Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng của công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa ui

Bên cạnh đó trong những năm gần đây công ty đã đạt đượcnhiều thành công đáng kể trong hoạt động kinh doanh.Tuy nhiên nhận thức được tínhcấp thiết và tầm quan trọng của công tác giao nhận

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian

từ khi bắt đầu học tập tại trường đến nay, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp

đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đếnquý Thầy Cô của trường Đại học Thương Mại đã cùng với tri thức và tâm huyết củamình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho sinh viên trong suốt thời gian học tập tạitrường Và đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS Vũ Anh Tuấn – KhoaKinh tế và Kinh doanh Quốc tế - Đại học Thương Mại đã tận tình chỉ dạy, giúp đỡ tôitrong suốt quá trình hoàn thành chuyên đề thực tập

Bước đầu đi vào thực tế của tôi còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khôngtránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báucủa quý Thầy Cô để kiến thức của tôi trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các anh chị trongcông ty cổ phần dịch vụ hàng hóa U & I đã tạo điều kiện để tôi có thể hoàn thành tốtbài khóa luận của mình

Trong quá trình làm khoá luận tốt nghiệp, khó tránh khỏi sai sót do trình độ lýluận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế, tôi rất mong nhận được ý kiến đónggóp Thầy Cô để tôi học thêm được nhiều kinh nghiệm để áp dụng trong thời gian ratrường sắp tới

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2018

Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục đích nghiên cứu 2

1.4 Đối tượng nghiên cứu 3

1.5 Phạm vi nghiên cứu 3

1.5.1 Phạm vi nội dung 3

1.5.2 Phạm vi không gian 3

1.5.3 Phạm vi thời gian 3

1.6 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 3

1.6.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 4

1.6.3 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu 4

1.7 Kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN 6 2.1 Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng container 6

2.1.1 Khái niệm container 6

2.1.2 Khái niệm dịch vụ giao nhận bằng container 6

2.1.3 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng bằng container 6

2.2 Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận 7

2.2.1 Khái niệm về quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu bằng container 7

2.2.2 Vai trò của quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu tại công ty giao nhận 7

2.2.3 Nội dung quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh

nghiệp giao nhận 8

2.3 Những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tạị doanh nghiệp giao nhận 13

2.3.1 Những nhân tố thuộc bên trong doanh nghiệp 13

2.3.2 Những nhân tố ngoài doanh nghiệp 14

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY U & I LOGISTICS 17

3.1 Khái quát về công ty 17

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 18

3.1.2 Cơ cấu tổ chức, nhân sự của công ty 18

3.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật 20

3.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh 21

3.2 Khái quát hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty U & I LOGISTICS 22

3.2.1 Khối lượng, tỷ lệ hàng hóa giao nhận 22

3.2.2 Chủng loại hàng hóa giao nhận 23

3.3 Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container tại công ty U & I LOGISTICS 24

3.3.1 Thực trạng lập kế hoạch 24

3.3.2 Thực trạng tổ chức thực hiện giao hàng 26

3.3.3 Thực trạng giám sát và điều hành 31

3.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container tại công ty U & I LOGISTICS 32

3.4.1 Những thành công 32

3.4.2 Những tồn tại 33

3.4.3 Nguyên nhân tồn tại 33

CHƯƠNG 4 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY U & I LOGISTICS 36

4.1 Định hướng phát triển của hoạt động giao nhận hàng hóa tại công ty U & I

LOGISTICS 36

4.1.1 Triển vọng phát triển của ngành giao nhận vận chuyển hàng hóa 36

4.1.2 Định hướng phát triển của công ty 37

4.1.3 Quan điểm công ty U & I LOGISTICS về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container 38

4.2 Các đề xuất quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng container tại công ty giao nhận U & I LOGISTICS 41

4.2.1 Hoàn thiện quản trị hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng 41

4.2.2 Hoàn thiện quản trị thủ tục hải quan 42

4.2.3 Quản trị chính sách nguồn nhân lực 43

4.2.4 Gia tăng nguồn vốn kinh doanh 44

4.2.5 Hạn chế tính thời vụ của hoạt động giao nhận hàng hóa 44

4.2.6 Phát triển vận tải đa phương thức 44

4.2.7 Hạ thấp chi phí 45

4.3 Một số kiến nghị 45

4.3.1 Về phía nhà nước 46

4.3.2 Về phía ngành giao thông vận tải, hiệp hội liên quan 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG, HÌNH VẼ BẢNG

Bảng 3.1 Tỷ trọng hàng hóa xuất khẩu bằng container trong giai đoạn 2015-2017 của Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I 21 Bảng 3.2: Bảng tóm tắt tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty trong

3 năm 2015-2017 21 Bảng 3.3 Tỷ lệ hàng xuất FCL và LCL từ năm 2014-2017 22

HÌNH VẼ

Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I 18 Hình 3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu 26

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Thương mại quốc tế giữa Việt Nam và thế giới đã có những sự phát triển mạnh

mẽ, đây thực sự trở thành một điều kiện rất thuận lợi cho sự phát triển ngành vận tảicủa Việt Nam.Với tinh thần hội nhập kinh tế quốc tế, thực hiện nhất quán đường lốiđối ngoại độc lập tự chủ, rộng mở, đa phương hóa, đa dạng hóa các hệ quốc tế, ViệtNam đã gia nhập nhiều tổ chức khu vực và quốc tế Việc gia nhập Tổ chức thương mạithế giới quan (WTO), Cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC), Hiệp định đối tác xuyênThái Bình Dương (TPP) Điều đó đã đã mang lại cho Việt Nam nhiều thuận lợi, đặcbiệt là cơ hội phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu của ngành giao nhận vận tải

Sự ra đời và tiêu chuẩn hóa của container như công cụ mang hàng đã giúp tiếtkiệm đáng kể chi phí vận tải, đảm bảo tính thuận tiện và khả thi của việc sử dụng kếthợp nhiều phương thức vận tải Cũng từ đó cho ra đời khái niệm vận tải đa phươngthức, theo đó hàng hóa không cần phải dỡ ra và xếp lại vào công cụ mang hàng(container) khi chuyển tiếp giữa các hình thức vận tải (chẳng hạn từ tàu lên xe tải).Ngày nay, với hệ thống mạng lưới tuyến vận tải container rộng khắp, kết hợp vớihình thức vận tải đa phương thức, vận tải container đang ngày càng đóng vai trò quantrọng trong thương mại toàn cầu

Xuất phát từ những lợi thế hiện có và để phù hợp với tình hình, xu thế chung củanhu cầu vận tải hàng hóa ở nước ta trong những năm gần đây cũng nổi lên một sốCông ty logictics Công ty U&I Logictics cũng là một trong những công ty được hìnhthành từ xu thế đó, với nghiệp vụ cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩubằng container là chủ yếu Bên cạnh đó trong những năm gần đây công ty đã đạt đượcnhiều thành công đáng kể trong hoạt động kinh doanh.Tuy nhiên nhận thức được tínhcấp thiết và tầm quan trọng của công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung

và công tác giao nhận xuất khẩu nói riêng, công ty đã nỗ lực không ngừng hoàn thiệncách quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu để ngang hàng với thị trường quốc tếQua nhiều nỗ lực nhưng tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuấtnhập khẩu bằng đường biển ở Công ty U & I vẫn chưa thực sự đạt hiệu quả tối ưu Vớimong muốn tự hoàn thiện kiến thức thực tế và đóng góp một phần nhỏ bé cho sự phát

triển của công ty, tôi đã quyết định chọn đề tài “Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng của Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa U&I” làm đề tài để nghiên

cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Khi lựa chọn đề tài này, tôi đã tìm hiểu một số khóa luận của các sinh viên khóatrước và thấy có khá nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề quản trị hay hoàn thiện quytrình giao hàng xuất khẩu như:

- Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phầnthương mại và vận chuyển Châu Giang (Nguyễn Thị Hoài Thanh, năm 2013) Đề tàinày đã làm tốt về quản trị quy trình giao hàng, cách thức quản trị có hiệu quả

- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển tại công

ty TNHH ELS (Nguyễn Thị Hợp, năm 2014)

- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty DACOLogistics Hà Nội Việt Nam (Đỗ Thị Hạnh Ngân, năm 2015)

Các vấn đề được nghiên cứu qua các đề tài này mặc dù thể hiện được đầy đủ vàchi tiết quy trình giao nhận hàng xuất bằng đường biển tại các doanh nghiệp, tuy nhiênchưa thực sự được đặt trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, với sự thay đổi của hoạtđộng giao nhận nói riêng và hoạt động ngoại thương nói chung

Đề tài nghiên cứu về việc tập trung nghiên cứu đi sâu vào việc quản trị quy trìnhgiao hàng xuất khẩu bằng container với sự thay đổi của hoạt động giao nhận nói riêng

và hoạt động ngoại thương nói chung được đặt trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tếBên cạnh những thành tựu công ty đạt được, đề tài cũng phản ánh những tồn tại trongcông tác thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty, từ đó đưa ra nhữngnguyên nhân của những tồn tại đó Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp khắc phụcnhững tồn tại và đưa ra các kiến nghị với công ty, với Nhà nước nhằm hoàn thiện hơncông tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty

1.3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:

- Hệ thống lý thuyết về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng containercủa các doanh nghiệp giao nhận vận tải, logistics

- Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằngcontainer tại công ty U&I Logistics.

- Đề xuất giải pháp nhằm quản trị được quy trình giao hàng xuất khẩu bằngcontainer tại công ty U&I Logistics

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về hoạt động quản trị quy trình giao hàngxuất khẩu bằng container tại công ty U&I Logistics

1.5.3 Phạm vi thời gian

Khóa luận đi sâu khảo sát, nghiên cứu hoạt động quản trị quy trình giao hàngxuất khẩu bằng đường biển của công ty U&I Logistics từ năm 2013-2017 và đề ranhững định hướng của công ty đến năm 2020

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu này được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:

- Dữ liệu tại thư viện của trường đại học Thương mại: gồm các luận văn chuyên

đề về đề tài giao nhận vận tải đường biển để hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận hànghóa

- Các dữ liệu trên internet: trang web của công ty, trang web về hải quan nhưdiễn đàn vietship.com, hoặc trang web về luận văn chuyên đề để có cái nhìn cụ thể hơn

về tình hình hiện nay

- Các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng như một số tài liệu liên quanđến hoạt động của công ty để có số liệu cụ thể

Từ việc tìm kiếm các dữ liệu này ta có thể: xây dựng đúng kết cấu của khóa luận,tìm hiểu và nghiên cứu được lý thuyết liên quan đến đề tài, đánh giá chung được tìnhhình hoạt động của công ty.

1.6.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Nguồn dữ liệu này được nghiên cứu qua 2 phương thức sau:

- Quan sát: phương pháp này nhằm giúp người nghiên cứu thấy rõ quy trình hoạtđộng tại công ty, và quan sát này được tiến hành trong quá trình thực tập tại công ty

- Phỏng vấn trực tiếp: phương pháp này sẽ được thiết kế nhằm giúp người nghiêncứu thấy rõ được thực trạng thực hiện quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằngđường biển tại công ty Đây sẽ là những dữ liệu quan trọng trong quá trình thực hiện

đề tài Các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp nhằm tìm hiểu sâu hơn về hoạt động giao hàngxuất khẩu đường biển

Sau đó từ các dữ liệu này sẽ chắt lọc một cách chi tiết để tạo ra các thông tin hữuích tùy theo mục đích nghiên cứu của để tài

1.6.3 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

 Phương pháp thống kê

Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệunhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu.Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thựctrạng về hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công tyU&I Logistics thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của Công ty giaiđoạn 2014 – 2017

 Phương pháp phân tích

Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu

và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội

bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng về hoạt động quản trịquy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty U&I Logistics góp phần đánhgiá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này

 Phương pháp tổng hợp

Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá

về thực trạng về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty từ

đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện nhằm quy trình giao hàng xuấtkhẩu bằng container của công ty

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệutham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu.

Chương 2: Cơ sở lí luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng

container tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

Chương 3: Thực trạng về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container

của công ty U&I Logistics

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy

trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty U&I Logistics

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN 2.1 Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng container

2.1.1 Khái niệm container

Theo tiêu chuẩn ISO 668:1995(E), container hàng hóa (freight container) là mộtcông cụ vận tải có đặc tính bền vững và đủ độ chắc tương ứng phù hợp cho việc sửdụng lại; được thiết kế đặc biệt để có thể chở hàng bằng một hay nhiều phương thứcvận tải, mà không cần phải dỡ ra và đóng lại dọc đường; được lắp đặt thiết bị cho phépxếp dỡ thuận tiện, đặc biệt khi chuyển từ một phương thức vận tải này sang phươngthức vận tải khác; được thiết kế dễ dàng cho việc đóng hàng vào và rút hàng ra khỏicontainer; có thể tích bên trong bằng hoặc hơn 1 mét khối (35,3 ft khối)

2.1.2 Khái niệm dịch vụ giao nhận bằng container

Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA) đưa khái niệm về lĩnhvực này như sau: “giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển,gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụtrợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ởnhững vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức,mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay những chứng từ liên quan đến hàng hóa.”

Giao nhận vận tải bằng container là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàngđến nơi nhận hàng bằng container, trong đó người giao nhận (freight forwarder) kýhợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với ngườivận tải để thực hiện dịch vụ

2.1.3 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng bằng container

 Gửi hàng nguyên container (FCL – Full container load)

Thuật ngữ FCL – Full container loaded được hiểu là: Lô hàng đủ lớn để xếpnguyên trong nhiều container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệmxếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container

 Gửi hàng lẻ (Less than container load)

Thuật ngữ LCL – Less than container loaded được hiểu là: Những lô hàng lẻđóng chung trong một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặc ngườigiao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào – ra container

 Gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL)

Phương pháp gửi hàng này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL Tuỳtheo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thoả thuận với người chuyên chở để áp dụngphương pháp gửi hàng kết hợp Phương pháp gửi hàng kết hợp có thể là:

- Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)

- Gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)

2.2 Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận

2.2.1 Khái niệm về quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu bằng container

Quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu bằng container: là một hoạt động có chứcnăng quản trị chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa từ nơi giao hànghóa đến nơi nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận,giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế

2.2.2 Vai trò của quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu tại công ty giao nhận

 Đối với doanh nghiệp giao nhận

- Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của các phương tiện vậntải, tận dụng được một cách tối đa và có hiệu quả dung tích và tải trọng của các phương tiệnvận tải, các công cụ vận tải, cũng như các phương tiện hỗ trợ khác

- Giúp quản trị quy trình tốt giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phíkhông cần thiết như chi phí xây dựng kho cảng bến bãi của người giao nhận hay dongười giao nhận thuê, giảm chi phí đào tạo nhân công

- Giúp cho các khâu hoạt động một cách thống nhất, chặt chẽ

- Tăng hiệu quả, năng suất khi làm việc

 Đối với khách hàng

- Giúp thực hiện đúng tiến độ của hàng hóa xuất khẩu

- Thuận lợi trong việc giao dịch với đối tác khác

- Tăng độ tin cậy

2.2.3 Nội dung quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận

2.2.3.1 Chuẩn bị trước khi giao hàng

2.2.3.1.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng hóa quốc tế

Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một tập hợp các nghiệp vụmang tính phức tạp nên người xuất khẩu thường thuê người giao nhận thay mặt họthực hiện quy trình này Người kinh doanh dịch vụ giao nhận cũng giống bất cứ nhàkinh doanh nào khác, đều mong muốn được thu lợi nhuận cao nhất đồng thời thỏamãnđược nhu cầu của khách hàng Muốn vậy, trước hết nhà quản trị phải xây dựng đượcmột kế hoạch giao hàng hiệu quả, hoàn thành tốt các yêu cầu được ủy thác bằng cáchtận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp một cách hữu hiệu hơn, sẵn sàng đối phóvới những thay đổi của môi trường qua đó thu được kết quả tốt nhất

 Căn cứ lập kế hoạch

+ Đặc điểm các lô hàng giao

Tính chất lô hàng: hàng có giá trị cao hay thấp, kiên cố hay dễ hỏng, hàng hóathông thường hay đặc biệt, nhạy cảm, hàng rời hay hàng đóng container,…

Số lượng, khối lượng

Thời hạn, địa điểm giao hàng

+ Địa điểm nhận hàng gửi

Tại kho của người gửi

Tại kho của người giao nhận

Tại cảng

+ Phương thức giao – vận chuyển hàng hóa

Giao – vận chuyển thẳng: hàng hóa không phải lưu tại kho, bãi của cảng mà cóthể giao trực tiếp cho tàu

Giao – vận chuyển qua kho: hàng hóa phải lưu tại kho, bãi của cảng

Giao – vận chuyển hàng hóa bằng container

+ Phương tiện vận tải

Tàu của doanh nghiệp

Tàu thuê

Nội dung kế hoạch giao nhận hàng hóa xuất khẩu:

+ Theo dõi hàng hóa suốt quá trình giao nhận

Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa được ủy thác và đảm bảo tình trạng của hàng hóakhi nhận phù hợp với miêu tả hàng hóa trọng hợp đồng ngoại thương để tránhnhững rắc rối có thể gặp khi làm thủ tục hải quan, gây chậm trễ, phiền hà Nếu hànghóa đóng gói thì phải kiểm tra số lượng, khối lượng, chủng loại , tình trạng hàng hóadựa theo parking list và hóa đơn thương mại do khách hàng cấp Đảm bảo trong quátrình vận chuyển, lưu kho, xếp dỡ, hàng hóa không bị mất mát, hư hỏng Thực hiệntrách nhiệm của người giao nhận trong việc theo dõi quá trình giao hàng lên tàu vàtình trạng của hàng hóa nhằm đảm bảo hạn chế tối đa khiếu nại phát sinh

+ Liên hệ với các bên có liên quan

- Người xuất khẩu: Tiến hành kí hợp đồng giao hàng xuất khẩu bằng đườngbiển với người ủy thác Thông báo thường xuyên về tình trạng hàng hóa trongquá trình giao nhận Cung cấp các chứng từ cần thiết để thanh toán Giải quyết khiếunại nếu có

- Cảng biển: Kí hợp đồng thuê kho bãi, xếp dỡ, vận chuyển với cảng, thông báongày giờ tàu vào cảng

-Hải quan: Khai báo và nộp tờ khai hải quan theo mẫu cùng với chứng từ cầnthiết để quyết định hình thức, mức độ kiểm tra hàng hóa Kiểm tra hàng hóa thực tế,kiểm hóa, nộp lệ phí hải quan và lấy tờ khai đã được đóng dấu

- Hãng tàu: Theo dõi cước giá vận tải, tìm giá cước tối ưu, liên hệ lưu khoang,lưu cước, ngày tàu cập cảng Liên hệ với tàu để lập cargo plan, giao cho hang tàu bộchứng từ phù hợp với tình trạng hàng hóa, xếp hàng lên tàu, nhận MR để đổi lấy B/L.Đối với xuất khẩu bằng container, trường hợp giao hàng nguyên container, đăng kýthuê vỏ container rỗng và tiến hành đóng hàng, giao lại cho tàu tại CY Trường hợpgiao hàng lẻ, tập kết hàng hóa tại CFS, đóng hàng vào container và giao cho tàu tạiđây

+ Phân bổ nguồn lực: bao gồm phân bổ nguồn lực nhân lực và ngân sách Xácđịnh các nhóm nhiệm vụ để phân công nhân sự, xác lập các nguồn vốn và chi tiêu đểphân bổ cho phù hợp

+ Công cụ hoạch định: các phần mềm trợ giúp: Microsoft office ProjectProfessional 2007, phần mềm quản lý giao nhận vận tải, phần mềm quản lý vận tảicontainer.

2.2.3.1.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa quốc tế

 Chuẩn bị cho quá trình giao nhận hàng hóa

 Chuẩn bị thông tin

 Lựa chọn người giao nhận

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu

Yêu cầu

 Chuẩn bị hàng đúng như hợp đồng hoặc L/C quy định

 Tổ chức giao hàng cho người vận tải

- Nhanh chóng (Quickly –Q)

- Chính xác (Accurately –A)

- Kinh tế ( Econimic – E) giảm đến mức thấp nhất những tổn thất của hàng hóa

 Lập bộ chứng từ thanh toán phải:

- Đầy đủ ( Sufficiency – S)

- Hợp lệ ( Lawful/Legal –L) và

- Đúng thời gian ( Exactly/Intime –E)

 Chuyển giao nhanh cho ngân hàng để thu hồi tiền hàng

Chuẩn bị hàng để giao cho người vận chuyển

 Chuẩn bị khối lượng hàng cụ thể:

1) Tên hàng: Phải phù hợp với hợp đồng hoặc L/C

2) Số lượng: Kiểm tra số dung sai, đơn vị tính (trọng lượng), hàng thay thế…3) Chất lượng: Cần dựa theo quy cách tiêu chuẩn ( specification), hoặc thaymẫu ( sample) để kiểm tra và phải được cấp các loại giấy chứng nhận về chấtlượng

( certificate of quality), kiểm dịch thực vật, đông vật

4) Bao bì: Yêu cầu đảm bảo đúng quy cách:

- Bảo vệ (Protection)

- Bảo quản được hàng ( Preservation);

- Trình bày đẹp (Presentation)

- Sale of Contract/ Purchase and/or L/C

- Certificate of Origin (C/O)

- Certificate oof Quality

Nhân viên phụ trách của bên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng về bộ chứng từ

có liên quan đến hàng xuất khẩu Bao gồm các chứng từ sau đây:

- Chứng từ nhận từ khách hàng: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại,phiếu đóng gói, định mức

- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu (Sử dụng khi một doanh nghiệp có hàng xuất khẩunhưng vì một lý do nào đó phải xuất khẩu thông qua một doanh nghiệp khác)

- 1 bản hướng dẫn container rỗng và giao nhận xuống cảng

 Khai báo hải quan

Có bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ đưa đến hải quan làm thủ tục hải quan

 Hồ sơ thủ tục hải quan gồm:

- Tờ khai hải quan

- Hợp đồng mua bán

- Hóa đơn thương mại

- Bản kê chi tiết hàng hóa

- Giấy phép xuất khẩu ( đối với mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặcxuất khẩu có điều kiện)

- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu ( nếu nhận ủy thác xuất khẩu)

- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu yêu cầu được hưởng thuế xuất ưu đãi đãiđặc biệt

- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc thông báo miễn kiểm tra chất lượng

- Chứng thư giám định ( Nếu hàng được thông quan trên cơ sở kết quả giám định)

 Khai báo và làm thủ tục hải quan theo quy trình sau:

- Người khai hải quan khai báo và nộp hồ sơ hải quan

- Người khai hải quan tiếp nhận thông tin phản hồi của cơ quan hải quan và làmtheo hướng dẫn

- Cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra điều kiện, đăng ký tờ khai hải quan,kiểm tra hồ sơ và thông quan với lô hàng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa

- Kiểm tra thực tế hàng hóa và thông quan đối với lô hàng phải kiểm tra thực tế

- Thu thuế, lệ phí hải quan, đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan”, trả tờ khai cho

tờ khai hải quan Cơ quan hải quan phúc tập hồ sơ

2.2.3.2 Giao hàng

 Làm thủ tục cho hàng hóa được thông quan

 Giao hàng cho người vận tải

Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi cảng

 Giao hàng xuất khẩu tại cảng

- Chủ hàng ký hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng

- Trước khi giao hàng phải giao cho cảng các giấy tờ

+ Cargo List (bảng liệt kê hàng hóa)

+ Export License (giấy phép xuất khẩu, nếu có)

+ Shipping Order (Lệnh xếp hàng)

+ Shipping Note (Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp)

- Giao hàng vào kho cảng, nhận phiếu nhập kho

 Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu

- Chủ hàng phải hoàn tất cả thủ tục như: kiểm nghiệm, kiểm dịch ( nếu có), hảiquan

- Báo ETA (Estimated Time of Arrival – thờ gian đến dự kiến) cho cảng, chấpnhận NOR (Notice of Readiness - Thông báo sẵn sàng bốc dỡ) (nếu là tàu chuyến)

- Giao Cargo plan / Stowage plan – sơ đồ xếp hàng cho cảng

- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu: Khi giao xong một lô hoặc toàn tàu, phải lấyBiên lai thuyền phó – “ Clean Mate’s Receipt” để trên cơ sở đó lập B/L

 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container

 FCL/FCL

- Người gửi hàng điền vào Booking Note rồi giao cho đại diện hang tàu xin chữ

ký cùng với bản danh mục hàng xuất khẩu (cargolist)

- Hãng tàu ký Booking Note, và cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn

- Người gửi hàng đưa container rỗng về kho của mình, đóng hàng vào, kiểmnghiệm, kiểm dịch ( nếu có), làm thủ tục Hải quan và niêm phong kẹp chì

2.2.3.3 Sau khi giao hàng

- Công ty giao nhận thanh toán với người chuyên chở cũng như các nhà cung ứngcác dịch vụ liên quan trong quá trình giao nhận, lập phiếu thu (Debit Note ) và gửi chokhách hàng

- Nhân viên giao nhận phải giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa trên đườngđưa tới người nhận thông qua mối liên hệ với người chở hàng hoặc đại lý của công ty

ở nước ngoài

- Đối với các trường hợp có thông tin về tổn thất hàng hóa, công ty giao nhậnphải báo cho khách hàng hoặc thay mặt khách hàng báo cho bên bảo hiểm Căn cứ vàohợp đồng bảo hiểm để thay mặt khách hàng mời cơ quan giám định xác nhận tổn thấtthực tế để làm cơ sở giải quyết khiếu nại và đòi bồi thường

- Công ty giao nhận tiến hành tập hợp các chi phí để lập chứng từ thanh toán vớikhách hàng

2.3 Những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tạị doanh nghiệp giao nhận

2.3.1 Những nhân tố thuộc bên trong doanh nghiệp

Hoạt động giao nhận vận tải biển của công ty còn chịu ảnh hưởng bởi các nhân tốnhư: nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ chế quản lý hoạt động sản xuất kinhdoanh, chính sách của công ty đối với nhân viên, đối với khách hàng, trình độ chuyên

môn nghiệp vụ của đội ngũ các bộ công nhân viên Đây được coi là các nhân tố nội tạicủa công ty Nhóm nhân tố này được coi là có ý nghĩa quyết định tới kết quả của hoạtđộng sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động giao nhận vận tải biển nói riêng.

- Nhân tố nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty Công ty tạo được một

cơ ngơi khang trang, phương tiện làm việc hiện đại trước hết sẽ tạo được lòng tin nơikhách hàng, điều này rất quan trọng do đặc thù của dịch vụ giao nhận đó là có giaodịch với nhiều khách hàng nước ngoài Hơn thế mới đáp ứng được yêu cầu giao nhậnphát triển ngày càng mạnh mẽ Bên cạnh đó, một công ty có tiềm lực về vốn cũng làmột lợi thế rất lớn trong kinh doanh

- Cơ chế chính sách của bản thân công ty cũng có ảnh hưởng quan trọng đến hoạtđộng giao nhận Trong giao nhận vận tải biển, lượng khách hàng lớn và ổn định là khánhiều, nếu công ty có chính sách ưu đãi đối với những khách hàng này thì không chỉ

có được sự gắn bó của khách hàng mà còn tạo thuận lợi cho chính các nhân viên củacông ty trong quá trình đàm phám, thương lượng, ký kết hợp đồng với khách

- Trình độ, kinh nghiệm, kiến thức đội ngũ các bộ nhân viên của công ty Đó lànhững kiến thức về luật pháp, thủ tục thương mại quốc tế, kiến thức và kinh nghiệm vềnghiệp vụ Chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận có thể gây thiệthại to lớn cho cà công ty, một sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng có thể dẫn đến sự tranhchấp không đáng có Có thể nói, nhân tố con người sẽ quyết định sự thành công haythất bại của công ty

2.3.2 Những nhân tố ngoài doanh nghiệp

 Bối cảnh quốc tế

Hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển nên nó chịu tác động rấtlớn từ tình hình quốc tế Chỉ một sự thay đổi nhỏ nào đó trong chính sách xuất nhậpkhẩu của một nước mà công ty có quan hệ cũng có thể khiến lượng hàng tăng lên haygiảm đi

Trong thời gian gần đây, thế giới có nhiều biến động, tình hình lạm phát tăngcao, nạn thất nghiệp diễn ra nhiều quốc gia cũng làm ảnh hưởng rất lớn tới việc giaothương hàng hóa Trong hoạt động giao nhận vận tải biển quan trọng nhất phải kể đến

là tình hình tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong tổ chức thương mại thế giới (WTO).Trong hợp tác đa phương dịch vụ vận tải biển là một trong những ngành dịch vụ nhạy

cảm và được các quốc gia rất quan tâm, nhưng tiến trình tự do hóa ngành dịch vụ nàygặp nhiều khó khăn do một số nước luôn đưa ra ý kiến phản đối, họ muốn áp dụng luậtriêng của mình nhằm bảo hộ ngành vận tải biển trong nước Trên thực tế, môi trườngkinh doanh của ngành dịch vụ này vẫn tiếp tục được cải thiện và tự do hóa đáng kể Lý

do chính là những người ủng hộ tự do hóa vẫn tiếp tục kiên trì tiến hành tự do hóa đơnphương hoặc tham gia đàm phán trong khuôn khổ các diễn đàn hợp tác kinh tế nhưdiễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á- Thái Bình Dương (APEC), hiệp hội các quốc giaĐông Nam Á ( ASEAN) Nhờ vậy mà những người làm giao nhận mới có điều kiện tintưởng vào sự phát triển dịch vụ trong thời gian tới

 Cơ chế quản lý của nhà nước

Đây là nhân tố có ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động giao nhận vận tải vìNhà nước có những chính sách thông thoáng , rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển củagiao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó Khi nói đến cơ chế quản lý vĩ mô của nhànước, chúng ta không thể chỉ nói đến nhữnh chính sách riêng về vận tải biển hay giaonhận, cơ chế ổ đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuấtnhập khẩu nói chung Chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợicho hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như

áp mức thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu, đổi mới luật Hải quan, luật thuế xuất nhậpkhẩu, luật thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt…tuy nhiên không phải chính sách nào nhànước đưa ra cũng có tác dụng tích cực, nhiều quy định hay thông tư khi ban hành ragây ra ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa cũng như các doanhnghiệp giao nhận vận tải

 Sức ép cạnh tranh

Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có quan hệ mật thiết với hoạt động giaonhận hàng hóa Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu có dồi dào, người giao nhận mới cóhàng để giao nhận, sản lượng và giá trị giao nhận mới tăng, ngược lại hoạt động giaonhận không thể phát triển Ở đây giá trị giao nhận được hiểu là doanh thu mà ngườigiao nhận có được từ hoạt động giao nhận hàng hóa Tuy giá trị giao nhận không chịuảnh hưởng của giá trị xuất nhập khẩu nhưng nó lại chịu ảnh hưởng rất lớn từ sản lượngxuất nhập khẩu Thực tế đã cho thấy rằng, năm nào khối lượng hàng hóa xuất nhậpkhẩu của Việt Nam tăng lên thì hoạt động giao nhận của công ty cũng sôi nổi lên Vì

vậy, các doanh nghiệp giao nhận có nhiều cơ hội, bên cạnh đó cũng phải đối mặt vớithách thức cạnh tranh

 Biến động thời tiết

Hoạt động giao nhận hàng hóa là hoạt động vận chuyển và làm các dịch vụ liênquan để hàng hóa di chuyển từ người gửi đến người nhận nên nó chịu ảnh hưởng rất rõrệt của các biến động điều kiện thời tiết Trong quá trình hàng lênh đênh trên biển, nếusóng yên biển lặng tức là thời tiết đệp thì hàng sẽ an toàn hơn nhiều Ngược lại, nếugặp bão biển, động đất, núi lửa, sóng thần, thậm chí mưa to gió lớn thôi thì nguy cơhàng hóa hư hỏng, tổn thất đã là rất lớn Không chỉ là thiên tai, có khi chỉ là sự thayđổi nhiệt độ giữa hai khu vực địa lý khác nhau thôi cũng ảnh hưởng, chẳng hạn nhưlàm cho hàng hấp hơi, để bảo quản đòi hỏi phải có những biện pháp thích hợp

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY U & I LOGISTICS 3.1 Khái quát về công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư U&I (U&I Investment Corporation) là tên gọi của công

ty mẹ bao gồm nhiều công ty thành viên và liên doanh hoạt động trong nhiều lĩnh vựckhác nhau như Logistics, Bất động sản và xây dựng, Dịch vụ tài chính, Kế toán kiểmtoán, Bán lẻ, Nông nghiệp và Sản xuất hàng xuất khẩu U&I là từ viết tắt của cụm từBạn và Tôi trong tiếng Anh (You and I)

Công ty U & I là một công ty rất trẻ trong lĩnh vực logistics, được thành lập vàotháng 1 năm 2014 Với lĩnh vực kinh doanh bao gồm: vận tải quốc tế bằng đường biển vàđường hàng không, cung cấp các dịch vụ kê khai Hải quan, vận chuyển hàng hóa xuấtnhập khẩu

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HÓA U&I

Tên tiếng Anh: U&I Cargo Services Corporation

Tên viết tắt: U&I Cargo Corp

Địa chỉ: Tầng 5, số 29 phố Huỳnh Thúc Kháng, phường Láng Hạ, quận Đống Đa,

Hà Nội

Điện thoại: 024 3574 3838 Fax: 024 3574 3366

Mã số thuế: 0106418982

Ngày thành lập: Công ty thành lập ngày 07/01/2014 theo quyết định 305/QĐBT của

Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ về việc tách ban kiến thiết và chuẩn bị sản xuất cho côngty

Người đại diện: Vũ Ngọc Biên

Chi nhánh của công ty:

+ U&I Hải Phòng: Phòng 1001A, Tầng 10, Tòa Việt Úc, Spps 2/16D TrungHành 5, Phố Lê Hồng Phong, đường Đằng Lâm, Hải An, Hải Phòng

+ U&I Bình Dương: D6 Lô 39 VietSing, VSIP I, Bình Dương

+ U&I Đà Nẵng: 203 Nguyễn Tri Phương, Đà Nẵng

+ U&I Hồ Chí Minh: 17 đường Lam Sơn, phường 2, quận Tân Bình, thành phố

Hồ Chí Minh

Tháng 8 năm 2010: Thành lập Công ty U&I Freight Corporation (U&I Freight) –

Hồ Chí Minh

Tháng 3 năm 2011: Thành lập văn phòng tại Bình Dương

Tháng 12 năm 2012: Trở thành thành viên IATA : IATA Code: 37-3 0236 000 1Tháng 3 năm 2013: Trở thành đại lý hải quan của Tổng cục Hải quan

Tháng 1 năm 2014: Thành lập Công ty Cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I

Tháng 3 năm 2016: Trở thành thành viên của WCA ID WCA 103531

Tháng 9 năm 2017: Hoàn thành và đưa Kho hàng hóa của U&I Logistics tạiVSIP I (Giai đoạn I) với tổng diện tích 13.500 m2 vào hoạt động

3.1.2 Cơ cấu tổ chức, nhân sự của công ty

3.1.2.1 Mô hình vận hành hoạt động của công ty

Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I

Nguồn: Phòng hành chính Công ty U&I

Tổng giám đốc

Giám đốc điều hành

Phòng kế

toán Logistics Phòng

Phòng Hành Chính

Phòng Sales

Phòng Operations

+ Phòng kế toán: Có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài chính, hạch toán kinh tế, đánhgiá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, thực hiện tốt kếtoán tài chính cho công ty đảm bảo không bị ách tắc trong sản xuất kinh doanh, theodõi và thanh toán các hợp đồng kinh tế để chỉ đạo về công nợ và thu hồi công nợ,không để khách hàng nợ, quyết toán với cơ quan cấp trên và các cơ quan hữu quan củaNhà nước.

+ Phòng hành chính: Phòng là đơn vị trực tiếp thực hiện việc quản lý hồ sơ, vănthư lưu trữ, quản lý nhà đất và các thiết bị lao động của Công ty Thứ hai, phòng cóchức năng quản lý nguồn tài nguyên nhân sự, lao động

+ Phòng Sales: Phụ trách về mặt sản xuất kinh doanh của công ty, phụ trách việcmua sắm vật tư, tiêu thụ sản phẩm Bên cạnh đó, phòng tham mưu cho Giám đốc vềphương hướng sản xuất, mục tiêu kinh doanh xuất nhập trên các lĩnh vực: Thị trường, sảnphẩm, khách hàng… Tăng cường công tác tiếp thị, mở rộng thị trường trong và ngoàinước

+ Phòng logistics: Tổ chức việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa, bằng cácphương thức vận chuyển, làm đại lý vận chuyển hàng cho các công ty có nhu cầu thuêvận chuyển hàng hóa: hàng không, đường biển…

+ Phòng Operations: là nhân viên hiện trường, có nhiệm vụ giao chứng từ chokhách, theo dõi hàng hóa

3.1.2.3 Nhân sự

Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc là các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm thựctiễn của người sản xuất, kinh doanh, tư vấn và nắm bắt được các điểm mạnh, điểm yếutrong công tác tổ chức, quản lý và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường kinhdoanh Việt Nam hiện tại Cùng với đội ngũ cộng sự đến từ nhiều nền kinh tế phát triểnnhư Mỹ, Nhật, Anh, Hàn Quốc và Trung Quốc Hơn ai hết, chúng tôi rất am tường vàhiểu cặn kẽ những đặc trưng về văn hóa, Pháp luật, thông lệ kinh doanh trong nước vàQuốc tế Trên cơ sở đó, chúng tôi hiểu và sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu hợp lý củakhách hàng.Và với đội ngũ nhân viên gần 300 người đã từng được đào tạo vững vàng

về nghiệp vụ và rất có kinh nghiệm trong phạm vi trách nhiệm của mình

3.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Cơ sở hạ tầng từ văn phòng, kho bãi, trung tâm logistics, phân phối được đầu tưxây dựng bài bản và hiện đại theo tiêu chuẩn quốc tế hoàn toàn đáp ứng được các yêucầu khắt khe nhất từ các khách hàng trong và ngoài nước

Văn phòng của công ty được trang bị đầy đủ hệ thống máy móc, thiết bị hiện đạinhư: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy scan… Đặc biệt hệ thốngcông nghệ thông tin có tầm quan trọng đặc biệt không thể thiếu trong toàn bộ quá trìnhhoạt động và kiểm soát có hiệu quả các hoạt động của logistics Công ty đã và đangquan tâm đúng mức để có thể đầu tư đầy đủ, tương ứng để bắt kịp với đà phát triển củathị trường logistics, nâng cao khả năng cạnh tranh, giảm chi phí cho chính công ty vàkhách hàng trong quá trình phát triển lớn mạnh

Công ty sở hữu một lượng phương tiện vận tải đường bộ hợp chuẩn, công vớikhả năng huy động phương tiện vận tải của các đối tác Được lắp đặt các thiết bị giámsát hành trình GPS nhằm đảm bảo an toàn, hiệu quả trong quá trình vận chuyển hànghóa mọi lúc, mọi nơi

3.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh

Bảng 3.1 Tỷ trọng hàng hóa xuất khẩu bằng container trong giai đoạn 2015-2017

của Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I

Năm Tổng giá trị hànghóa xuất nhập

khẩu (USD)

Hàng xuất nhập khẩuđường hàng không Hàng xuất nhập khẩuđường biểnGiá trị

Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I

Bảng cho ta cái nhìn toàn diện về doanh thu của từng dịch vụ kinh doanh củadoanh nghiệp, doanh thu giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng khôngcũng chiếm tỷ trọng tương đối, trung bình 27% Điều này là do công ty thực hiện cáchợp đồng được chỉ định của các hàng may mặc lớn như PRADA, SAO VÀNG Sảnlượng giao nhận của công ty tăng đều qua từng năm Tỷ trọng này không thay đổinhiều trong 3 năm từ 2015 đến 2017

Bảng 3.2: Bảng tóm tắt tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty

Nguồn: Phòng tài chính kế toán Công ty Cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I

Điều này cho thấy công ty có sự đầu tư mạnh mẽ vào tài sản Sang đến năm

2017, công ty ít đầu tư vào tài sản nên tổng giá trị tài sản dài hạn trong năm 2017 là1.426.542.381 VNĐ tăng 221.980.563 VNĐ Công ty đã giảm đầu tư vào tài sản cố

định mà chuyển nguồn vốn đó sang kênh đầu tư khác hiệu quả hơn, giúp cho lợi nhuậnsau thuế từ năm 2015 sang năm 2017 tăng từ 2.466.603.064 VNĐ lên 2.713.263.371VNĐ.

Doanh thu của công ty đã tăng cao giúp cho thu nhập của nhân viên được đảmbảo, giúp cho nhân viên có tinh thần làm việc hăng say hơn Bên cạnh đó, công tycũng đã đóng góp rất lớn vào Ngân sách nhà nước Trong những năm tới, công ty cầnnâng cao hơn nữa việc sử dụng tài sản một cách có hiệu quả nhất nhằm tạo ra mức lợinhuận cao hơn tức là hiệu quả sử dụng cao hơn

3.2 Khái quát hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty U &

Nguồn: Phòng kế toán – Công ty U&I Logistics

Đối với hàng FCL năm 2014 là 73.67%, năm 2015 tăng lên 5.24% so với năm

2014, năm 2016 giảm xuống còn 75.98% tức giảm 2.93% so với năm 2015, năm 2017giảm xuống còn 71.18% tức giảm 4.8% so với năm 2016 Đối với hàng LCL, năm

2014 là 26.33%, năm 2015 là 21.09% tức giảm đi 5.24%, còn năm 2016 là 24.02% tứctăng 2.93% so với năm 2015, năm 2017 tăng 4.8% so với năm 2016 Lý giải cho điểunày, ta có thể thấy do lượng đơn hàng đi cảng truyền tải (transit) có số lượng gia tăngnên lượng hàng LCL tăng lên trong giai đoạn 2014-2017 Trong khi lượng đơn hàng

đi thẳng (direct) lại yêu cầu mức phí vận tải khá cao nên nhiều doanh nghiệp nhỏ ít khichọn hình thức direct này, thay vào đó là chọn đi transit để tiết kiệm chi phí đối vớinhững đơn hàng không yêu cầu thời hạn giao hàng gấp Điều này lí giải vì sao tỷ lệhàng FCL lại giảm trong những năm gần đây, nhưng lượng hàng giảm không đáng kể.Nhìn chung giai đoạn 2014-2017, tỷ lệ hàng xuất LCL luôn chiếm tỷ trọng ít hơn

so với hàng xuất FCL Các đơn hàng LCL mà công ty có được chủ yếu từ nhữngkhách hàng thân thiết thường dùng dịch vụ công ty, các khách hàng này gửi hàng FCL

là chủ yếu, số lượng hàng LCL gửi đi thường rất ít chiếm tỉ trọng không cao, vì thế tỷ

chưa tạo dựng được nhiều mối quan hệ với các khách hàng có nhu cầu gửi hàng nhỏ lẻnên dẫn đến lượng hàng xuất LCL chưa nhiều Điều này cho thấy công ty cần phải chútrọng phát triển hơn nữa ở hình thức LCL Vì việc xuất khẩu hàng LCL cũng mang lạilợi nhuận tương đối cao cho doanh nghiệp.

3.2.2 Chủng loại hàng hóa giao nhận

Công ty có các thiết bị làm hàng như đội xe tải, xe nâng cẩu khá hiện đại, hệthống kho bãi khá rộng và an toàn, rất thuận lợi cho công tác làm hàng lại có đội tàuhay container của riêng mình phục vụ cho giao nhận vận tải biển Đây là một điểmthuận lợi của công ty so với các doanh nghiệp giao nhận khác

Về lĩnh vực đường biển: U&I đang cung cấp một loạt các sản phẩm dịch vụ giaonhận đáp ứng nhu cầu của thị trường và quốc tế Từ đó có thể giúp khách hàng yêntâm về việc xuất nhập khẩu hàng hóa:

+ Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

+ Gom hàng lẻ xuất đi các nước trên thế giới

+ Dịch vụ giao hàng tận nơi

+ Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa

Các loại phương tiện ô tô của Công ty rất đa dạng, từ loại tải trọng 1 tấn đến loạitải trọng 15 tấn, xe đầu kéo container các loại đến một số xe chuyên dụng khác, với hệthống kho rộng khắp Hơn nữa, các thiết bị này còn được khai thác triệt để, hiệu quả

sử dụng cao Bên cạnh đó, công tác bảo quản, duy tu bảo dưỡng thiết bị được quan tâmđúng mức FCL là hình thức vận tải giao nhận đường biển đặc thù, chiếm tỷ trọng lớn.Hàng hóa được xếp nguyên trong container

Container bồn :Dùng để chuyên chở mặt hàng ở dạng lỏng như dầu, hóa chất,khí, rượu

Container hàng rời: Dùng để chuyên chở mặt hàng rời : xi măng, ngũ cốc,quặng

Container chuyên dụng: Dùng để chuyên chở mặt hàng đặc thù như ô tô, giasúc Container hở mái: Dùng để chuyên chở mặt hàng hóa như máy móc, thiết bị

3.3 Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container tại công ty U & I LOGISTICS

3.3.1 Thực trạng lập kế hoạch.

Lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất của quản trị quy trình giaonhận hàng hóa Một kế hoạch tốt, hoàn chỉnh, phù hợp với nguồn lực và hoàn cảnh sẽgiúp cho quy trình đó diễn ra thuận lợi hơn, nhanh chóng và hiệu quả hơn

Tại công ty U&I Logictics, đội ngũ lãnh đạo có tầm nhìn tốt và có thể lập ra được

kế hoạch tối ưu Đứng đầu là Trưởng phòng Nguyễn Hoài Nam đã có phương pháp lập

kế hoạch tốt để dẫn dắt tất cả thành viên cùng chung một mục đích Đó chính là lập kếhoạch kinh doanh chuyên nghiệp bằng phần mềm PROBIZPLAN

Kế hoạch của trưởng phòng đã đáp ứng đủ các yếu tố:

1 Thiết lập mục tiêu (Objectives), sứ mệnh (Mission), Yếu tố thành công (Key tosuccess)

2 Lựa chọn hình thức hoạt động doanh nghiệp

3 Xác định rõ sản phẩm và dịch vụ dự định cung cấp

4.Xác định thị trưởng mục tiêu của doanh nghiệp để có cái nhìn cụ thể

5.Xác định đối thủ cạnh tranh và đánh giá lại khả năng cạnh tranh của mình

6 Xây dựng chiến lược bán hàng, định giá, khuyến mãi, dự báo về doanh thu bánhàng

7 Xây dựng chiến lược Marketing (Xác định lợi thế cạnh tranh, định vị, chiếnlược tiếp thị, chiến lược phân phối, )

8 Xây dựng, tổ chức đội ngũ nhân sự và chi phí nhân sự

9 Dự báo chi phí quản lý, chi phí quảng cáo, khấu hao tài sản

10 Tính toán vốn đầu tư cho dự án

11 Tính toán thời điểm cần thiết để vay vốn hay kêu gọi thêm vốn đầu tư

12 Tính toán thời gian hoàn vốn đầu tư hoặc những chỉ số tài chính quan trọng

để quyếtđịnh nên đầu tư hay gửi tiền vào ngân hàng

13 Phân tích tài chính (Chi phí đầu tư hợp lý, bảng phân tích lãi lỗ, phân tíchđiểm hoà vốn, dòng tiền, bảng cân đối kếtoán ) dựa trên số liệu đầu vào.

14 Kết xuất kế hoạch qua Word, Powerpoint, Excel, Web để phục vụ việc thuyếttrình hay báo cáo dự án kinh doanh

Khi áp dụng thực hiện phần mềm này vào việc quản trị quy trình giao nhận hànghóa, trưởng nhóm đã có thể định hướng cho các bộ phận với nhiều phương án khácnhau để dự trù các tình huống kinh doanh: xấu, trung bình, tốt để có phương án xử lýthích hợp Hơn nữa sử dụng kế hoạch kinh doanh để mời gọi vốn đầu tư hoặc vay vốnngân hàng Xây dựng chính sách công nợ hợp lý để tránh tình trạng phá sản do mấtkhả năng thanh toán Điều này đã giúp cho công ty U&I giữ nhân được khách hàngkhó tính như:

- Tổngkthầu Obayasi: Nhàkthầu xâykdựng lớnacủa NhậtaBản U&I HàkNội đãlàm trucking đườngkbộ cho nguyên vậtaliệukcũng như lắpađặt hệkthống máykmóccho nhà thầu nàyk

-ZamilaSteel: Doanhanghiệpasản xuấtathép, sản lượng 100conts 1 tháng vàlượng hàng rời lên tới 5000 tấn hàng

-ShellaGas: ShellaGas làađơnavị đangkcung cấpaGas cho toànkbộ khuacôngnghiệpaThăng Long, Quangk Minh, NộikBài, Nomura U&I là đơn vịkđứng rakđể làmthủ tụckhải quankđối ứngkcho Shell Gas (50 bộ/tháng)k

-TậpađoànaPrime: Tập đoànasảnaxuấtagạchkmen và đồ nộikthất phòngatắm Vớikhốialượngk1 tháng/100 cont vậnktảiađườngabộ và xuất khẩuasangkYemen

-Công ty TNHH Một thành viên Junma: Đây là khách hàng gỗ lớn của U&I vớisản lượng lên tới 300 conts/tháng U&I hiện đang làm trucking, hải quan, cước biển vàchứng từ liên quan cho công ty này Lượng hàng của Junma được tập trung xuất khẩusang các thị trường như Hàn Quốc (90%) và Mỹ (10%)

-Công ty phát triển và đầu tư BHL Việt Nam: Khách hàng gỗ tại Hà Nội với 3công ty con, xuất khẩu sang thị trường Mỹ với sản lượng 80 conts/tháng

Việc tìm kiếm khách hàng là điều vô cùng quan trọng Nó ảnh hưởng tới lợinhuận của công ty Đây là công việc của bộ phận Sales, những nhân viên trong bộphận này sẽ có trách nhiệm tìm kiếm thông tin về thị trường, khách hàng, mặt hàngcủa doanh nghiệp đó… Công việc tìm kiếm thông tin có thể thực hiện bằng 3 cách: