luận văn khoa thương mại Quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long

3.1 Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu KhoángSản Thiên Long...23 3.1.1 Giới thiệu chung về công ty...23 3.1.2 lịch sử hình thành và phát triển của công ty...23 3.1

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên xin cho em tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Cô T.S Lê Thị ViệtNga,người đã tận tình giúp đỡ,chỉ dẫn động viên em trong suốt quá trình nghiên cứu

và thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy,Cô trong khoa Thương Mại Quốc Trường Đại Học Thương Mại đã tận tình dạy bảo,truyền đạt kiến thức và nhiều kinhnghiệm quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại trường.Với vốn kiến thứcdồi dào ấy,không những là nền tảng cơ bản vững chắc cho quá trình nghiên cứu vàthực hiện khóa luận mà còn là hành trang quý báu để em có thể bước vào đời mộtcách vững chắc và tự tin

Tế-Em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo,phòng kinh doanh

và phòng xuất nhập khẩu của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập KhẩuKhoáng Sản Thiên Long đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho em để đượcthực tập tại công ty

Sau cùng em xin kính chúc Thầy,Cô khoa Thương Mại Quốc Tế một lời chúc sứckhỏe và luôn luôn thành công trong sự nghiệp cao quý.Đồng kính chúc cácCô,Chú,Anh,Chị trong Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng SảnThiên Long luôn luôn dồi dào sức khỏe,đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong cuộcsống

Em đã hết sức cố gắng nhưng với thời gian chuẩn bị chưa nhiều và do trình độnhận thức về thực tế cũng như lý luận còn hạn chế nên chuyên đề tốt nghiệp không thểtránh khỏi những thiếu sót,em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy,côgiáo,bạn bè cũng như các nhân viên trong Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất NhậpKhẩu Khoáng Sản Thiên Long để hoàn thiện và nâng cao trình độ nhận thức của bảnthan,giúp cho khóa luận tốt nghiệp của em đạt được kết quả tốt nhất

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội,ngày 15 tháng 5năm 2015

Sinh viên

Trịnh Bảo Duy

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 3

1.3 Mục đích nghiên cứu 4

1.3.2 Mục đích về mặt thực tiễn 4

1.4 Đối tượng nghiên cứu 4

1.5 Phạm vi nghiên cứu 4

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 5

1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu 5

1.7 Kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU 7

2.1 Một số khái niệm cơ bản 7

2.1.1 Khái niệm về chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu 7

2.1.2 Khái niệm về quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu 7

2.1.3 Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu 7

2.2 Một số lý thuyết về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu 8

2.2.1 Vai trò của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: 8

2.2.2 Nội dung của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu 10

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu 20

2.3 Phân định nội dung nghiên cứu 22 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG ĐÁ XÂY DỰNG XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG ẤN ĐỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHAI THÁC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU KHOÁNG SẢN THIÊN LONG23

3.1 Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng

Sản Thiên Long 23

3.1.1 Giới thiệu chung về công ty 23

3.1.2 lịch sử hình thành và phát triển của công ty 23

3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty 24

3.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty 24

3.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long giai đoạn 2011-2014 26

3.2.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long giai đoạn 2011-2014 26

3.2.2 Hoạt động xuất khẩu mặt hàng đá xây dựng của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long giai đoạn 2011-2014 28

3.3 Phân tích thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 31

3.3.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 31

3.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 33

3.3.3 Giám sát quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thịtrường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 37

3.3.4 Điều hành quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 39

3.4 Đánh giá thực trạng vấn đề quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 40

3.4.1 Những thành công đạt được trong quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ tại Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 40

3.4.2 Những hạn chế còn tồn tại trong quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 41 3.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại trong quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 42

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG ĐÁ XÂY DỰNG XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG ẤN ĐỘ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN KHAI THÁC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU KHOÁNG SẢN THIÊN LONG 44 4.1 Định hướng phát triển của vấn đề quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 44

4.1.1 Định hướng phát triển xuất khẩu mặt hàng đá xây dựng sang thị trường

Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 44 4.1.2 Định hướng phát triển về quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 45

4.2 Một số đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ tại Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long 46

4.2.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ 46 4.2.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ 47

4.2.3 Giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu

sang thị trường Ấn Độ 48

4.3 Một số kiến nghị đối với nhà nước 49

TÀI LIỆU THAM KHẢO 51

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Sơ Đồ 2.1: Quy trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp xuất khẩu 12

Sơ đồ 3.1 Mô hình cấu trúc tổ chức Công ty khai thác và xuất nhập khẩu khoángsản Thiên Long 25Bảng 3.2 Kết quả Hoạt động SXKD của CT CP KT và XNK Khoáng Sản ThiênLong giai đoạn 2011 – 2014( Đơn vị tính: VNĐ) 27Bảng3.3:Kim ngạch xuất khẩu đá của Thiên Long giai đoạn 2011-1014 29Bảng 3.4: Kim ngạch xuất khẩu qua từng thị trường của CT CP KT và XNKKhoáng Sản Thiên Long giai đoạn 2011-2014 29Biểu đồ 3.5: Cơ cấu thị trường xuất khẩu của CT CP KT và XNK Khoáng SảnThiên Long qua các năm 30Bảng 3.6: Chỉ tiêu chất lượng của nguồn nguyên liệu chính của CT CP KT và XNKKhoáng Sản Thiên Long 32

Sơ đồ 3.7 : Quy trình khai thác và sản xuất mặt hàng đá xây dựng xuất khẩu của CT

CP KT và XNK Khoáng Sản Thiên Long 34

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Thương mại quốc tế là một hoạt động có ý nghĩa hết sức to lớn trong xu thế toàncầu hóa hiện nay đặc biệt là khi Việt Nam đã và đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh

tế thế giới với một tốc độ nhanh chóng và dần trở thành quốc gia có vị trí quan trọngtrong kinh tế thế giới,đặc biệt là sự kiện Việt Nam chính thức trở thành thành viên củaWTO vào ngày 11-1-2007.Việc mở rộng thị trường xuất khẩu luôn là vấn đề mang tínhsống còn đối với mỗi quốc gia Trong đó, một trong những mục tiêu hàng đầu là tăngkim ngạch xuất khẩu Xuất khẩu được coi là ‟một trong ba chương trình lớn, trọngđiểm” đã được khẳng định trong các nghị quyết của Đảng đã, đang và sẽ là mũi nhọntrong chiến lược hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế của nước ta

Mặt hàng đá xây dựng là một mặt hàng không còn mới mẻ đối với thị trườngViệt Nam.Mặt hàng này được đánh giá là có rất nhiều tiềm năng cho xuất khẩu donước ta có nguồn đá tự nhiên rất dồi dào và đa dạng,phong phú về chủng loại,bêncạnh đó các doanh nghiệp xuất khẩu hàng đá xây dựngđã xây dựng được một mốiquan hệ tốt với nhiều nhà nhập khẩu trên thế giới và sản phẩm đá xây dựng của ViệtNam đang dần thiết lập được chỗ đứng của mình trên các thị trường khó tính như

Mỹ, EU, Việc Việt Nam hội nhập WTO là một điều kiện rất thuận lợi để cácdoanh nghiệp xuất khẩu hàng đá xây dựng tiếp cận và mở rộng sang nhiều thịtrường, tăng kim ngạch xuất khẩu, mang lại nhiều lợi ích cho đất nước

Ấn Độ là một nền kinh tế lớn thứ ba thế giới nếu tính theo sức mua tươngđương (PPP), thứ 10 trên thế giới nếu tính theo tỷ giá hối đoái với USD (Tổng sảnphẩm quốc nội (GDP) đạt 1 nghìn tỷ USD năm 2007) Ấn Độ là nền kinh tếlớn tăng trưởng nhanh thứ hai thế giới, với tốc độ tăng trưởng GDP tới 9,4%trong năm tài chính 2006–2007.Ấn Độ được đánh giá là thị trường rộng lớn và giàutiềm năng.Kể từ khi chính thức thiết lập quan hệ ngoại giao vào ngày 7/1/1972,cũngvới những nỗ lực ,cố gắng của cả hai phía,quan hệ thương mại của Việt Nam và Ấn

Độ đã ngày càng phát triển và đã có những tác động mạnh mẽ đến sự phát triểnthương mại của Việt Nam.Kim ngạch buôn bán giữa hai nước tăng khá nhanh, từ 72triệu USD (1995), lên trên 1 tỷ USD (2006) và 2,5 tỷ USD (2008),tính đến tháng10/2009 đạt 1,643 tỷ USD

Tuy nhiên, mấy năm trở lại đây, ngành vật liệu xây dựng nói chung và mặthàng đá xây dựng nói riêng rơi vào tình trạng khó khăn hơn bao giờ hết Đặc biệt,

do chủ trương cắt giảm đầu tư công của Chính phủ, các dự án bất động sản tạmdừng hoặc giãn tiến độ, kéo theo thị trường bất động sản gần như tê liệt Nguồn lựccủa các doanh nghiệp bất động sản bị sụt giảm nghiêm trọng, hầu hết đều gặp khókhăn ở các cấp độ khác nhau, càng vay lớn nguy cơ vỡ nợ càng cao và có rất nhiều

DN đứng trước nguy cơ phá sản hoặc “án binh bất động” Hệ quả là ngành VLXD ngành liên quan trực tiếp đến thị trường bất động sản cũng bị ảnh hưởng nặng nề

-Từ năm 2011 đến nay nhu cầu tiêu thụ vật liệu xây dựng giảm đáng kể; cùng với

đó, những khó khăn hiện hữu như giá cả nhiên liệu, điện, nguyên liệu đầu vào liên tụctăng, chi phí tài chính lên đến 20 – 30%, vốn lưu động thiếu đã làm cho các doanhnghiệp vật liệu xây dựng phải giảm sản lượng hoặc dừng sản xuất, sản phẩm tồn khokhối lượng lớn, kinh doanh thua lỗ; nhiều doanh nghiệp có dấu hiệu phá sản.Một hướng

đi mà đảng và nhà nước đã vạch ra cho các doanh nghiệp kinh doanh VLXD nói chung

và mặt hàng đá xây dựng nói riêng đó là định hướng xuất khẩu,trong đó Ấn Độ là mộtthị trường tiềm năng mà các doanh nghiệp đang hướng tới.Ngoài ra,để tận dụng những

cơ hội và giảm bớt các khó khăn, các doanh nghiệp xuất khẩu nói chung và các doanhnghiệp xuất khẩu hàng đá xây dựng nói riêng cần phải quan tâm, đầu tư hơn vào việc tổchức, quản lý, điều hành, giám sát các hoạt động xuất khẩu để nâng cao hơn nữa hiệuquả kinh doanh của doanh nghiệp mình.trong những vấn đề quan trọng của hoạt độngxuất khẩu đó là thực hiện hợp đồng xuất khẩu Sau khi lựa chọn được đối tác nhập khẩu,các doanh nghiệp tiến hành đàm phán để đi đến kí kết hợp đồng Sau khi kí kết hợpđồng, dựa vào kế hoạch thực hiện hợp đồng, các doanh nghiệp tiến hành tổ chức thựchiện hợp đồng xuất khẩu Việc đầu tiên mà tất cả các doanh nghiệp xuất khẩu cần phảitiến hành là khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu Đây là công tác không thể thiếu được trongviệc thực hiện hợp đồng xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu có vai trò hết sức to lớn, nó

là một mắt xích quan trọng, tạo tiền đề cho việc thực hiện tốt các khâu tiếp theo trongquá trình thực hiện hợp đồng Chuẩn bị hàng xuất khẩu ảnh hưởng trực tiếp đến số lượngcũng như chất lượng của hàng hóa xuất khẩu, đến tiến độ giao hàng và đến hiệu quả củaviệc thực hiện hợp đồng xuất khẩu Nếu chuẩn bị hàng không được thực hiện chu đáo thì

sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng, chất lượng sản phẩmnhư trong hợp đồng, giảm uy tín doanh nghiệp đối với đối tác

Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long làmột công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu mặt hàng đá xây dựng,hiện nay mặthàng chủ đạo là đá xây dựng của công ty đã có sự hiện diện trên nhiều quốc gianhư: Ấn Độ, Singapore,Eu,Hàn Quốc, Đài Loan, Italia, Tây Ban Nha,Thổ Nhĩ Kì,

….Tuy nhiên việc mở rộng và phát triển thị trường còn nhiều khó khăn và còn gặpnhiều vướng mắc trong quá trình chuẩn bị hàng để thực hiện hợp đồng Do vậy,công tác chuẩn bị hàng còn gặp nhiều trở ngại, ảnh hưởng đến hiệu quả xuất khẩu

Xuất pháp từ lý do trên, tác giả đã nghiên cứu đề tài: “Quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long”

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Liên quan đến đề tài nghiên cứu của khóa luận, trong thời gian qua đã có một

số công trình nghiên cứu đã được công bố như sau:

Luận văn tốt nghiệp của Bùi Cẩm Chi (2010), Giải pháp hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc của công ty CPXNK thủy sản Quảng Ninh Đề tài nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp đề xuất

để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường TrungQuốc của công ty CPXNK thủy sản Quảng Ninh

Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Thu Hoài(2010),Quản trị quy trình chuẩn bị hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU của Công ty cổ phần INTIMEX Việt Nam Đề tài đã nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp đề xuất

để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU củaCông ty cổ phần INTIMEX Việt Nam

Luận văn tốt nghiệp của Đỗ Thị Hải Anh(2012), Quản trị quy trình chuẩn bị hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU của Công ty cổ phần Thúy Đạt Đề tài đã

nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp đề xuất để hoàn thiện quy trình chuẩn bịhàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU của Công ty cổ phần Thúy Đạt

Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thu Phương (2012), Hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng gia dụng xuất khẩu sang thị trường EU tại công ty CP gia dụng Goldson Nghiên cứu này đã phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp đối với

quy trình chuẩn bị hàng gia dụng xuất khẩu tại công ty CP gia dụng Goldson

Tuy nhiên chưa có đề tài nào tập trung nghiên cứu về quản trị quy trình chuẩn

bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần KhaiThác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long Chính vì thế,vấn đề nghiên cứucủa tác giả là vấn đề mang tính mới và có giá trị lý luận và thực tiễn cao

1.3 Mục đích nghiên cứu

1.3.1 Mục đích về mặt lý luận

-Hệ thống hóa những kiến thức liên quan đến quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu-Hệ thống những yếu tố ảnh hưởng tới quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu,đặtbiệt là quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ

1.3.2 Mục đích về mặt thực tiễn

-Tìm hiểu quá trình thực hiện hoạt động chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu tại Công

Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long

-Đánh giá đúng thực trạng hoạt động chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu tại Công Ty

Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long

-Đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm quản trị quy trình chuẩn bị hàng đáxây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ tại Công Ty Cổ Phần Khai Thác và XuấtNhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long.Đưa ra một số kiến nghị đối với cơ quan nhànước trong công tác hỗ trợ xuất khẩu cho doanh nghiệp

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuấtkhẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập KhẩuKhoáng Sản Thiên Long

1.5 Phạm vi nghiên cứu

-Nội dung: Nghiên cứu những vấn đề liên quan đến quản trị quy trình chuẩn bịhàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần KhaiThác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long

-Thời gian:Nghiên cứu trong giai đoạn 2011–2014, định hướng đến năm 2020.-Không gian: Nghiên cứu tại Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập KhẩuKhoáng Sản Thiên Long

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Tác giả thu thập dữ liệu từ phòng kế toán, phòng kinh doanh – XNK, phòngkinh doanh tổng hợp của công ty trong giai đoạn từ 2011 – 2014 về tình hình hoạtđộng SXKD của công ty, hoạt động XNK, các thị trường xuất khẩu, các mặt hàngxuất khẩu chủ yếu, các dữ liệu về tập trung hàng, bao gói, kẻ kí mã hiệu… Bên cạnh

đó, tác giả còn thu thập dữ liệu từ các website, sách báo, giáo trình có liên quan đếncác hoạt động XNK và công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu

1.6.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Tác giả sẽ tiến hành phỏng vấn những đối tượng trực tiếp quản lý quy trìnhthực hiện hợp đồng trong đó có khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu.Nội dung phỏng vấnxoay quanh thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xuất khẩu sang thị trường

Ấn Độ tại công ty, đánh giá từng khâu, những thuận lợi, khó khăn mà công ty gặpphải Bên cạnh đó, tác giả sẽ sử dụng phương pháp khảo sát thực tế công tác chuẩn

bị hàng xuất khẩu của công ty tại nhà xưởng sản xuất và phòng kinh doanh – XNK

1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Đối với dữ liệu thứ cấp: tác giả tổng hợp tài liệu liên quan về công tác chuẩn

bị hàng, các bảng kết quả sản xuất kinh doanh, XNK của công ty

Đối với dữ liệu sơ cấp: tác giả tổng hợp các bài phỏng vấn, từ đó đánh giáđược những thành công, tồn tại trong quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu củacông ty

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần lời cảm ơn, mục lục, các danh mục và các phụ lục thì các đề tàibao gồm 4 chương:

Chương 1.Tổng quan của vấn đề nghiên cứu.

Chương 2 Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình chuẩn bị hàng

xuất khẩu

Chương 3 Thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu

sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập KhẩuKhoáng Sản Thiên Long

Chương 4 Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện

quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ củaCông Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH

CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU 2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu

Chuẩn bị hàng là toàn bộ các hoạt động bao gồm các công đoạn bắt đầu từviệc thu mua các nguyên vật liệu,sơ chế xử lý nguyên vật liệu,sản xuất sản phẩmtheo mẫu mã mà công ty tư nghiên cứu thiết kế và kiểm tra chất lượng sản phẩmtheo đúng yêu cầu của đơn đặt hàng đề ra,bảo quản sản phẩm cuối cùng để chờ thờigian xuất khẩu theo hợp đồng

Tóm lại,chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng,sốlượng,phù hợp với chất lượng,bao bì,kí mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gianquy định trong hợp đồng thương mại quốc tế

2.1.2 Khái niệm về quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Quy trình chuẩn bị hàng là một hoạt động mô tả một quá trình chuẩn bị hàng theomột quy chuẩn nhất định được tổ chức thương mại thế giới áp dụng và công nhận.Quytrình chuẩn bị hàng được đánh giá chất lượng thông qua chứng chỉ mà tổ chức này cungcấp cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp đã đáp ứng được những yêu cầu đặt ra.Quy trìnhchuẩn bị hàng mang tính nguyên tắc bắt buộc đối với các doanh nghiệp tham gia vào thịtrường xuất khẩu mà doanh nghiệp đó đã là thành viên của tổ chức thương mại thế giớiWTO.Quy trình chuẩn bị hàng này là quy trình chuẩn được áp dụng cho tất cả các doanhnghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh xuất khẩu,bởi chỉ việc áp dụngnhững quy định chuẩn như thế này mới đảm bảo cho việc làm ra những sản phẩm đảmbảo chất lượng để phục vụ một cách tốt nhất cho khách hàng của mình

Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung:Tập trunghàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng;bao bì đóng gói;kẻ kí mã hiệu hàng hóa;kiểm trahàng hóa xuất khẩu

2.1.3 Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

♦ Quản trị: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát

những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lựckhác của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra”

 Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu

và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu

 Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lựccon người và những nguồn lực khác của tổ chức Mức độ hiệu quả của tổ chức phụthuộc vào sự phối hợp nguồn lực để đạt được mục tiêu

 Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với cácthuộc câp cũng như sự giao việc cho những người khác làm Bằng việc thiết lập môitrường làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn

 Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang điđúng mục tiêu đã đề ra Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thìnhững nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết

♦ Quản trị quy trình:là những bước nghiệp vụ tác nghiệp có tính kết nối logic

với nhau để đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình

2.2 Một số lý thuyết về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.2.1 Vai trò của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu:

Công tác chuẩn bị hàng hóa là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tổchức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Do vậy nó đóng vai trò là một mắt xích quantrọng,tạo tiền đề cho việc thực hiện tốt các khâu tiếp theo của quá trình tổ chức thựchiện hợp đồng xuất khẩu.Nó ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng,cũng như chất lượnghàng hóa xuất khẩu,đến tiến độ giao hàng và đến hiệu quả của việc thực hiện hợpđồng xuất khẩu.Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm:Lập kếhoạch,Tổ chức thực hiện,Giám sát và Điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.2.1.1 Vai trò của lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu:

Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là bước đầu tiên trong quảntrị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Việc lập kế hoạch có một ý nghĩa quan trọngđối với quá trình thực hiện hợp đồng nói chung và công tác chuẩn bị hàng nói riêng

♦ Lập kế hoạch đầy đủ khoa học,xác định mục tiêu rõ ràng,chính xác và hợp lý cótác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

♦ Việc lập kế hoạch đã định rõ nội dung công việc,yêu cầu thời điểm tiếnhành,kết thúc,cách thức tiến hành,chủ đề tiến hành làm cho những người thực hiệnnắm vững được các công việc của mình,chủ động và có khả năng kiểm soát,điềukhiển được quá trình thực hiện,tạo được một môi trường ra quyết định an toàn hơntrong quá trình thực hiện

♦Lập kế hoạch có tác dụng phối hợp các nguồn lực vào nỗ lực trong từng khâucủa quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu,làm cho các bước thực hiện diễn ra theo mộttrình tự khoa học,được quản trị chặt chẽ và hiệu quả cao.

♦Việc lập kế hoạch còn giúp các nhà quản trị triển khai các tiêu chuẩn kiểm trađánh giá quá trình thực hiện,chỉ ra những kết quả đã đạt được,những tồn tại vànguyên nhân,từ đó rút ra những kinh nghiệm cần thiết cho quá trình thực hiện cáchợp đồng sau

2.2.1.2 Vai trò của tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

♦Tổ chức thực hiện công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu là bước thứ hai sau khi

đã lập kế hoạch cho công tác chuẩn bị hàng Tổ chức thực hiện là quá trình tạo ramột cơ cấu các mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức, thông qua đó chophép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức

♦Tổ chức thực hiện bao gồm việc thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chứcnhân sự cho một tổ chức Các công việc này bao gồm: xác định những việc phảilàm, người nào làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan

hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đóđược thiết lập ra sao Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúcđẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù lập kế hoạch tốt

2.2.1.3 Vai trò của giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là khâu không thể thiếu trongquản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

♦ Giám sát là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về các công việc để đảmbảo không xảy ra sai sót, nhầm lẫn

♦Giám sát phải thiết lập hệ thống thu thập thông tin về các công việc để theo dõitiến độ và thời gian biểu của các công đoạn để thực hiện đúng và đạt hiệu quả cao

♦Giám sát giúp cho doanh nghiệp thực hiện đúng hợp đồng, thời gian tiếnhành và hạn chế được rủi ro tranh chấp

2.2.1.4 Vai trò của điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Chuẩn bị hàng là nhiệm vụ quan trọng của người bán, phải tập trung lô hàng

đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, phù hợp về bao bì và đúng thời hạn giaohàng Nhưng vì nhiều lý do, gần đến ngày giao hàng người bán mới phát hiện ra

rằng mình khó khăn trong tiến độ giao hàng, hoặc bán hàng bị sai chủng loại, hoặcmột phần hay toàn bộ lô hàng không phù hợp về chất lượng hoặc không phù hợp vềbao bì Một vấn đề đặt ra rằng người bán phải điều hành vấn đề này như thế nào đểthực hiện tiếp hợp đồng đảm bảo hiệu quả nhất Dù người bán có điều hành như thếnào thì vấn đề này cũng sẽ được thông báo cho người mua, để thỏa thuận với ngườimua cùng giải quyết và người mua cũng phải nghiên cứu và điều hành vấn đề nàynhư thế nào để thực hiện tiếp hợp đồng cho tối ưu nhất.

2.2.2 Nội dung của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.2.2.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: là sự tính toán thiết lập các

mục tiêu,xác định rõ nội dung công việc,thời điểm tiến hành,phân bổ nguồn lực đểthực hiện các mục tiêu đó

♦ Đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch vànguyên phụ liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất Còn đốivới doanh nghiệp xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch về nguồn hàng xuất khẩu, xácđịnh nhu cầu hàng xuất khẩu, lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và lựa chọn hình thứcgiao dịch hàng xuất khẩu Để lập kế hoạch cho công tác này, các doanh nghiệp phảidựa trên cơ sở là hợp đồng xuất nhập khẩu để đảm bảo đúng số lượng, đúng chấtlượng, chủng loại và thời hạn giao hàng

♦ Lập kế hoạch cho công tác bao gói và kẻ ký mã hiệu cần dựa trên yêu cầutiêu chuẩn của bên đối tác và điều kiện thực tế của doanh nghiệp để đề ra các mụctiêu thích hợp, mang lại hiệu quả xuất khẩu cao Lập kế hoạch về bao gói hàng hóa,doanh nghiệp cần tập trung xác định nhu cầu về bao bì để tương thích với số hànghóa cần bao gói

♦ Trình tự lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu

•Thứ nhất, chuẩn bị lập kế hoạch

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tindựa vào hợp đồng xuất khẩu đã ký kết Căn cứ vào điều khoản tên hàng, số lượng,quy cách phẩm chất, bao bì, kí mã hiệu trong hợp đồng để lập kế hoạch cụ thể, xácđịnh đúng nội dung công việc Bên cạnh đó, cần phải căn cứ vào điều kiện thực tếdoanh nghiệp để lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực mà doanh nghiệp có

•Thứ hai, tiến hành lập kế hoạch

Sau khi đã phân tích, nghiên cứu các điều khoản, điều kiện thực tế thì doanhnghiệp tiến hành lập kế hoạch Người lập kế hoạch phải xác định mục tiêu, nội dungcông việc, cách thức tiến hành, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc để đúng tiến

độ như đã ký kết trong hợp đồng Đồng thời, phải phân bổ nguồn lực cho phù hợp

•Thứ ba, trình duyệt kế hoạch

Kế hoạch sau khi được lập phải được đệ trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo,các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa,được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện

2.2.2.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung:Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu; Bao gói hàng xuất khẩu; Kẻ ký mãhiệu hàng hóa,kiểm tra hàng hóa xuất khẩu

a)Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu

♦ Khái niệm

Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung thành lô hàng đủ về số lượng,phù hợp

về chất lượng và đúng thời điểm,tối ưu hóa được chi phí

Nguồn hàng xuất khẩu là nơi đã và có khả năng cung cấp hàng hóa đủ điều

kiện cho xuất khẩu

Tạo nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ các biện pháp,cách thức tác động đến

nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ,kịp thời hàng hóacho doanh nghiệp xuất khẩu

♦ Để tập trung hàng xuất khẩu,nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:

• Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào?

• Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào?

• Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào?với số lượng là bao nhiêu?

♦Quá trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất,xuất khẩu:

Các doanh nghiệp sản xuất trực tiếp tiến hàng sản xuất và xuất khẩu các sảnphẩm của mình.Để tập trung hàng xuất khẩu,căn cứ vào yêu cầu về hàng xuất khẩuđược quy định trong hợp đồng xuất khẩu,doanh nghiệp phải lập kế hoạch sảnxuất,bao gồm:Chuẩn bị nguyên vật liệu,nguồn nhân lực,thiết bị máy móc để tiến

hành sản xuất,đảm bảo đủ số lượng,đúng chất lượng,chủng loại và thời hạn giaohàng để tiến hàng giao hàng cho người mua

♦ Quá trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp xuất khẩu

Các doanh nghiệp xuất khẩu thường không tự sản xuất hàng xuất khẩu mà tậptrung hàng từ các nguồn hàng xuất khẩu.Quy trình tập trung hàng xuất khẩu của cácdoanh nghiệp xuất khẩu được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Sơ Đồ 2.1: Quy trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp xuất khẩu Trong đó:

•Xác định nhu cầu hàng xuất khẩu: Trên cơ sở kế hoạch xuất khẩu,cần xác

định nhu cầu về hàng xuất khẩu:số lượng,chủng loại,yêu cầu về chất lượng,baobì,lịch trình giao hàng,làm cở sở để nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng để tập trunghàng xuất khẩu

•Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu: Phân chia sắp xếp các nguồn

hàng theo các tiêu thức cụ thể ,tạo ra các nhóm nguồn hàng có các đặc trưng tươngđối đồng nhất để có các chính sách,biện pháp,lựa chọn và ưu tiên thích hợp với từngloại nguồn hàng để khai thác tối đa khả năng từ mỗi loại nguồn hàng

Các loại nguồn hàng có thể phân loại theo các tiêu thức sau:

-Theo khối lượng hàng hóa mua được

+Nguồn hàng chính:là nguồn hàng có khả năng cung cấp một số lượng hàng

lớn với chất lượng đảm bảo cho doanh nghiệp xuất khẩu

+Nguồn hàng phụ:Là nguồn hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng

hóa xuất khẩu của doanh nghiệp

Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu

Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu

Lựa chọn hình thức giao dịch

Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩuXác định nhu cầu hàng xuất khẩu

-Theo đơn vị giao hàng

+Các doanh nghiệp Nhà nước: Đây là nguồn cung cấp các mặt hàng khá đa

dạng,phong phú,ổn định với số lượng lớn,chất lượng đảm bảo,có uy tín

+Các công ty liên doanh:Đây là nguồn hàng có năng lực sản xuất kinh doanh

vì các sản phẩm thường xuyên được cải tiến

+Các doanh nghiệp tư nhân,hộ gia đình:Các nguồn hàng có quy mô nhỏ,chất

lượng sản phẩm không đồng nhất…nhưng có khả năng cung cấp các hàng nông sảnthực phẩm,thủ công mỹ nghệ,…cho xuất khẩu

-Theo khu vực địa lý

Nguồn hàng cung cấp dựa trên dấu hiệu vùng miền,thành phố,tỉnh,…Tạo điềukiện cho các doanh nghiệp khai thác các hàng nông sản thực phẩm,hàng tiểu thủcông nghiệp đặc trưng,riêng có của từng vùng để tăng khả năng xuất khẩu

-Theo mối quan hệ với nguồn hàng:

+Nguồn hàng truyền thống:là nguồn hàng mà doanh nghiệp có quan hệ giao

dịch mua bán từ lâu,thường xuyên liên tục,có tính ổn định cao

+Nguồn hàng không quan hệ thường xuyên: là nguồn hàng doanh nghiệp chỉ

giao dịch theo các thương vụ,không mang tính liên tục

+Nguồn hàng mới: là nguồn hàng mà doanh nghiệp mới có giao dịch và khai

thác,có thể sẽ phát triển thành nguồn hàng truyền thống và điều quan trọng là giúpdoanh nghiệp mở rộng phạm vi và phát triển kinh doanh

•Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu

-Nghiên cứu nguồn hàng:

Nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phương thức và hệ thống thu muahàng xuất khẩu được tối ưu nhằm khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định vàphát triển kinh doanh

Đối tượng nghiên cứu là các nguồn hàng hiện hữu và các nguồn hàng tiềmnăng

+Nguồn hàng hiện hữu:là những nguồn hàng đang tồn tại sẵn sang cung cấp

hàng hóa để xuất khẩu,nhưng mức độ cạnh tranh lại cao hơn

+Nguồn hàng tiềm năng:là nguồn hàng chưa xuất hiện hoặc đã xuất hiện

nhưng không phải nguồn hàng xuất khẩu nhưng có khả năng trở thành nguồn hàngxuất khẩu

Tiến hành nghiên cứu,nhận dạng và phân loại nguồn hàng theo các nội dung:+Khả năng sản xuất của nguồn hàng

+Tiềm lực tài chính,khả năng kĩ thuật của nguồn hàng

+Năng lực quản lý

+Khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng

+Khả năng tiếp cận nguồn hàng

- Đánh giá lựa chọn các nguồn hàng:

Để lựa chọn nguồn hàng doanh nghiệp Xuất khẩu cần phải có một quá trìnhđánh giá các nguồn hàng hiện tại và các nguồn hàng mới

Đánh giá và lựa chọn các nguồn hàng mới khi doanh nghiệp xuất hiện cácnhu cầu về hàng xuất khẩu mới hoặc các nhà cung cấp hiện tại không đủ khảnăng cung cấp

Nhà xuất khẩu phải thường xuyên đánh giá các nguồn hàng hiện tại,loại bỏ cácnhà cung cấp không đủ tiêu chuẩn

•Lực chọn hình thức giao dịch

Các hình thức giao dịch hàng xuất khẩu:

-Mua hàng xuất khẩu:Các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu có thể

mua hàng xuất khẩu thông qua các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế,mua hàngkhông theo hợp đồng kinh tế,mua qua đại lý

-Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu:Gia công là hình

thức doanh nghiệp xuất khẩu giao nguyên liệu hay bán thành phẩm cho đơn vị sảnxuất,để đơn vị sản xuất gia công chế biến thành sản phẩm,giao lại cho bên doanhnghiệp xuất khẩu và nhập phí gia công

-Liên doanh,liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu:Đây là hình thức các doanh

nghiệp xuất khẩu liên doanh liên kết với các doanh nghiệp sản xuất hàng xuấtkhẩu,trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích của các bên và lợi cùng hưởng,lỗ cùng chịu

-Xuất khẩu ủy thác:Trong hình thức này bên có hàng xuất khẩu gọi là bên ủy

thác,doanh nghiệp xuất khẩu gọi là bên nhận ủy thác.Xuất khẩu ủy thác là bên nhận

ủy thác với danh nghĩa của mình tiến hành xuất khẩu hàng hóa với chi phí của bên

ủy thác.Thực chất doanh nghiệp xuất khẩu là đại lý xuất khẩu cho bên ủy thác vàhưởng phí ủy thác

-Tự sản xuất hàng xuất khẩu : Hình thức này áp dụng cho các doanh nghiệp tự

sản xuất trực tiếp tiến hành các sản phẩm của mình, hoặc các doanh nghiệp thươngmại kinh doanh hàng xuất khẩu tự sản xuất hàng xuất khẩu nhằm tự chủ trong hoạtđộng kinh doanh của mình

• Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu: Bao gồm hệ thống các chi

nhánh, các đại lý, hệ thống kho hàng, hệ thống vận chuyển, hệ thống thông tin, hệthống quản lý… để đảm bảo cung cấp đúng hàng hóa, đủ về số lượng, phù hợp vềchất lượng, kịp thời gian với chi phí thấp là mục tiêu của tổ chức hợp lý hệ thống -Cơ sở để tổ chức hệ thống hợp lý là:

+Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng, với sốlượng hàng thu mua, tối ưu hóa dòng vận động hàng hóa với chi phí thấp nhất.+Sắp xếp hệ thống quản lý, cán bộ công nhân viên có năng lực, có trình độ, cótrách nhiệm và sáng tạo trong công việc phù hợp với từng vị trí công tác để pháthuy được hiệu lực của hệ thống

+Phát huy cao độ của hệ thống thông tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý

và đưa ra các quyết định kịp thời, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, kịp thờiphát hiện những ách tắc, trì trệ và các tình huống phát sinh để có biện pháp xử lýkịp thời đạt hiệu quả cao

b)Bao gói và kẻ kí mã hiệu hàng xuất khẩu

♦ Khái niệm

•Bao bì đóng gói: Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 280,281) thì “Bao bì là một

loại vật phẩm dùng để bao gói và chứa đựng hàng hóa, hạn chế những tác động củamôi trường bên ngoài nhằm bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bảo quản,đồng thời có tác dụng quảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng”

Để đóng gói bao bì cho hàng xuất khẩu,Nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:

- Hàng hóa có cần đóng gói bao bì hay không

- Kiểu cách,chất lượng của bao bì

- Số lượng bao bì cần đóng gói

- Nguồn và cách thức cung cấp bao bì

- Cách thức đóng gói bao bì

•Ký mã hiệu hàng hóa: Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 283) thì “ Ký mã hiệu là

những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên bao bì nhằmcung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảoquản hàng hóa Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trìnhchuẩn bị hàng xuất khẩu”

Để kẻ ký mã hiệu ,nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:

- Nội dung kẻ kí mã hiệu

- Vị trí kẻ kí mã hiệu trên bao bì

- Chất lượng của ký mã hiệu

♦ Yêu cầu và cơ sở khoa học chọn bao bì đóng gói hàng xuất khẩu

•Yêu cầu đối với bao bì hàng hóa xuất khẩu

- Bao bì phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển,

bảo quản hàng hóa đến tay người tiêu dùng trong điều kiện hoàn hảo

- Bao bì phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ,vận chuyển,bảo quản,đồng thờikhai thác triệt để hiệu năng của quá trình như công suốt bốc dỡ,vận tải,dung tíchdiện tích nhà kho và năng suất lao động

- Bao bì phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán và thịhiếu tiêu dùng của thị trường xuất khẩu cũng như tập quán của ngành hàng

- Bao bì cần hấp dẫn thu hút khách hàng, hướng dẫn tiêu dùng, thuận tiệntrong sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.

- Bao bì hàng xuất khẩu cần đảm bảo được các chỉ tiêu kinh tế như chi phí sảnxuất và đóng gói bao bì

• Cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói:

- Căn cứ vào các hợp đồng đã kí kết: Trong hợp đồng có quy định loại bao

bì,hình dáng bao bì,kích thước bao bì,vật liệu làm bao bì,….Người xuất khẩu thựchiện đúng hợp đồng sẽ tránh được các tranh chấp có thể xảy ra

- Căn cứ vào các loại hàng hóa cần bao gói: Khi lựa chọn bao bì cần xem xét

đến các tính chất của hàng hóa như:lý tính,hóa tính,hình dạng,màu sắc,trạng tháicủa hàng hóa,mức độ tác động của môi trường và các điều kiện làm ảnh hưởng đếnchất lượng hàng hóa

- Căn cứ vào điều kiện vận tải:Như quãng đường vận tải và các yếu tố tác

động đến hàng hóa trong quá trình vận tải,thời gian vận tải, khả năng truyền tải dọcđường, điều kiện bốc dỡ, sự chung đụng với các hàng hóa khác trong quá trình vậntải, điều kiện bảo quản hàng hóa khác trong quá trình vận tải…

- Căn cứ vào điều kiện pháp luật và tập quán ngành hàng : Ở một số quốc

gia, luật pháp cấm nhập khẩu những hàng hóa có bao bì làm từ những loại nguyênliệu nhất định nhưng một vài các quốc gia khác lại cho phép hàng hóa có loại bao bìnhư vậy nếu chủ hàng xuất trình những giấy tờ chứng nhận rằng các nguyên liệulàm bao bì đã được khử trùng Ngoài ra theo tập quán của ngành hàng, một loạihàng hóa thường được đóng gói trong một loại bao bì nhất định nào đó

♦Đóng gói hàng hóa

•Để đóng gói hàng hóa XK cần phải kế hoạch hóa nhu cầu bao bì, nghĩa là phảixác định được nhu cầu về bao bì tương thích với số hàng hóa cần bao gói và có kếhoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lượng, đủ về số lượng và đúng thời điểm Khi đóng gói người ta có thể áp dụng hai hình thức đóng gói là đóng gói kín

và đóng gói hở Đóng gói kín thường được áp dụng trong đa số trường hợp Khiđóng gói hàng hóa yêu cầu phải đảm bảo đúng kỹ thuật, hàng hóa được xếp gọngàng trong bao bì, khi cần chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian trong bao bì,đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp, vận chuyển và bảo quản

c)Kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu

♦ Mục đích của kẻ kýmã hiệu là :

• Đảm bảo thuận lợi cho phương pháp giao nhận

• Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa

♦ Kẻ ký mã hiệu trên bao bì bên ngoài cho hàng hóa xuất khẩu phải đảm bảo

các yêu cầu sau :

•Nội dung thông tin của kẻ ký mã hiệu phải đáp ứng mục đích yêu cầu đề ra

•Kẻ ký mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ yếu, cố gắng sửdụng tối đa các ký hiệu đã được chuẩn hóa quốc tế để mọi người dễ đọc, dễ hiểu

•Phải kẻ ký mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ra ngay từ xa Phải dùng vậtliệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo chất lượng của các mã hiệu nhưng khônglàm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa

♦Nội dung của kẻ ký mã hiệu hàng hóa bao gồm :

•Những thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như : Tên người nhận, tênngười gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyển hàng,

số hiệu kiện hàng

•Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa như : Tên nước vàtên địa chỉ hàng đến, tên nước và tên địa chỉ hàng đi, hành trình chuyên chở, số vậntải, tên tàu, số hiệu chuyến đi

•Những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa như :Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép chồng lên nhau,hướng xếp hàng hóa, không được móc…

• Mã số mã vạch của hàng hóa…

d)Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu

♦ Khái niệm

• Kiểm tra hoàng hóa xuất khẩu:Là kiểm tra mức độ phù hợp của hàng hoá

xuất khảu so với yêu cầu đề ra trong hợp đồng thương mại quốc tế Sự phù hợp ởđây là phù hợp về chất lượng, bao bì, số lượng,mẫu mã,bao bì

Cơ sở để kiểm tra hàng hóa xuất khẩu là hợp đồng và L/C cũng như các tàiliệu liện quan như tài liệu kỹ thuật, thiết kế, tiêu chuẩn, mẫu hàng

Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về sốlượng, chất lượng, trọng lượng bao bì Nếu hàng xuất khẩu là động vật thì phải kiểmtra thêm khả năng lây lan bệnh, nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh.

♦ Tác dụng của việc kiểm tra hàng xuất khẩu

•Thực hiện trách nhiệm của người xuất khẩu trong thực hiện hợp đồng thươngmại quốc tế, từ đó đảm bảo uy tín của nhà xuất khẩu cũng như đảm bảo tốt mốiquan hệ buôn bán trong thương mại quốc tế

•Ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu dẫn đến các khuyết tật, đổi hàng mới,giao hàng bù, hạ giá làm giảm hiệu quả của hoạt động xuất khẩu

•Phân tích được trách nhiệm của các bên trong quá trình xuất nhập khẩu, đảmbảo được quyền lợi của khách hàng và của người xuất khẩu

♦Các cấp kiểm tra hàng hóa

•Ở cấp cơ sở: Như đơn vị sản xuất, trạm thu mua chế biến, gia công Việc

kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng triệt để nhất.Nộidung kiểm tra thường là:

-Kiểm tra về chất lượng: chỉ cho phép những hàng hoá đủ tiêu chuẩn chấtlượng trong hợp đồng quy định được phép xuất khẩu Kiểm tra sự phù hợp của bao

bì như: hình dáng, kích thước, số lượng, bao bì, vật liệu làm bao bì, tài liệu đi kèmtheo bao gói, nội dung của ký mã hiệu và chất lượng của kỹ mã hiệu

-Kiểm tra số lượng và trọng lượng: số lượng và trọng lượng của mỗi bao kiện,tổng số lượng và trọng lượng

Việc kiểm tra ở cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành Tuynhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính Việc kiểm dịch thực vật ở

cơ sở do phòng bảo vệ thực vật (của quận, huyện, nông trường) tiến hành Việc kiểmdịch động vật do phòng thú y của quận, huyện hoặc nông trường tiến hành

•Ở các cửa khẩu: Việc kiểm tra hàng ở các cửa khẩu có tác dụng kiểm tra lại

kết quả kiểm tra ở các cơ sở

Trong thường hợp theo quy định của Nhà nước hoặc theo yêu cầu của ngườimua (đã được quy định trong hợp đồng), việc giám định hàng hoá đòi hỏi phải đượctiến hành bởi các tổ chức giám định độc lập như: Vinacontrol, Foodcontrol Khi

đó căn cứ vào hợp đồng và L/C người xuất khẩu phải xác định: Nội dung và yêu cầu

giám định, cơ quan giám định, đơn xin giám định hàng hoá, hợp đồng L/C Trongđơn có nội dung chính như: Tên, địa chỉ của cơ quan xin giám định, tên hàng, sốkiện, trọng lượng, tình trạng hàng hoá, nơi đi, địa chỉ gửi, địa chỉ nhận, phương tiệnvận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng thư xin cấp.

Cơ quan giám định căn cứ vào đơn và L/C để giám định hàng hoá Kiểm trathực tế về số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hoá và cấpchứng thư Chứng thư là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thanhtoán và giải quyết các tranh chấp sau này

2.2.2.3 Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm: kiểm tra hàng xuất

khẩu,giám sát các nguồn hàng, giám sát số lượng hàng hóa, chủng loại, số lượngcủa từng chủng loại, sự tuân thủ về chất lượng, sự phù hợp về bao bì, ký mã hiệu,thời gian, địa điểm tập trung hàng để giao

2.2.2.4 Điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Điều hành là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề

không tính trước được Trong quá trình thực hiện công tác chuẩn bị hàng, thườngxuyên xuất hiện các tình huống phát sinh Điều hành quy trình chuẩn bị hàng là giảiquyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tìnhhình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.2.3.1 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

a) Nhân tố con người:

Trình độ quản lý,trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên có ảnh hưởngtrực tiếp đến hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh của công ty.Quy trình chuẩn

bị hàng là khâu quan trọng trong thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế.Vì vậy cần

có sự am hiểu về thị trường,hàng hóa,nghiệp vụ xuất khẩu,pháp luật quốc gia và cácluật nhập khẩu,tập quán quốc tế tại thị trường Ấn Độ

b) Điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật:

Cơ sở vật chất kĩ thuật đóng vai trò quyết định đến sự thành bại của côngty.Điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật tốt sẽ giúp sản xuất ra những sản phẩm chấtlượng đủ tiêu chuẩn cho xuất khẩu,ngược lại,cơ sở vật chất kĩ thuật,công nghệ kémphát triển sẽ tác động tiêu cực đến mọi hoạt động của công ty

c)Tiềm lực tài chính:

Tiềm lực tài chính có ảnh hưởng trực tiếp đối với mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh nói chung và hoạt động chuẩn bị hàng nói riêng của doanh nghiệp.Tiềm lựctài chính của doanh nghiệp quyết định đến các phương án chuẩn bị hàng.Với nguồnvốn kinh doanh dồi dào,công việc mua nguyên vật liệu,sản xuất hàng hóa sẽ đượcđảm bảo kịp thời trong những trường hợp cần thiết phải đáp ứng những hợp đồnglớn,có thời hạn giao nhận ngắn

2.2.3.2 Các yếu tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp

a) Chính sách thương mại của Việt Nam

Chính sách vĩ mô của Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí đầu vàocủa doanh nghiệp xuất khẩu.Doanh nghiệp còn phải đối mặt với khó khăn khi giánguyên,nhiên vật liệu đầu vào trên thị trường thế giới đồng loạt tăng giá,các nguyênliệu như xăng,dầu,điện,… Các đối tác của thị trường Ấn Độ dùng đồng tiền thanhtoán chủ yếu là USD.Sự chênh lệch giữa VND và USD cũng ảnh hưởng tới hoạtđộng xuất khẩu của công ty.Nếu tỷ giá giữa USD quá cao so với VND thì sẽ tốnkém thêm chi phí quy đổi cho công ty và cũng sẽ tác động đến giá cả xuất khẩukhoáng sản và các chi phí liên quan đến việc hoạt động xuất khẩu giữa công ty vớiđối tác.Một vấn đề khác đó là lãi suất ngân hàng,hiện nay vấn đề về vốn phục vụcho hoạt động kinh doanh luôn là vấn đề mà công ty quan tâm.Vốn tự có của công

ty không thể đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng vốn nên công ty phải huy động vống từngân hàng.Nếu lãi suất cao thì việc trả lãi vay cũng chiếm một phần chi phí dẫn đếnviệc giảm đi một phần lợi nhuận của công ty

b) Chính sách thương mại của nước nhập khẩu

Bên cạnh việc cam kết mở cửa cho các doanh nghiệp Việt Nam trong khuôn khổWTO,các nước nhập khẩu còn áp dụng nhiều biện pháp tác động trực tiếp vào hànghóa nhập khẩu vào nước họ,như thủ tục hải quan,quy tắc xuất xứ,thuế gián tiếp,giấyphép,tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa,chống bán phá giá,bản hộ,hạn nghạch,…

c) Pháp luật

Hệ thống pháp luật của nước ta còn chưa hoàn thiện.Luật pháp ở các nướcnhập khẩu thì rất phức tạp và khắt khe.Đòi hỏi công ty phải am hiểu những quy địnhchặt chẽ đối với mặt hàng xuất khẩu của công ty mình

d) Hệ thống vận chuyển

♦ Hệ thống thông tin liên lạc.Hiện nay mạng lưới Internet phủ sóng toàncầu.Do đó việc liên lạc thông tin gửi fax của công ty với đối tác nhập khẩu bên Ấn

Độ cũng tiết kiệm được chi phí đáng kể

♦ Hệ thông giao thông vận tải.Tận dụng được ưu thế là Việt Nam có bờ biểnkéo dài do đó để xuất khẩu mặt hàng khoáng sản của công ty sang nhiều quốc giacũng có nhiều thuận lợi.Đặc biệt Ấn Độ là quốc gia láng giềng của Việt Nam nênviệc vận chuyển hàng hóa thông qua hệ thống đường biển để tiết kiệm thời gian, chiphí vận chuyển

e) Hệ thống ngân hàng

Ngày nay có rất nhiều các ngân hàng được lập ra nhưng thực sự chưa được sựtin cậy của các bạn hàng quốc tế.Dịch vụ ngân hàng còn ít,chưa đa dạng trong thanhtoán hay có khả năng đảm bảo vốn cho doanh nghiệp.Do đó khi tham gia thươngmại quốc tế công ty phải giao dịch với ngân hàng nước ngoài gây nhiều tốnkém.Mặt khác,thủ tục vay vốn của các ngân hàng trong nước phức tạp và khó khăn

đã gây ra việc chậm trễ trong sản xuất và kinh doanh của công ty

2.3 Phân định nội dung nghiên cứu

Như đã nêu ở mục 2.1.3 Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu và mục 2.2.2 Nội dung và vai trò của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu,nội dung nghiên cứu xuyên suốt khóa luận này sẽ được nhìn nhận theo cách

nhìn của một nhà quản trị,do đó nó sẽ được phân định thành bốn chức năng chủ yếucủa quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu,đó là:

a)Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

b)Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

c)Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

d)Điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu