Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bi n của công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế dương minh – chi nhánh hà nội

Tình hình nhân lực của công ty Dương Minh chi 2 Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Dương 3 Bảng 3.3: Cơ cấu doanh thu theo loại hình dịch vụ tại công ty Dương Minh chi

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học ở trường đại học Thương mại, em đã được các thầy côgiáo tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức cần thiết là cơ sở nền tảngvững chắc nhất để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này Em xin chânthành cảm ơn quý thầy, cô giáo của khoa Kinh tế và kinh doanh quốc tế cùng cán

bộ, giảng viên trường Đại học Thương mại

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô Ths Mai ThanhHuyền, người đã hướng dẫn nhiệt tình, bổ sung và sửa đổi cho em những kiến thứccòn thiếu sót, khiếm khuyết trong suốt thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp để

em có thể hoàn thành bài khóa luận trong thời gian nhanh nhất và đạt được hiệu quảnhất

Đồng thời, em xin gửi lời cám ơn chân thành tới giám đốc và toàn thể cán bộnhân viên công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh HàNội đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành tốt quá trình thực tập

Tuy đã có nhiều cố gắng vận dụng kiến thức đã học vào thực tiễn để viết khóaluận nhưng do hạn chế về mặt kiến thức và kinh nghiệm thực tế nên bài khóa luậncòn hạn chế thiếu sót Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp của thầy, cô giáo đểbài khóa luận được hoàn thiện tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2018

Sinh viên

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC BẢNG v

DANH MỤC SƠ ĐỒ v

DANH MỤC BIỂU ĐỒ vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1.Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài 1

1.2.Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3.Mục đích nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng nghiên cứu 3

1.5 Phạm vi nghiên cứu 3

1.6.Phương pháp nghiên cứu 3

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 3

1.6.2.Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu 4

1.7 Kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 6

2.1 Khái quát về giao hàng xuất khẩu 6

2.1.1 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu 6

2.1.2 Nội dung của việc giao hàng 7

2.1.3 Khái niệm, vai trò, quyền hạn và nghĩa vụ của người giao hàng xuất khẩu 8

2.1.4 Yêu cầu với việc giao hàng xuất khẩu 10

2.1.5 Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu 11

2.1.6 Khái niệm, đặc điểm, cở sở pháp lý, nguyên tắc, chứng từ sử dụng trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 12

2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 18

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp logistics 21

2.3.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 21

2.3.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 22

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN

VẬN TẢI QUỐC TẾ DƯƠNG MINH- CHI NHÁNH HÀ NỘI 25

3.1 Tổng quan về công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Dương Minh - chi nhánh Hà Nội 25

3.1.1.Thông tin chung 25

3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 25

3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh 26

3.1.4 Cơ cấu tổ chức 27

3.1.5.Nguồn nhân lực của công ty 28

3.1.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật 29

3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh- chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2014-2017 29

3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty giai đoạn 2014-2017 29

3.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2014-2017 32

3.3 Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Dương Minh chi nhánh Hà Nội 35

3.3.1 Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải 36

3.3.2 Bước 2: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định 37

3.3.3 Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải 40

3.3.4 Bước 4: Quyết toán chi phí 42

3.4 Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Dương Minh chi nhánh Hà Nội 42

3.4.1 Những thành công đạt được 42

3.4.2 Hạn chế tồn tại và nguyên nhân 43

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ DƯƠNG MINH- CHI NHÁNH HÀ NỘI 46

4.1 Định hướng, mục tiêu và chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế

Dương Minh- chi nhánh Hà Nội 46

4.1.1 Định hướng phát triển 46

4.1.2 Mục tiêu phát triển 46

4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH giao nhận và vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội 48

4.2.1 Những giải pháp từ phía công ty 48

4.2.2 Giải pháp từ phía Nhà nước 50

KẾT LUẬN 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG

1 Bảng 3.1 Tình hình nhân lực của công ty Dương Minh chi

2 Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Dương

3 Bảng 3.3: Cơ cấu doanh thu theo loại hình dịch vụ tại công ty

Dương Minh chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2014-2017 304

Bảng 3.4: Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận

vận tải quốc tế của công ty Dương Minh chi nhánh Hà Nội

giai đoạn 2014-2017

31

5

Bảng 3.5: Doanh thu hoạt động giao nhận vận chuyển hàng

XNK bằng đường biển của công ty Dương Minh chi nhánh

6

Bảng 3.6: Doanh thu các mặt hàng giao hàng xuất khẩu bằng

đường biển của công ty Dương Minh chi nhánh Hà Nội giai

2 Sơ đồ 3.2: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

1

Biểu đồ 3.1: Cơ cấu doanh thu dịch vụ giao nhận vận tải quốc

tế của công ty theo phương thức giao nhận vận tải giai đoạn

2014-2017

32

2

Biểu đồ 3.2: Cơ cấu doanh thu hoạt động giao nhận vận

chuyển hàng XNK bằng đường biển của công ty Dương

Minh chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2014-2017

33

3

Biểu đồ 3.3: Mục tiêu doanh thu dịch vụ giao hàng xuất khẩu

bằng đường biển của công ty Dương Minh chi nhánh Hà Nội

giai đoạn 2017-2022

47

phát hành)

phát hành)

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1.Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế mở cửa thị trường như hiện nay, các quốc giakhông ngừng tăng cường hợp tác quốc tế biểu hiện bằng việc tham gia các tổ chứckinh tế quốc tế, các hiệp định thương mại quốc tế Điều đó đã thúc đẩy, tạo điềukiện thuận lợi cho ngành xuất nhập khẩu hàng hóa phát triển nhờ các điểu kiện dỡ

bỏ hàng rào thuế quan, hạn ngạch

Không nằm ngoài bối cảnh chung đó của thế giới, Việt Nam ngày càng đẩymạnh quá trình hội nhập, tăng cường hợp tác sâu rộng với các nước trong khu vực

và quốc tế Hội nhập quốc tế mở ra một không gian phát triển mới cho nền kinh tếViệt Nam, tranh thủ được môi trường quốc tế thuận lợi để tập trung phát triển kinhtế- xã hội Với việc Việt Nam trở thành thành viên của nhiều tổ chức khu vực và thếgiới, tham gia nhiều Hiệp định Thương mại tự do (FTA), mở rộng quan hệ kinh tếsong phương với hàng loạt quốc gia…đã khiến hoạt động thương mại quốc tế củaViệt Nam trong thời gian qua ngày càng trở nên sống động và có bước chuyển mìnhvượt bậc

Trong thương mại quốc tế, giao nhận và vận tải là khâu quan trọng không thểthiếu trong quá tình lưu thông nhằm đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ.Với lợi thế địa lý thuận lợi, tiềm năng phát triển trong tương lai cùng với sự quantâm đầu tư đúng mức của Chính phủ trong thời gian qua, hoạt động giao nhận vậntải tại Việt Nam đang phát triển ngày càng lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất lượngđóng góp rất lớn vào tổng thu nhập quốc dân hàng năm của đất nước

Những năm qua kinh tế nước ta không ngừng đạt được những thành tựu nổibật, kim ngạch xuất khẩu tăng mạnh Việc đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu giúpdoanh nghiệp mở rộng thị trường, tăng cường khả năng cạnh tranh, đạt được hiệuquả kinh doanh Trong đó nhận thấy rằng, phương thức giao hàng xuất khẩu bằngđường biển là một trong những phương pháp vận tải có tính ưu việt khi đã tận dụngđược những ưu điểm của phương thức vận tải biển mang lại đó là: năng lực chuyênchở lớn, giá thành thấp…

Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế DươngMinh – chi nhánh Hà Nội, tôi nhận thấy đây là một doanh nghiệp có nhiều ưu thếtrong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Tuy nhiên, công ty vẫn gặp nhiều khókhăn, rủi ro, sai sót trong quá trình hoạt động Đặc biệt, đứng trước bối cảnh hộinhập cùng với sự gia tăng nhu cầu xuất khẩu, sự cạnh tranh khốc liệt của các doanhnghiệp giao nhận và vận chuyển trong và ngoài nước đã trở thành thách thức lớn đốivới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nhận thấy tầm quan trọng của dịch vụ

giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đối với sự phát triển của công ty nên đề tài: “ Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội” được lựa chọn để nghiên cứu.

1.2.Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một trong những vấn đề nhậnđược nhiều sự quan tâm và được thể hiện thông qua nhiều công trình nghiên cứu như: Cáccông trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, luận văn tốt nghiệp… của các tác giảtrong nước Ví dụ như:

- Nguyễn Thị Hoài Thanh (2013)-“ Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần thương mại và vận chuyển Châu Giang”-

Khóa luận tốt nghiệp- Đại học Thương Mại

- Đỗ Thị Hạnh Ngân (2015)- “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam”- Khóa luận tốt nghiệp-

Đại học Thương Mại

- Ngô Thu Hương (2016)- “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng

đường biển của công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam”- Khóa luận tốt

nghiệp-Đại học Thương Mại

Các công trình khoa học trên đã nêu ra được lý luận cơ bản về quá trình giaohàng hóa xuất khẩu Tuy nhiên, vẫn còn hạn chế khi chưa đi sâu phân tích chi tiếttừng hoạt động trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển khi được đặttrong bối cảnh hội nhập quốc tế và hợp tác sâu rộng của Việt Nam hiện nay Thông

qua các kết quả nghiên cứu này, tôi đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “ Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội”

1.3.Mục đích nghiên cứu

Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:

- Hệ thống được các vấn đề lý thuyết cơ bản về quy trình giao hàng xuất khẩubằng đường biển của các doanh nghiệp giao nhận vận tải, logistics

- Tìm hiểu thực tế quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công tyTNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội Phân tích thựctrạng nhằm đánh giá những mặt đạt được và những tồn tại trong quy trình giao hàngxuất khẩu vận chuyển bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tếDương Minh – chi nhánh Hà Nội

- Từ đó đưa ra định hướng phát triển và một số giải pháp nhằm hoàn thiện quytrình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tảiquốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằngđường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh

Hà Nội

1.5 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Đề tài đi sâu nghiên cứu quy trình nghiệp vụ giao hàng xuấtkhẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh –chi nhánh Hà Nội

- Về thời gian: đề tài nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đườngbiển của công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội trong

4 năm, từ 2014-2018 Giải pháp cho đề tài được định hướng áp dụng đến năm 2022

- Về không gian: đề tài nghiên cứu tại công ty TNHH giao nhận vận tải quốc

tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội

Địa chỉ: 24T2, Nguyễn Thị Thập, Trung Hòa, Nhân Chính, Cầu Giấy, Hà Nội

1.6.Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Nguồn dữ liệu này được thu thập qua 2 phương thức sau:

- Quan sát: phương pháp này nhằm giúp người nghiên cứu thấy rõ quy trìnhhoạt động tại công ty, và quan sát này được tiến hành trong quá trình thực tập tạicông ty

- Phỏng vấn trực tiếp: phương pháp này sẽ được thiết kế nhằm giúp ngườinghiên cứu đi sâu thấy rõ được thực trạng thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩubằng đường biển tại công ty.

Kết quả ban đầu đã cung cấp các thông tin về hoạt động giao hàng xuất khẩubằng đường biển của doanh nghiệp và các nguyên nhân ảnh hưởng đến quy trìnhgiao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển

 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu này được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:

- Dữ liệu tại thư viện của trường đại học Thương mại: gồm các luận vănchuyên đề về đề tài giao nhận vận tải đường biển

- Các dữ liệu trên internet: trang web của công ty hoặc trang web về luận vănchuyên đề

- Các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng như một số tài liệu liên quanđến hoạt động của công ty

1.6.2.Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

 Phương pháp thống kê:

Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệunhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu.Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thựctrạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giaonhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội thông qua các dữ liệu đượcthu thập từ tài liệu nội bộ của công ty giai đoạn 2014 – 2017

 Phương pháp phân tích:

Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy lôgíc để nghiêncứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tàiliệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng về quytrình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tảiquốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội, góp phần đánh giá tính hợp lý hoặckhông hợp lý của các dữ liệu này

 Phương pháp tổng hợp

Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá

về thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHHgiao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội, từ đó đưa ra các đề xuất

và biện pháp nhằm hoàn thiện nhằm quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biểncủa công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài các phần như: lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt

và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận tốt nghiệp bao gồm 4 chương như

sau:

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Chương 3: Phân tích thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường

biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện

quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH giao nhận vậntải quốc tế Dương Minh – chi nhánh Hà Nội

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG

XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

2.1 Khái quát về giao hàng xuất khẩu

2.1.1 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu

Trong hoạt động thương mại quốc tế, người bán và người mua thường ở cách

xa nhau Sau khi hợp đồng được kí kết, người bán thực hiện việc giao hàng, nghĩa làhàng hóa phải di chuyển từ nước người bán sang nước người mua Để cho quá trìnhvận chuyển được bắt đầu, tiếp tục, kết thúc, tức là hàng hóa đến được với ngườimua, thì cần thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vậnchuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/ dỡ, giao hàng cho ngườinhận ở nơi đến Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao hàng

Có thể hiểu giao hàng là một hoạt động kinh tế có liên quan đến hoạt động vậnchuyển nhằm đưa hàng đến đích an toàn

Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service), theo Quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch

vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.

Theo Luật Thương mại 2005 (năm 2018 vẫn có hiệu lực thi hành) , giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch

vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác.

Như vậy, giao hàng là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quátrình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửihàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng), trong đó người giao hàng ký hợp đồngvận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải đểthực hiện dịch vụ Người giao hàng có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặcthông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

2.1.2 Nội dung của việc giao hàng

Trừ trường hợp người gửi hàng muốn tự mình tham gia làm bất kì thủ tục,chứng từ nào đó, còn thông thường người giao hàng có thể thay mặt người gửi hàng

lo liệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các cung đoạn cho đến tay người nhậnhàng Người giao hàng có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại

lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

- Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng người giao nhận sẽ:

+ Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp+ Lưu cước với người chuyên chở đã chọn lọc

+ Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như: giấy chứng nhận hàng của ngườigiao nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận…

+ Nghiên cứu các điều khoản trong tín dụng thư và tất cả những luật lệ chínhphủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu cũng như ở bất

kỳ nước quá cảnh nào

+ Đóng gói hàng hóa ( trừ khi người gửi đã làm trước khi giao nhận)

+ Lo liệu việc lưu kho hàng hóa nếu cần

+ Cân đo hàng hóa

+ Mua bảo hiểm cho hàng hóa ( nếu người gửi yêu cầu)

+ Vận chuyển hàng hóa đến cảng, lo liệu khai báo hải quan, lo các thủ tụcchứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở

+ Thanh toán phí và những phí khác bao gồm cả tiền cước

+ Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở, giao cho người gửi hàng

+ Thu xếp việc chuyển tải trên đường (nếu cần)

+ Giám sát việc vận chuyển hàng hóa trên đường đưa tới người nhận hàngthông qua những mối liên hệ người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ởnước ngoài

+ Ghi nhận những tổn thất của hàng hóa nếu có

+ Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại người chuyên chở về những tổnthất của hàng hóa (nếu có)

- Những dịch vụ khác

Ngoài những dịch vụ trên, người giao nhạn cũng có thể làm một số những dịch

vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt khác nhưgom hàng có liên quan đến hàng công trình: vận chuyển máy móc, thiết bị cho cáccông trình xây dựng…

Người giao nhận cũng có thể thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầutiêu dung, những thị trường mới, tình hình cạnh tranh,… tóm lại tất cả những vấn đề

có liên quan đến công việc kinh doanh của anh ta

2.1.3 Khái niệm, vai trò, quyền hạn và nghĩa vụ của người giao hàng xuất khẩu.

2.1.3.1 Khái niệm về người giao nhận.

Những người giao nhận xuất hiện nhằm giúp thu xếp cho việc vận chuyểnhàng hóa giữa khách hàng và người vận chuyển được diễn ra nhanh chóng và hợp lýnhất Các dịch vụ mà người giao nhận đảm nhận bao gồm từ các công việc bìnhthường và cơ bản như lưu khoang tàu ( booking a space) hay khai hải quan (customsclearance) cho đến việc thực hiện trọn gói các dịch vụ trong toàn bộ quá trình vậnchuyển và phân phối

Trong nhiều nước, người giao nhận được gọi bằng nhiều tên khác nhau như

“Đại lý hải quan”, “Đại lý khai hải quan”, “Người môi giới hải quan”, “Đại lý gửihàng và giao nhận” và một số trường hợp hành xử như “Người vận chuyển chuyênchính” nhưng dù gọi bằng tên gì đi nữa, người giao nhận vẫn chỉ là người bán dịch vụ.Theo Luật Thương mại Việt Nam 2005 ( năm 2018 vẫn có hiệu lực thi hành) :

“ người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng

ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa”.

Theo Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận FIATA: “ Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa…” 2.1.3.2 Vai trò của người giao nhận

Ngày này do sự phát triển của vận tải container, vận tải đa phương thức, ngườigiao nhận có thể đảm nhận những vai trò với chức năng và công việc khác nhau như:

- Môi giới hải quan: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường ít tự có cho mìnhmột bộ phận chuyên môn về xuất nhập khẩu, về các thủ tục thông quan, hải quan, sẽtốn rất nhiều chi phí và làm loãng hoạt động của doanh nghiệp, vì thế họ sẽ đi thuêngoài các hoạt động này, ủy thác cho các hang hay người giao nhận thay họ làm cácthủ tục hợp pháp để vận chuyển hàng hóa, nguyên liệu nội địa hoặc xuyên biên giới,vừa rẻ vừa hiệu quả cao lại không mất quá nhiều thời gian Lúc này các hãng hayhay người giao nhận sẽ như một nhà môi giới khai thuê hải quan

- Đại lý vận tải: Người giao nhận luôn được đề cập đến như là chiếc cầu nốigiữa người gửi hàng với người chuyên chở Người giao nhận giúp người gửi hàngliên hệ với người chuyên chở nhằm thuê phương tiện vận chuyển hàng hóa và thựchiện hợp đồng vận chuyển hoặc ngược lại, liên hệ người gửi hàng hỗ trợ người vậnchuyển tìm kiếm khách hàng Lúc này họ như người đại diện (đại lý) của người gửihàng ( người vận chuyển), thay mặt họ làm các thủ tục với bên kia dưới sự ủy thácđược quy định rõ trong hợp đồng thương mại

- Lo liệu chuyển tải và gửi tiếp hàng hóa: Khi vận chuyển hàng hóa quốctế,việc quá cảnh tại một nước thứ ba hay thứ tư là điều thường xuyên xảy ra Ở mỗitrạm dừng như vậy, có thể là để tiếp nhiên liệu cho phương tiện, khắc phục sự cốhay đổi phương tiện hoặc phương thức vận chuyển Như vậy, để thuận tiện, dễ dàng

và thông suốt trong quá trình lưu thông hàng hóa thì người giao nhận sẽ đảm nhiệmviệc chuyển tiếp hàng hóa từ phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác

và từ địa điểm này sang địa điểm khác

- Lưu kho và bảo quản hàng hóa: Trong trường hợp khách hàng yêu cầu lưukho hàng hoá trước khi xuất khẩu và sau khi nhập khẩu, người giao nhận đi thuêkho bãi của một công ty chuyên cung cấp kho bãi để lưu kho và bảo quản hàng hóa

- Gom hàng và thông báo biểu cước: Bên cạnh nhận gửi hàng nguyên (FCL),người giao nhận thường đảm nhận thêm dịch vụ gom hàng lẻ (LCL) để tạo điềukiện thuận tiện nhất cho người gửi hàng cũng như người chuyên chở Hàng lẻ(LCL) là các lô hàng nhỏ, không đủ để đóng trong một container hoặc là các lôhàng lớn nhưng có nhiều người gửi và nhiều người nhận Trong quá trình gomnhững lô hàng nhỏ này, người giao nhận sẽ ký hợp đồng với người vận chuyển nộiđịa để đưa từng lô hàng nhỏ lẻ đến cảng tập kết, với mỗi loại phương tiện vận

chuyển và lộ trình vận chuyển thì đều có giá cước phí riêng, người giao nhận sẽthông báo điều này tới người gửi hàng.

- Người chuyên chở: Hiện nay trong nhiều trường hợp giao nhận đóng vai trò

là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng giao vậnchuyển với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ nơi này đến nơikhác Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở theo hợp đồng(Contracting Carrier), nếu người giao nhận ký hợp đồng chuyên chở thì họ là ngườichuyên chở thực tế (Performing Carrier)

- Người cung cấp các dịch vụ gắn liền với vận tải: trong quá trình thực hiệncác hoạt động liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hóa thuộc chuyên môn vàchức năng chính của mình, thì những người giao nhận lại vô tình tìm thêm được cácdịch vụ hỗ trợ đi kèm với hoạt động vận tải như: mua bảo hiểm cho hàng hóa,chuyển phát nhanh, xin cấp các giấy xác nhận về nguồn gốc xuất sứ (C/O), tạm ứngtrước tiền thanh toán

2.1.3.3 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao hàng xuất khẩu

- Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng

- Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của kháchhàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báongay cho khách hàng

- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc khôngthực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thôngbáo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm

- Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thựchiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thờihạn hợp lý

2.1.4 Yêu cầu với việc giao hàng xuất khẩu

Để đáp ứng được nhu cầu khách hàng cũng như đem lại mức chất lượng caonhất, giao hàng xuất khẩu cũng như bất kỳ một loại hình dịch vụ nào, cũng cónhững yêu cầu đòi hỏi riêng mà người giao hàng phải đáp ứng, bao gồm:

- Giao hàng phải nhanh gọn: Điều này thể hiện ở thời gian thực hiện quy trìnhgiao hàng, bao gồm trước trong và sau khi giao hàng Để giảm được thời gian này,đáp ứng được nhu cầu khách hàng, người giao hàng phải nắm chắc được quy trình

kỹ thuật, chủng loại hàng hóa, lịch tàu và bố trí hợp lý phương tiện vận chuyển

- Giao hàng chính xác, an toàn: Đây là yêu cầu rất quan trọng, là yếu tố chủyếu quyết định chất lượng và mức độ hoàn thành công việc bao gồm chính xác về

số lượng, chất lượng, hiện trạng thực tế, chính xác về chủ hàng, nhãn hiệu

- Tối thiểu hóa chi phí: Yêu cầu này chính là phương thức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao hàng Muốn vậy phải đầu tư thích đáng cơ

sở vật chất, xây dựng và hoàn chỉnh các định mức, các tiêu chuẩn hao phí, đào tạođội ngũ cán bộ nghiệp vụ

2.1.5 Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu

Quá trình giao hàng xuất khẩu thường bắt đầu khi người chủ hàng thực hiệnhay ủy thác cho người giao hàng và thanh toán xong cho mọi chi phí liên quan đếngiao hàng

Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm:

- Người xuất khẩu: là người ủy thác cho người khác thực hiện công tác giaohàng xuất khẩu

- Người giao hàng: là người nhận sự ủy thác của các doanh nghiệp có nhu cầuxuất khẩu hàng hóa

- Các ga, cảng chịu trách nhiệm giao nhận hàng, lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ

- Các công ty vận tải vận chuyển hàng hóa

- Các công ty đại lý tàu biển là người thay mặt cho người vận chuyển thựchiện các thủ tục chứng từ liên quan đến giao và vận chuyển hàng hóa

- Công ty bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm và chịu trách nhiệm bồithường cho hàng hóa nếu có rủi ro xảy ra

- Ngân hàng là trung gian thực hiện nghiệp vụ thanh toán và bảo lãnh

- Các cơ quan chức năng đại diện cho Chính phủ như: Bộ Thương mại, cơ quan hải quan, cơ quan giám định, cơ quan quản lý ngoại hối, kiểm dịch, y tế,

…

2.1.6 Khái niệm, đặc điểm, cở sở pháp lý, nguyên tắc, chứng từ sử dụng trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.

2.1.6.1.Khái niệm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục cóliên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửihàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốcgia khác bằng đường biển Thường sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển

2.1.6.2 Đặc điểm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Đây là loại hình giao nhận được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới Giaohàng xuất khẩu bằng đường biển có rất nhiều đặc điểm Tuy nhiên có thể nêu ra một

số đặc điểm cơ bản nhất như sau:

- Vận tải đường biển thích hợp với tất cả các loại hàng hóa trong thương mạiquốc tế Giá cước vận tải bằng đường biển thường rất thấp, chỉ cao hơn đường sắtmột chút nên vận tải đường biển thường thích hợp trên cự ly dài và khối lượngchuyên chở cực lớn

- Các tuyến đường trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thông tự nhiên(trừ các kênh đào…) Do đó không đòi hỏi phải đầu tư nhiều về tiền vốn, nguyên vặtliệu, sức lao động để xây dựng và bảo trì các tuyến đường vận tải đường biển Đây

là một trong những nguyên nhân làm cho giá thành vận tải đường biển thấp hơn sovới các phương tiện khác

- Năng lực chuyên chở của vận tải đường biển là rất lớn Nhìn chung năng lựcchuyên chở của công cụ vận tải đường biển (tàu biển) không bị hạn chế như cáccông cụ khác

- Thường sử dụng các thiết bị đặc trưng: container, xe đầu kéo, rơ mooc, đểđóng gói, vận chuyển hàng hóa Nơi diễn ra hoạt động giao hàng thường là các cảngbiển

- Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đòi hỏi nhiều loại chứng từ khác nhau.Tuy nhiên, vận tải đường biển cũng có những hạn chế nhất định:

- Đi qua nhiều khu vực chính trị, xã hội khác nhau, do đó chịu chi phối bởi cácluật lệ, tập quán của các nước, các khu vực khác nhau

- Quy trình tổ chức chuyên chở khá phức tạp, tốc độ chậm,…

- Vận tải đường biển không thích hợp với chuyên chở hàng hóa đòi hỏi thờigian giao hàng nhanh do quá trình chuyên chở bằng đường biển thường gặp nhiềurủi ro, nguy hiểm (phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố thời tiết, khí hậu,…)

2.1.6.3 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao hàng xuất khẩu tại cảng biển

 Cơ sở pháp lý

 Các nguồn luật quốc tế

Việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển phải dựa trên cơ sở pháp lý nhưcác luật pháp quốc tế ( Công ước Brussels 1924 về vận đơn hàng hóa, Công ướcHamburg 1978 của Liên hợp quốc, công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc

tế Vienna 1980…), các văn bản pháp luật về giao nhận vận tải, các loại hợp đồngthương mại và tín dụng thư (L/C) để đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu

 Các nguồn luật Việt Nam

Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quanđến vận tải, bốc dỡ, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như: Luật thương mại 2005,

Bộ luật hàng hải, Luật Hải quan 2015 (năm 2018 vẫn có hiệu lực thi hành) Đây lànhững nguồn luật mà người giao nhận phải nắm để thực hiện tốt công việc củamình

Các văn bản của nhà nước có liên quan đến giao nhận vận chuyển như văn bảnquy định tàu bè nước ngoài ra vào các cảng quốc tế của Việt Nam, văn bản quy địnhtrách nhiệm

 Nguyên tắc giao nhận hàng hóa quốc tế

 Các nguyên tắc của việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển được tiến hành theo các phươngpháp do các bên lựa chọn, thỏa thuận trong hợp đồng trên cơ sở có lợi nhất

Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương pháp nào thì giao hàng theophương pháp ấy Phương pháp giao nhận bao gồm:

- Giao nhận nguyên bao kiện, bó, tấm, cây, chiếc…

- Giao nhận nguyên hầm, cặp chì

- Giao nhận theo số lượng, trọng lượng, thể tích bằng cách cân, đo, đếm…

- Giao nhận theo mớn nước của phương tiện

- Giao nhận nguyên container cặp chì

Ga, cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện hoặcdấu niêm phong còn nguyên vẹn.

Ga, cảng không chịu trách nhiệm đối với những hư hỏng, mất mát mà ngườinhận phát hiện sau khi đã ký nhận với cảng

Giao hàng trên cơ sở xuất trình các chứng từ hợp lệ và chứng từ thanh toáncác chi phí cho ga, cảng

Hàng trên cùng một vận đơn phải được nhận liên tục trong một khoảng thờigian nhất định

 Các nguyên tắc của việc bốc dỡ hàng hóa

Theo các văn bản hiện hành đã quy định về các nguyên tắc bốc dỡ hàng xuấtkhẩu tải Cảng biển Việt Nam như sau:

-Việc giao nhận hàng xuất nhập khẩu tại cảng là do cảng tiến hành, trên căn cứhợp đồng được ký giữa chủ hàng, hoặc người được chủ hàng ủy quyền với cảng

- Nếu hàng không thông qua cảng (không lưu kho tại cảng) chủ hàng hoặcngười được chủ hàng ủy nhiệm, có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải(tàu).Như vậy, chủ hàng phải quyết toán trực tiếp với tàu, chỉ thỏa thuận với cảng về địađiểm bốc dỡ, thanh toán chi phí bốc dỡ và các chi phí phát sinh khác

- Việc bốc dỡ hàng trong phạm vi cảng do cảng trực tiếp thực hiện Nếu chủhàng muốn đưa phương tiện và công nhân vào cảng để bốc dỡ hàng, chủ hàng phảithỏa thuận với cảng và phải trả các lệ phí liên quan đến cảng

- Khi được ủy nhiệm nhận hàng từ tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nàothì sẽ giao hàng bằng phương thức đấy

- Người nhận hàng phải xuất trình các chứng từ hợp lệ, xác nhận quyền đượcnhận hàng và phải liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng ghi trênchứng từ

-Cảng không chịu trách nhiệm về hàng, khi hàng đã được đưa ra khỏi kho, bãicảng

 Các nguyên tắc của việc bảo quản hàng hóa

Việc bảo quản thực hiện trên cơ sở hợp đồng ký với chủ hàng

Cảng có trách nhiệm bảo quản lưu kho bãi cảng theo đúng kỹ thuật và thíchhợp với từng vận đơn, từng lô hàng

Cảng có quyền từ chối nhận bảo quản và lưu kho, bãi đối với hàng hóa không

có ký mã hiệu hoặc ký mã hiệu không rõ ràng, bao bì không đảm bảo ăn toàn choviệc lưu giữ hàng hóa

2.1.6.4 Chứng từ sử dụng trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp logistics

 Chứng từ hải quan

-Văn bản cho phép xuất khẩu

- Tờ khai hải quan :

Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuấttrình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qualãnh thổ quốc gia

Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt Nam quy định việc khai báo hảiquan là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốcgia Mọi hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều

bị cơ quan hải quan xử lý theo luật pháp hiện hành

 Chứng từ hàng hóa

- Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice):

Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị một hoá đơnthương mại Ðó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đãđược ghi trên hoá đơn

- Hợp đồng mua bán ngoại thương ( Sale Contract):

Hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa những đương sự có trụ

sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển vàoquyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hoá Bên nhậpkhẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuấtkhẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuấtkhẩu xác nhận

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhànước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi

thực hiện chế độ hạn ngạch Ðồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phẩmchất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởngtới chất lượng hàng hoá.

- Phiếu đóng gói ( Packing list):

Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng.Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá ví dụ như kiện hàngđược chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượng của bao gói,kích cỡ bao gói, các dấu hiệu có thể có trên bao gói… Phiếu đóng gói được đặttrong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi để trong mộttúi gắn bên ngoài bao bì

- Bảng kê khai chi tiết hàng hóa ( Cargo list) :

Bảng kê hàng chuyên chở là bảng kê các hàng hóa gửi đi Bảng kê do chủhàng lập và xuất trình cho người đại diện của vận tải

Đây là cơ sở để người vận tải vạch sơ đồ sắp xếp hàng lên tàu, để cơ quan giaonhận, vận tải ngoại thương xét thứ tự ưu tiên cần được gửi trước, gửi sau, để tínhphí liên quan đến việc xếp hàng hóa, phí lưu kho, phí cẩu hàng…

 Chứng từ vận tải

- Chỉ thị xếp hàng (shipping note)

Là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng,cung cấp đầy đủ về hàng hóa được gửi đến cảng để xếp lên tàu và những chỉ dẫncần thiết

- Biên lai thuyền phó ( Mate's receipt):

Biên lai thuyền phó là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóatrên tàu, xác nhận đã nhận hàng chuyên chở Trong biên lai thuyền phó, người ta ghikết quả của việc kiểm nhận hàng hóa và tình trạng hàng hóa xếp lên tàu mà cácnhân viên kiểm kiện trên tàu đã tiến hành trong khi hàng hóa bốc lên tàu

- Vận đơn đường biển (B/L – Bill of Loading):

Là chứng từ vận tải mà người chuyên chở hàng hoá hay đại diện của họ kýphát cho người gửi hàng sau khi nhận hàng để chuyên chở Theo thông lệ quốc tế,vận đơn có chức năng chủ yếu là:

+ Làm bằng chứng cho hợp đồng vận tải

+ Là biên lai xác nhận người gửi hàng đã giao hàng cho người chuyên chở.+ Là chứng từ sở hữu cho phép hàng hoá có thể chuyển từ người gửi hàngsang người nhận hàng hay người nào khác được quyền nhận hàng

- Bản khai lược hàng hóa (Cargo Manifest)

Là chứng từ kê khai hàng hóa trên tàu, cung cấp thông tin về tiền cước( freight manifest) Bản lược khai do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hảiquan và để cung cấp thông tin người giao nhận hoặc cho chủ hàng Được dùng để: + Xuất trình cho hải quan kiểm tra khi tàu ra/ vào cảng

+ Cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng

+ Căn cứ để thanh toán với cảng hoặc với đại lý tàu về chi phí liên quan

+ Cơ sở để lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu

- Sơ đồ xếp hàng ( Cargo plan):

Là bản vẻ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu sao cho hiệu quả nhất theo cácquy tắc nhất định của hang tàu Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết được thờigian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lô hàng của mình đặt cạnh lôhàng nào

- Phiếu kiểm đếm (Dock sheet Tally sheet)

Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tầu trên đó ghi số lượng hàng hoá đã được giao nhận tại cầu Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếplên tầu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép

Công việc kiểm đếm tại tầu tuỳ theo quy định của từng cảng còn có một sốchứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày…

Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tầu Do

đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá mộtbản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này

 Chứng từ khác

- Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)

Đây là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hóa tại nước người nhậpkhẩu (tại cảng đến) do một cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp Biên bản nàyđược lập theo quy định trong hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất

- Biên bản giám định số lượng/trọng lượng (Certificate of quantity/weight)

Đây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡkhỏi phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu Thông thường biên bảngiám định số lượng/trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định.

- Thư khiếu nại

Đây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoảmãn yêu sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặckhi hợp đồng cho phép có quyền khiếu nại)

- Biên bản giám định của công ty bảo hiểm

Biên bản giám định của công ty bảo hiểm là văn bản xác nhận tổn thất thực tếcủa lô hàng đã được bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp để làm căn cứ cho việc bồithường tổn thất

2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.

Quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển gồm 4 bước:

Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải

- Người giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của chủ hàng.+ Tình hình tiến độ sản xuất/ thu mua hàng hóa, công tác bao gói và kẻ mã kýhiệu hàng hóa

+ Tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết làm thủ tục hải quan

- Người giao nhận nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước,đăng ký chuyến tàu

Bước 2: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định

Người giao nhận phối hợp cùng với chủ hàng để thực hiện các công việc:

- Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định

- Khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu Người giao nhận có thể khaibáo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên chính mình (đại lý khai báo hải quan)

- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứngnhận hay biên bản thích hợp

- Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế

 Đối với gửi hàng nguyên container (FCL/FCL)

+ Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điền và ký Booking note rồi

đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với bản danh mụchàng xuất khẩu (Cargo List);

+ Sau khi ký Booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container cho chủhàng mượn và giao Packing List và Seal;

+ Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm quy định để đóng hàng vàocontainer, lập Packing List;

+ Mang hàng (hay container) đã đóng hàng ra cảng để làm thủ tục hải quan (cóthể được miễn kiểm tra tùy loại hàng)

+ Giao Packing List cho Phòng thương vụ của cảng để cảng làm thủ tục vàđến Hải quan đăng ký hạ bãi container đồng thời lấy hướng dẫn xếp hàng (ShippingOrder) để trên cơ sở đó lập B/L

+ Vận chuyển container ra bãi, làm thủ tục hạ bãi (chậm nhất là 8 tiếng trướckhi bắt đầu xếp hàng) và đóng phí Khi hải quan đóng dấu xác nhận thì việc giaohàng coi như đã xong (việc xếp container lên tàu là do cảng làm) và chủ hàng có thểlấy B/L;

+ Trước khi xếp container lên tàu, đại lý tàu biển sẽ lên danh sách hàng xuấtkhẩu (Loading List), sơ đồ xếp hàng, thông báo thời gian bắt đầu làm hàng cho điều

độ của cảng biết để bố trí người và phương tiện;

+ Bốc container lên tàu (do cảng làm), Cán bộ giao nhận liên hệ với hãng tàuhay đại lý để lấy B/L hoặc đóng dấu ngày tháng bốc hàng lên tàu vào B/L nhận đểxếp (nếu trước đó đã cấp) để có B/L đã xếp

 Đối với gửi hàng lẻ (LCL/LCL)

- Người giao nhận có thể thay mặt chủ hàng để khai báo hải quan và mang lôhàng lẻ ra trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao cho người gom hàng Sau khi nhậnhàng, người gom hàng ký phát vận đơn thứ cấp (HB/L) cho chủ hàng

- Người gom hàng tập hợp các lô hàng lẻ đóng vào trong các container, niêmphong, kẹp chì, đưa ra bãi CY đợi lên tàu đến cảng đích Sau khi giao container chohãng tàu, người gom hàng được hãng tàu ký phát vận đơn chủ ( MB/L)

 Đối với hàng rời

- Nắm tình hình việc chủ hàng (Shipper) lập bảng kê khai hàng hóa để chuyênchở (cargo list)

- Trên cơ sở đó, khi lưu cước hãng tàu lập S/O ( Shipping Order) và lên sơ đồxếp hàng trên tàu (Cargo plan), làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửi hàng, để tính cácchi phí liên quan

- Người giao nhận phối hợp cùng đại diện chủ hàng (nếu có) theo dõi quá trìnhbốc hàng lên tàu Trong phương thức thuê tàu chuyến, quá trình bốc hàng lên tàu docông nhân của cảng thực hiện với chi phí của người xuất khẩu

- Sau khi hàng đã lên tàu xong, cảng và tàu sẽ lập biên bản tổng kết giao nhậnhàng, lập sơ đồ hàng đã xếp lên tàu gửi cho chủ hàng Đồng thời thuyền phó cungcấp cho chủ hàng “ biên bản thuyền phó” (Mate’ Receipt) xác nhận hàng đã nhận xongvới các nội dung như số kiện, ký mã hiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu, cảng đến

Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải

- Yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin làm vận đơn của lô hàng.Thông tin thường bao gồm: Shipper, Consignee, Notify (nếu có), Package number,Description of goods, Mark and No (nếu có), Freight, yêu cầu đặc biệt khác nếu có

- Gửi vận đơn HBL nháp để khách hàng kiểm tra và gửi người vận tải/ loader hướng dẫn gửi hàng (SI) để làm MBL

Co Khi xác nhận phương tiện đã khởi hành, người giao nhận gửi HBL bản chính

và hóa đơn (debit note) cho khách hàng

- Trường hợp gửi hàng rời bằng tàu chuyến, người giao nhận và chủ hàng liên

hệ hãng tàu để đổi biên lai thuyền phó lấy BL có xác nhận “ Clean on Board”

- Trường hợp hàng hóa bằng container theo hình thức FCL hoặc LCL, ngườivận tải sẽ phát hành vận đơn chủ (MBL), và người giao nhận sẽ phát hành vận đơnthứ cấp (HBL)

- Gửi pre-alert cho đại lý ở nước ngoài Thông tin cần có trên pre-alert baogồm: người gửi/ người nhận (Shipper/ Consignee), tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảngđến, ngày đi/ ngày đến dự kiến (ETD/ETA), số vận đơn, loại vận đơn, hợp đồng,hóa đơn, phiếu đóng gói hàng hóa cho đại lý ở nước ngoài để đại lý theo dõi tiếp lôhàng tại cảng đến

Bước 4: Quyết toán chi phí

Sau khi giao hàng xuất khẩu, người giao nhận phát hành Debit note và hóađơn cho khách hàng và theo dõi thanh toán Chi phí này có thể là khoản trả trực tiếpcho người giao nhận như tiền công thực hiện các công việc giao nhận, khai báo,thông quan hàng hóa…Chi phí này có thể là các khoản mà người giao nhận thaymặt chủ hàng trả trước cho bên thứ ba như: phí vận chuyển nội địa đưa hàng hóa racảng, phí xử lý hàng hóa tại cảng, phí lưu kho,…

Để thu tiền sau khi cung cấp dịch vụ, người giao nhận lập debit note gửi chochủ hàng, liệt kê các loại chi phí mà khách hàng cần trả Người giao nhận cần theodõi để thu được đầy đủ các khoản công nợ của khách hàng Người giao nhận trả lại

tờ khai gốc cho khách hàng khi khách hàng đã hoàn thành các nghĩa vụ đã cam kếttrong hợp đồng

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp logistics.

2.3.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

 Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực luôn được coi là một tài nguyên đặc biệt và quyết định đếnmọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Đặc biệt đối với cácdoanh nghiệp logistics thì tất cả các khâu trong quá trình giao nhận đều có sự thamgia của con người Trình độ của đội ngũ nhân viên sẽ tác động trực tiếp đến hoạtđộng kinh doanh dịch vụ của các doanh nghiệp logistics

Trình độ quản lý

Một doanh nghiệp để đạt được thành công thì không thể không kể đến yếu tốtrình độ quản lý của cấp lãnh đạo Người quản lý là người điều hành, phối hợp sắpxếp và bố trí nhân lực thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Người quản lý luôn luôn phảixây dựng chiến lược, kế hoạch để nắm bắt được những thời cơ thuận lợi, hạn chếnhững rủi ro không mong muốn nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp mộtcách tốt nhất

 Nguồn vốn

Nguồn vốn luôn là một nguồn lực quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Đâycũng chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ giao hàng xuất

khẩu của các doanh nghiệp logistics Nguồn vốn được sử dụng để thực hiện cácnghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nếu không có vốn hoặckhông đủ vốn sẽ gây rất nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh.

 Cơ sở vật chất

Để đáp ứng được nhu cầu về dịch vụ logistics ngày càng cao và đa dạng củakhách hàng, mỗi doanh nghiệp cần đầu tư một khối lượng cơ sở vật chất nhất địnhnhư: số lượng đầu xe vận chuyển và các loại xe chuyên dụng, trang bị các phươngtiện thông tin liên lạc hiện đại, các phương tiện viễn thông quốc tế, các phương tiệndùng trong quản lý Cơ sở vật chất đầy đủ và hiện đại là nền tảng để doanh nghiệpđảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng

 Tài sản vô hình

Tài sản vô hình của doanh nghiệp bao gồm: thương hiệu, phát minh sángchế ,bí quyết công nghệ hay các quyền lợi khác được pháp luật bảo hộ…Đặc điểmcủa giao hàng xuất khẩu là mang tính vô hình nên thương hiệu của doanh nghiệpchính là cơ sở để khách hàng lựa chọn sử dụng dịch vụ Xây dựng và phát triểnthương hiệu tốt thì hoạt động kinh doanh sẽ ngày càng thuận lợi

2.3.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

2.3.2.1 Các yếu tố vĩ mô

Môi trường kinh tế

Yếu tố kinh tế bao gồm các yếu tố như tốc độ tăng trưởng và sự ổn định củanền kinh tế, sự ổn định của giá cả, lạm phát, tỷ giá hối đoái,…Sự biến động củanền kinh tế thế giới sẽ có những tác động đến nền kinh tế Việt Nam, kéo theo những

sự thay đổi trong nhu cầu tiêu dùng của người dân Những thay đổi đó, khiến hoạtđộng kinh doanh của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ bị ảnh hưởng và nhu cầu

sử dụng dịch vụ giao nhận cũng thay đổi rất nhiều

 Môi trường tự nhiên

Quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển luôn chịu tác động lớn từ môitrường tự nhiên Môi trường thời tiết, điều kiện thủy văn trên mặt biển luôn ảnhhưởng đến quá trình chuyên chở Trong quá trình giao hàng nếu thời tiết tốt thì hànghóa sẽ được vận chuyển an toàn và nhanh chóng Những rủi ro thiên tai, tai nạn bất ngờtrên biển thường gây ra những tổn thất lớn cho tàu, hàng hóa, sinh mạng con người

 Môi trường chính trị-xã hội

Các yếu tố chính trị và luật pháp có ảnh hưởng ngày càng lớn đến hoạt độngcủa các doanh nghiệp Sự ổn định trong chế độ chính trị và quan hệ hợp quốc tếngày càng mở rộng của Việt Nam chính là cơ hội để ngành giao nhận phát triển

Về luật pháp thì hoạt động giao hàng xuất khẩu chịu tác động của luật Thươngmại Việt Nam, luật hàng hải Việt Nam, các Công ước về vận đơn vận tải, Công ước

về hợp đồng mua bán hàng hóa, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước ViệtNam về giao nhận vận tải…Vì vậy để tránh xảy ra sai sót khi thực hiện quy trìnhgiao hàng xuất khẩu, các doanh nghiệp phải chú ý liên tục cập nhật những công văn,văn bản chính sách mới của các bộ ngành có liên quan

 Cơ chế quản lý của Nhà nước

Hoạt động của các chính phủ cũng có thể tạo ra cơ hội hoặc nguy cơ Một sốchương trình chính sách của chính phủ có thể tạo cho doanh nghiệp cơ hội tăngtrưởng hoặc, ngược lại có thể đe dọa đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Ngày nay, Chính phủ Việt Nam ngày càng đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợi chohoạt động xuất khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao hàng xuất khẩu bằngđường biển

 Tình hình xuất nhập khẩu trong nước

Giá trị giao hàng xuất khẩu được hiểu là doanh thu mà người giao hàng xuấtkhẩu có được từ hoạt động giao hàng xuất khẩu Tuy giá trị giao hàng xuất khẩukhông chịu ảnh hưởng của giá trị xuất khẩu nhưng nó lại chịu ảnh hưởng rất lớn từsản lượng xuất khẩu Thực tế đã cho thấy rằng, năm nào khối lượng hàng hóa xuấtkhẩu của Việt Nam tăng lên thì hoạt động nhận hàng xuất khẩu của Công ty cũngsôi động hẳn lên Có thể nói, quy mô của hoạt độngxuất khẩu phản ánh quy mô hoạtđộng giao hàng xuất khẩu

2.3.2.2 Các yếu tố vi mô

 Khách hàng

Khách hàng là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.Đối với hoạt động giao hàng xuất khẩu, đặc biệt là trong lĩnh vực cung cấp dịch vụthì sự hài lòng của khách hàng sẽ là chỉ tiêu quan trọng giúp cho doanh nghiệp duytrì hoạt động

 Đối thủ cạnh tranh

Những năm gần đây, số lượng các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhậnngày càng gia tăng đã đặt ra một áp lực cạnh tranh gay gắt hơn Trong khi cácdoanh nghiệp trong nước có nguồn vốn nhỏ đặt ra áp lực về số lượng cũng như cáchthức kinh doanh thì doanh nghiệp nước ngoài lại đe dọa về quy mô và mức độ hoạtđộng chuyên nghiệp Chính vì vậy, doanh nghiệp phải xây dựng được những chiếnlược cạnh tranh để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất