Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1 1.1. Tính cấp thiết của đề tài 1 1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2 1.3. Mục đích nghiên cứu 2 1.4. Đối tượng nghiên cứu 3 1.5. Phạm vi nghiên cứu 3 1.6. Phương pháp nghiên cứu 3 1.6.1 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp 3 1.6.2 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu sơ cấp 3 1.7 Kết cấu của khóa luận 4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG 5 XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 5 2.1 Khái quát về giao hàng xuất khẩu 5 2.1.1 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu 5 2.1.1.1. Khái niệm về giao hàng 5 2.1.1.2. Nội dung của việc giao hàng 5 2.1.2 Khái niệm, vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu 6 2.1.2.1. Khái niệm về người giao hàng 6 2.1.2.2. Vai trò của người giao hàng 6 2.1.2.3 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao hàng xuất khẩu 7 2.1.2.4 Trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu 7 2.1.3 Yêu cầu với việc giao hàng xuất khẩu 8 2.1.4 Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu 9 2.2 Khái niệm, đặc điểm, cở sở pháp lý và nguyên tắc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 9 2.2.1 Khái niệm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 9 2.2.2 Đặc điểm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 10 2.2.3 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao hàng xuất khẩu tại cảng biển 10 2.2.3.1. `Cơ sở pháp lý 10 2.2.3.2. Nguyên tắc 11 2.3 Quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển 12 2.3.1. Nhận yêu cầu từ khách hàng 12 2.3.2. Hỏi giá chào giá cho khách hàng 13 2.3.3. Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ 13 2.3.4. Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu 14 2.3.4.1. Chuẩn bị hàng hóa 14 2.3.4.2. Chuẩn bị chứng từ 14 2.3.5. Thông quan hàng xuất khẩu 14 2.3.6. Phát hành vận đơn 15 2.3.7. Thực xuất tờ khai 15 2.3.8. Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài 15 2.3.9. Lập chứng từ và kết toán hồ sơ 15 2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 16 2.4.1 Các yếu tố bên ngoài 16 2.4.2 Các yếu tố bên trong 17 CHƯƠNG 3:THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨUBẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NISSIN LOGISTICS VIỆT NAM 18 3.1 Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 18 3.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 18 3.1.1.1. Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty 18 3.1.1.2. Lĩnh vực kinh doanh 18 3.1.1.3. Cơ cấu tổ chức 19 3.1.1.4. Nhân lực của công ty 20 3.1.1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật 20 3.1.1.6. Tài chính của công ty 21 3.2 Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 23 3.2.1 Đặc điểm của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại côngty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 23 3.2.2 Thực trạng thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biểntại công ty 26 3.2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng 26 3.2.2.2 Hói giá chào giá cho khách hàng 27 3.2.2.3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ 28 3.2.2.4 Chuẩn bị hàng và chứng từ xuất khẩu 29 3.2.2.5 Thông quan hàng xuất khẩu 31 3.2.2.6 Phát hành vận đơn 34 3.2.2.7 Thực xuất tờ khai 36 3.2.2.8 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài 36 3.2.3.9 Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ 36 3.3 Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 37 3.3.1 Kết quả đạt được 37 3.3.2 Hạn chế 38 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH NISSIN LOGISTICS VIỆT NAM 39 4.1 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics 39 4.1.1. Định hướng hoạt động giao hàng xuất khẩu của Việt Nam trong những năm tới 39 4.1.2. Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics trong 5 năm tới (20162020) 40 4.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 41 4.3 Một số kiến nghị 45 4.3.1 Kiến nghị đối với Nhà nước 45 4.3.2Kiến nghị đối với cơ quan hải quan 45 KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI CÁM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn các anh chị, cô chú công tác tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam đã tận tình chỉ bảo, giúp em phần nào hiểu được thực tếcủa quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Đây chính là cơ sở giúp

em hoàn thiện, phát triển những kiến thức thu được khi còn ngồi trên ghế nhàtrưởng

Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với cô giáo hướng dẫn là

TS Nguyễn Bích Thủy, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành khóaluận tốt nghiệp này

Tuy nhiên, do sự hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn cũng như

sự giới hạn về thời gian, bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu xót cả

về nội dung lẫn hình thức Em mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý quý báu của các thầy

cô và các bạn để giúp em trong quá trình nghiên cứu và công tác sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục đích nghiên cứu 2

1.4 Đối tượng nghiên cứu 3

1.5 Phạm vi nghiên cứu 3

1.6 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6.1 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp 3

1.6.2 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu sơ cấp 3

1.7 Kết cấu của khóa luận 4

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG 5

XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 5

2.1 Khái quát về giao hàng xuất khẩu 5

2.1.1 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu 5

2.1.1.1 Khái niệm về giao hàng 5

2.1.1.2 Nội dung của việc giao hàng 5

2.1.2 Khái niệm, vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu 6

2.1.2.1 Khái niệm về người giao hàng 6

2.1.2.2 Vai trò của người giao hàng 6

2.1.2.3 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao hàng xuất khẩu 7

2.1.2.4 Trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu 7

2.1.3 Yêu cầu với việc giao hàng xuất khẩu 8

2.1.4 Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu 9

2.2 Khái niệm, đặc điểm, cở sở pháp lý và nguyên tắc giao hàng xuất khẩu

bằng đường biển 9

2.2.1 Khái niệm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 9

2.2.2 Đặc điểm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 10

2.2.3 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao hàng xuất khẩu tại cảng biển 10

2.2.3.1 `Cơ sở pháp lý 10

2.2.3.2 Nguyên tắc 11

2.3 Quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển 12

2.3.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng 12

2.3.2 Hỏi giá/ chào giá cho khách hàng 13

2.3.3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ 13

2.3.4 Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu 14

2.3.4.1 Chuẩn bị hàng hóa 14

2.3.4.2 Chuẩn bị chứng từ 14

2.3.5 Thông quan hàng xuất khẩu 14

2.3.6 Phát hành vận đơn 15

2.3.7 Thực xuất tờ khai 15

2.3.8 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài 15

2.3.9 Lập chứng từ và kết toán hồ sơ 15

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 16

2.4.1 Các yếu tố bên ngoài 16

2.4.2 Các yếu tố bên trong 17

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NISSIN LOGISTICS VIỆT NAM 18

3.1 Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 18

3.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 18

3.1.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty 18

3.1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 18

3.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 19

3.1.1.4 Nhân lực của công ty 20

3.1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật 20

3.1.1.6 Tài chính của công ty 21

3.2 Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 23

3.2.1 Đặc điểm của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 23

3.2.2 Thực trạng thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty 26

3.2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng 26

3.2.2.2 Hói giá/ chào giá cho khách hàng 27

3.2.2.3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ 28

3.2.2.4 Chuẩn bị hàng và chứng từ xuất khẩu 29

3.2.2.5 Thông quan hàng xuất khẩu 31

3.2.2.6 Phát hành vận đơn 34

3.2.2.7 Thực xuất tờ khai 36

3.2.2.8 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài 36

3.2.3.9 Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ 36

3.3 Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 37

3.3.1 Kết quả đạt được 37

3.3.2 Hạn chế 38

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH NISSIN LOGISTICS VIỆT NAM 39

4.1 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics 39

4.1.1 Định hướng hoạt động giao hàng xuất khẩu của Việt Nam trong những năm tới 39

4.1.2 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics trong 5 năm tới (2016-2020) 40

4.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất

khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam 41

4.3 Một số kiến nghị 45

4.3.1 Kiến nghị đối với Nhà nước 45

4.3.2 Kiến nghị đối với cơ quan hải quan 45

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nissin Logistics VN

Bảng 3.1 Bảng kết quả kinh doanh của công ty TNHH Nissin Logistics VN

(2012-2015)Biểu đồ 3.1 Biểu đồ doanh thu của công ty TNHH Nissin Logistics VN (2012-2015)Bảng 3.2 Doanh thu các dịch vụ chính của công ty TNHH Nissin Logistics VN (2013-

2015)Biểu đồ 3.2 Cơ cấu doanh thu của công ty TNHH Nissin Logistics VN

Bảng 3.3 Sản lượng khai thác hàng năm của công ty TNHH Nissin Logistics VN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

STT Từ viết tắt Tiếng việt Nghĩa đầy đủ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

5 L/C Letter of Credit Thư tín dụng

7 HC Dry high container Container khô cao

8 HB/L House Bill of lading Vận đơn đường biển

9 MB/L Master Bill of lading Vận đơn đường biển

10 B/L Bill of lading Vận đơn đường biển

11

ETA

Estimated Time of Arrival Ước tính thời gian tàu đến12

ETD

Estimated Time of Delivery Ước tính thời gian giao hàng

13 POL Port of loading Cảng bốc hàng

14 POD Port of discharging Cảng dỡ hàng

D Limited Company Công ty trách nhiệm hữu hạn

18 C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ

19 USD United States Dollars Đô la Mỹ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1.Tính cấp thiết của đề tài

Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hóa khuvực, hội nhập kinh tế quốc tế, chúng ta không thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương vì

nó đảm bảo sự giao lưu hàng hóa, thông thương với các nước bè bạn năm châu, giúpchúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực bên trong vàbên ngoài Nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa chúng ta không thể khôngnhắc đến dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế

Trong các hình thức giao nhận, hình thức giao nhận bằng đường biển vẫn là pháttriển nhất ở Việt Nam Có nhiều nguyên nhân của sự phát triển dịch vụ giao nhận bằngđường biển ở Việt Nam như nước ta có chiều dài đường biển lớn, vận tải đường biển

có thể vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, chi phí không cao và quãng đường vậnchuyển dài… Đó là những ưu điểm mà nhiều phương thức vận chuyển khác khó có thể

có được Vận chuyển đường biển thậm chí làm thay đổi cơ cấu hàng hóa và cơ cấu thịtrường trong buôn bán quốc tế

Tuy nhiên dịch vụ giao nhận đường biển vẫn còn là một ngành khá mới mẻ đốivới các doanh nghiệp Việt Nam, với nhiều bất cập mà nổi trội là chất lượng của hoạtđộng cung cấp dịch vụ giao nhận Làm sao để các công ty có thể cung cấp được nhữngdịch vụ chất lượng thỏa mãn sự phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa luôn là câu hỏiquan trọng đối với mỗi công ty giao nhận quốc tế

Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam, em nhậnthấy đây là một doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực giao nhận hànghóa quốc tế, đặc biệt là giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Mặc dù có cơ sở vật chấthiện đại, nhân sự chất lượng cao, cùng với mô hình kinh doanh hiệu quả nhưng trongquá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty vẫn gặp nhiều khó khăn, rủi ro

và phải mất nhiều thời gian, chi phí để khắc phục chúng Vì vậy, có thể thấy rằng việcphân tích quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam

từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằngđường biển là vấn đề đáng được quan tâm Đây là một vấn đề cấp thiết không chỉ đốivới công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam mà còn đối với hầu hết các công ty giaonhận nói chung khi đứng trước bối cảnh hội nhập cùng với sự gia tăng nhu cầu xuấtkhẩu, sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp trong và ngoài nước

Nhận thức được tầm quan trọng và thực trạng của quy trình giao nhận hàng hóanói chung và quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng tại công tyTNHH Nissin Logistics Việt Nam, tôi đã quyết định nghiên cứu đề tài:

“Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam”.

1.2.Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài cùng với thực trạng quy trình giao hàngxuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam, em thấy rằngmột quy trình dù giản đơn hay phức tạp, hiện đại hay cơ bản khó có thể hoạt động hiệuquả trong mọi điều kiện mà nó cần phải được hoàn thiện theo thời gian, cho phù hợpvới từng hoàn cảnh, nhu cầu hiện tại,

Khi lựa chọn đề tài này, em đã tìm hiểu một số khóa luận của các sinh viên khóatrước và thấy có khá nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề hoàn thiện và nâng cao hiệu quảcủa hoạt động giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp như:

- Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phầnthương mại và vận chuyển Châu Giang (Nguyễn Thị Hoài Thanh, năm 2008)

- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển tạicông ty TNHH ELS (Nguyễn Thị Hợp, năm 2009)

Các vấn đề được nghiên cứu qua các đề tài này chưa thực sự được đặt trong bốicảnh hội nhập kinh tế quốc tế, với sự thay đổi của hoạt động giao nhận nói riêng vàhoạt động ngoại thương nói chung Mặt khác, các bài viết này chưa đưa ra được nhữnggiải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, từ đóđẩy mạnh hoạt động giao nhận nói chung

Vì vậy, từ việc nghiên cứu các tài liệu cùng với quá trình thực tập tại công tyTNHH Nissin Logistics Việt Nam, nhận thấy đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàngxuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam” là một đề tàirất cấp thiết trong bối cảnh hiện nay

1.3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:

- Hệ thống được các vấn đề lý thuyết cơ bản về quy trình giao hàng xuất khẩubằng đường biển của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

- Tìm hiểu thực tế quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công tyTNHH Nissin logistics Việt Nam Phân tích thực trạng nhằm đánh giá những mặt đạtđược và những tồn tại trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công tyTNHH Nissin Logistics Việt Nam

- Từ đó đưa ra định hướng phát triển và một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy

trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics ViệtNam.

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằngđường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam

2015 Giải pháp cho đề tài được định hướng áp dụng trong 5 năm, từ 2016- 2020

- Về không gian: đề tài nghiên cứu tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt NamĐịa chỉ: Phòng 201, Tòa Nhà Ocean Park Số 1 Đào Duy Anh, Q Đống Đa, HàNội

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu này được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:

- Dữ liệu tại thư viện của trường đại học Thương mại: gồm các luận văn chuyên

đề về đề tài giao nhận vận tải đường biển

- Các dữ liệu trên internet: trang web của công ty, trang web về hải quan nhưdiễn đàn vietship.com, hoặc trang web về luận văn chuyên đề

- Các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng như một số tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty

Từ việc tìm kiếm các dữ liệu này ta có thể: xây dựng đúng kết cấu của khóaluận, tìm hiểu và nghiên cứu được lý thuyết liên quan đến đề tài, đánh giá chung đượctình hình hoạt động của công ty

1.6.2 Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu sơ cấp

Nguồn dữ liệu này được nghiên cứu qua 2 phương thức sau:

- Quan sát: phương pháp này nhằm giúp người nghiên cứu thấy rõ quy trình hoạtđộng tại công ty, và quan sát này được tiến hành trong quá trình thực tập tại công ty

- Phỏng vấn trực tiếp: phương pháp này sẽ được thiết kế nhằm giúp ngườinghiên cứu thấy rõ được thực trạng thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng

đường biển tại công ty Đây sẽ là những dữ liệu quan trọng trong quá trình thực hiện đềtài Các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp nhằm tìm hiểu sâu hơn về hoạt động giao hàngxuất khẩu đường biển

Sau đó từ các dừ liệu này ta sẽ chắt lọc một cách chi tiết để tạo ra các thông tinhữu ích tùy theo mục đích nghiên cứu của để tài

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, từ viết tắt vàcác tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan của nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng

xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam”

Chương 2: Cơ sở lí luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của

công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam

Chương 4: Định hướng phát triển và các giải pháp hoàn thiện quy trình giao

hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG

XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

2.1 Khái quát về giao hàng xuất khẩu

2.1.1 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu

2.1.1.1 Khái niệm về giao hàng

Trong hoạt động thương mại quốc tế, người bán và người mua thường ở cách xanhau Sau khi hợp đồng được kí kết, người bán thực hiện việc giao hàng, nghĩa là hànghóa phải di chuyển từ nước người bán sang nước người mua Để cho quá trình vậnchuyển được bắt đầu, tiếp tục, kết thúc, tức là hàng hóa đến được với người mua, thìcần thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển như đưahàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/ dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơiđến Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao hàng

Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service), theo Quy tắc mẫu của FIATA

về dịch vụ giao nhận, “là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng,lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay cóliên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm,thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”

Theo Luật Thương mại 1997, “giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo

đó người làm dịch vụ giao nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưubãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho ngườinhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác”

Như vậy, giao hàng là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quátrình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng)đến nơi nhận hàng (người nhận hàng), trong đó người giao hàng ký hợp đồng vậnchuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thựchiện dịch vụ Người giao hàng có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thôngqua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

2.1.1.2 Nội dung của việc giao hàng

Trừ trường hợp người gửi hàng muốn tự mình tham gia làm bất kì thủ tục,chứng từ nào đó, còn thông thường người giao hàng có thể thay mặt người gửi hàng loliệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các cung đoạn cho đến tay người nhận hàng.Người giao hàng có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý vàthuê dịch vụ của người thứ ba khác

Nội dung dịch vụ giao nhận có thể bao gồm các công việc sau đây:

- Các hoạt động tư vấn về đóng gói, tuyến đường, bảo hiểm, thủ tục hải quan,chứng từ vận chuyển,…

- Các hoạt động tổ chức chuyên chở lô hàng xuất nhập khẩu và quá cảnh, dịch vụgom hàng, vận tải hạng nặng và hàng đặc biệt, hàng công trình Đối với hàng xuất khẩu,người giao hàng sẽ tổ chức nhận hàng, đóng gói và kẻ mã ký hiệu, lưu cước với ngườivận chuyển, cấp chứng từ vận tải, giám sát giao hàng, thông báo giao hàng cho kháchhàng, khai báo hải quan

2.1.2 Khái niệm, vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu

2.1.2.1 Khái niệm về người giao hàng

Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, người giao hàng là thương nhân có giấychứng nhận đăng kí kinh doanh dịch vụ giao hàng hóa

Trước đây, người giao hàng là một đại lý thay mặt người xuất khẩu thực hiệncác công việc thông thường như bốc/ dỡ hàng hóa, lưu kho hàng hóa, sắp xếp viêc vậnchuyển trong nước…

Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế và của các phương thức vậnchuyển khác nhau trong nhiều năm qua mà việc giao hàng cũng được mở rộng hơn.Ngày nay, người giao hàng không chỉ lưu khoang tàu (booking space) hay khai hảiquan (customs clearance) mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải

và phân phối hàng hóa

Trong nhiều nước, người giao hàng được gọi bằng nhiều tên khác nhau như

“Đại lý hải quan”, “Đại lý khai hải quan”, “Người môi giới hải quan”, “Đại lý gửi hàng

và giao hàng”, …nhưng dù gọi bằng tên gì đi nữa, người giao hàng vẫn chỉ là ngườibán dịch vụ

2.1.2.2 Vai trò của người giao hàng

Người giao hàng với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình(người xuất khẩu) những công việc sau:

- Lựa chọn truyến đường vận tải

- Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải

- Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan (như: biên lai nhận hàng - theForwarder Certificate of Receipt hay chứng từ vận tải - the Forwarder Certificate ofTransport)

- Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật pháp củachính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kể

cả các quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, cũng như chuẩn bị các chứng từ cần thiết

- Ðóng gói hàng hoá (trừ khi hàng hoá đã đóng gói trước khi giao cho ngườigiao nhận)

- Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá (nếuđược yêu cầu)

- Chuẩn bị kho bảo quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần)

- Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực hiện các thủ tục về lệ phí ở khu vực giámsát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải

- Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu

- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liện hệ vớingười vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài

- Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có)

- Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất máthay tổn thất của hàng hoá

2.1.2.3 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao hàng xuất khẩu

- Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng

- Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của kháchhàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báo ngaycho khách hàng

- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc khôngthực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thôngbáo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm

- Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiệnnghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý

2.1.2.4 Trách nhiệm của người giao hàng xuất khẩu

a, Khi là đại lý của chủ hàng

Tuỳ theo chức năng của người giao hàng xuất khẩu, người giao hàng phải thựchiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệmvề:

- Giao hàng không đúng chỉ dẫn

- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn

- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

- Chở hàng đến sai nơi quy định

- Giao hàng cho người không phải là người nhận

- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế

- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên

Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm vềhành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết Khi là đại lý người giao hàngphải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) củamình

b, Khi là người chuyên chở

Khi là một người chuyên chở, người giao hàng xuất khẩu đóng vai trò là mộtnhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà kháchhàng yêu cầu Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của ngườichuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tảinhư thể là hành vi và thiếu sót của mình Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh tanhư thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu

ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải làtiền hoa hồng

Tuy nhiên, người giao hàng không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏngcủa hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác

- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp

- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá

- Do chiến tranh, đình công

- Do các trường hợp bất khả kháng

Ngoài ra người giao hàng không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽkhách hàng được hưởng, về sự chậm chễ hoặc giao hàng sai địa chỉ mà không phải dolỗi của mình

2.1.3 Yêu cầu với việc giao hàng xuất khẩu

Để đáp ứng được nhu cầu khách hàng cũng như đem lại mức chất lượng caonhất, giao hàng xuất khẩu cũng như bất kỳ một loại hình dịch vụ nào, cũng có nhữngyêu cầu đòi hỏi riêng mà người giao hàng phải đáp ứng, bao gồm:

- Giao hàng phải nhanh gọn Điều này thể hiện ở thời gian thực hiện quy trìnhgiao hàng, bao gồm trước trong và sau khi giao hàng Để giảm được thời gian này, đápứng được nhu cầu khách hàng, người giao hàng phải nắm chắc được quy trình kỹ thuật,chủng loại hàng hóa, lịch tàu và bố trí hợp lý phương tiện vận chuyển

- Giao hàng chính xác, an toàn Đây là yêu cầu rất quan trọng, là yếu tố chủ yếuquyết định chất lượng và mức độ hoàn thành công việc bao gồm chính xác về số lượng,chất lượng, hiện trạng thực tế, chính xác về chủ hàng, nhãn hiệu

- Tối thiểu hóa chi phí Yêu cầu này chính là phương thức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao hàng Muốn vậy phải đầu tư thích đáng cơ sở vậtchất, xây dựng và hoàn chỉnh các định mức, các tiêu chuẩn hao phí, đào tạo đội ngũcán bộ nghiệp vụ

2.1.4 Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu

Các chủ thể tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm:

- Người xuất khẩu: là người ủy thác cho người khác thực hiện công tác giaohàng xuất khẩu

- Người giao hàng: là người nhận sự ủy thác của các doanh nghiệp có nhu cầuxuất khẩu hàng hóa

- Các ga, cảng chịu trách nhiệm giao nhận hàng, lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ

- Các công ty vận tải vận chuyển hàng hóa

- Các công ty đại lý tàu biển là người thay mặt cho người vận chuyển thực hiệncác thủ tục chứng từ liên quan đến giao và vận chuyển hàng hóa

- Công ty bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm và chịu trách nhiệm bồithường cho hàng hóa nếu có rủi ro xảy ra

- Ngân hàng là trung gian thực hiện nghiệp vụ thanh toán và bảo lãnh

- Các cơ quan chức năng đại diện cho Chính phủ như: Bộ Thương mại, cơ quan hải quan, cơ quan giám định, cơ quan quản lý ngoại hối, kiểm dịch, y tế,…

2.2 Khái niệm, đặc điểm, cở sở pháp lý và nguyên tắc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

2.2.1 Khái niệm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục cóliên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng(người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khácbằng đường biển Thường sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển

2.2.2 Đặc điểm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Đây là loại hình giao nhận được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới Giao hàngxuất khẩu bằng đường biển có rất nhiều đặc điểm Tuy nhiên có thể nêu ra một số đặcđiểm cơ bản nhất như sau:

- Vận tải đường biển thích hợp với tất cả các loại hàng hóa trong thương mạiquốc tế Giá cước vận tải bằng đường biển thường rất thấp, chỉ cao hơn đường sắt mộtchút nên vận tải đường biển thường thích hợp trên cự ly dài và khối lượng chuyên chởcực lớn

- Các tuyến đường trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thông tự nhiên(trừ các kênh đào…) Do đó không đòi hỏi phải đầu tư nhiều về tiền vốn, nguyên vặtliệu, sức lao động để xây dựng và bảo trì các tuyến đường vận tải đường biển Đây làmột trong những nguyên nhân làm cho giá thành vận tải đường biển thấp hơn so vớicác phương tiện khác

- Năng lực chuyên chở của vận tải đường biển là rất lớn Nhìn chung năng lựcchuyên chở của công cụ vận tải đường biển (tàu biển) không bị hạn chế như các công

2.2.3 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao hàng xuất khẩu tại cảng biển

2.2.3.1 Cơ sở pháp lý

Việc giao hàng hoá xuất khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như: các quy phạmpháp luật quốc tế (các công ước về vận đơn, vận tải, công ước về hợp đồng mua bánhàng hóa quốc tế…), các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giaonhận vận tải, các loại hợp đồng và L/C… thì mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuấtnhập khẩu

* Các quy phạm pháp luật quốc tế có thể kể ra như:

- Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế

- Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển, ký tạiBrussels ngày 25/08/1924

- Nghị định thư sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vậnđơn đường biển (Nghị định thư Visby 1968)

- Công ước Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, 1978

- …

* Nhà nước Việt Nam cũng đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liênquan đến vận tải, xếp dỡ, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như:

- Bộ luật hàng hải 1990

- Luật Hải quan

- Luật thương mại năm 2005

- Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 Quy định chi tiết Luật Thươngmại về điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thươngnhân kinh doanh dịch vụ logistics

- Nếu chủ hàng không tự giao nhận được phải ủy thác cho cảng trong việc giaonhận với tàu và giao nhận với chủ hàng nội địa

- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trìnhnhững chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải nhận một cách liên tụctrong một thời gian nhất định khối lượng hàng hoá ghi trên chứng từ

Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện hoặc dấu

xi, chì vẫn còn nguyên vẹn và không chịu trách nhiệm về những hư hỏng, mất mát màngười nhận phát hiện ra sau khi đã ký nhận với cảng

- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.Trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người và phương tiện vàocảng xếp dỡ thì phải được cảng đồng ý và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan chocảng

- Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa lưu tại kho, bãi cảng theo đúng kỹthuật và thích hợp với từng vận đơn, từng lô hàng Nếu phát hiện thấy tổn thất của hànghóa đang lưu kho bãi, cảng phải báo ngay cho chủ hàng biết, đồng thời áp dụng cácbiện pháp cần thiết để ngăn ngừa, hạn chế tổn thất

- Việc xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng được thực hiện trên cơ sởhợp đồng ký kết giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận chuyển hoặc người được ủythác

2.3 Quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển

Quy trình giao hàng xuất khẩu gồm các bước nghiệp vụ: nhận yêu cầu từ kháchhàng, hỏi giá/ chào giá cho khách hàng, liên hệ hãng tàu để đặt chỗ, chuẩn bị chứng từ

và hàng xuất khẩu, thông quan hàng xuất, phát hành vận đơn, thực xuất tờ khai (chi cụchải quan), gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài, lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ

2.3.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng

Nhân viên sales sẽ gọi điện thoại để tìm kiếm khách hàng có nhu cầu hoặckhách hàng sẽ gọi cho nhân viên Sales (nếu là khách hàng quen) và thông báo có hàngcần đi và cung cấp cụ thể chi tiết hàng hóa Nhân viên kinh doanh sẽ nhận từ kháchhàng các thông tin sau:

- Loại hàng:

Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loạicontainer phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh: 20’RF, 40’RFtùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DChoặc 40’HC đối với hàng cồng kềnh) Cũng như các quy định của nước nhập khẩu vềmặt hàng đó Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy hải quan vệ sinh an toàn thựcphẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng,

- Cảng đi, cảng đến:

Đây là yếu tố quyết định cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần,thời gian càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại

- Hãng tàu:

Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tưvấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp Tuy nhiêncũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa củamình thì công ty xem xét báo giá cước của hãng tàu đó cho khách hàng biết

2.3.2 Hỏi giá/ chào giá cho khách hàng

Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽliên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu lại có lịchtrình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường

Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu tính toán chi phí vàtiến hành chào giá cho khách hàng Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàuđều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa rađược khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi Booking request (yêu cầu đặt chỗ)cho bộ phận kinh doanh Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liênquan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơiđóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạcontainer có hàng để thông quan xuất khẩu, cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàuchạy

2.3.3 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking note của khách hàng và gửiBooking note đến hãng tàu để đặt chỗ Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đãthành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking confỉmation Bookingconfirmation chứa đựng những thông tin cần thiết như sau: Số booking, tên tàu, cảngxếp hàng (port of loading), cảng dỡ hàng (port of discharge), giờ cắt máng,

Sau khi có Booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửiBooking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục xuất khẩu.Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa củacông ty thì khách hàng sẽ gửi thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàngcho bộ phận giao nhận của công ty Sau khi tiếp nhận hân viên phòng giao nhận sẽ theodõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vậnchuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng Sau đó tiến hànhlàm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu

2.3.4 Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu

2.3.4.1 Chuẩn bị hàng hóa

Bước này công ty không làm mà người xuất khẩu làm

2.3.4.2 Chuẩn bị chứng từ

Nhân viên phụ trách của bên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng về bộ chứng từ

có liên quan đến hàng xuất khẩu Bao gồm các chứng từ sau đây:

- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu

- 1 Packing list (bên khách hàng cung cấp)

- 1 Invoice (bên khách hàng cung cấp)

- Định mức (bên khách hàng cung cấp)

- 1 lệnh cấp container rỗng

Có bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ đưa đến hải quan làm thủ tục hải quan

Hồ sơ hải quan gồm:

- Tờ khai hải quan: 2 bản chính ( 1 bản cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hảiquan lưu)

- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Purchase order): 1 bản chính

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính

- Phiếu đóng gói (Packing list): 1 bản chính

- Giấy đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanhnghiệp mới xuất khẩu lần đầu)

- Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản

Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đó đến cơquan hải quan để đăng ký hải quan Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra bộ hồ sơ, nếu thấyđầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký Một sai sót nhỏ trong bộ chứng từ cũng sẽảnh hưởng đến tiến độ giao nhận của lô hàng Vì vậy, để quá trình được diên ra trôichảy đòi hỏi nhân viên phải làm việc hết sức cẩn thận và chuyên nghiệp

Khi hàng đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên hải quan đến vị trícontainer và tiến hành kiểm tra hàng

2.3.5 Thông quan hàng xuất khẩu

Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin vềhàng hóa mà công ty thu thập được, nhân viên chứng từ sẽ dùng phần mềm khai báohải quan điện tử “ECUSS/ VNACCS” để truyền số liệu tờ khai hải quan qua mạng.Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số

tờ khai và phân luông hàng hóa Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh

hơn so với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờkhai vào máy.

Trên vận đơn thường thể hiện những nội dung sau: Số vận đơn (number of BL),Người gửi hàng (shipper), Người nhận hàng (consignee), Bên thông báo (notify party),Tên tàu, số chuyến (vessel), Cảng xếp hàng (Port of loading), Cảng chuyển tải (via ortranshipment port), Nơi giao hàng (Place of delivery), Tên hàng (name of goods), Ký

mã hiệu (marks and numbers), Cách đóng gói và mô tả hàng hóa (kind of packages anddiscription of goods), Số kiện (number of packages), Trọng lượng toàn bộ hay thể tích(total weight or mesurement), Cước phí và chi phí ( freight and charges), Số bản vậnđơn gốc (number of original bill of lading), Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (placeand date of issue), Chữ ký của người vận tải (master’s signature)

2.3.7 Thực xuất tờ khai

Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty Bộphận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất Nhân viên giaonhận đến chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thựcxuất

2.3.8 Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L,MB/L), nhân viên sẽ gửi thôngbáo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu số chuyến, cảng

đi, cảng đến, ETD/ETA (ngày đi/ ngày đến dự kiến), số vận đơn (MB/L, HB/L), loạivận đơn (Original BL/ Seaway bill/ Surrendered BL, ), hợp đồng, invoice, packing listcho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản saoHB/L, MB/L

thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (Bill fee, Seal fee, ) thì nhân viênchứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.

Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làmDebit note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ,người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn

Sau khi hoàn thành thut tục xong, người giao nhận sẽ trả lại chứng từ cho kháchhàng và công ty cũng lưu 1 bộ

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

2.4.1 Các yếu tố bên ngoài

- Môi trường kinh tế

Như chúng ta đã biết, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có quan hệ mật thiếtvới hoạt động giao nhận hàng hóa Điều này xuất phát từ môi trường kinh tế quốc tế, sựbiến động của nền kinh tế thế giới nói chung sẽ ảnh hưởng tới nến kinh tế Việt Nam vàkéo theo đó là ảnh hưởng tới nhu cầu tiêu dùng của người dân trong nước Và quantrọng hơn, nó có tác động không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệpxuất nhập khẩu và nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận

- Môi trường chính trị - pháp luật

Những biến động phức tạp trong môi trường chính trị và pháp luật sẽ tạo ra cơ hội và rủi ro đối với doanh nghiệp Về chính trị, trong những năm gần đây tình hình bất

ổn chính trị đang có nguy cơ gia tăng trên phạm vi thế giới Trong đó mối quan hệ giữaViệt Nam và các nước trên thế giới được cho là có ảnh hưởng khá lớn tới các doanhnghiệp xuất nhập khẩu cũng như doanh nghiệp giao nhận Kể từ khi gia nhập WTO,giao lưu kinh tế giữa Việt Nam và các nước không ngừng gia tăng đã làm cho ngànhgiao nhận có cơ hội phát triển

Về luật pháp thì hoạt động giao hàng xuất khẩu chịu tác động của luật Thương mại Việt Nam, luật hàng hải Việt Nam, các Công ước về vận đơn vận tải, Công ước vềhợp đồng mua bán hàng hóa, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam

về giao nhận vận tải…Vì vậy để tránh xảy ra sai sót khi thực hiện quy trình giao hàngxuất khẩu, các doanh nghiệp phải chú ý liên tục cập nhật những công văn, văn bảnchính sách mới của các bộ ngành có liên quan

- Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh được hiểu là các doanh nghiệp cùng thỏa mãn một loại nhucầu khách hàng Những năm gần đây, số lượng các doanh nghiệp trong lĩnh vực giaonhận ngày càng gia tăng đã đặt ra một áp lực cạnh tranh gay gắt hơn Trong khi các

doanh nghiệp trong nước có nguồn vốn nhỏ đặt ra áp lực về số lượng cũng như cáchthức kinh doanh thì doanh nghiệp nước ngoài lại đe dọa về quy mô và mức độ hoạtđộng chuyên nghiệp Vì vậy hoàn thiện và nâng cao chất lượng của quy trình thực hiệntrong hoạt động giao hàng xuất khẩu là một giải pháp quan trọng khi đứng trước tháchthức này

- Khách hàng

Khách hàng là thị trường của doanh nghiệp, đồng thời cũng là một trong nhữnglực lượng chi phối mang tính quyết định tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Đối với hoạt động giao hàng xuất khẩu, đặc biệt là trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thì

sự hài lòng của khách hàng sẽ là chỉ tiêu quan trọng giúp cho doanh nghiệp duy trì hoạtđộng

2.4.2 Các yếu tố bên trong

- Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào cũng đều là yếu tốquyết định sự thành công của doanh nghiệp đó trên thương trường Đối với hoạt độnggiao hàng xuất khẩu thì trình độ kinh nghiệm, kiến thức của đội ngũ giao nhận là yếu tốđáng được quan tâm nhất Doanh nghiệp nào có được đội ngũ nhân viên giỏi nghiệp

vụ, thông thạo các tuyến đường, nắm vững mức cước trên thị trường với từng dịch vụ,thông tường luật phát, có kiến thức về tính chất hàng hóa, có khả năng thuyết phụckhách hàng thì doanh nghiệp đó sẽ thành công

- Cơ sở vật chất

Cơ sở vật vật chất là một trong những yếu tố quyết định tới quy mô và chấtlượng của hoạt động giao hàng xuất khẩu Vì vậy các doanh nghiệp cung cấp dịch vụgiao nhận cần phải đầu tư các phương tiện hệ thống kho bãi, xây dựng trang thiết bị,ứng dụng hệ thống thông tin nhằm mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng hoạt động, từ

đó đáp ứng tối đa nhu cầu của mọi khách hàng

- Nguồn tài chính

Nguồn tài chính cũng là một yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng của hoạt động giaohàng xuất khẩu và giúp cho doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh của mình Một doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định sẽ trở thành sự lựa chọn của nhiều khách hàng hơn, sẽ tạo niềm tin cho khách hàng, có thể chủ động hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô hoạt động khi cần đầu tư cáctrang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động giao hàng xuất khẩu

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NISSIN LOGISTICS

VIỆT NAM

3.1 Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam

3.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam

3.1.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam là công ty với 100% vốn nướcngoài.Công ty được thành lập vào ngày 30 tháng 03 năm 2006 theo Giấy phép kinhdoanh số 357/GP-HN do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp

Tên giao dịch Tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NISSINLOGISTICS VIỆT NAM

Tên giao dịch quốc tế: NISSIN LOGISTICS CO.LTD

Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VND

Văn phòng chính: Phòng 201, Tòa Nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, Q.Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: (84-4) 35771462 Fax: (84-4) 35771461

Người đại diện: Ông Harami Kazuya - Chức vụ: Giám Đốc

Công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam là một công ty tư nhân, có tư cáchpháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập Cũng như các Công ty dịch vụ khác,công ty luôn hoạt động theo phương châm: “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, antoàn chất lượng, mọi lúc mọi nơi, giá cả cạnh tranh” làm phương châm phục vụ kháchhàng Công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững trong ngành dịch vụ giaonhận hàng hóa xuất nhập khẩu và đã được nhiều khách hàng lớn cả trong, ngoài nướctin cậy và chọn lựa

3.1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh

Công ty hoạt động chủ yếu trong 5 ngành nghề kinh doanh sau:

• Hoạt động vận tải quốc tế đường biển

• Hoạt động vận tải đường không

• Đại lý giao nhận vận tải

• Dịch vụ giao nhận

• Dịch vụ lưu kho bãi

Hình 3.1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU

HẠN NISSIN LOGISTICS VIỆT NAM

(Nguồn: Phòng Nhân sự công ty cung cấp)

* Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

 Giám Đốc là người điều hành mọi hoạt động của công ty như : Quyết địnhcác hoạt động kinh doanh của công ty, tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh củacông ty, ban hành các quy chế quản lý nội bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danhquản lí…

 Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được phâncông, chủ động giải quyết những công việc đã được giám đốc ủy quyền và phân côngtheo đúng chế độ chính sách của nhà nước và điều lệ của công ty

 Phòng kinh doanh

Đây là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất trong công ty, bộ phận kinhdoanh gồm có các mảng: mua bán cước vận tải nội địa, quốc tế Nhân viên kinh doanhtìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng cónhu cầu, chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng, đàm phán với các hãng

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng

nhân sự Phòng kế

toán Phòng kinh doanh Phòng giao nhận chứng từ Phòng

tàu, hãng hàng không để có giá cước tốt nhất cho khách hàng … Sau đó tiến hành xemxét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.

 Phòng giao nhận

Thực hiện tất cả các nội dung công việc trong hoạt động kinh doanh XNK: từkhi lên chứng từ đến khi hoàn tất thủ tục xuất hàng đi nước ngoài hoặc nhập hàng vềkho của doanh nghiệp đăng ký làm dịch vụ; giải quyết mọi vướng mắc của khách hàngmột cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng; tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo

uy tín tốt đối với khách hàng

 Phòng chứng từ

Quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các côngvăn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao Thườngxuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo nhữngthông tin cần thiết cho lô hàng Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi chokhách hàng, chịu trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng

 Phòng kế toán

Phụ trách công việc thu chi của công ty, hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kếtoán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạtđộng kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thànhcông tác Cung cấp các số liệu, thông tin phục vụ công tác dự báo

Nhìn chung các phòng ban trong công ty có mối quan hệ khắng khích và hỗ trợlẫn nhau, hoạt động thông suốt nhắm đẩy mạnh kinh doanh giao nhận vận tải có hiệuquả trong bối cảnh thị trường ngành đang cạnh tranh khốc liệt như hiện nay

3.1.1.4 Nhân lực của công ty

Công ty khoảng 50 nhân viên rất năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứngnhanh với môi trường, có trình độ lao động và tay nghề khá cao, có tinh thần tráchnhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng

3.1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Nissin Logistics là một trong những công ty có hệ thống cơ sở vật chất khá đầy

đủ Hiện nay, hệ thống phương tiện và trang thiết bị của Nissin bao gồm: 6 ô tô đầu kéo

và hệ thống rơ móc có khả năng vận chuyển hàng có trọng tải từ 25 tấn đến 400 tấn, hệthống cần cẩu có sức cẩu từ 16 tấn đến 60 tấn, gần 10 xe tải có trọng tải từ 500kg đến1,4 tấn Hai kho hàng: một ở Phú Thuận Quận 7, Tp.HCM có diện tích khu vực 10.000m2 và kho thứ hai ở Phú Thị, Gia Lâm, Hà Nội có diện tích khu vực 4.500 m2 Bêncạnh đó, Nissin còn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho việc bốc dỡ hàng tại kho