Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần vận tải ngoại thương Vinafreight

Sau hơn 20 năm thực hiện chính sách mở cửa, nền kinh tế Việt Nam đã và đang có những bước tiến vượt bậc, khối lượng hàng hóa giao dịch với các nước khác tăng lên đáng kể. Nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO thì hoạt động xuất nhập khẩu lại càng được đẩy mạnh. Trước xu thế đó, vận tải quốc tế đang khẳng định rõ vai trò là tiền đề trong sự ra đời và phát triển của thương mại quốc tế. Trong đó, không thể không đề cập đến các công ty giao nhận, đóng vai trò mắt xích liên kết những nhà xuất khẩu, nhập khẩu và các công ty vận tải, gánh vác một phần công việc giúp cho người kinh doanh xuất nhập khẩu có thể yên tâm hoạt động. Là một trong những công ty có uy tín trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, Vinafreight đã và đang từng bước củng cố và phát triển hoạt động kinh doanh của mình để có thể đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng, cạnh tranh để tồn tại đứng vững trong nền kinh tế thị trường và góp phần phục vụ cho hoạt động kinh tế đối ngoại của đất nước. Từ lúc thành lập cho đến nay, công ty cổ phần vận tải ngoại thương Vinafreight là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không luôn đóng vai trò quan trọng đối với công ty, đem lại doanh thu và lợi nhuận cao. Nhận thức được tầm quan trọng của việc giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, nên em quyết định chọn đề tài “ Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần vận tải ngoại thương Vinafreight. Kết cấu đề tài bao gồm 3 chương: Chương 1: Giới thiệu về Công ty cổ phần Vận Tải Ngoại Thương Vinafreight Chương 2: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần vận tải ngoại thương Vinafreight Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần vận tải ngoại thương vinafreight Do khoảng thời gian thực tập có hạn cũng như kiến thức còn hạn hẹp trong khi thực tế chuyên ngành lại quá phong phú và đa dạng nên chắc chắn một điều rằng bài báo cáo của em không tránh những thiếu sót. Và với kết cấu như trên, em mong rằng những giải pháp mà mình đưa ra sẽ giúp ích một phần nào đó cho sự phát triển của công ty trong tương lai. Em cũng rất mong nhận được sự góp ý cũng như sự phê bình từ phía các thầy các cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Vận Tải Ngoại Thương, em đã họchỏi được rất nhiều điều bổ ích từ những lần đi thực tế cũng như nhờ sự hướng dẫn tậntình của các Thầy Cô Trường Cao Đẳng Kinh tế Đối Ngoại mà em mới có thể hoàn thànhtốt bài báo cáo này Em xin gửi lời cám ơn chân thành đến:

Trước hết là toàn thể các anh, chị trong phòng hàng không của công ty, đặc biệt làChị Nguyễn Thị Minh Phương- Trưởng phòng hàng không đã luôn dẫn dắt và tạo điềukiện cho em có cơ hội học hỏi và tiếp xúc các công việc thực tế và luôn nhiệt tình hướngdẫn em hoàn thành tốt các công việc mà công ty giao trong suốt quá trình thực tập Cám

ơn sự tận tình hướng dẫn của các anh, chị rất nhiều vì nó đã giúp cho em hiểu thêm vềcác công việc của một nhân viên Xuất Nhập Khẩu, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận,một lĩnh vực khá quan trọng trong ngành Xuất Nhập Khẩu

Nhân dịp này, em cũng xin dược phép nói lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhấtđến tất cả các thầy cô Khoa Thương mại quốc tế đã đem hết lòng nhiệt huyết cũng nhưnhững kiến thức của mình để truyền đạt cho chúng em Đặc biệt, em xin chân thành cảm

ơn thầy NGUYỄN VĂN KIÊN đã hết sức nhiệt tình chỉ dẫn, đóng góp ý liến giúp emkhắc phục những sai sót và hướng dẫn em từng chi tiết một để hoàn thành bài báo cáonày một cách tốt nhất

Em cũng xin chân thành cám ơn các cô chú anh chị trong công ty Vinafreight đãluôn tạo điều kiện giúp đỡ và cung cấp đầy đủ số liệu cho đề tài của em được hoàn thànhđúng thời gian và tiến độ đã đã dự kiến

Với vốn kiến thức còn hạn hẹp của mình thì bài báo cáo này khó tránh khỏi nhữngthiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp từ phía các thầy cô để bài báo cáo của emđược hoàn thiện hơn

Cuối cùng em xin kính chúc các thầy cô nhiều sức khỏe, gặp nhiều may mắn vàngày càng thành công hơn trong sự nghiệp giảng dạy Chúc các anh, chị trong phònghàng không có thật nhiều sức khỏe để hoàn thành tốt các công việc được giao và ngàycàng thăng tiến hơn trong sự nghiệp của mình

Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn tất cả mọi người

Sinh viên

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

LỜI MỞ ĐẦU

Sau hơn 20 năm thực hiện chính sách mở cửa, nền kinh tế Việt Nam đã và đang cónhững bước tiến vượt bậc, khối lượng hàng hóa giao dịch với các nước khác tăng lênđáng kể Nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO thì hoạt động xuất nhập khẩu lại càng đượcđẩy mạnh Trước xu thế đó, vận tải quốc tế đang khẳng định rõ vai trò là tiền đề trong sự

ra đời và phát triển của thương mại quốc tế Trong đó, không thể không đề cập đến cáccông ty giao nhận, đóng vai trò mắt xích liên kết những nhà xuất khẩu, nhập khẩu và cáccông ty vận tải, gánh vác một phần công việc giúp cho người kinh doanh xuất nhập khẩu

có thể yên tâm hoạt động

Là một trong những công ty có uy tín trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằngđường hàng không, Vinafreight đã và đang từng bước củng cố và phát triển hoạt độngkinh doanh của mình để có thể đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng, cạnhtranh để tồn tại đứng vững trong nền kinh tế thị trường và góp phần phục vụ cho hoạtđộng kinh tế đối ngoại của đất nước

Từ lúc thành lập cho đến nay, công ty cổ phần vận tải ngoại thương Vinafreight làmột trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không luônđóng vai trò quan trọng đối với công ty, đem lại doanh thu và lợi nhuận cao Nhận thứcđược tầm quan trọng của việc giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không, nên em quyếtđịnh chọn đề tài “ Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tạicông ty cổ phần vận tải ngoại thương Vinafreight

Kết cấu đề tài bao gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty cổ phần Vận Tải Ngoại Thương VinafreightChương 2: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tạicông ty cổ phần vận tải ngoại thương Vinafreight

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giao nhậnhàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần vận tải ngoại thươngvinafreight

Do khoảng thời gian thực tập có hạn cũng như kiến thức còn hạn hẹp trong khithực tế chuyên ngành lại quá phong phú và đa dạng nên chắc chắn một điều rằng bài báocáo của em không tránh những thiếu sót Và với kết cấu như trên, em mong rằng nhữnggiải pháp mà mình đưa ra sẽ giúp ích một phần nào đó cho sự phát triển của công ty trongtương lai Em cũng rất mong nhận được sự góp ý cũng như sự phê bình từ phía các thầycác cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

AWB: Airway Bill – Vận đơn hàng không

MAWB: Master Airway Bill - Vận đơn chủ

HAWB: House Airway Bill – Vận đơn của người gửi hàng

MNF: Manifest: Bảng lược khai hàng hóa

INV: Invoice – Hóa đơn thương mại

P/L: Packing list – Bảng kê chi tiết hàng hóa

C/O: Certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

CFS: Container Frieght Station – Nơi thu gom hàng lẻ, được tập trung lại để đónghàng vào container

Cont: Container

CY: Container Yard – Sân bãi chứa container

C.W: Chargeable Weight – Trọng lượng tính cước

G.W: Gross Weight – Trọng lượng cả bì

GATT: General agreement on Tariffs and trade – Hiệp định chung về thuế quan vàmậu dịch

FCL: Full Container Load – Hàng nguyên container

LCL: Less than a Container Load – Hàng lẻ

L/C: Letter or Credit –Thư tín dụng

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Chương 1: Giới thiệu về Công ty cổ phần Vận Tải Ngoại Thương Vinafreight

1.1 Thông tin khái quát:

Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Vận Tải Ngoại Thương

Tên tiếng anh: The Foreign Trade Transport Joint Stock Corporation

Tên giao dịch: Vinafreight International Freight Forwarders (VNF)

Logo:

Thành viên các hiệp hội:

FIATA (Hiệp hội giao nhận quốc tế)

IATA (Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế)

VIFFAS (Hiệp hội giao nhận Việt Nam)

Trụ sở chính: A8 Trường Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh

Điện thoại: (+84) 88446409

Fax: (+84) 88447813

E-mail: mngt@vinafreight.com.vn

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Vinafreight trước đây là đơn vị chuyên về vận tải hàng không thuộc công

ty Giao nhận kho vận ngoại thương TP HCM (VINATRANS), chuyên thực hiện các dịch

vụ về vận chuyển hàng không, dịch vụ hậu cần và đại lý tàu biển từ những năm đầu củathập niên 90 Trước tình hình sôi động của nền kinh tế thị trường, công ty Vinafreightđược thành lập vào năm 1997 Chỉ một thời gian ngắn sau khi thành lập, Công ty đãnhanh chóng nổi lên như là một trong một số ít những doanh nghiệp thành công về dịch

vụ giao nhận, hậu cần và đại lý hàng hải

Công ty không những đạt được sự tăng trưởng vững chắc hàng năm mà còn chiếmđược sự tín nhiệm của các đối tác và các cơ quan chức năng về độ tin cậy trong kinhdoanh và khả năng tài chính vững chắc

Công ty được cổ phần hoá và chính thức hoạt động vào đầu năm 2002 Vinafreighthiện điều hành các chi nhánh của mình tại Hà Nội, Hải Phòng, các văn phòng tại Huế, ĐàNẵng, Qui Nhơn và Cần Thơ

=> Vinafreight đã xây dựng một triết lý kinh doanh linh hoạt, tư duy kinh doanhhướng đến khách hàng và đối tác, vì lợi ích chung của tất cả các bên

 Từ năm 1997 đến năm 2000

Vinafreight là đơn vị chuyên về vận tải hàng không thuộc công ty Giao nhận khovận ngoại thương TP.HCM (Vinatrans), chuyên thực hiện các dịch vụ về vận chuyểnhàng không, dịch vụ hậu cần và đại lý tàu biển

 Năm 2001

Bộ trưởng Bộ Thương mại ban hành quyết định số 0964/2001/QĐ/BTM phê duyệtphương án cổ phần hóa chuyển xí nghiệp dịch vụ kho vận thành Công ty Cổ phần VậnTải Ngoại Thương, tên giao dịch là Vinafreight với số vốn điều lệ ban đầu 18 tỷ đồngchuyên kinh doanh dịch vụ vận tải nội địa quốc tế, kinh doanh kho bãi, cho thuê vănphòng, xuất nhập khẩu…

Đại hội đồng cổ đông đầu tiên của Công ty được tiến hành thông qua điều lệ, cơcấu tổ chức, cơ cấu quản lý công ty

 Năm 2003

Thành lập văn phòng Công ty tại khu Công nghiệp Việt Nam – Singapore

Góp vốn thành lập Công ty vận tải Việt – Nhật (Konoike – Vina)

Thành lập chi nhánh công ty tại TP.Hà Nội Trụ sở đặt tại số 2 Bích Câu, Đống

Đa Hiện nay chi nhánh đã dời về Tầng 4, tòa nhà Vocarimex số 8 Cát Linh, Đống Đa,

Hà Nội

Thành lập Phòng đại lý hãng tàu UASC tại số 12 Nguyễn Huệ, Quận 1 sau chuyển

về văn phòng số 5 Nguyễn Tất Thành, Quận 4, TP.HCM

Văn phòng Công ty ở khu chế xuất Tân Thuận chính thức đi vào hoạt động

Thành lập chi nhánh Công ty tại thành phố Hải Phòng Trụ sở đặt tại số 115 TrầnHưng Đạo, Quận Hải An, TP.Hải Phòng

Văn phòng Công ty ở khu chế xuất Amata (Đồng Nai) chính thức đi vào hoạtđộng

 Năm 2004

Góp vốn thành lập Công ty TNHH Vector Quốc tế chuyên về dịch vụ Tổng đại lýcho các hãng hàng không, lần lượt được chỉ định là Tổng đại lý hàng hóa của MalaysiaAirlines, China Southern Airlines, K-miles, Uzbekistan Airways, Egypt Air,Scandinavian Air Services và nhiều hãng hàng không khác

Thành lập các phòng Nhập Hàng Không, phòng Giao nhận Xuất Hàng không,phòng Logistics trên cơ sở phòng Giao nhận Hàng không

Góp vốn thành lập Công ty TNHH 3 thành viên vận tải ô tô V-Truck

Góp vốn thành lập Công ty TNHH 2 thành viên VAX Global

 Năm 2005

Góp vốn thành lập Công ty Liên doanh TNHH Kintetsu VietNam

Góp vốn thành lập Công ty TNHH Viễn Đông (Far East) chuyên về dịch vụ giaonhận, dịch vụ hàng không Công ty Viễn Đông được chỉ định là Tổng đại lý hàng hóa củahãng Hàng không Cargo Italia

Bộ Giao thông vận tải cấp phép kinh doanh vận tải đa phương thức choVinafreight

 Năm 2006

Công ty triển khai dịch vụ chuyển phát nhanh nội địa và quốc tế Vinaquick

Góp vốn thành lập Công ty Liên doanh TNHH Jardine Shipping ServicesVietnam

Thành lập phòng phát chuyển nhanh Vinaquick

 Năm 2007

Chính thức đăng ký công ty đại chúng với Ủy ban Chứng khoán Nhà Nước

Tăng vốn điều lệ từ 27 tỷ lên mức 56 tỷ đồng

 Năm 2008

Công ty thực hiện trọn gói việc vận chuyển máy móc thiết bị, nguyên vật liệu sảnxuất cho 1 số khách hàng lớn từ nước ngoài về Việt Nam để sản xuất và tái xuất đi cácnước

Công ty Vector chính thức đảm nhận khai thác chuyến bay feeder hàng hóa BKK, tần suất 5 chuyến/tuần ; ngoài ra Công ty còn thực hiện thuê máy bay vận tải cỡlớn để vận chuyển 1 máy bay trực thăng đi nước ngoài sửa chữa, trở thành công ty GSAđầu tiên của Việt Nam thực hiện các nghiệp vụ này

Tháng 11/2011, Công ty góp vốn liên doanh vào Công ty TNHH United ArabShipping Agency (Việt Nam)

 Năm 2012

Công ty tăng vốn đầu tư vào Công ty TNHH Dịch vụ Hàng không Véc Tơ Quốc tếnâng tỷ lệ vốn góp lên 88.2%

Công ty góp vốn thành lập Công ty TNHH Hậu cần Toàn cầu SFS Việt Nam

1.3 Chức năng và phạm vi hoạt động của công ty

1.3.1 Chức năng của công ty:

 Các dịch vụ về vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu;

 Đại lý tàu biển, đại lý lưu cước, đại lý quản lý vỏ container cho các hãngtàu; cung ứng tàu biển;

 Đại lý giao nhận cho các Hãng giao nhận vận tải nước ngoài;

 Kinh doanh các dịch vụ về kho gom hàng lẻ xuất nhập khẩu;

 Kinh doanh kho bảo quản hàng hóa xuất nhập khẩu;

 Kinh doanh vận tải công cộng;

 Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận ủy thác xuất nhập khẩu;

 Kinh doanh cho thuê văn phòng làm việc, kho bãi;

 Dịch vụ các thủ tục hải quan và các dịch vụ có liên quan đến giao nhận vậnchuyển hàng hóa xuất nhập khẩu: tái chế, bao bì, mua bảo hiểm, kiểm kiện;

 Các dịch vụ thương mại;

 Kinh doanh vận tải đa phương thức

1.3.2 Phạm vi hoạt động của công ty:

 Khai thuê hải quan

1.3.2.2 Dịch vụ giao nhận đường biển

 Dịch vụ hàng nguyên cont và hàng lẻ toàn thế giới

 Dịch vụ môi giới bảo hiểm và thẩm định hàng hóa

 Dịch vụ hàng dự án và triển lãm

 Dịch vụ gom hàng và chia lẻ

 Đại lý cho người mua hàng

 Khai thuế hải quan

1.3.2.3 Dịch vụ đại lý tàu biển

 Dịch vụ quản lý, thuê tàu và môi giới hàng hải

 Dịch vụ kiểm hàng và dịch vụ tàu biển

 Dịch vụ đại lý hàng hải

1.3.2.4 Dịch vụ cho thuê kho bãi

 Hệ thống kho CFS: 3.000 mét vuông

 Kho lạnh: 1500 mét vuông sức chứa khoảng 1.800 tấn

 Hệ thống kho: kho ngoài trời (10.000 mét vuông), kho trong nhà (6.000 métvuông)

1.4 Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty

1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của công ty

1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:

 Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty theoluật Doanh nghiệp và điều lệ của công ty Đại hội đồng cổ đông có trách

nhiệm thảo luận thảo luận và phê chuẩn những chính sách dài hạn và ngắnhạn về phát triển của công ty, quyết định cơ cấu vốn, đầu ra bộ máy quản lí

và điều hành các hoạt động sản xuất của công ty

 Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị của công ty, có toàn quyền nhân danhcông ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi củacông ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại Hội Đồng Cổ Đông màkhông được ủy quyền HĐQT có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển,xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ cấu tổ chức, quychế quản lí công ty, đưa ra các biện pháp, các quyết định nhằm đạt đượccác mục tiêu do ĐHĐCĐ đề ra

 Ban kiểm soát: là cơ quan có nhiệm vụ giúp ĐHĐCĐ giám sát, đánh giá kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty một cách khách quan nhằmđảm bảo lợi ích cho các cổ đông

 Ban Tổng Giám đốc: gồm có Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc Tổng giám đốc thay mặt cho Hội Đồng Quản Trị tổ chức, điều hành mọihoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị vàtrước các cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động của công ty Các PhóTổng Giám đốc phụ trách công tác quản trị trực tiếp các phòng phòng bantrong Công ty và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về nhiệm vụ vàcông tác được giao Phụ trách các phòng ban sẽ có các trưởng phó phòng vàcác trưởng bộ phận

 Phòng kế toán: Đây là bộ phận chuyên phụ trách các công việc sau: Tổnghợp dự án tài chính, kế hoạch thu chi và kế hoạch dự trữ tài chính của công

ty, phối hợp các phòng ban thực hiện quản lí đúng mức các chế độ thu chi,kiểm tra, quyết toán tài chính đúng thời gian quy định và phục vụ kinhdoanh có hiệu quả (mỗi phòng thường có một kế toán riêng để xử lí chứng

từ, theo dõi tình hình của phòng…) Thực hiện kế hoạch quyết toán kết quảkinh doanh rõ ràng, chính xác theo định kì hoặc có yêu cầu đột xuất Thựchiện quyết toán hàng năm đầy đủ

 Phòng nhân sự: Đây là bộ phận chuyên phụ trách về đào tạo, tuyển dụng vàquản lý nhân sự

 Các chi nhánh (Hà Nội, Hải Phòng): Đại diện cho công ty duy trì và thựchiện các hoạt động kinh doanh, cung ứng dịch vụ vận tải cho khách hàngtrên phạm vi của chi nhánh, tiếp nhạn thông tin tại các khu vực thị trường

để báo cáo về công ty

 Kho 196 Tôn Thất Thuyết: Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công táclưu kho và tồn hàng hóa và tự tổ chức thực hiện quá trình xuất nhập, bảo

quản, vận chuyển, giao nhận hàng hóa theo đúng qui định của công ty vàkinh doanh dịch vụ cho thuê kho bãi tại hai địa điểm kho 196 Tôn ThấtThuyết và 31 Bến Vân Đồn quận 4 Tp Hồ Chí Minh.

 Kho 18 Tân Thuận Đông: Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công táclưu kho, tồn trữ hàng hóa và tổ chức thực hiện quá trình xuất nhập, bảoquản, vận chuyển, giao nhận hàng hóa theo đúng qui định của công ty vàkinh doanh dịch vụ cho thuê kho bãi tại hai địa điểm kho 18 Tân ThuậnĐông và kho số 1 Lí Hải, quận 7, tp Hồ Chí Minh

 Phòng dịch vụ Logistics: Bao gồm 03 bộ phận (theo sơ đồ tổ chức), phònglogistics là đơn vị kinh doanh chuyên về các dịch vụ nhập khẩu và hậu cầnnhư cung cấp các dịch vụ giao hàng tận nơi, nhận ủy thác xuất nhập khẩuhàng hóa cho khách hàng, làm thủ tục hải quan hàng xuất nhập khẩu, kinhdoanh xe tải, đầu kéo, kho bãi…

 Phòng giao nhận đường hàng không: Thực hiện các thao tác nghiệp vụ giaonhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Phối hợp với các đại lý giao nhận quốc tế khai thác nghiệp vụ giao nhận quốc tế theo sự ủythác đại lí giao nhận quốc tế theo sự ủy thác của khách hàng, đăng kí cáctuyến vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng máy bay đi các nơi trên thếgiới phòng bao gồm các bộ phận trực thuộc sau:

• Bộ phận Sales – Marketing: Đây là bộ phận đảm nhận đầu vào trong hoạt kinh doanh của phòng Bộ phận này sẽ tìm kiếm, khai thác nguồn hàng cho công ty

• Bộ phận Operation (bộ phận hiện trường xuất/ nhập): Thực hiện công việcLàm hàng ngoài sân bay và hoàn tất các thủ tục liên quan đến công tác giaonhận hàng nhập khẩu

• Bộ phận Documentation (bộ phận phát hành chứng tư): Phát hành bộ chứng từ hàng xuất để giao cho khách hàng và hãng hàng không gửi kèmtheo hàng xuất để giao cho khách và hãng hàng không gửi kèm theo hàng (bộ phận dịch vụ khách hàng xuất/nhập): giám sát tuyến đường vận chuyểncủa hàng, trả lời cho khách hàng những thông tin liên quan về lô hàng

 Phòng phát triển kinh kinh doanh: bao gồm 01 bộ phận (theo sơ đồ tổchức) Nghiệp vụ chủ lực của phòng là bán cước và các dịch vụ hậu cần tạisân bay Tân Sơn Nhất

 Phòng đường biển: Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gửi hàng lẻ đườngbiển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới với các thị trường mạnh là Mỹ,Châu Âu, Nhật Bản, Châu Á

 Dịch vụ hàng nguyên container với giá cạnh tranh và hỗ trợ chi phí lưu kho

 Dịch vụ hàng công trình và triển lãm tại Việt Nam và các khu vực như Lào,Campuchia

1.5 Tình hình và kết quả hoạt động của công ty từ năm 2011-1013

Trong 3 năm gần đây, cụ thể là trong giai đoạn 2011-2013, tình hình hoạt độngkinh doanh của công ty có nhiều biến động Nguyên nhân có thể là do sự tác động củatình hình chính trị trên thế giới không ổn định đã làm cho giá xăng, dầu, nhiên liệu thayđổi và chính điều này đã tác động trực tiếp tới doanh thu, lợi nhuận cũng như các hoạtđộng của công ty

1.5.1 Những kết quả đạt được của công ty

Giao nhận vận tải đường hàng không là một trong những hoạt động then chốt chủlực của Vinafreight Có thể nói hoạt động giao nhận đường hàng không chiếm một phầnlớn doanh thu trong tổng doanh thu của công ty Trong những năm gần đây Vinafreight

đã tạo được một thế đứng vững chắc trong dịch vụ thu gom hàng lẻ đóng container chungchủ đi các cảng trên thế giới Theo bảng 1.1 và bảng 1.2 dưới đây để thấy rõ tình hìnhhoạt động của công ty trong giai đoạn nói trên cùng với sự thay đổi trong doanh thu vàlợi nhuận của công ty

Bảng 1.1: Bảng báo cáo tài chính của công ty giai đoạn 2011-2013

ĐVT: 1000 VND

Tổng doanh thu 651,759,672 959.746.185.777 1 1.233.733.035.740Lợi nhuận thuần từ

651 tỉ đồng và đã tăng lên vào năm 2012 là 959 tỉ đồng, tăng 308 tỉ đồng, năm 2013 đãtăng lên 1.233 tỉ, tăng 274 tỉ Nguyên nhân cụ thể đã làm cho doanh thu năm 2012, 2013tăng lên là do nhu cầu của thị trường toàn cầu về đại lý của hãng hàng không tăng lênmạnh Để hiểu rõ hơn về sự thay đổi chi tiết trong giai đoạn trên ta hãy theo dõi bảng 1.3,1.4 và 1.5 để thấy rõ sự chênh lệch trong doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công tytrong 3 năm 2011, 2012 và 2013.

6 7Lợi nhuận thuần từ

của Công ty hoạt động khá hiệu quả và có tăng trưởng tốt đóng góp không nhỏ vào kếtquả kinh doanh của Công ty trong năm qua

1.5.2 Cơ cấu dịch vụ

Chương 2: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần vận tải ngoại thương v2.1 Sơ đồ giao nhận

Nhận và kiểm tra

bộ chứng từ từkhách hàng

Đăng kí tờ khai

Duyệt miễnthuế theo quiđịnh

Tiếp nhận kiểm tra

bộ hồ sơ

Mở tờ khai hảiquan

Cân hàng

Kiểm tra thực tếhàng hóa

Thủ tục giao nhậnhàng tại sân bay

Thủ tục giao nhậnhàng tại sân bay

Soi an ninhTính thuế và ra

thông báo thuế

Lập HAWB và hoàntất hồ sơ

Đóng phí laovụTrả tờ khai

Lập HAWB và hoàntất hồ sơ

Thanh toán các chi

phí

2.2 Các bước thực hiện

Dưới đây là các bước thực hiện qui trình giao nhận hàng xuất khẩu dựa trên cácchứng từ kèm theo cụ thể về lô hàng thực tế tại công ty

2.2.1 Kí kết hợp đồng

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một lĩnh vực hoạt động của Công ty

Cổ phần vận tải ngoại thương Vinafreight, hợp đồng thể hiện mối quan hệ làm ăn vàtrách nhiệm pháp lý giữa Công ty Cổ phần Vận tải Ngoại thương Vinafreight với công tykhách hàng mà Cổ phần Vận tải Ngoại thương Vinafreight làm dịch vụ

Kết thúc báo giá giao nhận, nếu khách hàng đồng ý thì công ty sẽ tiến hành ký kếthợp đồng với khách hàng Hợp đồng dịch vụ được công ty soạn thảo bao gồm các điềukhoản cơ bản thể hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ giữa các bên

Bài báo cáo này sẽ đề cập đến hợp đồng dịch vụ giữa công ty Cổ phần Phụ liệumay Nha Trang và Công ty Vinafreight, vì Công ty Cổ phần phụ liệu may Nha Trang làmột công ty lớn, hàng năm có rất nhiều chuyến hàng cần nhập về/xuất đi, do đó, họ đã kýkết hợp đồng có thời hạn 1 năm với công ty Vinafreight để bên Vinafreight có thể làmdịch vụ cho tất cả các lô hàng nhập/xuất của họ trong vòng 1 năm đó

Trong phạm vi bài báo cáo này, em xin trình bày lại việc tổ chức thực hiện các thủtục và quy trình giao nhận lô hàng trên tại sân bay Tân Sơn Nhất

2.2.2 Đặt chỗ với hãng hàng không

Đặt chỗ cho lô hàng là việc gửi điện cho các điểm phục vụ nhằm thông báo nhữngthông tin cần thiết về tình trạng của lô hàng để có thể phục vụ được tốt hơn vì lượng hànghóa được vận chuyển bằng đường hàng không ngày càng tăng, vì thế việc đặt chỗ trướclại càng trở nên cần thiết Lô hàng nếu không được đặt chỗ cho các chặng tiếp theo thì sẽgặp nhiều trở ngại đặc biệt các điểm chuyển tiếp, có thể sẽ không được chuyển tiếp trênchặng sau Nhân viên công ty sẽ kiểm tra lại các thông tin hàng hóa, giá cước của hãnghàng không để đặt chỗ với với hãng hàng không, việc đặt chỗ có thể thực hiện bằngcách:

 Gửi mail đặt chỗ với hãng hàng không theo mẫu mà hãng hàng không đãcấp

 Tiến hành đặt chỗ trên website của hãng hàng không

Sau khi đặt chỗ với hãng hàng không nhân viên công ty sẽ nhận được xác nhận đặtchỗ của hãng hàng không (booking confirm), sau đó sẽ gửi booking này cho khách hàng

để khách hàng sắp xếp và đưa hàng ra sân bay trong thời gian thích hợp Trên Bookingconfirm thể hiện các thông tin sau: Số vận đơn, hãng hàng không vận chuyển, số kiện, số

cân, số kí, thanh toán, tên hàng, sân bay đi và sân bay đến, số chuyến bay, ngày bay… tênđịa chỉ người đặt chỗ để hãng hàng không tiện liên hệ Đối với lô hàng này thì bookingconfirm thể hiện các chi tiết như sau:

Số vận đơn: 235-4428 4800

Airlies: Turkish Airline

Tên hàng: Móc khóa kéo các loại

Khối lượng hàng hóa: 356

Số kiện: 14

Chuyến bay: TK 0069

Ngày/ giờ bay: 08.05.2014

…

Một số lưu ý khi gửi hàng: nhân viên công ty phải biết sơ lược về hàng hóa

để tránh những rủi ro phát sinh trong quá trình xuất khẩu

Hàng hóa mình xuất khẩu thuộc loại hàng nào? VD: Hàng bình thường: giày dép,quần áo, thiết bị văn phòng phẩm…, hàng dễ hư hỏng: các thực phẩm tươi và đông lạnhnhư hoa, quả, rau,…, hàng nguy hiểm: thuốc nổ công nghiệp, các hợp chất oxit hữu cơ,các hóa chất…

Kích thước của lô hàng: Trọng lượng, thể tích của hàng hóa để chọn các hãnghàng không, loại máy bay phù hợp vì mỗi loại máy bay đều có qui định riêng về thể tíchtối đa và trọng lượng tối đa VD: Các hãng hàng không có máy bay lớn có thể chở nhữngkiện hàng cao 1m6 như: CX (Cathay Pacific), KE (Korean Airlines), TG (Thai Airway)

…

Điều kiện bảo quản, bao bì, ký mã hiệu của hàng hóa để đảm bảo cho hàng hóakhông bị tổn thất trong quá trình vận chuyển… VD: Đối với các thực phẩm tươi hàngđông lạnh phải ghi rõ điểu kiện bảo quản

Các giấy phép, giấy tờ cần thiết để hàng hóa có thể xuất khẩu ra khỏi Việt Nam vàđược phép thông quan tại nước nhập khẩu VD: giấy phép xuất khẩu của Bộ công thương,

Bộ Y tế Đối với tất cả các mặt hàng nhập khẩu vào Mỹ phải có giấy chứng nhận đảmbảo do bên thứ ba cấp, ngoài ra còn cần các yêu cầu khác tùy thuộc vào mặt hàng nhậpkhẩu

2.2.3 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ người gửi hàng

2.2.3.1 Nhận bộ chứng từ

Sau khi đã nhận được booking của công ty Vinafreight, khách hàng- công ty Cổphần Phụ liệu may Nha Trang chuẩn bị hàng hóa và lập bộ chứng từ cần thiết vềhàng hóa để ủy thác cho công ty Vinafreight Công ty sẽ cấp cho khách hàng giấychứng nhận đã nhận hàng của công ty (FCR- fowarder’s certificate of receipt).Đây là sự thừa nhận chính thức của công ty với khách hàng, FCR gồm những nộidung sau:

Tên và địa chỉ của người ủy thác

Tên và địa chỉ của người nhận hàng

Ký mã hiệu và số hiệu của hàng hóa

Số lượng kiện và cách đóng gói

Tên hàng

Trọng lượng cả bì

Thể tích

Nơi và ngày phát hành giấy chứng nhận

Khách hàng sẽ gửi hợp đồng, Packing list (P/L), Invoice (INV) đến công ty đểcông ty biết được cụ thể các thông tin về hàng hóa để chuẩn bị cho việc nhận hàng và làmcác thủ hải quan để xuất khẩu Đối chiếu với các chứng từ kèm theo ta có INV và P/L sẽthể hiện các chi tiết như sau:

Trên INV:

Số hóa đơn: 102.05-14/ISE

Ngày hóa đơn: May 02nd, 2014

Shipper: NHA TRANG GARMENT ACCESSORIES JOINT STOCK CO

Mô tả hàng hóa: Dây khóa kéo các loại

Tổng số lượng: 48.65 (đơn vị: 1000 chiếc)

Đơn giá: mỗi loại 1 đơn giá khác nhau

Tổng cộng (tính theo USD): 2,959.61 USD

Trên P/L sẽ thể hiện thêm:

- N.W: 334.00 KG

- G.W: 356,20 KG

- Số kiện: 14

2.2.3.2 Kiểm tra bộ chứng từ

Dựa vào hợp đồng, P/L, INV khách hàng cung cấp, nhân viên công ty sẽ kiểm trađược các thông tin khách hàng yêu cầu: Cnee, No of pieces, G.W, Dest, (Destination),Shipper, Dimentions (kích thước)…

Kiểm tra hợp đồng ngoại thương

 Số và ngày hợp đồng

 Tên và địa chỉ các bên mua bán

 Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá)

 Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR…)

 Phương thức thanh toán

 Thời điểm và địa điểm giao hàng

Kiểm tra hóa đơn thương mại

 Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn (nếu có)

 Số và ngày của hóa đơn

 Tên và địa chỉ các bên mua bán

 Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng đơn giá, tổng trị giá)

 Điều kiện cơ sở giao hàng (FOB, CIF, CFR…)

 Phương thức thanh toán (nếu có)

Kiểm tra Packing list

 Số và ngày của invoice trên Packing list

 Mô tả hàng hóa (tên hàng, số lượng)

cũng như chi phí… Nếu trong quá trình kiểm tra thấy có sai sót, nhầm lẫn, người giao nhận phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh.

2.2.4 Mở tờ khai hải quan

Nhân viên phụ trách lô hàng dựa vào hợp đồng INV, P/L, để lên tờ khai hải quanhàng xuất

Dựa vào những thông tin trong chứng từ, nhân viên giao nhận tiến hành lên tờkhai hải quan điện tử hàng sản xuất xuất khẩu

Sau đây em xin trình bày cách khai báo hải quan điện tử sử dụng phần mềmECUS4 NET dùng cho loại hình sản xuất xuất khẩu của công ty Phát triển công nghệThái Sơn :

Trước tiên doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký sử dụng chương trình và khai báo đầy đủchính xác thông tin mà phầm mềm yêu cầu

- Sau khi đã đăng ký sử dụng chương trình người xuất khẩu tiến hành đăng nhập vàophần mềm ECUS4NET để tiến hành khai báo hải quan điện tử

- Tại đây người xuất khẩu sẽ điền tên truy nhập và Mã truy nhập có được sau khi đã đăng

ký sử dụng phầm mềm :

Bước 1: Nhập thông tin chung cho tờ khai:

Nhập thông tin cho tờ khai: Vào Menu của chương trình và chọn chức năng “

Tờ khai xuất nhập khẩu/ Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu” và điền vào các ô nhưhình sau: