TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH
CHUYEN NGANH: KINH TE DOI NGOAI
BAO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA
Dé tai:
TIM HIEU NGHIEP VU GIAO NHAN NGUYEN PHU LIEU NHAP
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết Đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập WTO, nền kinh tế nước ta đang ngày càng hội nhập sâu
hơn, rộng hơn vào nền kinh tế thế giới thông qua cầu nối ngoại thương Trong đó, hoạt động xuất nhập khâu đã đóng góp rất nhiều vào việc đẩy mạnh và phát triển giao lưu thương mại giữa các nước
Tại Việt Nam, dệt may là một trong những ngành công nghiệp quan trọng bậc nhất, là mặt hàng xuất khẩu mũi nhọn, luôn chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch xuất khẩu Với vai trò là thành viên của Tổng công ty Dệt May Việt Nam, từ khi thành lập đến nay, Công ty Cổ phần May Phương Đông luôn nỗ lực đổi mới trang thiết bị, công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm và tay nghề lao động nhằm đáp ứng nhu cầu của đối tác nước ngoài, nâng cao giá trị xuất khẩu của Công ty
Hiện nay, để đáp ứng được nhu cầu xuất khâu to lớn đó, các doanh nghiệp trong nước một mặt thu gom các nguyên phụ liệu trong nước để sản xuất, mặt khác, họ còn nỗ lực tìm kiếm các nguồn cung mới ở nước ngoài Tuy nhiên, để
việc nhập khẩu một lô hàng nguyên phụ liệu được suôn sẻ, thuận lợi không hề
đơn giản, mà phải thông qua một quá trình giao nhận với sự nỗ lực lớn của các nhân viên giao nhận ở chính các doanh nghiệp và các công ty logistics
Là một sinh viên năm 3, nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu, đặc biệt là quy trình để nhận các nguyên phụ liệu nhập
khẩu nhằm sản xuất - gia công hàng xuất khâu Do đó, tác giả đã chọn đề tài thực
tập: “Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường
biển của Công ty Cổ phần may Phương Đông” với mục đích kiểm nghiệm
những kiến thức đã được học trong trường Đại học Ngoại Thương cơ sở 2 tại TP
HCM, đồng thời trau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm thực tế
Kết cấu của báo cáo gồm ba chương chính:
Trang 3Chương 2: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu phục vụ sản xuất - gia công xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần may Phương Đông
Chương 3: Một số giải pháp đề xuất đối với nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu
tại Công ty Cổ phần may Phương Đông
Báo cáo được thực hiện thông qua việc nghiên cứu các văn bản, chứng từ liên quan cũng như những thông tin do tác giả trực tiếp quan sát được và từ kinh
nghiệm thực tiễn của cán bộ nhân viên tại nơi tác giả thực tập
Do kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế và thời gian hạn hẹp, nên báo cáo có
thể chưa thật sự sâu sắc, phản ánh hết mọi khía cạnh của các vấn đề và còn tồn
tại những hạn chế, sai sót nhất định Tác giả rất mong nhận được sự góp ý tích cực từ các thầy cô, các bạn và những người quan tâm để tác giả có thể hoàn thiện
thêm bài viết
Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Trường Đại học Ngoại
Thương cơ sở 2 tại TP HCM đã truyền đạt kiến thức cho tác giả trong thời gian
qua, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Phương Chỉ - giảng viên trường Đại học Ngoại thương cơ sở 2 tại TP HCM đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tác giả trong suốt
thời gian thực tập để hoàn thành đề tài này Tác giả cũng xin chân thành cám ơn
Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần may Phương Đông, các anh chị phòng kế hoạch
thị trường đã tận tình giúp đỡ, chỉ dẫn và tạo điều kiện tốt nhất dé tác giả hoàn
Trang 4CHUONG 1: TONG QUAN VE CONG TY CO PHAN MAY PHƯƠNG DONG
I Giới thiệu về Công ty cỗ phần may Phương Đông
Tên đầy đủ: Công ty Cô phần may Phương Đông
Tên giao dịch quốc tế: Phuong Dong Garment Joint Stock Company Tén giao dich viét tat: PDG
Trụ sở chính: (Khu A): 1B, Quang Trung, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (84.8) 894 5729 — 987 6616 Fax: (84.8) 894 0328 Khu B: 22/14 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP Hồ Chí Minh Tổng diện tích sản xuất: 63, 990 m” Website: www.pdg.com.vn Email: pdg@ vnn.vn Vốn điều lệ: 36 tỷ đồng Mã số thuế: 0301446687 Quy mô: 2400 nhân viên (25% nam, 75% nữ) 1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần may Phương Đông tiền thân là xí nghiệp may Phương Đông - thành lập từ ngày 31/12/1988
Ngày 29/04/1993, Xí nghiệp may Phương Đông đổi tên thành Công ty may
Phương Đông, trở thành một đơn vị hạch toán độc lập và là thành viên trực thuộc
Trang 5Tháng 03/2005, công ty may Phương Đông chuyền đổi thành Công ty Cé phan
may Phương Đông theo quyết định số 135/2004QD-BCN ngày 16/11/2004 của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp (nay là Bộ Công Thương) - không ngừng đầu tư mới về cả chiều rộng lẫn chiều sâu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực sản xuất Bên cạnh đó, Công ty còn chú trọng đến các tiêu chuẩn và chính sách nghiêm ngặt như ISO 9001 — 2000, SA 8000, WRAP, ECO
Hiện nay, Công ty đạt được quy mô sản xuất khá lớn với hai khu nhà xưởng
tại TP Hồ Chí Minh, năng lực sản xuất đạt trên 10 triệu sản phẩm mỗi năm Công ty Cổ phần may Phương Đông là doanh nghiệp tiêu biểu, được đánh giá là
doanh nghiệp có năng lực cạnh tranh cao của nghành dệt may Việt Nam, đây là một trong 5 doanh nghiệp có doanh thu nội địa cao nhất của Tổng công ty Dệt may Việt Nam
2 Chức năng - Nhiệm vụ 2.1 Chire nang
- Sản xuất kinh doanh nguyên phụ liệu, vật tư, phụ tùng, thiết bị và các sản
phẩm khác của ngành dệt may
-_ Thiết kế sản phẩm và kinh doanh hàng thời trang may mặc với chiến lược đa thương hiệu nhằm đáp ứng nhu cầu ở các phân khúc thị trường khác nhau, từ phân khúc phổ thông đến phân khúc cao cấp nội địa
-_ May gia công hàng xuất khẩu chất lượng cao cho các thương hiệu thời trang nổi tiếng của quốc tế
-_ Sản xuất hàng may mặc mang thương hiệu riêng theo đơn đặt hàng của khách
hàng sỉ (hệ thống bán lẻ, siêu thị), với yêu cầu chất lượng tốt và giá cả vừa phải
-_ Kinh doanh nhập khẩu nguyên phụ liệu ngành may mặc phục vụ sản xuất của chính Công ty và các công ty khác trong nghành
2.2 Nhiệm vụ
Là công ty cổ phần trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam, bên cạnh việc thực hiện các mục tiêu chung của ngành, Công ty Cổ phần may Phương Đông
còn đề ra những nhiệm vụ đối với khách hàng và nhân viên của mình:
Trang 6- _ Xây dựng chương trình đào tạo dành cho cán bộ, công nhân viên các cấp
- _ Thực hiện tốt việc quản lý chất lượng phù hợp theo hệ thống ISO 9002 — 2004,
liên tục cải tiến, nâng cao chất lượng
3 Các hoạt động sản xuất kinh doanh chính của Công ty
Công ty Cổ phần may Phương Đông chuyên sản xuất, mua bán hàng may mặc, nguyên phụ liệu, vật tư, thiết bị, phụ tùng, thuốc nhuộm và các phụ tùng nghành dệt may
Mua bán hàng công nghệ thực phẩm, nông lâm hải sản, thủ công mỹ nghệ,
phương tiện vận tải, ô tô, xe máy, trang thiết bị văn phòng, thiết bị tạo mẫu thời
trang, vật liệu điện, điện tử, cao su và các sản phẩm bằng cao su, giấy, bìa giấy
và các sản phẩm làm bằng bột giấy, thủy tinh va các sản phẩm làm bằng thủy tỉnh, sắt thép và các sản phẩm làm bắng sắt thép, máy móc, thiết bị cơ khí và các
dụng cụ quang học đo lường y tế
Đại lý kinh doanh xăng dầu, đại lý ký gởi vật tư, hàng hóa Xây dựng cơ sở hạ tầng công nghiệp và hạ tầng dân dụng
Hiện nay, Công ty chủ yếu kinh doanh nhãn hàng F-House cà F-Jeans tại thị trường nội địa, đồng thời đây mạnh xuất khẩu sản phẩm theo hình thức xuất khẩu
trực tiếp dưới hai dạng:
- Xuất khẩu sau khi gia công: Công ty ký hợp đồng gia công với các đối tác nước ngoài, sau đó nhận nguyên phụ liệu, tổ chức gia công và xuất hàng theo hợp
đồng đã ký kết
-_ Xuất khâu trực tiếp đưới dạng bán FOB (mua đứt bán đoạn): Đây là phương
Trang 8Sơ đồ 1.1: Mô hình phân cấp trực tuyến chức năng các phòng ban của Công ty Cổ phần may Phương Đông
(Nguồn: Phòng kế hoạch thị trường) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của Công ty
(xem phụ lục 1, đính kèm)
2 Vị trí đảm nhận trong quá trình thực tập giữa khóa và nhiệm vụ được
giao
2.1 Giới thiệu cơ cấu phòng ban được thực tập
Trong quá trình tiến hành thực tập giữa khóa tại Công ty Cổ phần may Phương Đông, tác giả chủ yếu thực tập tại phòng kế hoạch thị trường của Công ty
Cơ cấu tổ chức của phòng (Phụ lục 1, mục 5, đính kèm)
2.2 Vị trí và nhiệm vụ đảm nhận
Ngay từ khi bắt đầu quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần may Phương Đông, tác giả đã được trưởng phòng kế hoạch thị trường, chị Liêu Phương Thảo phân công đảm nhận công tác với các nhân viên giao nhận của Công ty
Tuy phân công như vậy, nhưng để nắm bắt kỹ được thực tế quy trình giao
nhận như thế nào thì trong thời gian đầu thực tập, tác giả chủ yếu ở Công ty, nghiên cứu các cách thức làm chứng từ, các bước, các chứng từ cần thiết và
thanh lý một bộ hồ sơ nhập khẩu ở các bộ phận khác nhau của phòng Tác giả đã
có cơ hội khai một số bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu dưới sự hướng dẫn của nhân
viên khai hải quan, và lưu ý một số điểm mấu chốt
Thời gian sau, tác giả được phòng bố trí cơ hội đi theo các nhân viên giao
nhận tiến hành nhận các lô hàng thực tế tại cảng (Cát Lái) và ICD (Tranximex)
Trang 9Qua các nhiệm vụ đã được đảm nhận như vậy, tác giả đã hiểu sâu thêm được
nghiệp vụ nhận hàng nhập khâu tại cảng, tại ICD thực tế là như thế nào Và điều đó là một nhân tố quan trọng để tác giả có thể hoàn thành bài báo cáo này
II Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2008-2010 Giai đoạn từ năm 2008 — 2010 là giai đoạn mà thị trường đang dan được hồi
phục sau cuộc suy thoái kinh tế năm 2008, chính vì vậy mà tình hình sản xuất
của Công ty cũng đã bị ảnh hưởng ít nhiều Bảng 1.1 sẽ cho ta thấy điều đó (xem
thêm tại phụ lục 2, Báo cáo tài chính năm 2010, đính kèm)
Bảng 1.1: Báo cáo kết quá hoạt động kinh doanh năm 2010 Đơn vị tính: triệu VND
Chi tiéu Nam 2008 Nam 2009 Nam 2010
Doanh thu thuần 413.968 298.994 312.161 Tổng chỉ phí 407.636 290.650 303.808 Lợi nhuận sau thuế 6.332 §.343 §.352 ROA 2,63% 4,72% 4,21% ROE 13,89% 16,31% 15,06% (Nguôn: Báo cáo tài chính năm 2010 - Phòng tài chính kế toán) Qua đó, dễ nhận thấy rằng, doanh thu thuần đạt được năm 2009 giảm so với
nam 2008 (38,454%) do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới Sau
năm 2009 doanh thu của Công ty đã tăng trở lại đạt mức tăng 4,7%, báo hiệu một
dấu hiệu khả quan cho những nổ lực của Công ty trong việc khắc phục hậu quả của nền kinh tế suy thoái mang lại
Tuy vậy, lợi nhuận sau thuế của Công ty vẫn tăng đều qua các năm, điều này
cho thấy Công ty đã sử dụng đòn bây tài chính một cách rất hiệu quả, khả năng
sinh lời trên đồng vốn vay cao, kết hợp với việc khấu hao của Công ty cũng rất
Trang 10ROE, ROA năm 2010 bắt đầu giảm nhẹ, đã cho thấy việc hiệu quả từ việc sử
dụng vốn vay đang giảm dần, Công ty nên huy động vốn bằng vốn chủ sở hữu trong thời gian tới
CHƯƠNG 2: TÔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN
NGUYEN PHU LIEU NHẬP KHẨU PHỤC VỤ SẢN XUẤT - GIA CÔNG XUẤT KHAU BANG DUONG BIEN CUA CONG TY CO PHAN MAY PHUONG DONG
I Các phương thức nhập khẩu nguyên phụ liệu của Công ty 1 Nhập khẩu theo phương thức DDP
Phương thức nhập khâu DDP chiếm một phần khá lớn trong hoạt động xuất nhập khâu tại chỗ của Công ty Cổ phần may Phương Đông Thông thường khi
nhận các hợp đồng xuất khâu ở nước ngoài, các đối tác thường chỉ định Công ty
phải lấy nguyên phụ liệu ở một đối tác trong nước do đối tác nước ngoài chỉ định Khi nhập nguyên phụ liệu từ các doanh nghiệp này, Công ty thường khơng
cần phải hồn tất thủ tục gì nhiều vì chủ yếu nhập khẩu loại này là theo phương thức DDP, người bán sẽ lo toàn bộ chỉ phí khi hàng về đến kho của Công ty
2 Nhập khẩu bằng đường bưu điện và đường hàng không
Hình thức nhập khẩu này chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu xuất nhập khẩu của Công ty Thông thường, khi các đối tác yêu cầu giao hàng gấp, nguyên phụ liệu cần có cho nhà máy sản xuất cấp bách, Công ty mới dùng đến các hình
thức nhập khẩu này Bên cạnh đó, khi nhập các mẫu vải để sản xuất, chúng cũng
sẽ được nhập khẩu qua đường bưu điện để đảm bảo tính cấp thiết, kịp thời và tiện
lợi
Trang 11Nhập khâu theo phương thức CIF là loại hình nhập khẩu phổ biến của công ty với hơn 80% nguyên phụ liệu được nhập theo hình thức này Khi nhập khẩu bằng CTF, nghĩa vụ của Công ty được đảm bảo tối thiểu và hợp lý Công ty không phải
tốn chỉ phí mua bảo hiểm, thuê tàu và chịu các trách nhiệm phát sinh trong việc chuyên chở nguyên phụ liệu nhập khẩu đến cảng Theo phương thức này, nhiệm vụ của Công ty phải làm chỉ là khai hải quan điện tử cho hàng nhập khâu Thanh
toán tiền hàng bằng L/C hay T/T Sau đó nhân viên giao nhận sẽ cầm bộ chứng
từ phù hợp và ra cảng nhận hàng Quy trình nhận hàng được nêu cụ thể ở mục II
IL.Giới thiệu quy trình nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biến theo phương thức CIEF
1 Quy trình chuẩn bị trước khi ra cảng nhận hàng 1.1 Khai hải quan cho hàng nhập khẩu
Việc khai hải cho hàng nhập khẩu sẽ được nhân viên khai hải quan tiến hành
khai báo bằng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS của công ty Thái Sơn sau khi nhận được giấy Thông báo hàng đến của hãng tàu Quy trình này có thể được
tóm tắt bới sơ đồ sau:
Nhân viên khai hải quan Nhập thông tin khai báo
kiểm tra hợp đồng, hóa hải quan điện tử bằng
đơn thương mai, paking phan phém ECUS
1ist để ghi nhận thông tin Gửi tờ khai cho hải quan và chờ phản hồi từ hệ thống In tờ khai hải quan điện tử và đến chỉ cục hải quan dé xác nhận thông quan Tiếp nhận phản hồi từ hải quan Sửa chửa nếu cần thiết
Sơ đồ 2.1: Quy trình khai báo hải quan tóm lược
(Nguồn: Nhân viên khai báo hải quan — Phòng kế hoạch thị trường)
Trang 12Quận 1 - TP Hồ Chí Minh) Nhân viên giao nhận dán tem lệ phí khai hai quan
mệnh giá 20.000” mà Công ty đã mua từ trước từ chỉ cục hải quan thành phố lên tờ khai, đồng thời đi ra cảng nhận hàng
TKHQĐT thông quan, được chỉ cục hải quan thông quan sẽ đóng dấu xác
nhận ở trên cùng, góc phải của tờ khai và ô 36 của TKHQĐT (Phụ lục về chứng
từ, đính kèm)
Trong quá trình này, nhân viên khai báo hải quan cũng đã tự tính thuế cho lô
hàng nhập khẩu của Công ty (Phụ lục 3, đính kèm)
1.2 Chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp
Sau khi làm xong thủ tục khai báo hải quan, nhận được kết quả phản hồi từ chỉ cục hải quan thành phố, các nhân viên chứng từ sẽ sắp xếp 1 bộ chứng từ để trao cho nhân viên giao nhận, gồm:
+ Giấy ủy quyền của Công ty may Phương Đông
+ Giấy tờ tùy thân đối chứng
+ Tờ khai hải quan điện tử (1 bản gốc — 1 bản copy)
+ Paking list (tùy yêu cầu từng cảng mà có thể có hoặc không)
+ B/L (1 bản gốc)
2 Quy trình nhận hàng (nguyên phụ liệu) nhập khẩu khi ra cảng
2.1 Lấy D/O
Trên đường cảng nhận hàng, nhân viên giao nhận sẽ đến đại lý hãng tàu, tiến
hành xin cấp lệnh giao hàng - D/O Khi đến đại lý hãng tàu, nhân viên giao nhận phải xuất trình các chứng từ sau:
+ Giấy ủy quyền của Công ty Cô phần may Phương Đông (1 bản) + Giấy tờ tùy thân, xác nhận của nhân viên giao nhận
+ B/L (1 ban gốc) hoặc B/L Surrender (1 ban)
Sau khi xuất trình các chứng từ trên, đại lý hãng tàu sẽ giữ lại B/L bản gốc
Trang 13trong hóa đơn GTGT có nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào quy định của hãng
tàu chuyên chở (Phụ lục về chứng từ, đính kèm)
Khi xuất trình các chứng từ hợp lệ, đại lý hãng tàu sẽ cung cấp 3 bản D/O cho nhân viên giao nhận đề tiếp tục làm thủ tục nhận hàng với kho cảng và hải quan
Nhân viên giao nhận nhận D/O và ra cảng
2.2 Lấy phiếu xuất kho
Khi đến cảng, để tiếp tục quy trình nhận hàng nhập khẩu, nhân viên giao nhận
phải tới phòng Thương vụ cảng để nhận phiếu xuất kho Tại đây, nhân viên giao nhận phải xuất trình các chứng từ sau:
+ D/O đã nhận từ đại lý hãng tàu (1 bản)
+ Packing list (1 bản copy) — tùy vào từng cảng, từng ICD mà packing list có thể có hoặc không Các cảng và ICD cần packing list là: ICD Sóng Thần, Khe Nam Liên, cảng Sagawa Số còn lại như cảng Cát Lái, cảng Vict, Tân Cảng thì không cần packing list khi làm thủ tục nhận hàng
+ Tờ khai hải quan điện tử (đã hoàn thành thủ tục hải quan) (1 bản copy + | ban
gốc)
Sau khi nộp các chứng từ trên, các nhân viên Thương vụ cảng sẽ cập nhật
thông tin, đóng dấu xác nhận và giữ lại 1 ban D/O (có thể giữ nhiều D/O hơn nếu
hàng được chuyền từng phần, qua nhiều tàu và đến cảng trong 1 B/L chính) Cuối cùng, nhân viên thương vụ cảng sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận 1 phiếu xuất kho gồm 3 liên, bao gồm các thông tin đầy đủ về lô hàng được xếp
trong cảng (số kho, số container, số kiện ) Sau đó, nhân viên Thương vụ cảng
sẽ giữ lại 1 liên để làm chứng từ đối chứng sau này (Phụ lục về chứng từ, đính
kèm)
2.3 Đăng ký hải quan với hải quan giám sát cảng
Nhận được phiếu xuất kho, nhân viên giao nhận tiếp tục đăng ký tờ khai hải
quan với hải quan giám sát cảng Ở khâu này, nhân viên giao nhận sẽ phải xuất trình các chứng từ sau:
Trang 14Hải quan giám sát sẽ căn cứ vào tờ khai hải quan điện tử để xác nhận thuế cho
lô hàng nhập khẩu (hàng gia công xuất khẩu thì được miễn thuế cho trong thời
hạn 275 ngày để xuất khâu, dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu để làm
căn cứ tình thuế sau thời hạn này; hàng nhập về để sản xuất xuất khẩu, hải quan sẽ tính thuế căn cứ vào mã thuế của từng mặt hàng nhập khẩu, mã thuế này được tính theo mã HS, do Tổng cục hải quan quy định trong biểu thuế hàng nhập khẩu — 2010, và được nợ thuế trong vòng 275 ngày) đồng thời căn cứ vào kết quả phân luồng để có quyết định phù hợp:
+ Đối với các tờ khai thuộc luồng xanh: Hải quan giám sát cảng sẽ đóng dấu xác
nhận là hàng miễn kiểm, rồi giao lại cho nhân viên giao nhận đẻ thực hiện việc
nhận hàng
+ Đối với các tờ khai thuộc luồng vàng: (Đối với các bộ hồ sơ của từng lô hàng
nhập khẩu có nghỉ vấn) Hải quan giám sát sẽ xem xét, kiểm tra chứng từ giấy và sau đó đóng dấu xác nhận Hải quan giao lại tờ khai cho nhân viên giao nhận
+ Đối với các tờ khai thuộc luồng đỏ: Hải quan giam sát sẽ kiểm tra chỉ tiết chứng từ giấy và yêu cầu thực hiện việc kiểm hóa đối với lô hàng nhập khẩu đó
Tùy từng trường hợp mà việc kiểm hóa sẽ là 5%, 10%, hay toàn bộ lô hàng nhập
khẩu của Công ty Thông thường khi khai hải quan điện tử được áp dụng, mức độ
kiểm tra chủ yếu của các lô hàng nhập của Công ty là 3% - 5%
Việc đóng dấu xác nhận của hải quan giam sát cảng sẽ đóng vào các ô 12, 34
trên tờ khai hải quan điện tử Các trường hợp kiểm tra chứng từ giấy, hải quan giám sát đóng dấu và xác nhận thêm vào phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
giấy
2.3.1 Đối với hàng được miễn kiểm hóa thực tế
Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai và tiến hành thủ tục thanh lý kho ở văn
phòng kho
2.3.2 Đối với hàng phải kiểm hóa
Đối với hàng được xác nhận là phải kiểm hóa, nhân viên giao nhận phải làm
các bước sau:
Trang 15+ Liên hệ cán bộ hải quan được phân công kiếm hóa lô hàng nhập của Công ty + Liên hệ thương vụ cảng, điều động nhân viên xếp dỡ, hạ container, xuống bãi
kiểm hóa Nhân viên điều độ cảng cắt seal và mời cán bộ hải quan kiểm hóa đưới
sự giám sát của nhân viên giao nhận (nhân viên giao nhận chi trả toàn bộ chi phí
phát sinh từ việc kiểm hóa bằng tiền của Công ty - chi phí theo quy định mỗi
cảng sẽ khác nhau)
+ Cán bộ kiểm hóa lên tờ khai, điền vào phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa và
giao lại cho nhân viên giao nhận đến thanh lý kho
2.4 Thanh lý kho
Sau khi được hải quan giám sát cảng xác nhận Nhân viên giao nhận đến văn
phòng kho tại cảng dé làm thủ tục thanh lý kho Tại đây, các chứng từ cần xuất
là:
+ Phiếu xuất kho (1 liên)
+ Tờ khai hải quan điện tử (1 bản copy — 1 bản gốc dé đối chứng) + D/O (1 bản gốc)
Nhân viên văn phòng kho xác nhận, đóng dấu đã thu tiền (chí phí xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi tại cảng) Gửi trả lại nhân viên giao nhận 1 phiếu xuất kho, D/O gốc và tờ khai hải quan gốc
2.5 Nhận hàng
Nhân viên giao nhận đi đến khu vực kho giữ hàng của mình, liên lạc với nhân
viên kho đề phối hợp lấy hàng và trình giấy xuất kho
Trường hợp lấy hàng ngay, nhân viên giao nhận của Công ty sẽ yêu cầu dỡ hàng, và đưa lên phương tiện vận tải của mình Nhân viên kho ký xác nhận đã giao hang
Trường hợp muốn lưu tại cảng, Công ty phải đóng thêm chỉ phí lưu kho, lưu bãi theo quy định của cảng Thông thường, khi hàng nhập khẩu là hàng lẻ thì được miễn phí lưu kho là 7 ngày, là hàng nguyên cont miễn phí lưu bãi là 5 ngày Toàn bộ chỉ phí này là do hãng tàu chỉ trả Quá thời hạn đó, Công ty sẽ phải trả khoản này
Trang 16Sau khi hàng nhập khẩu đã được chất lên phương tiện vận tải, người chuyên chở được ủy quyên sẽ tiến hành thanh lý công khi đưa hàng ra khỏi cảng
Đối với hàng lẻ (LCL), người chuyên chở chỉ cần xuất trình các chứng từ sau để làm thanh lý cổng;
+ Phiếu xuât kho (1 bản)
+ Tờ khai hai quan (1 bản gốc dùng để đối chứng)
Đây là loại hình chủ yếu mà hiện nay đang Công ty sử dụng, nó linh động hơn
và cho phép Công ty có thể linh hoạt khi đáp ứng theo từng lô hàng xuất khẩu cụ thé
Đối với hàng nguyên cont (FCL), nhân viên giao nhận phải xuất trình D/O lại
một lần nữa ở Thương vụ cảng Tại đây, nhân viên giao nhận được thương vụ
cảng cấp 1 phiếu EIR gồm 4 liên, và đồng thời Thương vụ cảng sẽ giữ lại 1 liên để đối chứng sau này Tiếp đến, nhân viên giao nhận sẽ đến gặp hải quan giám
sát 1 lần nữa để đối chiếu D/O, phiếu EIR và tờ khai hải quan điện tử Hải quan
giám sát xác nhận, giữ lại 1 bản D/O gốc, 1 liên EIR Cuối cùng, nhân viên giao
bộ chứng từ cần thiết cho người chuyên chở, đề tiến hành thanh lý cổng, gồm: + Tờ khai hải quan điện tử (1 bản gốc để đối chứng)
+ Phiếu EIR + D/O (1 bản)
+ Phiếu xuất kho (1 liên)
Nhân viên hải quan cảng đối chiếu và đóng dấu hợp lệ lên phiếu EIR, đồng thời giữ lại 1 liên EIR
Loại hình nhập khâu nguyên container này hiện nay ít được Công ty sử dụng
vì các đơn hàng nhập khẩu nguyên phụ liệu lớn ít dần, không linh hoạt và một
phần lớn nguyên phụ liệu hiện nay có thể nhập khẩu tại chỗ ở các đối tác trong
nước
Đến đây, thủ tục giao nhận ở cảng coi như đã hoàn tất Nhân viên giao nhận
chỉ giữ lại 1 tờ khai hải quan điện tử (bản góc), 1 liên EIR để làm thủ tục thanh lý
Trang 17+ Khu B: 22/14 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP Hồ Chí Minh để sản xuắt, tiêu thụ nội địa
+ Khu A: 1B, Quang Trung, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh, đối với
hàng gia công, sản xuất xuất khâu
III Những khác biệt trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu thực tế
bằng đường biến so với lý thuyết
Tuy quy trình giao nhận tại cảng thực tế là như vậy nhưng trên lý thuyết, nó
vẫn có đôi chút khác biệt
-_ D/O có thể cầm 2 ban 1 bản nộp cho thương vụ cảng khi lấy phiếu xuất kho, 1 ban giữ lại để thanh lý công
- Tờ khai hải quan điện tử đã thông quan không nhất thiết phải chuẩn bị từ trước Nhân viên giao nhận có thê trực tiếp rút về từ hải quan khi ra cảng nhận
hàng
- Nhân viên giao nhận có thể làm thủ tục giao nhận gộp 2, 3 hợp đồng trong
tuần cùng 1 ngày cụ thé, mặc dù giấy báo hàng đến ghi khác nhau, miễn là thấy
tiện lợi Phương tiện vận tải có thể đến vào sau ngày làm thủ tục nhận hàng,
nhưng đúng ngày nhận hàng ghi trên phiếu nhận hàng cuối cùng
(Quy trình lý thuyết về rút hàng nhập khẩu tại cảng — Phụ lục 4, đính kèm) IV Nhận xét chung về quy trình giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biến của Công ty Cô phần may Phương Đông
1 Ưu điểm và nguyên nhân
Trong quá trình tham gia vào quy trình giao nhận hàng nhập khâu thực tế ở
Công ty Cổ phần may Phương Đông, tác giả đã nhận thấy được ưu điểm lớn nhất
của Công ty chính là đội ngũ nhân viên giao nhận có kinh nghiệm cao, người có thâm niên thấp nhất cũng được 5 năm tuổi nghề Bên cạnh đó, đội ngũ này còn
được chuyên môn hóa, mỗi người chuyên phụ trách một khu vực cụ thể Các
nhân viên lần lượt được phân chia phụ trách về các mặt hàng xuất nhập khẩu liên quan đến đường biển tại cảng Cát Lái, phụ trách xuất nhập khẩu tại Tân Cảng, và
các ICD, phụ trách tại cảng Vict, và có người phụ trách các mặt hàng xuất nhập
Trang 18Các nhân viên giao nhận còn có một mối quan hệ khá tốt với cán bộ hải quan
cảng, do đó thủ tục ở khâu này được làm khá nhanh gọn, thuận lợi
Ưu điểm thứ hai là có đội ngũ làm thủ tục chủ yếu là các nhân viên trẻ, năng
động, giàu nhiệt huyết, có trình độ nghiệp vụ Các nhân viên này có khả năng
thích ứng nhanh, khả năng cập nhật và nắm bắt những thay đổi về các quy định
của pháp luật liên quan đến các khâu thủ tục xuất nhập khẩu Tạo điều kiện cho
quy trình giao nhận được thuận lợi hơn Đây cũng chính là một nhân tố quan trọng làm nên thành công của Công ty
Ưu điểm thứ ba là hầu hết các mặt hàng nhập khẩu theo phương thức CIF, nên
Công ty không phải thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm, giảm bớt được một khâu khá phức tạp trong việc thực hiện các thủ tục cho các lô hàng nhập khẩu
2 Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh các ưu điểm kể trên, tác giả còn thấy một số hạn chế đang còn tồn
đọng:
- Co sé vật chất và trợ cấp cho các nhân viên giao nhận đang còn khá khiêm
tốn Đặc thù của nhân viên giao nhận ở Công ty là chủ yếu nhận chứng từ và ra cảng làm thủ tục giao nhận, vì thế cơ sở vật chất của họ đã bị giảm lược Tuy
nhiên, nhiều khi xuất nhập hàng hóa nhiều, theo mùa vụ, việc sử dụng các cơ sở
vật chất đó như bàn làm việc, máy vi tính đang còn chồng chéo, và hơi bắt tiện
- Đội ngũ khai báo thủ tục còn trẻ, đang còn trong quá trình tích lũy kinh nghiệm về nghiệp vụ nên còn có khá nhiều sai sót trong quy trình khai báo hải
quan, đặc biệt là từ khi áp dụng hải quan điện tử vào thực tiễn Từ các sự cố về
khai báo, việc nhận hàng của nhân viên giao nhận có thể bị trì hỗn do khơng rút
được tờ khai, gây sự chậm trễ cho cả quy trình chung
- Các nhân viên giao nhận mới được tách từ phòng kho vận sang phòng kế
hoạch thị trường nên cũng gây một số bắt lợi khi nhận hàng Nhiều khi nhân viên
giao nhận nhận chỉ thị từ phòng kế hoạch ra cảng nhận hàng nhưng không có phương tiện vận tải đưa hàng về (phương tiện vận tải do phòng kho vận chịu
Trang 19CHƯƠNG 3: MỘT SÓ GIẢI PHÁP ĐÈ XUẤT ĐÓI VỚI NGHIỆP VỤ NHAN HANG NHAP KHAU TAI CONG TY CO PHAN MAY PHUONG DONG
I Định hướng chiến lược phát triển trong thời gian tới của Công ty 1 Phương hướng phát triển chung
- Đa dạng hóa sản phẩm, chuyên môn hóa sản xuất, đa dạng hóa ngành, phát
triển dịch vụ, kinh doanh tổng hợp
- Nang cao năng lực quản lý toàn diện, đầu tư các nguồn lực, đặc biệt là đầu tư
cho con người và mội trường làm việc
- _ Xây dựng và phát triển thương hiệu của Công ty, nhãn hiệu hàng hóa, mở rộng kênh phân phối trong nước và quốc tế
-_ Xây dựng nền tài chính lành mạnh
- Tạo điều kiện và đề ra những chính sách tốt nhất để chăm lo đời sống cho nhân viên và giữ chân người lao động
- Tiép tục kiện toàn tổ chức hoạt động
2 Phương hướng phát triển năm 2011
- Mục tiêu năng suất lao động phấn đấu đến tháng 12/2011 thực hiện 550
Trang 20- Gitr ổn định, đồng thời tuyển dụng, nâng số lượng lao động trong tồn Cơng ty
lên 3000 lao động, trong đó ở thành phố Hồ Chí Minh là 2100 người, Bình
Thuận là 900 người
- Ban cải tiến Công ty tiếp tục củng có, hoàn thiện, bỗ sung, cập nhận định mức lao động và đặc biệt quan tâm đến nghiên cứu thao tác, cách sắp xếp dây chuyền,
cải tiến thiết bị, giảm thao tác cho công nhân
-_ Đầu tư máy mọc thiết bị cho các xí nghiệp từ 5-7 tỷ
- Duy tri và đẩy mạnh xuất khẩu, phấn đấu đạt doanh thu 400 tỷ VNĐ trong
năm 2011
- Phấn đấu mở rộng các bạn hàng trên thế giới, đẩy mạnh xuất các mặt hàng
Casual Pants, Blazer, Denim Pants, Uniform
- Phấn đấu thực hiện khẩu hiệu “Chất lượng - Năng suất - Hiệu quả - Không
tăng ca”
IIL.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận tại Công ty
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận tại Công ty Cổ phần may Phương Đông, tác giả nhận thấy ban lãnh đạo Công ty đã hỗ trợ, và sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban đã tạo được cho các nhân viên giao nhận có được
một điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Tuy nhiên, nếu
muốn được hoàn thiện hơn nữa, chúng ta cần phải có một số giải pháp cụ thể:
1 Các yếu tố về phía Công ty:
- Tăng thêm trợ cấp cho các nhân viên giao nhận dé bù lại các chỉ phí phát sinh
trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, đồng thời đó cũng là một nhân tố kích thích tinh thần hăng hái hơn trong công việc của nhân viên Hiện nay, chi phi trợ cấp của Công ty áp dụng cho hầu hết các nhân viên giao nhận là 500 000đ chí phi đi
lại (từ năm 2003), 170 000đ tiền nước uống (từ năm 2003) Tuy nhiên, vật gíá hiện thời đã có nhiều thay đổi đáng kẻ, chỉ phí đi lại cũng đã tăng nhiều Điều đó
chính là một khó khăn không nhỏ, gây trở ngại tới tâm lý của các nhân viên khi được giao thực hiện nghiệp vụ Ngoài ra, Công ty nên trợ cấp thêm phí điện thoại cho nhân viên giao nhận bằng các thẻ cào mệnh giá từ 100.000° — 200.000 ` vào
Trang 21- Đầu tư thêm một số trang thiết bị cho các nhân viên giao nhận như bàn làm việc, máy vi tính để họ linh động hơn trong việc hoàn tất thủ tục Nhất là vào
các dịp gần năm mới, các đơn hàng của Công ty thường tăng đột biến, do đó các công tác chứng từ, giao nhận hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu cũng trở nên tấp nập hơn Vào những dịp như vậy, một số nhân viên giao nhận đang còn phải
“mượn” cơ sở vật chất của nhân viên văn phòng để làm việc, điều đó thật sự rất bắt tiện
- Tang tính phối hợp giữa các phòng ban, nhất là giữa phòng kho vận và phòng
kế hoạch trong việc điều phối các phương tiện vận tải phù hợp, kịp thời khi nhận
hàng nhập khẩu tại cảng Phòng kế hoạch nên thông báo trước cho phòng kho
vận ngày nhận hàng, và phòng kho vận phải xác nhận kế hoạch điều động
phương tiện vận tải đúng giờ, đúng ngày, và phải chịu trách nhiệm cao về việc
đó
-_ Đảo tạo và nâng cao sự chuyên nghiệp của các nhân viên chứng từ, nhất là các nhân viên khai báo hải quan, tránh sai sót gây nên hậu quả tốn kém, chậm trễ cho
cả quy trình Có thể tổ chức các khóa học thêm, mời các cán bộ hải quan về
hướng dẫn các nghị định, thông tư mới hàng tháng ở Công ty Bên cạnh đó, Công ty nên cử cán bộ đi học luân phiên các khóa nghiệp vụ liên quan nhằm linh động hơn trong việc xử lý toàn bộ quy trình nhập khẩu nói chung, cũng như giao nhận nối riêng
2 Các yếu tố khác
-_ Nhằm nâng cao khả năng thanh toán của mình, Công ty nên gìn giữ và tăng cường hơn nữa việc việc duy trì một mối quan hệ tốt đối với ngân hàng ủy quyền của mình (Vietcombank Hồ Chí Minh) trong thanh toán quốc tế về thanh toán
LIC, T/T cho các lô hàng nhập khẩu cũng như xuất khẩu
-_ Duy trì và phát triển mối quan hệ hơn nữa với các nhân viên hải quan chỉ cục,
hải quan cảng Điều nay có thể được thực hiện bằng việc thực hiện nghiêm túc,
Trang 22-_ Có các quy ước rõ ràng và mối quan hệ tốt trong mối liên hệ với các hãng tãu
nhằm tạo điều kiện tốt hơn trong việc cấp phát D/O Việc cấp nhận D/O hiện nay
của Công ty chủ yếu là giữa đại lý hàng tàu và nhân viên giao nhận Tuy nhiên, có nhiều lúc một số chứng từ, hay nợ xấu với hãng tàu mà có thể dẫn đến việc trì
hoãn cấp phát D/O Vì vậy, việc minh bạch, và xin cấp D/O trước là một điều
nên áp dung trong thời gian tới
KÉT LUẬN
Hòa cùng xu thế phát triển chung của nền kinh tế thế giới, cộng với việc Việt
Nam đã gia nhập vào tổ chức kinh tế thế giới WTO đã mở ra những cơ hội cũng
như những thách thức to lớn cho các doanh nghiệp Việt Nam Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến, đổi mới nâng cao khả năng cạnh tranh để có thể đứng vững trong một sân chơi có tính cạnh tranh rất gay gắt như bây giờ
Ngành dệt may Việt Nam trong những năm gần đây có những thành tích vượt bậc Kim ngạch xuất khẩu ngành dệt may chiếm tỉ trọng rất lớn, đứng thứ hai sau xuất khâu dầu thô Thành công chung của ngành dệt may Việt Nam có sự đóng góp không nhỏ của Công ty Cổ phần may Phương Đông Với nỗ lực và phấn đấu không ngừng, Công ty hiện là một trong năm doanh nghiệp có doanh thu nội địa cao nhất của Tổng công ty Dệt may Việt Nam, là chàng đầu Việt Nam về thời
Trang 23Trong những năm tới, Công ty đã có kế hoạch mở rộng thị trường tìm kiếm nhiều bạn hàng mới với giá trị hợp đồng cao Điều này đồng nghĩa với việc xuất nhập khẩu của Công ty ngày càng được mở rộng Đồng thời vai trò của công tác giao nhận trong xuất nhập khâu của Công ty ngày cảng phải được chú trọng Với
những kiến thức đã được trang bị ở trường đại học cùng thời gian thực tế tại