nghiệp vụ giao hàng nguyên container (FCLFCL) xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt ( VICA)

Hiện nay khi việt nam đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO thì đây sẽ là nơi cho các doanh nghiệp việt nam tận dụng được nhiều điều kiện thuận lợi và một số lợi thế do tổ chức mang lại. Đặc biệt là rất nhiều những lợi ích cho các hoạt động giao thương do hoạt động giao thương quốc tế cảu đất nước chúng ta, trong đó ngành xuất nhập khẩu được xem là ngành mũi nhọn. Tuy nhiên khi nhắc đến hoạt động ngoại thương, chúng ta không thể không nhắc đến hoạt động giao nhận ngoại thương, vì đây là 1 hoạt động quan trọng và có thể xem như 1 chiếc cầu nối giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. Đối với nước ta, một nước có bờ biển dài với nhiều cảng biển lớn nhỏ là điều kiện thuận lợi cho việc phát triển giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Từ lâu, vận tải đường biển đóng 1 vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa quốc tế. Hàng năm có khoản 80%90% hàng hóa được lưu chuyển trên phạm vi quốc tế được vận chuyển bằng đường biển bởi những ưu điểm của nó so với phương thức vận tải khác. Chính vì lẽ đó, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh xuật nhập khẩu nói chung và VICA nói riêng là cần phải biết nắm bặt thời cơ, tận dụng mọi cơ hội và không ngừng trau dồi nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên môn. Đồng thời cũng phải biết vận dụng chúng một cách linh hoạt,chặt chẽ, nhằm bảo vệ quyền lợi và uy tín cho doanh nghiệp. Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là một trong những khâu quan trọng của hoạt động ngoại thương, nó cũng ảnh hưởng, quyết định đến hiệu quả và thành công của doanh nghiệp.

MỤC LỤC

Chương 1: Tổng quan về công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt (VICA) 1

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của VICA: 1

1.1.1 Lịch sử hình thành: 1

1.1.2 Quá trình phát triển: 2

1.2 Chức năng và phạm vi hoạt động của công ty: 2

1.2.1 Chức năng của công ty: 2

1.2.2 Phạm vi hoạt động của công ty: 3

1.3 Một số đại lý giao nhận của công ty ở nước ngoài: 3

1.4 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty: 4

1.4 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty: 4

1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: 4

1.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban: 6

1.4.3 Tình hình nhân sự của công ty: 7

1.5 Tình hình hoạt động của công ty VICA trong 3 năm 2011-2013 8

1.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011-2013 8

Chương 2: Nghiệp vụ giao hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt ( VICA): 12

2.1 Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ giao hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt ( VICA): 12

2.2.6 Thực hiện thủ tục Hải Quan 18

2.2.7 Giao hàng tại cảng và vào sổ tàu: 28

2.2.8 Phát hành vận đơn 29

2.2.9 Yêu cầu hãng tàu cấp M B/L và kiểm tra 30

2.2.10 Gửi thông báo đã xếp hàng lên tàu cho đại lý nước ngoài 31

2.2.11 Theo dõi quá trình vận chuyển lô hàng và hỗ trợ khách hàng 31

2.2.12 Thanh toán cước phí 32

2.2.13 Quyết toán và bàn giao hồ sơ cho khách hàng: 33

3.1 Đánh giá quy trình giao hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu tại công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt 33 3.1.1 Ưu điểm: 33 3.1.2 Nhược điểm: 34 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần tiếp vận hàng hóa Việt: 34 3.2.1 Đối với công ty: 34 3.2.2 Đối với nhà nước: 36

1.1.1 Lịch sử hình thành:

Công ty cổ phần tiếp vận hàng hóa Việt với tên giao dịch là Vica Logistics là 1công ty tư nhân với 100% vốn trong nước Công ty thành lập năm 2004 theo giấy phépkinh doanh số 0304757585 đăng kí ngày 26/12/2004 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thànhphố Hồ Chí Minh cấp Công ty có tư cách đối nội và đối ngoại trong phạm vi hoạtđộng đại lý tàu biển, đại lý vận tải Là đơn vị có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoạch toánđộc lập, có tài khoản bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng Á Châu (ACB), cócon dấu riêng để giao dịch

Tên giao dịch tiếng Việt là: Công ty Cổ phần Tiếp vận Hàng hóa Việt

Tên giao dịch quốc tế: VIỆT CARGO LOGISTICS CORPORATION

Tên viết tắt là: VICA LOGISTICS CORP

Địa chỉ: 15/48A Đoàn Như Hài, phường 12, quận 4, thành phố Hồ Chí MinhĐiện thoại: 84-8 39402662/ 3940 2657

Fax: 84-8 3940 2667

Website: www.vicalogistics.com

Email: import@vicalogistics.com/ export@vicalogistics.com

Số đăng kí kinh doanh: 0304757585

và đã được nhiều khách hàng lớn trong cả nước, ngoài nước tin cậy và lựa chọn Công

ty không những mở rộng được mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hìnhkinh doanh như: Đại lý vận tải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuế Hải Quan,xuất nhập khẩu ủy thác, dịch vụ gom hàng…

Ngoài văn phòng chính, công ty còn có các chi nhánh ở phía Bắc:

1.2 Chức năng và phạm vi hoạt động của công ty:

1.2.1 Chức năng của công ty:

Công ty thực hiện một dịch vụ liên quan đến vận tải và giao nhận hàng hoá như:cấp Booking note, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải Quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàngcho người nhận tại nơi quy định, hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu

Ngoài chức năng chính là làm đại lý và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằngđường biển và đường hàng không Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khácnhư khai thuế Hải Quan, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu.

1.2.2 Phạm vi hoạt động của công ty:

Gần 10 năm kinh nghiệm trong ngành Logistics, công ty VICA đã và đang tậndụng những lợi thế của mình để tiếp tục phát triển và mở rộng các hoạt động kinhdoanh Hiện nay, VICA đang cung cấp các dịch vụ sau:

- Đại lý tàu biển và container

- Đại lý vận tải

- Dịch vụ hàng hải

- Vận chuyển nội địa

- Đại lý giao nhận hàng container, xuất nhập khẩu các lô hàng

- Khai thuế Hải Quan các lô hàng nhập khẩu, xuất khẩu (nếu khách hàng có nhucầu)

- Dịch vụ Door to Door ( vận chuyển hàng từ kho của người gửi hàng đến khocủa người nhận hàng)

- Dịch vụ gom hàng

Đối với các hoạt động đại lý tàu biển khi mới thành lập công ty chỉ làm đại lýcho các nước thuộc khối Đông Âu nhưng do tình hình kinh tế của các nước này gặpnhiều khó khăn nên công ty đã mở rộng hoạt động của mình là làm đại lý cho tất cả cáchãng tàu và những nước chọn công ty làm đại lý

Đối với hoạt động đại lý vận tải:

- Nhận ủy thác tổ chức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng vận chuyểncông trình, đồ dùng cá nhân, quá cảnh… bằng đường biển, đường sông, đườngsắt

- Nhận ủy thác thay mặt cho các chủ hàng lo liệu trọn gói cho các lô hàng vậnchuyển theo dịch vụ Door to Door ( là phương thức vận chuyển từ kho ngườigửi dến kho của người nhận)

1.3 Một số đại lý giao nhận của công ty ở nước ngoài:

- Thái Lan: Integra Container Line: Hazchem

- Nhật: Tokyo Trade @Transportation Ltd

- Ý: Greenshiel DS Project Cargo SRL

- Mỹ: Monarch Container Line, G.T Gruelle

- Taiwan: Sigil Express Co., Ltd

- Jakatta: Samphire Line và một số đại lý khác

1.4 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty:

*Nhiệm vụ và chức năng của công ty:

Công ty thực hiện một dịch vụ liên quan đến vận tải và giao nhận hàng hoá như:cấp Booking Note, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải Quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàngcho người nhận tại nơi quy định, hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu

Ngoài chức năng chính là làm đại lý và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằngđường biển và đường hàng không Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khácnhư khai thuế Hải Quan, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu

1.4 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty:

1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:

BỘ PHẬN CHỨNG TỪ

PHÒNG

KINH

DOANH

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

BỘ PHẬN ĐẠI

LÝ VẬN TẢI

BỘ PHẬN GIAO NHẬN

PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC

PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU

Như trên sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức công ty là 1 hệ thống chặt chẽ Cácphòng ban phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

1.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:

Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh sẽ được cán bộ phụ tráchchức năng quản lý Đối với những vấn đề chung của công ty sẽ có sự bàn bạc của giámđốc và phó giám đốc, giám đốc sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng và hoàn toànchịu trách nhiệm về quyết định của mình

Phó giám đốc: là người thay mặt giám đốc điều hành, quản lý công việc theo sự

chỉ đạo của giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc các hoạt động kinh doanh của công ty,

hỗ trợ giám đốc quản lý và hoạch định

Phòng xuất nhập khẩu: bao gồm bộ phận giao nhận, bộ phận đại lý vận tải và

bộ phận chứng từ Đây là bộ phận quan trọng nhất trong công ty, trực tiếp nhận cáchoạt động xuất nhập khẩu của công ty, hợp đồng ủy thác, phân công cho nhân viên làmviệc hiệu quả và nhanh chóng

Bộ phận giao nhận: bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu

trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai cho đến khâu giao hàng chokhách hàng Với đội ngũ nhân viên năng động được đào tạo thành thạo chuyên môn, cóthể nói bộ phận giao nhận giữ vai trò chủ yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng

Bộ phận đại lý vận tải: bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi tin tức về tàu, hãng

tàu trên thế giới, trao đổi thư từ có liên quan đến nghiệp vụ đại lý giao nhận hàng hải,môi giới và thuê tàu biển, nhận dịch vụ làm hàng, cung cấp dịch vụ từ kho đến kho( CFS) …

Bộ phận chứng từ: theo dõi quản lý chứng từ và các công văn Soạn thảo hồ sơ

Hải Quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận và đại lý hoàn thành tốtcông việc được giao Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc vớikhách hàng để thông báo thông tin cần thiết cho lô hàng

Phòng kinh doanh: tổ chức và điều hành các công việc kinh doanh cho công ty,

đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu , khảo sát thị trường tìm kiếm khách hàng mới.Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, góp phần ,ởrộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty

Phòng tài chính kế toán: quản lý điều hành tài chính của công ty, tiến hành các

thủ tục về tài chính theo quy định của cấp trên, hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kếtoán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kì, chỉ tạm ứng cho nhân viên giaonhận hoàn thành công tác

Phòng tổ chức hành chính: một mặt, phòng hỗ có nhiệm vụ hỗ trợ cho ban

giám đốc trong công tác hành chính, đối nội, đối ngoại Phòng là đơn vị trực tiếp quản

lý hồ sơ, văn thư lưu trữ, thực hiện công tác quản trị văn phòng, in ấn, tạp vụ, thi đuatuyên truyền,… Mặt khác, phòng còn tham mưu cho ban giám đốc trong việc tổ chức,sắp xếp bộ máy, bố trí quản lý, nhân sự, thực hiện các chính sách về lao động, tiềnlương, chế độ đối với toàn nhân viên trong công ty

Dưới sự quản lý của giám đốc và sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc với từngphòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công ty ngày càng trở nên nề nếp,đồng bộ và phát triển

1.4.3 Tình hình nhân sự của công ty:

Hơn 100 nhân viên có kinh nghiệm và được đào tạo có hệ thống đang làm việctại công ty Đa số có trình độ đại học và đã qua khóa đào tạo nghiệp vụ trong và ngoàinước

*Trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh:

Hơn 20 nhân viên làm việc trực tiếp ( chủ yếu ở bộ phận kinh doanh, chứng từ,giao nhận)

10 nhân viên làm nhiệm vụ quản lý

Đội ngũ nhân viên tại công ty rất năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứngnhanh với môi trường, có trình độ lao động và tay nghề khá cao, có tinh thần tráchnhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng

*Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển đối với công ty:

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra sôi nổi, mạnh mẽ, việc traođổi, mua bán thông thương với các nước trên thế giới là nhân tố quyết định đến sự pháttriển của các quốc gia, giúp chúng ta khai thác hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả

nguồn lực bên trong lẫn bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hóaquốc tế

Hiện nay khi việt nam đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giớiWTO thì đây sẽ là nơi cho các doanh nghiệp việt nam tận dụng được nhiều điều kiệnthuận lợi và một số lợi thế do tổ chức mang lại Đặc biệt là rất nhiều những lợi ích chocác hoạt động giao thương do hoạt động giao thương quốc tế cảu đất nước chúng ta,trong đó ngành xuất nhập khẩu được xem là ngành mũi nhọn

Tuy nhiên khi nhắc đến hoạt động ngoại thương, chúng ta không thể không nhắcđến hoạt động giao nhận ngoại thương, vì đây là 1 hoạt động quan trọng và có thể xemnhư 1 chiếc cầu nối giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu Đối với nước ta, mộtnước có bờ biển dài với nhiều cảng biển lớn nhỏ là điều kiện thuận lợi cho việc pháttriển giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Từ lâu, vận tải đường biểnđóng 1 vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa quốc tế Hàng năm có khoản80%-90% hàng hóa được lưu chuyển trên phạm vi quốc tế được vận chuyển bằngđường biển bởi những ưu điểm của nó so với phương thức vận tải khác

Chính vì lẽ đó, yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh xuật nhập khẩunói chung và VICA nói riêng là cần phải biết nắm bặt thời cơ, tận dụng mọi cơ hội vàkhông ngừng trau dồi nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên môn Đồng thời cũng phảibiết vận dụng chúng một cách linh hoạt,chặt chẽ, nhằm bảo vệ quyền lợi và uy tín chodoanh nghiệp Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển làmột trong những khâu quan trọng của hoạt động ngoại thương, nó cũng ảnh hưởng,quyết định đến hiệu quả và thành công của doanh nghiệp

1.5 Tình hình hoạt động của công ty VICA trong 3 năm 2011-2013

1.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011-2013

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ( 2011- 2013)

Đơn vị tính: VNĐ

Doanh thu 6.812.420.845 6.997.854.138 8.236.430.334 2012/2011 2013/2012Chi phí 6.066.506.329 6.206.235.111 7.013.324.705 2,72 17,70Lợi nhuận

 Lợi nhuận trước thuế tăng từ 745.914.516 VNĐ lên 1.223.105.629 VNĐ,tăng 477.191.113 VNĐ

 Lợi nhuận sau thuế tăng từ 559.435.887 VNĐ lên 917.329.222 VNĐ,tăng 357.893.335 VNĐ

Mặt dù cuộc khủng hoảng tài chính và cuộc khủng hoảng nợ công của Châu

Âu làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế cả thế giới, các doanh nghiệp hầu hếtđều cắt giảm nhân công, thu hẹp sản xuất, nỗ lực tìm kiếm nguồn nguyên vật liệutrong nước để giảm bớt chi phí nhập khẩu, thu nhập và chi tiêu của người dân cũng có

xu hướng giảm, thắt chặt chi tiêu, nhu cầu sử dụng hàng ngoại nhập giảm, tất cả nhữngđiểu nêu trên đều dẫn tới nhu cầu xuất nhập khẩu giảm mạnh nhưng doanh thu củacông ty vẫn tăng Thành tích này là kết quả của mọi nỗ lực của các nhân viên trongcông ty và đã chứng minh tầm nhìn và chiến lược đúng đắn mà Ban lãnh đạo của công

ty đã vạch ra

Bảng 1.2 Bảng kết quả doanh thu hoạt động giao nhận của công ty

1.5.2 Cơ cấu thị trường:

Bảng 1.3 Cơ cấu thị trường xuất khẩu

Đơn vị tính: VNĐ

Nhật 43.852.650 25,49 68.874.302 34,60 70.069.889 33,12Hongkong 21.302.135 12,39 24.558.293 12,34 31.894.770 15,07Đài Loan 19.312.846 11,24 23.541.449 11,83 26.398.131 12,47Thái Lan 36.540.129 21,25 39.055.028 19,62 42.441.313 20,05Singapore 16.362.865 9,52 15.369.264 7,72 11.498.255 5,43Thị trường

khác

34.592.802 20,11 27.651.193 13,89 29.364.900 13,88

Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy thị trường Nhật Bản là thị trường nhập khẩutiềm năng nhất, hàng năm công ty đảm nhận dịch vụ xuất khẩu sang thị trường này vớilượng hàng hóa rất lớn Những hàng hóa từ thị trường này chủ yếu là hàng dệt may,giày dép, hàng thủ công mỹ nghệ…Đứng thứ 2 là thị trường Thái Lan với phần trămđáng kể và ngày cảng tăng dần qua các năm ( tăng từ Ở thị trường này mặt hàng chủyếu những năm gần đây là gốm sứ, gạch ngói,….Các thị trường khác cũng mang lạidoanh thu khá cao như : Đài Loan, Singapore,…

Bảng 1.4 Cơ cấu thị trường nhập khẩu

Đơn vị tính: VNĐ

Giá trị % Giá trị % Giá trị %Nhật Bản 125.638.557 26,61 155.448.259 28,45 199.395.007 29,62Trung

Quốc

73.451.159 15,56 76.855.901 14,07 82.550.400 12,26

Hongkong 91.936.482 19,47 123.520.226 22,60 155.901.645 23,16Thái Lan 89.667.102 18,99 99.548.248 18,22 95.256.659 14,15Singapore 52.257.898 11,07 43.689.926 7,99 59.415.887 8,84Thị trường

khác

39.127.254 8,30 47.359.145 8,67 80.562.278 11,97

Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy thị trường Nhật Bản là thị trường nhập khẩutiềm năng nhất (chiếm gần 30% trong cơ cấu thị trường nhập khẩu), hàng năm công tyđảm nhận dịch vụ xuất khẩu sang thị trường này với lượng hàng hóa rất lớn Đứng thứ

2 là thị trường Hongkong với phần trăm đáng kể ( chiếm 19,47%) và ngày tăng dầnqua các năm

Chủ trương nhà nước là luôn khuyến khích xuất khẩu hạn chế nhập khẩu nhưngtrên thực tế những năm qua kim ngạch xuât khẩu của nước ta luôn nhỏ hơn kim ngạchnhập khẩu Cũng chính vì vậy mà doanh thu của 2 bảng cơ cấu thị trường lại có số liệuchênh lệch khá lớn Song nhìn chung về thị trường của 2 bảng trên vẫn là những thịtrường cũ Thị trường Nhật Bản luôn đóng vai trò là thị trường tiềm năng cả về xuấtkhẩu lẫn nhập khẩu Các thị trường lớn như các nước ở Châu Âu, Châu Mỹ cũng cónhưng số lượng rất ít Doanh thu từ những thị trường này rất hạn hẹp Vì vậy câu hỏicách doanh nghiệp đặt ra là làm thế nào để mở rộng quan hệ mua bán với các thịtrường này.Có như vậy thì cơ cấu thị trường mới có thể cân bằng hơn và chia đều giữacác thị trường

Chương 2: Nghiệp vụ giao hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt ( VICA):

2.1 Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ giao hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt ( VICA):

GIAO LÊNH CẤP CONTAINER

VÀ PACKING LIST

LUỒNG XANH

VẬN CHUYỂN HÀNG TỪ KHO RIÊNG ĐẾN NƠI TẬP KẾT

HÀNG

LUỒNG ĐỎ LUỒNG VÀNG

KIỂM TRA CHI TIẾT HỒ SƠ KIỂM TRA CHI TIẾT HỒ SƠ

KIỂM TRA CHI TIẾT HÀNG

THANH TOÁN, BÀN GIAO

HỒ SƠ CHO ĐẠI LÝ BÊN NƯỚC NGOÀI THANH TOÁN CƯỚC PHÍ

2.2 Giải thích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao hàng nguyên container (FCL/FCL) xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tiếp vận hàng hóa Việt (VICA):

2.2.1 Giới thiệu một lô hàng thực tế:

No HBL (Số House Bill of Lading): STSWL-60706

No MBL (Số Master Bill of Lading): YMLUW4901s54044

Shipper (Người gửi): FURNIWEB (VIETNAM) SHAREHOLDING CO

Address (Địa chỉ): Số 18, đường 3A, khu công nghiệp Biên Hòa II, thành phốBiên Hòa, tỉnh Đồng Nai

Consignee (Người nhận): Công ty JETNET

Địa chỉ: 301 SHIP, MOON CLINTON RD, MOON TOWN PA 15108

2.2.2 Kí hợp đồng dịch vụ:

Công ty VICA với danh nghĩa là công ty giao nhận vận chuyển cho khách hàng

là công ty cổ phần FURNIWEB (Việt Nam) Mặc dù được bên công ty D.T GRUELLE(Mỹ) chỉ định chọn làm đại lý giao nhận bên xuất khẩu, song hai bên (VICA vàFURNIWEB Việt Nam) đã hợp tác nhiều lần, giao nhận nhiều lô thành công, an toàn

và hiệu quả Trên tinh thần tin cậy lẫn nhau, VICA nhận xuất khẩu lô hàng mới choFUNIWEB Lô hàng này được thực hiện trên cơ sở ký kết hợp đồng xuất khẩu giữacông ty FURNIWEB (Việt Nam) và công ty JETNET (Mỹ) Cụ thể lô hàng như sau:

Người gửi: Công ty cổ phần FURNIWEB Việt Nam

Địa chỉ: số 18, đường số 3A, khu công nghiệp Biên Hòa 2,Thành phố Biên Hòa,tỉnh Đồng Nai

Người nhận: Công ty JETNET (Mỹ)

Địa chỉ: 505 North Drive, P.O.Box 49, Swickley, PA 15143

Tên hàng: Sợi chỉ thun

Khối lượng: 16.050,96 kg

Thể tích: 56 CBM

Số kiện hàng: 22 kiện (384 thùng carton)

VICA đã tiến hành kiểm tra hàng hóa mà FUNIWEB gửi theo tiêu chí hàng hóađúng theo đặc điểm trong hợp đồng xuất khẩu, số kiện hàng và khối lượng, thể tíchđúng như hóa đơn thương mại

Dựa vào mối quan hệ làm ăn giữa hai bên và giá trị lô hàng thì việc ký kết hợpđồng sẽ được đơn giản qua việc giữa VICA và nhà xuất khẩu FURNIWEB Việt Namthực hiện việc giao kết thông qua chào bán và chấp nhận bằng miệng và thông thường

là qua email và điện thoại

2.2.3 Thuê phương tiện vận tải:

2.2.3.1 Liên hệ với hãng tàu

VICA cung cấp lịch tàu theo yêu cầu của FURNIWEB để họ có thể biết đượcthời gian tàu khởi hành để chuẩn bị hàng và làm thủ tục cho lô hàng trước khi lên tàu,xem xét tuyến đường vận chuyển Lịch tàu chạy này do các hãng tàu cung cấp, thườngtheo lịch trình hàng tháng

Theo lô hàng này, được D.T GRUELLE chỉ định VICA đặt chỗ vớiYANGMING, VICA liên hệ với hãng tàu về những thông tin như: lịch trình tàu chạy,thời gian quy định gửi hàng ( Closing Time) vận chuyển bao nhiêu ngày thì đến cảngSEWICKLEY, từ đó công ty tiến hành đặt chỗ cho lô hàng

2.2.3.2 Đặt chỗ cho lô hàng:

Khi đã được đại lý bên Mỹ G.T GRUELLE chỉ định hãng tàu phù hợp (ở đây làhãng tàu YANGMING), VICA tiến hành lấy Booking Note với hãng tàu:

Trong đó quy định:

- Số Booking Note: YMLUW490154044

- Tên tàu chở hàng: KING BRUCE 095A/YM MODESTY 04E

- Ngày tàu chạy: ngày 03 tháng 4 năm 2014

- Số lượng container: 01 X 40'DC

- Loại hàng hóa: G/C

- Cảng bốc hàng: Cảng Cát Lái

- Cảng chuyển tải: LOS ANGELES, CA

- Cảng dỡ hàng: SEWICKLEY, PA

- Nơi cấp container: Kho hàng SOLOG

- Nơi hạ bãi: Cảng CÁT LÁI

2.2.4 Giao lệnh cấp Container và Container Packing List cho chủ hàng:

Sau khi lấy Booking Note với hãng tàu và VICA fax Booking cho chủ hàng(FURNIWEB), chủ hàng cầm Booking Note đến phòng điều độ cảng để đổi lấycontainer rỗng và niêm chì (seal) Từ lệnh cấp này chủ hàng sẽ sắp xếp thời gian nhậncontainer rỗng về kho hàng ở Biên Hòa đóng hàng của mình để đóng hàng vàocontainer

Trước khi lấy container rỗng thì khách hàng phải kiễm tra kỹ tình trạngcontainer, không lấy container hị hư hỏng hoặc dơ bẩn và yêu cầu phải cấp containersách tốt cho chủ hàng

Sau khi nhận được container rỗng thì chủ hàng phải báo lại cho VICA sốcontainer vừa nhận được để VICA báo lại cho hãng tàu để họ liệt kê vào danh sáchcontainer được xếp lên tàu

Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà Booking Note quy định đóng hàng ở khoriêng hay đóng tạu bãi mà việc đóng hàng do khách hàng đảm nhiệm Đóng hàng tạibãi để cơ quan kiểm hóa kiểm tra xong mới kẹp chì Nếu đóng ở kho riêng thì chủ hàngkéo cont về kho riêng đóng hàng rồi vận chuyển ra bãi để cơ quan kiểm hóa kiểm tralại rồi mới kẹp chì.

Ngoài ra các công ty có kho riêng ở khu chế xuất thì việc đóng hàng vàocontainer ở kho riêng được cơ quan kiểm hóa ở khu chế xuất giám sát và kẹp chì

Sau khi đóng hàng xong, VICA sẽ giao container này cho hãng tàu để lấyContainer Packing List Sau này, VICA sẽ mang Container Packing List đến hãng tàu

để đổi lấy vận đơn Chủ tàu quy định thời gian gửi hàng (closing time) trước 12h ngày

02 tháng 04 năm 2014

Lập sổ theo dõi chứng từ hàng xuất bao gồm tên tàu, số chuyến, tên người gửihàng, Master B/L, House B/L, số lượng và loại container, số container, đích đến, kí mãhiệu, lưu ý…

Sau khi khách hàng booking, VICA yêu cầu khách hàng gửi Invoice, PackingList và những chứng từ liên quan đến lô hàng xuất

2.2.5 Vận chuyển lô hàng từ kho chủ hàng đến nơi tập kết hàng:

Khi xe chở container hàng đến cảng Cát Lái thì phải qua trạm cân container, tạiđây nhân viên trạm cân sẽ nhận Packing List (bảng kê khai hàng hóa) từ lái xe, kiểmtra đúng số container thực tế, ghi trọng lượng của từng container vào Packing List,đóng dấu trạm cân ở bên cạnh và chuyển Packing List cho lái xe Sau đó, tài xế làm thủtục ở phòng thương vụ, lái xe trình Packing List cho nhân viên thương vụ, khai báo vềviệc kiểm hoá, nhân viên thương vụ cập nhật máy tính tên chủ hàng, số container, trạngthái đã có hàng trong container…sau đó lập hóa đơn, ký lên hóa đơn, ghi ngày tháng,

số lượng, số hóa đơn trên Packing List và chuyển cả hóa đơn, Packing List cho phòngthu ngân, tại đây khách hàng đóng tiền và nhận lại Packing List, hóa đơn có dấu “ĐÃTHU TIỀN” Tiếp theo lái xe đến phòng phát hành EIR (Equipment InterchargeReceipt- chứng từ giao nhận container giữa cảng và khách hàng), nhân viên kiểm traPacking List và nhập số hóa đơn vào máy và chương trình sẽ tự động hiển thị EIR với