Nhân viên chứng từ sẽ làm Debit Note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi theo công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.
Trường hợp này là cước phí trả sau (Freight Collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit Note (giấy báo nợ) gửi bên đại lý ở Mỹ thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
Sau khi hoàn thành xong thủ tục Hải Quan và vào sổ nhân viên giao nhận của VICA phải: Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, trả chứng từ lại cho khách và công ty cũng lưu lại 1 bộ. Đồng thời, kèm theo đó là 1 bản Debit Note ( 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty có chữ kí, đóng dấu của giám đốc).Trên đó gồm: các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác... Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.
Ở lô hàng này, điều kiện trả cước là trả sau cùng với điều kiện gia hàng là EXW ( Ex Work- giao hàng tại xưởng). Do vậy, nghĩa vụ thanh toán thuộc về người Nhập Khẩu JETNET CORPORATION. Khi hàng đến cảng SEWICKLEY thì họ phải trả cước vận chuyển (Ocean Freight), phí bốc xếp tại cảng dỡ hàng, phí chứng từ, phí dịch vụ, phí vệ sinh container. Tất cả những phí trên người nhận hàng JETNET CORPORATION phải thanh toán đủ thì đại lý G.T GRUELLE mới cấp lệnh giao hàng ( Delivery Order-D/O) cho họ nhận hàng và thu hồi vận đơn gốc.