Tiểu luận môn quản trị xuất nhập khẩu quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Khoảng cách địa lý, sự khác biệt về quy định của pháp luật khiếncác doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn để thực hiện được tất cả những công đoạn kể trên.Chính vì vậy, để tiết kiệm thời gian

QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG NGOẠI THƯƠNG 2

1.1 Khái niệm về giao nhận 2

1.1.1 Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) 2

1.1.2 Người giao nhận (NGN) 3

1.2 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận 3

1.2.1 Chức năng tư vấn 3

1.2.2 Chức năng đại diện 4

1.3 Quyền và nghiã vụ của người giao nhận 5

1.3.1 Cơ sở pháp lý về quyền và nghĩa vụ của NGN 5

1.3.2 Quyền và nghĩa vụ của NGN trong quy định của pháp luật Việt Nam 6

1.4 Mối quan hệ giữa người giao nhận với các bên tham gia 8

1.4.1 Chính phủ và các cơ quan quản lý 8

1.4.2 Các bên tư nhân 9

1.4.3 Các công ty bảo hiểm 9

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA 11

XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 11

2.1 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu 11

2.1.1.Các loại hình xuất khẩu 11

2.1.2 Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 14

2.1.2.1 Nhận thông tin yêu cầu từ khách hàng 15

2.1.2.2 Kiểm tra và báo giá cho khách hàng 16

2.1.2.3 Thỏa thuận và ký hợp đồng với khách hàng 16

2.1.2.4 Liên hệ đặt chỗ với hãng tàu phù hợp 16

2.1.2.5 Chuẩn bị chứng từ và Hàng hóa xuất khẩu 21

2.1.2.6 Thông quan hàng xuất khẩu 40

i

2.1.2.7 Trình tự giao nhận hàng xuất tại Cảng 42

2.2 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu 55

2.2.1.Khái quát về hoạt động kinh doanh nhập khẩu 55

2.2.1.1 Định nghĩa hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài 55

2.2.1.2 Quyền kinh doanh xuất nhập khẩu 55

2.2.1.3 Đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu 56

2.2.1.4 Các loại hình nhập khẩu 57

2.2.2 Quy trình thủ tục nhận hàng nhập khẩu 61

2.2.2.1 Xác định loại hình nhập khẩu 62

2.2.2.2 Danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc tạm ngừng nhập khẩu 63

2.2.2.3 Danh mục hàng hóa nhập khẩu theo giấy phép và thuộc diện quản lý chuyên ngành 67

2.2.2.4 Hàng hóa nhập khẩu thực hiện kiểm dịch, kiểm tra về an toàn thực phẩm, kiểm tra chất lượng và quy định cửa khẩu 73

2.2.2.5 Thủ tục hải quan nhập khẩu 76

2.2.3 Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu và lập khiếu nại về tổn thất và mất mát 91

PHỤ LỤC 1: THÔNG BÁO HÀNG ĐẾN (ARRIVAL NOTICE) 94

PHỤ LỤC 2: LỆNH GIAO HÀNG (DELIVERY ORDER) 95

PHỤ LỤC 3: GIẤY CƯỢC CONTAINER 96

PHỤ LỤC 4: LỆNH TRẢ RỖNG 97

PHỤ LỤC 6: YÊU CẦU PHÁT BẢO LÃNH NHẬN HÀNG (APPLICATION FOR SHIPPING GUARANTEE) 99

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

ii

BẢNG 1: BẢNG SO SÁNH MÃ LOẠI HÌNH XUẤT KHẨU TRÊN HỆ THỐNG VNACCS VÀ

E-CUS 17

BẢNG 2: BẢNG SO SÁNH MÃ LOẠI HÌNH NHẬP KHẨU TRÊN HỆ THỐNG VNACCS VÀ E - CUS 63

BẢNG 3: MÃ TÀI KHOẢN THU NỘP NGÂN SÁCH TƯƠNG ỨNG MÃ LOẠI HÌNH TRÊN HỆ THỐNG VNACCS 68

BẢNG 4: DANH MỤC HÀNG HÓA CẤM NHẬP KHẨU 70

BẢNG 5: DANH MỤC HÀNG HÓA ĐÃ QUA SỬ DỤNG CẤM NHẬP KHẨU 71

BẢNG 6: DANH MỤC PHƯƠNG TIỆN ĐÃ QUA SỬ DỤNG CẤM NHẬP KHẨU 71

BẢNG 7: DANH MỤC THIẾT BỊ Y TẾ ĐÃ QUA SỬ DỤNG CẤM NHẬP KHẨU 72

BẢNG 8: DANH MỤC HÓA CHẤT ĐỘC HẠI CẤM NHẬP KHẨU 72

BẢNG 9: DANH MỤC HÀNG HÓA NHẬP KHẨU THEO GIẤY PHÉP VÀ THUỘC DIỆN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH CỦA BỘ CÔNG THƯƠNG 74

BẢNG 10: DANH MỤC HÀNG HÓA NHẬP KHẨU THEO GIẤP PHÉP VÀ THUỘC DIỆN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH CỦA BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI 74

BẢNG 11: DANH MỤC HÀNG HÓA NHẬP KHẨU THEO GIẤY PHÉP VÀ THUỘC DIỆN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 75 BẢNG 12: DANH MỤC HÀNG HÓA NHẬP KHẨU THEO GIẤY PHÉP VÀ THUỘC DIỆN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 75

BẢNG 13: DANH MỤC HÀNG HÓA NHẬP KHẨU THEO GIẤY PHÉP VÀ THUỘC DIỆN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH CỦA BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 76

BẢNG 14: DANH MỤC HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU THEO GIẤY PHÉP VÀ THUỘC DIỆN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH CỦA BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH 76

BẢNG 15: DANH MỤC HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU THEO GIẤY PHÉP VÀ THUỘC DIỆN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH CỦA BỘ Y TẾ 77

BẢNG 16: DANH MỤC HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU THEO GIẤY PHÉP VÀ THUỘC DIỆN QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM .78

BẢNG 17: DANH MỤC HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU PHẢI KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG, QUY CHUẨN KỸ THUẬT, AN TOÀN THỰC PHẨM TRƯỚC KHI THÔNG QUAN .80

BẢNG 18: NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI GOM HÀNG 94

iii

DANH SÁCH SƠ ĐỒ

SƠ ĐỒ 1: QUY TRÌNH CƠ BẢN THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU HẲN 80

SƠ ĐỒ 2: QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL/FCL) CỦA DOANH NGHIỆP NHẬP KHẨU 86

SƠ ĐỒ 3: QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL/ FCL) CÓ SỰ THAM GIA CỦA NGƯỜI GIAO NHẬN 89

SƠ ĐỒ 4: QUY TRÌNH LẤY HÀNG Ở KHO CFS 93

iv

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa diễn

ra ngày càng mạnh mẽ với quy mô ngày càng lớn Để đưa hàng hóa xâm nhập vào thịtrường thế giới các doanh nghiệp phải thực hiện một loạt các thao tác từ đóng gói sảnphẩm, ghi ký mã hiệu, làm thủ tục hải quan và một loạt các giấy tờ khác để giao nhận, xếp

dỡ, lưu kho hàng hóa Khoảng cách địa lý, sự khác biệt về quy định của pháp luật khiếncác doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn để thực hiện được tất cả những công đoạn kể trên.Chính vì vậy, để tiết kiệm thời gian và công sức, rút ngắn quá trình hội nhập của sảnphẩm vào thị trường quốc tế các doanh nghiệp cần phải có sự hỗ trợ đắc lực từ nhữngdoanh nghiệp chuyên thực hiện những dịch vụ có liên quan đến quá trình chuyển giaohàng hóa đến tay người mua

Xuất phát từ nhu cầu bức thiết này, dịch vụ giao nhận hàng hóa ra đời Dịch vụgiao nhận hàng hóa không chỉ đáp ứng được mong đợi của các cả nhà xuất khẩu và nhậpkhẩu mà còn góp phần đáng kể vào quá trình lưu thông của hàng hóa, giúp hàng hóa sớmđến tay người tiêu dùng với chi phí rẻ hơn rất nhiều Thông qua quá trình tìm hiểu về hoạtđộng giao nhận hàng hóa đặc biệt là giao nhận hàng hóa quốc tế, chúng ta có thể hiểu mộtcách khái quát nhất về bản chất, đặc trưng và nội dung của loại hình dịch vụ này Trênhết, việc hiểu rõ về hoạt động giao nhận còn mang nhiều ý nghĩa thực tiễn và có khả năngứng dụng cao trong kinh doanh xuất nhập khẩu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG NGOẠI THƯƠNG

1.1 Khái niệm về giao nhận

1.1.1 Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service)

Theo Quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA (FederationInternationale de Associations de Transitaries et Assimilaimes) thì “dịch vụ giao nhận

là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu hàng, bốcxếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đếncác dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thậpchứng từ liên quan đến hàng hóa.”

Mặc dù Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 không có định nghĩa trực tiếp về

“dịch vụ giao nhận” nhưng có sử dụng thuật ngữ “dịch vụ logistic” với nội dung có nhiềuđiểm tương đồng với định nghĩa “dịch vụ giao nhận” của FIATA Cụ thể, Điều 233 quyđịnh: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiệnmột hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tụchải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu,giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với kháchhàng để hưởng thù lao Dịch vụ logistics được phiên âm theo tiếng Việt là dịch vụ lô-gi-stíc.”

Từ những khái niệm kể trên có thể hiểu nôm na “Giao nhận vận tải (hay FreightForwarding Services) là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ gửi hàng đến nơi nhận hàng,trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồngthời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ.”

Hiện nay, thuật ngữ “giao nhận” và “logistic” thường bị đánh đồng trong nhiềutrường hợp Về cơ bản freight forwarding (hay giao nhận vận tải) là dịch vụ vận chuyểnhàng hóa từ một điểm này đến một địa điểm khác (bằng một hay nhiều phương thức vậntải) Trong khi đó, logistics bên thứ ba (3PL) bao gồm vận chuyển, lưu kho, quản lý hàngtồn và cũng có thể cung cấp cả dịch vụ forwarding theo cách hiểu truyền thống trướcđây Nhìn chung, thuật ngữ “logistic” có nội hàm rộng hơn Điều dễ gây nhầm lẫn là ởchỗ dịch vụ logistics bao gồm nhiều dịch vụ nhỏ khác nhau, nhưng không nhất thiết phải

là tất cả các các dịch vụ này Vì thế, nếu một công ty nhỏ chỉ làm một hoặc một vài cácdịch vụ đơn lẻ như lưu kho, đóng gói, khai thuê hải quan, vận tải bộ tức là đang làm mộtphần của dịch vụ logisitics tổng thể/tích hợp (integrated logistics), thì cũng có nghĩa công

ty này đang làm dịch vụ logistics

Dù hiểu theo cách nào thì giao dịch vận tải vẫn mang bản chất của một hoạt độngtrung gian thương mại, theo đó người thực hiện dịch vụ giao nhận thực đóng vai trò nhưnhịp cầu nối giữa chủ hàng với người vận tải, tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩuhàng hóa và thúc đẩy quá trình chu chuyển hàng hóa trên khắp thế giới

1.1.2 Người giao nhận (NGN)

Hiện nay, trên thế giới chưa có một định nghĩa thống nhất về thuật ngữ “người giaonhận hàng hóa quốc tế” Ở những quốc gia khác nhau, để chỉ “người giao nhận hàng hóa”người ta có thể sử dụng những tên gọi như Đại lý Hải quan” (Customs House Agent),

“Môi giới hải quan” (Customs Broker), “Đại lý gửi hàng và giao nhận” (Shipping andForwarding Agent), Người ủy thác chuyên chở…

Theo Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA thì, “người giao nhận là người lo toan

để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủythác mà bản thân NGN không phải là người vận tải, NGN cũng đảm bảo thực hiện mọicông việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làmthủ tục hải quan,…” Luật Thương mại Việt Nam 2005 - Điều 234 thì quy định “Thươngnhân kinh doanh dịch vụ logistics là doanh nghiệp có đủ điều kiện kinh doanh dịch vụlogistics theo quy định của pháp luật.”

1.2 Phạm vi dịch vụ của người giao nhận

Về cơ bản, NGN có thể thực hiện hai chức năng chính là: tư vấn hoặc đại diện cho

người gửi hàng hay người nhận hàng thực hiện mọi khâu trong quá trình tổ chức thực hiệnhợp đồng mua bán

1.2.1 Chức năng tư vấn

NGN có thể tư vấn cho các bên về những nội dung sau:

‒ Đóng gói: tư vấn lựa chọn nguyên liệu bao bì, cách thức đóng gói

‒ Tuyến đường: tư vấn về hành trình và phương tiện vận tải dựa trên một số tiêuchí như chi phí, độ an toàn, thời gian…

‒ Bảo hiểm: tư vấn về những loại bảo hiểm cần cho hàng hóa, các công ti bảo hiểm

‒ Các quy định về thanh toán: Yêu cầu của ngân hàng

1.2.2 Chức năng đại diện

Căn cứ trên đối tượng được đại diện và những thảo thuận cụ thể mà NGN có thểgiúp khách hàng của mình thực hiện các công việc khác nhau

Trong trường hợp NGN đại diện cho người xuất khẩu, thì NGN có thể thực hiện những công việc sau:

‒ Lựa chọn tuyến đường vận tải

‒ Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải

‒ Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan (ví dụ như: biên lai nhận hàng (theForwarder Certificate of Receipt) hay chứng từ vận tải (the Forwarder Certificate ofTransport)

‒ Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật pháp củachính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kể cảcác quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, đồng thời chuẩn bị các chứng từ cần thiết

‒ Ðóng gói hàng hoá (nếu hàng hoá chưa được đóng gói trước khi giao cho NGN)

‒ Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá và cácloại/gói bảo hiểm tham khảo, các công ty bảo hiểm uy tín (nếu có yêu cầu)

‒ Chuẩn bị kho bảo quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần)

‒ Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực hiện các thủ tục về lệ phí ở khu vực giámsát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải

‒ Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu

‒ Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liên hệ vớingười vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài

‒ Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có)

‒ Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất mát hay tổnthất của hàng hoá.

Trong trường hợp NGN đại diện cho người nhập khẩu, thì NGN có thể thực hiện những công việc sau:

‒ Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá trong trường hợp người nhập khẩu chịutrách nhiệm về chi phí vận chuyển

‒ Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hànghoá

‒ Nhận hàng từ người vận tải

‒ Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan, cũng như các lệ phíkhác liên quan

‒ Chuẩn bị kho hàng chuyển tải (nếu cần)

‒ Giao hàng hoá cho người nhập khẩu

‒ Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mất mát của hànghoá

Ngoài các dịch vụ kể trên, NGN còn có thể cung cấp các dịch vụ khác theo yêu cầucủa khách hàng như dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng về thị trường mới, tìnhhuống cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, các điều kiện giao hàng phù hợp…

1.3 Quyền và nghiã vụ của người giao nhận

1.3.1 Cơ sở pháp lý về quyền và nghĩa vụ của NGN

Ở hầu hết các quốc gia theo hệ thống Thông luật (Common law) thì địa vị pháp

lý của NGN dựa trên khái niệm về đại lý Nếu NGN đóng vai trò như một đại lý củangười ủy thác (tức là người gửi hàng hoặc người nhận hàng) trong việc thu xếp vậnchuyển hàng hóa cho họ, và NGN vì thế phải tuân thủ những quy tắc truyền thống về đại

lý, như việc phải mẫn cán thực hiện nhiệm vụ của mình, phải trung thực với người ủythác, phải tuân theo những chỉ dẫn hợp lý và phải có năng lực tính toán cho toàn bộ quátrình giao dịch.Trái lại, NGN được hưởng quyền giới hạn trách nhiệm phù hợp với vai tròđại lý của mình

Trong trường hợp NGN thực hiện chức năng người ủy thác (tức là bên chính –Principal), tự mình ký kết hợp đồng sử dụng những người chuyên chở và các đại lý, thì

NGN không được hưởng những quyền tự bảovệ và giới hạn trách nhiệm nói trên, tráchnhiệm của NGN sẽ kéo dài trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa kể cả khi hàng hóa ởtrong tay người chuyên chở và các đại lý khác mà anh ta sử dụng Bù lại, người ủy thác sẽđược nhận một khoản thù lao tương xứng.

Ở các nước thuộc hệ thống Dân luật (Civil law): Địa vị pháp lý của NGN thườngtheo thể chế đại lý hưởng hoa hồng tức là họ vừa là đại lý của người ủy thác (ngườigửi hàng hay người nhận hàng), vừa là người ủy thác (người chuyên chở hay đại lýkhác) Điều đó đồng nghĩa với việc NGN có bổn phận của người đại lý và cũng có quyềnhạn của một bên chính để đòi hỏi thực hiện các hợp đồng NGN đã ký kết để chuyên chởhàng hóa của khách hàng Tuy nhiên, quy định của các quốc gia trong trường hợp nàycũng còn nhiều khác biệt Mặc dù vậy các quốc gia có thể sử dụng những quy định củaHiệp hội Giao nhận quốc tế – FIATA như một nguồn tham khảo đáng tin cậy Cụ thể:

‒ NGN phải thực hiện ủy thác với sự chăm lo cần thiết nhằm bảo vệ lợi ích củakhách hàng;

‒ NGN điều hành và lo liệu vận chuyển hàng hóa được ủy thác theo sự chỉ dẫn củakhách hàng và với cách thức thích hợp cho khách hàng;

‒ NGN không đảm bảo hàng đến vào một ngày nhất định, có quyền tự do chọn lựangười ký hợp đồng phụ, có quyền quyết định sử dụng những phương tiện vận tải và tuyếnđường vận tải thông thường, có quyền cầm giữ hàng để đảm bảo những khoản nợ củakhách hàng

‒ NGN chỉ chịu trách nhiệm về lỗi lầm bản thân và người làm công của mình,không chịu trách nhiệm về sai sót của bên thứ ba, miễn là đã tỏ ra cần mẫn thích đáng choviệc lựa chọn bên thứ ba đó Trong trường hợp, NGN là bên ủy thác, thì phải chịu thêmtrách nhiệm về sai sót của bên thứ ba

1.3.2 Quyền và nghĩa vụ của NGN trong quy định của pháp luật Việt Nam

Luật Thương mại Việt Nam, điều 235 quy định:

Điều 235 Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics

1 Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics cócác quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác;

b) Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích củakhách hàng thì thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có thể thực hiện khác với chỉdẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng;

c) Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được một phần hoặctoàn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng để xin chỉdẫn;

d) Trường hợp không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ vớikhách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý

2 Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, thương nhân kinh doanh dịch vụlogistics phải tuân thủ các quy định của pháp luật và tập quán vận tải.”

Điều 237 Các trường hợp miễn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics

1 Ngoài những trường hợp miễn trách nhiệm quy định tại Điều 2941 của Luật này,thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không phải chịu trách nhiệm về những tổn thấtđối với hàng hoá phát sinh trong các trường hợp sau đây:

a) Tổn thất là do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền;b) Tổn thất phát sinh do thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics làm đúng theonhững chỉ dẫn của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền;

c) Tổn thất là do khuyết tật của hàng hoá;

d) Tổn thất phát sinh trong những trường hợp miễn trách nhiệm theo quy định củapháp luật và tập quán vận tải nếu thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics tổ chức vậntải;

1Điều 294 Các trường hợp miễn trách nhiệm đối với hành vi vi phạm

1 Bên vi phạm hợp đồng được miễn trách nhiệm trong các trường hợp sau đây:

a) Xảy ra trường hợp miễn trách nhiệm mà các bên đã thoả thuận;

b) Xảy ra sự kiện bất khả kháng;

c) Hành vi vi phạm của một bên hoàn toàn do lỗi của bên kia;

d) Hành vi vi phạm của một bên do thực hiện quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà các bên không thể biết được vào thời điểm giao kết hợp đồng.

2 Bên vi phạm hợp đồng có nghĩa vụ chứng minh các trường hợp miễn trách nhiệm.

e) Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không nhận được thông báo về khiếunại trong thời hạn mười bốn ngày, kể từ ngày thương nhân kinh doanh dịch vụ logisticsgiao hàng cho người nhận;

f) Sau khi bị khiếu nại, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không nhận đượcthông báo về việc bị kiện tại Trọng tài hoặc Toà án trong thời hạn chín tháng, kể từ ngàygiao hàng

2 Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không phải chịu trách nhiệm về việcmất khoản lợi đáng lẽ được hưởng của khách hàng, về sự chậm trễ hoặc thực hiện dịch vụlogistics sai địa điểm không do lỗi của mình

Điều 238 Giới hạn trách nhiệm

1 Trừ trường hợp có thoả thuận khác, toàn bộ trách nhiệm của thương nhân kinhdoanh dịch vụ logistics không vượt quá giới hạn trách nhiệm đối với tổn thất toàn bộ hànghoá

2 Chính phủ quy định chi tiết giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinhdoanh dịch vụ logistics phù hợp với các quy định của pháp luật và tập quán quốc tế

3 Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không được hưởng quyền giới hạntrách nhiệm bồi thường thiệt hại, nếu người có quyền và lợi ích liên quan chứng minhđược sự mất mát, hư hỏng hoặc giao trả hàng chậm là do thương nhân kinh doanh dịch vụlogistics cố ý hành động hoặc không hành động để gây ra mất mát, hư hỏng, chậm trễhoặc đã hành động hoặc không hành động một cách mạo hiểm và biết rằng sự mất mát, hưhỏng, chậm trễ đó chắc chắn xảy ra

Ngoài ra, NGN còn có quyền cầm giữ và định đoạt hàng hóa (điều 239 LTMVN2005) cũng như nghĩa vụ khi cầm giữ hàng hóa (điều 240 LTMVN 2005)

1.4 Mối quan hệ giữa người giao nhận với các bên tham gia

1.4.1 Chính phủ và các cơ quan quản lý

‒ Các cơ quan hải quan

‒ Các đơn vị quản lý cửa khẩu, cảng, sân bay

‒ Bộ Y tế, các cơ quan kiểm dịch động-thực vật

‒ Các cơ quan giám định hàng xuất nhập khẩu

‒ Bộ Thương mại (Phòng thương mại)

‒ Các đơn vị cấp C/O.

‒ Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực

‒ Cơ quan lãnh sự

‒ Các Bộ, ban ngành có liên quan khác

1.4.2 Các bên tư nhân

‒ Người vận tải và các đại lý vận tải

‒ Chủ tàu

‒ Người kinh doanh vận tải nội bộ, đường sắt, vận tải nội thủy, đường hàng không

‒ Người quản lý kho hàng

‒ Các doanh nghiệp đóng gói hàng hoá

‒ Các ngân hàng thương mại: thực hiện chức năng trung gian thanh toán, hỗ trợvốn

‒ Đại lý của NGN, hay chi nhánh, đại diện của họ ở nước ngoài

1.4.3 Các công ty bảo hiểm

NGN rất dễ gặp rủi ro ngay cả khi hoạt động với tư cách là đại lý và ngay cả khi làngười ủy thác NGN phải đảm đương những trách nhiệm tùy thuộc vào phạm vi dịch vụ

mà họ đã thỏa thuận với khách hàng của mình

Có ba loại bảo hiểm trách nhiệm sau:

Bảo hiểm trách nhiệm hữu hạn: trên cơ sở các điều khoản kinh doanh tiêu chuẩn

quy định giới hạn trách nhiệm của NGN, NGN có quyền lựa chọn chỉ mua bảo hiểm chotrách nhiệm đó Song có nguy cơ là NGN sẽ phải đối mặt với những khiếu nại nhỏ gộpchung lại thành những khoản tiền lớn không được người bảo hiểm bồi thường lại Ngườimua bảo hiểm cũng có thể giảm chi phí bảo hiểm bằng việc hạ thấp giới hạn bảo hiểm củamình, giới hạn này chỉ hợp lý khi nó căn cứ vào kinh nghiệm về những khiếu nại màNGN đã gặp phải, song có nguy cơ là người giao nhận phải chịu trách nhiệm nặng nề do

bị khiếu nại lớn vượt qua giới hạn bảo hiểm trên

Bảo hiểm trách nhiệm pháp lý đầy đủ: NGN hoạt động trên cơ sở các điều kiện

kinh doanh tiêu chuẩn đã quy định giới hạn trách nhiệm của mình Tuy nhiên đôi khi tòa

án có thể bác bỏ các điều khoản trong các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn vì dựa trên các

cơ sở cho rằng chúng không hợp lý hay không vững vàng, cho nên tốt hơn hết người giaonhận nên bảo hiểm trách nhiệm pháp lý đầy đủ.

Bảo hiểm trách nhiệm pháp lý tột đỉnh (top-up): loại bảo hiểm này mang lại cho

khách hàng khả năng được bảo vệ một cách tối ưu nhất ngay cả khi trách nhiệm của ngườiđược bảo hiểm vượt quá những giới hạn đã nêu trên bằng cách trả cho người bảo hiểmhàng hóa phụ phí bảo hiểm Mặc dù kiểu bảo hiểm này thuận lợi cho cả người giao nhận

và khách hàng, song dường như chỉ phổ biến ở Châu Âu vì chi phí thường rất đắt đỏ

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA

XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu

1.1.1 Các loại hình xuất khẩu

Để thực hiện thống nhất việc khai báo đối với chỉ tiêu mã loại hình trên Hệ thống

VNACCS cũng như mã loại hình khi thực hiện thủ tục khai trên tờ khai hải quan giấy khi

triển khai thực hiện theo quy định của Luật Hải quan, Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày

21/01/2015 của Chính phủ, Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài

chính, Tổng cục Hải quan ban hành bảng mã loại hình và hướng dẫn sử dụng Tổng số mã

loại hình xây dựng trên hệ thống VNACCS gồm 20 mã xuất khẩu khẩu, trong đó E44 là

mã dự phòng

BẢNG 1: BẢNG SO SÁNH MÃ LOẠI HÌNH XUẤT KHẨU TRÊN HỆ THỐNG

VNACCS VÀ E-CUS T

hình báo gộpKhai Tên loại hình Mã loạihình Tên loại hình

XSX04 Khu chế xuất bán hàng vào nội địa để Sản xuất

xuất khẩuXDT08 Xuất đầu tư GC khu CNXDT09 Xuất đầu tư kinh doanh Khu công nghiệpXDT10 Xuất đầu tư tại chỗ

2 B12 Xuất sau khi đã tạm xuất XKD01 Xuất kinh doanh

XTA04 Xuất đầu tư tái xuất

Sử dụng trong trường hợp XK đi theo mã tạm (G61)

3 B13 X Xuất trả hàng đã nhập khẩu

XKD14 Xuất trả hàng đã nhập khẩuXGC21 Xuất trả hàng gia công đã nhập khẩuXSX08 Xuất trả hàng hóa nhập

khẩu sản xuất xuất khẩu

XCX01 Xuất chế xuất sản xuất

5 E46 X Hàng của Doanh nghiệp chế xuất vào nội địa để gia công

XGC12 Xuất nguyên liệu từ Khu chế xuất vào nội địa để gia

côngXTA10 Tạm xuất nguyên liệu vào nội địa để gia công

6 E52 X Xuất sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài XGC01 Xuất gia công

7 E56 X Xuất sản phẩm gia công giao hàng tại nội địa

XGC13 Xuất gia công tại chỗXGC14 Xuất chế xuất tại chỗXGC16 Xuất gia công từ nội địa vào Khu thương mại

8 E54 Xuất nguyên liệu gia công từ

Xuất nguyên liệu gia công cho hợp đồng gia công khác

9 E82 X Xuất nguyên liệu, vật tư

thuê gia công ở nước ngoài XGC10

Xuất đặt gia công hàng hóa ở nước ngoài

10 E62 X Xuất sản phẩm Sản xuất

xuất khẩu

XSX01 XK hàng sản xuất từ hàng nhập khẩuXSX02 Xuất đầu tư Sản xuất xuất khẩuXSX06 Xuất Sản xuất XKtại chỗ

11 G21 X Tái xuất hàng kinh doanh tạm nhập tái xuất

XTA20 Tái xuất hàng tạm nhậpXTA16 Tái xuất xăng dầu tạm

nhậpXTA29 Tái xuất hoán đổi xăng dầu tái xuất

12 G22 X Tái xuất máy móc, thiết bị

XTA03 Tái xuất tàu biển

13 G23 X Tái xuất miễn thuế hàng tạm nhập

XGC13 Xuất gia công tại chỗXGC20

Xuất máy móc thiết bị từ hợp đồng gia công khác sang

XGC04 Xuất gia công tái xuấtXTA14 Xuất triển lãm, hàng mẫu,

quảng cáo…

XGC06 Hàng hóa tái xuất hàng hóa ra nước ngoài từ Khu

chế xuấtXTA17 Xuất hàng bán tại cửa hàng miễn thuếXTA18 Tái xuất hàng bán tại cửa hàng miễn thuế

XGC07 Hàng hóa tạm xuất ra nước ngoài (vào nội địa)

từ Khu chế xuấtXTA15 Xuất đầu tư tạm xuất XTA01 Tạm xuất

16 C12 X Hàng xuất kho ngoại quan

XTA06 Tạm nhập kho ngoại quan

17 C22 X Hàng đưa ra Khu phi thuế quan

XKD12 Xuất kinh doanh từ Khu

thương mại về nội địaXKD13 Xuất kinh doanh từ Khu thương mại ra nước ngoàiXKD14 Xuất kinh doanh giữa các khu phi thuê quan

1.1.2 Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

(5) Nếu hàng

không đóng

Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU

(5) Nếu hàng đóng trong container

(2) Đăng ký tờ khai

(3)

Ch

ở hà

ng

ra cả

ng không đóng

trong container

1.1.2.1 Nhận thông tin yêu cầu từ khách hàng

Nhân viên tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách với các thông tin cụ thể về

 Loại hàng: Có thông tin chi tiết về loại hình sản phẩm vận chuyển, nhânviên kinh doanh có thể cung cấp cho khách hàng loại Container vận chuyển phùhợp Cũng như việc tư vấn cho khách hàng về các quy định xuất khẩu, nhập khẩuloại mặt hàng đó

(6)

(6)

(9) Bộ chứng từ (8) Nhận B/L

 Cảng đi, cảng đến: 1 trong những yếu tố quyết định giá cước vận chuyển.Trường hợp chọn cảng phù hợp tiết kiệm được chi phí về giá và thời gian

 Thời gian xuất hàng – nhận hàng: Biết được thời gian xuất và nhận hàng,nhân viên kinh doanh tìm lịch trình phù hợp để tư vấn cho khách hàng

 Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu xuất hàng đến cảng nào và thời gian vận chuyển

mà nhân viên kinh doanh có thể tư vấn cho khách dịch vụ của 1 số hãng tàu uy tínvới giá cước phù hợp

1.1.2.2 Kiểm tra và báo giá cho khách hàng

 Liên hệ với hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển

Căn cứ vào thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh liên hệ với hãngtàu để hỏi về giá cước cũng như lịch trình phù hợp với nhu cầu

 Báo giá cho khách hàng

Căn cứ vào báo giá từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh kiểm tra chi phí và các phídịch vụ cung cấp; và tiến hành báo giá vận chuyển cho khách hàng Các thông tinthương lượng thỏa thuận trao đổi (về giá cước, lịch trình và dịch vụ cung cấpv.v…) giữa 2 bên đều phải được lưu lại để đối chứng khi cần thiết

1.1.2.3 Thỏa thuận và ký hợp đồng với khách hàng

Trường hợp khách hàng chấp nhận báo giá từ nhân viên kinh doanh thì khách

hàng/ nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng gởi yêu cầu đặt chỗ (booking request) để

xác nhận lại giao dịch đã thỏa thuận Chi tiết xác nhận gồm: Người xuất hàng, Ngườinhận hàng, Tên hàng, Trọng lượng, Loại Container, Nơi đóng hàng, Cảng đến, Ngày tàuchạy, v.v…

1.1.2.4 Liên hệ đặt chỗ với hãng tàu phù hợp

Chủ hàng sẽ liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ (booking) cho lô hàng xuất khẩu ( đốivới hàng lẻ , chủ hàng sẽ gởi đến forwarder) Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đãthành công cho chủ hàng bằng cách gởi booking confirmation (Booking Note) hay còngọi là Chứng từ lưu khoang hay lưu cước ( Forwarder gửi booking comfirmation đến chủhàng)

Booking note này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu,cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng ( port of delivery), cảng chuyển tải ( port

of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time),ETD, ETA, POL, POD, CLS, số lượng container, quy cách container

Sau khi nhận được booking confirmation (booking note) từ hãng tàu, doanh nghiệp

sẽ tiến hành kiểm tra thông tin trên Booking Note xem có đúng và phù hợp với yêu cầuvận tải của doanh nghiệp

a) Chứng từ lưu khoang (Booking Note)

 Khái niệm:

Là văn bản thể hiện sự thỏa thuận của người thuê một phần con tàu và người chothuê về việc đồng ý xếp hàng lên tàu Khi ký vào booking note, chủ tàu hay người chuyênchở đã đồng ý cung cấp cho người gửi hàng diện tích hầm hàng hoặc số lượng container

mà chủ hàng đăng ký

 Mục đích:

Là bản liệt kê hàng hóa, bao gồm các thông tin: Tên tàu, tên người nhậnhàng,cảng bốc hàng ,cảng đến,…Nó làm cơ sở để:

 Chuẩn bị hàng hóa theo đúng quy định hợp đồng

 Nghiên cứu lịch trình của tàu

 Người gửi hàng lập bảng kê khai hàng hóa và tự mình hoặc ủy thác cho công ty đại

lý vận tải giữ chỗ trên tàu

 Người gửi hàng ký vào đơn xin lưu khoang

 Tập kết hàng để giao lên tàu

 Lấy vận đơn

 Gửi thông báo xếp hàng cho người mua

 Theo dõi hành trình cua lô hàng

 Tính các chi phí liên quan như phí bốc xếp, lưu kho, giao nhận …

 Nội dung

Hiện nay, hầu hết các công ty vận tải và tàu biển đều có các mẫu danh mục hànghóa thuộc đặc thù riêng của mỗi công ty, nhưng chúng đều có các nội dung cơ bản sauđây:

 Số Booking No,date

 Số B/L

 Người gửi hàng

 Tên người nhận hàng

 Bên được thông báo nhận hàng

 Tên con tàu,số chuyến hành trình

 Nơi, ngày lưu container

 Nơi, ngày giao container rỗng

 Thời gian cuối cùng

1.1.2.5 Chuẩn bị chứng từ và Hàng hóa xuất khẩu

 Chuẩn bị hàng hóa

 Nhà sản xuất chuẩn bị số hàng hóa như đã yêu cầu

 Chuẩn bị phương tiện vận tải (PTVT)

Nhân viên giao nhận dựa trên nhu cầu hàng xuất mà liên hệ phương tiện vận tảiphù hợp và thỏa đáng thời gian làm các thủ tục thông quan Chuẩn bị các chứng từ thủ tụccho các trường hợp xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh chuyển hàng

 Chuẩn bị chứng từ khai hải quan

 Chứng từ hải quan

Theo Khoản 1, Điều 16, Thông tư số 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài Chính

Điều 16 Hồ sơ hải quan

1 Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm:

a) Tờ khai hàng hóa xuất khẩu theo các chỉ tiêu thông tin tại Phụ lục II ban hànhkèm Thông tư này

Trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, người khai hải quan khai và nộp 02 bản chính tờ khai hànghóa xuất khẩu theo mẫu HQ/2015/XK Phụ lục IV ban hành kèm Thông tư này;

b) Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu: 01 bảnchính nếu xuất khẩu một lần hoặc 01 bản chụp kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi nếu xuấtkhẩu nhiều lần;

c) Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quankiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật: 01 bản chính

Đối với chứng từ quy định tại điểm b, điểm c khoản này, nếu áp dụng cơ chế mộtcửa quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi giấy phép xuất khẩu, văn bảnthông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông quaCổng thông tin một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hảiquan

 Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trìnhcho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốcgia

Doanh nghiệp phải xin giấy phép xuất khẩu tại cơ quan có thẩm quyền, có thể xinmột lần cho nhiều lần xuất.

Dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS-KD để truyền số liệu, thông tin

đến cơ quan Hải Quan theo cấu trúc qui định Nội dung cần nhập trong tờ khai gồm:

 Thông tin chung về tờ khai

 Thông tin chi tiết về hàng hóa của tờ khai

 Các chứng từ kèm theo của tờ khai: CO, Vận đơn, giấy phép, tờ khai trị giá, hợpđồng, hóa đơn TM, v.v…

Sau khi nhập các số liệu trên vào phần mềm, nhân viên giao nhận kết nối thiết bịchữ ký điện tử và tiến hành khai báo tờ khai tới Hải Quan để lấy kết quả trả về từ HảiQuan với chi tiết Số tờ khai, Kết quả phân luồng, Hướng dẫn thủ tục Hải Quan, Thôngbáo thuế, v.v…

** Trường hợp cần chỉnh sửa Tờ khai

- Tờ khai vừa được gởi lên Hải quan và chưa có kết quả cấp số

Nhân viên giao nhận chọn nút hủy khai báo  Chỉnh sửa nội dung  Gởi lại tờkhai lên Hải quan

- Tờ khai đã được Hải quan cấp số, phân luồng

Nhân viên chọn nút sửa tờ khai  Chỉnh sửa nội dung  Gởi lại tờ khai lên Hảiquan

Nhân viên giao nhận in tờ khai điện tử và làm thủ tục tiếp theo của quy trình thôngquan điện tử

 Chứng từ Hải quan

Theo Khoản 1, Điều 16 , Thông tư số 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài Chính

Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm:

 02 bản chính Tờ khai hàng hóa xuất khẩu

 01 bản chính Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu

 01 bản chính Giấy thông báo miễn kiểm tra

Thông quan hàng xuất

Luồng

Xanh

 Chứng từ cảng và tàu

 Chỉ thị xếp hàng (Shipping Note):

Ðây là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng,công ty xếp dỡ, cung cấp những chi tiết đầy đủ về hàng hoá được gửi đến cảng để xếp lêntầu và những chỉ dẫn cần thiết

 Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt)

Biên lai thuyền phó là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp chongười gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng.

Việc cấp biên lai thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuốngtàu, đã được xử lý một cách thích hợp và cẩn thận Do đó trong quá trình nhận hàng ngườivận tải nếu thấy tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyềnphó

Dựa trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ ký phát vận đơn đường biển

Khi có tranh chấp, kiện tụng xảy ra giữa các bên thì giấy biên nhận hàng đã xếp làmột trong những bằng chứng để giúp cho việc giải quyết các tranh chấp và khiếu nại đó

 Nội dung

Biên lai thuyền phó bao gồm các nội dụng chính sau đây:

 Họ, tên, địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng

 Tên tàu, tên cảng xếp (cảng xếp có thể thay thế), tên cảng dỡ và các cảngghé bắt buộc

 Tóm tắt về hàng hóa, trong đó có đặc điểm và và số thứ tự lô hàng(thường Mate’s receipt đánh số thứ tự phù hợp với Cargo list và B/L), tên hàng,

số lượng và loại bao gói, trọng lượng nguyên và trọng lượng cả bì (net weightand gross weight) thể tích

 Những chú ý về tình trạng bao bì, hàng hóa

 Địa điểm và ngày cấp Mate’s receipt

 Chữ ký của thuyển trưởng hoặc người được thuyền trưởng ủy nhiệm, thôngthường là đại phó phụ trách hàng hóa là sĩ quan được ủy nhiệm ký.

 Những lưu ý khi cấp và ký Biên lai thuyền phó

 Khi ký Mate’s receipt, đại phó phải chịu trách nhiệm về số hiệu vìthuyền trưởng ký vận tải đơn dựa vào Mate’s receipt Trường hợp bao kiệnkhông chắc chắn, cũ, thủng, xếp lẫn lộn trong hầm thì đại phó có thể nhận xét rồigiao lại cho đại lý hoặc trưởng kiểm đếm hàng (Chief tallyman) Đại phó phải sosánh giấy biên nhận xếp hàng với những giấy tờ biên bản đếm hàng, những điều

sĩ quan đi ca ghi trong nhật ký tàu và danh mục hàng, sau khi thấy khớp có thểxác nhận đồng ý, đại phó ghi địa điểm ngày xếp cùng với những ghi chú vềtình trạng hàng hóa và bao gói rồi mới ký vào giấy giao cho người gửi hàng.Điều này có ý nghĩa quan trọng khi người vận tải phải chịu trách nhiệm về hànghóa vận chuyển, nếu hàng bị hơi hỏng trong quá trình xếp dỡ và vận chuyển thìngười vận tải sẽ phải bồi thường

 Trách nhiệm của người vận tải bắt đầu thực tế là ngay từ khi móc cẩu nânghàng lên trên cầu tàu nên tốt nhất là theo dõi hàng trước thời điểm này Nếu thấy

có hiện tượng hàng bị hư hỏng phải thông báo ngay với người gửi hàng ngay vàsau khi thống thất sẽ ghi chú vào giấy biên nhận hàng đã xếp (việc ghi chú này rấtquan trọng vì nó sẽ được phản ánh lại trong vận đơn khi thuyền trưởng ký vậnđơn)

 Người vận tải phải hạn chế đến mức tối đa các yêu cầu nghiêm ngặt về hànghóa như: bao bì đóng gói phải đúng theo quy định cách chuyên chở và phù hợpvới hợp đồng bán hàng; bao bì phải còn nguyên vẹn không bị rách, vỡ… khi xếplên tàu thấy bao rách phải đưa lên bờ; tùy theo loại hành nên bố trí cẩu hàng thíchhợp

 Thận trọng việc ghi các điều chú ý về hàng hóa và bao bì hư hỏng, thiếu hụtphải làm ngay khi ký giấy biên nhận, không được làm trước có thể dẫn đến xungđột với người gửi hàng Khi có tổn thất về hàng phải có biên bản xác nhận tổnthất, quy rõ trách nhiệm cho người gây ra tổn thất, nếu không người vận tải phảichịu trách nhiệm Phải điều tra những tranh chấp ngay khi còn có thể kiểm lại

được Trong trường hợp không thể kiểm đếm lại được thì số lượng tranh chấpphải được ghi một cách rõ ràng trên biên lai.

 Khi còn nghi ngờ về trọng lượng, chất lượng, số lượng và tình trạng của

hàng hóa thì “Biên lai thuyền phó” và cả vận đơn phải ghi “Không rõ trọng

lượng, số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa”.

 Khi ghi chú vào “Biên lai thuyền phó” phải suy nghĩ kỹ, mỗi điều ghi chúđược đưa vào vì cái gì Phải hết sức tránh những ghi chú chung chung, không

có hiệu lực như : số liệu đưa ra không cụ thể Trong trường hợp còn nghi vấnvới điều ghi chú thì có thể vẫn ghi vào giấy biên nhận Nếu nhận thấy trong giấybiên nhận hàng có chỗ sai thì có thể sửa bằng bút, tốt nhất là mực đỏ có đóngdấu xác nhận bên cạnh (Correction approve) Người gửi hàng nhận bản chínhgiấy biên nhận hàng đã xếp và yêu cầu đưa ra số lượng bản sao Bản chính cóđóng dấu “Original”, bản sao đóng dấu “Copy”

 Khi hợp đồng thuê tàu quy định cấp “Biên lai thuyền phó” cho hàng hóađặt dọc mạn tàu và thực tế hàng chưa được xếp lên tàu thì phải ghi vào biên

lai: “Khi hàng hóa chưa thực sự được xếp lên tàu thì người gửi hàng chịu rủi

ro”.



 Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải hàng hoá bằng đường biển do ngườichuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặcsau khi đã nhận hàng để xếp

Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải rất quan trọng, cơ bản về hoạt độngnghiệp vụ giữa người gửi hàng với người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhậnhàng Nó có tác dụng như là một bằng chứng về giao dịch hàng hoá, là bằng chứng có hợpđồng chuyên chở.

 Bản khai lược hàng hoá (Cargo Manifest)

Ðây là bản lược kê các loại hàng xếp trên tàu để vận chuyển đến các cảng khácnhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên

Bản lược khai phải chuẩn bị xong ngay sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đangchuẩn bị ký vận đơn, dù sao cũng phải lập xong và ký trước khi làm thủ tục cho tàu rờicảng

Bản lược khai cung cấp số liệu thông kê về xuất khẩu cũng như nhập khẩu và là cơ

sở để công ty vận tải (tàu) dùng để đối chiếu lúc dỡ hàng

 Phiếu kiểm đếm (Dock sheet Tally sheet)

‒ Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tàu trên đó ghi số lượng hàng hoá

đã được giao nhận tại cầu

‒ Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm

chịu trách nhiệm ghi chép

Công việc kiểm đếm tại tàu tuỳ theo quy định của từng cảng còn có một số chứng

từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày…

Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tàu Do

đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một bản

để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này

 Sơ đồ xếp hàng (Ship’s Stowage Plan)

Ðây chính là bản vẽ vị trí sắp xếp hàng trên tàu Nó có thể dùng các màu khác nhauđánh dấu hàng của từng cảng khác nhau để dễ theo dõi, kiểm tra khi dỡ hàng lên xuốngcác cảng

Khi nhận được bản đăng ký hàng chuyên chở do chủ hàng gửi tới, thuyền trưởngcùng nhân viên điều độ sẽ lập sơ đồ xếp hàng mục đích nhằm sử dụng một cách hợp lýcác khoang, hầm chứa hàng trên tàu cân bằng trong quá trình vận chuyển

 Những lưu ý chung khi lập sơ đồ hàng hóa

‒ Khi lập sơ đồ hàng hóa phải tính toán các yếu tố như tính tận dụng hết dung tích

và trọng tải tàu, thế vững của tàu, độ chênh mớn nước, sức bền thân tàu, tính chất củahàng hóa, sự hợp lý cho việc xếp dỡ hàng ở các cảng trung gian (những trường hợp lập

sơ đồ không chính xác thường gây chậm trễ cho trong việc bốc xếp hàng nhanh hoặcgây tốn kém vì phải trả lương khống cho công nhân bốc xếp

‒ Sơ đồ hàng hóa phải được lập theo tỉ lệ lớn và trong khi chưa lập được chínhxác theo một tỉ lệ thì phải ước lượng số liệu gần đúng để chỉ thể tích tương đối của các lôhàng khác nhau trong mỗi một khoang Mọi cột, trụ, xà rầm, các khoang hàng đặc biệt

và vị trí của cửa vào khoang phải được thể hiện trên sơ đồ Vị trí của các lô hàng phảiđược trình bày chính xác liên quan đến những đặc điểm này

‒ Khi có hàng hóa đặc biệt cồng kềnh thì trên sơ đồ nên có chú giải về cách thức

đã xếp hàng vì điều này sẽ giúp ích nhiều cho việc chuẩn bị dỡ hàng tại cảng dỡ

‒ Đối với hàng bách hóa để lẫn lộn tất nhiên không thể ghi rõ những ký hiệu củacác kiện hàng khác nhau trên sơ đồ nhưng đối với những lô hàng lớn thì phải thể hiện

ký mã hiệu, số lượng, thể tích, số vận đơn và vị trí của chúng

‒ Khi xếp hàng gửi đi cho nhiều cảng thì hàng ở mỗi một cảng phải dùng màu sắcriêng Tuy nhiên phải lưu ý rằng trên các bản sao chụp những màu sắc đó sẽ không thểhiện

‒ Sơ đồ hàng hóa phải được lập cẩn thận vì những điều chỉ dẫn trên sơ đồ có thểtrở thành những yếu tố quyết định trong những vụ tranh chấp phát sinh liên quan đếnnhững khiếu nại về hàng hóa sau này

‒ Sơ đồ hàng hóa thường được gửi đến cảng dỡ trước khi tàu đến để cho đại lý vàcông nhân xếp dỡ dễ dàng hơn trong việc lập phương án làm hàng

Nhân viên giao nhận liên hệ với cảng và tàu để sắp xếp quá trình hàng hóa đượcxếp lên tàu theo đúng thời gian xuất hàng Các chứng từ cần thiết trong quá trình xếphàng lên tàu

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuấtkhẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu xácnhận

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà nướcvận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiệnchế độ hạn ngạch Ðồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phẩm chất của hànghoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hànghoá

 Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)

Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị một hoá đơn thươngmại Ðó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghitrên hoá đơn