quản trị học chức năng kiểm soát

Giảng viên: Phùng Minh Đức Khoa Quản trị Kinh doanh Tel: 0915075014 Email: ducpm@ftu.edu.vn pmd243@yahoo.com CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ Khái niệm Kiểm sốt tiến trình đo lường kết thực so sánh với điều hoạch định, đồng thời sửa chữa sai lầm để đảm bảo việc đạt mục tiêu theo kế hoạch định đề CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ Vai trị kiểm sốt  nhu cầu nhằm hoàn thiện định quản trị kinh doanh  đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao  đảm bảo thực thi quyền lực quản trị người lãnh đạo doanh nghiệp Với nhu cầu mở rộng dân chủ doanh nghiệp, kiểm sốt khuyến khích chế độ ủy quyền, hợp tác mà không làm giảm khả kiểm soát người lãnh đạo  giúp doanh nghiệp theo sát đối phó với thay đổi môi trường  tạo tiền đề cho trình hồn thiện đổi CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Vai trị kiểm sốt Hoạch định Các mục tiêu dài hạn Các mục tiêu ngắn hạn Các chiến lược Các kế hoạch Kiểm soát Tổ chức Các tiêu chuẩn Đo lường So sánh Các hành động Cơ cấu tổ chức Quản trị nguồn nhân lực Lãnh đạo Động Lãnh đạo Giao tiếp Hành vi cá nhân hành vi nhóm CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt II TIẾN TRÌNH KIỂM SỐT Đo lường hoạt động thực tế CÁC MỤC TIÊU NGẮN HẠN VÀ DÀI HẠN Tổ chức Phân Phòng ban Cá nhân So sánh hoạt động thực tế với tiêu chuẩn Thiện hoạt động quản trị CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Đo lường kết thực 1.1 Xây dựng tiêu chuẩn 1.2 Chọn phương pháp đo lường việc thực a Quan sát cá nhân  Ưu điểm: có thông tin trực tiếp rõ ràng (không bị chọn lọc qua người khác) hoạt động công việc thực tế Nó cho phép theo dõi theo diện rộng hoạt động dù lớn hay nhỏ quan sát  Hạn chế:  Nó phụ thuộc vào thiên lệch cá nhân  tốn thời gian  Tiến trình phải chịu phản đối CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt b Báo cáo thống kê  Ưu điểm:  Nó khơng giới hạn thơng tin từ máy tính, mà cịn bao gồm đồ thị, biểu đồ, số hình thức mà nhà quản trị sử dụng để đánh giá thành tích  Những liệu số dễ hình dung hiệu việc thể mối quan hệ  Nhược điểm:  Những liệu số cung cấp thơng tin hoạt động  Những báo cáo thống kê vài lĩnh vực đo lường số lượng mà bỏ qua nhân tố quan trọng khác, thường nhân tố chủ quan CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt c Báo cáo trực tiếp  Người ta lấy thơng tin từ báo cáo trực tiếp (báo cáo miệng) qua buổi hội nghị, họp, đối thoại trực tiếp, hay qua điện thoại  Ưu điểm hạn chế phương pháp việc đo lường kết tương tự phương pháp theo dõi cá nhân Mặc dù thông tin bị chọn lọc phương pháp nhanh, cho phép có phản hồi, giúp nhận thấy cách diễn đạt ngơn ngữ, giọng nói thân từ ngữ dùng để diễn đạt ý  Trước đây, trở ngại lớn báo cáo trực tiếp việc soạn thảo văn để dùng làm tài liệu tham khảo sau Tuy nhiên công nghệ thông tin làm cho báo cáo trực tiếp ghi âm lại cách hiệu tồn văn CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt d Báo cáo viết tay/bằng văn  Cũng báo cáo thống kê, báo cáo viết tay/bằng văn chậm lại mang tính thức báo cáo trực tiếp báo cáo lại Tính thức làm cho báo cáo trở nên đầy đủ súc tích báo cáo trực tiếp Hơn nữa, văn viết tay dễ lưu trữ dễ tìm Kết luận: Với ưu điểm nhược điểm bốn phương pháp đo lường nêu trên, nỗ lực kiểm sốt tồn diện nhà quản trị nên áp dụng bốn phương pháp CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt d Báo cáo viết tay/bằng văn  Cũng báo cáo thống kê, báo cáo viết tay/bằng văn chậm lại mang tính thức báo cáo trực tiếp báo cáo lại Tính thức làm cho báo cáo trở nên đầy đủ súc tích báo cáo trực tiếp Hơn nữa, văn viết tay dễ lưu trữ dễ tìm Kết luận: Với ưu điểm nhược điểm bốn phương pháp đo lường nêu trên, nỗ lực kiểm sốt tồn diện nhà quản trị nên áp dụng bốn phương pháp 1.3 Đo lường thực CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt So sánh kết thực với tiêu Đo lường hoạt động Bước so sánh giúp xác định mức độ chênh lệch kết thực tế tiêu chuẩn Việc xác định khoảng sai lệch chấp nhận cần thiết Những sai lệch vượt mức cho phép đáng kể cần có quan tâm nhà quản trị Giới hạn chấp nhận Khoảng sai lệch chấp nhận Tiêu chuẩn Giới hạn chấp nhận t CuuDuongThanCong.com t+1 t+2 Thời gian (t) t+3 t+4 t+5 https://fb.com/tailieudientucntt Tiến hành hoạt động quản trị Nhà quản trị lựa chọn ba hành động: khơng làm gì, hiệu chỉnh kết thực tế, xem xét lại tiêu chuẩn  Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ nguyên tắc sau:  Chỉ điều chỉnh thật cần thiết  Điều chỉnh mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu  Phải tính tới hậu sau điều chỉnh  Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ  Tùy điều kiện mà kết hợp phương pháp điều chỉnh cho hợp lý CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Tiến hành hoạt động quản trị So sánh kết thực tế với tiêu chuẩn Tiêu C chuẩn có thực khơng? Khơng làm K Các mục tiêu Tiêu chuẩn Đo lường kết thực tế Sai lệch có chấp nhận khơng? C Khơng làm K Tiêu chuẩn có hợp lý khơng? C Xác định ngun nhân sai lệch K Điều chỉnh tiêu chuẩn CuuDuongThanCong.com Điều chỉnh hoạt động https://fb.com/tailieudientucntt 3.1 Điều chỉnh hoạt động thực tế • Nếu nguyên nhân chênh lệch kết công việc chưa thỏa mãn, nhà quản trị cần có điều chỉnh • Nhà quản trị đưa định hiệu chỉnh hoạt động thực tế phải đưa định khác:  Biện pháp điều chỉnh tức thời giải vấn đề nhằm đưa hoạt động quỹ đạo bình thường  Biện pháp điều chỉnh xem xét hoạt động thực tế chênh lệch sao, từ tiến hành khắc phục chênh lệch CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 3.2 Điều chỉnh lại tiêu chuẩn Sự sai lệch kết tiêu chuẩn không phù hợp với thực tế, có nghĩa mục tiêu đặt cao hay thấp Điều làm động làm việc nhân viên vốn đo tiêu chuẩn CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt III CÁC LOẠI KIỂM SỐT Đầu vào Q trình Đầu Kiểm sốt phịng ngừa Kiểm sốt chỗ Kiểm sốt sau Dự báo vấn đề nảy sinh Hiệu chỉnh vấn đề chúng xảy Hiệu chỉnh vấn đề sau chúng xảy CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Kiểm sốt phịng ngừa/lường trước  Điểm quan trọng kiểu kiểm soát đưa hoạt động quản trị trước vấn đề xảy Kiểu kiểm soát mong muốn cho phép nhà quản trị ngăn chặn vấn đề khắc phục sau tổn thất xảy sản phẩm chất lượng, khách hàng, giảm doanh thu… Tuy nhiên kiểu kiểm sốt địi hỏi thơng tin xác, nhiều thời gian khó thu thập  Các hoạt động kiểm soát phòng ngừa bao gồm việc ban hành cac quy định nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục tuyển mộ tuyển chọn nhân sự, chương trình huấn luyện phát triển nguồn nhân lực Các hoạt động có tác dụng định hướng giới hạn tất hành vi nhân viên nhà quản trị CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Kiểm soát chỗ/đồng thời/đạt - khơng đạt/q trình  Kiểm sốt chỗ áp dụng hoạt động tiến hành Khi hoạt động kiểm soát thực công việc tiến hành, nhà quản trị khắc phục vấn đề trước chúng trở nên tốn  Các thiết bị kỹ thuật (máy vi tính, máy móc điều khiển vi tính…) lên chương trình để kiểm sốt liên tục  Dạng kiểm sốt có hiệu nhà quản trị có thơng tin xác, kịp thời thay đổi môi trường hoạt động CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Kiểm sốt phản hồi  Hình thức phổ biến kiểm sốt dựa thơng tin phản hồi Việc kiểm soát thực sau hoạt động kết thúc  Hạn chế chủ yếu hình thức kiểm sốt trước nhà quản trị có thơng tin vấn đề xảy dẫn đến lãng phí thiệt hại  Ưu điểm so với việc kiểm soát đồng thời:  cung cấp cho nhà quản trị đầy đủ thông tin nỗ lực việc lập kế hoạch họ có hiệu  thúc đẩy động làm việc nhân viên  áp dụng để làm sở tiến hành khen thưởng khuyến khích cán bộ, cơng nhân CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt IV CÁC TIÊU CHUẨN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ Đo lường nhiều khía cạnh giảm xu hướng có tập trung hẹp hòi 10 Hành động hiệu chỉnh Vì nhà quản trị khơng thể kiểm sốt hoạt động, cơng cụ kiểm sốt nên trọng đến vấn đề đặc biệt Kịp thời Đa tiêu chí Nhấn mạnh đến ngoại lệ Một hệ thống kiểm sốt hiệu phải mang tính kinh tế hoạt động (xác định mức kiểm soát tối thiểu để đạt kết mong muốn) Chính xác Tính kinh tế têttêtếtetế HỆ THỐNG KIỂM SỐT HIỆU QUẢ Linh hoạt Một hệ thống kiểm soát hiệu phải đủ linh hoạt để điều chỉnh trước thay đổi hội Dễ hiểu Tập trung vào vấn đề chiến lựơc Vì nhà quản trị khơng thể kiểm sốt thứ, họ phải chọn yếu tố mang tính chiến lược (hoạt động, sản xuất, kiện quan trọng) hoạt động tổ chức CuuDuongThanCong.com Tiêu chí hợp lý Các tiêu chuẩn kiểm sốt phải hợp lý đạt Một hệ thống kiểm sốt hiệu người sử dụng phải hiểu https://fb.com/tailieudientucntt ... https://fb.com/tailieudientucntt Vai trị kiểm sốt Hoạch định Các mục tiêu dài hạn Các mục tiêu ngắn hạn Các chiến lược Các kế hoạch Kiểm soát Tổ chức Các tiêu chuẩn Đo lường So sánh Các hành động Cơ cấu tổ chức Quản trị nguồn... https://fb.com/tailieudientucntt Kiểm sốt phịng ngừa/lường trước  Điểm quan trọng kiểu kiểm soát đưa hoạt động quản trị trước vấn đề xảy Kiểu kiểm sốt mong muốn cho phép nhà quản trị ngăn chặn vấn đề khắc... https://fb.com/tailieudientucntt I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ Vai trị kiểm sốt  nhu cầu nhằm hồn thiện định quản trị kinh doanh  đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao  đảm bảo thực thi quyền lực quản trị người lãnh đạo doanh