hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng hàng không của công ty cổ phẩn dịch vụ thƣơng mại quốc tế megaway việt nam

Với mong muốn có thể góp một phần vào nâng cao chất lượnggiao nhận vận tải hàng hóa tại Công ty nói riêng và nước ta nói chung, em đã lựa chọn đề tài: “hoàn thiện quy trình giao hàng xuấ

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Nguyễn Vi Lê – KhoaKinh Tế & Kinh Doanh Quốc Tế, trường Đại học Thương Mại Cô đã tận tình chỉbảo, hướng dẫn và tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận tốtnghiệp Đồng thời em xin gửi lời biết ơn chân thành tới các thầy cô giáo trường Đạihọc Thương Mại, khoa Kinh Tế & Kinh Doanh Quốc Tế trong suốt 4 năm học đãtrang bị cho em những kiến thức quý báu giúp em tự tin trong quá trình thực tập,làm khóa luận tốt nghiệp cũng như cho công việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty CổPhẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam, đặc biệt là phó giám đốcTony Dong và chị Trương Mỹ Hạnh đã cho em cơ hội học hỏi và thực tập tại quýCông ty

Báo cáo khóa luận tốt nghiệp đã hoàn thành, nhưng do khả năng, thời gian vàkiến thức còn nhiều hạn chế nên khóa luận không thể tránh khỏi những sai sót Emrất mong nhận được ý kiến đóng góp, bổ sung của các thầy cô đề báo cáo khóa luậncủa em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày tháng năm 2015

Sinh viên thực hiện

Lê Xuân Tùng

1

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CỦA VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ MEGAWAY VIỆT NAM 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan nghiên cứu 1

1.3 Mục đích nghiên cứu 2

1.4 Đối tượng nghiên cứu 3

1.5 Phạm vi nghiên cứu 3

1.6 Phương pháp nghiên cứu 3

1.7 Kết cấu của khóa luận 4

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 5

2.1 Một số khái niệm cơ bản 5

2.1.2 Khái niệm xuất khẩu hàng hóa 5

2.1.3 Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 6

2.2 Lý thuyết về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường hàng không 7

2.3 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Megaway Việt Nam 8

2.3.1 Nhận hàng từ người gửi hàng 8

2.3.2 Chuẩn bị phương tiện 9

2.3.3 Lập bộ chứng từ và kết toán chi phí 10

2.3.4 Tổ chức giao hàng lên tàu 12

Chương 3: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY MEGAWAY VIỆT NAM 16

2

3.1 Khái quát về công ty Cổ Phần Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway

Việt Nam 16

3.1.1 Giới thiệu về công ty 16

3.1.2 Cơ cấu tổ chức 16

3.1.3 Nhân lực của công ty 17

3.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật 17

3.1.5 Tài chính của công ty 17

3.1.6 Hoạt động kinh doanh của công ty kinh doanh 17

3.2 Thực trạng áp dụng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường hàng không của công ty Meagaway Việt Nam 20

3.2.1 Nhận hàng từ người gửi hàng 21

3.2.2 Chuẩn bị phương tiện 21

3.2.3 Lập bộ chứng từ và kết toán chi phí 23

3.2.4 Tổ chức giao hàng lên tàu 24

Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT KIEENS NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẲNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CÔNG TY MEGAWAY VIỆT NAM 27

4.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 27

4.2 Các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty Megaway Việt Nam 28

KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

3

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Megaway Việt Nam 17Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Megaway Việt Nam giai đoạn

2014 – 2016 18Bảng 3.2: Doanh thu từng lĩnh vực của công ty Megaway Việt Nam giai đoạn 2014– 2016 19Bảng 3.3: Bảng đánh giá chất lượng dịch vụ tiếp nhận hàng hóa do khách hàng đánhgiá đối với công ty Megaway Việt Nam 21Bảng 3.4: Bảng đánh giá vị thế, năng lực của công ty đối với các hãng hàng khôngquốc tế 22Bảng 3.5: Bảng đánh giá chất lượng dịch vụ do khách hàng đánh giá đối với bộphận chứng từ (Cus & Docs) và bộ phận và bộ phận kế toán của công ty MegawayViệt Nam 23Bảng 3.6: Bảng đánh giá chất lượng dịch vụ của công tác tổ chức giao hàng lên tàu

do khách hàng đánh giá đối với công ty Megaway Việt Nam 25

4

4 FCL Full Container Load Hàng đầy container

5 LCL Less than Container Load Hàng không đầy 1 container

6 MSDS Material safety data sheet Bảng chỉ dẫn an toàn hàng hóa

10 AOD Airport of Destination Cảng dỡ hàng

5

Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CỦA VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ MEGAWAY VIỆT NAM.

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu.

Trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, Việt Nam đang tích cựctham gia nhiều tổ chức kinh tế và kí kết các hiệp định với nhiều nước và nhiều khuvực trên thế giới Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh tế của đấtnước, trong đó có ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận quốc tế Tương lai, ngànhkinh doanh dịch vụ quốc tế sẽ đóng góp tỉ lệ phần trăm GDP rất lớn cho quốc gia,ngành đang có nhiều triển vọng phát triển và đem lại kết quả tích cực cho đất nước.Tuy nhiên, cơ hội mở ra rất lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giaonhận vận tải nhưng thách thức đặt ra là không ít Ngày càng có nhiều doanh nghiệptrong và ngoài nước tham gia vào ngành khiến cho sự cạnh tranh ngày càng khốcliệt Nếu doanh nghiệp không có chiến lược và không tìm ra giá trị cốt lõi thì rất dễ

bị thất bại Cái mà mỗi doanh nghiệp phải có được đầu tiên đó là chất lượng dịch vụtốt Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa có vai trò vô cùng quantrọng với mỗi doanh nghiệp kinh doanh trong ngành

Công Ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam là mộttrong các công ty hàng đầu của nước ta trong lĩnh vực này Nhưng trong thời giangần đây cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường và quá trình mở của hộinhập kinh tế thì Megaway Việt Nam đã gặp nhiều khó khăn, mặc dù có nhiều nỗ lực

và cố gắng nhưng việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải chưa đạt kếtquả như mong đợi Với mong muốn có thể góp một phần vào nâng cao chất lượnggiao nhận vận tải hàng hóa tại Công ty nói riêng và nước ta nói chung, em đã lựa

chọn đề tài: “hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của Công Ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam” làm chuyên đề của khóa luận.

1.2 Tổng quan nghiên cứu

Cho đến nay em đã tìm hiểu được một số công trình nghiên cứu có liên quanđến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không như đề tài:

Nguyễn Đức Hoàng Nam: “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường không của chi nhánh Kintetsu World Express Việt Nam”

Đỗ Thị Hải Yến: “Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH dịch vụ giao nhận - thương mại Trường Phú”

Hai bài viết này đã phân tích thực trạng và giải pháp cho nghiệp vụ quy trìnhgiao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Tuy nhiên bài viết vẫn chủ yếu

kể tên các chứng từ sử dụng trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và phần lớnchỉ nêu lên những thành công mà công ty đã đạt được, nhưng lại chưa đi sâu phântích toàn bộ quy trình thực hiện nghiệp vụ đó

Hoàng Thị Yến: “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải hàng xuất khẩu đường biển của Công ty cổ phần Bee Logistics”.

Lê Thị Hà Giang: “Hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng nhập khẩu đườn hàng không của công ty cổ phần Dolphin Logistics”.

Với 2 bài viết này, tuy cũng có đề cập đến quy trình giao nhận vận tảinhưng lại không nhắm đến đối tượng là hàng hóa xuất khẩu hoặc hàng đi bằngđường hàng không

Như vậy, có thể khẳng định rằng, cho tới thời điểm hiện tại, bài khóa luận cuả

em là không trùng lặp với bất cứ bài viết nào đã nghiên cứu trước đó Bài khóaluận này của em sẽ phân tích rõ hơn về toàn bộ quy trình nghiệp vụ giao nhậnhàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Megaway Việt Nam, đề cậpnhững định hướng mới cho ngành vận tải hàng không Việt Nam nói chung vàcho công ty nói riêng

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tạiCông ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc Tế Megaway Việt Nam

Thực trạng áp dụng của quy trình: Những thành công, tồn tại và nguyên nhân

mà công ty gặp phải

1.5 Phạm vi nghiên cứu

 Phạm vi nghiên cứu về nội dung

Đề tài nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàngkhông, trong đó nghiên cứu Trụ sở chính của công ty Megaway tại Hà Nội với vaitrò là đại lý và người gom hàng

 Phạm vi nghiên cứu về không gian

Trong quá trình tìm hiểu, em tập trung nghiên cứu việc hoàn thiện nghiệp vụgiao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty Megaway Việt Nam

 Phạm vi nghiên cứu về thời gian

Khóa luận đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩubằng đường hàng không của công ty Megaway Việt nam từ năm 2014 đến nay

1.6 Phương pháp nghiên cứu

a Phương pháp thu thập dữ liệu

 Dữ liệu sơ cấp

Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua việc quan sát hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp và quan sát các anh chị trong công ty trong việc thực hiện quy trìnhgiao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

Dùng phương pháp phỏng vấn trực tiếp, thu thập thông tin, tra cứu số liệu, tàiliệu và tham gia vào quá trình làm việc tại Công ty

b Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

Bài nghiên cứu của em sử dụng các phương pháp phân tích số liệu: thống kê,phân tích, tổng hợp, so sánh, phương pháp tính chỉ số, tỷ lệ để phân tích thực trạng hoạtđộng kinh doanh và từ đó rút ra kết luận Bên cạnh đó, bài viết còn sử dụng phươngpháp định lượng làm phương pháp nghiên cứu chủ đạo cùng với phương pháp định tínhnhằm đưa ra mục tiêu và phương hướng hoạt động trong những năm tới

1.7 Kết cấu của khóa luận

Khóa luận được chia làm 4 phần:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩubằng đường hàng không của Công Ty Cổ Phẩn Dịch Vụ Thương Mại Quốc TếMegaway Việt Nam

Chương 2: Cơ sở lí luận về giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàngkhông

Chương 3: Thực trạng áp dụng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằngđường hàng không tại Công Ty Megaway Việt Nam

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất kiến nghị để hoàn thiện quy trình giaonhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công Ty Megaway Việt Nam

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG.

2.1 Một số khái niệm cơ bản.

2.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa.

Sự khác nhau về quốc tịch giữa các chủ thể trong thương mại quốc tế đã dẫnđến hàng hóa xuất nhập khẩu phải được chuyên chở qua biên giới của ít nhất mộtnước Do vậy để hàng hóa đến tận tay người mua, nó phải trải qua hàng loạt cáccông việc như: thông quan xuất nhập khẩu, chuẩn bị giấy tờ, thuê phương tiện vậnchuyển, bốc xếp hàng hóa lên phương tiện…

Trước kia, việc giao nhận có thể do người gửi hàng (nhà xuất khẩu), ngườinhận hàng (nhà nhập khẩu) hay do người chuyên chở đảm nhiệm và tiến hành Tuynhiên, cùng với sự phát triển của buôn bán quốc tế, phân công lao động quốc tế vớimức độ và quy mô chuyên môn hoá ngày càng cao, giao nhận cũng dần dần đượcchuyên môn hóa, do các tổ chức, các tập đoàn giao nhận chuyên nghiệp tiến hành

và giao nhận đã chính thức trở thành một ngành nghề

Dịch vụ giao nhận theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận là bất

kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đónggói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch

vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thậpchứng từ liên quan đến hàng hóa”

2.1.2 Khái niệm xuất khẩu hàng hóa.

Theo một cách hiểu chung nhất thì xuất khẩu là hoạt động đưa hàng hoá, dịch

vụ từ quốc gia này sang quốc gia khác Dưới góc độ marketing, xuất khẩu được coi

là một hình thức thâm nhập thị trường nước ngoài ít rủi ro và chi phí thấp Mụcđích của hoạt động xuất khẩu là nhằm khai thác được lợi thế so sánh của từng quốcgia trong phân công lao động quốc tế

Theo Luật thương mại ban hành năm 1998 về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu,gia công và đại lý mua bán với nước ngoài thì “Hoạt động xuất khẩu, nhập khẩuhàng hoá là hoạt động mua, bán hàng hoá của thương nhân Việt Nam với thươngnhân nước ngoài theo các hợp đồng mua bán hàng hoá, bao gồm cả hoạt động tạmnhập tái xuất, tạm xuất tái nhập và chuyển khẩu hàng hoá”

Trên thực tế, hoạt động xuất khẩu diễn ra trên mọi lĩnh vực, dưới nhiều hìnhthức khác nhau, từ hàng hoá tiêu dùng cho đến máy móc thiết bị, công nghệ haynguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất… nhưng mục đích chính cuối cùng của xuấtkhẩu cho dù dưới hình thức nào cũng đem lại lợi ích cho quốc gia Xuất khẩu làhoạt động không bị giới hạn về không gian hay thời gian Nó có thể diễn ra chỉtrong thời gian ngắn hay hàng thập kỉ, có thể chỉ trong phạm vi lãnh thổ quốc giahoặc có thể diễn ra ở nhiều quốc gia.

2.1.3 Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không.

Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là tập hợp các nghiệp vụ liên

quan đến quá trình vận tải hàng không nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từnơi gửi hàng tới nơi nhận hàng Giao nhận hàng không thực chất là tổ chức quátrình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở hànghoá bằng đường hàng không

Người thực hiện dịch vụ giao nhận hàng không có thể là chủ hàng, các hãnghàng không, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác

Hiện nay dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không thường do đại

lý hàng hoá hàng không và người giao nhận hàng không thực hiện

Đại lý hàng hoá hàng không là bên trung gian giữa một bên là người chuyên

chở (các hãng hàng không) và một bên là chủ hàng (người xuất khẩu hoặc ngườinhập khẩu) Nói đến đại lý hàng hoá hàng không, người ta thường gọi là đại lýIATA vì đây là đại lý tiêu chuẩn nhất

Đại lý hàng hoá IATA là một đại lý giao nhận được đăng ký bởi hiệp hội vậntải hàng không quốc tế, được các hãng hàng không là thành viên của IATA chỉ định

và cho phép thay mặt họ

Người giao nhận hàng không: Là người kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng

không Người giao nhận hàng không có thể là đại lý IATA hoặc không phải là đại lýIATA, dịch vụ mà người giao nhận thường làm chủ yếu là dịch vụ gom hàng

* Dịch vụ vận tải hàng không thường áp dụng đối với các lô hàng:

- Các lô hàng nhỏ

- Hàng hoá đòi hỏi giao ngay, an toàn và chính xác

- Hàng hoá có giá trị cao

- Hàng hoá có cự ly vận chuyển dài

2.2 Lý thuyết về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường hàng không.

Quy trinh giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không gồm các bước cơban sau:

Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng và ký hợp đồng.

Khách hàng gửi yêu cầu đến bộ phận cung cấp dịch vụ giao nhận tại công ty.Sau khi nhận được yêu cầu cung cấp dịch vụ từ khách hàng, nhân viên kinh doanh

sẽ tiến hành phân tích, hỗ trợ khách hàng để chọn lựa dịch vụ phù hợp nhất Khicông ty và khách hàng thảo luận để đi đến quyết định thống nhất thì sẽ tiến hành kýkết hợp đồng

Bước 2: Tìm hiểu và hoàn thiện hồ sơ của lô hàng.

Xác nhận thông tin trên các chứng từ của lô hàng từ bên khách hàng cung cấp.Liên lạc với các hãng vận chuyển để cung cấp các thông tin về lô hàng, đồng thờikịp thời xử lý, cập nhập, chỉnh sửa các chứng từ nếu có những sai sót hay yêu cầumới phát sinh từ phía khách hàng

Một số chứng từ nhận được từ khách hàng:

 Hợp đồng thương mại / Sales contract

 Hóa đơn thương mại / Commercial invoice

 Bản kê chi tiết hàng hóa / Packing list

 Giấy phép xuất khẩu

 Giấy chứng nhận xuất xứ, kiểm dịch (nếu có)

Bước 3: Tiến hành các thủ tục giao hàng.

 Lưu khoang máy bay, lập booking note với hãng hàng không để có đượccác thông tin về thời gian chuyến bay, hành trình tuyến đường bay, mức cước phívận chuyển,

 Lập house airway bill (HAWB), master airway bill (MAWB) và bản lượckhai hàng hóa (Air Cargo Manifest) nếu gom hàng với các chủ hàng khác

 Lập phiếu cân, làm thủ tục hải quan, mở tờ khai hàng xuất, thông quan

 Đưa hàng vào kho để xếp lên máy bay

 Gửi bộ chứng từ theo hàng và các giấy tờ liên quan nếu nước nhập khẩu cóbắt buộc riêng

Bước 4: Lên chi phí cho lô hàng.

Tiến hành thống kê lại các thu chi, phụ phí, các phí phát sinh, phí chi hộ… kếttoán tổng chi phí cho lô hàng xuất khẩu

Bước 5: Hoàn tất thủ tục và thông báo chi phí cho khách hàng

Sau khi làm xong thủ tục với kho nhận hàng tại sân bay và thanh toán các chiphí của lô hàng thì người giao nhận sẽ thông báo đến người xuất khẩu và thu phí

2.3 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Megaway Việt Nam.

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công tygồm có 4 bước:

Người xuát khẩu trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyểnnội địa của công ty Nhân viên Sales và Cus kết hợp tiệp nhận hàng của khách, dántem thông quan lên từng lô hàng Hàng hóa được vận chuyển mang về kho làm côngtác bảo quản hoặc chuyển trực tiếp ra cảng hàng không

a Trường hợp nhận hàng tại kho của chủ hàng

Đưa hàng về kho của công ty, đóng gói, làm các thủ tục kiểm hoá, kiểm dịch(tuỳ theo thoả thuận và hợp đồng đã ký với khách), đánh dấu kiện hàng, dán nhãnkiện hàng (nhãn vận đơn, hàng dễ hư hỏng, dễ vỡ, hàng nguy hiểm, động vậtsống…)

Công ty sẽ cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng của công

ty Megaway ( Forwarder’s Certificate of Receipt) Đây là sự thừa nhận chính thứcrằng công ty đã nhận hàng

Công ty sẽ tiếp tục cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu (Forwarder’sWarehouse Receipt) nếu hàng được lưu tại kho của công ty trước khi gửi cho hãnghàng không

Sau cùng là đưa hàng vào kho chờ để xếp lên máy bay

b Trường hợp chủ hàng giao hàng tại sân bay

Nếu hàng được giao tại sân bay, chủ hàng tự chịu trách nhiệm về vận chuyển nộiđịa, công ty chỉ tiến hành thu gom toàn bộ hàng và hồ sơ tại sân bay, kê khai hải quan,kiểm hóa, dán nhãn kiện hàng, lưu khoang máy bay, gửi bộ chứng từ theo hàng

2.3.2 Chuẩn bị phương tiện.

Bộ phận Operation hàng Air tiến hành xin giá, so sánh giá của các hãng baykhác nhau Mẫu xin giá của công ty gồm có:

- Tên hàng hóa: Đối với các mặt hàng dễ vỡ, dễ hư hỏng, không xếp chồng cầnphải có chú thích cụ thể; với các hàng hóa chất, hàng nguy hiểu yêu cầu phải đi kèmMSDC (bảng chỉ dẫn về an toàn hàng hóa)

- Term, AOL, AOD: Điều kiện giao hàng theo Incoterm, cảng bốc hàng, cảng

dỡ hàng

- Khối lượng cân, kiện tính theo kg

- Dimension: Kích thước của hàng hóa, dài – rộng – cao tính theo cm

Sau khi chốt giá, công ty tiến hành booking hãng tàu bay, kiểm tra lịch trìnhtàu chạy Căn cứ vào báo giá với khách hàng, công ty sẽ tiến hàng đặt chỗ với bênairline, có thể chọn các phương án gửi hàng như sau:

+ Tuyến đường đi thẳng (Direct flight - non stop)

+ Tuyến đường qua một trung tâm chuyển tải (transit hub) của Đại lý giaonhận nước ngoài để tiếp tục vận chuyển theo phương thức gom hàng, hay hàng cầnchuyển đến một nơi mà ta chưa có chuyến bay một nước cần phải qua một trạmchung chuyển

+ Tuyến đường theo chuyến bay nối tiếp (connecting flight) của cùng mộthãng hàng không (thường là để tiếp nhiên liệu)

Báo cáo lại với khách hàng và đại lý đầu nhận hàng để chốt thông tin từ 1 đến

2 ngày trước khi tàu chạy Cập nhật closing time cho khách hàng và nhân viênOperation của công ty tại sân bay để chủ động trong việc chuẩn bị phương tiện vàtiếp nhận hàng tại cảng bay

2.3.3 Lập bộ chứng từ và kết toán chi phí

 Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng.

Từ các thỏa thuận trên, nhân viên sale sẽ gửi yêu cầu tới bộ phận booking đểlấy Booking Note và gửi thông tin của Booking Note từ hãng bay đến khách hàngxác nhận Sau khi kiểm tra thông tin trên Booking Note chính xác với yêu cầu,khách hàng gửi thông tin chi tiết về lô hàng để công ty lên Draft Bill

 Kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ

Khi nhận được bộ chứng từ của khách hàng, nhân viên giao nhận phải kiểm tramột cách chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ Côngviệc này vô cùng quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc không hợp lệ giữa cácchứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai, và việc điều chỉnh lại.chứng từ sẽ rất mất thời gian và tốn chi phí Bộ chứng từ hàng xuất bao gồm:

- Hợp đồng thương mại - Sales contract

- Phiếu đóng gói - Packing list

- Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice

- Lưu cước hàng không - Booking note

- Giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of Origin (C/O)

- Giấy chứng nhận chất lượng - Certificate of Quality

- Giấy chứng nhận kiểm dịch - Certificate of Phytosanitary and Veterinary

- Tờ khai hải quan

- Vận đơn hàng không Master Airway Bill và Vận đơn của người gom hàng House Airway Bill

- Các chứng từ khác theo yêu cầu với lô hàng đặc biệt (nếu có)

Bộ chứng từ không nhứt thiết phải luôn có đầy đủ các loại chứng từ trên mà còntùy thuộc vào loại hàng hóa và những yêu cầu theo quy định của nước nhập khẩu

Bộ chứng từ gọi là hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từnhư hợp đồng, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết…đều thống nhất với nhau: tên,

địa chỉ, số điện thoại bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng

cả bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng,xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không, số chuyến bay

Nếu khách hàng tự mở tờ khai, đề nghị khách hàng gửi lại hóa đơn thương mại

và phiếu đóng gói hoặc hướng dẫn làm vận đơn để bộ phận hàng xuất có thông tinlàm vận đơn

Vận chuyển hàng hóa từ kho khách hàng đến địa điểm tập kết hàng xuất tạisân bay theo thời gian quy định

Tại địa điểm tập kết tại sân bay, bộ phận hiện trường sẽ thực hiện việc tiếpnhận hàng để chở (Acceptance for carriage), tổ chức bốc xếp, cân hàng dán nhãn,kiểm hải quan (nếu có), kiểm hoá hoặc kiểm dịch động thực vật (nếu có) Cũng cókhi đem hàng về kho đóng gói lại nếu cần thiết hoặc cho thêm đá khô vào hàngđông lạnh tuỳ theo tính chất lô hàng hay dịch vụ chọn gói đã chào cho khách mà

bộ phận hiện trường có những bước thực hiện cụ thể

Trong thao tác này, nhiệm vụ của hiện trường rất quan trọng, đòi hỏi phải cókiến thức chuyên môn nhất định về làm hàng hàng không (Handling facilities) chỉmột sơ xuất nhỏ tại hiện trường có thể gây ra những hậu quả như: mất mát, thất lạchàng hoá, chậm giao hàng

Ngoài ra, nhân viên làm công tác hiện trường còn phải nắm vững các mã sânbay, thành phố để việc chuyển tải được chính xác

Cũng cần phải chú ý đến việc xác định khối lượng hàng Trong nhiều trườnghợp, đối với những lô hàng bình thường thì khối lượng thực tế cả bì (gross weight)cũng là khối lượng tính cước (chargeble weight) Tuy nhiên với những loại hàngnhẹ cồng kềnh chiếm thể tích lớn thì phải tính giá cước theo khối lượng (volume)

 Kết toán chi phí.

Khi phòng kế toán nhận các chứng từ của lô hàng từ phòng kinh doanh vàphòng giao nhận sẽ tiến hành lên chi phí cho lô hàng xuất khẩu Trong bước này,công ty sẽ lên chi phí cho lô hàng với mức giá hợp lý nhất đảm bảo lô hàng đượcvận chuyển đúng yêu cầu khách hàng và phải hạn chế tối đa các chi phí phát sinhcũng như những sai sót trong quá trình từ lúc nhận hàng từ nhà xuất khẩu đến hãnghàng không vận chuyển

2.3.4 Tổ chức giao hàng lên tàu.

Bộ phận Operation làm việc trực tiếp tại cảng sẽ giải quyết các công việc:

 Đưa hàng vào kho của cảng hàng không:

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, nhân viên giao nhận sẽ đưa hàngđến kho Tại kho hàng xuất, nhân viên giao nhận sẽ trình bộ chứng từ của lô hàng

để nhập kho

 Kiểm tra thực tế hàng hóa:

Trước khi nhận hàng và chất hàng lên Pallet, nhân viên giao nhận đối chiếucác số hiệu ghi trên kiện hàng với các chi tiết in trên bộ chứng từ như: Tên hàng, sốkiện, Đây là một bước quan trọng mà nhân viên giao nhận phải thực hiện để đảmbảo nhận đúng lô hàng của khách hàng, các sai sót về nhãn hàng, chất lượng bao bì,các số liệu so với HAWB phải được phát hiện trong bước này cần khắc phục ngay,khi hàng đã được gửi đi thì đại lý phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tình trạng của

lô hàng đối với khách hàng

Sau khi kiểm tra xong nhân viên giao nhận tiến hành dán nhãn của hãng hàngkhông và nhãn của đại lý lên các kiện hàng Sau khi dán phải kiểm tra lại cẩn thậnxem đã dán đầy đủ hết các kiện hàng chưa Sau đó chất hàng lên pallet

 Cân hàng:

Tiếp theo hàng hoá sẽ được chuyển đến khu vực cân hàng Sau khi đưa hàngvào vị trí cân, nhân viên giao nhận sẽ cung cấp số MAWB cho nhân viên tiếp nhậnnhập thông tin hàng vào máy, nhân viên tiếp nhận cân hàng lấy Gross Weight vàVolumn Weight so sánh đối chiếu số nào lớn hơn sẽ lấy làm Charge Weight (trọnglượng tính cước) cho lô hàng Sau khi nhân viên tiếp nhận ký tiếp nhận và cho kếtquả khối lượng lô hàng sẽ trả phiếu hướng dẫn gửi hàng cho nhân viên giao nhậnbấm giờ

 Đóng phí lao vụ

Nhân viên kế toán lên hoá đơn, thu tiền, và giữ lại liên màu hồng, đồng thờigiao liên màu vàng cùng booking note cho bộ phận Loading sau máy soi Nhân viêngiao nhận lấy lại 2 liên màu trắng và xanh cùng với hoá đơn đã đóng phí lao vụ

 Đánh Bill (MAWB, HAWB)

Đóng phí lao vụ xong, nhân viên giao nhận cầm tờ phiếu hướng dẫn gửi hàngmàu trắng đến hãng hàng không để xin cấp MAWB Tại đây nhân viên đánh bill của

hãng hàng không sẽ căn cứ vào các chi tiết đã ghi trên tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng

để đánh MAWB Đánh xong nhân viên đánh Bill kí tên vào tờ Bill và đưa cho nhânviên giao nhận Nhân viên giao nhận đối chiếu lại các số liệu trên MAWB và phiếuhướng dẫn gửi hàng xem có trùng khớp không và kí vào tờ Bill, sau đó xé hai tờBill: một bản chính và một bản copy, rồi đưa tất cả các tờ Bill còn lại cho nhân viêngiao nhận cùng với tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng Do số lượng Bill mànhân viên của hãng hàng không phải đánh là rất nhiều nên đối với những lô hàng

mà địa chỉ người gửi, người nhận dài hoặc chưa có lưu trên hệ thống nhân viênchứng từ phải đối chiếu thật kỹ càng vì khi đã xuất Bill rồi thì việc chỉnh sửa sẽ rấtphức tạp Và để đảm bảo cho chứng từ của lô hàng được đi kèm theo bộ Bill thìchứng từ phải được bấm vào bộ Bill trước giờ cắt sổ chuyến bay 1h đến 2h

Sau khi đánh MAWB tại hãng hàng không, nhân viên giao nhận gửi thông tintrên phiếu hướng dẫn gửi hàng màu trắng và phiếu cân về phòng chứng từ hàng xuất

để đánh HAWB

 Thanh lý tờ khai hải quan

Nhân viên giao nhận đến phòng Hải Quan giám sát tại kho để thanh lý tờ khaihải quan Tại đây, nhân viên giao nhận ghi rõ vào tờ khai (đối với hàng mở tờ khaitại hải quan sân bay) hoặc biên bản bàn giao chuyển cửa khẩu (đối với hàng xuấtchuyển cửa khẩu)

Nhân viên Hải Quan giám sát sau khi kiểm tra số kiện, trọng lượng trên tờkhai so với thực tế trên phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh thì ký và đóng dấu vàophiếu hướng dẫn gửi hàng này rồi giao lại cho nhân viên giao nhận Đến đây thì lôhàng đã hoàn tất thủ tục hải quan tại sân bay

 Soi chiếu an ninh

Soi chiếu an ninh là quá trình kiểm tra lại tổng thể hàng hoá trước khi hànghoá lên máy bay Đến bộ phận an ninh Security, nhân viên giao nhận trình tờ phiếuhướng dẫn gửi hàng màu xanh đã thanh lí cho nhân viên tiếp nhận để xin cho lôhàng được qua máy soi chiếu

Tiếp theo nhân viên giao nhận chuyển lô hàng đến máy soi và trình phiếuhướng dẫn gửi hàng màu xanh để nhân viên bốc xếp nhập số liệu vào máy và đưahàng qua máy soi, sau đó cầm tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh đến bàn Tiếp

Nhận Soi Chiếu An Ninh đưa cho nhân viên an ninh tại đây để nhân viên này nhập

số liệu vào máy Khi lô hàng đã soi chiếu xong, nhân viên an ninh sẽ đóng dấu xácnhận hàng đã qua soi chiếu vào tờ phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh Đây là ranhgiới trách nhiệm giữa đại lý với hãng hàng không, đến đây đại lý mới hết tráchnhiệm về hàng hoá của mình

 Gửi bộ chứng từ

Gửi bộ chứng từ theo hàng: đây là công việc rất quan trọng trong quy trìnhgiao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không Bởi vì khi xuất hàng phải có

bộ chứng từ kèm theo nhằm giúp cho các cơ quan hải quan tại các cảng hàng không

mà hàng đến có cơ sở để kiểm tra, giám sát hàng hóa Bên cạnh đó, bộ chứng từ nàycòn giúp kiểm soát việc giao hàng cho khách hàng được thuận lợi và dễ dàng hơn

Bộ chứng từ kèm theo hàng bao gồm:

- MAWB+HAWB: 1 bản sao y cho mỗi chứng từ

- Invoice + Packing list: 1 bản gốccho mỗi chứng từ

Bộ chứng từ này sau khi đã được nhân viên chứng từ trong công ty chuẩn bịđầy đủ thì nhân viên giao nhận sẽ mang đến gửi lại cho hãng hàng không để hãngnày gửi kèm theo hàng

Gửi bộ chứng từ cho Agent: sau khi đã hoàn tất các công đoạn xuất hàng và bộchứng từ thì nhân viên giao nhận sẽ trở về công ty để tiến hành gửi bộ chứng từ của

lô hàng trên qua mail cho Agent Bộ chứng từ bao gồm:

Vào hệ thống tổng chi phí của lô hàng, căn cứ điều kiện giao để kế toán làmcăn cứ thu tiền theo hệ thống Thu đại lý hoặc thu của người gửi hàng.

Theo dõi tình hình vận chuyển và cập nhật các phát sinh đến các bên liên quan:Việc theo dõi và kiểm tra thông tin về tình trạng lô hàng trên đường vận chuyểncũng rất khó khăn đặc biệt đối với những lô hàng có transit Nếu muốn biết tìnhtrạng của lô hàng thế nào, bộ phận dịch vụ khách hàng phải truy cập vào trangweb của hãng hàng không hay trực tiếp gọi điện thoại hỏi hãng hàng không đểbiết tình hình