QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA NEWLOOK

“ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA NEWLOOK ”để thấy rõ sự quan trọng và cần có nhiều giải pháp để giúp cho Việt Nam phát tri

Lời Cảm ơn

Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Newlook em đãnhận thức sâu sắc hơn những kiến thức đã được học tập tại trường Đồng thời cũngthấy được những sự cách xa giữa lý thuyết và thực tiễn Có thể nói lý thuyết mang đếnnhững khái niệm đầy đủ về những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ kinh doanh Xuấtnhập khẩu còn thực tế mang đến những kinh nghiệm cụ thể hơn Và cũng trong thờigian này đã giúp em nhận thức được tầm quan trọng của mỗi cá nhân, mỗi doanhnghiệp trong công cuộc phát triển nền kinh tế Quốc Gia và hội nhập nền kinh tế thếgiới của Việt Nam Thành quả ngày hôm nay không chỉ là sự đóng góp của Nhà Nước

mà còn là sự đóng góp của mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp nói chung và những nhàkinh doanh Xuất Nhập Khẩu nói riêng Nhà nước đề ra những đường lối, chính sách đểthúc đẩy nên kinh tế phát triển, mở rộng giao thương, tạo điều kiện cho các doanhnghiệp ký kết, làm ăn với các thương nhân nước ngoài; các doanh nghiệp thực hiệnviệc kinh doanh của mình dựa trên đường lối, chính sách đó Các cá thể trong công tylại giúp công ty thực hiện những mục tiêu kinh doanh đã đề ra Mỗi cá nhân, mỗidoanh nghiệp thực hiện tốt công việc của mình không chỉ tạo uy tín cho mình mà còntạo uy tín cho Quốc Gia, tạo nên thế đứng vững chắc cho nước ta trên thương trườngthế giới, thúc đẩy nền kinh tế phát triển Để có những kiến thức và kết quả thực tế ngàyhôm nay, trước hết em xin chân thanh cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường CAO ĐẲNGKINH TẾ ĐỐI NGOẠI và quý thầy cô Khoa Thương Mại Quốc Tế đã giảng dạy,truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho chúng em trong suốt thời gianqua

Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Thanh Hùng đã hết sức nhiệttình chỉ dẫn, đóng góp ý liến giúp em khắc phục những sai sót và hướng dẫn em từngchi tiết một để hoàn thành bài báo cáo này một cách tốt nhất

Lời Mở đầu

Thập niên cuối cùng của thiên niên kỷ thứ 20 là nhân chứng của sự phát triểnnhanh chóng trong nhiều lĩnh vực nhưng sôi động nhất có thể nói là trong lĩnh vực hoạtđộng kinh tế thương mại Xu thế hóa thương mại đã liên kết các quốc gia có chế độchính trị khác thành một thị trường thống nhất có sự phát triển của nền kinh tế thế giới

đã đạt đến mức biên giới của các quốc gia chỉ còn ý nghĩa về mặt hành chính

Đây cũng là một thuận lợi cơ bản để phát triển ngành hàng không dân dụng của cácquốc gia bởi tính quốc tế là đặc thù của sự phát triển của các quốc gia đang phát triển.Hòa vào xu thế đang phát triển đó Việt Nam đã đạt nhiều thành tựu và nổ lực to lớnmọi mặt mà trọng tâm đổi mới chiến lược kinh tế với nột dung cơ bản xuyên suốt làchuyển đổi từ bao cấp thị trường với chính sách đa phương hóa, đa dạng hóa các quan

hệ đối ngoại Những cải cách mạnh mẽ trong hệ thống chính sách đã phát huy tiềmnăng phát triển của đất nước góp phần cho sự ổn định của đất nước trên mọi mặt đờisống kinh tế xã hội Một trong những chính sách giúp cho sự phát triển của đất nước là

do sự lãnh đạo của Đảng và Chính Phủ đặc biệt là chính sách đầu tư phát triển củangành mũi nhọn, ngành hàng không là một trong những ngành đang được Nhà nướcchú ý đẩy mạnh nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế thương mại Việt Nam Có thể nóivận tải hàng không là chất xúc tác giúp cho Việt Nam có nhiều cơ hội giao lưu buônbán và giao dịch cả về kinh tế lẫn chính trị và có ý nghĩa góp phần mở rộng sự pháttriển của ngành hàng không Việt Nam

Vì thế mà hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu bằng đường hàng không còn khá nontrẻ song nó vẫn chứng tỏ được sự phát triển của các quốc gia Bên cạnh đó hiện nay thịtrường giao nhận tại Việt Nam rất sôi động, có rất nhiều công ty tham gia vào hoạtđộng này tạo nên sự cạnh tranh giữu các doanh nghiệp nội địa, để có thể hoàn thành tốthoạt động giao nhận này thì các công ty phải có nhiều dịch vụ tốt cho khách hàng,nhằm tạo uy tín và nâng cao sự lựa chọn của khách hàng Để hoàn thiện công việc giaonhận bằng đường hàng không là yếu tố quan trọng, nó không thể tách rời với sự pháttriển của Việt Nam với các nước khác trên thế giới Là sinh viên của trường Cao ĐẳngKinh Tế Đối Ngoại với chuyên ngành chính là Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu em đãđược trang bị những kiến thức cơ bản về lĩnh vực này Thông qua qúa trình thực tập emlại được tiếp cận một cách cụ thể hơn, đó cũng chính là lý do em quyết định chọn đềtài:

“ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA NEWLOOK ”

để thấy rõ sự quan trọng và cần có nhiều giải pháp để giúp cho Việt Nam phát triển tốthơn đối với nền kinh tế Quốc Dân

Hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu là một chuỗi các quy trình nối tiếp nhau vàmỗi phương thức vận tải khác nhau tại một quy trình xuất nhập khẩu khác nhau

Đề tài của em gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG

HÓA NEWLOOK

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG

ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA NEWLOOK

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ

Do khoảng thời gian thực tập và kiến thức có hạn trong khi thực tế lại quáphong phú, đa dạng và bản thân em cũng chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên bàibáo cáo còn nhiều thiếu sót Và với kết cấu như trên em hy vọng bài báo cáo này có thểđưa ra những giải pháp hợp lý để góp phần thay đổi và phát triển tại công ty

Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Thanh Hùng, các anh chịtrong công ty TNHH Dịch Vụ Hàng hóa Newlook đã giúp em hoàn thành tốt bài báocáo này và em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các anh chị trongcông ty để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA

NEWLOOK 1

1.1 Quá trình hình thành và phát triển 1

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty: 1

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: 1

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2

1.2.1 Chức năng của công ty: 2

1.2.2 Nhiệm vụ của công ty 3

1.3 Cơ cấu, tổ chức 3

1.3.1 Sơ đồ tổ chức 3

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 4

1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh 6

1.4.1 Cơ cấu dịch vụ ( Doanh thu theo từng loại hình dịch vụ) 6

1.4.2 Cơ cấu thị trường 8

1.4.3 Kết quả kinh doanh: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận 10

-CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA NEWLOOK 14

-2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Newlook ở kho hàng TCS, Sân bay Tân Sơn Nhất 14

2.2.2 Nhận và kiểm tra hồ sơ từ khách hàng 17

2.2.3 Chuẩn bị chứng từ 17

2.2.3.1 Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu 18

2.2.3.2 Phiếu Hướng dẫn gửi hàng theo mẫu của kho hàng TCS 18

2.2.3.3 Chuẩn bị Booking confirmation 18

2.2.3.4 Chuẩn bị tờ khai hàng nguy hiểm 18

2.2.4 Tiến hành đặt chỗ với hãng hàng không (China AirlineCI) 19

-2.2.5 Master Co-loader (Hoàng Hà International Logistics) sẽ gửi lại Booking Confirmation 20

-2.2.6 Tập hợp đầy đủ thông tin và khai vào tờ khai phi mậu dịch đồng thời tiến hành lên tờ khai hàng nguy hiểm 21

2.2.6.1 Lập tờ khai Hải quan: 21

2.2.6.2 Lập tờ khai hàng nguy hiểm: 24

-2.2.7 Đến văn phòng của China Airlines Cargo (CI) để nhận nhãn hàng nguy hiểm (label of Dangerous goods) và yêu cầu phát hành Dangerous Goods Check List for a NonRadioactive Shipment 25

2.2.8 Nhận hàng từ khách hàng và mang ra kho hàng TCS ở sân bay 25

2.2.9 Tiến hành cân hàng để có khối lượng cả bì (Gross weight) 26

-2.2.10 Mang hàng đến văn phòng kiểm tra hàng nguy hiểm để được kiểm tra và ký xác nhận 26

-2.2.11 Tiến hành các thủ tục nhận hàng với người đại diện của hãng China Airlines Cargo (CI) 27

2.2.13 Soi an ninh 28

2.2.15 Thủ tục lưu hồ sơ Hải quan 29

2.2.16 Tiến hành thanh lý 29

-2.2.17 Giao tờ cân liên xanh, tờ khai hàng nguy hiểm, check list cho nguời tiếp nhận của China Airlines Cargo 30

-2.2.18 Lập HAWB dựa trên Gross weight và Charge weight và các chứng từ khác 30

-2.2.19 Lập MAWB ở văn phòng của hãng hàng không và kèm các chứng từ khác cùng với hàng 31

-2.2.20 Tiến hành gửi pre-alert cho đại lý bên nước ngoài và liên tục cập nhật thông tin lô hàng 31

2.2.21 Nhận Debit note từ đại lý 32

2.2.22 Lập Debit note cho khách hàng 32

2.2.23 Xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng 33

2.2.24 Giải quyết khiếu nại (nếu có) 34

2.3 Đánh giá ưunhược điểm của quy trình 34

2.3.1 Nhược điểm của quy trình 34

2.3.2 Ưu điểm của quy trình 34

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 39

3.1 Nhận xét tình hình của công ty theo SWOT 39

3.1.1 Điểm mạnh (Strong) 39

3.1.2 Điểm yếu ( Weak) 40

-3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh dịch vụ giao nhận

của công ty TNHH dịch vụ hàng hóa Newlook 41

3.2.1 Giải pháp thu hút khách hàng: 41

3.2.2 Giải pháp đối với doanh nghiệp: 41

3.2.3.1 Tăng cường chiến lược marketing xây dụng hình ảnh công ty: 41

3.2.3.2 Phát triển nguồn nhân lực liên quan đến hoạt động giao nhận: 42

3.3 Kiến thức nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của dịch vụ giao nhận 42 3.3.1 Đối với nhà nước 42

3.3.2 Đối với công ty 43

KẾT LUẬN 45

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

-PHỤ LỤC i

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA NEWLOOK

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty:

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH DỊCH

- Mã số thuế: 0310642617

- Tên quốc tế: NEW LOOK FREIGHT SERVICES CO., LTD

- Trụ sở chính: Số 20 Sông Thao, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh

- Tel: (08) 3547.4489

- Fax: (08) 3547.4493

- Email: info@newlookfreight.com

- Vốn điều lệ: 1,000 triệu VND

- Quy mô: 30 nhân viên

- Lĩnh vực hoạt động: Cung cấp các dịch vụ liên quan đến Vận tải giao nhận.Công ty TNHH Dịch vụ hàng hóa Newlook là một trong những công ty hàngđầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không

Các dịch vụ có tại công ty TNHH Dịch vụ hàng hóa Newlook:

- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển và đường hàng không

- Dịch vụ môi giới hải quan và các dịch vụ về logistics

- Dịch vụ gom hàng và phân tách hàng đường biển và đường hàng không

- Dịch vụ lưu kho và phân phối hàng

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:

Công ty TNHH Dịch vụ hàng hóa Newlook được thành lập vào ngày 22 tháng

02 năm 2011 Giấy phép kinh doanh số: 0310642617 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thànhphố Hồ Chí Minh cấp.Công ty ra đời trong sự cạnh tranh mạnh mẽ của thị trường xuấtnhập khẩu Tuy vậy với sự quyết tâm cao cộng thêm nghiệp vụ chuyên môn vữngvàng, công ty đã tìm được chỗ đứng trên thị trường với uy tín và chất lượng dịch vụ tốt

Trong năm 2011, Công ty được thành lập với việc cung cấp nghiệp vụ giao nhậnhàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không bằng việc tận dụng lợi thế có vị tríđịa lí rất gần các kho hàng của sân bay Tân Sơn Nhất Thời gian đầu hoạt động, Công

ty gặp rất nhiều khó khăn như: thiếu vốn, ít thị trường, ít khách hàng và đa phần lànhững lô hàng không thường xuyên – mỗi tuần mới có một lô hàng, cơ sở vật chất vàphương tiện hoạt động kinh doanh khá thiếu thốn, lực lượng lao động chỉ có 3 người,không được trả lương trong tháng đầu kể từ khi thành lập Nhưng trong tháng thứ 4,cùng với sự may mắn và cố gắng không ngừng công ty đã tìm được cho mình kháchhàng với những lô hàng rất thường xuyên và công việc kinh doanh ngày một phát triển

Năm 2012, Công ty đã đưa thêm nghiệp vụ giao nhận hàng hóa FCL – hàngnguyên container và hàng LCL – hàng lẻ bằng đường biển vào dịch vụ của mình

Tháng 3 năm 2013, Công ty đã phát triển thêm các nghiệp vụ môi giới hải quan

và các dịch vụ về logistics, cung cấp dịch vụ lưu kho và phân phối hàng Hiện nay,Công ty đang xem xét và lựa chọn vị trí để mở thêm một văn phòng đại diện chi nhánhtại thủ đô Hà Nội nhằm mở rộng thị trường và nâng cao chất lượng dịch vụ để phục vụkhách hàng tốt hơn

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

1.2.1 Chức năng của công ty:

 Phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở,giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hànghội chợ triển lãm, hàng tư nhân, tài liệu chứng từ liên quan, chứng từ phátchuyển nhanh

 Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê kho bãi, mua bán cước cácphương tiện vận tải (ô tô, tàu biển, máy bay, xà lan, container…) thực hiệncác dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa nói trên như : việc gom hàng, chiahàng lẻ, làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểmhàng hóa và giao hàng đó cho người chuyên chở để chuyên chở đến nơi quyđịnh

 Thực hiện các dịch vụ tư vấn về giao nhận, vận tải kho hàng và các vấn đềkhác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

 Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hànghóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện vậnchuyển khác nhau

 Làm đại lý cho các hãng tàu , hãng hàng không trong và ngoài nước, liêndoanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước trong lĩnh vực vậnchuyển, giao nhận, kho bãi, thuê tàu…

1.2.2 Nhiệm vụ của công ty

 Mở rộng, phát triển các chiến lược kinh doanh phù hợp hơn với thị tườngnhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng

 Hoàn thiện dịch vụ của công ty, hiện đại hóa công nghệ và phương thứcquản lý, áp dụng khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra sự hiệu quả cao nhất trongphương thức hoạt động và dịch vụ khách hàng

 Đảm bảo thực hiện tốt các quy định của chính phủ về an ninh, quốc phòng,tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan có thẩm quyền

 Cung cấp chính xác các số liệu thống kê, tài chính theo quy định của Nhànước

 Định hướng các chiến lược kinh doanh nhằm phát triển nâng cao tầm vóccủa công ty Không ngừng cải tiến đề ra các chiến lược kinh doanh mớinhằm tận dụng tối đa nguồn lực của công ty

 Đảm bảo nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định vàđúng thời hạn

 Không ngừng học hỏi, liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nước để

mở rộng thị phần

1.3 Cơ cấu, tổ chức

1.3.1 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ phận xuất nhập khẩu

Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán.

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

- Giám đốc công ty:

 Là người có trách nhiệm điều hành, quyết định mọi hoạt động của công

ty theo đúng quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật

 Trực tiếp chỉ đạo, phê duyệt, ký kết các hợp đồng dịch vụ

 Có quyền hạn quyết định, bổ sung, bãi nhiệm các chức vụ, nhân viên trựcthuộc công ty

 Thực hiện công tác tìm kiếm khách hàng thông qua việc tìm hiểu nhu cầucủa thị trường mục tiêu trong và ngoài nước

 Lập kế hoạch kinh doanh, tìm ra các hướng đi phù hợp với khả năng hoạtđộng của công ty trong từng thời kỳ

 Là bộ phận quan trọng, liên hệ trực tiếp với khách hàng, nắm vững và tìm

ra những khách hàng quan trọng và muốn hợp tác lâu dài với công ty

 Xây dựng các đề án kinh doanh hợp lý và tham mưu cho giám đốc vềphương thức kinh doanh

 Liên hệ với đại lý ở nước ngoài và hướng dẫn họ tất cả các công việc đểđưa hàng hóa từ người gửi bên nước ngoài về người nhận ở Việt Namnhư: Nhận thông tin lô hàng từ sales man hoặc từ khách hàng và tiếnhàng soạn SI (shipping instruction) trong đó chứa tất cả thông tin về địachỉ liên hệ của shipper, hướng dẫn chọn hãng hàng không hoặc hãng tàu,thời gian đến và nhận hàng từ shipper, và các thông tin để phát hànhMBL, HBL đối với hàng đi đường biển cũng như là MAWB và HAWBđối với hàng đi bằng đường hàng không

 Theo dõi lô hàng bằng nghiệp vụ track and trace, xử lý các tình huốngnếu có

 Làm chứng từ thanh toán và chuyển giao chứng từ sau khi hoàn thành thủtục hải quan

 Lập vận đơn và thực thi các nghiệp vụ có liên quan

 Lập báo cáo về những lô hàng đã đảm nhận và thông báo những yêu cầucủa khách hàng đến giám đốc

- Bộ phận giao nhận:

 Nhiệm vụ cơ bản của bộ phận giao nhận là thực hiện nghiệp vụ giao nhậnhàng hóa xuất nhập khẩu

 Thực hiện khai hải quan và làm thủ tục hải quan thông quan hàng xuấtnhập khẩu

1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh

1.4.1 Cơ cấu dịch vụ ( Doanh thu theo từng loại hình dịch vụ)

Bảng 1: Tình hình kết quả doanh thu của 3 loại hình dịch vụ chính trong 3 năm

2011-2013 (Đơn vị: USD)

Nguồn : Phòng Tài chính – Kế toán.

 Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty bao gồm:

- Dịch vụ gom hàng và phân tách hàng đường biển và đường hàng không

- Môi giới hải quan và các dịch vụ về logistics

Năm2011

Tỷ trọng sovới tổngdoanh thu

Năm2012

Tỷ trọng sovới tổngdoanh thu

Năm2013

Tỷ trọng

so vớitổngdoanh thuDịch vụ gom hàng

Gom & Phân tách hàng

Môi giới HQ & dịch

vụ logistics Giao nhận

Biểu đồ 1.1.Cơ cấu dịch vụ của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa

Newlook trong giai đoạn (2011-2013)

Nhìn vào sơ đồ và bảng số liệu trên chúng ta thấy 3 dịch vụ chính của công ty làgom hàng và phân tách hàng, Môi giới hải quan và dịch vụ logistics, Giao nhậntrong giai đoạn 3 năm từ 2011-2013 có nhiều biến động tăng giảm khác nhau, cụthể:

Tỷ trọng doanh thu dịch vụ môi giới hải quan và dịch vụ logistics có xu hướnggiảm đều qua các năm Năm 2012 doanh thu là 20,212 USD mặc dù so với năm

2011 là 15,254 USD tăng 4,958 USD nhưng so với tỷ trọng các dịch vụ khác thìnăm 2012 giảm 1.6% so với 2011 Năm 2013 doanh thu là 15,635 USD giảm4,557 USD so với 2012 là 20,212 USD, xét trong tỷ trọng so với các dịch vụ khácthì năm 2013 giảm 2.7% so với năm 2012 So với năm 2011 (15,254 USD) doanhthu 2013 tăng không đáng kể bằng 3,384 USD, và so với tỷ trọng các dịch vụkhác thì năm 2013 giảm 4.3% so với năm 2011

Tỷ trọng doanh thu dịch vụ gom hàng và phân tách hàng đường biển và đườnghàng không có xu hướng tăng giảm thất thường, nhưng nhìn tổng quát thì có xuhướng giảm Năm 2012 doanh thu là 60,334 USD mặc dù so với năm 2011 là41,949 USD tăng 18,385 USD nhưng so với tỷ trọng các dịch vụ khác thì năm

2012 giảm 2.9% so với 2011 Năm 2013 doanh thu là 84,512 USD tăng 24,178USD so với 2012 là 60,334 USD, xét trong tỷ trọng so với các dịch vụ khác thìnăm 2013 tăng nhẹ 0.9% so với 2012 So với năm 2011 (41,949 USD) doanh thu

2013 (84,512 USD) tăng 42,563 USD, và so với tỷ trọng các dịch vụ khác thì năm

2013 giảm 2% so với năm 2011

Tỷ trọng doanh thu dịch vụ Giao nhận có xu hướng tăng nhanh Năm 2012 doanhthu là 234,610 USD so với năm 2011 là 133,473 USD tăng 101,137 USD và tăngkhi so sánh với tỷ trọng so các dịch vụ khác năm 2012 tăng 4.5% so với 2011.Năm 2013 doanh thu là 322,413 USD tăng 87,803USD so với 2012 là 234,610USD, xét trong tỷ trọng so với các dịch vụ khác thì năm 2013 tăng 1.8% so với

2012 So với năm 2011 (133,473 USD) doanh thu 2013 (322,413 USD) tăng188,940 USD, và so với tỷ trọng các dịch vụ khác thì năm 2013 tăng 6.3% so vớinăm 2011

Từ sơ đồ trên và phân tích số liệu cho thấy, dịch vụ giao nhận vận tải vẫn là dịch

vụ phát triển chính của công ty, chiếm tỷ trọng rất lớn trong 3 loại dịch vụ tạodoanh thu chính cho công ty và có xu hướng tăng qua các năm Trên thực tế cũngcho thấy điều này khi lợi nhuận từ dịch vụ này mang lại cho công ty riêng năm

2012 là hơn 5 tỷ đồng Với những đối tác có mối làm ăn lâu dài như: công tyAIRIMEX, Công ty Hải Âu Aviation,… tin rằng dịch vụ này sẽ còn là mục tiêuphát triển lâu dài và mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty hơn nữa

1.4.2 Cơ cấu thị trường

Bảng 2: Báo cáo doanh thu của công ty trên trên 3 thị trường giai đoạn 2011-2013 (đơn vị tính: USD)

Gía trị

(USD)

Tỷtrọng

Gía trị

(USD)

Tỷtrọng

Biểu đồ 1.2 Thể hiện cơ cấu thị trường của công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa

Newlook qua giai đoạn (2011-2013)

Nhìn vào bảng trên ta thấy, thị trường chủ lực của công ty là thị trường Châu Âu chiếm

tỷ trọng 50% trong tổng doanh thu của công ty năm 2011 và 57.6% doanh thu của công

ty trong năm 2012 và 59.4% doanh thu của công ty trong năm 2013

Doanh thu năm 2013 tại thị trường Châu Âu đạt được 251,001 USD tăng hơn năm

2011 (95,338 USD) là 155, 663 USD tương ứng tỷ lệ tăng là 163.3%, so với năm 2012(181,530 USD) tăng 69,471 USD tương ứng tỷ lệ tăng là 38,3%

Doanh thu năm 2013 tại thị trường Châu Á đạt được 24,086 USD giảm hơn so năm2011(31,785 USD) là 7,699 USD tương ứng tỷ lệ giảm là 24,2%, so với năm 2012(23,321 USD) tăng 764 USD, tương ứng với tỷ lệ tăng 3,3%

Doanh thu năm 2013 tại thị trường Châu Mỹ đạt được 147,473 USD tăng so với doanhthu 2011 (63,553 USD) là 83,920 USD, tương ứng với tỷ lệ tăng là 132%, so với năm

2012 (110,305 USD) tăng 37,168 USD, tương ứng với tỷ lệ tăng là 33,7%

Chiến lược phát triển của công ty là đẩy mạnh phát triển sang thị trường Châu Âu vìđây là thị trường mà công ty đánh giá là thị trường tiềm năng của công ty, giữ vững sựhợp tác với những khách hàng tại thị trường Châu Á và mở rộng ra các thị trường khác

1.4.3 Kết quả kinh doanh: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận

Bảng 3: Báo cáo doanh thu, lợi nhuận của công ty trên 3 loại hình dịch vụ giai

đoạn 2011-2013 (đơn vị tính: USD)

Doanh thu tính trên 3 loại dịch vụ chính

Năm 2013

Biểu đồ 1.3 Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty TNHH Dịch Vụ

Hàng Hóa Newlook trong giai đoạn (2011-2013)

Nhìn vào bảng trên ta thấy, doanh thu của công ty năm 2011 đạt 190,676 USD, doanhthu năm 2012 đạt 315,156 USD và doanh thu 2013 là 422,560 USD Doanh thu năm

2012 tăng so với năm 2011 65,3%, tương đương tăng 124,480 USD, doanh thu 2013tăng so với doanh thu 2012 là 34,1% tương đương tăng 107404 USD, doanh thu 2013cũng tăng so với doanh thu 2011 là 121,6% tương ứng tăng 231,884 USD

Chi phí của công ty năm 2011 là 63,558 USD, chi phí năm 2012 là 105,052 USD vàchi phí 2013 là 140,853 USD Chi phí năm 2012 tăng 65,3% so với năm 2011, tươngđương tăng 41,494 USD, chi phí 2013 tăng 34,1% tương ứng với mức tăng 35,801USD, chi phí 2013 cũng tăng so với chi phí 2011 là 121,6% tương ứng với mức tăng77,295 USD

Lợi nhuận trước thuế của công ty năm 2011 đạt 127,118 USD, năm 2012 đạt 210,104USD, năm 2013 đạt 281,707 USD Lợi nhuận trước thuế năm 2012 tăng 65,3% so vớinăm 2011, tương đương tăng 82,986 USD, lợi nhuận năm 2013 tăng 34,1% so với năm

2012 tương ứng với mức tăng là 71,603 USD, lợi nhuận năm 2013 cũng tăng 121,6%

so với năm 2011 tương ứng với mức tăng là 154,589 USD

Dựa vào số liệu trên chúng ta thấy qua 3 năm (2011-2013) tình hình doanh thu, chi phí,lợi nhuận của 3 loại hình dịch vụ chính của công ty tăng liên tục và đều, điều đó chothấy sự hiệu quả trong việc cung cấp các dịch vụ của công ty và tình hình phát triểnkinh doanh đang rất thuận lợi

CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU

BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG

HÓA NEWLOOK

2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty TNHH dịch vụ hàng

hóa Newlook ở kho hàng TCS, Sân bay Tân Sơn Nhất

Bước 12: Lập AWB

Bước 1: Ký hợp đồng dịch vụ

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ lô hàng

Bước 3: Chuẩn bị các chứng từ cần thiết

Bước 6: Nhận nhãn DG & check list

Bước 7: Nhận hàng và mang ra kho

Bước 8: Cân Gross weight

Bước 7: Kiểm tra hàng DG với người phụ

trách

Bước 7: Kiểm tra hàng DG với người phụ

trách

Bước 8: Thủ tục nhận hàng với nguời đại

diện của hãng hàng không

Bước 8: Thủ tục nhận hàng với nguời đại

diện của hãng hàng không

Bước 9: Đóng phí lao vụ Bước 10: Thủ tục Hải Quan

Bước 11: Giao chứng từ cho người tiếp nhận của hãng hàng không

Bước 11: Giao chứng từ cho người tiếp

nhận của hãng hàng không

Bước 13: Gửi Pre-alert cho Oversea Agent

Bước 14: Nhận debit note từ Agent và lập

Debit note cho khách hàng

Bước 14: Nhận debit note từ Agent và lập

Debit note cho khách hàng

Bước 15: Xuất hoá đơn VAT

Bước 4: Gửi Booking Request và nhận

Công ty TNHH Dịch vụ hàng hóa Newlook là công ty dịch vụ giao nhận hànghóa xuất nhập khẩu Công ty được các doanh nghiệp ủy quyền ký kết hợp đồng để giaonhận hàng hóa Do đó khi khách hàng yêu cầu công ty nhận hàng hóa để xuất khẩu ranước ngoài hay nhập khẩu cho doanh nghiệp thì trước hết hai bên phải có thỏa thuận làhợp đồng kí kết giao nhận xuất nhập khẩu giữa hai bên về việc công ty TNHH Dịch vụhàng hóa Newlook sẽ thực hiện xuất khẩu/nhập khẩu cho doanh nghiệp

Dưới đây là quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng khôngđối với mặt hàng:

Máy bơm thủy lực – Pump Assy (Aircraft part) giữa General Aviation Import Export Company (AIRIMEX) và Nical Aviation

 Người xuất khẩu: General Aviation Import Export Joint Stock Company (AIRIMEX)

Địa chỉ: No.414 Nguen Van Cu Street, Long Bien District, Ha Noi, Viet Nam

 Người nhập khẩu: Nical Aviation

Địa chỉ: 680 South Lemon Ave., City of Industry, CA 91789, USA

ĐT: +1.909.348.1877 FAX: +1.909.598.8091

 Người ủy thác: General Aviation Import Export Joint Stock Company (AIRIMEX)

 Người được ủy quyền: Newlook Freight Service Co,.LTD

 Tên hàng: Pump Assy (Aircraft part)

 Số vận đơn: 297 2539 9220

 Chuyến bay: CI 5886/06May-CI 5156/07May

 Số HAWB: NLF-SGN014/01 kiện / Gross Weight 20kg, Chargeable Weight22kg

 Ngày đi: 06May 19:55

 Điều kiện giao hàng: Door to Door

 Xuất xứ hàng: Shipping note No.LJA43765, USA

Công ty General Aviation Import Export Joint Stock Company (AIRIMEX) cótên tiếng Việt là Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Hàng Không thực chất là công tycon của Tổng Công ty Hàng Không Quốc Gia Việt Nam-Vietnam Airline có nhiệm vụ

tiến hàng xuất nhập khẩu các vật tư, phụ tùng, khí tài máy bay và các trang thiết bịphục vụ cho ngành hàng không dân dụng Việt Nam.

2.2 Các bước cụ thể

2.2.1 Ký hợp đồng dịch vụ

Công việc quan trọng đầu tiên quyết định sự thành công của toàn bộ khâu nghiệp vụgiao nhận mà một doanh nghiệp không thể bỏ qua đó là tìm kiếm, thảo luận và tiếnhành ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng

Mức giá cho mỗi lô hàng mà công ty đưa ra tùy thuộc vào loại hàng, dịch vụ kháchhàng yêu cầu và khoảng cách quảng đường vận chuyển từ cảng đến kho của kháchhàng, nếu kho của khách hàng ở xa thì mức giá sẽ cao hơn để bù đắp chi phí Hợp đồngdịch vụ được ký với khách hàng quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên kể cảnhững quy định mà nhân viên giao nhận cần nắm rõ và thực hiện:

 Nhận chứng từ làm hàng từ khách, thực hiện khai báo Hải Quan, thay mặt công

ty thực hiện giám định hàng hóa (nếu có)

 Cung cấp phương tiện đưa rước, các chi phí liên quan phục vụ Hải Quan kiểmhóa tại cảng, tại bãi kiểm hóa tập trung hoặc tại nhà máy, kho hàng

 Thay mặt khách hàng can thiệp, giải quyết các vấn đề phát sinh khi làm thủ tục

 Thanh toán các chi phí nâng hạ, làm hàng tại kho hàng

 Thực hiện các thủ tục để được hưởng các ưu đãi từ chính sách thuế (nếu có).Hợp đồng gồm các điều khoản chính sau đây:

Điều 1: Thỏa thuận chung

Điều 2: Giá dịch vụ

Điều 3: Đối tượng hàng hóa

Điều 4: Trách nhiệm mỗi bên

Điều 5: Phương thức thanh toán

Điều 6: Chứng từ thanh toán

Điều 7: Cam kết

Điều 8: Hiệu lực của Hợp đồng

2.2.2 Nhận và kiểm tra hồ sơ từ khách hàng

Sau khi đã ký kết hợp đồng với nhà xuất khẩu (công ty AIRIMEX), lúc nàycông ty TNHH Dịch vụ hàng hóa Newlook sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ đầy đủ về lô hàng từkhách hàng của mình (qua hình thức thư, email, fax, chuyển phát nhanh,…) nhằm mụcđích phục vụ cho việc chuẩn bị các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng để thựchiện đăng ký tờ khai hải quan điện tử xuất khẩu lô hàng và tiến hàng booking với hãnghàng không hoặc Master Co-loader

Bộ hồ sơ đầy đủ mà doanh nghiệp chuyển qua cho công ty bao gồm:

- Đơn xin xuất khẩu phi mậu dịch

- Giấy ủy quyền

- Hóa đơn và phiếu đóng gói (Invoice & Packing list)

Ngoài ra Doanh nghiệp xuất khẩu còn cung cấp Trọng lượng cả bì (Gross Weight),Kích thước lô hàng (Dimension), loại hàng (Hàng thường-General cargo, Hàng nguyhiểm-Dangerous goods)

Tùy từng loại hàng hóa mà nhân viên chứng từ yêu cầu phía công ty khách hàng cungcấp thêm một số chứng từ khác như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chúng nhận phuntrùng,

Để công việc giao nhận được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận bộchứng từ, nhân viên bộ phận chứng từ cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác, đồng nhất

và hợp lệ của mỗi chứng từ, nhằm giải quyết nhanh chóng các thủ tục đặt chỗ với hãnghàng không (hoặc Master Co-loader), thông quan cho lô hàng

2.2.3 Chuẩn bị chứng từ

Trên cơ sở những chứng từ mà nhà xuất khẩu cung cấp, bộ phận chứng từ củacông ty TNHH Dịch Vụ hàng hóa Newlook sẽ tiến hành chuẩn bị bộ chứng từ hoànchỉnh cho nhà xuất khẩu để xuất khẩu hàng hóa bao gồm:

2.2.3.1 Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu

Là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo, xuất trình cho cơ quanhải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia

Bởi vì hàng hóa trong trường hợp này xuất sang Los Angeles để thay thế phụtùng máy bay bị hỏng và không có giá trị mua bán nên người giao nhận chuần bị tờkhai xuất khẩu Phi mậu dịch theo mẫu của Hải quan

2.2.3.2 Phiếu Hướng dẫn gửi hàng theo mẫu của kho hàng TCS

Phiếu hướng dẫn gửi hàng (Shipper’s Instruction for Despatch) là một loạichứng từ rất quan trọng, do kho TCS phát hành, mỗi kho hàng có mẫu khác nhau

Chức năng: ghi lại những thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế,…) của người gửi,người nhận, thông tin về số hiệu chuyến bay, lộ trình, chủng loại hàng và đặc biệt làkho hàng sẽ cân trọng lượng cả bì thực tế và người tiếp nhận của hãng hàng không sẽ

đo và ghi kích thước kiện hàng vào trong phiếu này và đó cũng là cơ sở để tính ra trọnglượng tính phí (Chargeable weight) cho hãng hàng không, và trọng lượng cả bì (Grossweight) để làm thủ tục Hải quan, ngoài ra trên phiếu hướng dẫn gửi hàng còn có chữ kýcủa nhân viên giao nhận và người tiếp nhận của hãng hàng không

2.2.3.3 Chuẩn bị Booking confirmation.

Thông thường thì việc này sẽ được thực hiện thông qua email, sau khi đã nhậnđược email phản hồi từ hãng hàng không (hoặc Master Co-loader) rằng đã có Bookingconfirmation, thì người phụ trách chứng từ sẽ in Booking confirmation ra giấy và cùngvới các chứng từ khác (Phiếu hướng dẫn gửi hàng, bộ tờ khai hải quan,…) để làm thủtục xuất khẩu hàng

2.2.3.4 Chuẩn bị tờ khai hàng nguy hiểm

Tờ khai hàng nguy hiểm (Shipper’s Declaration for Dangerous goods) là loạichứng từ bắt buộc phải có khi xuất khẩu 1 lô hàng nguy hiểm ( DG), tờ khai là bảnthông báo với hãng hàng không rằng đây là hàng nguy hiểm để hãng hàng không vậnchuyển và đảm bảo an toàn cho hành khách, hàng hóa khác cũng như cho máy bay,ngoài ra Tờ khai hàng nguy hiểm là cơ sở để hãng hàng không xuất phiếu Dangerousgoods check list và cung cấp nhãn hàng nguy hiểm cho người gửi hàng

Check list là bảng kiểm tra sự đúng đắn và phù hợp giữa thực tế hàng vàMSDS (Material Safety Data Sheet), Dangerous goods, nếu nội dung nào trên checklist được ghi chú vào mục “No” thì chủ hàng hay người giao nhận phải thực hiện lạiquy trình ngay từ đầu.

2.2.4 Tiến hành đặt chỗ với hãng hàng không (China Airline-CI)

Dựa trên thông tin của lô hàng, nhân viên chứng từ phụ trách hàng xuất(Outbound customer service) sẽ điền thông tin vào mẫu Booking Request và gửi quamail cho Master Co-loader ( Hoàng Hà International Logistics) và thông tin quan trọng

là hàng nguy hiểm, vì hiện tại công ty chưa ký hợp đồng đại lý với China AirlinesCargo nên phải thông qua một Master Co-loader trung gian là Hoàng Hà InternationalLogistics Trên Booking request có các thông tin sau:

1/ Master Airway bill:297 ???? ????

đó mua lại cước máy bay từ công ty vận tải đã ký hợp đồng đại lý với hãng hàngkhông do không đủ nguồn vốn để ký quỹ, đặt cọc với hãng hàng không khi ký hợpđồng đại lý và không có hệ thống đại lý bên nước ngoài, nên sau khi nhận hàng từkhách hàng trực tiếp, họ lại sử dụng lại dịch vụ của công ty gom hàng (Consolidator)hoặc công ty vận tải đã có hợp đồng đại lý với hãng hàng không

 Master Co-loader là: Đại lý vận tải hàng hóa quốc tế cấp I, nhà vận chuyển nhưngkhông có phương tiện vận tải (Tàu biển, máy bay), nhận hàng nhỏ lẻ từ các Co-loader và đóng hàng thành container FCL (trong đường biển) và bán lại cước hãnghàng không cho các Co-loader (trong đường hàng không), trong trường hợp các Co-loader chưa kí với hãng hàng không hợp đồng đại lý, do đó Master Co-loader đóng