thịtrường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long
Giám sát là hoạt động không thể thiếu tại bất kỳ một doanh nghiệp nào, đặc biệt là ở quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Nếu như công tác này không được chú trọng thì rủi ro trong việc không thực hiện đúng yêu cầu hợp đồng rất lớn, gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của doanh nghiệp với đối tác.
Giám sát quy trình chuẩn bị hàng được thực hiện bởi trưởng phòng kinh doanh – XNK và các nhân viên XNK. Công ty thực hiện công tác giám sát quy trình chuẩn bị hàng từ lúc nhập nguyên vật liệu vào nhà máy đến khâu sản xuất và bao gói, kẻ
Việc giám sát quy trình này giúp cho công ty có nguồn nguyên vật liệu đầy đủ, đạt yêu cầu phục vụ cho khâu sản xuất để tạo ra các sản phẩm theo như các điều khoản trong hợp đồng.
♦ Đối với công tác tập trung hàng đá xây dựng xuất khẩu
Phòng XNK là người chịu trách nhiệm giám sát công tác này từ khâu nhập nguyên vật liệu đến khâu sản xuất và khâu cuối cùng là tập trung hàng về kho, cảng. Phương pháp giám sát quy trình chuẩn bị hàng thông qua phiếu theo dõi thực hiện hợp đồng xuất khẩu
♦ Đối với quy trình nhập nguyên vật liệu thì công ty giám sát bằng cách cử nhân viên trực tiếp xuống hai mỏ khai thác để giám sát công tác khai thác nguyên vật liệu. Nhân viên sẽ kiểm tra, giám sát trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, các chứng từ liên quan. Đối với quy trình sản xuất, công ty giám sát bằng cách giao trách nhiệm cho tổ trưởng phân xưởng, giám sát từng khâu. Công ty sẽ cử nhân viên xuống phân xưởng để kiểm tra công tác sản xuất hàng xuất khẩu. Trước khi kiểm hàng, phòng XNK yêu cầu phải tập trung nguồn hàng tại xưởng đã quy định.
♦ Đối với công tác đóng gói và kẻ ký hiệu hàng đá xây dựng xuất khẩu
Trên cơ sở kế hoạch về bao bì,đóng kiện, phòng XNK sẽ cử nhân viên xuống xưởng sản xuất giám sát công tác đóng kiện,bao gói và kẻ ký hiệu. Cũng như công tác tập trung hàng xuất khẩu, công tác đóng kiện,bao gói và kẻ ký hiệu hàng hóa cũng phải được giám sát thường xuyên và chặt chẽ. Phòng XNK chịu trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở để công nhân thực hiện đúng theo yêu cầu về số lượng, thời gian đáp ứng đơn đặt hàng.Người chịu trách nhiệm giám sát thực hiện giám sát từ việc đảm bảo khung gỗ,dây thép tấm,bao bì về số lượng, chất lượng đến công tác đóng kiện theo đúng tiêu chuẩn và kẻ ký mã hiệu hàng hóa theo đúng chuẩn về mã hiệu hàng hóa, đúng thông tin, sử dụng các loại mực như quy định. Tuy nhiên, cán bộ giám sát thường chỉ tập trung chủ yếu vào khâu cuối cùng là kiểm tra xem đóng kiện,bao gói và kẻ ký hiệu đã ghi đầy đủ thông tin, đáp ứng yêu cầu về vận chuyển, bảo quản hàng hóa xuất khẩu hay chưa. Nếu chưa đáp ứng được yêu cầu thì cán bộ giám sát yêu cầu sửa chữa ngay tại xưởng. Nếu đáp ứng được yêu cầu thì tiếp tục giám sát tổ chức tập trung hàng về bến bãi, kho hàng đã quy định. Cán bộ giám sát kiểm tra lần cuối về số lượng, chất lượng hàng hóa, thông tin về số hiệu tàu, ngày tháng giao hàng và lập báo cáo giao hàng trình lên ban lãnh đạo.
Thêm vào đó,nếu bên nhập khẩu Ấn Độ yêu cầu về các chứng nhận khách quan của bên thứ ba thì hàng được kiểm tra tại cảng bởi các tổ chức giám định như Vinacontrol hoặc các đổ chức khác ghi cụ thể trong hợp đồng.Nội dung kiểm tra bao gồm về chất lượng hàng,trọng lượng,bao bỡ,kẻ,ký mã hiệu hàng hóa.