Sản Thiên Long
3.3.1.1Chuẩn bị lập kế hoạch
Sau khi nhận được hợp đồng đã kí kết với đối tác, dựa vào các điều khoản trong hợp đồng, bộ phận kế hoạch sẽ chuẩn bị cho kế hoạch chuẩn bị hàng để xuất khẩu sang cho đối tác. Trong giai đoạn này, các nhân viên sẽ thu thập những thông tin cần thiết cho quá trình chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu, phân tích các yếu tố thuộc về đối tác, thuộc về doanh nghiệp như khả năng SXKD hiện tại, các nguồn lực…để từ đó nghiên cứu đưa ra các nội dung cụ thể cho công tác lập kế hoạch phù hợp với những yêu cầu của đối tác. Từ việc nghiên cứu những thông tin về đối tác, công ty nhận thấy rằng người tiêu dùng của Ấn Độ vừa đòi hỏi về kiểu cách mà lại vừa quan tâm đến chất lượng sản phẩm và sự kỳ công của nhà sản xuất nhằm tạo sự khác biệt của sản phẩm, do vậy, công ty sẽ có kế hoạch về sản xuất tập trung vào việc đa dạng mẫu mã kiểu dáng,hợp thị hiếu cũng như nâng cao chất lượng của sản phẩm.
3.3.1.2 Tiến hành lập kế hoạch
Sau khi đã phân tích khả năng của công ty, tìm hiểu về đối tác, về yêu cầu của hợp đồng, bộ phận kế hoạch tiến hành lập kế hoạch cho công tác chuẩn bị hàng. Trước tiên là xác định các các chỉ tiêu cần đạt được trong công tác chuẩn bị hàng về số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, kí mã hiệu của hàng đá xây dựng xuất khẩu. Xác định rõ thời gian tiến hành và kết thúc. Sau khi nhận được đơn hàng của khách hàng, có hai khả năng xảy ra:
+ Nếu đó là một đơn hàng có yêu cầu riêng về thiết kế mẫu mã, cán bộ Công ty sẽ gửi bản thiết kế tới 2 nhà máy của mìnhtại Quỳ Hợp- Nghệ An để đặt hàng (trường hợp này, thường là khách hàng cung cấp sẵn mẫu thiết kế cho Công ty).
+ Nếu đơn hàng là những mẫu mã có sẵn được công ty đưa ra thì Công ty tiến hành luôn quá trình thu gom và vận chuyển sản phẩm từ nhà máy sản xuất.
CT CP KT và XNK Khoáng Sản Thiên long là công ty tự sản xuất, xuất khẩu do vậy, bộ phận kế hoạch cần lên kế hoạch về nguyên vật liệu, nguồn nhân lực,trang thiết bị máy móc.
a)Kế hoạch về nguyên vật liệu:Như đã nêu ở trên,ba mặt hàng đá xây dựng xuất khẩu chủ yếu của công ty là:đá xẻ kích thước các loại,đá hộc trắng và đá block.Nguyên vật liệu để sản xuất ba loại đá này bao gồm:
♦ Chủ yếu là Đá trắng CaCO3 tự nhiên(còn được gọi là đá vôi trắng),chỉ tiêu chất lượng của loại đá này được thể hiện dưới bảng sau:
Bảng 3.6: Chỉ tiêu chất lượng của nguồn nguyên liệu chính của CT CP KT và XNK Khoáng Sản Thiên Long
THÀNH PHẦN HÓA HỌC ĐẶC TÍNH VẬT LÝ
Hàm lượng CaCO3 ≥ 98% Độ sáng ≥ 97%
Hàm lượng MgO ≤ 0,16% Độ trắng ≥ 97%
Hàm lượng Fe2O3 ≤ 0,01% Độ ẩm ≤ 0,2%
Hàm lượng Al2O3 ≤ 0,04% Tỉ trọng 1g/cm3
Hàm lượng SiO2 ≤ 0,01% Độ thẩm dầu ≥ 24g/100g CaCO3 Hàm lượng Na2O ≤ 0,16% Hàm lượng mất khi nung ≤ 43,08%
(Nguồn: phòng Xuất Nhập Khẩu CT CP KT và XNK Khoáng Sản Thiên Long 2011)
♦Ngoài ra còn có một số lượng ít các loại:Đá Marble tự nhiên,Đá granite,Đá combined,Đá coblles.
Tất cả nguyên vật liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất này đều được khai thác tại 02 mỏ đá trắng tại xã Châu Tiến-huyện Quỳ Hợp-Nghệ An.Từ những yêu cầu của đối tác Ấn Độ, bộ phận sẽ lên kế hoạch về số lượng và chất lượng về các loại nguyên vật liệu, có kế hoạch về thời gian khai thác để đáp ứng đúng tiến độ chuẩn bị hàng xuất khẩu.
b) Kế hoạch về nguồn lực: Hiện tại, công ty đang có tổng số công nhân viên là 105 người,trong đó số lượng công nhân lao động tại 2 xưởng sản xuất tại xã Châu Tiến-huyện Quỳ Hợp-Nghệ An là 65 người. Bộ phận cần lên kế hoạch phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý với từng công việc, đặc biệt là trong phân xưởng, cần phân bổ nguồn lực hợp lý tạo thành một dây chuyền sản xuất chuyên nghiệp, hiệu quả, đáp ứng đúng thời gian quy định.
c)Kế hoạch về trang thiết bị máy móc: Đây là yếu tố không thể thiếu để sản xuất hàng đá xây dựng. Máy móc phục vụ sản xuất cần phải trang bị đầy đủ, đáp ứng nhu cầu của đơn đặt hàng. Trang thiết bị phục vụ cho sản xuất hàng đá xây dựng chủ yếu phải nhập khẩu vì trong nước chưa có để đáp ứng cho các doanh nghiệp. Công ty lên kế hoạch nhập khẩu các trang thiết bị từ các nước có uy tín, có ngành công nghiệp sản xuất đá phát triển cao như Mỹ,Brazil,Úc,Đức…
Để lập kế hoạch về nguyên vật liệu, nhân lực, trang thiết bị máy móc thì bộ phận kế hoạch cần có kế hoạch về ngân sách, tài chính để phân bổ nguồn vốn một cách hợp lý, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình.
3.3.1.3 Trình duyệt kế hoạch
Kế hoạch sau khi đã được lập thì bộ phận kế hoạch phải trình duyệt lên ban lãnh đạo. Đặc biệt là trưởng phòng kinh doanh – XNK là người phụ trách trực tiếp trong công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu. Kế hoạch chỉ được đi vào thực hiện khi đã có sự góp ý, bổ sung, chỉnh sửa và phê duyệt của ban lãnh đạo cấp cao của công ty.
3.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu