TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TM HỒNG NGA SÀI GÒN

Xuất nhập khẩu là hoạt động không thể thiếu đối với sự phát triển của mỗi quốc gia cũng như đóng vai trò vô cùng quan trọng với nền kinh tế quốc dân. Xuất khẩu cũng vậy, nó đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân, tạo nguồn vốn phục vụ cho nhập khẩu, phát triển công nghiệp hóa đất nước, góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế hướng ngoại. Tác động tích cực tới việc giải quyết công ăn việc làm, cải thiện đời sống nhân dân, làm cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại, đảm bảo sự cân bằng cán cân thanh toán ngoại thương. Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, là nước hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nông nghiệp. Vì vậy Đảng và Nhà nước ta đã xác định nông sản là mặt hàng xuất khẩu chiến lược, nó sử dụng lực lượng lớn lao động, tạo ra nguồn thu nhập vững chắc cho nông dân các tỉnh vùng sâu vùng xa. Cùng với các mặt hàng nông sản chủ lực như: gạo, cao su và cà phê thì mặt hàng sắn lát và sản phẩm từ sắn cũng được nhà nước ưu tiên phát triển nhanh. Nhận thấy được sự ưu đãi lớn của nhà nước đối với mặt hàng sắn lát, nguồn hàng trong nước thì dồi dào có chất lượng cao, bên cạnh đó thị trường Trung Quốc là một thị trường lớn về sắn. Vì vậy, công ty Hồng Nga Sài Gòn đã xác định đẩy mạnh xuất khẩu nông sản, mặt hàng sắn lát là mặt hàng xuất khẩu chiến lược của công ty và thị trường Trung Quốc là thị trường xuất khẩu chính mà công ty sẽ hướng tới. Vì vậy, trong quá trình gần hai tháng thực tập tại công ty Hồng Nga Sài Gòn, em đã nghiên cứu và quyết định chọn đề tài : “Tổ chức nghiệp vụ xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn” để hoàn thành bài báo cáo của mình. Mục đích của đề tài này là giải thích, trình bày quy trình xuất khẩu lô hàng sắn lát mà công ty đã thực hiện. Đề tài của em gồm 3 chương: Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn. Chương 2 : Hiện trạng thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa chuyên chở bằng đường biển tại công ty TNHH TM Hồng Nga Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện nghiệp vụ xuất khẩu tại công ty Hồng Nga.

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

Giảng viên hướng dẫn: TS PHẠM VĂN TÀI

Sinh viên thực hiện : LÊ KHÁNH DŨNG

Mã số sinh viên :1110010210

Lớp: XNK 15I – Khóa 15

Tp Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2014

Từ xưa đến nay không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự sát cánh, giúp đỡ dù ít hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp của người khác Đúng vậy, trong suốt thời gian học tập ở trường CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm đặc biệt của quý thầy cô, gia đình và bạn bè.

Với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc, em xin gởi lời cám ơn đến tất cả thầy

cô trường CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI và quý thầy cô Khoa Thương MạiQuốc Tế lời cám ơn chân thành nhất về sự nghiệp giảng dạy và truyền đạt nhữngkiến thức và kinh nghiệm quý báu cho chúng em trong suốt thời gian qua

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Phạm Văn Tài, người đãkhông quản ngại thời gian, công sức để giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tậpnày, đã hết sức nhiệt tình chỉ dẫn, đóng góp ý kiến giúp em khắc phục những sai sót

và hướng dẫn em từng chi tiết một để hoàn thành bài báo cáo này một cách tốt nhất

Em xin gửi lời cảm ơn đến Giám đốc Công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn,cùng nhân viên các phòng ban, nhất là các anh, chị phòng Kinh doanh – Xuất nhậpkhẩu, mặc dù công việc rất bận rộn nhưng vẫn nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện để

em có thể tiếp cận thực tế một cách thuận lợi và hiệu quả nhất

Cảm ơn tất cả các bạn học đã chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giúp mình cóthể làm tốt công việc của mình trong thời gian thực tập

Do giới hạn về thời gian và thiếu kinh nghiệm chuyên môn cũng như kinhnghiệm thực tiễn nên trình độ lý luận của em cũng còn nhiều hạn chế Em rất mongnhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của Quý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 05, năm 2014 Người nhận xét

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 05, năm 2014 GVHD

Xuất nhập khẩu là hoạt động không thể thiếu đối với sự phát triển của mỗi quốc gia cũng như đóng vai trò vô cùng quan trọng với nền kinh tế quốc dân Xuất khẩu cũng vậy, nó đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân, tạo nguồn vốn phục vụ cho nhập khẩu, phát triển công nghiệp hóa đất nước, góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế hướng ngoại Tác động tích cực tới việc giải quyết công ăn việc làm, cải thiện đời sống nhân dân, làm cơ sở để

mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại, đảm bảo sự cân bằng cán cân

thanh toán ngoại thương

Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, là nước hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nông nghiệp Vì vậy Đảng và Nhà nước ta đã xác định nông sản là mặt hàng xuất khẩu chiến lược, nó sử dụng lực lượng lớn lao động, tạo ra nguồn thu nhập vững chắc cho nông dân các tỉnh vùng sâu vùng xa Cùng với các mặt hàng nông sản chủ lực như: gạo, cao su và cà phê thì mặt hàng sắn lát vàsản phẩm từ sắn cũng được nhà nước ưu tiên phát triển nhanh Nhận thấy được

sự ưu đãi lớn của nhà nước đối với mặt hàng sắn lát, nguồn hàng trong nước thì dồi dào có chất lượng cao, bên cạnh đó thị trường Trung Quốc là một thị trường lớn về sắn Vì vậy, công ty Hồng Nga Sài Gòn đã xác định đẩy mạnh xuất khẩu nông sản, mặt hàng sắn lát là mặt hàng xuất khẩu chiến lược của công ty và thị trường Trung Quốc là thị trường xuất khẩu chính mà công ty sẽ hướng tới

Vì vậy, trong quá trình gần hai tháng thực tập tại công ty Hồng Nga Sài Gòn,

em đã nghiên cứu và quyết định chọn đề tài : “Tổ chức nghiệp vụ xuất khẩu

hàng FCL bằng đường biển tại công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn” để

hoàn thành bài báo cáo của mình Mục đích của đề tài này là giải thích, trình bàyquy trình xuất khẩu lô hàng sắn lát mà công ty đã thực hiện

Đề tài của em gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn.Chương 2 : Hiện trạng thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa chuyên chở bằng đường biển tại công ty TNHH TM Hồng Nga

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện nghiệp vụ xuất khẩu tại công ty Hồng Nga

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM HỒNG

NGA SÀI GÒN 1

1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty : 1

1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn : 1

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển: 2

1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty: 3

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty: 3

1.2.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty: 4

1.2.3 Định hướng phát triển của công ty: 5

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ: 5

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 5

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: 6

1.4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty : 8

1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011 – 2013 : 8

1.4.2 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh 10

CHƯƠNG 2:HIỆN TRẠNG THỰC HIỆN QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CHUYÊN CHỞ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TM HỒNG NGA 11

2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Hồng Nga Sài Gòn : 11

2.2 Quy tình thực tế xuất khẩu lô hàng mì lát tại công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn 12

2.2.1 Đàm phán kí kết hợp đồng: 12

2.2.2 Nhắc nhở người mua mở L/C và kiểm tra L/C Draft 15

2.2.3 Liên hệ thuê tàu : 18

2.2.4 Liên hệ giám định: 19

2.2.5 Thông báo các kho đóng hàng: 20

2.2.6 Liên hệ với công ty khử trùng : 20

2.2.7 Đăng kí kiểm dịch: 20

2.2.8 Khai báo hải quan : 21

2.2.9 Hướng dẫn làm vận đơn : 30

2.2.10 Xin chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Original): 31

2.2.11 Thanh toán: 32

2.3 Nhận xét quy trình tổ thực hiện xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại công ty Hồng Nga Sài Gòn: 33

2.3.1 Ưu điểm: 33

2.3.2 Nhược điểm : 33

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY HỒNG NGA 34

3.1 Dự báo thị trường 34

3.1.1Nguồn cung : 34

3.1.2 Nguồn cầu : 36

3.1.3Dự báo thị trường : 37

3.1 Một số giải pháp đối với công ty nhằm hoàn thiện nghiệp vụ xuất khẩu: .38 3.2.1 Nâng cao hiệu quả thu mua: 38

3.2.2 Về mặt nhân sự : 40

3.2.3 Về mặt thị trường : 41

3.2 Một số kiến nghị đối với nhà nước: 41

KẾT LUẬN 43

Co.,Ltd Company.,Limited-Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn

C/O Certificate of Original- Giấy chứng nhận xuất xứ

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn

Bảng 1.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011 – 2013: Biểu đồ 1.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011 – 2013: Bảng 3.1Giá trị xuất khẩu sắn lát/sắn củ tươi của Việt Nam theo thị trường Bảng 3.2 Giá trị xuất khẩu tinh bột sắn của Việt Nam theo thị trường

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM HỒNG NGA SÀI GÒN

1 Quá trình hình thành và phát triển công ty :

1.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn :

Tên giao dịch tiếng Việt :

CÔNG TY TNHH TM HỒNG NGA SÀI GÒN.

Tên giao dịch tiếng Anh :

HONG NGA SAI GON Co.,Ltd.

Tổng số vốn của công ty: 15.000.000.000 đồng (Mười lăm tỉ đồng)

Vốn pháp định : 6.000.000.000 đồng

Trụ sở đăng ký của công ty:

Địa chỉ: K8 - Quốc lộ 1A - Thị trấn Gia Ray - Huyện Xuân Lộc - TỉnhĐồng Nai

Ngành nghề kinh doanh : mua bán nông sản, vận tải hàng hóa đường

bộ, dịch vụ bốc xếp, cho thuê kho bãi, dịch vụ cân điện tử

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn được thành lập theo loại hình Công

ty TNHH sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu các loại nông sản vào năm

2006, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân Hàng và có con dấu riêng,giấy phép kinh doanh cấp ngày 22/12/2006

Người đại diện theo Pháp luật là bà Nguyễn Thị Nga Công ty hoạt độngtheo quy định và sự giám sát của luật pháp Việt Nam

Ban đầu, do điều kiện kinh doanh và nguồn vốn còn hạn hẹp công ty chỉ tồntại với hình thức là cơ sở sản xuất Hồng Nga ra đời vào ngày 10/08/1998 Từ một

cơ sở thu mua nhỏ ở Xuân Lộc – Đồng Nai, sau một thời gian hoạt động đếnngày 22/12/2006 công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn chính thức được thànhlập Trụ sở chính đặt tại : K8, Quốc lộ 1A, Thị trấn Gia Ray, Huyện Xuân Lộc,Tỉnh Đồng Nai Công ty đi vào hoạt động với số vốn ban đầu là 3.000.000.000đồng và một số ít lao động

Những năm khởi đầu, công ty gặp không ít khó khăn do sự cạnh tranh của cáccông ty khác về giá cả, nguồn hàng hóa, chất lượng Tuy nhiên công ty cũng đạtđược một số thành công, tạo nền móng vững chắc cho sự phát triển sau này củacông ty

Ngày 01/01/2008 do nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô kinh doanh công

ty đã chính thức mở văn phòng đại điện tại thành phố Hồ Chí Minh để thuận lợi choviệc kinh doanh Địa chỉ văn phòng đại diện tại: Penthouse 05 – Lầu 12 – Tòa nhàB1 Trường Sa – P.17 – Quận Bình Thạnh – Thành phố Hồ Chí Minh

Ngày 22/01/2010 công ty lập thêm chi nhánh mới tại cửa khẩu Hoa Lư, HuyệnLộc Ninh, Tỉnh Bình Phước

Hiện nay, số vốn của công ty là 15.000.000.000 đồng và hơn 100 nhân viên

Hệ thống thu mua trải dài từ miền Nam ra miền Trung ( Bình Dương, Bình Phước,Quy Nhơn, DakLak, Gia Lai, Quảng Ngãi,…) Nguồn hàng hiện nay được mua trựctiếp từ nông dân nên rất chủ động mỗi khi có biến động về giá cả Doanh thu mỗinăm của công ty đều đáp ứng được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, tạo công ăn việclàm cho người lao động, tham gia đóng góp vào ngân sách nhà nước và phát triểncông ty ngày càng lớn mạnh Từ chỗ chỉ cung cấp hàng cho các nhà máy sản xuấtthức ăn gia súc trong nước, công ty đã mở rộng quan hệ với các bạn hàng quốc tếchủ yếu là Trung Quốc, Nhật Bản, Thái Lan và đã trở thành bạn hàng tin cậy củanhiều công ty Tính đến thời điểm hiện tại công ty có thể đáp ứng nhu cầu xuất khẩunông sản lên đến 100.000 tấn mỗi năm

Hồng Nga luôn đặt quyền lợi và sự thỏa mãn của khách hàng lên hàng đầu, luôn giữ chữ tín làm trọng, khách hàng ngày càng tín nhiệm và an tâm khi giao dịch với công ty Phương châm hoạt động của công ty là:

“ Uy tín-đúng chất lượng-đúng thời gian-quy định giá cả cạnh

tranh-tận tình – chu đáo và chuyên nghiệp,hợp tác cùng có lợi và cùng phát

triển

bền vững”

2 Lĩnh vực hoạt động của công ty:

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

 Chức năng công ty:

- Kinh doanh các mặt hàng nông sản : Mì lát, bắp khô, đậu nành,… trong vàngoài nước

- Kinh doanh mặt hàng phân bón

- Cung cấp các sản phẩm nông sản, nguyên liệu cho các công ty dinh dưỡng,thực phẩm

- Hợp tác xuất khẩu các loại mì lát cho các nước trong khu vực

- Cung cấp dịch vụ bốc xếp, cho thuê kho bãi, vận tải hàng hóa

- Cung cấp dịch vụ cân điện tử

- Cung cấp dịch vụ bảo quản nông sản

 Nhiệm vụ:

- Tăng cường xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, từng bước hiện đại hóaphương pháp sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo sự hài lòng tốt nhất cho khách hàng

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công

ty theo quy chế hiện hành để thực hiện mục tiêu và nội dung hoạt động củacông ty

- Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn của công ty, không ngừngnâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh để bảo toàn và phát triểnvốn

- Tuân thủ các chính sách, chế độ pháp luật của nhà nước có liên quan đếnhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thực hiện đúng cam kết đã kýkết hợp đồng với các bạn hàng

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với người lao động và nghĩa vụ nộp thuế chonhà nước

- Thực hiện báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của công ty vàcủa nhà nước

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty

1.2.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty:

Công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thumua nông sản và xuất khẩu Địa bàn thu mua trải dài từ các tỉnh miền Trung nhưKhánh Hòa, Bình Định đến các tỉnh miền Nam như: Bình Dương, Bình Phước,Đồng Nai Mặt hàng chủ yếu của công ty là sắn lát và ngô, ngoài ra công ty còn thumua và cung cấp các mặt hàng nông sản khác như: đậu nành, lúa, cà phê, tiêu Đối với xuất khẩu, Công ty sau khi thực hiện giao dịch và ký kết hợp đồngthành công thì tiến hành thu gom hàng hóa trong nước hoặc là lấy hàng từ các kho

dự trữ, chuẩn bị hàng hóa để thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Hàng năm Công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn có thể đáp ứng nhu cầu tiêuthụ trong và ngoài nước với số lượng như sau:

Các sản phẩm chủ lực công ty hiện đang cung cấp gồm:

- Bột mì xay ( Tiêu chuẩn chất lượng):

+ Không nấm mốc, côn trùng sống.

Ngoài ra thì công ty còn thu mua và cung cấp các sản phẩm như : bắp, đậu nành, cà phê, tiêu

1.2.3 Định hướng phát triển của công ty:

- Kinh doanh ngày càng phát triển, đạt lợi nhuận cao

- Duy trì lượng khách hàng thường xuyên và lâu dài Xây dựng chữ tín rộng

khắp cả trong nước và ngoài nước

- Đẩy mạnh tìm kiếm khách hàng tiềm năng và mở rộng thị trường kinh doanh

ra khắp cả nước

- Tìm kiếm thêm nhiều thị trường xuất khẩu mới

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ:

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

 Sơ đồ tổ chức:

Trong nền kinh tế hiện nay, thông tin, kiến thức, kinh nghiệm, khả năng hoạchđịnh, quản lý của ban lãnh đạo công ty rất là quan trọng Với bộ máy tổ chức quản

lý của công ty theo cơ chế trực tuyến nên gọn nhẹ, rõ ràng giảm bớt công việc quản

lý cho người lãnh đạo, chi phí quản lý thấp mang lại hiệu quả kinh tế Dưới đây là

sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn:

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn

Các Kho thu mua

và Chi nhánh

- Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu : 9 người.

- Trực tiếp tìm kiếm khách hàng, giao dịch với đối tác

- Chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, các

cơ quan chức năng, các đối tượng bên ngoài khác: khách hàng, nhà cung cấp,ngân hàng…

 Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu :

 Chức năng:

- Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện

- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thucho doanh nghiệp

- Phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế toán, Thu mua, Phân phối nhằmmang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng

- Thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ xử lý hàng hóa xuất khẩu từ khâu tìm kiếm khách hàng, làm thủ tục hải quan, đăng ký kiểm dịch, làm C/O cho đến khâu thanh lý và lưu trữ các chứng từ

- Họp bàn cùng giám đốc để xử lý các thông tin về tình trạng hàng hóa

- Tiếp thị, thông tin kinh tế và tham gia xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, các hợp đồng kinh

tế và các phương án tổ chức thực hiện phù hợp với năng lực của công ty và nhu cầu thị trường

- Xem xét tính khả thi của từng thương vụ mua bán để tham mưu cho Ban giám đốc, triển khai các hoạt động mua bán hàng hóa, theo dõi nắm chắc giá

cả hàng hóa cho từng khu vực, khai thác nguồn hàng, tìm thị trường, mở rộng mạng lưới kinh doanh, xúc tiến việc quảng bá sản phẩm đến với đông đảo khách hàng

 Nhiệm vụ:

- Tổ chức tiếp thị thị trường, thâm nhập thị trường tìm kiếm khách hàng vàquan hệ đối tác kinh doanh trong và ngoài nước, khai thác nguồn hàng xuấtnhập khẩu và kinh doanh nội địa đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường củacông ty và trực tiếp với khách hàng, soạn thảo hợp đồng kinh tế giúp giámđốc ký kết hợp đồng mua bán, đặt hàng…và liên doanh liên kết với các thànhphần kinh tế khác.

- Kiểm tra hàng hóa và nghiên cứu các chứng từ xuất nhập khẩu để tránh thiếusót, sai lệch làm kéo dài thời gian và phát sinh những chi phí không cần thiết

- Thực hiện công tác giao nhận theo đúng cơ sở pháp lý, tránh chủ quan sơsuất gây thiệt hại cho công ty

- Phối hợp với phòng tài chính kế toán để dự trù chi phí thanh toán, các khoản chi và xây dựng chiến lược, chính sách cho công ty

 Phòng Tài chính - Kế toán:

 Chức năng:

- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong công tác quản lý, điều hành về tổchức, chỉ đạo thực hiện thống nhất kế toán và thống kê Thông tin kinh tế vàhạch toán kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp

- Có nghĩa vụ thực hiện pháp lệnh thống kê kế toán, chế độ và các quy định vềquản lý vốn, tài sản, các quỹ, kế toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác

do nhà nước quy định Chịu trách nhiệm về tính xác thực về các hoạt độngtài chính công ty

 Nhiệm vụ:

- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực kịp thời, đầy

đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp

- Tính toán và trích nộp đúng đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách…cácquỹ để lại xí nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoảncông nợ phải thu phải trả

- Quản lý tài chính – kế toán của công ty, thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phátsinh trong hoạt động kinh doanh : lưu trữ, ghi chép sổ sách các nghiệp vụphát sinh, thu – chi tiền, xuất hóa đơn bán hàng, theo dõi sử dụng vốn, tổchức hạch toán, phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh, thực hiện báo cáothuế, báo cáo tài chính theo đúng quy định, đúng định kỳ, tham mưu chogiám đốc về tìnhh hình tài chính, chịu trách nhiệm về các thông tin kế toáncung cấp cho các đối tượng liên quan

 Phòng Hành chính:

 Chức năng:

Tham mưu, giúp việc giám đốc trong công tác tổ chức quản lý bộ máy,quản lý cán bộ, công tác lao động tiền lương, công tác pháp chế hành chánh,tổng hợp, lưu trữ, bảo vệ an ninh, an toàn công ty và thực hiện các chế độ, chínhsách của nhà nước đối với người lao động.

 Nhiệm vụ:

- Theo dõi hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy, nghiên cứu và xây dựngcác phương án cải tiến để không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức, các hệthống tiêu chuẩn, cấp bậc công việc trong công ty

- Xây dựng và áp dụng các định mức lao động tiền lương, định mức kinh tế kỹthuật, kế hoạch tiền lương, đơn giá tiền lương trong khuôn khổ các định mứccủa nhà nước và tổng công ty quy định và các chỉ tiêu tiền lương trên đơn vịsản phẩm Xây dựng kế hoạch đào tạo, nâng lương, nâng bậc, thi đua khenthưởng và thực hiện chế độ đánh giá, nhận xét cán bộ hàng năm

- Tham mưu cho giám đốc trong công tác sắp xếp cán bộ và tổ chức điều phối

bố trí lao động phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty

 Các Kho thu mua và Chi nhánh:

4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty :

1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011 – 2013 :

Bảng 1.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011 – 2013:

Đơn vị tính : VND

Biểu đồ 1.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011 – 2013:

1.4.2 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh

Qua bảng số liệu và qua biểu đồ 1 ta thấy doanh thu hoạt động của công tytrong 3 năm từ 2011- 2013 không ngừng tăng trưởng Năm 2011 mức đạt doanh thu

là: 500.553.628.637VNĐ, năm 2012 đạt : 545.812.420.845VNĐ, năm 2013 đạt mứcdoanh thu: 625.670.550.600 VND

So với năm 2011, doanh thu năm 2012 đạt 545.812.420.845 VND tăng 9%tương đương 45.258.792.210 VND dẫn đến lợi nhuận sau thuế tăng 1.357.763.765

Ta thấy năm 2012, lợi nhuận và doanh thu có tăng nhưng không đáng kể chỉ có 9%nguyên nhân là vì trong năm 2013 kinh tế thế giới còn khó khăn.Đặc biệt, với sựkhủng hoảng kinh tế ở Trung Quốc làm cho hàng loạt khách hàng của công ty là cácnhà máy sản xuất cồn công nghiệp ở phía Nam Trung Quốc phá sản Điều này đãlàm cho doanh thu của công ty bị hạn chế đáng kể

Năm 2013 doanh thu của công ty đạt 625.670.550.600 VND tăng 14,6% tươngđương 79.858.129.760 VND so với năm 2012 Lý giải cho số tăng này là do năm

2013 kinh tế có phần khởi sắc hơn các đơn đặt hàng tăng lên đáng kể Sau khi hàngloạt bạn hàng phía Nam phá sản, trong năm 2013 công ty đã mở rộng thị trường racác nhà máy sản xuất rượu ở phía Bắc cho nên doanh thu tăng trưởng mạnh so vớinăm 2012

CHƯƠNG 2:HIỆN TRẠNG THỰC HIỆN QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA CHUYÊN CHỞ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TM

HỒNG NGA

2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Hồng Nga Sài Gòn :

Bước 1: Đàm phán kí kết hợp đồng

Bước 2: Nhắc nhở người mua ký quỹ mở L/C và kiểm tra L/C

Draft Bước 3: Liên hệ thuê tàu

Bước 4: Order giám định SGS Bước 5: Liên hệ các kho đóng hàng

Bước 6: Liên hệ với công ty khử trùng.

Bước 7: Đăng kí kiểm dịch

Bước 8: Làm thủ tục hải quan Bước 9: Hướng dẫn làm vận đơn

Bước 10 : Xin cấp CO Bước 11: Lập bộ chứng từ thanh toán

2.2 Quy tình thực tế xuất khẩu lô hàng mì lát tại công ty TNHH TM Hồng Nga Sài Gòn.

2.2.1 Đàm phán kí kết hợp đồng:

Đàm phán ký hợp đồng là một bước quan trọng, hợp đồng thể hiện mối quan pháp lý cũng như những ràng buộc trong quá trình mua bán giữa hai chủ thể Kết thúc quá trình đàm phán nếu hai bên mua và bán thỏa thuận được các điều khoản trong hợp đồng, thì tiến hành ký kết hợp đồng Hợp đồng ngoại thương được công

ty soạn thảo bao gồm các điều khoản cơ bản thể hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ giữacác bên

Thực tế, công ty đã ký kết được hợp đồng số No.: YJGJ2014-03-04 kí ngày

24/02/2014 gồm 1 số điều khoản chính :

The seller: Hong Nga Sai Gon Company Limited

Add: K8,1 Highway, Gia Ray, Xuan Loc, Dong Nai Province, Vietnam

The buyer: Yan Tai Ocean Internation Trade Co.,Ltd,

Add: No.9 Xiang Yang Road, Zhifu District, Yantai City, P.R.CHINA

Commodity: Cassava Dried Chips with Cutting Size from an Orginal

Certificate of Vietnam

HS CODE : 07141020

Specification: the specifications & quality of the Cassava Dried Chips

to be sold and purchased under this agreement shall conform the followingspecifications :

- Starch : 70.0% min

- Moisture : 15% max

- Raw Fiber : 5% max

- Foreign matter including sand/silica: 2% maxHeavy Element contents :

- Arsenic (As) : 0.2 mg/kg max

- Lead (Pb) : 0.2 mg/kg max

- NAHSO3/SO2 : 0.03g/kg max

- Free from black dangerous mildew and insect alive at the time

of shipment

- Color of cassava core : Normal White, not yellow black

Quantity: The Seller shall deliver one shipment of 3000 MT (+/- 10%

at seller’s option) of Cassava Dried chips with Cutting Size to Lian Yun

Gang of China by containers in bulk The cassava chips should be 90%skinless.

Unit price: USD 248/MT CFR Lian Yun Gang of China

Total amount: USD 744,000.0

In words: United States Dollar Seven Hundred and Forty FourThousand Only

Delivery: Lasted Date of shipment: 31,March,2014 The shipment

times will be performed with 03 times partial shipment before 31,March,2014

Partial shipment is allowed

Transhipment is allowed

Port of loading: Ho Chi Minh Port, Vietnam

Port of discharge: Lian Yun Gang Port of China

Insurance : To be covered by the buyer But the Seller has to inform

the Buyer regarding to the shipment for buying insurance

Payment: within two (02) working days after the Contract/Agreement

is signed, the Buyer shall supply a draft letter of credit to the Seller Withinfour (04) working days after the Seller confirm the draft L/C, the irrevocableand non-transferable documentary letter of credit at sight, shall be opened bythe Bank which is acceptable to the Seller, and the beneficiary shall be theSeller Telegraphic transfer reimbursement is premitted

- All bank charges at the Buyer’s end shall be borne and paid byBuyer All bank charges at Seller’s end shall be borne and paid by theSeller

- L/C advising bank of Seller :

The Advising Bank : JOINT STOCK COMMERCIAL BANK FORFOREIGN TRADE OF VIETNAM

ADD: 29 BEN CHUONG STREET, DISTRICT 1, HOCHIMINHCITY,VIETNAM

No Shipping line will issue an attached file showing: “FREIGHTPREPAID” AND THE CHARGES OF THC, EBS FEE FOR BOTH

LOADING PORT AND FREE DETENTION 21 DAYS ATDESTINATION PORT PREPAID”

+ Certifiate of Weight issued by the SGS Vietnam Ltd in oneOriginal and one copy, showing B/L number and date

+ Certificate of Quanlity issued by the SGS Vietnam Ltd in oneOriginal and copy showing B/L number and date The result of analysishas to meet specification of quality as follows:

+ Starch : 70.0% min+ Moisture: 15% max+ Raw fiber : 5% max+ Foreign matter including sand/silica :2% max+ Free from harful mould and live insect at the time ofshipment

+ Certificate of Heavy Metal ( Asenic and Lead, SO2) in one original andone copy issued by the SGS Vietnam Ltd The result of analysis have to meetspecification of quality as follows:

Arsenic (As) =< 0.2 mg/kg

Lead (Pb) : =< 0.2 mg/kg

NAHSO3/SO2 : =< 0.03 mg/kg+ Seller’s manually signed Comercial Invoice in 3 original and 3copies should show invoice value, Contract/Agreement No and L/Cnumber, B/L No and date, vessel’s named

+ Packing List in 3 original and 3 copies indicating containernumber, shipping seals number, and L/C No, B/L No, all of which must

be manually signed by Seller

+ One of beneficiary’s certificate certifying that the followingsdocuments has been sent directly to the applicant by any express courierwithin 5 days after shipment date Copy of express courier’s receiptpresented

+ One of Beneficiary’s certificate certified that copy of fax has beendispatched to the Buyer within 02 working days after shipment advising:name of Vessel, shipment date, quality/weight, B/L, No Contract andvalue of shipment

Sau khi hợp đồng được kí kết thì hai bên mua bán căn cứ vào các điều khoảntrong hợp đồng thực hiện nghĩa vụ của mình Vì hợp đồng cho phép giao hàng từngphần nên công ty Hồng Nga quyết định tiến hành giao hàng thành hai đợt Trongphạm vi bài báo cáo này, em sẽ trình bày quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ xuấtkhẩu lần thứ nhất lô hàng sắn lát của hợp đồng này

2.2.2 Nhắc nhở người mua mở L/C và kiểm tra L/C Draft

Theo hợp đồng này phương thức thanh toán là L/C nên sau khi hợp đồng được

kí kết công ty đã xúc tiến khách hàng kí quỹ mở L/C, chỉ khi nhận được L/C từngân hàng thông báo thì công ty mới tiến hành giao hàng

Ngày 20/02/2014 Công ty Hồng Nga đã nhận được thư tín dụng chứng từDraft từ nhà nhập khẩu gửi qua Nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra các chi tiếttrên LC Draft này, một số nội dung cần kiểm tra như:

- Kiểm tra tên và địa chỉ ngân hàng thông báo : Joint Stock CommercialBank for Foreign Trade Of Vietnam, Hochiminh City Branch(Vietcombank), add: 29 Ben Chuong Duong, Dist.1, Hochiminh City,Vietnam SWIFT CODE: BFTVVNVX007 - CHIPS UID: CH343773

- Tên và địa chỉ người thụ hưởng (beneficiary) : Hong Nga Sai GonCompany Limited Add: K8,01 Highway, Gia Ray, Xuan Loc, Dong NaiProvince Vietnam

- Số hợp đồng (Contract No.) : YJGJ2014-03-04

- Tên và địa chỉ người mở LC (Applicant) : Yantai Ocean InternationalTrade Co.,Ltd No.2001 Room, No.4 Unit, Tian Hong Kai Xuan Mansion,No.53 Nanshan Road, Zhifu District

- Số tiền của LC (amount) : USD 738000,00

- Loại LC ( form of documentary credit) : Irrevocable document credit

- Thời hạn giao hàng (Lasted date of shipment): 140415

- Ngày và địa điểm hết hiệu lực LC ( Date and place of Expiry) :140420VIETNAM

- Partial shipment : Allowed

- Transhipment: Allowed

- Port of loading/Airport of departure : HOCHIMINH PORT VIETNAM

- Port of discharge/Airport of destination: LIAN YUN GANG PORT,CHINA

- Kiểm tra phần mô tả hàng hóa (Description of goods and/or services)

Peeled And Dried Cassava Chips Starch: 70 Pct Min

Quantity : 3000MT

UNIT PRICE: USD248.00 PER METRIC TON

Price Term : CFR Lian Yun Gang Port, China

- Kiểm tra các chứng từ thanh toán: gồm 10 loại chứng từ và công ty có thểcung cấp được các loại chứng từ này Gồm:

+ Manually signed Commercial Invoice in 3 originals and 3 copiesindicating invoice value, Contract No.,Lc No and B/L No

+ Full set (included 3 originals and 3 non-Negotiable copies) ofclean on board ocean Bills of Lading made out To Order and BlankEndorsed, marked “ Freight Prepaid” and notifying the Applicant

+ Packing list in 3 originals and 3 copies issued and manuallysigned by Beneficiary, indicating container number, shipping sealsnumber, L/C no.,B/L no., gross weigt and net weight, ETA

+ Cerificate of Quantity/Weight in 1 original and 1 copy issued bythe SGS Vietnam,Ltd indicating the actual surveyed Quantity/Weight ofshipped goods as well as B/L Number and Date

+ Certificate of Quality analysis in 1 original and 1 copy issued bythe SGS Vietnam,Ltd, indicating B/L No and date, Vessel’s name as well

as inspection results of actual results at loading port : Starch 70.00pctMin, Moisture 15pct Max, Raw Fiber 5pct Max, Sand/Silica 3pct Max,and no harmful mould, no insects alive

+ Certificate of Heavy Metal (Aresenic and Lead) in 1 original and

1 copies issued SGS Vietnam,Ltd, indicating B/L No and Date, Vessel’sName as well as inspection results of actual results at Load port:Aresenic(As): 0.2mg/Kg Max, Lead(Pb): 0.2mg/Kg Max, Nahso3/S02:0.03mg/Kg Max

+One of Beneficiary’s Certificate certifying that copy of fax hasbeen dispatched to the applicant within 2 working days after shipmentdate Advising name of vessel, shipping date, Quantity/Weigh/Bl No,Commodity and Value of Shipment

+ One of Beneficiary’s Certificate certifying that the followingdocuments have been dispatched directed to the applicant by any ExpressCourier within 5 working days after shipment date:

A Certificate of Original (Form E) in 1 Original and 1Triplicate copy issued by the Authorized Goverment of Vietnam,showing consignee as L/C Applicant

B Fumigation Certificate issued by independentFumigation Company in 1 original at the loading port, showing this B/

L number and date, Vessel name

C Phytosanitary Certificate issued by Plant ProtectionDepartment- Ministry of Agriculture and Rural Development ofSocialist Republic Vietnam in 1 original.

+ One of original document issue by shipping line companyshowing “Freight Prepaid” and the charges of THC, EBS fee for bothloading port and destination port Prepaid and free detention 21 days atdestination port

+ One copy of express courier’s receipt from beneficiary toapplicant with the express courier’s manually signature

- Kiểm tra các điều kiện bổ sung

- Kiểm tra thời hạn xuất trình chứng từ (period for presentation):Documents must be presented within 10 days after the date of issuance ofthe transport documents but within the validity of this credit

Sau khi chị Tú kiểm tra cẩn thận nội dung của Thư tín dụng Draft, nếu khôngđồng ý với các điều khoản hay điều kiện của Thư tín dụng thì công ty sẽ liên hệ vớingười nhập khẩu để sữa đổi các chi tiết cho phù hợp Trong trường hợp này các nộidung trên LC Draft là phù hợp và các loại chứng từ yêu cầu công ty hoàn toàn cóthể cung cấp được cho người mua Vì vậy, phía công ty đã liên hệ với bên kháchhàng (gửi mail) xác nhận các thông tin trên LC Draft, để người mua yêu cầu ngânhàng phục vụ mình phát hành LC chính thức

Do đây chỉ là LC Draft nên chưa có số LC, cũng như số tham chiếu mà chỉ cómột số thông tin chính cơ bản sẽ thể hiện trên LC chính thức

Đến ngày 12/03/2014 công ty Hồng Nga nhận được thông báo thư tín dụng(Notification of Documentary Credit) từ ngân hàng Vietcombank, với các thông tin

như trong LC Draft nhưng có thêm số LC: LC1076314000214 và ngày phát hành

LC : 11-March-2014 Trong thông báo này, ngân hàng Viecombank xác nhận đã

nhận được thư tín dụng từ ngân hàng : BANK OF CHINA LIMITED.

SHANDONG BRANCH phát hành.

2.2.3 Liên hệ thuê tàu :

Hợp đồng được kí kết theo điều kiện CNF Lian Yun Gang port of China ( CFR) nênphía công ty có nghĩa vụ phải thuê tàu vận chuyển hàng hóa Lô hàng được bán theođiều kiện CFR nên công ty không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa Vì lô hàng vận chuyển trong cự ly gần và cũng ít rủi ro nên hầu như tất cả các lô hàng đềuđược công ty bán theo CFR

Sau khi bên bộ phận chứng từ kiểm tra L/C Draft hoàn tất và thông báo choanh Hùng, anh Hùng tiến hành liên hệ thuê tàu Trình tự thuê tàu được thực hiệnnhư sau:

Ở đây công ty liên hệ thuê tàu thông qua công ty dịch vụ Sơn Đông Service and Transport Coporation, địa chỉ :79/43A1 Đường Nguyễn Xí, Phường 26,Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh Vì công ty Hồng Nga là khách hàng

Trading-quen biết, nên mỗi khi có hàng gửi thì anh Hùng chỉ cần gọi điện qua cho công tySơn Đông để đưa thông tin về lô hàng và đàm phán giá cả Một số thông tin đưa ranhư:

Release Order có giá trị tương đương với Booking Confirmation, công ty dùngRelease Order để đưa cho tài xế đổi lệnh lấy cont rỗng Nội dung của Release Ordergồm các thông tin sau:

Release Order No : 340BK4003064-4

Booking No : 340BK4003064

Return into : CAT LAI

Vessel name : SANTA BRUELLA

Voyage : XK386N

POL : HOCHIMINH CITY, VIETNAM

POD :LIAN YUNGANG

Closing date : 27 – March – 2014 14:00

Vanning location : DONG KHO

Validate date : 18-March-2014 – 27-March-2014

Khi nhận được Release Order chị Tú sẽ kiểm tra các thông tin trên đó, nếu có sai sótthì công ty sẽ liên hệ với Sơn Đông để công ty Sơn Đông yêu cầu hãng tàu TSL sữalại Kiểm tra Release Order quan trọng nhất là chúng ta phải chú ý đến giờ cắt máng( Closing time) và địa điểm để đổi lệnh lấy container rỗng

Sau khi kiểm tra kĩ các thông tin, nếu không có sai sót chị Tú sẽ gửi ReleaseOrder cùng Packing Lits Container TSL lên cho các kho.Vì công ty thuê các nhà xe

vận chuyển ở gần các kho nên phải gửi Release Order lên kho, sau khi gửi lên quản

lí kho sẽ đưa cho nhà xe Release Order để nhà xe đổi lệnh này lấy container rỗng tạiCát Lái về kho đóng hàng

2.2.4 Liên hệ giám định:

Tiếp theo sau bước thuê tàu, thì ta tiến hành liên hệ với công ty giám định.Công ty giám định sẽ cử nhân viên lên từng kho để theo dõi quá trình đóng hàngvào cont và giám sát số lượng, chất lượng hàng gửi Đơn vị giám định thường dongười mua yêu cầu và được nêu rõ trong hợp đồng Trong hợp đồng này người muayêu cầu đơn vị giám định là công ty giám định SGS Việt Nam, một trong nhữngđơn vị giám định uy tín hàng đầu Việt Nam

Theo hợp đồng Công ty đã liên hệ với SGS chi nhánh Hồ Chí Minh, địa chỉ119-121 Võ Văn Tần, quận 3 Để được SGS giám định thì công ty điền các thôngtin yêu cầu vào SUPERINTENDENCE INSTRUCTION ORDER ( được xem như

là một hợp đồng giám định) đóng dấu của công ty và gửi qua cho SGS MẫuSUPERINTENDENCE INSTRUCTION ORDER do bên SGS cung cấp Một sốthông tin thể hiện như:

- Applicant’s company name : HONG NGA SAI GON LIMITEDCOMPANY

ADD : Khu 8, QL1, TT Gia Ray, Xuân Lộc , Đồng NaiTel : 0835147373 - Fax: 0835127272 Tên và địa chỉ của đơn vịyêu cầu giám định

- Goods to be inspected: Tapioca Chips – Quantity :3000MTS –Packing :in bulk Ở mục này, ta điền các thông tin như: tên hàng hóa yêucầu giám định, khối lượng hàng hóa, hình thức đóng gói

- Services and certificates required for : Weight – Quantity – Heavy metal

Ở mục này sẽ có nhiều hình thức kiểm định, chúng ta chỉ tích vô nhữnghình thức kiểm định mà khách hàng yêu cầu Riêng Heavy metal không

có trong danh mục đăng kí kiểm định, vì vậy ta tích vào ô Others và ghibên cạnh đó chữ Heavy metal

- Loading port: Ho Chi Minh port – To Discharge port: Lian Yun Gang,China Lấy các thông tin này dựa trên hợp đồng ngoại thương

- Place of intervention : Hoa Lư – Xa Mát – Đồng Phú

Sau khi Order giám định thành công thì bên SGS sẽ cử người lên các kho đãđăng ký để theo dõi việc đóng hàng vào container và lấy mẫu để kiểm tra chấtlượng

2.2.5 Thông báo các kho đóng hàng:

Vì hàng giao cho hợp đồng này được lấy từ 3 kho nên sau khi liên hệ giámđịnh thì anh Hùng sẽ thông báo với các kho đóng hàng, để đảm bảo chi phí cũngnhư tiến độ giao hàng thì mỗi kho sẽ đóng một số lượng hàng nhất định

Quản lí các kho sẽ phối hợp với giám định viên của SGS cùng với hãng vận tảiđóng hàng vào container sao cho đủ số lượng, chất lượng quy định.

Sau khi đóng hàng vào container xong, thì nhân viên công ty sẽ bấm seal củahãng tàu tại kho rồi vận chuyển hàng về cảng Cát Lái Quản lí kho sẽ lên danhsách : số xe, số cont, số seal và khối lượng mỗi cont theo kết quả của SGS gửi vềcông ty để chị Tú kiểm soát số lượng khai hải quan

2.2.6 Liên hệ với công ty khử trùng :

Sau khi đã đóng hàng vào container xong có số cont, số seal đầy đủ, ta sẽ gửiemail qua cho công ty khử trùng NAM VIET FUMIGATION JOINT STOCKCOMPANY, địa chỉ: 69/21 đường D2, Phường 25, Quận Binh Thạnh, Hồ ChíMinh, Vietnam Tel : (84.8) 3512 7347 Fax : (84.8) 3512 7348 để đăng kí khửtrùng Các thông tin gửi qua gồm : list container ( số cont, số seal), nơi hạ cont: tạicảng Cát Lái

Khi hàng đã về tập kết hết tại cảng Cát Lái thì công ty sẽ thông báo qua choNam Việt càng sớm càng tốt, để họ cho người ra cảng khử trùng hàng hóa

Công ty Nam Việt sẽ cử nhân viên ra cảng tiến hành khử trùng cho cáccontainer trong list cont mà công ty Hồng Nga gửi qua Vì vậy để tránh khử trùngnhằm cho container khác, thì phải kiểm tra thật kĩ số container, số seal trước khi gửiqua cho công ty khử trùng

2.2.7 Đăng kí kiểm dịch:

Vì là mặt hàng nông sản cần phải có kiểm dịch thực vật và trong LC cũng yêucầu có Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, nên trước khi tàu chạy công ty phải điđăng kí kiểm dịch tại địa chỉ : Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng 2, địa chỉ : số 28,đường Mạc Đỉnh Chi, phường Đa Kao, quận 1, TP.HCM đây là địa điểm cấp giấychứng nhận kiểm dịch thực vật ở phía Nam

Khi đi đăng kí kiểm dịch thì cần mang theo: hàng mẫu (sắn lát) để nộp kiểmdịch và bộ hồ sơ đăng kí kiểm dịch thực vật Bộ hồ sơ đăng kí kiểm dịch thực vậtgồm các chứng từ sau:

- Đơn đăng kí kiểm dịch thực vật

Đơn đăng kí kiểm dịch gồm 1 số thông tin:

- Tên tổ chức, cá nhân đăng kí, địa chỉ, tel, fax

- Tên hàng, số lượng và loại bao bì

- Kí mã hiệu, số hợp đồng hoặc LC

- Phương tiện chuyên chở

- Tổ chức xuất khẩu

- Cửa khẩu xuất khẩu

- Tổ chức nhập khẩu

- Cửa khẩu nhập khẩu

- Địa điểm kiểm dịch

2.2.8 Khai báo hải quan :

Sau khi hàng đã tập kết về cảng Cát Lái thì ta tiến hành khai báo hải quan.Công ty Hồng Nga Sài Gòn dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử Ecus 4 Việckhai báo hải quan cho lô hàng gồm 3 bước chính sau :

1 Lên tờ khai hải quan điện tử hàng xuất khẩu :

Đầu tiên, ta tiến hành đăng nhập vào phần mềm Ecus 4 để khai báo Hải quan điện

tử Tại đây, người khai báo điền tên truy cập và mã truy cập có được sau khi đăng

ký sử dụng phần mềm

Đăng ký tờ khai xuất khẩu:

Bước1: Nhập thông tin chung cho tờ khai: Vào menu của chương trìnhvà chọn mục:

“Kinh doanh/Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu” Khi đó màn hình xuất hiện cửa sổnhập tờ khai xuất mới

Phần tiêu đề tờ khai: Dành cho hải quan nơi làm thủ tục ghi tên cơquan hải quan, ghi số tờ khai, số tham chiếu

Chi cục hải quan đăng kí tờ khai:

Ở phần này thì Chi cục hải quan đăng kí tờ khai và chi cục Hải quan cửa khẩuxuất là do chúng ta chọn Còn số tham chiếu và số tờ khai thì khi ta gửi tờ khai đến

cơ quan hải quan thì cơ quan hải quan mới phản hồi lại cho công ty số tham chiếu

và số tờ khai

+ Tiêu thức 1: Người xuất khẩu: Dựa vào thông tin trên Hợp đồng ngoại

thương, ghi tên đầy đủ và địa của công ty và ghi mã số thuế của công ty:

CTY TNHH TM HỒNG NGA SÀI GÒN K8, QL1, GIA RAY, XUÂN LỘC, ĐỒNG NAI

MST 3600867368 +Tiêu thức 2: Người nhập khẩu: Dựa vào thông tin trên Hợp đồng ngoại

thương kê khai tên đầy đủ, địa chỉ, của thương nhân nhập khẩu và MST (nếu có) :

YANTAI OCEAN INTERNATIONAL TRADE CO.,LTD NO.2001 ROOM, NO.4 UNIT, TIAN HONG KAI XUAN MASION, NO.53 NANSHAN, NO.53 NANSHAN ROAD, ZHIFU DISTRICT + Tiêu thức 3: Người ủy thác: Dựa vào thông tin trên Hợp đồng ủy thác kê

khai tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số kinh doanh xuất khẩu của

thương nhân ủy thác cho người xuất khẩu

Trường hợp này không kê khai, để trống vì công ty Hồng Nga Sài Gòn trựctiếp xuất khẩu không tồn tại Hợp đồng ủy thác nào

+ Tiêu thức 4: Đại lý làm thủ tục Hải quan: Ghi tên đầy đủ, địa chỉ, số điện

thoại, số Fax, mã số thuế của đại lý làm thủ tục hải quan

Trường hợp này không kê khai, để trống vì Công ty Hồng Nga Sài Gòn tự làmthủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu của mình

+ Tiêu thức 5: Loại hình: Chọn loại hình xuất khẩu.

XKD01 Xuất Kinh Doanh

+ Tiêu thức 6: Giấy phép (nếu có):mặt hàng sắn lát xuất khẩu không yêu cầu

giấy phép

+ Tiêu thức 7: Hợp đồng: Dựa vào thông tin trên Hợp đồng ngoại thương để

kê khai: Số, ngày, ngày hết hạn (nếu có) của hợp đồng ngoại thương

Số: YJGJ2014-03-04 Ngày: 24/02/2014 Ngày hết hạn: 24/02/2015 + Tiêu thức 8: Hóa đơn thương mại: Dựa vào thông tin trên hóa đơn thương

mại kê khai: Số, ngày của hóa đơn thương mại

Số 01/YJGJ2014-03-04 Ngày: 26/03/2014 + Tiêu thức 9: Cưa khẩu xuất hàng: Tên cửa khẩu xuất khẩu hàng hóa.

Trong đó C048 là mã cửa khẩu của cảng Cát Lái

C048 Cảng Cát Lái (Hồ Chí Minh) + Tiêu thức 10: Nước nhập khẩu:Tên quốc gia nhập khẩu hàng hóa

CN China + Tiêu thức 11: Điều kiện giao hàng:thể hiện điều kiện giao hàng thỏa thuận

như trong hợp đồng

CFR + Tiêu thức 12:Phương thức thanh toán: Kê khai phương thức thanh toán

đã thỏa thuận trong Hợp đồng ngoại thương

LC + Tiêu thức 13: Đồng tiền thanh toán:Dựa vào thông tin trên Hợp đồng

ngoại thương ghi mã của loại tiền tệ dùng để thanh toán (nguyên tệ) Áp dụng mãtiền phù hợp với ISO

USD + Tiêu thức 14: Tỉ giá tính thuế:tỉ giá tính thuế được áp dụng theo tỉ giá bình

quân liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm thựchiện tính thuế

21.036

Sau khi đã khai báo đầy đủ nội dung tờ khai trên phần mềm nhấn vào nút Ghi tờ khai để lưu lại tờ khai vừa khai báo.

Bước 2: Nhập danh sách mặt hàng xuất khẩu: chọn Tab “danh sách hàng tờ khai”

+ Tiêu thức 15: Mô tả hàng hóa: Dựa vào thông tin trên Hợp đồng ngoại

thương, kê khai rõ tên, chính xác quy cách phẩm chất của hàng hóa

Sắn lát xuất khẩu Hàng đổ xá trong container Xuất xứ Việt Nam + Tiêu thức 16: Mã số hàng hóa:Dựa vào danh mục hàng hóa Xuất Nhập

Khẩu Việt Nam (HS.VN) do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành để ghi mã

số phân loại hàng hóa Đây là một trong những tiêu thức quan trọng của tờ khai, nócho biết mã số của hàng hóa để làm cơ sở xác định mức thuế suất của hàng xuấtkhẩu nên cán bộ Hải quan tính thuế sẽ rất chú ý tiêu thức này Do đó, nhân viênkhai báo phải hết sức cẩn thận trong việc tra mã thuế

07141011

+ Tiêu thức 17: Xuất xứ:Dựa vào Giấy chứng nhận xuất xứ theo quy định

trong Hợp đồng ngoại thương

VN + Tiêu thức 18: Số lượng: Ghi số lượng thực thế hàng hóa đã giao theo kết

quả của SGS

1.087,07 + Tiêu thức 19: Đơn vị tính: Ghi tên đơn vị tính của mặt hàng đã thỏa thuận

trong Hợp đồng ngoại thương nhưng phải đúng với các đơn vị đo lường chuẩn mực

mà Nhà nước Việt Nam đã công nhận

TAN + Tiêu thức 20: Đơn giá nguyên tệ: Dựa vào thông tin trên Hợp đồng ngoại

thương và Hóa đơn thương mại để kê khai giá của một đơn vị hàng hóa (theo đơn vịtính ở tiêu thức 19) bằng loại tiền tệ đã ghi ở tiêu thức 13 Tuy nhiên ở đây giá thỏathuận trong lúc kí hợp đồng là 248USD nhưng đến thời điểm giao hàng thì giá củamăt hàng xuống thấp nên khách hàng không chịu nhận hàng Vì vậy công ty buộcphải giảm giá 2USD/MT để hợp đồng thực hiện

246 + Tiêu thức 21: Trị giá nguyên tệ: được tính bằng cách lấy số lượng ở tiêu

thức 18 nhân với đơn giá nguyên tệ ở tiêu thức 20

267.419,22 + Tiêu thức 22: Thuế xuất khẩu: vì mặt hàng sắn lát xuất khẩu không tính

thuế nên tiêu thức này không tính thuế vào

+ Tiêu thức 23: Thu khác: không có các khoản thu khác phải nộp.

+ Tiêu thức 24: Tổng số tiền thuế và thu khác: không điền vào

+ Tiêu thức 25: Lượng hàng, số hiệu container:ta điền vào tiêu thức này số

lượng container đóng hàng và khối lượng tịnh, khối lượng cả bì của hàng hóa

Tổng số cont40: 40 Cộng: GW 1.087.070KG/NW:1.087.070

Ở đây trọng lượng tịnh với trọng cả bì bằng nhau lí do là hàng sắn chở xá nênkhông đóng bao bì

+ Tiêu thức 26: Chứng từ đi kèm: Ghi số lượng từng loại chứng từ trong bộ

hồ sơ tương ứng với ô bản chính hoặc bản sao Liệt kê các chứng từ khác (nếu có)trong bộ hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan khi đăng ký tờ khai Ở đây công ty không

có ghi chép vào ô này

+ Tiêu thức 27: Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai trên tờ khai: đóng dấu đỏ và chữ kí của giám đốc công ty.

+ Tiêu thức 28: Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan:

sau khi truyền dữ liệu khai báo cho hải quan thì cơ quan sẽ gửi về kết quả phânluồng và hướng dẫn kèm theo Trong trường hợp này kết quả là:

Luồng XANH/ Danh mục hàng phải thực hiện kiểm dịch quy định tại 40/2012/TT-BNNPTNT ngày 15/08/2012.

Vì hàng được phân luồng xanh nên công ty chỉ cần in tờ khai hải quan và lập bộ hồ

sơ để làm thủ thục thông quan tại cảng Cát Lái

+ Tiêu thức 29: Ghi chép khác: ghi vào đây tên tàu và số chuyến

SANTA BRUNELLA/XK386N + Tiêu thức 30: Xác nhận thông quan: đây là ô để cơ quan hải quan đóng

dấu xác nhận thông quan

+ Tiêu thức 31: Xác nhận của hải quan giám sát: sau khi đã đóng dấu xác

nhận thông quan tại tiêu thức 30 thì ta đem tờ khai hải quan qua hải quan giám sát

để đóng dấu vào ô này

Bước 3 Điền Thông tin vào tab chứng từ kèm theo : chọn từ list danh sáchchứng từ kèm theo Điền thông tin đầy đủ hoặc lấy từ tờ khai đã khai báo.Hệ thống

sẽ tự động chuyển thông tin có liên quan đến chứng từ đã khai báo ở trên Trongtrường hợp này chứng từ kèm theo gồm: Hợp đồng và Hóa đơn thương mại

Sau khi khai báo xong tiến hàng ghi để lưu lại.

Bước 4: Để tránh gặp sai sót trong quá trình làm thủ tục hải quan tại cảng, chị Tú in

tờ khai nháp ra kiểm tra lại các thông tin trên tờ khai cho thật chính xác Khi không

có sai sót gì nữa, thì tiến hành truyền tờ khai đến cơ quan hải quan và đợi kết quảphân luồng

Bước 5: Sau khi đã kê khai đầy đủ chính xác nội dung của tờ khai tiến hành truyền

dữ liệu qua hệ thống khai báo Hải quan Lưu ý ở bước này cần có chữ ký số màdoanh nghiệp đã đăng ký Khi đó hệ thống Hải quan sẽ tiếp nhận số tờ khai, trả về

số tờ khai và kết quả phân luồng doanh nghiệp chọn nút “In tờ khai” để in tờ khai

và đóng dấu vào tờ khai tiến hành làm thủ tục thông quan

2.Lập bộ hồ sơ hải quan:

Nhân viên chứng từ (chị Tú) tập hợp các chứng từ cần thiết để lập thành bộ hồ

sơ hải quan hoàn chỉnh cho lô hàng sắn lát theo hợp đồng số YJGJ2014-03-04 để

cho nhân viên giao nhận (anh Hải) làm thủ thục hải quan Bộ hồ sơ gồm các chứngtừ:

+ Hợp đồng ngoại thương sao y bản chính: 1 bản

+ Tờ khai hải quan điện tử hàng xuất khẩu kèm theo list container: 2 bản chính + Packing list: 1 bản chính

+ Hóa đơn thương mại: 1 bản chính

+ Giấy giới thiệu của công ty cho anh Nguyễn Thanh Hải : 1 bản chính

3.Làm thủ tục hải quan tại cảng Cát Lái:

Sau khi hoàn thành đầy đủ bộ chứng từ, chị Tú giao bộ chứng từ cho anhHải bộ phận giao nhận để ra làm thủ tục hải quan với cảng

Vì tờ khai của công ty được phân luồng xanh, nên quy trình làm thủ tục hảiquan ở cảng gồm 3 bước:

Bước 1: Nộp bộ hồ sơ hải quan vào phòng tiếp nhận tờ khai hàng xuất đểđóng dấu thông quan vào ô số 30

Bước 2: Sau khi đã đóng dấu thông quan thì ta đem tờ khai ra khu vựchải quan giám sát để đóng dấu xác nhận vào ô 31

Bước 3: Khi thủ tục hải quan đã hoàn tất, thì ta tiến hành đăng kí vào sổtàu tại Phòng điều độ cảng Cát Lái đối diện với khu vực của hải quan giám sát Khivào sổ tàu thì cảng sẽ in cho khách hàng “Phiếu xác nhận đăng kí tàu xuất”, dựatrên phiếu xác nhận ta kiểm tra lại các thông tin như: tên tàu, số chuyến, số cont, sốseal Nếu có sai sót thì phải báo ngay để nhân viên cảng sửa lại cho chính xác Saukhi kiểm tra xong thì ta kí xác nhận vào “Phiếu xác nhận đăng kí tàu xuất” và nộplại cho cảng liên 1 (màu trắng), còn liên 2 (màu vàng) thì công ty giữ lại

Ở khâu làm thủ tục hải quan cần chú ý bước đăng kí vào sổ tàu, vì nếu như takhông đăng kí vào sổ tàu thì nếu có rớt hàng thì cảng sẽ không chịu trách nhiệm

2.2.9 Hướng dẫn làm vận đơn :

Sau khi tàu chạy, nhân viên chứng từ ở công ty (chị Tú) liên hệ với công tydịch vụ Sơn Đông gửi thông tin của lô hàng để công ty Sơn Đông yêu cầu hãng tàuTSL làm B/L (Draft) Thông tin cung cấp bao gồm :

Shipper :HONG NGA SAI GON COMPANY LIMITED

Add: K8,01 HIGHWAY,GIA RAY,XUAN LOC,DONG NAIPROVINCE VIETNAM

Port of loading: Ho Chi Minh City port, Viet Nam

Port of discharge: Lian Yun Gang Port, China

Name of vessel: SANTA BRUNELLA

Commodity: PEELED AND DRIED CASSAVA CHIPS

No of container: 40 container Gross weight : 1087070 KGS

Kèm theo List cont

Khi nhận được các thông tin trên hãng tàu TS LINES sẽ làm và gửi B/L(Draft) qua cho công ty Sơn Đông, công ty Sơn Đông mới chuyển tiếp qua HồngNga Sài Gòn để nhân viên chứng từ kiểm tra các chi tiết trên B/L Draft Chị Tú tiếnhành kiểm tra các thông tin trên B/L (Draft), khi kiểm tra chính xác các thông tintrên B/L (Draft), công ty sẽ xác nhận với công ty Sơn Đông, để Sơn Đông yêu cầuhãng tàu TSL phát hành B/L Original

Đồng thời chị Tú gửi Bill (Draft) qua cho công ty khử trùng Nam Việt để làmFumi (draft) Sau khi nhận Bill Draft, dựa vào các thông tin trên Bill Draft công tykhử trùng Nam Việt sẽ làm Fumi (draft) gửi qua cho công ty Hồng Nga, nhân viênchứng từ cũng kiểm tra chính xác các chi tiết trên Fumi (draft) rồi xác nhận lại với

cơ quan khử trùng Khi có B/L original thì công ty Nam Việt sẽ phát hành Fumichính thức

Khi có Bill Draft thì dựa vào các thông tin trên Bill Draft, chị Tú sẽ điền cácthông tin này vào mẫu PHYTOSANITART CERTIFICATE cùng Bill Draft để nộpcho cơ quan kiểm dịch Dựa trên các thông tin mà công ty cung cấp cơ quan kiểmdịch sẽ in chứng nhận kiểm dịch theo các thông tin đó

2.2.10 Xin chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Original):

Xin CO Certificate of Original form E (giấy chứng nhận xuất xứ), tại PhòngQuản lý XNK khu vực TP Hồ Chí Minh, địa chỉ: 12 Võ Văn Kiệt, Phường NguyễnThái Bình, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh

Sau khi có Bill Original thì tiến hành xin cấp CO, chỉ khi có Bill of LadingOriginal thì ta mới đi xin cấp CO được, quy trình xin cấp CO gồm 2 bước chính:

 Bước 1 : Khai báo CO điện tử:

Hiện nay đa số các doanh nghiệp khai CO bằng phương pháp khai báo thôngqua mạng Do đó, nhân viên công ty (chị Tú) sẽ vào trang web:

www.ecosys.gov.vn, đây là trang web khai báo CO của Phòng Quản lý XNK, sau

đó đăng nhập bằng tài khoản mà mật khẩu đã đăng kí hoặc do quản trị hệ thống cấpcho doanh nghiệp

Khai báo thông tin hàng hóa theo form tờ khai:

- Chọn mục : Khai báo CO

- Chọn mẫu CO : click chọn form E Vì công ty bán hàng cho Trung

Quốc nên sử dụng form E để được ưu đãi thuế

- Nước nhập khẩu : China

- Tên, địa chỉ nơi nhận: YANTAI OCEAN INTERNATIONAL TRADE

CO., LTD NO.2001 ROOM, NO.4 UNIT,TIAN HONG KAI XUANMANSION, NO.53 NANSHAN ROAD, ZHIFU DISTRICT YANTAICITY P.R.CHINA

- Cảng bốc hàng : Ho Chi Minh port, Vietnam (ghi rõ tên nước).

- Cảng dở hàng: Lian Yun Gang port, China

- Số tờ khai hải quan: 30296

- Số hóa đơn: 01/YJGJ2014-03-04

- Số và loại kiện hàng: IN BULK.

- Tên tàu, số chuyến : SANTA BRUNELLA V.XK386N

- Ngày giao hàng: 28/03/2014 (là ngày tàu chạy được in trên Bill of

Lading của hãng tàu phát hành)

- Ngày hóa đơn: 28/03/2014

- HT vận chuyển: Đường biển.

- Số mục hàng hóa: 1 Số dòng doanh nghiệp cần để khai Mô tả hàng hóa:

thông tin hàng hóa cần khai báo Tiêu chí xuất xứ: lựa chọn theo bảngtiêu chí xuất xứ đã có Số thùng, số lượng, trị giá, đơn vị tính: nhập chínhxác theo hồ sơ khai báo

- Các mục phụ: Third country invoicing, Exhibition, back-to-back CO

nếu có doanh nghiệp tích vào

- Ký gửi và duyệt: khi khai báo đầy đủ các nội dung doanh nghiệp kí và

gửi hồ sơ về Phòng QLXNK khu vực để được cấp CO điện tử.Hệ thống

sẽ yêu cầu kiểm tra mã pin trước khi gửi

- Kết thúc khai báo CO khi đã được duyệt

Sau tiếp nhận thông tin phản hồi từ Phòng Quản lí XNK, thông tin phản hồi bao

gồm: số CO 140207453, ngày cấp CO : 31/03/2014 Khi có các thông tin phản hồi

thì ta tiến hành in các thông tin này trên CO mẫu gồm 3 bản : Original, Duplicate,Triplicate được mua tại Phòng Quản lí XNK

 Bước 2 : Đi nộp CO:

Bộ hồ sơ xin cấp CO bao gồm các chứng từ và xếp theo thứ tự sau:

- Đơn xin cấp CO: 01 bản gốc

- Commercial Invoice(FOB): 01 bản gốc

- CO form E: 3 bản

- Tờ sao hải quan hàng xuất khẩu: 01 bản sao y bản chính

- Bill of Lading: 01 bản sao y bản chính

Và đem theo Tờ khai bản gốc để đối chiếu với bản sao y Sau khi nộp bộ hồ sơ,

cơ quan cấp CO sẽ kí trả lại “Giấy biên nhận” cho người nộp CO

Khoảng 1 ngày sau thì sẽ có giấy chứng nhận xuất xứ, ta đem “Giấy biên nhận” để

đi lấy CO Phòng Quản lí XNK sẽ trả lại cho công ty 2 bản CO là : Original vàTriplicate cùng Tờ khai bản chính Bản Duplicate sẽ được Phòng Quản lí XNK giữlại

2.2.11 Thanh toán:

Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ như trong L/C quy định, ta tiến hành lập bộ chứng từthanh toán Bộ chứng từ thanh toán bao gồm các chứng từ:

- Commercial Invoice : 3 bản gốc, 3 bản copy

- Bill of Lading : 3 bản gốc, 3 bản copy

- Packing List : 3 bản gốc, 3 bản copy

- Certificate of Quantity/Weight (SGS): 1 bản gốc, 1 bản copy

- Certificate of Quality Analysis : 1 bản gốc, 1 bản copy

- Certificate of Heavy Metal ( Arsenic and Lead) : 1 bản gốc, 1 bản copy