hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng hàng không của công ty cổ phẩn dịch vụ thƣơng mại quốc tế megaway việt nam

LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Nguyễn Vi Lê – Khoa Kinh Tế & Kinh Doanh Quốc Tế, trường Đại học Thương Mại Cơ tận tình bảo, hướng dẫn tạo điều kiện giúp đỡ em q trình làm khóa luận tốt nghiệp Đồng thời em xin gửi lời biết ơn chân thành tới thầy cô giáo trường Đại học Thương Mại, khoa Kinh Tế & Kinh Doanh Quốc Tế suốt năm học trang bị cho em kiến thức quý báu giúp em tự tin trình thực tập, làm khóa luận tốt nghiệp cho cơng việc sau Em xin chân thành cảm ơn tập thể đội ngũ cán công nhân viên Công ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam, đặc biệt phó giám đốc Tony Dong chị Trương Mỹ Hạnh cho em hội học hỏi thực tập q Cơng ty Báo cáo khóa luận tốt nghiệp hoàn thành, khả năng, thời gian kiến thức cịn nhiều hạn chế nên khóa luận khơng thể tránh khỏi sai sót Em mong nhận ý kiến đóng góp, bổ sung thầy đề báo cáo khóa luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày tháng năm 2015 Sinh viên thực Lê Xuân Tùng 1 MỤC LỤC 2 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ 3 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa tiếng nước VNĐ XNK TP FCL Full Container Load LCL Less than Container Load MSDS Material safety data sheet 10 HAWB MAWB AOL AOD House Airway Bill Master Airway Bill Airport of load Airport of Destination Nghĩa tiếng Việt Việt Nam Đồng Xuất nhập Thành phố Hàng đầy container Hàng không đầy container Bảng dẫn an tồn hàng hóa Vân đơn Vận đơn chủ Cảng bốc hàng Cảng dỡ hàng Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CỦA VẤN ĐỀ HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ MEGAWAY VIỆT NAM 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế nay, Việt Nam tích cực tham gia nhiều tổ chức kinh tế kí kết hiệp định với nhiều nước nhiều khu vực giới Điều tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế đất nước, có ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận quốc tế Tương lai, ngành kinh doanh dịch vụ quốc tế đóng góp tỉ lệ phần trăm GDP lớn cho quốc gia, ngành có nhiều triển vọng phát triển đem lại kết tích cực cho đất nước Tuy nhiên, hội mở lớn cho doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải thách thức đặt khơng Ngày có nhiều doanh nghiệp ngồi nước tham gia vào ngành khiến cho cạnh tranh ngày khốc liệt Nếu doanh nghiệp khơng có chiến lược khơng tìm giá trị cốt lõi dễ bị thất bại Cái mà doanh nghiệp phải có chất lượng dịch vụ tốt Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa có vai trị vơ quan trọng với doanh nghiệp kinh doanh ngành Công Ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam công ty hàng đầu nước ta lĩnh vực Nhưng thời gian gần với phát triển kinh tế thị trường trình mở hội nhập kinh tế Megaway Việt Nam gặp nhiều khó khăn, có nhiều nỗ lực cố gắng việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải chưa đạt kết mong đợi Với mong muốn góp phần vào nâng cao chất lượng giao nhận vận tải hàng hóa Cơng ty nói riêng nước ta nói chung, em lựa chọn đề tài: “hồn thiện quy trình giao hàng xuất đường hàng không Công Ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam” làm chuyên đề khóa luận 1.2 Tổng quan nghiên cứu Cho đến em tìm hiểu số cơng trình nghiên cứu có liên quan đến quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng khơng đề tài: 5 Nguyễn Đức Hoàng Nam: “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường khơng chi nhánh Kintetsu World Express Việt Nam” Đỗ Thị Hải Yến: “Giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hố xuất nhập đường hàng khơng cơng ty TNHH dịch vụ giao nhận - thương mại Trường Phú” Hai viết phân tích thực trạng giải pháp cho nghiệp vụ quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không Tuy nhiên viết chủ yếu kể tên chứng từ sử dụng giao nhận hàng hóa xuất nhập phần lớn nêu lên thành công mà công ty đạt được, lại chưa sâu phân tích tồn quy trình thực nghiệp vụ Hồng Thị Yến: “Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải hàng xuất đường biển Công ty cổ phần Bee Logistics” Lê Thị Hà Giang: “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng nhập đườn hàng không công ty cổ phần Dolphin Logistics” Với viết này, có đề cập đến quy trình giao nhận vận tải lại khơng nhắm đến đối tượng hàng hóa xuất hàng đường hàng khơng Như vậy, khẳng định rằng, thời điểm tại, khóa luận cuả em không trùng lặp với viết nghiên cứu trước Bài khóa luận em phân tích rõ tồn quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất đường hàng không Công ty Megaway Việt Nam, đề cập định hướng cho ngành vận tải hàng khơng Việt Nam nói chung cho cơng ty nói riêng 1.3 Mục đích nghiên cứu - Hệ thống hóa sở lý thuyết nghiệp vụ giao nhận hàng xuất đường hàng khơng - Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không công ty Megaway Việt Nam - Đưa đề xuất nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không cppng ty Megaway Việt Nam 6 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không Công ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam Thực trạng áp dụng quy trình: Những thành cơng, tồn nguyên nhân mà công ty gặp phải Phạm vi nghiên cứu 1.5 • Phạm vi nghiên cứu nội dung Đề tài nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng khơng, nghiên cứu Trụ sở cơng ty Megaway Hà Nội với vai trò đại lý người gom hàng • Phạm vi nghiên cứu khơng gian Trong trình tìm hiểu, em tập trung nghiên cứu việc hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất đường hàng khơng cơng ty Megaway Việt Nam • Phạm vi nghiên cứu thời gian Khóa luận sâu tìm hiểu nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không công ty Megaway Việt nam từ năm 2014 đến Phương pháp nghiên cứu 1.6 a Phương pháp thu thập liệu • Dữ liệu sơ cấp Thu thập liệu sơ cấp thông qua việc quan sát hoạt động kinh doanh doanh nghiệp quan sát anh chị cơng ty việc thực quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không Dùng phương pháp vấn trực tiếp, thu thập thông tin, tra cứu số liệu, tài liệu tham gia vào trình làm việc Cơng ty • Dữ liệu thứ cấp Báo cáo kết hoạt động kinh doanh tài liệu thủ tục trình hoạt động công ty Megaway Việt Nam Dữ liệu thư viện gồm luận văn đề tài thuộc lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất đường hàng khơng, sách giáo trình liên quan… Dữ liệu thơng qua việc tìm kiếm Internet, tài liệu từ tổ chức hiệp hội ngành vận tải nói chung vận tải đường hàng khơng nói riêng 7 b Phương pháp phân tích xử lý liệu Bài nghiên cứu em sử dụng phương pháp phân tích số liệu: thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh, phương pháp tính số, tỷ lệ để phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh từ rút kết luận Bên cạnh đó, viết cịn sử dụng phương pháp định lượng làm phương pháp nghiên cứu chủ đạo với phương pháp định tính nhằm đưa mục tiêu phương hướng hoạt động năm tới 1.7 Kết cấu khóa luận Khóa luận chia làm phần: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường hàng không Công Ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam Chương 2: Cơ sở lí luận giao nhận hàng hóa xuất đường hàng không Chương 3: Thực trạng áp dụng quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không Công Ty Megaway Việt Nam Chương 4: Định hướng phát triển đề xuất kiến nghị để hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không Công Ty Megaway Việt Nam 8 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 2.1 Một số khái niệm 2.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa Sự khác quốc tịch chủ thể thương mại quốc tế dẫn đến hàng hóa xuất nhập phải chuyên chở qua biên giới nước Do để hàng hóa đến tận tay người mua, phải trải qua hàng loạt công việc như: thông quan xuất nhập khẩu, chuẩn bị giấy tờ, thuê phương tiện vận chuyển, bốc xếp hàng hóa lên phương tiện… Trước kia, việc giao nhận người gửi hàng (nhà xuất khẩu), người nhận hàng (nhà nhập khẩu) hay người chuyên chở đảm nhiệm tiến hành Tuy nhiên, với phát triển buôn bán quốc tế, phân công lao động quốc tế với mức độ quy mô chuyên môn hoá ngày cao, giao nhận chun mơn hóa, tổ chức, tập đồn giao nhận chuyên nghiệp tiến hành giao nhận thức trở thành ngành nghề Dịch vụ giao nhận theo quy tắc mẫu FIATA dịch vụ giao nhận loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa” 2.1.2 Khái niệm xuất hàng hóa Theo cách hiểu chung xuất hoạt động đưa hàng hoá, dịch vụ từ quốc gia sang quốc gia khác Dưới góc độ marketing, xuất coi hình thức thâm nhập thị trường nước ngồi rủi ro chi phí thấp Mục đích hoạt động xuất nhằm khai thác lợi so sánh quốc gia phân công lao động quốc tế Theo Luật thương mại ban hành năm 1998 hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, gia công đại lý mua bán với nước ngồi “Hoạt động xuất khẩu, nhập hàng hoá hoạt động mua, bán hàng hoá thương nhân Việt Nam với thương nhân nước theo hợp đồng mua bán hàng hoá, bao gồm hoạt động tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập chuyển hàng hoá” 9 Trên thực tế, hoạt động xuất diễn lĩnh vực, nhiều hình thức khác nhau, từ hàng hố tiêu dùng máy móc thiết bị, cơng nghệ hay nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất… mục đích cuối xuất cho dù hình thức đem lại lợi ích cho quốc gia Xuất hoạt động không bị giới hạn khơng gian hay thời gian Nó diễn thời gian ngắn hay hàng thập kỉ, phạm vi lãnh thổ quốc gia diễn nhiều quốc gia 2.1.3 Dịch vụ giao nhận hàng hóa đường hàng khơng Giao nhận hàng hóa đường hàng khơng tập hợp nghiệp vụ liên quan đến trình vận tải hàng không nhằm thực việc di chuyển hàng hoá từ nơi gửi hàng tới nơi nhận hàng Giao nhận hàng không thực chất tổ chức trình chuyên chở giải thủ tục liên quan đến q trình chun chở hàng hố đường hàng không Người thực dịch vụ giao nhận hàng khơng chủ hàng, hãng hàng khơng, người giao nhận chuyên nghiệp hay người khác Hiện dịch vụ giao nhận hàng hoá đường hàng khơng thường đại lý hàng hố hàng không người giao nhận hàng không thực Đại lý hàng hố hàng khơng bên trung gian bên người chuyên chở (các hãng hàng không) bên chủ hàng (người xuất người nhập khẩu) Nói đến đại lý hàng hố hàng không, người ta thường gọi đại lý IATA đại lý tiêu chuẩn Đại lý hàng hoá IATA đại lý giao nhận đăng ký hiệp hội vận tải hàng không quốc tế, hãng hàng không thành viên IATA định cho phép thay mặt họ Người giao nhận hàng không: Là người kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng khơng Người giao nhận hàng khơng đại lý IATA đại lý IATA, dịch vụ mà người giao nhận thường làm chủ yếu dịch vụ gom hàng * Dịch vụ vận tải hàng không thường áp dụng lơ hàng: - Các lơ hàng nhỏ - Hàng hố địi hỏi giao ngay, an tồn xác - Hàng hố có giá trị cao - Hàng hố có cự ly vận chuyển dài 10 10 mức cân lô hàng khả đàm phán, mặc người giao dịch Giá lô hàng vận chuyển đường hàng khơng tính dựa cân nặng chúng Cụ thể giá chia thành mức cân sau: Min; +45kg; +100kg; +300kg; +500kg; +1000kg… Mức cân cao đơn giá kg hàng hóa nhỏ dễ để deal giá, đặc biệt hàng hóa nặng tấn, khả cơng ty thương lượng giảm giá đầu vào xuống 10% cao Với mức thấp đơn giá cao khó để thương lượng giá đầu vào với hãng hàng khơng, địi hỏi nhân viên giao dịch, đàm phán phải có kỹ riêng phải có quan hệ cực tốt với hãng hàng khơng 3.2.3 Lập chứng từ kết tốn chi phí Đây khâu mà cơng ty phải kết hợp phịng ban để thực nhiều công việc lúc tiếp nhận hồ sơ khách hàng, kiểm tra, sửa chữa hoàn thiện chứng từ, kết tốn chi phí gửi hóa đơn u cầu khách hàng tốn Những đánh giá, phản hồi khách hàng năm gần để lại cho công ty nhiều điểm đáng phải ý, xem xét: Bảng 3.5: Bảng đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng đánh giá phận chứng từ (Cus & Docs) phận phận kế tốn cơng ty Megaway Việt Nam (Thang điểm 7) Năm Tiêu chí Tốc độ thời gian hoàn thiện chứng từ Tốc độ thời gian kết tốn chi phí Kỹ - nghiệp vụ phận chứng từ Kỹ – nghiệp vụ phận kế toán 2014 2015 2016 4.5 5.5 5.5 6.5 5.5 5.5 (Nguồn: Công ty Megaway Việt Nam) Với thang điểm 7, tất tiêu chi qua năm đạt mức trung bình ổn định, thể đội ngũ cán nhân viên chuyên nghiệp, vững kiến thức chuyên môn, mạnh kỹ nghiệp vụ giàu kinh nghiệm Xét mảng công việc Đối với phận chứng từ, khách hàng đánh giá tốc độ thời gian tiếp nhận, kiểm tra hoàn thiện chứng từ mức - 5.5 điểm Đây mức điểm chưa thực cao so với mức điểm kỹ – nghiệp vụ phận Thực trạng có nhiều trường hợp phận làm chứng từ bị lúng 27 27 túng, bối rối gây chậm trễ giấy tờ khách hàng cung cấp có nội dung khơng thống nhất: hay trường hợp khách hàng khai sai mã HS hàng hóa; thiếu MSDS hàng hóa mà đường hàng không cho nguy hiểm… Trong trường hợp đó, phận chứng từ phải liên hệ trực tiếp với khách hàng để tư vấn giúp khách hàng hiểu rõ vấn đề, từ hồn thiện chứng từ cách xác Thơng thường, khơng xảy sai xót, rắc rối phát sinh chứng từ đầy đủ từ đến ngày hồn thiện Ngồi ra, nghiệp vụ tốt không tránh khỏi số sai sót q trình làm việc Theo thống kê năm 2016, công ty mắc phải vụ sai sót chứng từ, có vụ đặc biệt nghiêm trọng phải bồi tròng cho khách hàng 30 triệu VNĐ, xử phạt nhân viên vi phạm 10 triệu VNĐ Với phận kế toán, cơng việc mang nhiều tính chất đặc thù không liên quan nhiều đến nghiệp vụ XNK hay giao nhận vận tải Theo khách hàng đánh giá, lực nghiệp vụ nhân viên kế tốn cơng ty ổn Các chi phí tính tốn cẩn thận, xác Các hóa đơn tốn trước gửi cho khách hàng kiểm tra lại lần Rất xảy sai xót biến động tỷ giá hay lỗi chủ quan nhân viên gõ sai tả Bên cạnh đó, thới gian kết tốn chi phí lại lâu, thường nhiều gian phải tính tốn kiểm tra nhiều lần Điều mục đích đảm bảo yếu tố xác, tin cậy khách hàng 3.2.4 Tổ chức giao hàng lên tàu Đây bước cuối quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không, bước quan trọng bước khó quy trình, bao gồm chuỗi khâu, công việc liên tiếp như: Đưa hàng vào kho cảng hàng không, kiểm tra hàng, cân hàng, soi chiếu, lý tờ khai, theo dõi xử lý tình huống… Bảng 3.6: Bảng đánh giá chất lượng dịch vụ công tác tổ chức giao hàng lên tàu khách hàng đánh giá công ty Megaway Việt Nam (Thang điểm 7) Năm Tiêu chí Tốc độ thời gian làm thủ tục giao hàng lên tàu 28 28 2014 2015 2016 5.5 6 Kỹ - nghiệp vụ nhân viên Operation sân bay Nội Bài Khả giải tình phát sinh Mức độ follow tình hình chuyến hàng Mức độ hài lịng khách hàng sau chuyến hàng 6 6.5 5.5 6.5 4.5 5.5 6 (Nguồn: Công ty Megaway Việt Nam) Theo đánh giá từ phía khách hàng, công tác tổ chức giao hàng lên tàu gồm nhiều khâu, nhiều thủ tục phức tạp nhân viên trường công ty Megaway Việt Nam giải hồn thành cơng việc ổn thỏa chuyên nghiệp, xảy rắc rối phát sinh trình giải thủ tục Thời gian thơng thường để hồn thành thủ tục đưa hàng lên máy bay ngày, tránh chi phí phát sinh lưu kho Cùng với đó, kỹ – nghiệp vụ khả xử lý tình nhân viên trường sân bay Nội Bài đánh giá cao: 6.5/7 điểm (năm 2016) số điểm gần tuyệt đối Đối với nhân viên này, kỹ nghiệp vụ, họ cịn phải có mối quan hệ tốt với cán hải quan Nội Bài cán làm việc sân bay Một nhân viên công ty chia sẻ lại: nhân ngày lễ, tết hay số dịp đó, cơng ty tổ chức buổi liên hoan, ăn nhậu có mời cán hải quan, cán sân bay đến để giữ quan hệ, năm khoảng 4-5 lần Chưa kể hoạt động giao lưu thể thao, bóng đá, tennis thường xuyên tổ chức Đối với hàng Air, dường việc theo đõi tình hình vận tải chuyến hàng không trọng nhiều lơ hàng vận tải đường biển Lý vận chuyển đường hàng không nhanh tương đối an tồn Nếu nhanh cần vài tiếng đồng hồ, lâu khoảng 2-3 ngày kết thúc trình vận chuyển Trong khoản thời gian ngắn đó, xảy tình phát sinh cần phải xử lý Với hàng xuất, sau giao hàng cho người vận tải forwarder gần hết trách nhiệm Chính mà cơng ty Megaway Việt Nam khách hàng đánh giá không cao mức độ theo dõi tình hình vận chuyển lơ hàng Nói chung, có tồn tại, thiếu xót Megaway Việt Nam xứng đáng đối tác đáng tin cậy công ty xuất đường hàng 29 29 khơng Mức độ hài lịng khách hàng qua năm cao có xu hướng tang Chứng tỏ công ty Megaway Việt Nam ngày phát triển hoàn thiện chất lượng dịch vụ thái độ, tác phong phục vụ khách hàng 30 30 Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT KIEENS NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẲNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY MEGAWAY VIỆT NAM 4.1 Định hướng phát triển công ty thời gian tới a Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất đường hàng không Ngày nay, kinh tế ngày phát triển, Việt Nam gia nhập nhiều tổ chức thương mại cho thấy mở cửa kinh tế quốc dân ngày lớn Lượng hàng hóa xuất nhập ngày nhiều Mối quan hệ Việt Nam với nước giới không ngừng mở rộng tạo điều kiện cho buôn bán quốc tế phát triển mạnh mẽ Điều đồng nghĩa với tiềm phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế Việt Nam năm tới lớn Đối với vận chuyển hàng hóa đường hàng không, chiếm thị phần nhỏ tổng khối lượng vận chuyển lại đóng góp 25% giá trị thương mại vận chuyển Việt Nam qua đường hàng không Trong chiến lược phát triển ngành giao thơng vận tải, Việt Nam có 26 sân bay vào năm 2020 trình phát triển mở rộng sân bay Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh với sân bay quốc tế Long Thành đưa vào hoạt động năm 2020 IATA dự báo ngành hàng không tới năm 2017, Việt Nam xếp thứ số thị trường phát triển nhanh giới với vận chuyển hành khách quốc tế tăng 6,9%; vận chuyển hàng hóa quốc tế đạt 6,6% Việt Nam có mạng lưới đường bộ, đường sắt, đường biển cho phép nối liền với nước không khối ASEAN mà nước khác giới với nhiều lợi để phát triển ngành vận tải đường hàng không dịch vụ giao nhận vận tải đường hàng không vậy, không giúp cho công ty Megaway Việt Nam mà cho tất cơng ty giao nhận vận tải khác phát triển mạnh dịch vụ giao nhận, vận tải ngoại thương 31 31 b Phương hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất đường hàng không Công ty Megaway Việt Nam - Ổn định nhân đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ, cử cán đào tạo, xây dựng máy làm việc gọn nhẹ, hiệu nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng tốt đòi hỏi ngày khắt khe khách hàng - Duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống, hãng hàng không then chốt, chiến lược nhằm lấy giá tốt để cung cấp cho khách hàng - Tiếp tục đẩy mạnh chất lượng hiệu hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận- mạnh truyền thống Kintesu World Express - Nâng cấp sở hạ tầng nhằm cung cấp chokhách hàng dịch vụ chất lượng với phương tiện đáng tin cậy phân phối, đa dạng hoá tuỳ chọn dịch vụ để khách hàng có lựa chọn phù hợp với nhu cầu họ - Đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp hơn, để cung cấp dịch vụ thân thiện, chu đáo, xác, hiệu nhằm xây dựng quan hệ đối táclâu dài với khách hàng - Phân cấp quản lý, trình giao nhận hợp lý với chất lượng dịch vụ cao, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế - Lắng nghe ý kiến quý báu khách hàng để hoàn thiện dịch vụ chưa hoàn thiện phát huy tốt dịch vụ hoàn hảo 4.2 Các đề xuất nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không công ty Megaway Việt Nam a Hồn thiện cơng tác nhận hàng kiểm tra hàng Ngay từ khâu kiểm tra hàng (đối với quy trình xuất khẩu) khâu nhận hàng để vận chuyển (đối với quy trình nhập khẩu), cơng ty cần phải ý đến chất lượng hàng hố Cơng ty phải kiểm tra hàng hoá cách kỹ lưỡng, hàng hố có sai sót phẩm chất, chất lượng số lượng cơng ty phải thông báo với khách hàng để khách hàng biết tình trạng hàng hố trước cơng ty tiến hành bước quy trình Cụ thể: - Nhân viên giao nhận đến nhận hàng khách cần kiểm tra hồ sơ đề nghị khách bổ sung hồ sơ thiếu, tránh để bị hàng, thiếu hàng 32 32 - Đối với hàng khách yêu cầu báo cân trước xuất, cần phải ghi lại số điện thoại khách hàng để nhân viên dịch vụ khách hàng thông báo cho khách hàng để lô hàng kịp chuyến - Nhân viên giao nhận cần ý giao hàng giờ, tránh tình trạng giao hàng sát (cut-off) nên làm kịp thủ tục xuất hàng, khiến hàng bị để lại, đảm bảo trang bị theo vật dụng cần thiết để việc giao nhận hàng có hiệu nhãn dán xác định loại dịch vụ, vận đơn, phiếu ký nhận phát hàng, phiếu ghi nhận hành trình cơng tác hàng ngày - Kiểm tra kĩ vấn đề liên quan đến hàng hóa trước nhận hàng để có biện pháp xử lý kịp thời có tình bất ngờ xảy Cần ý kiểm tra hồ sơ Hải quan khách cung cấp (đặc biệt hồ sơ hàng mậu dịch), yêu cầu khách hàng bổ sung sửa chữa cần thiết kịp thời để thơng quan hàng cách nhanh b Hồn thiện cơng tác làm thủ tục Hải quan Nhân viên cần cập nhật yêu cầu Hải Quan cửa số loại mặt hàng nhạy cảm (sách báo, băng đĩa, đá quý ) mặt hàng thuộc diện xuất có điều kiện Chú ý yêu cầu an ninh hàng không hãng hàng không loại hàng thuộc diện nguy hiểm (bệnh phẩm, loại hàng chất bột, dung dịch ) để khai hải quan cho hợp lý, tránh trường hợp hàng mang lên không để đảm bảo hàng khơng bị vướng mắc làm thủ tục hải quan trạm trung chuyển, tránh tình trạng hàng bị giữ lâu gây ảnh hưởng đến tỉ lệ giao hàng lịch c Hoàn thiện khâu vận chuyển Khâu vận chuyển khâu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá Chỉ cần chằng buộc hàng hoá sai quy cách gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hố Chính địi hỏi nhân viên làm hàng nhân viên lái xe phải am hiểu hàng hoá đảm bảo chất lượng hàng hố Đôi làm hàng vội không kiểm tra kỹ hàng hoá việc chằng buộc hàng hoá xe để chuyên chở, công ty xếp hàng sai quy cách gây ảnh hưởng đến bao bì hàng hoá làm ảnh hưởng phần đến chất lượng hàng hố Nhân viên giao nhận cơng ty phải đến tận kho nơi làm hàng kiểm tra, giám sát kỹ trình làm 33 33 hàng từ bao gói đến xếp dỡ, chằng buộc hàng hố phương tiện vận chuyển phù hợp với đặc tính riêng biệt loại hàng hố khác Công ty cần hướng dẫn cho nhân viên làm hàng lái xe đặc điểm riêng loại hàng cách xếp dỡ, chằng buộc cho phù hợp với quy cách đặc điểm hàng hoá d Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ Khâu chuẩn bị chứng từ khâu quan trọng toàn quy trình, hoạt động giao nhận hàng xuất nhập đường không cần nhiều loại chứng từ khác bao gồm chứng từ hàng hoá, chứng từ vận tải, loại giấy tờ Hải quan, thuế Khâu thường mắc lỗi không kiểm tra kỹ chứng từ nhiều thời gian Có thể phân loại chứng từ thành loại riêng biệt phân công người phụ trách loại chứng từ Điều giảm bớt chồng chéo cơng việc phịng ban làm giảm tiến độ chuẩn bị kiểm tra chứng từ người phụ trách loại chứng từ nên quen thuộc có kinh nghiệm việc phát lỗi sai loại chứng từ Tuy nhiên biện pháp làm khâu chuẩn bị chứng từ bị phân tán nhiều chứng từ khơng khớp làm cho tiến độ chuẩn bị chứng từ chậm Để khắc phục tình trạng chia nhân viên thành nhóm thực cơng việc chịu giám sát người trưởng nhóm Lưu ý nhân viên đặc điểm loại hàng hoá khác điều kiện xuất nhập khác dẫn đến chứng từ gồm nhiều loại chứng từ khác nhau, chẳng hạn hàng phục vụ cho cơng trình, máy móc, thiết bị, hàng viện trợ máy móc nên chứng từ thường phải có chứng từ như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất chứng từ giám định chất lượng giấy tờ cho phép xuất nhập văn khác Nhà nước e Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân Để máy thực hoạt động giao nhận hợp lý, đạt hiệu làm việc cao, công ty nên cấu lại lại nhận sự, phân rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn nghĩa vụ phận để đạt hiệu làm việc cao Trong công việc cần nâng cao nghiệp trình độ nghiệp vụ chuyên mơn cho nhân viên, tạo tính tự tin, đốn, xử lý công việc cách độc lập hiệu 34 34 Rèn luyện tính kỷ luật, nghiêm túc công việc cho nhân viên Đây yếu tố quan trọng định đến chất lượng công việc hiệu kinh doanh công ty Đối với nhân viên đặc biệt nhân viên nghiệp vụ cần phải nắm vững bay, lịch trình hãng hàng khơng đồng thời phải báo xác giá cho khách hàng để vừa tạo thuận lợi cho khách hàng việc làm hàng vừa tránh sai sót lập vận đơn địa giao hàng Giao nhận lĩnh vực hoạt động phức tạp liên quan đến nhiều vấn đề như: Luật pháp, Hải quan, tài chính…cho nên dù sai sót nhỏ gây tốn nhiều công sức mà kết đạt không mong đợi khách hàng Do vậy, hiểu biết lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hoá cịn địi hỏi nhân viên làm cơng tác giao nhận phải am hiểu cách rộng rãi, giỏi ngoại ngữ, thông thạo tục lệ nhiều nước Để nâng cao nghiệp vụ cho cán công nhân viên tăng cường trách nhiệm nhân viên hàng hố, cơng ty áp dụng biện pháp sau : - Tạo điều kiện cho nhân viên cơng ty tham gia khố học ngoại ngữ, vi tính, luật pháp đặc biệt khoá học nghiệp vụ xuất nhập - Cử cán nước học hỏi kinh nghiệm từ Tập đồn cơng ty Nhật Bản - Đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên trẻ chưa có kinh nghiệm như: mở lớp chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn nghiệp vụ giao nhận; nhân viên có lực kinh nghiệm công ty giảng dạy cho nhân viên cơng ty Đó yếu tố quan trọng để gây dựng uy tín, niềm tin hình ảnh tốt đẹp Megaway với khách hàng 35 35 KẾT LUẬN Hiện nay, Việt Nam giai đoạn chuyển vươn lên mạnh mẽ nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt lĩnh vực kinh tế Việc tham gia WTO, Việt Nam có hội tham gia sâu, rộng, mạnh mẽ vào thương mại quốc tế có hội nhận đầu tư từ nhiều nước phát triển giới Điều tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế đất nước có ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận quốc tế Trong đó, nói vận tải hàng khơng chất xúc tác đặc biệt thúc đẩy kinh tế quốc dân phát triển mở đường hàng khơng có nghĩa mở rộng hợp tác kinh tế, quan hệ trị giao lưu văn hóa xã hội Vì mà hoạt động giao nhận hàng xuất nhập đường hàng khơng cịn non trẻ song chứng tỏ tầm quan trọng việc thúc đẩy thương mại quốc tế quốc gia Với thành mà Công ty Megaway Việt Nam gặt hái suốt thời gian vừa qua, cho thấy nỗ lực to lớn tồn thể nhân viên cơng ty, với mong muốn đưa công ty ngày phát triển lên, trở thành công ty hàng đầu lĩnh vực Việt Nam Tuy nhiên, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất đường hàng khơng nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi công ty tổ chức giao nhận khác phải có kiến thức kĩ năng, chun mơn tốt để đảm bảo tốt chất lượng dịch vụ, đồng thời không ngừng trau dồi kiến thức, cập nhật thường xuyên thông tin để nâng cao sức cạnh tranh không với công ty nước mà với cơng ty nước ngồi, vươn tầm giới Q trình thực tập cơng ty giúp em nhiều việc hồn thành khóa luận học hỏi, tích lũy cho thân nhiều kinh nghiệm cho công việc sau Em hi vọng rằng, công ty ngày phát triển lên, trở thành công ty giao nhận chuyên nghiệp, lựa chọn đáng tin cậy cho khách hàng nước, đạt thành tựu to lớn tương lai 36 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Dỗn Kế Bơn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, NXB Chính trị- Hành chính, Hà Nội Phạm Mạnh Hiền (2005), Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thương, NXB thống kê PGS.TS Hoàng Văn Châu (1999), Vận tải- Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, NXB Khoa học Kĩ thuật Tài liệu luận văn thư viện trường Đại học Thương Mại: “Nguyễn Đức Hồng Nam (2013): Hồn thiện quy trình giao nhận vận tải đường không chi nhánh Kintetsu World Express Việt Nam” “Đỗ Thị Hải Yến (2013): Giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hố xuất nhập đường hàng không công ty TNHH dịch vụ giao nhận thương mại Trường Phú” “Ngô Mỹ Trinh (2015 – ĐH Cơng Nghệ TP HCM): Quy trình giao nhận hàng xuất nhập đường hàng không công ty cổ phần Logistics Vinalink giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng xuất khẩu” • • • Tài liệu công ty Megaway Việt Nam Báo cáo tài cơng ty từ năm 2014 đến tháng 12 năm 2016 Cơ cấu tổ chức nhân công ty Bảng khảo sát khách hàng PHỤ LỤC KẾT QUẢ KHẢO SÁT CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ DO KHÁCH HÀNG ĐÁNH GIÁ: Năm Tiêu chí Tốc độ thời gian tiếp nhận hàng Thái độ phục vụ khách hàng Kỹ - nghiệp vụ Tốc độ thời gian hoàn thiện chứng từ Tốc độ thời gian kết tốn chi phí Kỹ - nghiệp vụ phận chứng từ Kỹ – nghiệp vụ phận kế toán Tốc độ thời gian làm thủ tục giao hàng lên tàu Kỹ - nghiệp vụ nhân viên Operation sân bay Nội Bài Khả giải tình phát sinh Mức độ follow tình hình chuyến hàng Mức độ hài lịng khách hàng sau chuyến hàng 2014 2015 2016 4.5 4.5 5.5 5.5 5.5 5.5 6.5 6 6.5 5.5 6.5 5.5 5.5 6 6 6.5 5.5 4.5 6.5 5.5 6 - Thang điểm: - Số lượng khách hàng khảng sát: 150 khách hàng - Số lượng khách hàng phản hồi khảo sát: 126 khách hàng - Người thực hiện: Công ty Megaway Việt Nam PHỤ LỤC DANH SÁCH NHÂN VIÊN TRONG CÔNG TY THAM GIA PHỎNG VẤN STT Họ tên Tony Dong Hồng Văn Đại Trương Thị Mỹ Hạnh Bùi Thị Bích Phương Đào Thị Hải Yến Nguyễn Văn Hoàng Nguyễn Phúc Vinh Nguyễn Thị Phượng Dư Thị Hoa Chức danh Phó giám đốc cơng ty Trưởng phịng kinh doanh Nhân viên Marketing Nhân viên kinh doanh Nhân viên Opertion chuyên hàng air xuất Trưởng phòng Cus & Docs Nhân viên Operation Nội Bài Trưởng phịng Operation Nhân viên kế tốn Người thực hiên: Lê Xuân Tùng TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BỘ MƠN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP TMQT Độc lập – Tự – Hạnh phúc ******** ******** NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên giao viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Vi Lê Đơn vị công tác: Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT- ĐHTM Họ tên sinh viên: Lê Xuân Tùng Mã sinh viên: 13D130189 Lớp: 49E3 Tên đề tài: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường hàng không Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam Đơn vị thực tập: Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam, văn phòng Hà Nội Sau q trình hướng dẫn, tơi có nhận xét sinh viên Lê Xuân Tùng sau: Quá trình thực khóa luận sinh viên: ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Chất lượng khóa luận: ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Kết luận Tơi đồng ý để sinh viên Lê Xuân Tùng nộp khóa luận tốt nghiệp đề nghị môn tiến hành đánh giá khóa luận tốt nhiệp theo quy định Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Người hướng dẫn ... NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU CỦA CƠNG TY MEGAWAY VIỆT NAM 3.1 Khái quát công ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam 3.1.1 Giới thiệu công ty Tên công ty viết tiếng Việt: Công ty Cổ Phần... đường hàng không cppng ty Megaway Việt Nam 6 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng khơng Công ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam Thực... quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không Công Ty Megaway Việt Nam Chương 4: Định hướng phát triển đề xuất kiến nghị để hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất đường hàng không Công Ty Megaway