Tiểu luận môn quản trị học chức năng kiểm tra trong quản trị

Dưới cái nhìn của nhà quản trị kiểm tra được hiểu là: “quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng, trên cơ sở đó phát hiện những sai

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

……

THUYẾT TRÌNH

GVHD: Th.sĩ Trần Văn Tuyến Thực hiện: Nhóm 8

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

THUYẾT TRÌNH

ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ

DANH SÁCH NHÓM 8:

1 Bùi Thị Bảo Ngân XNK18G 1410010405

2 Trương Thùy Trang XNK18G 1410010447

3 Lê Thị Thu Hương XNK18H 1410010028

4 Nguyễn Kim Loan XNK18H 1410010414

5 Phùng Kim Thúy Oanh XNK18H 1410010023

6 Huỳnh Thị Cẩm Tiên XNK18H 1410010096

7 Trần Thị Thùy Trang XNK18H 1410010430

8 Nguyễn Phương Uyên XNK18H 1410010432

9 Lê Thị Kim Yến XNK18H 1410011152

10 Nguyễn Thị Ái Phùng TATM17L 1310020398

I KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA 4

1 Khái niệm kiểm tra 4

2 Bản chất của kiểm tra 5

3 Vai trò của kiểm tra 6

4 Nhiệm vụ và mức độ 7

a Nhiệm vụ kiểm tra 7

b Mức độ kiểm tra 8

5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra: 9

II CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA VÀ KỸ THUẬT KIỂM TRA 11

1 Các hình thức kiểm tra 11

2 Các kỹ thuật kiểm tra 13

III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA 15

1 Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn và phương pháp kiểm tra 16

2 Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn 17

3 Tiến hành điều chỉnh các sai lệch hoặc các tiêu chuẩn 18

NỘI DUNG ĐỀ TÀI

I KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

1 Khái niệm kiểm tra

Theo Henri.Fayol (nhà sáng lập phương pháp quản

lí hiện đại) cho rằng: “kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có thực hiện theo kế hoạch đã được vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm Nó đối phó với mọi sự bao gồm sự vật, con người và hành động”

Theo RobertJ Mockler: “kiểm tra quản trị là một nỗ lực hệ thống phản hồi thông tin nhằm so

sánh những thành tựu thực hiện với những định mức đã đề ra xác

định mức độ sai lệch và thực hiện điều chỉnh để đảm bảo nguồn

nhân lực đã và đang sử dụng có hiệu quả nhất để đạt mục tiêu

của đơn vị”

Dưới cái nhìn của nhà quản trị kiểm tra được hiểu là: “quá

trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với

những tiêu chuẩn đã xây dựng, trên cơ sở đó phát hiện những sai

lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó, đồng thời đề ra các giải

pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định”

2 Bản chất của kiểm tra

- Là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động

Được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi Theo hệ thống này các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh các kết quả này với các tiêu chẩn, xác định và phân tích sai lệch Sau đó, để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình nhằm đi tới kết quả mong muốn

- Là hệ thống phản hồi dự báo

Ngược lại với hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt độn, hệ thống kiểm tra dự báo sẽ giám sát ngay từ đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không Nếu không thì những đầu vào hoặc quá trình trong

hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn

3 Vai trò của kiểm tra

Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình

và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp của các phương pháp

mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình Như vậy:

- Kiểm tra giúp các nhà quản lý đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao thông qua việc xác định lại các nguồn lực của tổ chức (ở đâu, ai sử dụng, sử dụng như thế nào) để từ đó sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực này

- Kiểm tra giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân và biện pháp khắc phục

- Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời ra các quyết định cần thiết để đảm bảo thực thi quyền lực quản lý và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra

- Kiểm tra còn giúp các tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi trường

Hệ thống kiểm tra

Đầu ra

Quá trình thực hiện Đầu vào

4 Nhiệm vụ và mức độ

a Nhiệm vụ kiểm tra

Nhiệm vụ chung của kiểm tra trong doanh nghiệp là thông qua kiểm nhằm phát hiện ra những sai lệch của thực tế so với mục tiêu công tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:

- Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức

- Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu

- Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng

- Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: Thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất

- Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm

để sửa sai

- Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm

- Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình, báo cáo để loại bớt những gì ít quan trọng hay không cần thiết

- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và thu lợi nhuân cao

Muốn thực hiện được những nhiệm vụ trên cần phải xác định rõ nội dung kiểm tra Trên thực tế, mỗi một sai lầm điều có thể phát sinh từ nhiều khâu, có liên quan tới nhiều bộ phận và cá nhân khá nhau Vì vậy cần phải tổ chức kiểm tra một cách toàn diện

Tuy nhiên, điều này không phải khi nào cũng thực hiện được và không phải khi nào cũng cần thiết phải thực hiện

Cách hiệu quả nhất là thực hiện một cách khoa học, có kế hoạch, có tổ chức chặt chẽ, có phương pháp chiến lược đúng đắn ít tiêu tốn nguồn lực và tài lực nhất

Để đạt được điều này công tác kiểm tra cần phải tập trung vào những khu vực trọng tâm và những điểm thiết yếu:

- Các khu vực hoạt động thiết yếu là những lĩnh vực, khía cạnh yếu tố của doanh nghiệp

- Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm thường xảy ra thiếu sót, hạn chế

và khi xảy ra thì thường có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp

Để thấy rõ điều này, chúng ta có thể tham khảo một số điểm kiểm tra thiết yếu trong những lĩnh vực quan trọng của doanh nghiệp như sau:

Sản xuất Marketing Quản trị nhân sự Tài chính kế toán

- Chủng loại SP

- Số lượng SP

- Chi phí SX

- Mức độ hoàn

thành kế hoạch

SX

- Doanh thu tiêu thụ

- Chi phí bán hàng

- Mức độ hài lòng của người tiêu dùng

- Kết quả bán hàng của từng nhân viên

- Năng suất lao động

- Mối quan hệ giữa những người lao động

- Những cá nhân tập thể điển hình

- Phát triển lực lượng quản trị viên

- Tài sản của doanh nghiệp

- Kết quả sản xuất kinh doanh

- Dự trữ

- Lưu chuyển tiền tệ

Trên thực tế, việc xác định được những điểm thiết yếu trong kiểm tra không phải khi nào cũng dễ dàng và thuận lợi Để tìm được những nội dung kiểm tra hữu hiệu, chúng ta cần phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau:

- Những điểm nào phản ảnh rõ nhất mục tiêu của tổ chức?

- Những điểm nào phản ảnh rõ nhất tình trạng không đạt được mục tiêu?

- Những điểm nào đo lường tốt nhất sự sai lệch?

- Những điểm nào xác định rõ nhất trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan?

- Những điểm nào thực hiện một cách thuận tiện nhất và ít tốn kém nhất?

b Mức độ kiểm tra

Nếu mức độ kiểm tra quá khắt khe, thái quá có thể gây ra sự chống đối, mất

ổn định trong tổ chức, dễ gây ra sự căng thẳng mất đoàn kết, ảnh hưởng đến các hoạt động trong doanh nghiệp Ngược lại nếu mức độ kiểm tra buông lỏng sẽ gây ra tình trạng lười nhát, ỷ lại trong tổ chức điều này cũng không tốt trong các hoạt động trong doanh nghiệp

Vì vậy, cần phải xác định mức độ và phạm vi kiểm tra một cách khoa học để tránh hai khuynh hướng thái quá hoặc buông lỏng kiểm tra Nói cách khác, khi thiết lập hệ thống kiểm tra cần phải đảm bảo sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền

tự do cá nhân, giữa chi phí cho kiểm tra và lợi ích mà kiểm tra mang lại

Bên cạnh đó, các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra luôn có sự thay đổi nên quá trình kiểm tra, phương pháp kiểm tra cũng phải thường xuyên đổi mới cho phù hợp

5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

 Kiểm tra phải có trọng điểm

Xác định rõ mục đích kiểm tra, tập trung vào các khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sót

Kiểm tra tập trung vào những điểm thiết yếu

có nghĩa là không tiến hành kiểm tra như nhau đối với ng hoạt động kiểm tra vào những vấn đề quan trọng nhất, có ý nghĩa nhất đối với chiến lược kinh doanh cũng như các kế hoạch triển khai thực hiện chiến lược kinh doanh

Tránh tình trạng kiểm tra tràn lan, trên phạm vi rộng, gây tốn kém thời gian, tiền bạc, công sức dẫn đến việc kiểm tra kém hiệu quả

 Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng

Kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và báo cáo thống kê mà cần tiến hành ngay tại nơi đang diễn ra hoạt động để kịp thời đưa ra các biện pháp giải quyết thích hợp với sự biến động nhanh chóng của môi trường kinh doanh hiện nay, tránh tình trạng đánh giá theo xu hướng phát triển tĩnh

 Kiểm tra cần chú trọng đến số lượng nhỏ các nguyên nhân

Là một yêu cầu rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản trị xác định các khu vực hoạt động, kiểm tra thiết yếu

Có những nhân tố tuy sự thay đổi không nhiều so với dự đoán chiến lược kinh doanh nhưng vì những nhân tố này có tác động lớn đến các mục tiêu chiến lược kinh doanh hoặc chiến thuật nên không được phép bỏ qua khi tiến hành kiểm tra đánh giá

 Bản thân người hoạt động phải tự kiểm tra

Để tự hoàn thiện và thể hiện trình độ phát triển cao của một hệ thống đòi hỏi mỗi người, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra chính mình

 Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch Vì vậy nó phải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức

Kiểm tra còn cần được thiết kế theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

 Kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị

Những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được diễn đạt rõ ràng, rành mạch, và tùy theo đúng chuyên môn của nhà quản trị để họ có thể hiểu

và sử dụng những thông tin đó Ngược lại, nếu họ không hiểu hoặc không sử dụng được thông tin đó, thì quá trình kiểm tra không còn tác dụng

 Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính xác

Việc đánh giá hiệu suất công việc của cấp dưới không thể là sự phán đoán chủ quan

Cần tránh những định kiến có sẵn để đưa ra những nhận xét và đánh giá đúng mức, tránh những tổn thất không đáng có cho tổ chức

 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hóa của tổ chức

Tùy vào phong cách lãnh đạo của nhà quản trị (nét văn hóa của doanh nghiệp) mà đưa ra các kế hoạch kiểm tra phù hợp

VD: Đối với nhà quản trị có phong cách lãnh dân chủ, nhân viên có ý thức tự giác, trách nhiệm, tính sáng tạo thì việc kiểm tra không nên thực hiện thường xuyên Ngược lại, với nhà quản trị có phong cách độc đoán thì nhân viên có ý thức

ỷ lại không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, mà phải nhấn mạnh đến sự tự giác của mỗi người

 Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm

Kiểm tra có hiệu quả khi chúng làm sáng tỏ nguyên nhân, điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực hiện với mức chi phí nhỏ nhất

Mặc dù yêu cầu này đơn giản nhưng lại khó trong thực hành, thông thường các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu được do kiểm tra lại không tương xứng

 Kiểm tra phải đưa đến hành động

Dựa vào kết quả kiểm tra, các nhà quản trị (quản lý) phải nhận ra những sai lệch so với kế hoạch đặt ra để điều chỉnh cho thích hợp

Nếu không điều chỉnh thích hợp việc kiểm tra sẽ mất đi ý nghĩa và tác dụng

 Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng

Để quá trình kiểm tra đạt được hiệu quả thiết thực thì trong công tác kiểm tra cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu và kết hợp nhiều phương pháp với nhau Các phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra phải được áp dụng linh hoạt, uyển chuyển phù hợp với từng đối tượng, quy mô và mục đích đề ra

II CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA VÀ KỸ THUẬT KIỂM TRA

1 Các hình thức kiểm tra

Các hình thức kiểm tra rất đa dạng và được phân theo nhiêu tiêu chí khác nhau như: quá trình hoạt động, mức độ tổng quát của nội dung, tần suất tiến hành kiểm tra và chủ thể tiến hành kiểm tra

a Các hình thức kiểm tra xem xét theo quá trình hoạt động

 Kiểm tra lường trước: được tiến hành trước khi hoạt động thực sự để

tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh và tìm cách ngăn ngừa trước như theo tên gọi của nó vậy Đây là hình thức kiểm tra được các nhà quản trị đặc biệt chú trọng, quan tâm đến vì họ cần hình thức kiểm tra này để nắm chắc những vấn

đề nảy sinh và tác động kịp thời

 Kiểm tra đồng thời: được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra.

Thông qua việc giám sát trực tiếp nhà quản trị có thể đánh giá hoặc điều chỉnh các sai sót ngay lập tức

 Kiểm tra phản hồi: được thực hiện sau khi hoạt động đã diễn ra Trong

hình thức kiểm tra có nhược điểm là độ trễ về mặt thời gian thường khá lớn Bên cạnh đó nó cũng có hai ưu điểm hơn hẳn hai hình thức trên đó là: cung cấp cho nhà quản trị thông tin cần thiết để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị; giúp cải tiến động cơ, thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn và cung cấp những thông tin cần thiết để nâng cao các hoạt động của mình trong tương lai

b Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra

 Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá thực hiện mục tiêu, kế hoạch của

doanh nghiệp một cách tổng thể

 Kiểm tra bộ phận: kiểm tra các lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của

doanh nghiệp

 Kiểm tra cá nhân: kiểm tra những con người, nhân viên cụ thể trong

doanh nghiệp

c Theo tần suất của các cuộc kiểm tra

 Kiểm tra đột xuất: là kiểm tra không theo định kì định sẵn.

 Kiểm tra định kì: là kiểm tra thực hiện theo kế hoạch đã định trong

từng thời gian và tập trung vào một số chức năng quản trị

 Kiểm tra liên tục: là giám sát thường xuyên trong mọi thời điểm, với

mọi cấp, mọi đối tượng, mọi khâu và mọi nội dung kiểm tra

d Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra

 Là hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ chuyên nghiệp đối với đối tượng quản lý

 Tự kiểm tra: giúp phát hiện những nhà quản trị và nhân viên có năng lực và ý thức kỉ luật cao; có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch với hiệu quả cao

2 Các kỹ thuật kiểm tra

Các kĩ thuật kiểm tra là những công cụ, phương tiện để tiến hành công tác kiểm tra

a Các công cụ kiểm tra truyền thống

- Các dữ liệu thống kê:

 Các dữ liệu thống kê dù mang tính

lịch sử hay dự đoán đều rất quan trọng đối với

công tác kiểm tra

 Phản ánh rõ ràng kết quả thực hiện kế

hoạch trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt

động của doanh nghiệp (lỗ, lãi, doanh số, giá

cao, chi phí, khả năng thu hồi vốn đầu tư, năng

suất, tình hình sản xuất sản phẩm )

 Các dữ liệu thống kê có thể được thể

hiện dưới nhiều dạng (như biểu, bảng) Muốn cho các dữ liệu trở nên có ý nghĩa, ngay cả khi chúng được thể hiện trên các biểu đồ cũng cần sáng tỏ được những vấn đề nhất định

 Có bảy dạng biểu đồ được sử dụng rộng rãi trong kiểm tra:

 Biểu đồ nhân quả: là sự trình bày bằng hình ảnh các bước trong một quá trình

 Lưu đồ (hay biểu đồ dòng quá trình): là sự trình bày bằng hình ảnh các bước trong một quá trình

 Biểu đồ Pareto: được sử dụng theo tập hợp dữ liệu để phân cấp các nguyên nhân sao cho có thể chỉ ra được các mức độ ưu tiên Dùng để tạo ra quy tắc 80-20, trong đó thì 80% vấn đề xuất phát từ 20% các nguyên nhân

 Biểu đồ khuynh hướng: cho thấy sự biến thiên của kết quả hoạt động trong một giai đoạn

 Biểu đồ phân bố: dùng để đo tần số xuất hiện một vấn đề nào đó

 Biểu đồ phân tán: minh họa mối quan hệ giữa hai biến số

 Biểu đồ kiểm tra: là công cụ tiên tiến nhất trong bảy loại, được dùng để phản ánh sự biến đổi trong hệ thống

- Một trong những dữ liệu thống kê quan trọng nhất được cung cấp qua các báo cáo kế toán tài chính

 Báo cáo tài chính là những bản phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài chính như tài sản, công nợ cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của