Công tác giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của bất kỳ công ty XNK nào hiện nay cũng được quan tâm tới tùy vào quan điểm và điều kiện kinh doanh của mỗi một doanh nghiệp. Thực tế thì giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu không quá phức tạp nếu như được thực hiện theo một hệ thống và phương pháp nhất định. Để công tác giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu đạt hiệu quả hơn nữa, công ty cần:
♦ Thiết lập hệ thống công việc cũng như hệ thống cảnh báo sớm, tăng khả năng phản ứng kịp thời các tình huống phát sinh. Công ty nên tính trước một số tình huống có thể xảy ra, thiết lập một hệ thống các rủi ro có thể phát sinh và cách thực giải quyết những tình huống phát sinh đó. Nhân viên công ty cần phải tích lũy kinh nghiệm, khả năng ứng phó, phát hiện kịp thời những sai sót có thể ảnh hưởng đến quy trình, phải có kiến thức đầy đủ về pháp lý, về nghiệp vụ TMQT, về thương phẩm học…
♦ Lựa chọn phương pháp giám sát phù hợp với điều kiện của công ty. Công ty có thể áp dụng phương pháp sử dụng máy tính và công nghệ thông tin trong việc giám sát quy trình. Thiết lập các công việc cần thực hiện và giám sát trên máy vi tính sẽ tạo điều kiện thuận lợi, giảm chi phí, dễ dàng thu thập thông tin. Công ty nên xây dựng hệ thống bảng biểu phục vụ công tác giám sát và điều hành quy trình
chuẩn bị hàng xuất khẩu để theo dõi dễ dàng trong suốt cả quá trình, ghi lại những sự kiện, những công việc đã định, ngày tháng bắt đầu và kết thúc, các biện pháp giám sát cần thiết…
♦ Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên. Công ty nên đào tạo nhiều hơn nữa về kiến thức pháp lý, nghiệp vụ TMQT, kiến thức về thương phẩm học,bên cạnh đó, công ty cần phải nâng cao về trình độ quản lý. Ban lãnh đạo là người trực tiếp thực hiện công tác giám sát và điều hành quy trình, do đó, cần phải có nhiều kỹ năng, kinh nghiệm quản lý để phối hợp các hoạt động một cách có hệ thống, hợp lý, tránh trùng lặp mất thời gian và chi phí.