Slide môn quản trị học: Chương 5: Tổ chức

Tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý, bao gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức Tổ chức là một chức năng của quá trình quản l ý , bao gồm việ

Tổ chức

Company name

Mục đích bài học

1 Những hợp phần cơ bản của cơ cấu tổ chức

2 Các hình thức cấu trúc cơ bản của tổ chức

3 Các nguyên tắc và quy trình thiết kế tổ chức

4 Kỹ năng hoàn thiện, đổi mới, xây dựng cơ cấu cho tổ chức

Tổ chức và chức năng của tổ chức

Tổ chức là một hệ thống

gồm nhiều người cùng hoạt động

vì mục đích chung

Tổ chức là một hệ thống

gồm nhiều người cùng hoạt động

vì mục đích chung

Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch

Tổ chức là quá trình

triển khai các kế hoạch

Tổ chức là một chức năng của

quá trình quản lý, bao gồm việc

đảm bảo cơ cấu tổ chức và

nhân sự cho hoạt động của tổ chức

Tổ chức là một chức năng của

quá trình quản l ý , bao gồm việc

đảm bảo cơ cấu tổ chức và

nhân sự cho hoạt động của tổ chức

Chức năng tổ chức

là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ

chức

Chức năng tổ chức

là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ

chức

Company name

Cơ cấu tổ chức

Là tập hợp các phân hệ, bộ

phận, vị trí công tác và con

người có mối quan hệ mật

thiết với nhau, được bố trí

theo các cấp, các khâu khác

nhau, nhằm thực hiện các

hoạt động của tổ chức

Là kết quả của việc hợp nhóm các hoạt động của tổ chức và trao mỗi nhóm hoạt động đó cho một nhà quản lý

Là công cụ thực thi chiến lược của tổ chức

Là khuôn khổ để xác định cơ cấu triển khai các loại kế hoạch khác

Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

Chuyên

Tăng năng xuất lao động

Dễ đào tạo

Có được các chuyên gia giỏi

Ưu điểm

Tạo tâm lý tốt cho người lao động

Tăng khả năng phối hợp Tăng khả năng sáng tạo Tạo điều kiện phát triển các nhà quản trị tổng hợp

Sự nhàm chán, sự quan tâm

và động lực thấp

Làm giảm khả năng phối hợp

Làm giảm khả năng sáng tạo

Khó có được các nhà quản trị

tổng hợp giỏi

Nhược điểm

Gây khó khăn cho đào tạo Khó có được các chuyên gia giỏi

Company name

Thuận lợi

•Thúc đẩy CMH kỹ năng, tay nghề

•Chú trọng tiêu chuẩn nghề nghiệp

•Các nhóm làm việc gắn bó

•Kiểm soát chặt chẽ cấp trên

Thuận lợi

•Thúc đẩy CMH kỹ năng, tay nghề

•Chú trọng tiêu chuẩn nghề nghiệp

•Các nhóm làm việc gắn bó

•Kiểm soát chặt chẽ cấp trên

Bất lợi

•Có thể tạo ra xung đột về thứ tự ưu

tiên giữa các bộ phận

•Chỉ có nhà quản trị cấp cao chịu trách

nhiệm về lợi nhuận

•Khó phát triển những nhà quản trị tổng

hợp

Bất lợi

•Có thể tạo ra xung đột về thứ tự ưu

tiên giữa các bộ phận

•Chỉ có nhà quản trị cấp cao chịu trách

nhiệm về lợi nhuận

•Khó phát triển những nhà quản trị tổng

hợp

Theo chức năng

Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng (như marketing, R&D, sản xuất, tài chính, QTNNL ), được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu

Tại mỗi khu vực địa lý, ban lãnh

đạo doanh nghiệp giao quyền

cho nhà quản trị đứng đầu bộ

phận đảm nhận tất cả các chức

năng, thay vì phân chia mỗi

chức năng cho một nhà quản trị

đảm nhận hay tập trung tất cả

mọi công việc về trung tâm

Theo địa dư

Thuận lợi

•Nguồn nguyên liệu, lao động … được

sử dụng tại chỗ => tiết kiệm thời gian,

chi phí trong sản xuất

•Nhà quản trị được tự do phát triển kỹ

năng chuyên môn

•Hiểu rõ, đáp ứng được nhu cầu khách

hàng trên địa bàn

Thuận lợi

•Nguồn nguyên liệu, lao động … được

sử dụng tại chỗ => tiết kiệm thời gian,

chi phí trong sản xuất

•Nhà quản trị được tự do phát triển kỹ

năng chuyên môn

•Hiểu rõ, đáp ứng được nhu cầu khách

hàng trên địa bàn

Bất lợi

•Cơ cấu bộ máy tổ chức cồng kềnh

•Dễ gây xung đột giữa mục tiêu của văn phòng khu vực với mục tiêu chung của tổ chức

•Không khuyến khích phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của khu vực khác

Bất lợi

•Cơ cấu bộ máy tổ chức cồng kềnh

•Dễ gây xung đột giữa mục tiêu của văn phòng khu vực với mục tiêu chung của tổ chức

•Không khuyến khích phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của khu vực khác

Company name

Theo sản phẩm hay dịch vụ

Tổ chức được phân chia thành những đơn vị chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hay dịch vụ nào đó

 Thích ứng nhanh với sự thay đổi thị

hiếu người tiêu dùng

 Xác định khá chính xác các yếu tố liên

quan đến sản xuất

 Xác định rõ trách nhiệm

 Có thể gây ra tình trạng sử dụng không hiệu quả nguồn lực

 Không thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các tuyến sản phẩm

 Tạo ra sự tranh chấp nguồn lực giữa các sản phẩm

 Hạn chế khả năng thuyên chuyển nhân viên

Thuận lợi

•Nhà quản trị có thể linh hoạt trong việc điều động nhân sự

•Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức

•Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin, giao tiếp của các nhà quản trị phụ trách các sản phẩm

• Đem lại những kiến thức chuyên sâu về các loại dự án, sản phẩm

Thuận lợi

•Nhà quản trị có thể linh hoạt trong việc

điều động nhân sự

•Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận

trong tổ chức

•Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin, giao tiếp của các nhà quản trị phụ trách các sản phẩm

• Đem lại những kiến thức chuyên sâu về các loại dự án, sản phẩm

Bất lợi

•Quá trình thực hiện làm phát sinh các chi phí

•Nhà quản trị phải có kỹ năng giao tiếp

•Nhân viên nhiều khi phải thi hành những mệnh lệnh trái ngược từ các nhà quản trị

•Có thể tại ra tranh cãi

Bất lợi

•Quá trình thực hiện làm phát sinh các chi phí

•Nhà quản trị phải có kỹ năng giao tiếp

•Nhân viên nhiều khi phải thi hành

những mệnh lệnh trái ngược từ các nhà quản trị

•Có thể tại ra tranh cãi

Company name

Mô hình tổ chức hỗn hợp tại một

công ty thương mại lớn

Ưu

điểm

Sự kết hợp nhiều mô hình cho phép

tổ chức lợi dụng được các ưu thế của mô hình tổ chức chính đồng thời

ít ra cũng giảm được ảnh hưởng của các nhược điểm của nó

Giúp xử lý được các tình huống hết sức phức tạp, có tác dụng tốt đối với các tổ chức lớn, và cho phép chuyên môn hóa một số cơ cấu tổ chức

Nhược

điểm

Cơ cấu tổ chức có thể phức tạp, có thể dẫn đến việc hình thành các bộ phận, phân hệ quá nhỏ và có thể làm tăng thêm yếu điểm của mỗi loại

mô hình hơn là ưu điểm

Mô hình cơ cấu tổ chức theo cấp quản lý

Trưởng văn phòng luật

Luật

sư

Luật sư

Luật sư

Chỉ có một vài cấp quản lý và hướng tới một nền quản trị phi tập trung

Mọi nhân viên của tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định

Tổ chức theo những đơn vị tạo ra các sản phẩm và dịch vụ cuối cùng, hoạt động độc lập nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường

Tăng khả năng phối hợp, các nhân viên thường làm việc theo nhóm

Di chuyển theo chiều ngang giữa các chức năng hoạt động

Company name

-Quản lý dựa vào mối quan

hệ hợp đồng giữa cỏc đối tỏc độc lập

- Chuyên môn hoá hoạt động:

tập trung vào năng lực vượt trội

- Quan hệ linh hoạt giữa các

đối tỏc

Company name

Cơ cấu cơ học (cơ khí

Ban lãnh đạo công ty phân chia các hoạt

động thành những công việc cụ thể, tách

rời nhau Nhiệm vụ, quyền hạn, trách

nhiệm và sự chịu trách nhiệm được xác

định theo cấp bậc quản trị trong tổ chức

Việc ra quyết định tập trung vào ban lãnh

đạo cao cấp Ban lãnh đạo cũng đảm nhiệm

việc xử lý và phân phối thông tin trong tổ

chứ

Khuyến khích các nhà quản trị và cấp dưới làm việc với tinh thần đồng đội

Nhân viên được khuyến khích trao đổi với bất kỳ ai

có thể giúp họ giải quyết vấn đề Quá trình ra quyết định được ủy quyền cho cấp dưới => nhân viên phải có kiến thức có quyền hạn

và phải chịu trách nhiệm với những quyết định của mình

Các chức vụ luôn được xác định lại cho phù hợp với yêu cầu thay đổi cơ cấu của tổ chưc

Công việc mang tính chuyên môn hóa cao

Công việc duy trì cứng nhắc

Trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho mỗi cá

nhân

Truyền thông theo chiều dọc, mang tính chỉ

thị

Công việc có khuynh hướng phụ thuộc Công việc được điều chỉnh liên tục Trách nhiệm cá nhân vượt khỏi phạm vi công việc Truyền thông cả dọc và ngang, chủ yếu là trao đổi thông tin, lấy ý kiến tư vấn giữa các bên

Mối quan hệ quyền hạn – trách nhiệm

Trách nhiệm

Là việc phải đạt được mục tiêu, sử dụng các nguồn lực một cách đúng đắn, tuân thủ theo chính sách của tổ chức và phải trả lời trước hành động của mình

Quyền hạn

Là quyền điều tiết và sử dụng các nguồn lực

Quyền hạn của nhà quản trị do các cấp quản

lý cao hơn xác định và được thực thi thông qua

cơ cấu tổ chức

Company name

Quyền hạn

Chức năng

Trực tuyến

Tham mưu

Quyền ra quyết

định, thể hiện

quan hệ cấp

trên – cấp dưới:

thực hiện chế

độ một thủ

trưởng

Quyền của những cá nhân hoặc nhóm trong việc cung cấp lời khuyên hay dịch vụ

cho các nhà quản trị trực tuyến

Quyền được ra quyết định và kiểm soỏt các bộ phận khác của tổ chức trong những hoạt động nhất định

Tập trung và phi tập trung

Tập trung

Là phương thức

tổ chức trong

đó mọi quyền ra

quyết định

được tập trung

vào cấp quản trị

cao nhất của tổ

chức

Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho

những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình

độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương được mọi công việc quản trị

Đặc điểm Phân quyền

Trao quyền hạn

(ra quyết định, định đoạt nguồn lực…)

Trách nhiệm báo

cáo

Báo cáo lên người

ủy quyền tình hình

sử dụng nguồn lực

và việc thực hiện

Chỉ báo cáo kết quả cuối cùng

Trách nhiệm

Không hoàn toàn: Hoàn toàn:

Company name

Phối hợp

Công cụ phối hợp

B

E

C

D

A

Các kế hoạch

Hệ thống tiêu chuẩn KT-KT

Cơ cấu tổ chức

Thông tin, truyền thông

Giám sát

Phối hợp là quá trình liên kết

hoạt động của những con

người, bộ phận, phân hệ và hệ

thống riêng rẽ nhằm thực hiện

có kết quả và hiệu quả các mục

tiêu chung của tổ chức

Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng

Xây dựng bộ phận và phân hệ của cơ cấu

Thể chế hóa: sơ đồ cơ cấu,

bảng mô tả công việc, sơ đồ ra quyết định

Chiến lược

Công nghệ

Thái độ của lãnh đạo

Năng lực đội ngũ

Môi trường