Quản Trị Học – Chức Năng Điều Khiển

LÃNH ĐẠOLãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến người khác để đạt được các mục tiêu của tổ chức.. Lãnh đạo là tác động đến người khác, truyền cảm hứng, khơi dậy lòng nhiệt huyết cuả họ đối

CHƯƠNG 7

I KHÁI NIỆM & VAI TRÒ CỦA ĐIỀU KHIỂN

II. LÃNH ĐẠO

III ĐỘNG VIÊN

IV THÔNG TIN

V QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CNĐK

1 Khái niệm: CNĐK trong quản trị là quá trình nhà

quản trị tác động đến con người, làm cho họ sẵn sàng, nhiệt tình thực hiện nhiệm vụ được giao

2 Vai trò:

Giúp tổ chức đạt được mục tiêu trên cơ sở của

lãnh đạo hiệu quả

Khơi dậy những nỗ lực của nhân viên để họ thực hiện công việc tốt hơn

II LÃNH ĐẠO

Lãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến người khác để

đạt được các mục tiêu của tổ chức

Lãnh đạo là chỉ dẫn điều khiển, ra lệnh và đi trước Lãnh đạo là tác động đến người khác, truyền cảm

hứng, khơi dậy lòng nhiệt huyết cuả họ đối với

công việc, tổ chức và những người xung quanh

Các dạng phong cách lãnh đạo

1 Phân loại PCLĐ theo mức độ tập trung quyền lực:

Phong cách

lãnh đạo độc

đoán

Theo mức độ tập trung quyền lực (Kurt Lewin)

Phong cách lãnh đạo tự do

Phân loại phong cách lãnh đạo

Phong cách lãnh đạo dân

chủ

Phong cách lãnh đạo độc đoán

 Nhà quản trị tập trung tối đa quyền lực trong tay

Phong cách lãnh đạo dân chủ

 Nhà QT tham khảo ý kiến cấp dưới trước khi ra

quyết định

 Nhà QT hướng đến phân quyền

 Thông tin đi theo cả hai chiều: Thông tin chỉ huy và thông tin phản hồi

 Nhà QT cần kiên định để không trở thành người

“thỏa hiệp”

Phong cách lãnh đạo tự do

 Nhà QT hướng đến phân quyền và uỷ quyền ở mức cao

 Dành cho cấp dưới quyền chủ động giải quyết vấn đề

 Nhà QT đóng vai trò hỗ trợ cho cấp dưới

 Thông tin đi theo chiều ngang

 Nhà QT cần thận trong khi trình độ của cấp dưới

còn hạn chế

Phân loại phong cách lãnh đạo

Theo mức độ quan tâm đến CV và CN

S3

- Công việc: ít

- Con người: nhiều

S2

- Công việc: nhiều

- Con người: nhiều

Phân loại phong cách lãnh đạo

Người lãnh đạo đóng vai trò

 Đại diện cho lãnh đạo cấp trên trước Nhóm (tập thể)

 Đại diện cho Nhóm (tập thể) trước lãnh đạo cấp trên

 Phối hợp Nhóm với các Nhóm ( bộ phận) khác

Những kỹ năng và phẩm chất cần có ở

người lãnh đạo

 Khả năng gây ảnh

hưởng đến người khác

 Khả năng khơi dậy sự

tự tin

 Biết lắng nghe

 Biết tin tưởng vào

người khác

 Công bằng trong đánh

giá con người

Tùy thuộc vào đặc điểm của nhà

Các yếu tố ảnh hưởng đến vi c l a ệ ự

ch n ọ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO

Để trở thành một người lãnh đạo thành công

 Noi theo những chuẩn mực hành xử của người lãnh đạo thành cơng mà mình kính trọng và muốn học tập

nhưng không là bản sao của họ

 Biết rõ những mặt mạnh và yếu của bản thân

 Hiểu rõ mục tiêu của mình

 Luôn giữ vững những nguyên tắc mình đã đề ra

III ĐỘNG VIÊN

 Khaí niệm

 Động viên là tạo ra sự nỗ lực hơn ở nhân viên

trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của tổ chức trên

cơ sở thoả mãn nhu cầu cá nhân

 Biết cách động viên đúng sẽ tạo ra sự thay đổi tích cực trong thái độ và hành vi của con người,trên cơ sở đó các mục tiêu được thực hiện

 Muốn động viên được nhân viên , nhà quản trị phải tạo ra động lực thúc đẩy họ làm việc

CÁI GÌ TẠO NÊN ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC

CỦA MỖI CÁ NHÂN ?

Giá trị được nhận thức của mỗi cá nhân, sẽ quyết định cái gì tạo động lực hay triệt tiêu động lực làm việc của họ

- Được giao quyền

- Được thăng tiến

- Một công việc yêu thích

- Thu nhập hấp dẫn…

Động lực làm việc của mỗi người tăng lên hay giảm xuống bởi những điều không giống nhau

Các thuyết động viên

Thuyết phân cấp các nhu cầu cuả A Maslow

Sinh lý

An toàn Xã hội Tôn trọng Tự thể hiện

Nhu cầu tồn tại Nhu cầu quan hệ Nhu cầu phát triển

Một phần nhu cầu tự trọng + Nhu cầu tự thể hiện

THUYẾT 2 YẾU TỐ CỦA HERZBERG

Các yếu tố duy trì

(Liên quan đến quan hệ giữa các cá nhân và

tổ chức, bối cảnh làm việc hoặc phạm vi công

việc )

Các yếu tố động viên

(Liên quan đến tính chất công việc, nội dung công việc & những tưởng thưởng )

 Phương pháp giám sát

 Hệ thống phân phối thu nhập

 Quan hệ với đồng nghiệp

 Điều kiện làm việc

 Công việc ổn định

 Chính sách của công ty

 Địa vị

 Quan hệ giữa các cá nhân

 Sự thử thách công việc

 Các cơ hội thăng tiến

 Ý nghĩa cũa các thành tựu

 Sự nhận dạng khi công việc được thực hiện.

 Ý nghiã của các trách nhiệm

 Sự công nhận

 Sự thành đạt Ảnh hưởng của yếu tố duy trì Ảnh hưởng của yếu tố động viên Khi đúng Khi sai

 Không có sự bất  Bất mãn

Khi đúng Khi sai

 Thoả mãn  Không thoả mãn

Các lý thuyết về động viên

Thuyết X, Y

Thuyết X của McGregor là những giả định rằng con người không thích làm việc và cần phải được kiểm soát và chỉ dẫn

Thuyết Y của McGregor là ý kiến cho rằng con

người, trong điều kiện thích hợp sẽ yêu thích công việc, tìm kiếm trách nhiệm và tự kiểm soát

Các lý thuyết về động viên Thuyeát X, Y

Thuyết mong đợi (kì vọng)

 Để động viên người lao động NQTcần làm cho họ mong đợi vào

 Khả năng thực hiện nhiệm vu ï(nhi m v phù h p) ệ ụ ợ

 Giá trị phần thưởng được nhận thức (phần thưởng

hấp dẫn)

 Khả năng nhận được phần thưởng nếu hoàn thành

nhiệm vụ (cam kết về phần thưởng)

THUYẾT MONG ĐỢI (KÌ VỌNG)

Hiệu quả công việc

Động viên

Nếu động viên là để nhằm mục đích tăng kết quả công việc thì

mọi khía cạnh của chu trình này “ động viên – nỗ lực – hiệu quả

Thuyết công bằng

Con người muốn được đối xử công bằng , nhưng khi rơi vào tình trạng bị đối xử không công bằng họ có

xu thế tự thiết lập sự công bằng cho mình

 NQT phải quan tâm đến nhận thức của người lao động về sự công bằng trong tổ chức của họ

Ứng dụng các thuyết động viên

Cố gắng hiểu và tạo điều kiện giúp thoả mãn các cấp độ nhu cầu của nhân viên

Tạo môi trường làm việc tốt :

- Điều kiện làm việc

- Bầu không khí làm việc

Công việc :

- Phân công công việc hợp lý, công bằng

- Luân chuyển công việc và mở rộng công việc

Ứng dụng các thuyết động viên( t.t )

Khen thưởng hợp lý

Tạo cơ hội tham gia :

- Tham gia trao đổi mục tiêu, quyết định

- Phát triển nhóm tự quản

- Phát triển nhóm chất lượng

Các kĩ thuật hỗ trợ

- Lịch làm việc năng động

- Kì nghỉ

IV THÔNG TIN

 Vai trò cuả thông tin trong quản trị

 Các mô hình thông tin

 Nâng cao hiệu quả cuả thông tin trong tổ chức

TẦM QUAN TRỌNG CỦA THÔNG TIN

Thông tin rất cần thiết cho hoạt động của một tổ

chức giống như máu cần cho một cơ thể sống

Lượng thời gian cần cho trao đổi thông tin là rất lớn Các thông tin được trao đổi dưới nhiều dạng: văn

bản, lời nói, gặp gỡ hoặc qua điện thoại…

Quá trình thông tin cần được phân tích trên ba cấp độ

 Thông tin giũa các cá nhân

 Thông tin trong nhóm

QUÁ TRÌNH TRUYỀN ĐẠT

Quá trình mã hóa

Thông điệp và kênh

Quá trình mã hoá

Quá trình mã hoá

Quá trình giải mã

Phản hồi Nguồn với thông tin Người nhận thông điệp

Thông điệp nhận được

Thông

điệp

dự

định

TRUYỀN ĐẠT CÓ HIỆU QUẢ

 Đem lại sự hiểu biết

 Đem lại sự hài lòng ( thú vị )

 Aûnh hưởng đến thái độ của người nghe

 Aûnh hưởng đến hành vi của người nghe

 Giúp hoàn thiện, phát triển các mối quan hệ

LẮNG NGHE

 Lắng nghe là hoạt động rất quan trọng cho quá trình thông tin hiệu quả

 Lắng nghe hiệu quả là kết quả của việc phát triển sự

thấu cảm và sử dụng những kỹ năng lắng nghe

hiệu quả

 Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng cần được phát

triển qua ba cấp độ: nghe, lắng nghe, lắng nghe

thấu cảm

NHỮNG NGUYÊN TẮC LẮNG NGHE HIỆU

QUẢ

1. Tìm kiếm những vùng lợi ích, tăng sự hiếu biết

với những suy nghĩ tích cực khi nghe

2. Không vội phán quyết

3. Lắng nghe những ý tưởng , không chú trọng vào

lỗi của phát biểu

4. Ghi chép

5. Phản ứng tích cực , thách thức những suy nghĩ

PHẢN HỒI

 Phản hồi là hoạt động rất quan trọng để đảm bảo rằng

 Thông tin truyền đi được người nhận hiểu đúng

 Người đưa thông tin hiểu được suy nghĩ, cảm xúc của người nhận thông tin

 Tăng lượng thông tin trao đổi…

 Khuyến khích tăng phản hồi thông tin

 Khi nhận phản hồi thông tin cần thực tế , lịch

sự ,vui vẻ

CHÚ Ý KHI PHẢN HỒI

1. Đưa phản hồi

 Cụ thể, có chọn lọc, biết chắc chắn

 Mô tả, không phán quyết

 Tránh suy luận về động cơ hay cảm xúc

 Không né những phản hồi tiêu cực

 Đưa ra những đề nghị hoặc lời khuyên

 Đúng thời điểm

PHẢN HỒI

2 Nhận phản hồi

 Cởi mở với những điều được nghe

 Nên ghi chép lại

 Đề nghị nêu ví dụ cụ thể (nếu cần)

 Đừng tìm cách giải thích để người nghe cảm nhận sự biện minh

Các mô hình thông tin

 Mô hình thông tin t p trung ậ : thông tin n và i đế đ

u qua m t u m i là trung tâm TT

 Mô hình thông tin tr c ti p ự ế : thông tin đến và i đ

c th c hi n tr c ti p gi a bên g i và nh n

 Mô hình thông tin phân tán: thông tin đượ ậc t p trung

x lý theo t ng n v thành viênử ừ đơ ị

 Mô hình thông tin k t h p ế ợ : k t h p các ki u mô ế ợ ể

hình trên

V QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT

 Các loại xung đột

 Nguyên nhân cuả xung đột

 Giải quyết xung đột

CÁC LOẠI XUNG ĐỘT

 Xung đột phi chức năng – là bất kỳ sự tương tác nào giữa các phía mà điều này cản trở hoặc tàn phá việc đạt mục tiêu của tổ chức hay nhóm

 Xung đột chức năng _ là sự tương tác mà kết cục

mang lại sự hoàn thiện hoặc lợi ích cho nhóm hay tổ chức

XUNG ĐỘT PHI CHỨC NĂNG VỚI VIỆC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ

Tốn nhiều thời gian

Theo đuổi lợi ích cá nhân, hi sinh lợi ích tập thể

Tổn hại sức khoẻ và tình trạng tâm lý, mệt mỏi, căng thẳng

Không hoàn thành nhiệm vụ

XUNG ĐỘT CHỨC NĂNG VÀ VIỆC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ

Nâng cao chất lượng của các quyết định

Kích thích sự sáng tạo và đổi mới

Khuyến khích sự quan tâm

Thúc đẩy tự đánh giá và thích ứng

NGUYÊN NHÂN CỦA XUNG ĐỘT

1. Trong nhóm

 Truyền đạt

 Cấu trúc tổ chức

 Sự khác biệt cá nhân

2. Giữa các nhóm

 Sự phụ thuôc lẫn nhau đối với nhiệm vụ

 Mục tiêu không tương đồng

 Thái độ thắng thua

 Sử dụng đe doạ

CHIẾN LƯỢC GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT

các nhu cầu

và quan tâm

của bản thân.