Công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa bánh kẹo của bibica

Hiện nay hội nhập kinh tế toàn cầu đang trở thành một xu hướng tất yếu và ngày càng phát triển mạnh mẽ, các quốc gia trên thế giới đang hướng đến việc ký kết các hiệp định thương mại nhằm giảm mức thuế và gia tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm của quốc gia mình để tạo lợi thế về thương mại. Trong đó nổi bật nhất chính là Việt Nam, tính đến năm 2020, Việt Nam đã tham gia ký tổng cộng 12 hiệp định thương mại trong đó có Hiệp định thương mại tự do (FTA) giữa Việt Nam – Nhật Bản, Việt Nam – Hàn Quốc, Việt Nam – Liên minh Á Âu,.. và nổi bật nhất đó chính là hiệp định Việt Nam – Liên minh Châu Âu (EVFTA) năm 2020, tạo cơ hội cho hàng hóa Việt Nam tiếp cận gần hơn và dễ dàng hơn với thị trường đầy tiềm năng này. Đây chính là cơ hội và cũng là thách thức cho xuất nhập khẩu Việt Nam. Để có thể nắm bắt và tận dụng hiệu quả cơ hội này các doanh nghiệp sản xuất và xuất nhập khẩu Việt Nam cần nhìn nhận lại quy trình tổ chức thực hiện các nghiệp vụ, để đưa ra giải pháp nhanh chóng và thích hợp giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực để tạo sức cạnh tranh trên thị trường thế giới. Đó là lý do em chọn đề tài này để thông qua đề tài “Công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa bánh kẹo của Bibica” tìm hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức nghiệp vụ hiện tại của công ty, đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động xuất khẩu của Công ty và góp phần vào sự phát triển Công ty trong thời gian sắp tới giúp công ty có thể nắm bắt tốt nhất thời cơ vàng của xuất nhập khẩu Việt Nam. Ngoài lời mở đầu, kết luận và bài báo cáo có kết cấu như sau: Phần 1: Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Bibica Phần 2: Quy trình xuất khẩu hàng hóa của Công ty Cổ phần Bibica Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa của Công ty cổ phần Bibica

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH -*** BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HĨA BÁNH KẸO CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN BIBICA Họ tên sinh viên: Mã sinh viên: Lớp: K56G Khóa: K56 Giảng viên hướng dẫn: Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm Mục lụ LỜI MỞ ĐẦU .1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA 1.1 Thông tin chung đơn vị thực tập .3 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.1.2 Chức năng-nhiệm vụ 1.1.3.Tổ chức cấu hành 1.1.4 Quản trị nhân .5 1.2 Đánh giá hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn năm 2015-2019 1.3 Thời gian thực tập công ty CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HĨA CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN BIBICA 11 2.1 Quy trình xuất hàng hóa 11 2.1.1.Tìm kiếm khách hàng 12 2.1.2.Ký hợp đồng 12 2.1.3 Báo cho nhà máy chuẩn bị hàng .13 2.1.4.Thuê tàu mua bảo hiểm cho hàng hóa 14 2.1.5 Làm thủ tục Hải quan .15 2.1.6 Giao cho phương tiện vận tải 16 2.1.7 Xin C/O 17 2.1.8.Lập chứng từ toán hoàn thiện chứng từ 17 2.1.9 Giải khiếu nại .19 2.2 Nhận xét chung 19 2.2.1.Ưu điểm .19 2.2.2.Nhược điểm 20 2.2.3.Thuận lợi khó khăn q trình thực tập 21 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG BÁNH KẸO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA 23 3.1 Bài học kinh nghiệm 23 3.1.1 Nghiệp vụ 23 3.1.2 Kỹ định hướng tương lai .23 3.2 Giải pháp .24 3.2.1 Thêm bước giám sát quy trình giao hàng cho tàu 24 3.2.2.Tự chủ việc thực thuê tàu 24 3.2.3.Thêm bước xem xét đánh giá quy trình 25 KẾT LUẬN .25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC: BỘ CHỨNG TỪ CHO LÔ HÀNG 06-20/2012 28 DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên bảng biểu Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty Bibica Trang Bảng 1.2 Chức nhiệm vụ phận bán hàng Bảng 1.3 Chức nhiệm vụ phận Xuất Bảng 1.5 Bảng cấu lao động theo trình độ tính chất cơng việc (Tính đến tháng 12/2019) Bảng 1.6 Doanh thu công ty từ năm 2017-20120 (ĐVT: Triệu đồng) Sơ đồ 2.1: Quy trình xuất hàng hố Công ty 11 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Nội dung chữ viết tắt Kí hiệu chữ viết tắt Thành phố TP Container Cont Giấy chứng nhận xuất xứ C/O Phiếu đóng gói P/L Bao PP Bao làm từ nhựa Propylen MT/MTs Mét Tấn Thánh toán TT Thanh toán chuyển tiền Thanh tốn LC Thanh tốn tín dụng thư B/L Vận đơn 10 CFR Cost and Freight 11 FOB Free on Board LỜI MỞ ĐẦU Hiện hội nhập kinh tế toàn cầu trở thành xu hướng tất yếu ngày phát triển mạnh mẽ, quốc gia giới hướng đến việc ký kết hiệp định thương mại nhằm giảm mức thuế gia tăng khả cạnh tranh cho sản phẩm quốc gia để tạo lợi thương mại Trong bật Việt Nam, tính đến năm 2020, Việt Nam tham gia ký tổng cộng 12 hiệp định thương mại có Hiệp định thương mại tự (FTA) Việt Nam – Nhật Bản, Việt Nam – Hàn Quốc, Việt Nam – Liên minh Á Âu, bật hiệp định Việt Nam – Liên minh Châu Âu (EVFTA) năm 2020, tạo hội cho hàng hóa Việt Nam tiếp cận gần dễ dàng với thị trường đầy tiềm Đây hội thách thức cho xuất nhập Việt Nam Để nắm bắt tận dụng hiệu hội doanh nghiệp sản xuất xuất nhập Việt Nam cần nhìn nhận lại quy trình tổ chức thực nghiệp vụ, để đưa giải pháp nhanh chóng thích hợp giúp doanh nghiệp nâng cao lực để tạo sức cạnh tranh thị trường giới Đó lý em chọn đề tài để thông qua đề tài “Công tác tổ chức thực nghiệp vụ xuất hàng hóa bánh kẹo Bibica” tìm hiểu rõ quy trình tổ chức nghiệp vụ cơng ty, đề giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động xuất Cơng ty góp phần vào phát triển Công ty thời gian tới giúp cơng ty nắm bắt tốt thời vàng xuất nhập Việt Nam Ngoài lời mở đầu, kết luận báo cáo có kết cấu sau: Phần 1: Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Bibica Phần 2: Quy trình xuất hàng hóa Cơng ty Cổ phần Bibica Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất hàng hóa Cơng ty cổ phần Bibica CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA 1.1 Thông tin chung đơn vị thực tập 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tên công ty nay: Công ty Cổ phần BIBICA Website: http://www.bibica.com.vn/ Trụ sở chính: 443 Lý Thường Kiệt, phường quận Tân Bình thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: 028.3971 7920 - 028.3971 7921 Mã số thuế: 3600363970 - Bibica công ty sản xuất bánh kẹo hàng đầu Việt Nam Ngoài thị trường nước, sản phẩm Bibica có mặt nhiều nước giới như: USA, Nga, Nhật Bản, Hàn Quốc… - Được tách từ Công Ty Đường Biên Hịa - Ngày 16/01/1999, Cơng Ty Cổ Phần Bánh Kẹo Biên Hòa thành lập (giấy phép kinh doanh số 059167) với ngành nghề kinh doanh là: Sản xuất, kinh doanh sản phẩm: đường, bánh, kẹo, nha, rượu (thức uống có cồn); bột dinh dưỡng, sữa sản phẩm từ sữa, sữa đậu nành, nước giải khát, bột giải khát - Cuối năm 2007: Bibica đầu tư vào tòa nhà 443 Lý Thường Kiệt, P.8, Quận Tân Bình Địa điểm trở thành trụ sở thức Công ty từ đầu năm 2008 1.1.2 Chức năng-nhiệm vụ 1.1.2.1 Chức - Sản xuất, kinh doanh nước: bao gồm lĩnh vực công nghiệp chế biến bánh-kẹo-mạch nha-bột dinh dưỡng-sữa sản phẩm từ sữa, sữa đậu nành-nước giải khát-bột giải khát loại thực phẩm chế biến khác - Xuất nhập khẩu: nhập nguyên vật liệu, thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh Công ty Xuất sản phẩm: bánh - kẹo - mạch nha, loại sản phẩm hàng hóa khác 1.1.2.2 Nhiệm vụ Công ty Cổ phần Bibica thành lập để huy động sử dụng vốn có hiệu việc phát triển sản xuất kinh doanh bánh - kẹo - mạch nha - đường – bột dinh dưỡng – sữa sản phẩm từ sữa, sữa đậu nành – nước giải khát – bột giải khát lĩnh vực khác nhằm mục tiêu thu nhiều lợi nhuận; tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động; tăng lợi tức cho cổ đơng; đóng góp cho ngân sách Nhà nước phát triển Công ty ngày lớn mạnh 1.1.3 Tổ chức cấu hành Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức cơng ty Bibica ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC P TỔNG GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT P TỔNG GIẢM ĐỐC KINH DOANH Khối HCNS Khối Kế Toán Khối Kế Khối Mua Hoạch Hàng Nhà máy Công ty Nhà máy Khối KTBibica Khối RD Bibica Bibica Hà ĐT Biên Hịa Miền Đơng Nội Khối Xuất Khối Bán Khối Khẩu Marketing Hàng (Nguồn: Phịng Hành Chính Cơng Ty Cổ Phần Bibica) Cơng ty Cổ phần Bibibca dùng cấu tổ chức chức để quản lý nhân Công ty Trong cấu này, vai trị vị trí bố trí theo chức nhằm đạt mục tiêu, nhiệm vụ mà phận Công ty đề Quản lý phận chức năng: phận Sale, xuất bán hàng báo cáo với Giám đốc đại diện–người chịu trách nhiệm phối hợp hoạt động Công ty người báo cáo lại với Tổng Giám đốc Với cấu tổ chức trên, Công ty tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào chuyên môn tuyển dụng nhân viên với khả đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ cho phận chức Giới thiệu số phòng ban tiêu biểu - Bộ phận bán hàng Bảng 1.2 Chức nhiệm vụ phận bán hàng CHỨC NĂNG Quản trị bán hàng phân phối NHIỆM VỤ Triển khai kế hoạch tiêu thụ tháng, quý, năm Huấn luyện đào tạo lực Xây dựng kế hoạch huấn luyện đào tạo cho đội lượng bán hàng - Bộ phận xuất ngũ bán hàng tồn cơng ty Bảng 1.3 Chức nhiệm vụ phận Xuất CHỨC NĂNG Quản trị bán hàng xuất Tham mưu NHIỆM VỤ Xử lý đơn hàng xuất Kế hoạch phát triển thị trường Chiến lược xuất 1.1.4 Quản trị nhân Bảng 1.5 Bảng cấu lao động theo trình độ tính chất cơng việc từ 2017-2019 Số lượng lao động Năm 2017 Phân loại Theo trình độ: Trên đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp, CNKT lành nghề Lao động phổ thơng Theo tính chất công việc: Lao động phục vụ sản xuất Lao động trực tiếp sản xuất Lao động lực lượng bán hàng toàn quốc 1.522 178 150 345 670 1.522 96 540 670 Năm 2018 Năm 2019 1.589 239 178 398 720 1.589 167 576 705 1.668 248 203 426 789 1.668 184 585 726 Nhìn vào bảng phía ta thấy lực lượng lao động công ty Bibica tăng nhanh qua năm Trong năm 2018 số lượng lao động tăng 4.4% so với năm 2017, năm 2019 tốc độ tăng nhanh đạt mức 5% so với năm 2018, lý cơng ty mở rộng hoạt động, xây dựng thêm nhà máy Long An cơng ty cần nguồn nhân cơng lớn đặc biệt lao động phổ thơng Vì tốc độ tăng trưởng lao động phổ thông qua năm lớn năm 2018 tốc độ tăng trưởng đạt - Sau đặt tàu với công ty vận tải, khoảng 3-5 ngày sau nhận Booking Confirmation hãng tàu - Sau em hồn thành chứng từ nháp chưa có thơng số vận đơn, gửi mail đến cho anh Bảy người phụ trách làm thủ tục hải quan cơng ty Bibica Trong chứng từ bao gồm hợp đồng, phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, kế hoạch đóng hàng xác nhận đặt tàu nhận từ công ty vận tải Tiếp theo anh Bảy làm việc với bên hải quan để lấy container rỗng Chụp hình số container, số seal trạng container gửi cho phận chứng từ để phận chứng từ làm hướng dẫn giao hàng gửi cho hãng tàu lên B/L - Bước chị Trâm người khai báo hải quan điện tử gửi khai báo phân luồng cho anh Bảy, để anh hoàn thiện thủ tục hải quan 2.1.6 Giao cho người chuyên chở 2.1.6.1 Quy trình chung Căn vào việc gửi hàng theo phương thức đóng cơng có hai phương thức gửi hàng nguyên công gửi hàng lẻ TH1: Nhà xuất gửi hàng nguyên công thực nghiệp vụ sau: - Liên hệ với hãng vận chuyển hay đại lý để lấy đăng ký gửi hàng kèm danh mục hàng xuất - Thuê hay mượn vỏ công cách lấy lệnh cấp vỏ từ hãng kèm phiếu đóng gói kẹp chì hãng tàu - Đóng hàng vào cơng kẹp chì hàng tài vận chuyển đến cảng biển - Lấy biên giao nhận để làm giao hàng lên tàu đổi lấy vận đơn TH2: Nhà xuất gửi hàng lẻ thực bước đóng hàng ngun cơng cần bổ sung cách giao hàng khơng dùng ngun vỏ cơng - Hàng hóa giao cho người chuyên chở để gom hàng đống công địa điểm hãng vận chuyển hay đại lý ấn định - Người chuyên chở xếp công lên tàu ký phát vận đơn cho người gửi hàng 2.1.6.2 Quy trình cụ thể Đi lấy container rỗng Hàng bánh kẹo công ty thường xuất theo giá FOB trước thời gian giao hàng ngày bên nước chuyển đến cho công ty hướng dẫn giao hàng Khi nhận hướng dẫn cán xuất công ty liên lạc với quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch bốc giao hàng, tức ngày tàu đến cảng bốc hàng Từ có kế hoạch chuyên chở hàng vào cảng bốc xếp hàng lên tàu cho phù hợp để tránh việc chuyển hàng tới sớm q mức muộn q.Vì hàng cơng ty nguyên contaniner nên phận chứng từ gửi giấy cấp containe rỗng kèm phiếu đóng gói kẹp chì hãng tàu cho nhà xe để nhà xe lấy container rỗng sau đóng hàng kẹp chì đưa hàng đến cảnh Lấy biên giao nhận để làm giao hàng lên tàu đổi lấy vận đơn Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong điều kiện để xếp hàng, tàu thơng báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) cho người giao hàng Nhận NOR, công ty tiến hành kiểm tra xem thực tế tàu sãn sàng xếm dỡ hàng chưa ký vào NOR, bắt đầu tính thời gian xếp hàng thực công việc cần thiết để đưa hàng lên tàu 2.1.7 Xin CO 2.1.7.1 Quy trình chung Quy trình xin cấp C/O diễn sau: -Đầu tiên nhân viên nhân viên ngoại thương chuẩn bị hồ sơ xin cấp C/O -Sau nhân viên ngoại thương tiến hành khai báo nội dung mà đơn xin cấp C/O yêu cầu -Cuối nhân viên mang hồ sơ với tờ khai C/O đến phịng thương mại cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) Cơ quan cấp C/O có trách nhiệm cấp C/O kể từ nhận hồ sơ đầy đủ hợp lệ Thông thường C/O cấp lần cho lơ hàng xuất 2.1.7.2 Quy trình cụ thể lô hàng số Khai báo C/O điện tử gửi giấy cho phòng VCCJ Chị Trâm người phụ trách thực quy trình xin cấp C/O Ban đầu chị Trâm khai báo C/O điện tử hệ thống Comic, sau chuẩn bị chứng từ bao gồm : Scan file đính kèm bao gồm: + Hoá đơn thương mại; + Tờ khai hải quan xuất khẩu; + Định mức sử dụng nguyên phụ liệu; + Bảng tính tốn chi tiết hàm lượng giá trị khu vực kê khai chi tiết mã HS nguyên liệu đầu vào mã HS sản phẩm đầu + Hóa đơn mua bán tờ khai hải quan nhập nguyên phụ liệu đầu vào Sau gửi hồ sơ cho VCCJ để kiểm tra hồn thiện cơng việc cấp C/O 2.1.8 Lập chứng từ tốn hồn thiện chứng từ 2.1.8.1 Quy trình chung TH1: Thanh tốn tiền mặt hay chuyển tiền Trong trường hợp toán tiền mặt hay chuyển tiền sau giao hàng nghiệp vụ làm thủ tục toán thực tương tự kiểm tra xác nhận toán TH2: Thanh tốn thư tín dụng (L/C) trả khơng hủy ngang Việc tốn phương thức việc toán tiền hàng xuất dựa vào việc xuất trình chứng từ tốn hợp lệ với ngân hàng Bộ chứng từ toán hợp lệ với ngân hàng quy định chi tiết thư tín dụng với yêu cầu chung quy định hai bên 2.1.8.2 Quy trình cụ thể Hồn thiện chứng từ xuất hóa đơn Để nhận tiền toán giao hàng xong, nhân viên ngoại thương công ty – em lập chứng từ toán theo quy định hợp đồng Bộ chứng từ toán cho hợp đồng xuất bánh kẹo số: PL/SKL02-2020 gồm: Hóa đơn thương mại, kê chi tiết hay phiếu đóng gói vận đơn đường biển hoàn hảo, giấy chứng nhận kiểm định chất lượng sản phẩm, giấy chứng nhận nguồn gốc, giấy chứng nhận kiểm dịch hàng hóa Sau lập đầy đủ chứng từ, nhân viên ngoại thương FAX chứng từ cho khách hàng khách hàng hồn thành việc tốn trước Các chứng từ gốc gửi cho khách hàng bao gồm: Hợp đồng thương mại, Phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận phân tích Thường xuất bánh kẹo, cơng ty phải làm bảng phân tích thành phần để người mua nộp cho hải quan nước nhập xác nhận thành phần phù hợp với quy định nước thành phần định mức chất sản phẩm Vì cơng ty SAKALE TRADING (GUANGZHOU) CO., LTD BIBICA chưa có mối quan hệ làm ăn lâu năm Bibica áp dụng phương thức tốn chuyển toàn số tiền hợp đồng trước ngày tàu chạy Bibica áp dụng phương thức toán nhằm đảm bảo việc thực hợp đồng người mua Vì độ tin cậy hai cơng ty chưa lớn Nếu sau hai công ty làm ăn lâu năm, cơng ty áp dụng phương thức tốn có lợi cho người mua 40% chuyển tiền trả trước 60% toán qua L/C 2.1.9 Giải khiếu nại 2.1.9.1 Quy trình chung Nghiệp vụ giải khiếu nại xảy có khiếu nại từ phía khách hàng Thơng thường, có khiếu nại khách hàng hàng hóa nhà xuất giải theo tinh thần hợp đồng 2.1.9.2 Quy trình cụ thể Tìm hiểu nguyên nhân đưa giải pháp cho khách hàng Đối với hàng bánh kẹo, nhà nhập thường khiếu nại bảng thành phần, đóng gói chất lượng hàng giao Do tính chất hàng hố dễ bị hư hỏng trình vận chuyển rủi ro tiềm tàng nên người nhập nhận hàng chất lượng khơng đảm bảo Lỗi Công ty làm hàng chất lượng mà tính chất sản phẩm bánh kẹo Vì cần phải tìm hiểu rõ nguyên nhân đưa giải pháp nhanh chóng cho khách hàng 2.2 Nhận xét chung 2.2.1 Ưu điểm - Quy trình công ty đảm bảo tất bước cần thực xuất hàng hóa Trong bước thực đồng cho có liên kết chặt chẽ phịng ban công ty thông qua hệ thống MS Office cơng ty Mỗi cá nhân có tài khoản MS Office riêng, sau thực xong công việc cá nhân gửi giấy tờ liên quan lên MS Office để phận quy trình tiếp nhận thực Do tồn thể cơng ty biết hàng hóa xử lý giai đoạn nào, kịp thời chuẩn bị chứng từ nguyên liệu để thực tốt giai đoạn Vì việc giám sát thực nghiệp vụ xuất diễn nhanh chóng xác - Quy trình cụ thể, rõ ràng, có tính chun mơn hóa cao việc thực diễn dễ dàng, người thực bước quy trình nên việc kiểm sốt tồn quy trình diễn đơn giản hơn, có sai sót quy trình người biết bước làm, liên hệ với họ để giải nhanh chóng, kịp thời Thêm vào cá nhân thực cơng việc quy trình họ có lợi kinh nghiệm, giúp cho tốc độ thực tăng nhanh chóng đạt độ xác cao - Quy trình cơng ty có linh hoạt lơ hàng Quy trình cơng ty khơng cố định cách cứng nhắc, mà linh hoạt lô hàng để đạt hiệu cao Ví dụ lô hàng xuất sang Trung Quốc tháng 6, công ty thấy việc xin giấy tờ C/O tốn nhiều thời gian thường xảy sai sót cơng ty ưu tiên thực bước lúc với bước làm thủ tục hải quan Vì thời gian doanh nghiệp thực chứng từ rút ngắn nhiều, gửi chứng từ cho khách hàng sớm so với dự kiến Do có tin tưởng từ khách hàng 2.2.2 Nhược điểm - Tuy quy trình cơng ty gần đảm bảo tất bước quy trình xuất nhập thơng thường nhiên quy trình bước giao hàng cho phương tiện vận tải lại khơng có người theo dõi, kiểm sốt việc giao hàng mà đưa toàn trách nhiệm cho tài xế xe Khi container gặp vấn đề hay giao nhầm địa điểm, khơng có kịp thời xử lý vấn đề Gây nhiều khó khăn, chậm trễ trình thực bước quy trình - Trong quy trình cơng ty việc thuê tàu công ty liên hệ bên thứ ba thực cơng việc này, liên lạc với hãng tàu phải qua trung gian khiến cho việc trao đổi khơng nhanh chóng, doanh nghiệp cịn phải chịu thêm khoản phí phát sinh thuê công ty vận tải Và cố xảy việc trao đổi công ty hãng tàu chậm trễ, ảnh hưởng đến việc chuyên chở hàng hóa phát sinh chi phí thực yêu cầu hãng tàu không thời hạn - Sau thực xong tồn quy trình, cơng ty chưa có bước đánh xem xét lại quy trình làm Vì cơng ty chưa xác định điểm mạnh điểm yếu mà công ty thực lô hàng vừa qua Dẫn đến việc xảy nhiều lỗi tương tự cho lơ hàng Ví dụ xuất hàng sang Trung Quốc cơng ty thường khơng tìm hiểu rõ quy định thành phần, không hỏi khách hàng quy định khiến hàng hóa đến cảng người mua lại bị trả không đat tiêu chuẩn Tuy nhiên công ty lại không đưa giải pháp giúp cải thiện vấn đề mà xử lý vấn đề bề mặt, chưa giải tận gốc vấn đề 2.2.3 Thuận lợi khó khăn trình thực tập 2.2.3.1 Thuận lợi - Có hướng dẫn tận tình anh chị phịng xuất nhập cơng ty Bibica khơng q nhiều thời gian để thích nghi với môi trường - Được trực tiếp thực công việc công ty ngày từ ngày đến thực tập Mặc dù thực tập sinh nhiên từ ngày đầu em anh chị giao cho thực chứng từ quan trọng kiểm đinh, hóa đơn hay phiếu đóng gói -Vì cơng ty Bibica có tài khoản Alibaba em dễ dàng việc tìm kiếm khách hàng cho cơng ty, khơng cần tốn nhiều thời gian để gửi mail hay thực công việc Marketing - Được trực tiếp nhắn tin gửi mail cho khách hàng tiếng anh khả ngoại ngữ chuyên ngành nâng cao, thêm vào em cịn học số từ ngữ liên quan đến bánh kẹo OEM thuật ngữ nói việc bên mua gửi thiết kế cho bên bán để in ấn bao bì theo yêu cầu mẫu mã mà họ đưa 2.2.3.2 Khó khăn -Quy trình cơng ty có nhiều bước mà em chưa học trường bước gửi thư đóng hàng cho nhà máy gửi hướng dẫn đóng hàng cho đơn vị vận tải lần đầu thực cịn bỡ ngỡ nên nhiều thời gian - Lần làm việc hệ thống MS Office cơng ty nên khơng khỏi có nhiều khó khăn nhiều thời gian để sử dụng thành thạo - Không biết scan giấy từ, cơng việc liên quan đến máy in Vì lần đầu tiếp xúc với máy in mắc nhiều lỗi, in chứng từ bị sai Phải in lại nhiều lần - Bởi Bibica cơng ty bánh kẹo với nhiều loại bánh kẹo khác thực tập em chưa nắm rõ tất loại sản phẩm quy cách đóng gói khách hàng hỏi em phải nhiêu thời gian để tìm kiếm phải hỏi chị Nguyên sau gửi cho khách hàng - Vì lần đầu làm việc mơi trường cơng ty, tính chun nghiệp cao em gặp phải nhiều áp lực, ngày đầu chưa biết làm chứng từ thời gian ngắn để thực phải gửi cho khách hàng -Vì thực tập công ty không đào tạo bước ban đầu mà thực tập sinh phải tự làm tự trải nghiệm tự rút học cho Vì ngày đầu em khơng thể nắm tồn quy trình thực cơng ty chưa thể chủ động làm việc mà phải chờ chị Phan Hoài Nguyên giao việc cho làm, thêm vào lần đầu tiếp xúc với chứng từ nên khơng thể tránh khỏi sai sót lỗi font hay đánh sai chữ -Vì lâu ngày khơng sử dụng phần mềm Excel làm chứng từ bị lỗi font, định dạng phải sửa nhiều lần -Vì khoảng thời gian thực tập em cịn học số mơn trường dó tất buổi thực tập cơng ty, khiến cho q trình thực hợp đồng em phụ trách bị ảnh hưởng, công việc bị chuyển giao cho người khác khơng học tập hết tất quy trình khâu xuất không học cách khai hải quan hay làm C/O CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG BÁNH KẸO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA 3.1 Bài học kinh nghiệm 3.1.1 Nghiệp vụ - Biết quy trình thực xuất lô hàng bánh kẹo công ty - Thực công việc nhân viên chứng từ từ làm hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói văn kiểm định chất lượng hàng hóa - Thực cơng việc nhân viên Sale xuất nhập từ tìm kiếm khách hàng Alibaba, đến gửi báo giá, gửi mơ tả chi tiết sản phẩm đóng gói hàng hóa container cho khách hàng - Biết cách tính giá bán hàng hóa xuất theo tỷ lệ để mang lại lợi nhuận tối ưu cho công ty 3.1.2 Kỹ định hướng tương lai 3.1.2.1 Kỹ - Học cách đăng sản phẩm Alibaba để tìm kiếm khách hàng cho cơng ty - Biết cách viết mail cho khách hàng đàm phán điều khoản chi phí vận chuyển với khách hàng - Sử dụng Excel thành thạo nhờ làm chứng từ nhiều lần 3.1.2.2 Định hướng tương lai Sau thực tập công ty thân em cảm nhận u thích cơng việc nói chuyện với khách hàng đặc biệt khách hàng nước ngồi, em định hướng sau: - năm đầu sau tốt nghiệp xin việc vào Sale xuất cơng ty Nơng sản Bởi từ nhỏ em tiếp xúc với lúa gạo, cà phê… em có niềm đam mê bất tận với nơng sản Do lựa chọn cơng ty nơng sản điều em mong ước - 3-5 năm sau cố gắng để trở thành nhân viên Sale tốt cơng ty, trở thành trưởng phịng xuất nhập cơng ty nơng sản 3.2 Giải pháp 3.2.1 Thêm bước giảm sát quy trình giao hàng cho tàu Thực trạng Bibica thuê công ty vận tải thực việc đặt tàu cịn lại tồn quy trình Bibica thực Do đó, giao hàng cho tàu cơng ty giao phó tồn trách nhiệm cho tài xế-người khơng có kiến thức chun mơn xuất nhập khâu Vì cố xảy khơng có nhân viên kịp thời giải Giải pháp Cơng ty thực hai giải pháp sau đây: - Công ty nên thuê 1-2 người có kiến thức xuất nhập trực tiếp cảng, để giải vấn đề đột suất xảy mà tài xế xe xử lý - Hoặc cơng ty để anh Bảy thực tồn quy trình ngồi cảng, bao gồm việc khai báo hải quan xử lý vấn đề ngồi cảng Anh Bảy có kiến thức xuất nhập sẵn có khơng q khó khăn giải vấn đề phát sinh Kết dự kiến Quy trình thực diễn nhanh chóng hơn, rủi ro hàng bị rớt giảm đáng kể có người cơng ty trực tiếp giám sát việc thực quy trình đưa hàng lên tàu Do bước quy trình xuất nhập diễn thời gian 3.2.2 Tự chủ việc thực thuê tàu Thực trạng Do Bibica không tự chủ việc th tàu việc trao đổi cơng ty với hãng tàu phải thông qua bên thứ ba cơng ty giao nhận Khiến cho q trình trao đổi tốn nhiều thời gian chi phí Do bước quy trình chịu ảnh hưởng, thực không tiến độ Giải pháp Công ty nên chuyển sang việc thành lập phòng ban phận nhỏ phụ trách việc đặt hàng với hãng tàu, nghiên cứu phân tích, chọn lựa hãng tàu tốt cho lơ hàng Bằng cách: - Thuê 1-2 nhân viên làm cho cơng ty giao nhận, người có kinh nghiệm có quan hệ tốt với hãng tàu đàm phán mức giá hợp lý với hãng tàu - Hoăc công ty tìm kiếm cơng ty khoảng 2-3 nhân viên có mong muốn làm việc với hãng tàu, sau đưa họ đào tạo khóa Sale Logistics Sau họ trở lập thành phòng ban nhỏ chun thực tồn quy trình giao nhận hàng hóa cho cơng ty Kết dự kiến - Giảm thiểu chi phí với cơng ty giao nhận - Quan hệ tốt với hãng tàu, sau xảy cố nhờ hãng tàu xử lý - Tăng tốc độ xử lý giấy tờ giúp cho quy trình thực cách nhanh chóng khơng cần phải trao đổi thơng qua bên thứ ba 3.2.3 Thêm bước xem xét đánh giá quy trình Trong quy trình cẩn phải thêm bước cuối xem xét đánh giá quy trình Sau thực xong lơ hàng trưởng phịng Phan Hồi Nguyên cần tổng hợp lại toàn điểm mạnh điểm yếu mà lô hàng vừa qua vừa thực Tìm điểm mạnh nằm đâu quy trình, điểm yếu nằm đâu Từ đưa sách phù hợp để phát huy điểm mạnh hạn chế điểm yếu Từ qua lơ hàng quy trình Bibica ngày hoàn thiện nhờ việc cải thiện lỗi nhỏ qua lô hàng KẾT LUẬN Hiện hoạt động xuất nhập diễn sôi động, với công ty xuất nhập khác Việt Nam, Công ty cổ phần Bibica đạt vị trí định kinh doanh xuất nhập đặc biệt hàng xuất công ty có mặt rộng khắp quốc gia giới Công ty bước thâm nhập chinh phục thị trường giới, tiến tới khẳng định uy tín danh tiếng sản phẩm tính hiệu việc tổ chức thực hợp đồng xuất Đây thành mà toàn thể Ban Giám đốc nhân viên Công ty mong đợi niềm tự hào toàn thể nhân viên Công ty cổ phần Bibica Sự thành công hoạt động kinh doanh chứng minh cho chiến lược kinh doanh đa dạng mặt hàng nỗ lực nhân viên tổ chức thực hợp đồng xuất Tuy vậy, điều kiện thị trường ln có biến động cạnh tranh đối thủ ngày tăng Cơng ty cần hồn thiện nghiệp vụ liên quan đến thương mại quốc tế, đặc biệt nghiệp vụ tổ chức thực hợp đồng xuất để giảm chi phí đến mức thấp được, cần có điều chỉnh khâu tìm kiếm khách hàng mở rộng phương thức tìm kiếm tránh việc phụ thuốc vào kênh Alibaba, mở thêm phận lập chứng từ để tránh dồn nén công việc nhiều cho nhân viên ngoại thương bước nâng cao nghiệp vụ nhân viên để đáp ứng yêu cầu sau cơng ty có đủ khả tự chủ việc thuê tàu Qua trình nghiên cứu tham khảo qui trình tổ chức thực hợp đồng xuất cơng ty Bibibca, em hồn thành báo cáo thực tập khóa Tuy nhiên, q trình thực tập có hạn chế việc tìm kiếm tài liệu, bảo mật thông tin công ty giới hạn thời gian nên nghiên cứu em dừng lại việc phân tích định hướng nhằm khái qt hố rút thực tập công ty Mặt khác, kiến thức cịn nhiều khiếm khuyết, mang nặng tính lý thuyết nên khuôn khổ báo cáo em khơng thể tìm hiểu sâu hơn, trọn vẹn vấn đề mang tính chiến lược tồn Công ty Em hy vọng giải pháp em đưa giúp ích phần việc hồn thiện qui trình tổ chức thực hợp đồng xuất công ty thời gian tới DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Dương Hữu Hạnh, 2010, Cẩm nang Nghiệp vụ xuất nhập khẩu, NXB Thống kê, Hồ Chí Minh Website Bibica, 2018, Báo cáo tài năm Bibica, truy cập ngày 20/7/2020 http://www.bibica.com.vn/ Website Bibica, 2017, Báo cáo tài năm Bibica, truy cập ngày 20/7/2020 http://www.bibica.com.vn PHỤ LỤC: BỘ CHỨNG TỪ CHO LÔ HÀNG 09/06/2020 Hợp đồng xuất Tờ khai hải quan điện tử Hóa đơn thương mại - Comercial Invoice Phiếu đóng gói - Packing list Vận đơn – Bill of Lading Chứng từ kiểm định chất lượng COA Báo cáo tài năm 2017, 2018 ... qua đề tài ? ?Công tác tổ chức thực nghiệp vụ xuất hàng hóa bánh kẹo Bibica? ?? tìm hiểu rõ quy trình tổ chức nghiệp vụ công ty, đề giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động xuất Cơng ty góp phần vào phát... GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG BÁNH KẸO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA 23 3.1 Bài học kinh nghiệm 23 3.1.1 Nghiệp vụ 23... quy trình khâu xuất không học cách khai hải quan hay làm C/O CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG BÁNH KẸO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA 3.1 Bài