HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1 1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1 1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1 1.3. Mục đích nghiên cứu 2 1.4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3 1.5. Phương pháp nghiên cứu 3 1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu 3 1.5.2. Phương pháp phân tích dữ liệu 4 1.6. Kết cấu khóa luận 4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT BẰNG 5 ĐƯỜNG BIỂN 5 2.1. Cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận 5 2.1.1. Khái niệm dịch vụ giao nhận 5 2.1.2. Đặc điểm của dịch vụ giao nhận 5 2.1.3. Phạm vi dịch vụ giao nhận 6 2.2. Cơ sở lý luận về người giao nhận 6 2.2.1. Khái niệm người giao nhận 6 2.2.2. Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế 6 2.2.3. Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận 7 2.2.4. Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan 8 2.3. Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển 10 2.3.1. Cơ sở pháp lý của việc giao hàng xuất khẩu 10 2.3.2. Các chứng từ có liên quan đến giao hàng xuất khẩu. 10 2.3.2.1. Chứng từ hàng hóa 10 2.3.2.2 . Chứng từ hải quan 11 2.3.2.3. Chứng từ vận tải 11 2.3.3. Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển 12 2.3.3.1. Nhận yêu cầu của khách hàng 13 2.3.3.2. Chuẩn bị container, lựa chọn hãng tàu vận chuyển và đặt chỗ, có thể tạm ứng tiền............. 13 2.3.3.3. Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và làm thủ tục hải quan 13 2.3.3.4. Tổ chức giao hàng lên tàu 14 2.3.3.5. Hoàn thiện bộ chứng từ 15 2.3.3.6. Quyết toán, báo cáo, lưu hồ sơ 15 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG BIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MT GIAO NHẬN KONET 16 3.1. Tổng quan về công ty 16 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 16 3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 16 3.1.2.1. Chức năng 16 3.1.2.2. Nhiệm vụ 16 3.1.3. Cơ cấu tổ chức nhân sự và lĩnh vực kinh doanh của công ty 17 3.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý 17 3.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty 18 3.1.3.3. Lĩnh vực kinh doanh 18 3.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MTV giao nhận Konet..... 19 3.3. Thực trạng quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tạing công ty TNHH MTV giao nhận Konet 20 3.3.1. Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet.... 20 3.3.1.1. Mô hình quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet 20 3.3.1.2. Phân tích nội dung quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet. 21 3.3.2. Tồn tại và nguyên nhân 26 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG BIỂN.... 29 4.1. Dự báo triển vọng và định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất bằng đường biển....... 29 4.1.1. Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 29 4.1.2. Định hướng chiến lược của công ty đến năm 2020 31 4.2. Một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet 32 4.2.1. Về quy trình 32 4.2.1.1 Hoàn thiện khâu nhận hàng từ người gửi 32 4.2.1.2. Tổ chức công tác thuê container, liên hệ tàu 32 4.2.1.3. Hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan 32 4.2.1.4. Hoàn thiện khâu giao hàng cho tàu 33 4.2.1.5. Hoàn thiện khâu quyết toán 34 4.2.1.6. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu 34 4.2.2. Các giải pháp hỗ trợ nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển....... 34 4.2.2.1. Giải pháp về thị trường và khách hàng 34 4.2.2.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ 35 4.2.2.3. Giải pháp về xúc tiến thương mại 36 4.2.2.4. Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới 37 4.3. Các kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất bằng đưởng biển. 37 4.3.1. Về phía Nhà nước 37 4.3.2. Về phía ngành giao thông vận tải, hiệp hội liên quan 38 4.3.2.1. Về phía ngành giao thông vận tải 38 4.3.2.2. Về phía các hiệp hội liên quan 39 KẾT LUẬN………………………………………………………………………...40 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC XÁC NHẬN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

LỜI CẢM ƠN

Nhắc đến hoạt động xuất nhâp khẩu hàng hóa chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế vì đây là hai hoạt động không thể tách rời nhau, chúng có tác động qua lạo thống nhất với nhau Bên cạnh đó, trong thời đại khoa học kĩ thuật phát triển như vũ bão, ngành vận tải đường biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến đáng kể, chứng minh được tầm quan trọng của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác Hơn nữa, giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm

tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam

Trong thời gian thực tập và tìm hiểu tại công ty TNHH MTV giao nhận Koner, công ty thực sự đã mang lại cho em rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế về hoạt động giao nhận hàng hóa nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu qua đường biển nói riêng

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với cô giáo hướng dấn Ths Mai Thanh Huyền và các anh chị công tác tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Tuy nhiên, do sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cũng như sự giới hạn về thời gian, bài khóa luận của em vẫn còn tồn tại những thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý quý báu của các thầy cô giáo để giúp em hoàn thiện bài khóa luận và vững vàng hơn trong quá trình nghiên cứu và công tác sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016

Sinh viênNguyễn Thị Thu Phương

MỤC LỤC

KẾT LUẬN……… 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

XÁC NHẬN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý

Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn năm 2013-2015

Bảng 4.1: Kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2013-2015

Bảng 4.2: Giá trị theo sản lượng dự toán của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Việt Nam cho tới năm 2020

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Giao nhận quốc tế là một ngành quan trọng trong vận tải quốc tế, ra đời cách đây gần 500 năm tại Thụy Sĩ, có thể nói ngành giao nhận đặc biệt là giao nhận đường biển

đã có bề dầy lịch sử và khẳng định sự tồn tại cũng như vai trò của mình trong sự phát triển kinh tế thế giới Trong xu hướng hội nhập toàn cầu như hiện nay không thể kể đến

sự tăng lên rất đáng kể thương mại giữa các quốc gia Đi phía sau nó là qui mô hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng Điều đó giúp cho lĩnh vực giao nhận càng thể hiện rõ hơn vai trò quan trọng của mình

Công ty TNHH MTV giao nhận Konet là một trong những đơn vị giao nhận đã gặt hái được nhiều thành công trong những năm vừa qua, trở thành doanh nghiệp tạo được nhiều uy tín trong lĩnh vực giao nhận trong nước và quốc tế, đặc biệt là dịch vụ giao nhận bằng đường biển, cùng với lợi thế quốc gia do thiên nhiên ban tặng với đường bờ biển dài 3260 km trải dài từ Bắc đến Nam không kể các đảo, tạo thuận lợi cho sự phát triển của dịch vụ giao nhận bằng đường biển Konet được bạn bè quốc tế đánh giá cao về năng lực hoạt động Tuy nhiên bên cạnh những thành công đạt được, công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định Trong thời gian thực tập tại Konet, với kiến thức của một sinh viên khoa Thương Mại quốc tế trường Đại học thương mại, cùng với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của Công ty, em đã tiến

hành nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế là một trong những ngành quan trọng trong nền kinh tế quốc dân của tất cả các quốc gia, vì thế đã có rất nhiều tài liệu nghiên cứu

về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế, tiếp cận ở nhiều khiếu cạnh khác nhau, chẳng hạn như một số đề tài nghiên cứu về hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu của khoa Thương mại quốc tế trong những năm qua như sau:

- “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hàng hóa xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương” – tác giả: : Trương Thị Hương Giang “ – năm 2007

- “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần thương mại và vận tải Quốc tế Châu Giang” – tác giả:” Nguyễn Thị Hoài Thanh “- năm 2009.

- “Hoàn thiện quy trình giao hàng khăn bông xuất khẩu sang thị trường Tây Ban Nha tại công ty dệt nhuộm xuất khẩu Thăng Long” – tác giả: “ Nguyễn Thị Ngọc Tú” – năm 2010

Khác với những đề tài khác, tác giả đưa ra bối cảnh trong nước và quốc tế có một số đặc điểm khác biệt điển hình sự bất ổn định chính trị, việc tăng giá dầu, giá vàng, ngoại tệ lên xuống liên tục, lạm phát tăng cao…

Những bài viết này phân tích về hoạt động giao nhận hàng hóa, quy trình giao nhận và nhận hàng xuất nhập khẩu của công ty qua đó đề xuất những giải pháp để hoàn thiện nghiệp vụ đó Tuy nhiên điểm chung lớn nhất của những bài viết này là chúng mới chỉ đưa ra những giải pháp chủ yếu nghiêng về nghiệp vụ , quy trình giao nhận chứ chưa khái quát được quy trình tổng thể của hoạt động giao nhận, đồng thời chưa đi sâu phân tích những mặt hạn chế còn tồn tại trong từng khâu của quá trình giao nhận hàng bằng đường biển

Như vậy dựa trên những thông tin thu thập được và những kinh nghiệm đúc rút

từ những công trình trước, em quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet”

Đề tài tập trung nghiên cứu quy trình giao hàng để khắc phục những tồn tại làm cản trở quá trình cung ứng dịch vụ của công ty, không những thế còn làm tăng khả năng đáp ứng và thỏa mãn cao hơn các nhu cầu của khách hàng, tăng khả năng cạnh tranh với các công ty giao nhận trong nước và nước ngoài

1.4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý thuyết về giao hàng xuất và thực trạng quy trình giao hàng xuất bằng đường biển của công ty TNHH MTV giao nhận Konet.

- Phạm vi nghiên cứu: Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển trong những năm gần đây

1.5. Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng hai phương pháp nghiên cứu chính là:

1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:

+ Nguồn dữ liệu bên trong: Báo cáo tài chính Công ty giai đoạn 2013-2015; các

văn bản, quyết định của công ty, hợp đồng thương mại

+ Nguồn dữ liệu bên ngoài: Các giáo trình, tài liệu, sách báo của các cá nhân và

cơ quan nghiên cứu, dữ liệu từ các tổ chức, hiệp hội, internet về hoạt động giao nhận,

dữ liệu tại thư viện gồm các luận văn đề tài thuộc lĩnh vực quản trị quy trình nhận hàng bằng đường biển

+ Mục đích tìm kiếm dữ liệu thứ cấp: Nghiên cứu về lý luận của vấn đề, tìm

kiếm số liệu thống kê về lĩnh vực nghiên cứu, thu thập thông tin và đánh giá đúng được tình hình hoạt động của công ty

- Phương pháp thu thập dữ liêụ sơ cấp:

+ Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát các hoạt động của công ty trong thời gian thực tập, học hỏi các anh chị nhân viên trong công ty, đặ biệt là trong hoạt động nhập khẩu để nắm bắt quy trình giao hàng xuất bằng đường biển của Công ty

+ Phương pháp phỏng vấn: Đưa ra các câu hỏi phỏng vấn về những thứ còn vướng mắc với các anh chị nhân viên là những người đã có kinh nghiệm trong ngành

để tìm được câu trả lời xác đáng nhất, hiểu rõ về quy trình giao hàng xuất của công ty.1.5.2. Phương pháp phân tích dữ liệu

+ Phương pháp thống kê: Trong phạm vi khóa luận, phương pháp trên được dùng để đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty giai đoạn 2013-2015

+ Phương pháp tổng hợp so sánh: Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng

1.6. Kết cấu khóa luận

Ngoài lời cảm ơn , mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, các phụ lục Khóa luận gồm 4 chương:

Chương 1 : Tổng quan nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất bằng

đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet”

Chương 2: Một số vấn đề lí luận cơ bản về giao hàng xuất khẩu

Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH

MTV giao nhận Konet

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao

hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT BẰNG

ĐƯỜNG BIỂN 2.1 Cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận

2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận

Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận tải nhằm

thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi tới nơi nhận hàng Giao nhận bao gồm việc thực hiện hàng loạt các công việc có liên quan đến quá trình chuyên chở như:bao

bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hóa ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao hàng cho người nhận…Như vậy giao nhận thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục có liên quan đến quá trình chuyên chở đó

Dịch vụ giao nhận, theo qui tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “là bất

kỳ loại dịch vụ nào có liên quan đến vận chuyển, gom hàng, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vu tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn

đề liên quan đến Hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập các chứng từ

có liên quan đến hàng hóa”

Họạt động giao nhận là một phần của hoạt động logistics Theo điều 233 của

Luận Thương Mại Việt Nam 2005 quy định: “ Giao nhận hàng hóa là hành vi thương

mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác”

2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận

- Điểm đầu và điểm cuối quá trình giao nhận nằm ở những quốc gia khác nhau Hàng hóa thông qua quá trình giao nhận sẽ được chuyển từ tay người bán sang tay người mua bằng các phương tiện vận tải

- Hoạt động giao nhận luôn đi đôi với hoạt động vận tải Chính vì người bán ở những quốc gia khác nhau do đó phương tiện vận tải là công cụ không thể thiếu trong quá trình di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng

- Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, khách quan cũng như chủ quan

2.1.3 Phạm vi dịch vụ giao nhận

Dịch vụ Logistics theo quy định tại điều 233 Luật Thương Mại 2005 được phân loại như sau:

Các dịch vụ logistics chủ yếu, bao gồm: Dịch vụ bốc xếp hàng hóa, dịch vụ kho bãi

và giữ hàng hóa, dịch vụ đại lý vận tải và dịch vụ hỗ trợ khác

Các dịch vụ Logistics có liên quan đến vận tải bao gồm: Dịch vụ vận tải hàng hải, thủy nội địa, hàng không, đường sắt, đường bộ

Các dịch vụ Logistics liên quan khác, bao gồm: dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật, dịch vụ bưu chính, dịch vụ thương mại bán buôn, dịch vụ thương mại bán lẻ

và các dịch vụ vận tải hỗ trợ khác

Dịch vụ giao nhận hàng hóa là loại dịch vụ nằm trong nhóm dịch vụ chủ yếu của dịch vụ logistics Dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm dịch vụ cốt lõi và dịch vụ bổ trợ.

2.2 Cơ sở lý luận về người giao nhận

2.2.1 Khái niệm người giao nhận

Theo FIATA, “người giao nhận” (Forwarder, Freight Forwarder Forwarder Agent) là người thu xếp để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc có liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa

2.2.2 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế

Vai trò của người giao nhận trong một vài dịch vụ điển hình trong dịch vụ giao nhận:

 Môi giới hải quan: Người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, người nhập khẩu để

khai báo và làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan Theo tập quánXuất khẩu hàng hóa theo điều kiện FOB thì chức năng của người giao nhận gọi là FOB người giao nhận”( FOB Freight Forwarding)

 Đại lý: Trước đây, người giao nhận không đảm nhiệm trách nhiệm của người chuyên

chở Người giao nhận chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng Người giao nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như giao nhận hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan trên cơ sở của hợp đồng

ủy thác

 Người gom hàng: Trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển bằng Container, dịch vụ

gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên FCL

để tận dụng sức chở, sức chứa của Container và giảm cước phí vận chuyển Khi là người gom hàng, người giao nhận đóng vai trò là người vận tải hoặc chỉ là đại lý

 Người chuyên chở: Ngày nay, trong nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò là

người chuyên chở, tức người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ một nơi này đến một nơi khác

Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở theo hợp đồng( Contracting Carrier), nếu người giao nhận ký kết hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở Nếu người giao nhận trực tiếp chuyên chở thì đó là người chuyên chở thực tế.

2.2.3 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận

Khi là một nhà chuyên chở người giao nhận đóng vai trò là nhà thầu độc lập nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Người giao nhận phải chịu trách nhiệm về hành vi, lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà người giao nhận thực hiện hợp đồng vận tải như là hành vi và thiếu sót của mình

Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả dịch vụ mà người giao nhận cung cấp cho khách hàng chứ không phải khoản hoa hồng Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp tự vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện vận tải của chính mình mà còn trong trường hợp người giao nhận bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay bằng cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở contracting carrier) Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối…thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận sẽ thue người chuyên chở khác Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc

tế hoặc các quy tắc do phòng thương mại quốc tế ban hành

2.2.4 Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan

Người giao nhận là người nhận sự ủy thác của chủ hàng để lo liệu việc vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, mà trong quá trình vận chuyển hàng hóa phải trải qua rất nhiều giai đoạn , chịu sự kiểm tra, kiểm soát của rất nhiều cơ quan chức năng Do đó, người giao nhận cũng phải tiến hành các công việc có liên quan đến nhiều bên

Trách nhiệm của người giao nhận và các bên liên quan:

 Trách nhiệm của người giao nhận

+ Khi người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở: Người giao nhận phải chịu những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác được thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình Người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về

sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình

+ Khi người giao nhận đóng vai trò là đại lý của chủ hàng: Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm

 Trách nhiệm của người bán/người chủ hàng/người gửi hàng

+ Lựa chọn người giao nhận hàng hóa đáp ứng với yêu cầu của mình Cung cấp đầy đủ chỉ dẫn cho người giao nhận hàng hóa Hướng dẫn ,kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng Thông tin đâỳ đủ, chính xác về hàng hóa cho người giao nhận hàng hóa

+ Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu người giao nhận hàng hóa vi phạm hợp đồng+ Bồi thường thiệt hại , trả các chi phí phát sinh cho người giao nhận hàng hóa nếu người đó đã thực hiện đúng chỉ dẫn của khách hàng hoặc do lỗi của khách hàng gây ra

+ Trả cho người giao nhận hàng hóa mọi khoản tiền đã đến hạn thanh toán

 Trách nhiệm của người mua/ người nhận hàng

+ Phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và có chứng từ thanh toán các loại cước phí trong hợp đồng và cước phí cho cảng đến

+ Trước khi ký nhận hàng với cảng đến, người nhận hàng phải kiểm tra hàng hóa hoặc tình trạng kĩ thuật và niêm chì của container ngay tại kho bãi của cảng Nếu hàng hóa do cảng chuyển đến kho bãi của người nhận hàng theo hợp đồng ủy thác thì phải kiểm tra hàng hóa trước khi ký nhận tại kho của chủ hàng

 Trách nhiệm của cảng biển ( nơi diễn ra hoạt động giao nhận)

+ Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng với chủ hàng, giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác

+ Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa, giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu

+ Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng, chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây ra trong quá trình xếp dỡ

 Trách nhiệm của tổ chức giám định hàng hóa

+ Giám định độc lập, khách quan, kịp thời, chính xác.

+ Cấp chứng thư giám định

+ Nhận phí giám định theo thỏa thuận

+ Trả tiền phạt trong trường hợp giám định sai theo thỏa thuận

 Trách nhiệm của hải quan

+ Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu, đảm bảo thực hiện các quy định của mỗi nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu

2.3 Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển

2.3.1 Cơ sở pháp lý của việc giao hàng xuất khẩu

Đặc điểm cơ bản của hoạt động giao hàng xuất khẩu là hàng hóa được di chuyển qua nhiều nước, do người mua và người bán ở các quốc gia khác nhau Do đó hoạt động này chịu sự điều chỉnh của các nguồn luật sau:

- Các nguồn luật liên quan tới hoạt động ngoại thương ở nước người mua, người bán, nước thứ ba ( nước hàng hóa chuyển tải) Ở Việt Nam, hoạt động giao hàng xuất khẩu chịu sự điều chỉnh của văn bản pháp luật có liên quan như: Luật Thương Mại Việt Nam ( năm 2005), Bộ luật Hàng Hải ( năm 2005), luật Hải Quan ( năm 2005)

- Các quy phạm pháp luật quốc tế điều chỉnh hoạt động giao hàng xuất khẩu như các công ước về vận đơn và vận tải Như công ước quốc tế thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển, kí ngày 25/08/1924, công ước cuả Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng vận tải đa phương tiện được thông qua tại Genever ngày 24/5/1980

- Các tập quán quốc tế như điều kiện cơ sở giao hàng Incoterm 2000, 2010, điều kiện kinh doanh chuẩn của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về dịch vụ giao nhận hàng hóa, quy tắc chứng từ, quy tắc về chứng từ vận tải đa phương tiện do Ủy ban Liên hợp quốc tế về thương mại và phát triển, phòng Thương mại quốc

tế ICC phát hành

2.3.2 Các chứng từ có liên quan đến giao hàng xuất khẩu.

2.3.2.1 Chứng từ hàng hóa

Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán, nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng có ghi trên hóa đơn Hóa đơn ghi rõ đặc điểm của hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng hóa.

Là giấy chứng nhận số lượng mà người bán giao cho người mua, có thể do công

ty giám định cấp hoặc do xí nghiệp sản xuất hàng lập và được công ty giám định hải quan xác nhận, được dùng trong mua bán bách hóa hoặc loại hàng hóa cần thiết số lượng hơn trọng lượng

 Tờ khai hải quan:

Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa

 Giấy phép xuất nhập khẩu:

Là chứng từ do bộ công thương cấp, cho phép chủ hàng được phép xuất hay nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định

 Giấy chứng nhận xuất xứ:

Là chứng từ do phòng thương mại của các nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc của nguồn hàng.

2.3.2.3 Chứng từ vận tải

Là chứng từ do người vận tải cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng đã chở

 Vận đơn đường biển: Là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh toán Vận

đơn đưởng biển có 3 chức năng: là biên lai người vận tải về việc nhận hàng đã chở, là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng biển, là bằng chứng chuyên chở hợp đồng hàng hóa Trong thương mại quốc tế thường gặp nhiều loại vận đơn đường biển với tên gọi khác nhau và có tác dụng khác nhau

 Biên lai thuyền phó: Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên tàu

về nhận hàng để chuyên chở, trong đó người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa mà các nhân viên kiểm diện của tàu đã tiến hành khi hàng hóa bốc lên tàu

 Sơ đồ xếp hàng: Sơ đồ xếp hàng do thuyền trưởng hoặc nhân viên chuyên trách dưới

tàu hoặc có khi do đại lí vận tải biển lập để sử dụng một cách khoa học các khoang, các hầm chứa trên tàu, giữ thăng bằng tàu khi tàu di chuyển, giữ độ chênh lệch dọc hợp lí

2.3.3 Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển

Nhận yêu cầu của khách hàng

Chuẩn bị container, lựa chọn hãng tàu vận chuyển và đặt chỗ, có thể

2.3.3.1 Nhận yêu cầu của khách hàng

Khi người giao nhận muốn thông qua dịch vụ giao nhận để xuất khẩu hàng hóa, đầu tiên họ phải liên hệ với công ty làm dịch vụ giao nhận, sau đó người giao nhận sẽ thu thập thông tin về hàng hóa, địa điểm giao nhận, thỏa thuận mức phí, thời gian Khi hai bên có một sự thống nhất nhất định, người giao nhận sẽ nhận hồ sơ từ khách hàng bao gồm: chứng từ hàng hóa, thông tin về số lượng, chất lượng, quy cách hàng từ bên người xuất khâủ

2.3.3.2 Chuẩn bị container, lựa chọn hãng tàu vận chuyển và đặt chỗ, có thể tạm ứng tiền

Bộ phận giao hàng xuất khẩu của công ty cần căn cứ vào kích cỡ hợp đồng của hàng hóa xuất khẩu để có thể chuẩn bị chủng loại, số lượng container sao cho phù hợp với số lượng hàng hóa cần vận chuyển, đồng thời phải tiến hàng kiểm kê hàng hóa lần cuối cùng để cho tạo điều kiện cho việc bốc hàng lên conatiner một cách nhanh chốngCông ty liên hệ với hãng tàu để làm thủ tục lưu khoang ( đặt chỗ trước) Đối với hàng đóng container thì thường được vận chuyển bằng tàu chợ

2.3.3.3 Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và làm thủ tục hải quan

Chủ hàng, người giao nhận mời đại diên hải quan kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định ( nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container Sau khi đóng xong nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container Người giao nhận điều chỉnh lại Packing list và Gootrans list

Hoàn thiện bộ chứng từ Quyết toán, báo cáo, lưu hồ sơ

Giai đoạn chuẩn bị các loại giấy tờ hải quan được diễn ra trước khi hàng được vận chuyển tới cảng Các loại giấy tờ cần phải chuẩn bị:

- Tờ khai hải quan đường biển

- Hóa đơn thương mại

- Vận đơn đường biển

- Bảng kê khai chi tiết hàng hóa

- Giấy chứng nhận xuất xứ

- Giấy kiểm dịch ( nếu có)

Các loại giấy tờ này được thành lập thành 01 bản tiếng Việt và 01 bản tiếng anh Đến khi hoàn thành công ty cần phải thực hiện công đoạn gửi thư điện tử cho cơ quan thông quan trước khi mang tờ khai ra làm việc trực tiếp với cơ quan để có cơ sở đối chiếu và phát hiện sai sót Trước khi tàu rời cảng 08 tiếng đòi hỏi công tác làm thủ tục thông quan phải được hoàn tất Khi các thủ tục được hoàn tất, cơ quan hải quan cho phép hàng hóa được thông quan

2.3.3.4 Tổ chức giao hàng lên tàu

Đối với hàng đóng container thì gồm có: hàng gửi nguyên container và hàng gửi

lẻ Đối với mỗi lại hàng thì có một quy trình khác nhau, cụ thể là:

 Hàng gửi nguyên container ( FCL – Full Container Load)

- Người giao nhận điền vào Booking Note và đưa cho đại diện hàng hóa hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với bản danh mục hàng xuất khẩu ( Cargo List)

- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ Container để người giao nhận mượn và giao Packing List và Seal

- Người giao nhận vận chuyển Container rỗng về kho hoặc nơi chứa để đóng hàng

- Làm thủ tục hải quan, tiến hành kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định và giám sát việc đóng hàng vào Container

- Hải quan niêm phong kẹp chì vào container

- Người giao nhận điều chỉnh lại Packing List và Cargo List ( nếu cần), vận chuyển và giao Container cho tàu tại CY ( Container yard) quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy định ( Closing time) của từng chuyến tàu ( thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate’s receipt

- Khi Container đã xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn

 Hàng gửi lẻ ( LCL – Less container Load)

- Người giao nhận gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hãng xuất khẩu Sau khi Booking Note được chấp

nhận, người giao nhận sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng.

- Người giao nhận vận chuyển hàng hóa từ nơi chưa hàng trong nội địa đến trạm đóng Container (CFS – Container Freight Station) để gom hàng

- Làm thủ tục hải quan, kiểm tra, kiểm hóa, giám định và giám sát việc đóng hàng vào Container của người chuyên chở hoặc người giao nhận Hải quan niêm phong, kẹp chì Container

- Chủ hàng chuyển cho người giao nhận những chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hóa, vận tải và quy chế thủ tục xuất khẩu

- Chủ hàng nhận vận đơn gom hàng ( House Bill of Lading) từ người giao nhận và trả cước hàng lẻ Người chuyên chở xếp Container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

2.3.3.6 Quyết toán, báo cáo, lưu hồ sơ

Sau khi có vận đơn nhanh chóng lập hóa đơn, hối phiếu, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng để xuất trình cho ngân hàng hoặc người mua Ngân hàng kiểm tra chứng từ sẽ thanh toán cho người bán

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT BẰNG

ĐƯỜNG BIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MT GIAO NHẬN KONET

3.1 Tổng quan về công ty

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

 Tên đầy đủ : Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên giao nhận Konet

 Tên giao dịch quốc tế : KONET EXPRESS Co.Ltd

 Thời gian thành lập : 25/09/2009

 Loại hình doanh nghiệp : Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn Hàn Quốc

 Người đại diện theo pháp luật : Ông CHO SEUNG HWAN

 Trụ sở chính : Tầng 17, số 106 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

- Tư vấn các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liên quan

- Thực hiện kinh doạnh vận tải công cộng phù hợp với quy định của nhà nước

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến giao nhận vận tải như: thay mặt chủ hàng làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan, các thủ tục giao nhận tại Cảng, giám định, kiểm định, mua bảo hiểm hàng hóa

- Tổ chức dịch vụ đại lý đường biển, đường hàng không, môi giới thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa đến ga, cảng hoặc điểm nhận cuối cùng khác ở trong nước

và nước ngoài theo yêu cầu của khách hàng

- Nghiên cứu tình hình thị trường, dịch vụ giao nhận, kho vận, đề ra các biện pháp nhằm

thu hút khách hàng, củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường trong và

ngoài nước

- Đối với những hàng hóa không qua cảng ( không lưu kho tại cảng) thì có thể do các

chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác giao hàng trực tiếp với người vận tải

- Khi được ủy thác giao hàng xuất khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào

thì phải giao hàng bằng phương thức đó

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng

- Việc giao hàng có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm

3.1.3. Cơ cấu tổ chức nhân sự và lĩnh vực kinh doanh của công ty

3.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý

Hình 3.1 Sơ dồ bộ máy quản lý của công ty

3.1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty

 Giám đốc:

• Là người có quyền cao nhất ra các quyết định, giao công việc cho cấp dưới và điều

hành hoạt động của toàn công ty

• Là người đưa ra các phương án kinh doanh, các phương án phát triển công ty và

chịu trách nhiệm chính, xây dựng công ty ngày càng phát triển, có tính cạnh tranh

cao trên thị trường

NV Hải Quan Hàng Sea Xuất

 Phòng kinh doanh:

• Tìm kiếm và phát triển khách hàng, thỏa thuận cước phí với các hãng vận tải, làm việc với các Agent nước ngoài, nghiên cứu và khai thác thị trường dịch vụ Logistics, xây dựng kế hoạch kinh doạn

• Làm dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển: Trực tiếp phụ trách công tác cho thuê phương tiện,thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, và vận chuyển hàng hóa

 Phòng tác nghiệp xuất nhập khẩu :Bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, thực hiện hầu hết các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của công

ty Chức năng của phòng là quản lý hoạt động nhập khẩu của công ty, nắm bắt và kết hợp các bộ phận khác nhằm thúc đẩy hoạt động nhập khẩu hàng hóa hay dịch vụ cho công ty nói riêng và đối tác nói chung

3.1.3.3. Lĩnh vực kinh doanh

Lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty chủ yếu được tập trung trên hai lĩnh vực

là : giao nhận vận tải và dịch vụ logistics

Dịch vụ vận tải và các dịch vụ Logistics của công ty cung cấp:

 Giao nhận vận chuyển hàng hóa đường biển, đường hàng không;

 Hoạt động của các đại lý vận tải hàng hóa đường biển và hàng không;

 Hoạt động của các đại lý vận tải hàng hóa, kể cả DV liên quan tới hậu cần;

 Khai thác kho bãi, kiểm đếm và đóng gói hàng hóa;

 Tư vấn xuất nhập khẩu và bảo hiểm hàng hóa;

 Bốc xếp hàng hóa;

 Khai thuê hải quan, vận tải nội địa;

3.2.Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MTV giao nhận

nhận đường hàng không

( Theo nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động các năm của công ty)

Dựa vào kết quả tổng hợp trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công

ty diễn ra có hiệu quả Doanh thu tăng đều qua các năm Doanh thu đạt được năm 2014 tăng 5.036 triệu so với năm 2013 Cho đến năm 2015, doanh thu đạt được tăng 5.470 triệu so với năm 2014 Có được kết quả như vậy là sự nỗ lực của ban lãnh đạo và toàn thể các nhân viên trong công ty Công ty đã không ngừng tìm kiếm các đối tác mới, nâng cao chất lượng dịch vụ và chuyên môn

3.3 Thực trạng quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tạing công ty TNHH MTV giao nhận Konet

3.3.1 Quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet

3.3.1.1 Mô hình quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet

Nhận hàng từ người

gửi

Thương lượng và ký hợp đồng dịch vụ Tìm kiếm khách hàng

và chào giá

3.3.1.2 Phân tích nội dung quy trình giao hàng xuất bằng đường biển tại công ty TNHH MTV giao nhận Konet.

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và chào giá

Công ty tiến hành hoạt động chào hàng bằng cách quảng cáo trên những tạp chí, gửi catalogue tới khách hàng quen thuộc, những công ty xuất nhập khẩu nhằm thông báo các thông tin về giá cả, chi phí giao nhận cho khách hàng

Khách hàng biết đến công ty có thể qua sự giới thiêu của khách quen Ngoài ra công ty đã thiết kế một trang web riêng để giới thiệu những dịch vụ của mình và khách hàng có thể liên lạc bằng cách gửi email

Công ty tăng cường tìm hiểu khách hàng thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là với tốc độ công nghệ Internet hiện nay thì việc tìm hiểu thông tin khách hàng trở nên dễ dàng hơn

Khách hàng chính của công ty là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và dịch vụ Ngoài ra khách hàng của công ty còn là những công ty nước ngoài thuê công ty làm đại

lý hay môi giới và vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đi nước ngoài và ngược lại

Chuẩn bị container, lựa chọn hãng tàu vận chuyển và đặt Quyết toán, lưu hồ sơ

Đăng ký mua bảo hiểm ( nếu có)

Hoàn thiện bộ chứng

cần thiết và làm thủ tục hải quan

Tổ chức giao hàng cho tàu