Tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container tại công ty việt hoa toàn cầu

Tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container tại công ty việt hoa toàn cầu

Công ty thực tập: Công ty Việt Hoa Global (Địa chỉ: 15/7 Đòan Như Hài, quận 4, TPHCM)

Đề tài

TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN

HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI

CÔNG TY VIỆT HOA TÒAN CẦU

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VIỆT HOA TÒAN CẦU:

1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty

a Quá trình hình thành:

Vào đầu những năm 90, nhờ thực hiện chính sách mở cửa mà nền kinh tế đất nước ta đã có những bước đầu phát triển, đặc biệt là kinh tế ngọai thương Đó cũng là đòn bẩy trọng kích thích phát triển hoạt động xuất nhập khẩu ở nước ta trong những năm gần đây Vì vậy mà nhu cầu giao nhận ngày càng trở nên cấp thiết Theo lẽ đó,công tác giao nhận đã được tách ra thành một bộ phận riêng biệt

Nắm bắt được thời cơ cũng như thuận lợi của nhu cầu này, năm 1995 Công

ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 410200086 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp

Vốn điều lệ: một tỷ đồng Việt Nam

VHTC là công ty độc lập về mặt tài chính

b Quá trình phát triển:

- 1995: Công ty được thành lập tại TP.Hồ Chí Minh với tên gọi là: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Việt Hoa

- 1997: Thương hiệu của Việt Hoa đã xuất hiện và được các thương nhân biết đến, từ đó đã tạo được uy tín trong nghiệp vụ giao nhận xuất nhập khẩu của mình

- 20/08/1998 Công ty Cổ phần Việt Hoa Toàn Cầu ra đời và phát triển hơn

20 thành viên

- 2002: Chi nhánh tại Hải Phòng được thành lập để mở rộng thị trường và phục vụ cho khách hàng ở khu vực miền Trung

- 9/2001: Chi nhánh của Công ty được mở thêm tại Hà Nội nhằm khuếch trương thương hiệu của mình tại các tỉnh phía Bắc

Hiện nay các chi nhánh của Việt Hoa cũng được mở rộng sang các nước lân cận (Nhật Bản) để phục vụ cho nhu cầu của khách hàng ở nước ngoài

Đây là dấu hiệu tốt cho thấy Việt Hoa là một Công ty phát triển bền vững

2.Các họat động chính của công ty

- Tổ chức thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK (Phòng Hogistics)

- Vận tải nội địa bằng xe tải và xe Container ( hiện Công ty Việt Hoa đang

có đội xe Container hùng mạnh về số lượng và đội ngũ công nhân viên năng động, tích cực)

- Vận tải bằng đường biển, bộ, hàng không trên toàn thế giới

- Vận chuyển liên hợp

- Làm trung gian và đại lý cho các đối tác

- Làm thủ tục hải quan, mang hàng hóa đến tận tay khách hàng

- Củng cố thực hiện xuất nhập khẩu ủy thác

- Bán các dịch vụ liên quan

3 Cơ cấu tổ chức của công ty:

Với mô hình quản lý như trên,ban giám đốc đề ra chỉ tiêu hoạt động cho mỗi phòng ban Sau đó mỗi phòng ban sẽ có những chiến lược để thực hiện các chỉ tiêu

đó, đồng thời các phòng ban cũng cung cấp thông tin hỗ trợ cho nhau trong quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty

4.Các thành tựu của công ty

Liên tục nằm trong danh sách các doanh nghiệp thành đạt trong lĩnh vực vận tải hàng hoá do tập đoàn vận tải Việt Nam bình chọn

Trở thành thương hiệu vận tải hàng đầu tại Việt Nam Thêm vào đó, với trang thiết bị hiện đại, tập đoàn vận tải Việt Hoa đã hoạt động trên 61 tỉnh thành phố và hoạt động như văn phòng địa phương trên 350 quốc gia trên thế giới

II.TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HANG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY VIỆT HOA TÒAN CẦU:

1 Giới thiệu chung về phòng giao nhận tại công ty Việt Hoa Tòan Cầu:

Phòng Giao nhận bao gồm bộ phận giao nhận và chứng từ Quản lí và lãnh đạo phòng giao nhận là trưởng phòng , chị Đoàn Thị Nhật Băng Phòng giao nhận gồm 4 người, chuyên thực hiện việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không.Mỗi người đều có thể phụ trách việc giao nhận

và lên chứng từ khi có khách hàng yêu cầu

Nhiệm vụ chính:

- Làm các thủ tục Hải Quan về xuất nhập khẩu hàng hóa

- Thu gom hàng lẻ, hàng nguyên Container, hàng Phi mậu dịch từ nhập đến xuất Liên hệ với các hãng tàu để mượn Container và cược Container mỗi khi có

số lượng hàng nhiều và yêu cầu hàng được đóng trong Container

- Thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác và xuất nhập khẩu theo đơn đặt hàng của khách hàng

- Phối hợp với đội vận chuyển để điều động và lên lịch trình hợp lý cho đội

xe nhằm tiết kiệm chi phí xăng dầu, phí cầu đường và tăng luân chuyển lượt xe để tăng doanh thu cho công ty Chịu trách nhiệm duyệt lệnh, gia hạn lệnh, phân phối công việc cụ thể và hợp lý cho đội xe

2 Tình hình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bang container tại công ty Việt Hoa Tòan Cầu:

a Giới thiệu chung về doanh thu theo cơ cấu thị trường, doanh thu theo cơ cấu mặt hang qua nghiệp vụ giao nhận

Cơ cấu thị trường nhập khẩu

ĐVT : USD

Thị trường

trọng (%)

trọng (%)

trọng (%)

Đài Loan 228,126 14,61 305,332 10,42 535,232 15,02 Nhật Bản 130,335 8,35 335,431 11,45 409,231 11,48 Malaysia 128,278 8,21 398,568 13,60 415,223 11,65 Đức 107,129 6,86 456,356 15,57 229,138 6,43 Ukraina 50,456 3,23 56,448 1,93 78,098 2,19

Singapore 221,030 14,15 145,212 4,95 483,963 13,58 Hongkong 326.700 20,92 360.805 12,31 390.250 10,95 Thị trường

khác

198,478 12,71 342,223 11,68 200,000 5,61

Tổng Cộng 1,561,67

2

100 2,930,64

7

100 3,563,69

5

100

Nguồn:Phòng kế toán Đối với thị trường hàng hóa nhập khẩu thì thị trường Mỹ chiếm tỷ trọng cao nhất trong kim ngạch nhập khẩu.Kế tiếp là các nước Đài Loan,Nhật Bản,Malaysia đều là những bạn hàng thường xuyên của công ty Từ những thị trường truyền thống, công ty tiếp tục đẩy mạnh uy tín của mình trên các thị trường mới như Singapor,Hàn Quốc,…khẳng định uy tín của mình bằng những hợp đồng chắt lượng cao

b.Tình hình họat động giao nhận của công ty trong những năm gần đây (2006-2008)

b.1 Cơ cấu dịch vụ:

b.1.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty

ĐVT: VNĐ

Xuất Nhập Khẩu và

Giao Nhận 826,086.05 25 1,073,911.87 26 1,342,389.897 28 Đại Lý Cước Tàu 619,564.54 18 743,477.45 18 817,836.185 17

Khai Thác Hàng Hóa 688,405.04 20 929,346.81 23 1,143,098.586 24

Kinh Doanh Kho Bãi 1,239,429.08 37 1,363,041.98 33 1,458,454.919 31

Nhìn chung trong các năm qua nghành dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn nhất và mang lại doanh thu lớn nhất cho công ty là dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải hàng hóa trong nước

b.1.2 So sánh mức độ tăng trưởng của các dịch vụ qua các năm.

Mức tăng 2007 so với

2006

Mức tăng 2008 so với

2007 Tuyệt đối Tương

đối (%)

Tuyệt đối Tương

đối (%) Xuất nhập khẩu và

Kinh doanh kho bãi

Nhận thấy mức tăng của tất cả các nghành dịch vụ năm 2008 đều giảm so với mức tăng năm 2007 Trong giai đoạn gần cuối năm 2008 này nền kinh tế thế giới có

nhiều biến động và ít nhiều có sự ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công

ty và đó có thể là một trong số những lý do giải thích cho sự giảm mức này

Ttrong giai đoạn biến động của nền kinh tế toàn cầu mà hoạt động kinh doanh của Việt Hoa vẫn có sự tăng trưởng

b.2 Tình hình họat động kinh doanh:

Tổng doanh thu hoạt động kinh

Lợi nhuận sau thuế 130,518,088 275,652,980 397,537,890.5 Nguồn: Phòng kế toán ĐVT: VNĐ

So sánh mức tăng doanh thu, Lợi Nhuận qua các năm

Năm 2007 so với năm

Tuyệt đối Tương đối

Tương đối (%) Tổng doanh thu hoạt

Lợi nhuận sau thuế 145,134,892 111.20 121,884,910.50 44.22

Nhìn chung, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty rất khả quan, doanh thu

và lợi nhuận luôn tăng qua các năm Năm 2008 mức tăng doanh thu cao hơn năm 2007 nhưng mức tăng lợi nhuận lại thấp hơn, xét về mối quan hệ doanh thu

và lợi nhuận ta có thể nhận định rằng năm 2008 mức chi phí doanh nghiệp sử dụng cao hơn năm 2007 Điều đó chứng tỏ doanh nghiệp có sự tăng trưởng về hoạt động kinh doanh nhưng hiệu quả sử dụng tiết kiệm chi phí chưa đạt ở mức cao

3.Công tác tổ chức thực hiện giao nhận hang hóa XNK bằng container của công ty Việt Hoa tòan cầu

a Một số mặt hàng xuất khẩu bằng container của công ty:

Các mặt hàng xuất khẩu của công ty chủ yếu xuất theo yêu cầu của khách hàng, vì công ty chỉ là một đại lý giao nhận.Chính vì vậy hàng nhập khẩu của công

ty cũng khá đa dạng và nhiều loại

ĐVT : USD

Giày dép 543.667 791.024 1.063.121 221.485

Nệm, drap, gối 210,340 342,223 415,223

Máy móc thiết bị

& phụ tùng ô tô

301.112 687.554 892.341 180.902

Mỹ phẩm 335.468 607.912 991.988 190.767

Máy lạnh 522.335 552.335 558.129 93.022

Xe nâng điện 52,125 77,998 89,687

Hàng điện tử, viễn thông 160,051 164,809 210,464

Thực phẩm chế biến 361.439 387,123 456,175

Máy tính & linh kiện 450.421 555.129 798.321

Vật tư , hàng hóa khác 210.252 272.097 411.278

Nguồn : Phòng kế toán Bảng: Cơ cấu mặt hàng nhập theo dịch vụ cung cấp

b Công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng Container:

b1 Chuẩn bị nhận hàng hóa từ cảng:

Khi nhận được thông báo tàu đến, công ty khách hàng gửi giấy thông báo hàg đến cho công ty Việt Hoa Toàn Cầu để công ty Việt Hoa Toàn Cầu triển khai nhiệm vụ nhận hàng từ cảng: nhân viên làm hàng của công ty Việt Hoa Toàn Cầu phải thu nhập các chứng từ cần thiết để chuẩn bị sẵn và các chứng từ do khách hàng cung cấp tiến hành làm thủ tục hải quan nhận hàng Nhân viên làm hàng của công ty Việt Hoa Toàn Cầu triển khai các công việc như sau:

b.1.1 Khai thác chứng từ

Công ty khách hàng cung cấp các chi tiết về nguyên phụ liệu và các chứng từ như:

 Bảng liệt kê chi tiết hàng hóa.

 Hóa đơn thương

 Hợp đồng thương mại

 Chứng nhận xuất xứ

 Vận đơn đường biển

 Hợp đồng nhập khẩu

b.1.2 Thuê phương tiện vận tải:

Nhân viên làm hàng của Việt Hoa Toàn Cầu liên hệ với đội vận chuyển để khi đã hoàn tất thủ tục hải quan thì vận chuyển hàng về kho theo phương án giao nhận của công ty thuê dịch vụ đã bàn giao với công ty Việt Hoa Toàn Cầu

b.1 3 Chuẩn bị tờ khai đăng ký Chi cục Hải quan:

Tờ khai hải quan nhập khẩu có màu xanh, ký hiệu HQ/2002-NK được ban hành theo quyết định của Tổng cục Hải quan số 1257/2001/QD-TCHQ ngày 04 tháng 12 năm 2001

b.2 Tổ chức dỡ và nhận hàng hóa từ cảng:

b.2.1 Làm thủ tục hải quan:

Quy trình làm thủ tục hải quan tại chi cục quản lý hàng đầu tư:

b.2.2 Đăng ký tờ khai mặt hàng tại Hải quan.

Nhân viên làm hàng của công ty Việt Hoa Toàn Cầu đưa bộ tờ khai hàng hóa nhập khẩu đến hải quan quản lý đầu tư để khai báo hải quan, bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hóa bao gồm:

Bộ hồ sơ bắt buộc:

 Tờ khai hàng hóa nhập khẩu: 02 bản chính

 Hợp đồng thương mại: 01 bản sao

 Vận đơn đường biển: 01 bản sao

 Bảng liệt kê chi tiết hàng hoá nhập khẩu: 01 bản chính và 01 bản sao

Doanh nghiệp Đăng ký, giá thuế Cán bộ đội đề xuất tỷ

lệ kiểm tra

Lãnh đạo chi cục ký duyệt tỷ lệ kiểm tra Luân chuyển

Kiểm tra

 Hóa đơn thương mại nhập khẩu : 01 bản chính và 01 bản sao

Các giấy tờ khác mà công chức hải quan yêu cầu:

 Giấy phép của Bộ Công Thương, nếu nguyên vật liệu nhập khẩu thuộc danh mục hàng hóa Nhà nước Việt Nam cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu và tạm ngừng xuất khẩu, nhập khẩu, hoặc của cơ quan chuyên nghành, nếu mặt hàng nhập khẩu theo văn bản hướng dẫn quan lý xuất nhập khẩu chuyên nghành phải xin phep của cơ quan này: nộp 01 bản sao, xuất trình bản chính

Hồ sơ xuất trình:

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty khách hàng (nếu làm thủ tục tiếp nhận lần đầu): 01 bản sao

Đăng ký tờ khai nhập khẩu thực hiện như sau:

 Nhân viên làm hàng của công ty Việt Hoa Toàn Cầu xuất trình bộ chứng từ khai hải quan tại bàn đăng ký làm thủ tục hải quan Công chức hải quan kiểm tra bộ hồ sơ xong thì cho số tờ khai, ký tên vào ô

“Cán bộ đăng ký” ở mặt trước của tờ khai

b.2.3 Tính giá thuế

Nhân viên làm hàng của công ty Việt Hoa Toàn Cầu có số tờ khai và mức

độ kiểm tra của mặt hàng vải, bộ hồ sơ được cán bộ hải quan chuyển qua tính giá thuế ứng với từng khu vực hàng nhập khẩu

b.2.4 Kiểm tra thực tế hàng hóa:

Nội dung kiểm tra hải quan như sau:

 Kiểm tra tình trạng bao bì, niêm phong hàng hóa của lô hàng

 Kiểm tra việc khai tên mã số hàng hóa

 Kiểm tra việc khai về lượng hàng hóa

 Kiểm tra việc khai về chất lượng hàng hóa

 Kiểm tra xuất xứ hàng hóa

 Kiểm tra về lĩnh vực sở hữu trí tuệ hàng hóa

 Lấy mẫu, lưu mẫu , lưu hình ảnh hàng hóa nhập khẩu

Đối với những mặt hang không thuộc diện không bị kiểm hóa nên không cần phải

đi qua các kiểm tra trên Nhân viên làm hàng của công ty Việt Hoa Toàn Cầu rút

tờ khai và chờ đóng dấu thông quan

b.3.Lập các chứng từ cần thiết để bảo vệ chủ hàng

Lô hàng được chở về kho của công ty Việt Hoa hoặc công ty khách hàng phải trong tình trạng tốt không xảy ra trường thất thoát hư hỏng đáng kể nào Tuy nhiên, trong những trường hợp đặc biệt mà nhân viên làm hàng của công ty Việt Hoa Toàn Cầu cần phải thực hiện để bảo vệ quyền lợi của người nhập khẩu:

- Trường hợp hàng thiếu: trên chứng từ phải hiện lên giao hàng thiếu, lập giấy chứng nhận hàng thiếu ( Certificate of shortlanded of cargo – CSC ) và có chữ ký của người chuyên chở Nhân viên làm hàng của công ty Việt Hoa Toàn Cầu phải làm giấy khiếu nại thiếu hàng so với số lượng ghi trên vận đơn hoặc mời giám định viên đến lập chứng tư cần thiết để đòi bồi thường tổn thất cho hàng hóa ( nếu hàng có mua bảo hiểm )

- Khi nhận hàng hoá mà hàng hóa có nghi ngờ bị tổn thất: phải ghi rõ tình trạng tổn thất để làm cơ sở khiếu nại người chuyên chở đòi bồi thường tổn thất

b.4.Quyết toán

Nhân viên làm hàng Của Việt Hoa Toàn Cầu phụ trách làm xong một lô hàng phải quyết toán các chi phí làm hàng với phòng kế toán

Các chi phí làm lô hàng gồm có hóa đơn, tờ khai và các chi phí cần thiết để làm lô hàng nhập khẩu này như thủ tục hải quan, biên lai lệ phí, phí thuê phương tiện vận tải, phí bốc dỡ, phí lưu kho ( nếu có ) … lên phòng kế toán Nhân viên kế toán sẽ tính toán số tiền tạm ứng trước khi làm hàng so với tổng số tiền khi làm xong lô hàng đó và việc thanh toán được thực hiện như sau:

o Thiếu tiền làm hàng thì nhân viên kế toán thanh toán hết số tiền đã làm xong lô hàng đó

o Thừa tiền làm hàng thì nhân viên làm hàng thanh toán lại số tiền thừa đó cho công ty

Bảng chi phí làm hàng – bộ phận xuất nhập khẩu: gồm các chi phí như sau phí làm dịch vụ , chi phí bốc xếp, phí lấy lệnh giao hàng ( Deliver order – D/O ), phí THC ( Terminal handling Charges ) … sẽ được nhân viên kế toán quyết toán lại cho nhân viên làm hàng sau khi đã thực hiện xong một lô hàng Cuối cùng sẽ chuyển những chi phi này và các hóa đơn, cùng chứng từ đến người thuê làm dịch vụ yêu cầu thanh toán các chi phí hợp lý trên

4 Đánh giá chung họat động giao nhận hàng hóa XNK bằng container tại công ty VHTC

a Ưu điểm

- Tạo được các mối quan hệ hợp tác tốt với các hãng tàu để được hưởng giá

ưu đãi Có đội xe vận chuyển của công ty nên dễ dàng điều động, linh họat để giao hàng cho khách hàng đúng điểm hẹn và giờ đã quy định trước, càng tăng thêm sự hài lòng nơi khách hàng

- Mở rộng mối quan hệ hợp tác kinh doanh khi ngày càng có nhiều khách hàng biết đến công ty giao nhận Việt Hoa Có một số lượng lớn các khách hàng quen thuộc như Phúc Thành An, Ngô Quang, NPT, Thiên Lộc,…càng tạo thêm vị thế đứng của Việt Hoa trên thương trường khi không sợ các đối thủ cạnh tranh khác lôi kéo những khách hàng này

- Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, nhạy bén, có thể xừ lý được các tình huống bất ngờ, giải quyết và xử lý nhanh chóng khi gặp trục trặc (như tham vấn giá, áp giá thuế, gặp trục trặc trong việc xin giấy phép của Bộ Công Thương,

….đều được các nhân viên xử lý nhanh, xuất và nhập hàng nhanh chóng khiến cho khách hàng vui lòng,và tạo được niềm tin cho khách hang)

- Nhận và xuất hàng nguyên Cont, hoặc thu gom hàng lẻ vào một Cont tránh được các tình trạng rủi ro gây tổn thất hàng hóa, đảm bảo sự an toàn cho hàng hóa

- Có vị trí thuận lợi khi nằm gần các cảng lớn như : Cảng Khánh Hội, Cảng Vict, Cảng Lotus, Tân Cảng Cảng Bến Nghé,…dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm khách hàng cho các dịch vụ của mình

- Phí dịch vụ và vận chuyển luôn tạo được cạnh tranh với các công ty khác

có cùng chức năng về dịch vụ

b Nhược điểm

- Hệ thống kho bãi của công ty chưa đủ lớn nên với những lô hàng có khối lượng lớn công ty không thể chứa hết, buốc phải thuê them kho bãi để lưu kho hàng hóa Vì thế hàng năm công ty phải mất một khoảng chi phí không nhỏ cho việc thuê kho bãi