Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu theo phương thức LCLLCL của công ty TNHH thương mại và tiếp vận toàn cầu đông tài

1 LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn anh chị, cô công tác công ty TNHH Thương mại Tiếp vận tồn cầu Đơng Tài tận tình bảo, giúp em phần hiểu thực tế quy trình giao hàng lẻ xuất đường biển Đây sở giúp em hoàn thiện, phát triển kiến thức thu ngồi ghế nhà trưởng Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc thầy giáo hướng dẫn Th.s Vũ Anh Tuấn, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên, hạn chế kiến thức kinh nghiệm thực tiễn giới hạn thời gian, viết em chắn khơng tránh khỏi thiếu xót nội dung lẫn hình thức Em mong nhận bảo, góp ý quý báu thầy bạn để giúp em q trình nghiên cứu công tác sau Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Hoàng Quốc Việt 1 MỤC LỤC 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU ST T Bảng biểu Trang Bảng 2.1: Quy trình giao nhận hàng xuất phương thức LCL/LCL Bảng 3.1 Kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2012-2015 Bảng 3.2 Khối lượng vận chuyển hàng hóa cơng ty giai đoạn 2012-2015 Sơ đồ 3.1: Quy trình giao nhận hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty Bảng 3.3 Khối lượng vận chuyển hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty giai đoạn 2012-2015 10 17 18 20 30 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt CFS Container Freight Station Trạm giao nhận hàng lẻ CRM Customer management relationship Quản trị quan hệ khách hàng DNNN Doanh nghiệp nhà nước ĐH Đại học EU European Union Liên minh châu Âu HBL House Bill of lading Vận đơn thứ cấp HCM Hồ Chí Minh LC Letter of Credit Tín dụng chứng từ LCL Less Container Loading Hàng container lẻ POD Port of Discharge Cảng dỡ hàng POL Port of Loading Cảng bốc hàng TNHH TPP Trách nhiệm hữu hạn Trans-Pacific Economic Agreement Strategic Hiệp định đối tác kinh tế xuyên Partnership Thái Bình Dương VNĐ WTO Việt Nam Đồng World Trade Organization Tổ chức kinh tế giới XNK Xuất nhập CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong bối cảnh hội nhập kinh tế nước ta nay, nhu cầu xuất nhập ngày tăng, nhu cầu ngày nhiều, công ty giao nhận ngày phát triển quy mô chất lượng, cung cấp ngày nhiều dịch vụ đa dạng phong phú Trong hình thức giao nhận giao nhận vận chuyển đường biển coi phát triển đóng vai trò chủ chốt Có nhiều lý đưa đến lựa chọn đa số doanh nghiệp xuất nhật loại hình vận chuyển Việt Nam có lợi chiều dài đường biển lớn, hệ thống cảng biển đa dạng, vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh, giá cước vận chuyển không cao quãng đường vận chuyển dài Hình thức giao nhận vận chuyển đường biển, đặc biệt giao nhận hàng lẻ LCL tác động không nhỏ tới cấu hàng hóa cấu thị trường giao nhận bn bán quốc tế Tuy nhiên ngành mẻ doanh nghiệp Việt Nam, với nhiều bất cập mà trội chất lượng hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận Đông Tài Global số công ty tham gia vào lĩnh vực với nhiều loại hình dịch vụ đa dạng, giao nhận đường biển trọng Qua trình thực tập công ty, nhận thấy chất lượng quy trình giao hàng xuất đường biển theo phương thức LCL/LCL vấn đề cần quan tâm xem xét Đây vấn đề cấp thiết không công ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đơng Tài mà hầu hết cơng ty giao nhận nói chung đứng trước bối cảnh hội nhập với gia tăng nhu cầu xuất cạnh tranh thị trường Nhận thức tầm quan trọng thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nói chung quy trình giao hàng xuất đường biển nói riêng công ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đơng Tài, em tới việc nghiên cứu đề tài: “Hồn thiện quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL Công ty TNHH Thương mại Tiếp vận Tồn Cầu Đơng Tài” 5 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1.2 Tại thị trường nước ta nay, hoạt động logistics nói chung hoạt động giao nhận nói riêng - lĩnh vực mẻ cần khai thác, nâng cao, phát triển Cho đến nay, có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu sinh viên, giảng viên từ trường đại học, cán từ viện nghiên cứu liên quan đến vấn đề nâng cao, đổi mới, phát triển hoạt động giao nhận, đặc biệt phương thức vận tải đường biển như: - “Hồn thiện quy trình giao hàng xuất container vận tải đường biển công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế” tác giả Vũ Thị Khánh Hà, Đại học - Thương Mại, 2011 “Biện pháp đẩy mạnh hoạt động giao hàng lẻ container công ty Sotran” tác giả Nguyễn Văn Vinh, Đại học Kinh tế Quốc dân, 2013 Sau trình tham khảo nghiên cứu, em nhận thấy đề tài khơng phù hợp với tình hình phát triển việc đề tài phương thức giao nhận hàng lẻ LCL/LCL chưa sâu vào khai thác Vì vậy, từ việc nghiên cứu tài liệu với trình thực tập công ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đơng Tài, em nhận thấy đề tài “Hồn thiện quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL Công ty TNHH Thương mại Tiếp vận Tồn Cầu Đơng Tài” đề tài mang tính lạ, tập trung sâu vào nghiên cứu quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL Đề tài chưa ứng dụng dừng lại việc nghiên cứu lý thuyết vấn đề sau: - Khái niệm, quy trình yếu tố ảnh hưởng đến giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL - Tìm hiểu thực trạng quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đơng Tài - Đánh giá thực trạng đưa số giải pháp giúp công ty Đông Tài Global nâng cao khả giao nhận hàng xuất theo phương thức LCL/LCL 1.3 Mục tiêu đề tài Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu vấn đề sau: - Hệ thống hóa lý thuyết hoạt động giao nhận, quy trình hoạt động giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL 6 - Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất vận chuyển theo phương thức LCL/LCL công ty TNHH Thương mại Tiếp vận tồn Cầu Đơng Tài Phân tích thực trạng nhằm đánh giá mặt đạt tồn yếu quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty - Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.4 - Đối tượng nghiên cứu đề tài: Quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL - Phạm vi nghiên cứu: • Về không gian: Đề tài sâu nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng xuất công ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đơng Tài, với cảng giao nhận cảng Hải Phòng Trong nghiên cứu công ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đơng Tài với vai trò người mơi giới hải quan, đại lý người gom hàng • Về thời gian: đề tài nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng đường biển công ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đơng Tài lấy số liệu năm, từ 20122015 Giải pháp cho đề tài định hướng áp dụng năm, từ 2016- 2020 1.5 Phương pháp nghiên cứu 1.5.1 Phương pháp thu thập liệu 1.5.1.1 Thu thập liệu thứ cấp - Dữ liệu thư viện trường đại học Thương Mại: gồm luận văn chuyên đề đề tài giao nhận vận tải đường biển năm trước - Các liệu Internet: Từ trang web công ty www.dongtaiglobal.com, trang web hải quan Việt Nam www.custom.gov.vn - Các báo cáo kết hoạt động kinh doanh số tài liệu liên quan đến hoạt động công ty 7 1.5.1.2 Thu thập liệu sơ cấp - Quan sát: phương pháp giúp em thấy rõ quy trình hoạt động công ty, quan sát tiến hành q trình thực tập cơng ty - Phỏng vấn trực tiếp: Áp dụng phương pháp em thấy rõ thực trạng thực quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty Đây liệu quan trọng trình thực đề tài Các câu hỏi vấn trực tiếp nhằm tìm hiểu sâu hoạt động giao hàng xuất đường biển Câu hỏi vấn đưa dành cho nhân viên cơng ty có liên quan đến quy trình giao hàng xuất bao gồm nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng, nhân viên chứng từ, nhân viên trường trưởng chi nhánh điều hành hoạt động công ty 1.5.2 Phương pháp xử lý liệu phân tích liệu - Phân loại thơng tin số liệu - Đánh giá liệu thu - So sánh liệu thu với năm trước - Tổng hợp lại đánh giá thực trạng qua đưa giải pháp cụ thể 1.6 Kết cấu khóa luận Bài khóa luận bao gồm chương sau: Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL doanh nghiệp giao nhận Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty TNHH Thương mại Tiếp vận Tồn Cầu Đơng Tài Chương 4: Định hướng phát triển đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty TNHH Thương mại Tiếp vận Tồn Cầu Đơng Tài 8 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU THEO PHƯƠNG THỨC LCL/LCL TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN 2.1 Khái quát dịch vụ giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL 2.1.1 Dịch vụ giao nhận 2.1.1.1 Khái niệm Theo quy tắc mẫu FIATA (Liên đoàn quốc tế hiệp hội giao nhận) đưa định nghĩa dịch vụ giao nhận sau: “Dịch vụ giao nhận định nghĩa loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hố” Theo đó, ta hiểu giao hàng xuất với ý nghĩa dịch vụ kinh doanh là: Giao hàng xuất dịch vụ mà theo người làm dịch vụ giao nhận thay mặt người xuất đứng thực nghiệp vụ nhận hàng, gom hàng, tổ chức giao hàng, thực thủ tục chứng từ với bên liên quan dịch vụ khác nhằm đảm bảo hàng hóa giao cho người vận tải vận chuyển đến địa điểm quy định theo thỏa thuận với chủ hàng để hưởng thù lao Nói tóm lại, giao nhận tập hợp nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến giao hàng trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi) đến nơi nhận hàng (người nhận) 2.1.1.2 Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất Giao nhận trình thực hàng loạt các nghiệp vụ khác liên quan đến trình tổ chức chuyên chở hàng hóa từ người gửi hàng đến người nhận hàng Quá trình giao hàng xuất thường bắt đầu người chủ hàng thực hay ủy thác cho người giao nhận toán xong cho chi phí liên quan đến giao nhận Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất bao gồm: - Người xuất khẩu: người ủy thác cho người khác thực công tác giao hàng xuất - Người giao nhận: người nhận ủy thác doanh nghiệp có nhu cầu xuất hàng hóa - Các ga, cảng chịu trách nhiệm giao nhận hàng, lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ 9 10 - Các cơng ty vận tải vận chuyển hàng hóa xếp thực giao nhận với chuyến hàng - Các công ty đại lý tàu biển: người thay mặt cho người vận chuyển thực thủ tục chứng từ liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hóa - Cơng ty bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm chịu trách nhiệm bồi thường cho hàng hóa có rủi ro xảy - Ngân hàng: trung gian thực nghiệp vụ toán bảo lãnh - Các quan chức đại diện cho Chính phủ như: Bộ cơng thương, quan hải quan, quan giám định, kiểm dịch.v.v… 2.1.2 Container phương thức gửi hàng container 2.1.2.1 Khái niệm container Theo khái niệm ủy ban kỹ thuật tổ chức ISO ( International Standarzing Organizatino ) đưa định nghĩa tổng quát container sau: Container dụng cụ vận tải có đặc điểm: - Có hình dáng cố định, bề chắc, để sử dụng nhiều lần Có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc chuyên chở nhiều phương - tiện vận tải, hàng hóa khơng phải xếp dỡ cảng dọc đường Có thiết bị riêng để thuận tiện cho việc xếp dỡ thay đổi từ công cụ vận tải 2.1.2.2 sang cơng cụ vận tải khác Có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc xếp hàng vào dỡ hàng Có dung tích khơng 1m3 Phân loại container Thực tế container phân thành nhiều loại dựa tiêu chuẩn khác nhau, cụ thể: a) Phân loại theo kích thước - Container loại nhỏ: Trọng lượng dung tích 3m3 - Container loại trung bình: Trọng lượng – dung tích nhỏ 10m3 - Container loại lớn: Trọng lượng 10 dung tích 10m3 b) Phân loại theo vật liệu đóng container Container đóng loại vật liệu gọi tên vật liệu cho container: container thép, container nhơm, container gỗ dán, container nhựa tổng hợp … c) Phân loại theo cấu trúc container 10 10 37 d Thiếu sót sở hạ tầng, đội tàu container riêng Dù hoạt động khoảng thời gian tương đối Đơng Tài Global chưa phát triển cho đội tàu container riêng mà thuê từ doanh nghiệp khác e Các phòng ban cơng ty phối hợp chưa tốt Đôi nội công ty, nhân viên kinh doanh, nhân viên chứng từ nhân viên giao nhận chưa có phối hợp hiệu công việc Trong công ty xảy tình trạng nhân viên kinh doanh không quan tâm sâu sát đến lô hàng mà xảy cung cấp thông tin lô hàng không đầy đủ cho nhân viên giao nhận nên nhân viên giao nhận đóng sai lơ hàng q cảnh nước sang nước khác Việc làm phát sinh thêm chi phí, ảnh hưởng đến lợi nhuận cơng ty mà ảnh hưởng tới uy tín cơng ty với khách hàng Có số tuyến cảnh nước thời gian hàng đến cảng đích nhanh cảnh nước kia, lại vấn đề khách hàng quan tâm bán cho khách nước ngồi, nhân viên kinh doanh thơng báo thời gian dự kiến hàng đến 3.3.3 Nguyên nhân Đầu tiên, công ty chưa nhận thức tầm quan trọng hoạt động điều hành, giám sát trình giao hàng lẻ với ý nghĩa công cụ giúp điều chỉnh giám sát hoạt động xảy ra, chủ động dự đốn đối phó với tình xảy tương lai nhằm đảm bảo củng cố thống mục tiêu đề tiến trình thực có sai lệch Hai là, không chủ động phương tiện vận tải nội địa giải pháp công nghệ thông tin cho doanh nghiệp hạn chế sở vật chất kỹ thuật nguồn vốn công ty Điều ảnh hưởng lớn tới chất lượng cung cấp dịch vụ cho khách hàng tiến độ tồn quy trình lại vấn đề khơng dễ giải Đây điểm bất lợi Đông Tài Global so với doanh nghiệp giao nhận khác điều dễ khiến cơng ty rơi vào tình trạng bị động, đặc biệt vào mùa hàng hải Ba là, công ty thiếu liên kết chặt chẽ trao đổi, chia sẻ thông tin phòng ban cơng ty 37 37 38 Và cuối cùng, nguyên nhân quan trọng thân công ty chưa trọng tăng cường công tác đào tạo huấn luyện nhằm phát triển nguồn nhân lực cách tồn diện Cơng ty có khóa tự mở nội cơng ty cho nhân viên với lực lượng giảng dạy cán chức Lực lượng người kinh doanh nên có nhiều kinh nghiệm thực tế, nhiên khả sư phạm phương pháp truyền đạt chưa đảm bảo Điều dẫn đến khập khễnh, chênh lệch nghiệp vụ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ nhân viên cơng ty Sự thiếu hụt cần giải nhanh chóng xu chung giao nhận vận tải quốc tế thời kỳ hội nhập đòi hỏi bắt buộc nhân viên phải có trình độ cao ngoại ngữ, chun mơn sâu, có kiến thức rộng địa lý, am tường luật lệ liên quan đến xuất nhập khẩu, thông thạo hiểu biết pháp luật quốc gia luật quốc tế,… 38 38 39 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU THEO PHƯƠNG THỨC LCL/LCL TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TỒN CẦU ĐƠNG TÀI 4.1 Định hướng phát triển hoạt động giao hàng xuất khẩu theo phương thức LCL/LCL công ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đơng Tài 4.1.1 Dự báo nhu cầu phát triển Dịch vụ giao hàng lẻ xuất dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động xuất Lượng hàng xuất có dồi dào, người giao nhận có hàng để giao nhận, sản lượng giá trị giao nhận tăng Chính vậy, để đưa định hướng phát triển cho hoạt động này, Đông Tài cần quan tâm đến triển vọng phát triển hoạt động giao hàng xuất đường biển Việt Nam Với sách mở cửa Đảng Nhà nước điển hình việc tham dự WTO hồn thành q trình đàm phán TPP, lượng hàng hóa sản xuất ngày nhiều, nhu cầu trao đổi với giới ngày lớn làm cho khối lượng hàng hóa lưu chuyển Việt Nam tăng lên không ngừng Theo thống kê gần từ tổng cục Hải quan, Công thương cho thấy nhu cầu xuất mặt hàng chủ lực Việt Nam dầu thô, than đá, gạo, cà phê… sang số thị trường trọng điểm, truyền thống Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản, Trung Quốc… có dấu hiệu tăng lên Đây tín hiệu có tác động tích cực tới hoạt động giao hàng xuất Việt nam Việt Nam quốc gia có nhiều điều kiện thuận lợi cho phát triển dịch vụ giao nhận vận tải biển Với chiều dài bờ biển 3200 km, hệ thống cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, có số cảng mà tàu trọng tải lớn vào, cho phép Việt Nam phát triển đội tàu chở hàng lớn mạnh Bên cạnh nước ta nằm vị trí trung chuyển cho nhiều tuyến vận tải lớn từ Đông sang Tây ngược lại, đặc biệt vị trí trung tâm cảng chuyển tải lớn khu vực, cảng Singapore, Hồng Kông Kaoshiung Đây ưu điểm mà khơng phải nước có được, cho phép Đông Tài Global tiến hành dịch vụ hàng hải cách thuận lợi 39 39 40 Để làm tốt điều cơng ty cần có nỗ lực làm việc tất thành viên công ty đồng thời cá nhân phải nhận thức vai trò trách nhiệm cơng việc, có cơng ty đứng vững phát triển lâu dài thị trường đầy cạnh tranh 4.1.2 Phương hướng phát triển Đông Tài Global Để tồn phát triển, tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, công ty chủ trương đẩy mạnh chất lượng thực hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng đường biển, dịch vụ giao hàng xuất phương thức LCL giữ vai trò quan trọng công ty Việt Nam đa phần có quy mơ nhỏ vừa, sản lượng chưa thực cao Từ cơng ty xác định phương hướng nhiệm vụ bao gồm: - Trước hết, công ty cần xây dựng phương án chiến lược nhằm khắc phục tồn đọng hạn chế thực quy trình giao hàng lẻ đặc biệt trình sau giao hàng - Xây dựng, thực chế điều hành kinh doanh, chế giá cả, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ giao hàng xuất đường biển khả cạnh tranh thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống - Đẩy mạnh ứng dụng hệ thống thông tin thực thực quy trình giao hàng xuất khẩu, đặc biệt phầm mềm quản trị mối quan hệ khách hàng nhằm nâng cao cơng tác chăm sóc khách hàng qua dịch vụ hỗ trợ tư vấn cho khách hàng lựa chọn hãng tàu vận chuyển, nhà cung cấp, giải đáp thắc mắc - Tăng cường quản lý chặt chẽ đơn hàng q trình tốn, giảm thiểu tối đa rủi ro tổn thất cho khách hàng việc chậm trễ giao hàng - Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ phòng ban văn phòng cơng ty, văn phòng với chi nhánh chi nhánh với lợi ích chung lợi ích đơn vị - Xây dựng mở rộng mối quan hệ tốt đẹp với bên liên quan để có ưu tiên gặp khó khăn thực quy trình giao hàng xuất 40 40 41 - Và nhiệm vụ quan trọng thường xuyên tổ chức khóa đào tạo gắn hạn cho nhân viên bạn trẻ bước vào nghề để truyền đạt kinh nghiệm, hoàn thiện trình độ nghiệp vụ nâng cao ý thức trách nhiệm 4.2 Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đơng Tài 4.2.1 Một số giải pháp trực tiếp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty thời gian tới a Giải pháp khâu đóng gói hàng hóa Khi đóng gói hàng hóa, hay giao hàng hóa lên tàu nhân viên công ty phải có mặt để giám sát, đảm bảo việc diễn quy trình, hàng hóa an tồn b Giải pháp khâu thực giao hàng Để thực tốt khâu giao hàng xuất LCL/LCL, cơng ty cần có kế hoạch, chiến lược để hồn thiện bước từ nhận hàng kiểm tra hàng, bố trí phương tiện vận tải dến giao hàng cho cảng tàu Một số giải pháp mà công ty áp dụng thời gian tới như: - Các nhân viên giao nhận có nhiệm vụ nhận hàng kiểm tra hàng theo hợp đồng ký kết việc làm cần thiết để tránh sai sót khơng đáng có Nhân viên cơng ty cần kiểm tra kỹ hàng hóa xem có phù hợp với chất lượng, phù hợp với chứng từ giao, có với điều khoản ký kết hợp đồng không - Trong ngắn hạn, công ty nên xây dựng mối quan hệ tốt với hãng vận tải để dành quyền ưu tiên vận tải Về dài hạn cơng ty cần đầu tư trang bị cho phương tiện vận tải nội địa phù hợp với quy mơ hoạt động nhằm tăng tính chủ động, tiết kiệm chi phí thời gian nhận hàng - Giao hàng cho cảng tàu khâu quan trọng Vì phòng giao nhận cần lên lịch giao hàng phù hợp, theo dõi sát lịch trình tàu để có thơng tin kịp thời cho khách hàng có ứng phó cần thiết Ngồi cơng ty cần tạo dựng tốt mối quan hệ với hãng tàu cảng vụ để khâu giao hàng tiến 41 41 42 hành thuận lợi, nhận thơng báo kịp thời tình trạng giao hàng để đưa giải pháp khắc phục cố nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng - Trưởng phòng chứng từ xuất phải đạo sát việc xếp xử lý hồ sơ cho việc thông quan hàng hóa diễn mau chóng - Phòng kinh doanh hỗ trợ nhân viên giao nhận tăng cường quản lý đơn hàng lẻ chủ động q trình tốn với chủ hàng hãng tàu mà công ty thuê - Việc điều hành giám sát hoạt động giao hàng xuất phương pháp LCL/LCL giúp công ty vừa điều chỉnh sai lệch xảy ra, vừa kiểm soát hoạt động diễn tồn quy trình Vì vậy, cơng ty cần cử người có tinh thần trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, móc nối khâu quy trình giao nhận hàng đước thuận lợi, đảm bảo tiến độ - Công ty nên xây dựng quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa cách chi tiết cụ thể, đồng thời xây dựng tiêu chuẩn mang tính định lượng đánh giá hiệu hoạt động giao hàng Từ đánh giá cụ thể kết thực quy trình, phần yếu, tìm hiểu nguyên nhân cách giải vướng mắc kịp thời c Giải pháp khâu tổ chức sau giao hàng Được đánh giá quy trình khó khăn doanh nghiệp, tổ chức xong lơ là, thiếu trách nhiệm với hàng hóa mà giao, gây tổn thất khiến khách hàng khơng tin tưởng vào dịch vụ, Đông Tài tự đánh vị thị trường quốc tế Các nhân viên giao nhận đường biển cần tăng cường kiểm tra giám sát q trình giao hàng hãng tàu, thơng báo cho người nhận trước tàu cập cảng, hoàn thiện chứng từ nhanh chóng, có biện pháp lưu kho bảo quản phù hợp giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng để đảm bảo chất lượng hàng hóa từ q trình giao đến khách hàng nhận d Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động giao nhận Trên giới, với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin, nhận thức cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh với mục đích giảm chi phí, nâng cao hiệu hoạt động, nâng cao khả cạnh 42 42 43 tranh, với mối quan tâm sống chăm sóc khách hàng cũ tìm kiếm khách hàng mới, CRM nhanh chóng trở thành giải pháp nhiều cơng ty đầu tư thích đáng cho việc giải toán khách hàng CRM chiến lược sử dụng để khai thác hiểu biết thêm nhu cầu hành vi khách hàng dựa tảng công nghệ thông tin nhằm mục tiêu phát triển mối quan hệ với tài sản lớn công ty - khách hàng Ứng dụng phầm mềm quản trị mối quan hệ khách hàng CRM, Đơng Tài khơng đơn giản hóa, hệ thống hóa hiên đại hóa, tiết kiệm chi phí thực quy trình giao hàng xuất đường biển mà nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng qua nâng cao cơng tác chăm sóc khách hàng với dịch vụ hỗ trợ tư vấn cho khách hàng tình hình cạnh tranh thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế Cung cấp cho khách hàng thông tin đối tác xuất nhập khẩu, đưa lời khuyên điều khoản hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi có tranh chấp xảy Ngồi ra, cơng ty sử dụng phần mềm hỗ trợ đặc trưng dành riêng cho doanh nghiệp giao nhận Xman Logistics giúp quản lý đơn hàng hiệu hơn, nắm bắt xác chi phí thuê phương tiện vận tải, container,… hay ERP giúp quản lý nguồn lực nhân công ty cách tối ưu hiệu 4.2.2 Một số giải pháp hỗ trợ hồn thiện quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty a Giải pháp marketing quan hệ khách hàng Nhân viên cơng ty cần có kĩ giao tiếp khéo léo khả thuyết phục khách hàng chuẩn bị kiến thức thật vững vàng đặc tính hàng hóa, quy định mới, thủ tục cần thiết, thông tin thị trường thuê tàu, bảo hiểm, đặc biệt điều kiện thương mại quốc tế Incoterms để từ tư vấn cho khách hàng cách nhanh chóng thiết thực Ngoài việc đầu tư cho trang thiết bị, sở hạ tầng kỹ thuật việc tăng cường đầu tư marketing vơ quan trọng Ngồi phát triển phòng kinh doanh với nhiệm vụ phát triển thị trường tìm kiếm khách hàng dài hạn, 43 43 44 công ty nên thành lập đơn vị chịu trách nhiệm hoạt động marketing cách riêng biệt Trong môi trường cạnh tranh ngày khốc liệt ngày Việc sở hữu đội tàu hay trang thiết bị tối tân điều tất công ty hướng đến song việc cải thiện marketing lại thường bị bỏ rơi Vì thế, việc tăng cường thêm đầu tư vào marketing giúp doanh nghiệp cải thiện danh tiếng uy tín thị trường, đồng thời chiến đắn phục vụ mục tiêu dài hạn b Giải pháp khâu kiểm tra hàng hóa Cần kiểm tra hàng hóa nhận từ khách hàng, việc đóng gói hàng hóa cần thực cách cẩn thận, phù hợp với đặc tính loại hàng hóa đó, lịch trình hàng Khi khách hàng bàn giao chứng từ, hồ sơ hàng hóa, nhân viên cơng ty cần kiểm tra kĩ để kịp thời phát sai sót, điểm bất lợi cho việc toán khách hàng làm chứng từ cho khách (với lô hàng xuất), nhân viên ý để khỏi gây nhầm lẫn sai sót Tùy vào lơ hàng, đặc trưng hàng hóa, mà nhân viên giao nhận công ty xếp việc thu gom chứng từ cách hiệu quả, đặc biệt, cần tận dụng tiến công nghệ tin học vào công c Giải pháp khâu tiếp xúc với hãng tàu Công ty cần thường xuyên tham khảo bảng giá hãng tàu khác để từ có lựa chọn hợp lý, tránh bị phụ thuộc vào số hãng tàu định Khi làm việc với hãng tàu, hải quan, cảng, nhân viên công ty cần ý đến chi tiết loại giấy tờ, người gửi, người nhận, loại hàng, mốc thời gian, địa điểm, số container, số seal để tránh rắc rối sau Khi mượn container từ hãng tàu, nhân viên cần kiểm tra kĩ tình trạng container, có bị móp mép, nứt, vỡ, hay có hư hỏng khơng, khơng trả container phát vấn đề này, công ty phải bồi thường d Giải pháp khắc phục chậm trễ việc tiếp nhận chứng từ Ban lãnh đạo cần đưa biện pháp cải thiện tình trạng quan hệ kênh chia sẻ thông tin phòng ban Phòng kinh doanh cần nắm bắt xác, đầy đủ thơng tin từ khách hàng, cập nhật kịp thời thay đổi từ 44 44 45 phía khách để thơng báo cho nhân viên giao nhận để tránh sai xót khơng đáng có Tăng cường đào tạo nhân viên chứng từ để cải thiện chất lượng tốc độ chuẩn bị chứng từ, tạo điều kiện cho hàng hóa xuất LCL/LCL giao nhanh chóng e Giải pháp đào tạo phát triển nguồn nhân lực Trước hết phòng nhân cần có biện pháp ưu đãi thích hợp để tuyển chọn ứng viên sáng giá cho phòng ban từ khâu đầu vào Tiếp cần đầu tư bồi dưỡng, đào tạo cán tinh thông nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng địa lý, luật lệ tập quán nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, có nghệ thuật thuyết phục khách hàng Hàng năm, công ty nên tổ chức thi sát hạch nghiệp vụ, đặc biệt ngoại ngữ để cán phải tự học tập, không lơ việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho cán công nhân viên quan trọng, góp phần giúp cơng ty nâng cao hiệu cơng việc Đó tinh thần trách nhiệm, tư sáng tạo công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, sở vật chất kỹ thuật công ty Để làm công ty cần tu yên truyền để nâng cao ý thức cán công nhân viên công việc, sử dụng thiết bị, tài sản công ty 4.3 Một số kiến nghị với quan nhà nước nhằm phát triển ngành giao nhận vận tải phục vụ cho hoạt động vận tải hàng hóa xuất 4.3.1 Đối với Nhà nước Thứ nhất, đơn giản hóa hài hòa thủ tục chứng từ có liên quan nước ta trình hội nhập kinh tế quốc tế, yêu cầu cấp thiết phải đơn giản hóa thủ tục hải quan, cải tiến thủ tục quản lý xuất nhập phù hợp với thơng lệ, cơng ước quốc tế góp phần thúc đẩy giao lưu kinh tế đặc biệt lĩnh vực giao nhận Thủ tục hải quan thủ tục chứng từ khác cần nghiêm minh, chặt chẽ phải nhanh gọn, bỏ bớt rườm rà, tránh hạch sách, gây khó dễ cho chủ hàng người giao nhận Thứ hai, Tăng cường thu hút đầu tư nước vào ngành giao nhận vận tải Ngành giao nhận vận tải muốn phát triển cần phải có sở hạ tầng, trang thiết bị đại Chỉ có tăng cường thu hút đầu tư nước ngồi lợi dụng 45 45 46 nguồn vốn cơng nghệ đại, nhanh chóng thay đổi mặt ngành, đuổi kịp với nước khu vực giới Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống luật đầu tư nước ngoài, ban hành văn luật theo hướng mở cửa, hội nhập, phù hợp với thông lệ quốc tế, đặc biệt luật Đầu tư nước Việt Nam Cải cách thủ tục hành cho đơn giản, gọn nhẹ Để nhà đầu tư yên tâm đầu tư, phủ Việt Nam cần phải ổn định kinh tế vĩ mơ, sách tài khóa, sách tiền tệ phải cân nhắc, điều chỉnh cho khơng làm nguồn lợi đáng nhà đầu tư Bên cạnh đó, phải giữ vững ổn định trị, trật tự an tồn xã hội để bảo đảm an tồn tính mạng, tài sản, bảo đảm quyền cho nhà đầu tư Ba là, Hoàn thiện hệ thống sở hạ tầng Có thể nói sở hạ tầng, đặc biệt hạ tầng giao thông tảng, trái tim, mạch máu hoạt động giao nhận vận tải Trong giao hàng xuất đường biển vấn đề phát triển cảng biển cần Nhà nước quan ban ngành quan tâm hỗ trợ đầu mối giao thơng quan trọng nước, Nhà nước cần có kế hoạch phát triển hệ thống cầu cảng, kho bãi, cảng thơng quan nội địa, kho bãi…Thêm vào đó, phương tiện trang thiết bị dành cho hoạt động giao nhận xe tải chở hàng, dây chuyền, băng tải, hệ thống kho bãi,… nói chung thơ sơ, lạc hậu, thiếu đồng bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động giao nhận Vì Nhà nước cần đầu tư hợp lý cho cảng sân bay đường đường sắt kho bãi…một cách tổng thể có khả tương tác hỗ trợ cách hiệu 4.3.2 Kiến nghị với Bộ giao thông vận tải Kiến nghị với Bộ giao thông vận tải đạo đơn vị trực thuộc Bộ phối hợp quan chức liên quan mặt như: - Nâng cao chất lượng đường xá, cầu cống, giảm thiểu ách tắc giao thông nội địa - Giảm thiểu loại phí vận tải cho doanh nghiệp nước để tăng cường sức cạnh tranh với doanh nghiệp giao nhận nước 46 46 47 4.3.2 Kiến nghị với Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam cần tăng cường tổ chức buổi hội thảo thành viên nhằm phổ biến thay đổi ngành công nghiệp vận tải quốc tế thời gian qua, góp phần tháo gỡ khó khăn nhân hay sở vật chất, tạo liên kết doanh nghiệp, giữ vai trò người đại diện với tiếng nói quan trọng cho doanh nghiệp vận tải Việt Nam thị trường quốc tế… sở giúp ngành vận tải Việt Nam nói chung doanh nghiệp nói riêng hội nhập với giới 4.3.3 Đối với Tổng cục Hải Quan Thứ nhất, Tổng cục Hải quan nên xem xét, tổ chức, chuẩn hoá quy trình nghiệp vụ thủ tục hải quan xuất để từ đó, đào tạo cho cán cơng chức Hải quan cộng đồng doanh nghiệp Thứ hai, Tổng cục nên xem xét, sửa đổi, bổ sung quy trình thủ tục hải quan quản lý số loại hàng hóa xuất nhà nước hỗ trợ miễn thuế để đơn giản hóa, tối đa gồm bước sau: + Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai; kiểm tra hồ sơ (kiểm tra sơ bộ, kiểm tra chi tiết), đăng ký tờ khai hải quan; + Bước 2: Kiểm tra thực tế hàng hóa; + Bước 3: Thu lệ phí hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” trả tờ khai cho người khai hải quan Thứ ba, Tổng cục Hải quan nên xem xét đưa bước phúc tập hồ sơ thuộc quy trình kiểm tra sau thơng quan, vừa giảm thời gian thơng quan hàng hố, vừa để cơng tác thực mục đích 47 47 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Công ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đơng Tài, Báo cáo tài tổng hợp giai đoạn 2012-2015 Dỗn Kế Bơn, Đào Thị Bích Hòa, Nguyễn Quốc Thịnh (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế - Nhà xuất Chính trị-Hành Hà Nội Nguyễn Như Tiến (2000), Vận tải hàng hóa đường biển Container Nhà xuất Đại học quốc gia Hà Nội Nguyễn Thị Dược (2008), Giáo trình Vận tải – bảo hiểm Ngoại thương, ĐH Kinh tế Tp.HCM Đinh Ngọc Viện (2002), Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế - Nhà xuất Giao thơng vận tải Khóa luận tốt nghiệp: Vũ Thị Hương – K44E3, “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty TNHH Scanwell logistics Việt Nam” – Khoa Thương Mại Quốc Tế, 2012 Khóa luận tốt nghiệp: Lê Thu Thùy Linh – K45E1, “Nâng cao hiệu dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Công ty cổ phần kho vận ngoại thương – Vietrans” – Khoa Thương Mại Quốc Tế, 2013 Website công ty: www.dongtaiglobal.com 48 48 49 CÂU HỎI PHỎNG VẤN Câu hỏi vấn chia làm dành cho nhân viên công ty, câu trả lời theo thang điểm từ đến 5, có liên quan đến quy trình giao hàng lẻ xuất khẩu, bao gồm : + Hoàng Thị Ngọc Hà - Nhân viên phụ trách chứng từ + Trần Thanh Hương - Nhân viên phụ trách khách hàng + Đinh Viết Dưỡng - Nhân viên phụ trách khách hàng + Vũ Quang Hưng - Nhân viên xuất + Đàm Thị Ba - Phó giám đốc điều hành Mức độ tác động tương đương với mức điểm sau: Rất tốt (5), Làm tốt (4), Bình thường (3), Gặp khó khăn (2), Gặp nhiều khó khăn (1) 1.Xin ơng (bà) cho biết tình hình nhận hàng lẻ từ người gửi cơng ty Đơng Tài mức độ khó khăn hay thuận lợi? 2.Xin ông (bà) cho biết quy trình thuê container liên hệ với hãng tàu giai đoạn 2012-2015 có tác động đến công ty Đông Tài? 3.Xin ông (bà) cho biết thực trạng quy trình chuẩn bị loại thủ tục chứng từ khai báo hải quan công ty Đông Tài? 4.Xin ông (bà) cho biết tình hình tổ chức thực nghiệp vụ giao hàng lẻ xuất lên tàu công ty Đông Tài ? Xin ông (bà) cho biết quy trình hồn thiện chứng từ sau giao hàng lẻ xuất công ty Đông Tài diễn từ 2012-2015? 6.Xin ông (bà) cho biết đánh giá quy trình thực tốn công ty Đông Tài với khách hàng sau giao hàng xong gian đoạn 2012-2015? 49 49 50 50 50 51 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc * -* -* GIẤY XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Đề tài khóa luận: “Hồn thiện quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL Cơng ty TNHH Thương mại Tiếp vận Tồn Cầu Đơng Tài” Sinh viên thực : Hồng Quốc Việt Lớp : K48E1 Mã sinh viên : 12D130047 Khoa : Thương mại quốc tế Trường : Đại học Thương Mại Nhận xét giảng viên hướng dẫn: Hà Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2016 Giảng viên hướng dẫn 51 51 ... trạng quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL cơng ty TNHH Thương mại tiếp vận tồn cầu Đông Tài 3.2.1 Đặc thù hoạt động giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL công ty Sơ đồ quy trình giao. .. “Hồn thiện quy trình giao hàng xuất theo phương thức LCL/LCL Cơng ty TNHH Thương mại Tiếp vận Tồn Cầu Đơng Tài đề tài mang tính lạ, tập trung sâu vào nghiên cứu quy trình giao hàng xuất theo phương. .. TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU THEO PHƯƠNG THỨC LCL/LCL TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TỒN CẦU ĐƠNG TÀI 3.1 Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động cơng ty TNHH Thương mại tiếp vận