- Bước 2: Sau khi đã hoàn thành xong công việc lên tờ khai Hải quan, nhân viên giao
2.2.20 Tiến hành gửi pre-alert cho đại lý bên nước ngoài và liên tục cập nhật thông tin lô hàng
thông tin lô hàng
Pre-alert được nhân viên chứng từ hàng xuất viết dưới dạng mail và gửi cho đại lý bên nước ngoài, đính kèm theo các chứng từ sau: MAWB, HAWB, Invoice & packing list, mục đích là để cho đại lý bên nước ngoài có được các thông tin về lô hàng: tên hàng, khối lượng, kích thước lô hàng, loại hàng (General cargo hay Dangerous goods), địa chỉ người nhận, ngày giờ hàng đến sân bay đích để chuẩn bị các giấy tờ nhập hàng,...
Nhân viên chứng từ hàng xuất phải thường xuyên cập nhật thông tin lô hàng từ lúc hàng đi trên chuyến bay đầu tiên, qua cảng chuyển tải (airport transfer) và đi trên máy bay chuyển tải đến nơi đến cuối cùng, và tiếp tục theo dõi lô hàng cho tới khi hàng được giao cho đại lý bên nước ngoài, sau đó tiếp tục liên lạc với đại lý để giao hàng đến tay người nhận, mục đích của công việc theo dõi lô hàng này là để cung cấp thông tin tại từng thời điểm cho người gửi hàng cũng như là khách hàng ở Việt Nam và nếu lô hàng có bị trục trặc như máy bay chuyển tải bị hoãn (delayed), hàng bị rớt tại sân bay chuyển tải (off-loaded) thì nhân viên chứng từ có thể có biện pháp xử lý kịp thời như nhờ 1 đại lý ở nước có sân bay chuyển tải đến giải quyết, hoặc là nhờ hãng hàng không can thiệp để hàng có thể đến tay người nhận đúng thời điểm. Để thực hiện nghiệp vụ theo dõi lô hàng này thì nhân viên chứng từ sử dụng số MAWB, tiến hành Track and Trace bằng máy tính và trên màn hình máy tính sẽ hiện đầy đủ thông tin về chuyến bay và lô hàng