu nhà quản trị người Các cơng ty bn bán thường có cấu trúc linh hoạt CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt b Cấu trúc chức  Cấu trúc chức mơ hình tổ chức mà cơng việc chun mơn tương tự có liên quan nhóm thành phận  Nhiều tổ chức có qui mơ trung bình, nhỏ đặc biệt hoạt động đơn ngành có xu hướng áp dụng mơ hình cấu trúc theo chức năng, phân chia tổ chức theo chức sản xuất, tài chính, nhân Nghiên cứu Phát triển (R&D) CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt c Cấu trúc phân  Cấu trúc phân mơ hình tổ chức phân chia thành đơn vị hay phận độc lập (phân nhóm cá nhân nguồn lực theo sản phẩm/dịch vụ/khách hàng/thị trường)  Những công ty sản xuất nhiều loại mặt hàng thường thiết kế tổ chức theo mơ hình cấu trúc phân Kiểu cấu thường sử dụng để đáp ứng thách thức lớn từ bên CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Điểm mạnh yếu mơ hình tổ chức truyền thống Cấu trúc Điểm mạnh đơn giản  nhanh, linh hoạt  chi phí thấp  trách nhiệm rõ ràng  tiết kiệm chi phí nhờ chức chuyên mơn hố  nhân viên tập hợp theo trình độ cơng việc tương tự Điểm yếu  khơng cịn phù hợp qui mơ tổ chức phát triển  rủi ro cao phụ thuộc vào người  phận không bám sát vào mục tiêu chung tổ chức theo đuổi mục tiêu chức  nhà quản trị chức hiểu biết vấn đề thuộc lĩnh vực khác tổ chức phân tập trung vào kết  trùng lặp chức  nguồn lực làm gia tăng chi phí giảm hiệu cơng việc CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 4.2 Mơ hình tổ chức đại a Cấu trúc nhóm  Trong cấu trúc nhóm (cấu trúc phân chia phận theo quy trình), toàn tổ chức xây dựng tảng đội hay nhóm chức để tiến hành cơng việc tổ chức phân công  việc phân quyền cho nhân viên có vai trị quan trọng, loại trừ tuyến quyền hạn quản lý cứng nhắc chạy từ cấp quản trị cấp cao xuống cấp thấp Hơn nữa, nhóm quyền tự tổ chức công việc theo cách mà thành viên nghĩ tốt Tuy nhiên, nhóm phải chịu trách nhiệm toàn hoạt động kết phạm vi hoạt động nhóm CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt b Cấu trúc ma trận dự án  cấu trúc chuyên gia thuộc phận chức khác phân công hay số dự án giám đốc dự án quản lý  Cơ cấu ma trận cho phép lúc thực nhiều dự án  Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác  người lãnh đạo theo tuyến theo chức giúp đỡ người lãnh đạo theo đề án  thành viên phận trực tuyến với phận chức gắn liền với việc thực đề án khu vực định  Địi hỏi nhân viên phải có kỹ chuyên môn cao CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt b Cấu trúc ma trận dự án Thiết kế Sản xuất Hợp đồng Cung ứng Kế tốn Nhân Dự án Alpha Nhóm thiết kế Nhóm sản xuất Nhóm hợp đồng Nhóm cung ứng Nhóm kế tốn Nhóm nhân Dự án Beta Nhóm thiết kế Nhóm sản xuất Nhóm hợp đồng Nhóm cung ứng Nhóm kế tốn Nhóm nhân Dự án Gamma Nhóm thiết kế Nhóm sản xuất Nhóm hợp đồng Nhóm cung ứng Nhóm kế tốn Nhóm nhân Dự án Omega Nhóm thiết kế Nhóm sản xuất Nhóm hợp đồng Nhóm cung ứng Nhóm kế tốn Nhóm nhân Trong mơ hình ma trận, nhân viên có hai người quản lý: giám đốc chức giám đốc dự án hay sản phẩm CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt b Cấu trúc ma trận dự án  Ưu điểm:  Tổ chức linh động, cấp quản lý  Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu  Đáp ứng tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động, ngành tăng trưởng cao  Hình thành giải thể dễ dàng, nhanh chóng  Nhược điểm:  Dễ xảy tranh chấp ảnh hưởng người lãnh đạo phận  Cơ cấu đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn  Phạm vi sử dụng cịn hạn chế trình độ định CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt ... soát/Tầm quản trị  Phạm vi kiểm soát số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị quản lý cách hiệu hiệu suất  Nguyên nhân có cấp quản trị tổ chức giới hạn phạm vi kiểm soát (hay tầm quản trị) Phạm... hóa khác biệt lớn tổ chức chí tổ chức CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt III THIẾT KẾ TỔ CHỨC Mơ hình tổ chức kiểu giới/cơ khí/máy móc  Cơ cấu khí hóa cấu tổ chức mà ban lãnh... mô tổ chức phát triển  rủi ro cao phụ thuộc vào người  phận không bám sát vào mục tiêu chung tổ chức theo đuổi mục tiêu chức  nhà quản trị chức hiểu biết vấn đề thuộc lĩnh vực khác tổ chức