Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không: 2.1 Sơ đồ về quy trình giao nhận: Sơ đồ Quy trình: Hình 2.1: Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không Tạo
Trang 1Báo cáo, lưu hồ sơ
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG
KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ LOGISTICS DẦU KHÍ VIỆT
NAM (PSL)
1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không:
2.1 Sơ đồ về quy trình giao nhận:
Sơ đồ Quy trình:
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không
Tạo hồ sơ tiếp nhận, số tiếp nhận Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu hàng hóa, kiểm tra chứng từ Tìm kiếm khách hàng, bàn thảo ký kết hợp đồng
Đăng ký tờ khai
Lên tờ khai hải quan (Khai hải quan điện tử)
Đăng ký kiểm tra
chất lượng (nếu có)
Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Chuẩn bị phương tiện vận tài Kiểm tra hồ sơ/ kiểm hoá
(nếu phân luồng vàng/ đỏ)
Làm thủ tục thông quan vàlấy hàng tại kho TCS– Giao hàng
Trang 22.2 Quy trình công việc, cách thức :
Trong sơ đồ quy trình, các hoạt động giao nhận gồm: Tìm kiếm khách hàng, bàn thảo
ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra bộ chứng từ, lên tờ khai, khai báo hải quan, chuẩn bị phương tiện vận tải, giao hàng tại kho/cảng, lưu hồ sơ, hoàn tất hợp đồng, thanh lý Trong đó, dựa trên quan sát, phân tích thực tế thì lên tờ khai, đăng ký tờ khai, chuẩn bị phương tiện vận tải và giao hàng
là quan trọng, đòi hỏi nhiều kỹ năng, sự cẩn thận cao đối với người giao nhận
Trong phần báo cáo này, em xin được trình bày kèm quy trình nhập khẩu lô hàng thực
tế của IDEMITSU OIL & GAS CO LTD theo hợp đồng số VN-05JDN2X-IOG-B-PD-047_6905 ngày 21-04-2014, mặt hàng nhập khẩu là vật tư, thiết bị phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí
Các bên tham gia:
Bên mua: IDEMITSU OIL & GAS CO LTD
(Địa chỉ: Lầu 20, Tòa nhà Sun Wah, số 115 Nguyễn Huệ, Phường Bấn Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh.)
Bên bán: SCHULMBERGER SEACO INC
(Địa chỉ: 8 Calle Aquillino de la Guardia Panama City, Republic of Panama)
Bên dịch vụ giao nhận: Công ty CP dịch vụ Logistics Dầu Khí Việt Nam
(Địa chỉ: P201 – 202, Lầu 2, Petro Tower, 1-5 Lê Duẩn, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh) Chi cục hải quan: Chi cục hải quan quản lí hàng đầu tư HCM, chi cục hải quan sân bay Tân Sơn Nhất
Trang 32.2.1 Tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng:
Tìm kiếm khách hàng là công việc của phòng phát triển kinh doanh Nhân viên phòng phát triển kinh doanh sẽ tìm kiếm thông tin về thị trường như: Thông tin về công
ty trong lĩnh vực dầu khí, các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng dầu khí, vật tư, thiết bị phục vụ cho mục đích khoan dầu, thăm dò dầu khí và một số công ty kinh doanh xuất nhập khẩu ngoài ngành Nếu nhận thấy khách hàng tiềm năng, nhân viên phòng phát triển kinh doanh sẽ chủ động liên hệ, tiếp cận và gửi bảng báo giá các dịch vụ của mình Sau quá trình bàn thảo và thương lượng các điều khoản, nếu cả hai bên đồng ý thì hợp đồng giao nhận, hợp đồng đại lý hải quan sẽ được ký kết Các điều khoản của hợp đồng giao nhận hàng hóa, đại lý hải quan chủ yếu là giá cả xuất nhập khẩu của mỗi container hay giá cả của một lô hàng và quy định trách nhiệm của mỗi bên, chi phí phát sinh do bên nào chịu
Qua một số hợp đồng đã được ký kết, đa số quy định chi phí vận chuyển, phí khai báo Hải quan, phí bốc dỡ, phí nâng hạ đều do PSL chịu Khách hàng sẽ chi trả các chi phí liên quan đến phí kiểm hóa, phí D/O, phí cược container, phí lưu bãi và các phí phát sinh khác Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các khoán phí này đều được PSL ứng trước cho khách hàng và nhận hóa đơn để thanh toán lại với khách hàng Mức giá PSL đưa ra tùy vào loại hàng hóa, kích thước và khoảng cách quãng đường vận chuyển
từ cảng đến kho riêng của khách hàng
Với lô hàng đi kèm báo cáo này, khách hàng của công ty là công ty IDEMITSU OIL & GAS CO LTD là một công ty lớn, có uy tín trong lĩnh vực dầu khí, đã ký kết hợp đồng đại lý hải quan với công ty Công ty đã thực hiện giao nhận nhiều lô hàng thành công, an toàn và hiệu quả cho IDEMITSU OIL & GAS CO LTD trong thời gian dài
2.2.2 Tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu hàng hóa, kiểm tra chứng từ:
Người quản lý lập phiếu theo dõi và ghi nhận những thông tin cơ bản của một lô hàng như: Tên khách hàng, ngày nhận yêu cầu, số AWB/BL, số kiện, số kg để đốc thúc công việc và kiểm tra khi cần thiết Phiếu theo dõi sẽ được ghi chép, cập nhật liên tục trong quá trình tiến hành các bước trong việc khai báo xuất khẩu hàng hóa Nhằm tránh
Trang 4những vấn đề tranh chấp sau này, cùng với Phiếu theo dõi, người quản lý sẽ lập một bộ lưu gồm những chứng từ đã nhận và Thư yêu cầu dịch vụ
Bộ lưu và Phiếu theo dõi sẽ được chuyển đến nhân viên phụ trách để tiến hành công việc
Trong quá trình thực hiện giao nhận một lô hàng, có rất nhiều chứng từ mà người giao nhận không những phải biết mà cần phải nắm rõ để có thể tiến hành nhanh chóng và chính xác không bị hải quan trả hồ sơ khi kiểm tra Đây là một yêu cầu nhằm góp phần thúc đẩy quá trình làm thủ tục đựoc nhanh chóng và dễ dàng, nâng cao chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp
Khi có lô hàng mới cần giao nhận, IDEMITSU OIL & GAS CO LTD sẽ gửi bộ chứng từ bản scan cho công ty PSL để làm cơ sở cho việc tiến hành thủ tục hải quan, bao gồm:
- Thư yêu cầu dịch vụ
- Hợp đồng thương mại
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list - PL)
- Vận đơn hàng không (Air way bill - AWB)
- Thông báo hàng đến của hãng vận chuyển (Notice of Arrival)
- Một số chứng từ liên quan (nếu cần thiết)
Với lô hàng cụ thể được đề cập trong báo cáo, PSL nhận chứng từ của Công ty
IDEMITSU OIL & GAS CO LTD.bao gồm: (chi tiết phần phụ lục)
- Thư yêu cầu dịch vụ của IDEMITSU OIL & GAS CO LTD.: 01 bản
- Hợp đồng thương mại (PO) số số VN-05JDN2X-IOG-B-PD-047_6905: 01 bản
- Hóa đơn thưong mại số JOX-827409-VNG_REV1: 01 bản
- Bản kê chi tiết hàng hóa: 01 bản
- Thông báo hàng đến (Notice of Arrival): do lô này hàng khẩn nên không có giấy báo hàng đến
- Vận đơn hàng không số(HAWB): 4831132153
Ngày vận đơn: 20/05/2014
Ngày đến: 21/05/2014
Hãng vận chuyển:VIETNAM AIRLINES
Số hiệu chuyến bay:VN630
Ngoài ra, trên B/L còn có những thông tin như sau: bên mua, bên bán, nơi dỡ
Trang 5hàng, nơi xếp hàng, mô tả hàng hóa, trọng lượng hàng hóa,… các chi tiết này cũng được nêu chi tiết hơn trong tờ khai
Khi đã nhận được bộ chứng từ nhân viên chứng từ của công ty PSL sẽ kiểm tra cẩn thận, kỹ càng bộ chứng từ bằng cách đối chiếu tất cả các chi tiết có trên PO, Invoice, Packing List, B/L Nếu kiểm tra thấy các chứng từ có sai sót thì nhân viên tiếp nhận hồ sơ này phải báo cho IDEMITSU OIL & GAS CO LTD để yêu cầu phía xuất khẩu chỉnh sửa lại cho phù hợp vì nếu các chi tiết trên các chừng từ không khớp với nhau mà không được chỉnh sửa kịp thời thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình làm thủ tục hải quan Ngược lại, nếu như kiểm tra chứng từ không có gì sai sót, nhân viên chứng từ của công ty sẽ tiến hành lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu
2.2.3 Tạo hồ sơ tiếp nhận, số tiếp nhận:
Sau khi nhân viên tổ chứng từ kiểm tra thông tin từ khách hàng cung cấp đã đầy
đủ và chính xác, nhân viên tiếp nhận yêu cầu sẽ lập hồ sơ, số tiếp nhận để theo dõi tiến trình thực hiện khai báo lô hàng
Cụ thể đối với lô hàng nhập khẩu đính kèm trong báo cáo, nhân viên tổ chứng từ phụ trách tiếp nhận và khai hải quan cho lô hàng này sẽ lập phiếu theo dõi như hình sau:
Phiếu theo dõi xuất nhập khẩu.
Trang 6 Trong đó:
Số dịch vụ: là số ký hiệu ở mục 33 trong tờ khai để dễ dàng cho việc tìm kiếm
hồ sơ của tờ khai sau khi đã khai hải quan
Số “0001”: Số tiếp nhận hồ sơ, được lưu trong bảng excel theo dõi đơn hàng của mỗi nhân viên
Loại dịch vụ: loại hình dịch vụ yêu cầu cung cấp – NDK: Nhập dầu khí
Tên Công ty: Công ty yêu cầu cung cấp dịch vụ
Số hợp đồng: Số hợp đồng mua bán hàng hóa (Số PO)
AWB/BOL: số vận đơn hàng không hay đường biển
Kiện/trọng lượng: Thể hiện số kiện, số kg hàng hóa nhập khẩu
Nơi nhận hàng: Cảng, kho hàng đến
Nơi giao hàng: Địa điểm giao hàng theo yêu cầu của khách hàng
Tờ khai hải quan số: Số tờ khai
Diễn biến dịch vụ: thể hiện các mốc thời gian thực hiện từ khi tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu một lô hàng cho đến khi giao hàng kết thúc
Ngoài phiếu theo dõi phía ngoài của một bộ hồ sơ, để tiện cho việc theo dõi và lưu thông tin chung Tổ chừng từ sẽ có một file excel lưu trữ chung để lưu các thông tin của một yêu cầu dịch vụ gồm các thông tin cơ bản như: số tiếp nhận, ngày nhận chứng từ, số shipment, số vận đơn, loại hình vận tải, số kiện, số kg, công ty ký tờ khai, tên khách hàng, số tờ khai, ghi chú thực hiện, người phụ trách
Hình 2.3: File theo dõi tình hình xuất nhập khẩu
Trang 72.2.4 Lên tờ khai hải quan (khai hải quan điện tử):
Sau khi tiến hành kiểm tra bộ chứng từ xong, nhân viên tổ chứng từ sẽ tiến hành lên tờ khai cho lô hàng Lên tờ khai là một công đoạn rất quan trọng trong quá trình khai thuê hải quan, vì nếu phát sinh sai sót sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ quá trình làm thủ tục hải quan Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm ECUS 4 – Electronic Custom Service do công ty cổ phần phần mềm Thái Sơn phát hành để khai hải quan điện tử đến Chi cục hải quan quản lý hàng đầu tư
Do IDEMITSU OIL & GAS CO LTD đã ký hợp đồng thuê công ty PSL làm đại lý hải quan, vì thế bước đầu tiên trước khi lên tờ khai nhân viên tổ chứng từ phải chọn vào ô đại lý hải quan (Hệ thống -> Thông tin doanh nghiệp ->Đại lý khai báo hải quan)
Bước 1: Chọn doanh nghiệp khai báo (PSL.)
Hình 2.4: Giao diện chọn đại lý hải quan Bước 2: Chọn “Đăng ký mới tờ khai Nhập khẩu”, nhập thông tin chung về tờ khai:
Trang 8- Mục 1 - Người nhập khẩu: Vì đã tiến hành chọn tên khách hàng nên tại muc này đã có ghi: IDEMITSU OIL & GAS CO LTD., Địa chỉ: Lầu 20, Tòa nhà Sun Wah, số 115 Nguyễn Huệ, Phường Bấn Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh
- Mục 2 - Nhà xuất khẩu: Nhân viên sẽ căn cứ trên Hợp đồng ngoại thương hoặc Hóa đơn thương mại để điền vào mục này: SCHULMBERGER SEACO INC Địa chỉ: 8 Calle Aquillino de la Guardia Panama City, Republic of Panama
- Mục 3 - Người ủy thác: Lô hàng này không có người ủy thác nên mục này được để trống
- Mục 4 - Đại lý làm thủ tục Hải quan, vì đã chọn ở bước đầu nên mục này có ghi: Công ty CP DV LOGISTICS Dầu khí Việt Nam, lầu 2, số 1-5 Lê Duẩn, Quận 1
- Mục 5 - Loại hình: Đây là những mặt hàng nhập để đầu tư trong ngành Dầu khí nên loại hình sẽ là Nhập Dầu khí (mã NKD02) Hiện tại, Công ty chỉ làm dịch vụ logistic cho các nhà thầu và công ty trong ngành Dầu khí nên mục này chọn loại hình có mã NKD02
- Mục 6 - Giấy phép (nếu có): Đối với ngành Dầu khí, đây là giấy phép để sử dụng Danh mục miễn thuế IDEMITSU OIL & GAS CO LTD có số giấy phép
là 402/2014 được cấp ngày 30/12/2013
- Mục 7 - Hợp đồng: Căn cứ vào Hợp đồng để biết số và ngày Hợp đồng Hợp đồng số BD1- DC-014 ngày 15-07-2014
- Mục 8 - Hóa đơn thương mại: Căn cứ vào Hóa đơn để có số và ngày phát hành Hóa đơn Hóa đơn số 2817028 phát hành ngày 04/04/2014
- Các mục 9 - Phương tiện vận tải; mục 10 - Vận tải đơn; mục 12 - Cảng, địa điểm xếp hàng; mục 13 - Cảng, địa điểm dở hàng đều bị ẩn đi do có phần “Vận tải đơn” để khai chi tiết hơn về các thông tin trên
- Mục 11 - Nước xuất khẩu: Mục này căn cứ vào Hợp đồng để khai: PA-PANAMA
- Mục 14 - Điều kiện giao hàng: Căn cứ vào Hợp đồng, đôi khi trên Hóa đơn cũng thể hiện thông tin này: DAT
- Mục 15 - Đồng tiền thanh toán: Thông tin này đều được thể hiện rất rõ trên Hợp đồng và Hóa đơn: USD – Đô-la Mỹ
- Mục 16 - Phương thức thanh toán: Thông tin này thường được thể hiện trên Hợp đồng: TT (Telegraphic transfer – Chuyển tiền bằng điện)
Trọng lượng (kg): Tại mục này cần điền thông tin cả về trọng lượng tịnh (Net
Trang 9weight - N) và trọng lượng cả bì (Gross weight – G) Tuy nhiên, nhân viên chỉ cần điền trọng lượng hàng sau khi đã được đóng gói và bao kiện nên trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì là như nhau Thông tin này có thể lấy từ AWB hoặc Packing List Trường hợp trên những chứng từ trên ghi trọng lượng với đơn vị tính khác kilogram (kg) thì nhân viên Tổ chứng từ phải tự quy đổi Trọng lượng lô hàng này là 5 kgs
Vận tải đơn: Tất cả thông tin ở phần này đều lấy trên AWB
o Loại vận đơn: Đường không
o Số vận đơn: Lô hàng này có qua đại lý giao nhận nên có hai số vận đơn là số MAW (Master Airway Bill): 4831132153 không có số HAW (House Airway Bill)
o Ngày vận đơn: 20/05/2014
o Tên phương tiện vận tải (PTVT), số hiệu chuyến đi, mã hãng vận tải, tên hãng vận tải: Tất cả cùng được điền một thông tin là số hiệu chuyến đi là VN630
o Loại PTVT: Đường không
o Ngày khởi hành: 20/05/2014
o Ngày đến, dựa vào thông báo hàng đến, trong trường hợp này ta dựa vào Bill: 21/05/2014
o Ngày xếp hàng: luôn trùng với ngày vận đơn 20/05/2014
o Cảng xếp hàng: JAKATAR
o Địa điểm giao hàng: VŨNG TÀU
o Tổng số kiện: 1 kiện
o Loại kiện: Chọn mặc định là “loại khác” để trách các vấn đề khi xác định không đúng loại kiện
Trang 10Hình 2.5: Giao diện nhập thông tin chung tờ khai
Hình 2.6: Giao diện nhập thông tin chung tờ khai
Trang 11Bước 3: Nhập thông tin chi tiết của tờ khai, nhập đầy đủ thông tin về hàng hóa, mã HS,
xuất xứ, lượng, đơn giá, các loại thuế Trong phần nhập này, lưu ý quy tên hàng và mã
HS, vì mặt hàng dầu khí nhập khẩu từ nước ngoài, tên hàng hóa được ghi bằng tiếng Anh vì thế nhân viên lên tờ khai phải dịch tên hàng chính xác và áp đúng mã HS Trong trường hợp mặt hàng mới, nhân viên sẽ liên hệ với khách hàng để biết chính xác tên hàng Lô hàng này có tên là: “bộ phận nhận tín hiệu khoan của thiết bị khoan kèm theo bu lông và đai ốc 25mm PN 100279766 SN SEC434.”
Hình 2.7: Giao diện của tab danh sách hàng
Trang 12Mã HS: sau khi xác định được tên hàng, nhân viên sẽ áp mã HS cho lô hàng bàng cách sử dụng Biểu thuế hàng hóa xuất – nhập khẩu năm 2014 Việc xác định chính xác
mã số hàng hóa đóng vai trò cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng đến số tiền thuế mà nhà nhập khẩu phải nộp Ngoài ra, nếu khai báo không chính xác thì doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm trước pháp luật cũng như có thể mất quyền ưu tiên sau này Mã HS
áp cho lô hàng này là: 84714300 Xuất xứ hàng hóa căn cứ vào hợp đồng hoặc hóa đơn Tình trạng hàng hóa, hàng hóa mà các chủ thầu nhập về để đầu tư đều là hàng mới
Số lượng, đơn vị tính, đơn giá nguyên tệ, trị giá nguyên tệ, trị giá tính thuế, những thông tin này được thể hiện chi tiết trên Hóa đơn
Bước 4: Nhập các chứng từ kèm theo của tờ khai: Vận tải đơn, hợp đồng và hóa đơn
thương mại
Hình 2.8: Giao diện chứng từ kèm theo của tờ khai điện tử
Ở ô “Đề xuất khác của doanh nghiệp” có ghi chú nội dung sau :
“HHNK được miễn thuế NK theo khoản 11, điều 101, mục 3, phần V, TT128/2013/TT-BTC hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo điểm 17 điều 4 chưong I thông tư 065/2013/TT-BTC ngày 17/05/2013.
Vật tư, thiết bị dùng cho ngành dầu khí theo danh mục miễn thuế số 114/2014 ngày 30/12/2013 của chi cục Hải quan TP HCM/ Chi cục Hải quan quản lí hàng đầu tư Tp.Hồ Chí Minh
Tổng số tiền được miễn: 0 VNDSố bill: 4831132153
Tổng giá trị hàng hóa: 2500 USD”.
Trang 13Vì mặt hàng Công IDEMITSU OIL & GAS CO LTD nhập khẩu là các mặt hàng thuộc Danh mục hàng hóa đầu tư miễn thuế nhập khẩu của ngành Dầu khí và không thuộc mặt hàng chịu sự khống chế của thông tư số 04/2012/TT-BKHĐT ngày 13/08/2012 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành danh mục máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế, phương tiện vận tải chuyên dùng, nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm trong nước đã sản xuất được Đồng thời, lô hàng là đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng theo thông tư 065/2013/TT-BCT ban hành ngày 17/05/2013 hướng dẫn về thuế GTGT Vì thế, nhân viên lên tờ khai phải ghi chú cụ thể ở ô này
Chứng từ kèm theo: Các chứng từ kèm theo một lô hàng nhập khẩu tại Công ty PSL gồm có Vận tải đơn, Hóa đơn thương mại và Hợp đồng
Hình 2.9: Giao diện hợp đồng thương mại.
Khi nhập thông tin ờ tab Hợp đồng thương mại, ta chỉ cần điền thông tin vào ô
“thời hạn thanh toán” và nhấp chuột vào ô “lấy hàng từ tờ khai” thì lập tức danh sách hàng sẽ hiện ra Sau đó nhấn nút “ghi” và “đóng”
Chuyển sang tab Hóa đo thương mại, ta chỉ cần nhấp nút “ lấy hàng từ tờ khai” rồi sau đó nhấp nút “ ghi” và “đóng”