Với kết cấu nội dung gồm 3 chương, báo cáo thực tập Tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Giao nhận Vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng trình bày khái quát về Công ty Giao nhận Vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng, tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Giao nhận Vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung bài báo cáo để có thêm tài liệu học tập và nghiên cứu.
BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ BỘ MƠN LOGISTICS BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ NGÀNH Tên Đề tài : Tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Cơng ty Giao nhận Vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng GIẢNG VIÊN HƯỚNG : Cơ Phạm Thị Yến DẪN SINH VIÊN LỚP MÃ SINH VIÊN : Đồng Thị Ngọc Ánh : LQC54ĐH1 : 53331 Hải Phòng, năm 2015 MỤC LỤC MỤC LỤC ………………………………………………………………… 1 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ……………………………………. 3 DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH ………………………………………… 4 LỜI MỞ ĐẦU …………………………………………………………… 5 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QT VỀ CƠNG TY GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀ THÀNH CHI NHÁNH HẢI PHỊNG ……………. 6 1.1. Qúa trình hình thành và phát triển …………………………………. 6 1.1.1. Lịch sử thành lập ………. ………………………………………… 6 1.1.2. Một số thơng tin chung …………………………………………… 6 1.1.3. Qúa trình phát triển đến nay ……………………………………… 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức ……………………………………… 7 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ ……………………………………………… 7 1.2.2. Tổ chức ………………………………………………………………. 9 CHƯƠNG II: TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY ……… . 11 2.1. Cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển ……………………………………………………………………… 11 2.1.1 .Khái qt chung về giao nhận ………………………………… …. 11 2.1.2. Giao nhận hàng hóa XK bằng đường biển ……………………… 13 2.1.3. Trình tự giao nhận hàng XK bằng đường biển …………………… 16 2.2. Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng ……………. 18 2.2.1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của cơng ty ……………………………………………………………………… 18 2.2.2.Kết quả đạt được và đáng giá chung …… …………………… …. 20 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ GIAO NHẬN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY ……………………… 24 3.1. Mục tiêu và phương hướng của cơng ty trong tương lai ………… 24 3.2. Một số giải pháp phát triển dịch vụ giao nhận đường biển ………. 24 KẾT LUẬN ……………………………………………………………… 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………… 29 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CIF (Cost, Insurance and Freight): Giá của bên bán đã bao gồm giá thành sản phẩm, cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm hàng hóa CFS (Container Freight Station): Nơi thu gom hàng lẻ ICD (Inland Clearance Depot): Cảng khơ, cảng cạn FCL (Full Container Load): Hàng đủ xếp ngun container FOB (Free On Board): Giao hàng lên tàu L/C (Letter Of Credit): Thư tín dụng LCL (Less than Container Load): Hàng lẻ NK: Nhập Khẩu NOR (Notice Of Readliness): Thơng báo sẵn sàng xếp dỡ XK: Xuất Khẩu XNK: Xuất Nhập Khẩu DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH Sơ đồ 1.1: Tổ chức hành chính ………………………………………………… 10 Bảng 2.1: Sản lượng giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển …………… 20 Bảng 2.2: Giá trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển …………………. 21 LỜI MỞ ĐẦU Với 3260 km bờ biển, hơn 1 triệu km² là biển, Việt Nam có vị trí địa lý thuận lợi để phát triển kinh tế biển. Đặc biệt, sau khi gia nhập WTO, lượng hàng hóa lưu chuyển ngày càng nhiều, kim ngạch xuất nhập khẩu cũng ngày càng lớn bởi vậy vai trò của ngành vận tải biển cũng ngày một nâng cao. Bên cạnh đó, trong vài thập niên gần đây, Logistics đã phát triển nhanh chóng, giúp con người sử dụng một cách tối ưu cách nguồn lực nhằm mang lại các sản phẩm, dịch vụ với chất lượng cao nhất nhưng chi phí thấp nhất cho người tiêu dùng. Trong đó, giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đã trở thành một hoạt động khơng thể thiếu của ngành Logistics Vì vậy, trong thời gian thực tập tại Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng, em đã chọn đề tài này cho báo cáo thực tập cơ sở ngành của mình. Đề tài gồm 3 chương: Chương I: Giới thiệu khái qt về Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng Chương II: Tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại cơng ty Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị Em xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu Trường Đại Học Hàng Hải Việt Nam, Cơ Phạm Thị Yến – giảng viên trực tiếp hướng dẫn học phần thực tập cơ sở ngành và Ban giám đốc Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng đã giúp đỡ em hồn thành báo cáo này Tuy nhiên, do sự hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm, bài viết của em chắc chắn khơng tránh khỏi những thiếu sót về cả nội dung và hình thức. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉ bảo của thầy cơ Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QT VỀ CƠNG TY GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀ THÀNH CHI NHÁNH HẢI PHỊNG 1.1. Qúa trình hình thành và phát triển 1.1.1. Lịch sử thành lập Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng (HANOTRANS Hải Phòng) là cơng ty con với 100% vốn đầu tư thuộc Cơng ty Cổ phần Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương VNT Logistics được thành lập vào năm 1996 là một trong những cơng ty đứng đầu về giao nhận và vận chuyển hành hóa xuất nhập khẩu 1.1.2 .Một số thơng tin chung Loại hình: Cơng ty dịch vụ, đại lý Địa chỉ: Số 208, Đường Chùa Vẽ, Phường Đơng Hải 1, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng Điện thoại: 0313 614 396 hoặc 01222 300 890 Fax: 0313 978 798 Mã số thuế: 0101352858005 Email: tungnth@hanotranshp.com.vn Website: http://hanotrans.com.vn Tên giám đốc: Nguyễn Thanh Bình 1.1.3. Qúa trình phát triển đến nay Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng được thành lập với mục tiêu trở thành một trong những đại lý giao nhận và vận chuyển chun nghiệp ở Thành phố Hải Phòng cũng như khu vực phía Bắc và hướng đến là trên tồn lãnh thổ đất nước Việt Nam Ngày nay, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng đã trở nên quen thuộc trên thị trường và được xem là một cơng ty khá thành cơng trong lĩnh vực giao nhận vận tải Với hơn 200 nhân viên, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành đã và đang cung cấp các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng với chất lượng cao nhất nhưng chi phí thấp nhất có thể. Tính chun nghiệp và dịch vụ chất lượng cao chỉ có thể có được ở những cơng ty có đội ngũ nhân viên chun nghiệp. Bởi vậy, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng đầu tư rất nhiều vào khâu đào tạo đội ngũ nhân sự. Hiện nay, hầu hết các nhân viên văn phòng của cơng ty đều có những chứng chỉ hành nghề chun nghiệp và có một số vị trí đã đạt được bằng cấp cao Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng khơng chỉ cung cấp các dịch vụ vận chuyển đơn thuần mà hơn thế nữa, cơng ty còn cung cấp và tư vấn cho khách hàng các giải pháp vận tải hiệu quả và kinh tế Tóm lại, với đội ngũ nhân viên chun nghiệp làm việc nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao và hệ thống cơ sở vật chất, kho bãi đầy đủ, hiện đại cùng hệ thống đại lý, chi nhánh khắp tồn cầu, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng tự tin có thể tư vấn và cung cấp cho khách hàng giải pháp vận chuyển tốt nhất, nhanh nhất với giá cả cạnh tranh nhất 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ + Ngành nghề kinh doanh của Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng: Logistics và dịch vụ Logistics Vận tải – Cơng ty và Đại lý 10 Giao nhận và vận tải hàng hóa + Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng chun cung cấp dịch vụ giao nhận, kho vận, dịch vụ kho bãi container, dịch vụ thơng quan hàng hóa, dịch vụ kiểm đếm hàng hố, vận tải hàng hóa tồn cầu bằng đường biển và đường hàng khơng Các sản phẩm dịch vụ của Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng: Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng khơng Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Dịch vụ vận tải nội địa Dịch vụ gom hàng lẻ LCL consol box Dịch vụ khai báo Hải quan Dịch vụ kho bãi: kho ngoại quan, kho CFS Cung cấp chuỗi dịch vụ giao nhận vận chuyển Door to door Dịch vụ vận chuyển hàng rời Là một cơng ty chun cung cấp dịch vụ, vì vậy thỏa mãn nhu cầu của khách hàng ln là mục tiêu hàng đầu của Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng. Cơng ty cam kết : Giao hàng hóa đúng hẹn, gía cả ln thấp nhất có thể Ln cải tiến chất lượng dịch vụ để đáp ứng ngày càng tốt hơn, phù hợp hơn với nhu cầu của q khách hàng Ln đào tạo và nâng cao trình đọ đội ngũ cán bộ nhân viên – đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của cơng việc Chính sách chất lượng ln ln được củng cố và thực hiện một cách tốt nhất để nâng cao sự cạnh tranh, tạo tiền đề hoạt động tốt, đưa cơng ty ngày càng phát triển vững mạnh Vì vậy, mục tiêu hàng đầu và xun suốt trong tồn bộ q trình họat động kinh doanh ln được ban giám đốc và tồn thể nhân viên cơng ty đặc biệt quan tâm và thực hiện ngày càng tốt hơn đó là sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ mà cơng ty cung cấp + Nhiệm vụ của Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng Dựa trên những chức năng chính của mình cùng với tình hình tổ chức nhân sự trong từng thời điểm nhất định, cơng ty ln đề ra những kế hoạch, những nhiệm vụ hợp lý và linh hoạt để đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động. Tuy nhiên cơng ty đã đề 16 Kết tốn với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi cho chủ hàng Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng XK Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng Chịu trách nhiệm về những tổn thất do mình gây nên trong q trình giao nhận, vận chuyển, xếp dỡ Hàng hóa lưu kho, bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng khơng chứng minh được là cảng khơng có lỗi Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau: khi hàng hóa đã ra khỏi kho bãi của cảng, hàng hóa ở bên trong các bao kiện, dấu xi vẫn còn ngun vẹn, hư hỏng do mã ký hiệu hàng hóa sai hoặc khơng rõ dẫn đến nhầm lẫn, mất mát Nhiệm vụ của chủ hàng hóa XK: Kí kết hợp đồng giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa khơng qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hóa với cảng trong trường hợp hàng qua cảng Kí kết hợp đồng xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng Cung cấp cho cảng những thơng tin về hàng hóa và tàu Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để giao nhận hàng hóa. Đối với hàng XK gồm: lược khai hàng hóa (lập sau vận đơn cho tồn tàu, do đại lý tàu biển làm, được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu); sơ đồ xếp hàng do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu Theo dõi q trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh Lập các chứng từ cần thiết trong q trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các biên liên quan và thanh tốn các chi phí cho cảng Nhiệm vụ của Hải quan: Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm sốt hải quan đối với tàu biển và hàng hóa XK Đảm bảo thực hiện các qui định của Nhà nước về XK, thuế XK 17 Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi bn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng biển 2.1.3. Trình tự giao nhận hàng hóa XK bằng đường biển 2.1.3.1. Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi của cảng Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng hoặc người cung cấp trong nước giao hàng cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu Giao hàng XK cho cảng: Giao danh mục hàng hóa XK và đăng kí với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để kí kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng Lấy lệnh nhập kho, báo với Hải quan và kho hàng Giao hàng vào kho, bãi của cảng Giao hàng XK cho tàu: Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu Lập bộ chứng từ thanh tốn Thơng báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần Thanh tốn các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, lưu kho Tính tốn thưởng phạt xếp dỡ, nếu có 2.1.3.2. Đối với hàng khơng lưu kho, lưu bãi tại cảng Đây là các hàng hóa XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng của mình hoặc từ phương tiện của mình để giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. Sau khi đã đăng kí với cảng và kí kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay ba (cảng, tàu và chủ hàng). Số lượng hàng hóa sẽ được giao nhận, kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet có chữ kí xác nhận của 3 bên 2.1.3.3. Đối với hàng đóng trong container Nếu gửi hàng ngun container (FCL): 18 Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điền vào Phiếu lưu khoang tàu (Booking Note) và đưa cho đại diễn hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin kí cùng với Danh mục hàng XK Sau khi kí Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói, dấu niêm phong (seal) Chủ hàng lấy container rỗng về nơi đóng hàng của mình, mới đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) để kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ nghiêm phong kẹp chì container. Chủ hàng điều chỉnh lại phiếu đóng gói và danh mục hàng XK nếu cần Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container qui định hải quan cảng, trước hết thời gian qui định chuyến tàu (thường là 8h trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate’s Receipt. Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn Nếu gửi hàng lẻ (LCL): Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ biết những thông tin cần thiết về hàng XK. Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS) hoặc ICD Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa và giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hồn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và u cầu thuyền trưởng cấp vận đơn Người chun chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến Tập hợp bộ chứng từ để thanh tốn 2.2. Thực trạng giao nhận hàng hóa XK bằng đường biển tại Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng 2.2.1. Quy trình giao nhận hàng hóa XK bằng đường biển của cơng ty Bước 1: Nhận thơng tin khách hàng Sau khi kí kết hợp đồng kinh doanh dịch vụ với khách hàng, phòng kinh doanh và phòng Logistics của cơng ty sẽ nhận thơng tin, u cầu của khách hàng để tiến hành thực hiện hợp đồng. Cụ thể, họ sẽ thỏa thuận với khách hàng về phương thức, thời 19 gian và địa điểm cụ thể để giao – nhận hàng. Về phương thức, người XK có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc có thể sử dụng dịch vụ vận tải nội địa của cơng ty. Về địa điểm, hàng hóa có thể mang về kho của cơng ty hoặc có thể vận chuyển trực tiếp ra cảng Bước 2: Nhận hàng từ khách hàng (người XK) Sau khi thỏa thuận xong với khách hàng về thời gian, phương thức, địa điểm giao – nhận hàng, phía cơng ty sẽ tiến hành nhận hàng. Việc nhận hàng cũng có những u cầu nghiêm ngặt vì sau khi người giao nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu hàng là hàng ngun container thì người giao nhận còn được giảm nhẹ trách nhiệm. Còn đối với những lơ hàng lẻ, thì trách nhiệm của người giao nhận cao hơn rất nhiều. Sau khi đã xác nhận kiểm nhận chính xác, cơng ty có trách nhiệm bảo quản hàng hóa chờ giao cho người chun chở Bước 3: Th người chun chở hàng hóa Dù hàng hóa được XK theo điều kiện FOB hay CIF thì người giao nhận cũng thường được ủy thác th tàu để chun chở hàng hóa. Người ủy thác tùy từng trường hợp có thể là người gửi hàng hoặc người nhận hàng. Nếu cơng ty được ủy thác th tàu, đối với tuyến đường cũ, thường xun có hàng đi, cơng ty phải liên hệ với hãng tàu mà cơng ty đã làm giá trước đó để xin chỗ, lưu cước hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container. Còn đối với tuyến đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn, cơng ty phải hỏi giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sau đó chọn một giá tốt nhất để chào cho khách hàng Bước 4: Tổ chức giao hàng lên tàu Đối với một số cảng như Cảng Hải Phòng, thời gian tàu lưu lại trên cảng thường là 1 ngày. Do đó, trước khi tàu vào cảng, hãng tàu sẽ gửi thơng báo Thời gian dự kiến tàu vào cảng cho cơng ty. Thời gian này phụ thuộc vào qng đường, thỏa thuận giữa cơng ty với hãng tàu Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của cơng ty sẽ phải làm một số cơng việc sau: Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch nhất là đối với mặt hàng nơng sản thực phẩm Lập tờ khai hải quan, tiến hành thơng quan hàng XK Nộp thuế XK (nếu có) cho hàng hóa Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thơng báo xếp hàng do hãng tàu cấp 20 Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho tàu. Nội dung chính của Cargo list gồm: tên cơng ty XNK, tên người NK, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa, cơng ty phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đóng hàng. Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong kẹp chì. Còn nếu là hàng lẻ thì nhân viên giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng, tập hợp các lơ hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra hải quan Khi tàu đã vào cảng, dỡ hết hàng và chuẩn bị cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thơng báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR). Sau khi nhận được NOR, nhân viên giao nhận của cơng ty sẽ kiểm tra xem tàu đã thực sự sẵn sàng xếp hàng hay chưa và kí vào chấp nhận NOR. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ làm những việc sau: Tổ chức chun chở hàng hóa ra cảng nếu hàng vẫn còn trong kho Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng. Nhân viên giao nhận cùng với phòng điều độ của cảng sẽ lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu Trong thời gian xếp hàng, nhân viên giao nhận của cơng ty phải ln có mặt để giải quyết các vấn đề phát sinh. Ví dụ như hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kĩ thuật, tránh để xảy ra hư hỏng trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng, tổn thất, nhân viên giao nhận của cơng ty phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần thiết Bước 5: Lập bộ chứng từ Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được uỷ thác, nhân viên giao nhận của cơng ty phải lấy được biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và nộp cước trả trước (nếu người XK phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, trên cơ sở chi tiết làm từ vận đơn nhận từ chủ hàng, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành lập vận đơn gom hàng. Sau đó, nhân viên giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán thương mại, Packing list, … lập thành bộ chứng từ thanh tốn gửi cho chủ hàng. Nhân viên giao nhận còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần, thơng báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thơng báo cho người nhận hàng, thanh tốn các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, lưu kho, … tính tốn thưởng phạt xếp dỡ nếu có 21 Cuối cùng, nhân viên giao nhận sẽ kết tốn các chi phí giao nhận cho người gửi hàng, thơng báo tổng chi phí cho người gửi hàng và báo cáo về cơng ty 2.2.2. Kết quả đạt được và đánh giá chung 2.2.2.1. Kết quả đạt được Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển là một dịch vụ truyền thống của nhiều cơng ty dịch vụ Logistics trong đó có cả Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng Dù phải đối mặt với mn vàn khó khăn, nhưng cùng với sự phát triển của cơng ty, hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển cũng ngày càng lớn mạnh và đạt được khơng ít thành tựu Sản lượng giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển của cơng ty: Bảng 2.1: Sản lượng giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển Đơn vị tính: kg Năm Chỉ tiêu 2012 2013 2014 SLGN đường biển 6013596 6527106 7396548 Chỉ số phát triển (%) 108,54 113,32 SLGN tồn cơng ty 9012694 9623008 10421808 Tỷ trọng (%) 66,72 67,83 70,97 (Nguồn: Bộ phận kế tốn) Qua bảng trên, ta thấy rằng nhìn chung trong 3 năm gần đây, sản lượng giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển của cơng ty vẫn biến động tăng, sản lượng giao nhận năm 2014 đạt mức cao nhất với hơn 10 triệu kg trong đó giao nhận đường biển chiếm 70,97% tương ứng với hơn 7 triệu kg. Từ bảng trên, ta cũng thấy rõ tầm quan trọng của giao nhận đường biển đối với dịch vụ giao nhận của cơng ty. Sở dĩ tỷ trọng lớn như vậy khơng chỉ vì giao nhận hàng hóa bằng đường biển có nhiều ưu điểm mà còn vì đây là hoạt động truyền thống của cơng ty ngay từ ngày đầu thành lập 22 Có thể nói, xét về mặt sản lượng giao nhận, cơng ty đã nhận được kết quả tương đối tốt. Tuy nhiên, đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa, con số có ý nghĩa hơn đối với người giao nhận lại là giá trị giao nhận Giá trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển của cơng ty: Giá trị giao nhận được hiểu là doanh thu mà người giao nhận có được từ dịch vụ giao nhận hàng hóa. Ở Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng, giá trị giao nhận hàng hóa bằng đường biển ln đạt mức cao và có xu hướng tăng đều qua các năm Bảng 2.2: giá trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển Đơn vị tính: triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2012 2013 2014 GTGN đường biển 7601,633 8496,005 8901,702 111,76 104,78 Chỉ số phát triển (%) GTGN tồn cơng ty 12658,344 14095,772 15323,501 Tỷ trọng (%) 60,05 60,27 58,09 (Nguồn: Bộ phận kế tốn) Bảng trên cho thấy dù khơng có những điều kiện thuận lợi nhất cũng như vấp phải sự cạnh tranh gay gắt của các cơng ty khác, tuy nhiên, thu nhập từ hoạt động này vẫn ln chiếm tỷ trọng cao trong doanh thu từ các phương thức giao nhận hàng hóa. Bảng trên cũng cho thấy, dù sản lượng giao nhận hàng hóa bằng đường biển ln chiếm hơn 65% tổng giá trị giao nhận của cơng ty nhưng giá trị giao nhận bằng đường biển chỉ dao động quanh mức 60%. Điều này có thể lý giải là do tiền cước phí giao nhận một dơn vị hàng hóa trong vận tải đường biển thấp hơn so với các phương thức vận tải khác mặc dù năng lực vận chuyển là cao hơn 23 Mặt hàng trong giao nhận bằng đường biển: Với cương vị người giao nhận, cơng ty nhận cung cấp dịch vụ giao nhận đối với mọi mặt hàng được phép XNK qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, một vài mặt hàng chủ yếu trong giao nhận bằng đường biển của cơng ty là: hàng dệt may, hàng da giày, vải sợi, thực phẩm đã qua sơ chế, ơ tơ, xe máy, thiết bị điện tử, ngun vật liệu của các ngành cơng nghiệp, … Thị trường giao nhận vận tải: Trong q trình hoạt động của mình, cơng ty khơng ngừng mở rộng thị trường, tìm kiếm các thị trường mới, tuyến đường mới, vươn ra nhiều cảng biển, nhiều thị trường trên thế giới Các thị trường có lượng hàng giao nhận lớn của cơng ty hiện nay là: Khu vực Châu Á – Thái Bình Dương: có một số nước trong khối ASEAN như: Thái Lan, Singapore, Malaysia, Philippin, …; Nhật Bản; Hàn Quốc; Australia; Đài Loan; Hồng Kông, … Khối liên minh Châu Âu EU Khu vực Châu Mỹ: Mỹ, Cuba, Brazil, … 2.2.2.2. Đánh giá chung Hiện nay, ở Việt Nam có tới hàng trăm doanh nghiệp nhà nước, cơng ty cổ phần, cơng ty liên doanh, cơng ty tư nhân cùng cạnh tranh với Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng trong lĩnh vực giao nhận, vì vậy, có thể khẳng định rằng những thành tựu mà cơng ty đạt được là vơ cùng to lớn. Tuy nhiên, chúng ta cũng khơng thể phủ nhận rằng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế của cơng ty vẫn đang tồn tại những bất cập và chính những vấn đề này sẽ gây khó khăn cho q trình phát triển cơng ty. Một số vấn đề khó khăn là: thị phần còn hạn chế, cơ cấu giao nhận còn mất cân đối (nhập nhiều hơn xuất), hiệu quả sử dụng các phương tiện phục vụ cho giao nhận còn thấp, hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ chưa cao, hoạt động giao nhận còn mang tính thời vụ, …. Có thể nhận thấy đây là khó khăn chung của nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận nhưng để có thể tồn tại và phát triển, cơng ty cần phải giải quyết triệt để các vấn đề này càng nhanh càng tốt 24 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ GIAO NHẬN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY 3.1. Mục tiêu và phương hướng của cơng ty trong tương lai Để tăng cường hiệu quả kinh doanh, đặc biệt là khi cuối năm nay 2015 Cộng đồng kinh tế ASEAN sẽ chính thức được hình thành đồng thời hình thành khu vực tự do mậu dịch ASEAN+6, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành đã đề ra một số mục tiêu và phương hướng hoạt động như sau: Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh cơng tác Marketing, tìm kiếm khả năng mở rộng ngành nghề Xây dựng, thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường cơng tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa cơ sở vật chất, kho bãi; đổi mới thiết bị, phương tiện vận tải, bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận Xây dựng chiến lược kinh doanh cho thời kỳ 20162020 và những năm tiếp sau, trong đó chú trọng mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời đa dạng hóa các loại hình dịch vụ trên cơ sở khai thác triệt để các thế mạnh sẵn có trong kinh doanh như hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật về kho hàng, bến bãi, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Văn phòng cơng ty, giữa chi nhánh với cơng ty mẹ và với các chi nhánh khác vì lợi ích chung và lợi ích của từng đơn vị Hồn thiện về mặt tổ chức cho phù hợp với cơ chế quản lý của nền kinh tế thị trường 3.2. Một số giải pháp phát triển dịch vụ giao nhận bằng đường biển Mở rộng thị trường: 25 Trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, muốn tồn tại, phát triển đồng thời mở rộng thị phần, cơng ty cần phải mở rộng thị trường giao nhận. Khi thị trường đã được mở rộng thì cho dù một thị trường nào đó có biến động cũng khơng gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của tồn cơng ty. Có 2 hình thức mở rộng thị trường đó là: Mở rộng thị trường theo chiều rộng tức là mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý Mở rộng thị trường theo chiều sâu nghĩa là trên cùng một thị trường hiện có nhưng cơng ty có thể thu hút thêm nhiều khách hàng; củng cố, thiết lập quan hệ lâu dài với khách truyền thống bằng chất lượng dịch vụ, bằng việc mở rộng phạm vi dịch vụ của mình Muốn mở rộng thị trường, cơng ty phải tăng cường cơng tác nghiên cứu thị trường sau đó lựa chọn một số thị trường tiềm năng để tiến hành thâm nhập Nâng cao chất lượng dịch vụ Để nâng cao chất lượng dịch vụ, trước hết, hoạt động giao nhận của cơng ty phải đáp ứng được những u cầu cơ bản đặc thù của nghề nghiệp đó là nhanh gọn, an tồn, chính xác với chi phí thấp nhất có thể. Ngồi ra, tạo dịch vụ tốt cũng tức là tư vấn cho khách hàng tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế; cung cấp cho khách hàng những thơng tin về đối tác XNK, đưa ra các lời khun về các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể các điều khoản phức tạp để khách hàng khơng hiểu sai dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra. Tư vấn về việc sử dụng hãng tàu có uy tín, về tuyến đường, những thủ tục cần thiết liên quan đến hàng hóa như thủ tục hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ giúp cho hàng hóa được thơng quan dễ dàng Những dịch vụ bổ sung này mang tính chất như chất xúc tác duy trì và củng cố quan hệ với khách hàng cũng như nâng cao vị thế của cơng ty trong cạnh tranh Xúc tiến thương mại: Xúc tiến thương mại là một hoạt động vơ cùng phong phú. Xúc tiến thương mại đối với một doanh nghiệp dịch vụ bao gồm các hoạt động chủ yếu sau: quảng cáo và chăm sóc khách hàng Biện pháp quảng cáo là một hoạt động quan trọng, có thể đăng quảng cáo trên báo, làm panơ, áp phích quảng cáo. Đây là những biện pháp dễ dàng mà khơng q tốn kém. Ngồi ra có thể tăng cường quảng cáo tại các phòng giao dịch 26 Cơng ty đã có Phòng chăm sóc khách hàng vì vậy trong tương lai cần phải nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng này để gây ấn tượng thật tốt đối với khách hàng Đào tạo nguồn nhân lực phù hợp với tình hình mới: Cho dù có một đội ngũ cán bộ giỏi về chun mơn, giàu nghiệp vụ nhưng để phát triển lâu dài, cơng ty cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ Mỗi cán bộ cơng nhân viên phải tự học hỏi thêm về kiến thức, trau dồi nghiệp vụ Cơng ty cần thường xun tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh tốn quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm về luật pháp cho các cán bộ kinh doanh Cử các cán bộ ra nước ngồi học hỏi, trao đổi kinh nghiệm. Đây cũng là cơ hội để các cán bộ của cơng ty có điều kiện cọ sát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng, thực hiện các giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng mới Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ: Muốn hạn chế được sự ảnh hưởng của tính thời vụ, cơng ty phải có được sự tín nhiệm của khách hàng hoặc phải ký được những hợp đồng ủy thác giao nhận dài hạn với lượng hàng lớn. Để làm được như vậy, trước mắt, trong mùa hàng xuống, cơng ty có thể thực hiện một số giải pháp sau: Giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng. Khi tiến hành giảm giá, cơng ty phải nghiên cứu thật kĩ, tìm ra một mức hợp lý vừa thu hút được khách hàng vừa đảm bảo được lợi nhuận Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá khơng đổi Để các doanh nghiệp cung cấp, kinh doanh dịch vụ giao nhận phát triển cũng cần tới sự giúp sức vơ cùng to lớn của Đảng và Nhà nước với một số biện pháp như: hồn thiện hệ thống luật về hàng hải; tăng cường thu hút vốn đầu tư vào ngành vận tải đặc biệt là vận tải đường biển; cải cách thủ tục hành chính, tạo mơi trường pháp lý thơng thống; tạo mơi trường kinh tế xã hội thuận lợi; thành lập ủy ban quốc gia về tạo thuận lợi cho giao nhận vận tải; đề cao vai trò của hiệp hội giao nhận Việt Nam VIFAS 27 KẾT LUẬN Vận tải biển là phương thức vận tải quốc tế lâu đời nhất và quan trọng nhất trong bn bán ngoại thương. Ở nước ta, ngành vận tải và việc kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải đã ra đời từ lâu, nhưng trình độ phát triển còn thấp khơng tương xứng với tiềm năng về biển của đất nước. Hiện nay, Việt Nam đã xuất hiện rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải với nhiều quy mơ khác nhau. Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn về vốn cũng như phương tiện nhưng các doanh nghiệp đang dần dần khắc phục được khó khăn và khẳng định được vị thế của mình Qua q trình thực tập và nghiên cứu tại cơng ty, em nhận thấy rằng, với 15 năm kinh nghiệm, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng đã có những bước phát triển đáng kể, đóng góp một phần vào xu hướng phát triển chung của nền kinh tế nói chung và nghành vận tải nói riêng 28 Là một sinh viên chun ngành Logistics, em đã đi sâu nghiên cứu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của cơng ty để thấy rõ những thành tựu và thách thức của cơng ty. Qua q trình tìm hiểu của mình em mong muốn đóng góp phần nào vào sự phát triển của cơng ty cũng như của tồn ngành Logistics Việt Nam. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Luật Hàng Hải Việt Nam, 2005 2 Luật Thương Mại, 2005 3 – PGS.TS. Đinh Ngọc Viện (chủ biên), “Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế’’, NXB Giao Thơng Vận Tải, 2002 4 PGS.TS. Nguyễn Hồng Đàm (chủ biên) & GS.TS. Hồng Văn Châu & PGS.TS. Nguyễn Như Tiến & TS. Vũ Sỹ Tuấn, “Giáo trình Vận tải và giao nhận trong ngoại thương”, Đại học Ngoại thương, NXB Lý luận chính trị, 2005 5 – “Incoterms 2000 và hướng dẫn sử dụng Incoterms 2000”, Đại học Ngoại Thương, 2006 6 – “Quy trình giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển’’, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng 7 – “Sơ đồ tổ chức hành chính’’, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng 8 – “Bản tổng kết kinh doanh giai đoạn 20122014’’, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng 29 30 ... 6 – “Quy trình giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển ’, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng 7 – “Sơ đồ tổ chức hành chính’’, Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng. .. 2.2. Thực trạng giao nhận hàng hóa XK bằng đường biển tại Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng 2.2.1. Quy trình giao nhận hàng hóa XK bằng đường biển của cơng ty Bước 1: Nhận thơng tin khách hàng. .. 2.2. Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Cơng ty Giao nhận vận chuyển Hà Thành chi nhánh Hải Phòng ……………. 18 2.2.1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của