Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường bi n tại công ty cổ phần KDQT fingroup

Có nhiều nguyên nhân của sự phát triển dịch vụ giaonhận bằng đường biển ở Việt Nam như nước ta có chiều dài đường biểm lớn, vậntải đường biển có thể vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, c

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận này, em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới Bangiám hiệu, phòng Đào tạo và Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế cùng các giảngviên trường Đại Học Thương Mại đã nhiệt tình giảng dạy và truyền đạt kiến thứclàm nền tảng để em có thể lựa chọn và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Th.S Vũ Anh Tuấn – Giảngviên bộ môn Quản trị tác nghiệp Thương mại Quốc tế - Trường Đại học Thươngmại, người đã tận tình hướng dẫn, hết lòng chỉ bảo, định hướng cho em trong suốtquá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp Sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy trongthời gian qua đã giúp em có thêm nhiều kiến thức và hoàn thiện bài khóa luận củamình tốt nhất có thể

Đồng thời em xin cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của Ban lãnh đạo công ty Cổ phầnKinh doanh quốc tế FinGroup tại Hà Nội cùng các anh chị trong phòng Xuất nhập khẩu

đã tạo mọi điều kiện hướng dẫn và đóng góp ý kiến quý báu cho em trong quá trìnhhoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận với tất cả nỗ lực của bản thân, nhưng

do hạn chế về mặt thời gian, trình độ, kiến thức và kinh nghiệm nên bài khóa luậnkhông tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo và đóng gópcủa Thầy Cô và các bạn để bài khóa luận này hoàn thiện hơn

Cuối cùng, em xin gửi lời chúc sức khỏe, hạnh phúc và thành công tới toàn thểquý thầy cô trường Đại học Thương Mại và ban lãnh đạo, các anh chị đồng nghiệp

ở công ty cổ phần kinh doanh quốc tế FinGroup

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 23, tháng 04, năm 2018

Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Thu Hương

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục đích nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng nghiên cứu 3

1.5 Phạm vi nghiên cứu 4

1.6 Phương pháp nghiên cứu 4

1.7 Kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 6

2.1 Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 6

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 6

2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 7

2.1.3 Phân loại dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 8

2.1.4 Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 9

2.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại các doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế 10

2.2.1 Nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng 10

2.2.2 Liên hệ hãng tàu đặt chỗ (nếu nhập điều kiện E và F) 10

2.2.3 Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu 10

2.2.4 Thông quan hàng nhập khẩu 11

2.2.5 Nhận hàng hóa từ người vận chuyển 12

2.2.6 Quyết toán chi phí và lưu hồ sơ 13

2.3 Các chứng từ cần trong nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 13

2.3.1 Vận đơn đường biển 13

2.3.2 Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) 14

2.3.3 Lệnh giao hàng (Delivery Order) 14

2.3.4 Một số chứng từ khác 15

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại

doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế 15

2.4.1 Những nhân tố thuộc doanh nghiệp 15

2.4.2 Những nhân tố ngoài doanh nghiệp 16

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KDQT FINGROUP 18

3.1 Tổng quan về công ty Cổ phần KDQT FinGroup 18

3.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty 18

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 18

3.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty 19

3.1.4 Nhân sự của công ty 21

3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật 21

3.1.6 Tài chính của công ty 22

3.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của công ty 22

3.2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty 22

3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty 23

3.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần KDQT Fingroup 24

3.3.1 Nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng 24

3.3.2 Liên hệ hãng tàu đặt chỗ (nếu nhập điều kiện E và F) 26

3.3.3 Chuẩn bị các chứng từ nhận hàng nhập khẩu 26

3.3.4 Thông quan hàng nhập khẩu 27

3.3.5 Nhận hàng hóa từ người vận chuyển 29

3.3.6 Quyết toán chi phí và lưu hồ sơ 31

3.4 Đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần KDQT FinGroup 32

3.4.1 Những kết quả đạt được 32

3.4.2 Những tồn tại 33

3.4.3 Nguyên nhân tồn tại 33

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KDQT FINGROUP 35

4.1 Định hướng hoàn thiện quy trình nhận hàng bằng biển bằng đường biển tại công

ty cổ phần KDQT Fingroup 35

4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của ngành giao nhận vận tải 35

4.1.2 Định hướng phát triển của công ty 36

4.1.3 Quan điểm của công ty về hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 37

4.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần KQDT Fingroup 38

4.2.1 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ nhận hàng 38

4.2.2 Hoàn thiện công tác làm thủ tục Hải quan 38

4.2.3 Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng: 39

4.2.4 Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng nhập khẩu về kho và giao cho khách hàng: 39

4.2.5 Nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ, công nhân viên 39

4.2.6 Đầu tư cải tiến trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 40

4.3 Một số kiến nghị 41

4.3.1 Về phía nhà nước: 41

4.3.2 Về phía ngành giao thông vận tải, hiệp hội liên quan 42

KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

BẢNG

Bảng 3.1: Nhân lực của công ty cổ phần KDQT Fingroup tính đến thời điểm20/01/2018 21Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần KDQT Fingroup giaiđoạn 2014-1017 22Bảng 3.3: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóacủa công ty cổ phần KDQTFingroup giai đoạn 2015-2017 23Bảng 3.4: Số hợp đồng có sai sót trong việc khai Hải quan của công ty Cổ phầnKDQT FinGroup (năm 2016) 28

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CIC Container imbalance charge Phụ phí mất cân đối vỏ cont

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Toàn cầu hóa, hiện đại hóa, hội nhập kinh tế quốc tế là xu thế chung của nềnkinh tế thế giới hiện nay Một trong những biểu hiện rõ nhất của xu thế này là hoạtđộng thương mại quốc tế đã có bước tăng trưởng đột biến cả về chất và lượng Songsong với sự tăng trưởng mạnh mẽ này, các khu vực và quốc gia trên thế giới cũng

đã và đang tích cực mở cửa thị trường nội địa của mình để phù hợp với xu hướng tự

do hóa thương mại – một xu thế khách quan, là nền tảng của sự phát triển, đưa cácquốc gia xích lại gần nhau, thân thiện hơn trong quan hệ sản xuất, kinh doanh vàchia sẻ thịnh vượng chung

Càng mở cửa và hòa nhập thì hơn bao giờ hết ngoại thương lại càng khẳngđịnh vị trí quan trọng của mình Hoạt động ngoại thương sẽ rất phát triển nếu nhưhoạt động vận tải giao nhận thật sự lớn mạnh vì đây chính là trung gian quan trọnggiúp cho quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi Với lợi thế địa lý thuận lợi,tiềm năng phát triển trong tương lai cùng với sự quan tâm đầu tư đúng mức củaChính phủ trong thời gian qua, hoạt động giao nhận vận tải tại Việt Nam đang pháttriển ngày càng lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng đóng góp rất lớn vào tổngthu nhập quốc dân hàng năm của đất nước, xứng đáng là ngành chiếm vị trí quantrọng cần được nhà nước ưu tiên phát triển

Trong các hình thức giao nhận, hình thức giao nhận bằng đường biển vẫn làphát triển nhất ở Việt Nam Có nhiều nguyên nhân của sự phát triển dịch vụ giaonhận bằng đường biển ở Việt Nam như nước ta có chiều dài đường biểm lớn, vậntải đường biển có thể vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, chi phí không cao vàquãng đường vận chuyển dài…Tuy nhiên dịch vụ giao nhận đường biển vẫn còn làmột ngành khá mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam, với nhiều bất cập mànổi trội là quy trình và chất lượng của hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận Làmsao để các công ty có thể cung cấp được những dịch vụ chất lượng thỏa mãn sự pháttriển xuất nhập khẩu hàng hóa luôn là câu hỏi quan trọng đối với mỗi công ty giaonhận quốc tế

Trong quá trình thực tập tại công ty Cổ phần KDQT FinGroup, tôi nhận thấyđây là một doanh nghiệp có kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế,đặc biệt là nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Mặc dù có nhân sự chất lượng

cao, cùng với mô hình kinh doanh hiệu quả nhưng trong quá trình nhận hàng nhâpkhẩu bằng đường biển, công ty vẫn gặp nhiều bất cập, khó khăn, rủi ro và phải mấtnhiều thời gian, chi phí để khắc phục chúng Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới lợiích của công ty cũng như khách hàng Vì vậy, có thể thấy rằng việc phân tích quytrình nhận hàng nhập khẩu của công ty Cổ phần KDQT FinGroup rồi từ đó đề xuấtnhững giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

là vấn đề đáng được quan tâm

Nhận thức được tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của vấn đề, tôi đã

quyết định nghiên cứu đề tài: “Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần KDQT FinGroup”.

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài cùng với quá trình nghiên cứu quy trìnhnhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần KDQT Fingroup, tôithấy rằng một quy trình dù giản đơn hay phức tạp, hiện đại hay cơ bản khó có thểhoạt động hiệu quả trong mọi điều kiện mà nó cần phải được hoàn thiện theo thờigian, cho phù hợp với từng hoàn cảnh, nhu cầu hiện tại

Khi lựa chọn đề tài này, tôi đã tìm hiểu một số nghiên cứu có liên quan về quytrình cũng như hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hóacủa doanh nghiệp như:

- Tác giả Hồ Thị Hà (2015) với đề tài “Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằngđường biển tại công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD” (Luận văn tốt nghiệp) Bàiluận văn đã làm rõ những lý thuyết cơ bản về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩubằng đường biển, nội dung quy trình đó tại doanh nghiệp giao nhận, liên hệ thựctrạng quy trình của doanh nghiệp và đề xuất hướng phát triển phù hợp

- Tác giả Bùi Thị Huyền (2016) với đề tài “ Hoàn thiện quy trình nhận hàngnhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận hàng hóa HL Hà Nội”(Khóa luận tốt nghiệp) Trong bài nghiên cứu của mình, tác giả đã nêu ra được các

lý thuyết tổng quan về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển,thực trạng quản trị tại công ty TNHH giao nhận hàng hóa HL và đề xuất giải pháphoàn thiện quy trình cho doanh nghiệp

- Tác giả Đoàn Phương Thúy(2012) với đề tài “Hoàn thiện quy trình nhậnhàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Haba- Sped Logistics Việt Nam”(Luận văn tốt nghiệp) Bài luận văn đề cập một cách tổng quát một số vấn đề lý luận

cơ bản về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, tìm hiểu thực trạng quytrình nhận hàng nhập khẩu của công ty Haba- Sped Logistics Việt Nam từ đó đưa ranhững đánh giá về thành tựu, hạn chế, nguyên nhân tồn tại và đề xuất giải pháp phùhợp để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công tyHaba- Sped Logistics Việt Nam.

- Tác giả Nguyễn Thị Bích Ngân (2009) với đề tài “ Quản trị quy trình nhậnhàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải hàng đầu Prime Cargo(Luận văn tốt nghiệp) Tác giả đã đưa ra những lý thuyết cơ bản về giao nhận, hoạtđộng nhận hàng nhập khẩu, vận tải biển, những nội dung chính của quản trị quytrình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển và liên hệ với thực tế công ty đồng thời

đề xuất hướng phát triển phù hợp để hoàn thiện hoạt động quản trị giao nhận củadoanh nghiệp

- Tác giả Hoàng Thị Nhiên ( 2010)“Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩubằng đường biển tại công ty TNHH Sao Phương Đông Việt Nam (Luận văn tốtnghiệp) Trong bài luận văn của mình, tác giả đã nêu ra được các lý thuyết tổngquan về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, thựctrạng quản trị tại công ty TNHH Sao Phương Đông Việt Nam và đề xuất giải pháphoàn thiện quy trình cho doanh nghiệp

Những công trình nghiên cứu trên đều đề cập đến quy trình hay hoàn thiện quytrình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, tuy nhiên chưa có công trình nghiêncứu nào đề cập đến vấn đề này ở công ty Cổ phần KDQT FinGroup Vì vậy tôiquyết định lựa chọn vấn đề này để nghiên cứu ở Công ty Cổ phần KDQT FinGroup

1.3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:

- Hệ thống hóa lý thuyết về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biểncủa các doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tê

- Thực tế quy trình nhận hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại công

ty Cổ phần KDQT FingGoup

- Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàngnhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần KDQT FinGroup đến năm 2020

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về quy nhận hàng nhập khẩu bằngđường biển tại công ty Cổ phần KDQT FinGroup

1.5 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi về không gian: nghiên cứu quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng

đường biển tại doanh nghiệp

Phạm vi về thời gian : phân tích dữ liệu Công ty giai đoạn 2014 - 2017 và từ

đó đưa ra đề xuất giải pháp trong tương lai giai đoạn 2018- 2020

Phạm vi về nội dung nghiên cứu: Đề tài tập trung chủ yếu quy trình nhận

hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần KDQT FinGroup

1.6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu

+ Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thông qua quá trình Thực tập tạiCông ty, tôi có nghiên cứu được một số dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, báocáo kết quả kinh doanh của Công ty và một số tài liệu liên quan đến quy trình giaonhận hàng bằng đường biển của công ty để hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận hànghóa Ngoài ra tôi cũng có tham khảo các bài luận văn đề tài tương tự ở thư viện để

có cái nhìn cụ thể hơn về đề tài đang làm và xác định hướng nghiên cứu phù hợp.+ Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: ngoài việc nghiên cứu các tài liệu liênquan, tôi có tìm hiểu thêm thông qua việc trò chuyện, phỏng vấn nhân viên ( Bảng

câu hỏi phỏng vấn như Phụ lục 2) và đặc biệt là Trưởng phòng Xuất nhập khẩu về

thực trạng việc triển khai và quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đườngbiển tại công ty để có cái nhìn cụ thể và thực tế hơn về vấn đề này

- Phương pháp phân tích, xử lý số liệu

+ Phương pháp thống kê: Là phương pháp thu thập dữ liệu, phân loại thông tin

và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượngnghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánhgiá về thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổphần KDQT FinGroup thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ củaCông ty giai đoạn 2014 – 2017

+ Phương pháp phân tích: là cách thức sử dụng quá trình tư duy lôgíc đểnghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được

từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng vềquy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần KDQTFinGroup, góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này

+ Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ranhững nhận xét và đánh giá về thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằngđường biển tại công ty Cổ phần KDQT FinGroup, từ đó đưa ra các đề xuất và biệnpháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty.

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệu

tham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lí luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

của công ty Cổ phần KDQT FinGroup

Chương 4: Định hướng phát triển và các giải pháp hoàn thiện quy trình giao

hàng nhập khẩu khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần KDQT FinGroup

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG

NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

2.1 Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần phải vận chuyển đến nhiều nước khácnhau, từ nước người bán đến nơi nước người mua Trong trường hợp đó, nghiệp vụgiao nhận, tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên quan đến việcvận chuyển chuyển hàng hoá quốc tế là một bộ phận cấu thành quan trọng của buônbán quốc tế, là một khâu không thể thiếu được trong quá trình lưu thông nhằm đưahàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Vậy dịch vụ giao nhận là gì ?

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận đượcđịnh nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưukho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay cóliên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề liên quan đến hàng hóa

Theo Điều 167, Luật Thương mại 1997, “Giao nhận hàng hóa là một dịch vụliên quan đến quá trình vận tải bằng đường biển nhằm tổ chức việc vận chuyểnhàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Người giao nhận có thể làm các dịch

vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.”

Luật Thương mại Việt Nam 2005 không định nghĩa về giao nhận hàng hóanhư Luật Thương mại 1997 mà lại định nghĩa theo hướng dịch vụ Logistics: “Dịch

vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện mộthoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tụchải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mãhiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuậnvới khách hàng để hưởng thù lao” (Điều 223, Luật Thương mại 2005)

Trong hoạt động thương mại quốc tế, người bán và người mua thường ở cách

xa nhau Sau khi hợp đồng được kí kết, người bán thực hiện việc giao hàng, đồngthời người mua sẽ trực tiếp hoặc gián tiếp thực hiện việc nhận hàng, nghĩa là hànghóa phải được di chuyển từ nước người bán sang nước người mua Để cho quá trìnhvận chuyển hàng hóa đến tay người mua được hoàn thiện thì sau khi hàng đến cửakhẩu của nước nhập khẩu, bên nhập khẩu sẽ phải thực hiện một loạt các hoạt độngnhận hàng ở nơi đến như làm thủ tục hải quản nhập khẩu, bốc dỡ hàng, vận chuyển

hàng về kho Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ nhận hàng.

Như vậy, có thể hiểu ngắn gọn: Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là một dịch vụ liên quan đến quá trình vận tải bằng đường biển nhằm tổ

chức việc vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Người giaonhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch

có thể thấy được chất lượng dịch vụ như thông qua các tiêu thức như: thời gian vậnchuyển nhanh hay chậm, thủ tục quy trình có đúng quy cách, rõ ràng hay không

Tính không lưu trữ

Đặc điểm dễ nhận thấy của dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế làtính không lưu trữ Hoạt động giao nhận chỉ có thể cung ứng khi xuất hiện nhu cầucủa khách hàng nên người giao nhận không có khả năng sản xuất một cách hàngloạt Dịch vụ cung ứng bao nhiêu thì được sử dụng hết bấy nhiêu nên nó không cókhả năng tồn kho

Tính không sở hữu

Khi dịch vụ giao nhận vận tải được thực hiện, với các công việc như vậnchuyển, bảo quản, bốc xếp hàng hóa, khác hàng chỉ nhận được kết quả là hànghóa được di chuyển đến đích,chứ không được chuyển giao quyền sở hữu vớiphương tiện, công cụ vận tải Tương tự, hàng hóa được chủ hàng giao cho ngườigiao nhận vận chuyển tuy nhiên quyền sở hữu hàng hóa lại không được chuyểngiao trong hợp đồng

Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ

Tính không thể chia cắt( đồng nhất) thể hiện sự đồng thời cả về không gian vàthời gian giữa sản xuất và tiêu dùng dịch vụ giao nhận vận chuyển Sự đồng nhất vềkhông gian và thời gian cung cấp dịch vụ được thể hiện ngay từ đầu quá trình cungcấp dịch vụ: người giao nhận cho nhận viên tới nơi khách hàng yêu cầu và bốc xếphàng hóa lên phương tiện, vận chuyển hàng hóa đến nơi yêu cầu và dỡ hàng hóa

2.1.3 Phân loại dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thường được chia thành 3 loại:

Nhận hàng nguyên container (FCL – Full container load)

- Thuật ngữ FCL – Full container loaded được hiểu là: Lô hàng đủ lớn để xếpnguyên trong nhiều container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệmxếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container

- Trường hợp áp dụng: Khi người mua hàng có khối lượng hàng hóa lớn vàđồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều container

Nhận hàng lẻ container (Less than container load)

- Thuật ngữ LCL – Less than container loaded được hiểu là: Những lô hàng

lẻ đóng chung trong một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặcngười giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào – ra container

- Trường hợp áp dụng: Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên mộtcontainer, chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ

Nhận hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL)

Phương pháp nhận hàng này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL Tuỳtheo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thoả thuận với người chuyên chở để áp dụngphương pháp nhận hàng kết hợp Phương pháp nhận hàng kết hợp có thể là:

2.1.4 Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Đối với thương mại quốc tế:

- Dịch vụ giao nhận cũng như nhận hàng nhập khẩu góp phần mở rộng thịtrường trong buôn bán quốc tế

- Hoạt động giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, antoàn và tiết kiệm mà không cần có sự tham gia của người gửi cũng như người nhậntác nghiệp

- Dịch vụ giao nhận giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòngcủa các phương tiện vận tải, tận dụng được một cách tối đa và có hiệu quả dung tích

và tải trọng của các phương tiện vận tải, các công cụ vận tải, cũng như các phươngtiện hỗ trợ khác

-  Hoạt động giao nhận giúp giảm giá thành các hàng hóa xuất nhập khẩu do giúpcác nhà xuất nhập khẩu giảm bớt chi phí như: chí phí đi lại, chi phí đào tạo nhân công,chi phí cơ hội,…

Dịch vụ này, có tác dụng như cầu nối trong vận chuyển hàng hóa trên cáctuyến đường đến các thị trường mới đúng yêu cầu về thời gian và địa điểm

Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ (doanh nghiệp giao nhận):

- Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu là hoạt động chính và rất quan trọng đối vớicác doanh nghiệp giao nhận vận tải

- Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu góp phần gia tăng giá trị kinh doanh của cácdoanh nghiệp giao nhận

- Nếu dịch vụ giao nhận của công ty phát triển sẽ giúp cho công ty có thểkhẳng định thương hiệu, mở rộng thị trường và tập khách một cách nhanh chóng

Đối với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ (khách hàng):

- Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu giúp cho các doanh nghiệp sử dụng dịch

vụ có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực và tránh được những sai xót không đáng có

- Dịch vụ logistics góp phần nâng cao hiệu quả pháp lý, giảm thiểu chi phítrong quá trình sản xuất, tăng cường sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp, có tácdụng tiết kiệm, giảm chi phí trong quá trình lưu thông phân phối, góp phần làm chogiá cả hàng hóa trên thị trường giảm xuống, mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng,tăng yếu tố cạnh tranh trong các doanh nghiệp

2.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại các doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

2.2.1 Nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng

 Nhận yêu cầu dịch vụ :

Các doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế sau khi chào dịch vụ, khách hàngđồng ý sẽ tiến hành nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng Những thông tin mà nhânviên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau: Loại hàng; cảng đi, cảng đến,thời gian dự kiến

 Liên hệ hãng tàu để hỏi cước, lịch trình vận chuyển (nếu nhập điều kiện E và F)Đối với các đơn hàng nhập khẩu bằng đường biển theo điều kiện nhóm E và F,căn cứ vào thông tin mà khách hàng cung cấp, đơn vị chịu trách nhiệm nhận hàngnhập khẩu sẽ phải đứng ra liên hệ với hàng tàu, chủ động hỏi giá cước cũng nhưlịch trình vận chuyển để báo giá cho khách hàng

 Chào giá cho khách hàng

Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của hãng tàu, tính toán chi phí vàtiến hành chào giá cho khách hàng

 Chấp nhận giá của khách hàng

Đối với các đơn hàng nhập theo điều kiện nhóm E và F, giá cước và lịch trìnhtàu chạy đưa ra chưa được khách hàng chấp nhận thì sẽ tiến hành đàm phán giá vớikhách hàng để đi đến hợp đồng cuối cùng

 Lập hồ sơ lô hàng (booking profile) để theo dõi

Sau khi thỏa thuận, kí kết hợp đồng thì bên doanh nghiệp giao nhận sẽ phải lập

hồ sơ (booking profile) cho lô hàng mà khách hàng cung cấp để kê khai sơ lượcthông tin về lô hàng và tiện cho việc theo dõi hàng hóa

2.2.2 Liên hệ hãng tàu đặt chỗ (nếu nhập điều kiện E và F)

Lúc này bộ phận kinh doanh của công ty giao nhận sẽ căn cứ trên bookingrequest của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ Sau đóhãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ kinh doanh bằng cách gửibooking confirmation

2.2.3 Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu

 Nhận thông báo tình trạng hàng đến (pre-alert) từ đại lý: các doanh nghiệpgiao nhận sẽ nhận thông báo hàng đến(pre-alert) từ phía đại lý để nắm rõ tình trạng,thời gian tàu đến là bao giờ để sắp xếp làm thủ tục nhận hàng

 Cập nhật tình hình hàng hóa với khách hàng: công ty giao nhận phải liên tụccập nhật thông tin, tình trạng hàng hóa cho khách hàng

 Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu và gửi cho khách hàng: khi nhận đượcthông báo hàng đến từ hãng tàu(Arrival Notice), doanh nghiệp giao nhận sẽ gửi chokhách hàng để chuẩn bị chứng từ làm thủ tục nhập khẩu

 Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan

Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập bao gồm :

 Tờ khai hải quan hàng nhập: 2 bản chính( 1 bản dành cho người nhập khẩu, 1bản dành cho hải quan lưu)

 Hợp đồng ngoại thương: 1 bản chính

 Hóa đơn thương mại ( invoice): 1 bản chính

 Phiếu đóng gói ( packing list): 1 bản chính

 Vận đơn: 1 bản sao

 Giấy giới thiệu: 1 bản chính

Ngoài ra, tùy vào loại hình nhập khẩu, mặt hàng nhập khẩu… mà có thêm một

số chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, giấy kiểmdịch, phụ lục tờ khai, tờ khai trị giá Gatt…

2.2.4 Thông quan hàng nhập khẩu

 Khai quan điện tử

Khai báo hải quan điện tử có thể do chính khách hàng tự khai báo hoặc docông ty giao nhận đứng ra để thay mặt khách hàng khai báo hải quan

Nếu khách hàng tự khai báo thì sau khi có kết quả phân luồng sẽ chuyển thôngtin và chứng từ sang cho bên công ty giao nhận để tiến hành thủ tục thông quan tạicảng Hoặc nếu khách hàng ủy quyền cho công ty giao nhận thì nhân viên chứng từcủa công ty giao nhận sẽ dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử để kết nối vfaftruyền tờ khai qua mạng Nội dung của tờ khai hải quan sẽ bao gồm: tên hàng, sốlượng, tên phương tiện vận tải, xuất xứ hàng hóa…

Phân luồng hàng hóa có 3 luồng:

 Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyêt, đóng dấu thông quan và

tờ khai nhập khẩu

 Luồng vàng: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tínhgiá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh

đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan và tờ khai nhập khẩu.

 Luồng đỏ: hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa Tùy tỷ

lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100%hàng hóa để hải quan kiểm tra Sau khi kiểm tra, nếu hàng hóa đúng với khai báohải quan và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vàocontainer và sẽ ghi chú vào tờ khai báo, sau đó chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cụcduyêt, đóng dấu thông quan và tờ khai nhập khẩu

Lưu ý: Đăng kí làm thủ tục hải quan ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửakhẩu đó

 Làm thủ tục hải quan tại cảng

Tùy vào từng trường hợp hàng hóa được phân vào luồng xanh, luồng vàng hayluồng đỏ thì nhân viên giao nhận sẽ thực hiện thủ tục theo quy định của hải quan

2.2.5 Nhận hàng hóa từ người vận chuyển

 Thủ tục nhận hàng:

Nhân viên giao nhận của công ty giao nhận sẽ đến cảng hoặc đại lý hãng tàu

để đóng phí chứng từ, phí hàng lẻ để nhận lệnh giao hàng (D/O) Sau đó nhận viêngiao nhận tiếp vận sẽ mang D/O, commercial Invoice và Packing list đến văn phòngcảng ký nhận D/O để tìm vị trí để hàng, tại đây ta phải lưu lại một bản D/O

Nhân viên giao nhận phải mang D/O đến kho vận làm phiếu xuất hàng, tại đâyngười giao nhận cũng phải lưu lại một bản D/O nữa và nơi đây làm giấy xuất khocho người giao nhận của doanh nghiệp giao nhận (hai bản)

Tiếp theo, người giao nhận đem hai phiếu xuất kho này đến kho chứa hànglàm thủ tục xuất kho và tách riêng hàng hóa của mình ra chờ Hải Quan kiểm hóa,khi Hải Quan ký xác nhận và kiểm hóa xong thì coi như hàng đã được thông quan

 Trường hợp nhận hàng nguyên container:

Như đã nói ở trên nếu như khách hàng là tự nhận hàng tại container thì công tygiao nhận sẽ phát lệnh giao hàng cho khách hàng

Nếu khách hàng nhờ công ty giao nhận nhận hàng thay mình thì công ty sẽthay mặt khách hàng nhận hàng.

 Thủ tục nhận hàng:

Công ty giao nhận tiếp vận sẽ liên hệ với hãng tàu để nắm lại lịch trình tàu chochính xác Khi nhận được thông báo tàu đến ( Notice of arival ), với vai trò là ngườinhận hàng công ty sẽ cử nhân viên đến đại lý hãng tàu trình vận đơn để lấy D/O.Sau đó đem D/O đến hải quan cảng đăng ký làm thủ tục hải quan, kiểm hóa và nhậnchứng từ

- Khi nhận hàng nguyên container, công ty giao nhận nhận hàng ngay tạicảng, nhân viên giao nhận phải kiểm tra xem chì có còn nguyên hay không và làmphiếu xuất kho tại hãng tàu Sau khi đóng các khoản lệ phí, nhân viên giao nhậnmang D/O đã có xác nhận của thương vụ cảng để lấy phiếu vận chuyển Sau khinhận hàng xong thì nhân viên giao hàng sẽ cho xe vào cảng chở hàng ra và giao đếnkho cuả khách hàng tùy theo yêu cầu của khách hàng

- Khi nhận hàng lẻ container, nhân viên giao nhận sẽ mang vận đơn gốchoặc vận đơn gom hàng đến hãng chuyển chở hoặc đại lý của người gom hàng lẻ đểlấy D/O, nhận hàng tại kho cảng và làm thủ tục như trên

2.2.6 Quyết toán chi phí và lưu hồ sơ

 Quyết toán chi phí với khách hàng

Kết thúc quy trình giao nhận, nhân viên giao nhận giao toàn bộ chứng từ cho

bộ phận kế toán và viết ra giấy đề nghị thanh toán cho công ty rồi mang toàn bộchứng từ cùng với đề nghị thanh toán (Debit Note) đến quyết toán với khách hàng

 Lưu hồ sơ

Sau khi kết thúc quy trình nhận hàng nhập khẩu và quyết toán chi phí vớikhách hàng thì công ty sẽ lưu lại hồ sơ để tiện theo dõi và đối chiếu

2.3 Các chứng từ cần trong nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.3.1 Vận đơn đường biển

 Khái niệm: Vận đơn đường biển B/L (Bill of Lading) là chứng từ chuyên trởhàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hàng hoá hoặc đại diện của họ kýphát cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng đểchuyên chở

 Chức năng: Theo thông lệ quốc tế, vận đơn có chức năng chủ yếu là:

- Làm bằng chứng cho hợp đồng chuyên chở hàng hóa giữa người gửi hàng vàngười chuyên chở

- Là biên lai nhận hàng do người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng

làm bằng chứng đã nhận hàng hóa.

- Là bằng chứng sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn.

 Nội dung của B/L chủ yêu bao gồm:

- Tiêu đề của vận đơn, số vận đơn

- Tên người vận chuyển, tên người giao hàng, tên người nhận, bên đượcthông báo

- Nơi nhận hàng để chở, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, nơi trả hàng cho ngườinhận hàng

- Tên tàu chở hàng, số hiệu chuyến tàu

- Số bản vận đơn gốc được kí phát

- Ký mã hiệu và số hiệu hàng hóa

- Mô tả về hàng hoá: chủng loại, kích thước, số lượng

- Cước vận chuyển

- Ngaỳ và nơi ký phát vận đơn, chữ kí của người vận chuyển hoặc thuyềntrưởng

2.3.2 Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

 Khái niệm: Người vận chuyển hoặc đại lý giao nhận sẽ gửi thông báo hàngđến đến nhà nhập khẩu( hoặc bên được thông báo, nếu có) để báo về các thông tincủa lô hàng, số lượng kiện hàng, mô tả hàng hóa

 Nội dung: Trên thông báo hàng đến cần ghi rõ:

- Người gửi hàng, người nhận hàng, người thông báo

- Số vận đơn, tên, số tàu, số B/L

- Tên hàng, số lượng, khối lượng, số container, số seal

- Cảng bốc, cảng dỡ, ngày dự kiến tàu đến

- Mức phí, cước phí mà người nhận hàng phải trả khi đến nhận D/O Các phí nàybao gồm: phí chứng từ, phụ phí làm hàng, phí nâng hạ container, phí bốc xếp…

2.3.3 Lệnh giao hàng (Delivery Order)

 Khái niệm: Chứng từ mà người chuyên chở hoặc đại diện người chuyên chở

ký kết cho chủ hàng để làm bằng chứng đến nhận hàng tại bãi container hay khocảng Muốn nhận được lệnh giao hàng, người nhận hàng phải xuất trình vận đơnđường biển hợp lệ cho người chuyên chở

 Nội dung:

- Tên tàu, hành trình, số vận đơn, ngày đến

- Tên hàng hóa, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng

2.3.4 Một số chứng từ khác

Ngoài ra tùy thuộc vào thuộc tính của hàng hóa nhập khẩu mà nhân viên giaonhận làm các thủ tục đăng ký tại các cơ quan quản lý có thẩm quyền để bổ sung cácchứng từ vào bộ hồ sơ khai hải quan như: giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật; giấychứng nhận hun trùng; giấy chứng nhận xuất xứ

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

2.4.1 Những nhân tố thuộc doanh nghiệp

 Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực là nguồn lực vô cùng quan trọng quyết định mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là yếu tố then chốt,cơ bản có vai trò đặc biệtquan trọng đối với sự thành công của các doanh nghiệp vì tất cả các khâu trong quátrình giao nhận đều có sự tham gia của con người Trình độ đội ngũ nguồn nhân lực

có tác động rất lớn đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Đó là dohoạt động này đòi hỏi các cán bộ phải có trình độ cao về nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ,

am hiểu luật pháp, có kiến thức sâu rộng và có sự nhạy bén Có như vậy thì quytrình nhận hàng nhập khẩu mới diễn ra thông suốt, tránh sai xót, nhầm lẫn

 Nguồn vốn

Đây là nguồn lực quan trọng và quyết định đến mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Trong hoạt động kinh doanh dịch vụ nhận hàng nhập khẩubằng đường biển, nguốn vốn rất quan trọng, bởi lẽ ngành dịch vụ giao nhận vậnchuyển áp dụng rất nhiều công nghệ, những máy móc thiết bị tạo nên năng lực sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng dịch vụ vàgiá thành của dịch vụ

Ngoài việc sử dụng đồng vốn để nâng cấp trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật

cho đơn vị kinh doanh dịch vụ nhận hàng hoá quốc tế, còn phải dùng trong quátrình thực hiện các dịch vụ như ứng trước tiền lưu kho, lưu bãi, tiền làm thủ tụchải quan Nên nếu không có vốn hoặc vốn không đủ sẽ gây rất nhiều khó khăntrong quá trình kinh doanh.

 Tài sản vô hình

Tài sản vô hình của doanh nghiệp bao gồm: thương hiệu, phát minh sáng chế,

bí quyết công nghệ hay các quyền lợi khác được pháp luật bảo hộ… Đặc tính củadịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng  đường biển là quá trình cung cấp và tiêu dùngdịch vụ diễn ra đồng thời Để khách hàng yên tâm lựa chọn doanh nghiệp thì yếu tốmôi như thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng Vì vậy,việc xây dựng hình ảnh đòi hỏi phải có sự chủ động của doanh nghiệp,và là mộttrong những điểm mấu chốt để tạo nên thành công của doanh nghiệp trong việchoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.4.2 Những nhân tố ngoài doanh nghiệp

a Các yếu tố vĩ mô

 Bối cảnh quốc tế

Đây là hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nên nó chịu tác độngrất lớn từ tình hình quốc tế Chỉ một sự thay đổi nhỏ nào đó trong chính sách nhậpkhẩu của một nước mà Công ty có quan hệ cũng có thể khiến lượng hàng nhập khẩutăng lên hay giảm đi

 Môi trường kinh tế

Yếu tố kinh tế bao gồm các yếu tố như tốc độ tăng trưởng và sự ổn định củanền kinh tế, sự ổn định của giá cả, lạm phát, tỷ giá hối đoái,  kim ngạch xuất nhậpkhẩu làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giao nhận vậntải Những biến động của các yếu tố kinh tế có thể tạo ra cơ hội và cả nhữngthách thức cho doanh nghiệp Vì vậy doanh nghiệp cần theo dõi phân tích và dựbáo biến động của các yếu tố kinh tế để đưa ra giải pháp, chính sách tương ứngcho từng thời điểm cụ thể

 Môi trường chính trị- xã hội

Sự ổn định chính trị, xã hội của Việt Nam không chỉ tạo điều kiện thuận lợi

để phát triển mà còn là một trong những yếu tố để nhận được sự hợp tác và giao dịchvới các quốc gia khác trên thế giới Bởi nếu xảy ra những biến động trong môi trườngchính trị, xã hội thì hoạt động nhận hàng nhập khẩu bẳng đường biển sẽ ảnh hưởng rất

lớn Điều này gây ra một số tổn thất cho công ty cũng như về phía khách hàng

 Cơ chế quản lí vĩ mô của Nhà nước

Đây là nhân tố ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu.Nếu Nhà nước có những chính sách thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triểncủa giao hàng quốc tế, ngược lại sẽ kìm hãm nó

Khi nói đến cơ chế quản lí vĩ mô của Nhà nước, chúng ta không thể chỉ nóiđến những chính sách riêng về vận tải biển hay nhận hàng nhập khẩu bằng đườngbiển Cơ chế ở đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuấtnhập khẩu nói chung

 Tình hình xuất nhập khẩu trong nước

Như trên đã nói, hoạt động nhập khẩu hàng hóa có quan hệ mật thiết với hoạtđộng nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Lượng hàng hóa nhập khẩu có dồidào, người nhận hàng nhập khẩu mới có hàng để nhận

Thực tế đã cho thấy rằng, năm nào khối lượng hàng hóa nhập khẩu của ViệtNam tăng lên thì hoạt động nhận hàng nhập khẩu của các công ty giao nhận cũngsôi động hẳn lên

b Các yếu tố vi mô

 Khách hàng

Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng, do đódoanh nghiệp cần đáp ứng tốt và tốt hơn nhu cầu của khách hàng  tuy nhiên,  kháchhàng có thể tạo áp lực doanh nghiệp bằng cách ép giá hoặc đòi hỏi chất lượng phục

vụ cao hơn  nếu doanh nghiệp không đáp ứng được các đòi hỏi quá cao của kháchhàng thì doanh nghiệp cần phải thương lượng với khách hàng hoặc tìm kiếm kháchhàng mới có ít  ưu thế hơn

 Đối thủ cạnh tranh

Số lượng đối thủ cạnh tranh nhiều hơn, điều này tác động trực tiếp đến hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải có những chiến lượccạnh tranh hiệu quả so với các đối thủ cạnh tranh đề giành lợi thế về phía mình

 Nhà cung cấp

Nhà cung cấp là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình nhận hàng nhập khẩu vìnếu như xảy ra sai xót hay gián đoạn bên phía nhà cung cấp thì quy trình nhận hàng nhậpkhẩu bằng đường biển sẽ gặp khó khăn và bị gián đoạn

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU

CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KDQT FINGROUP

3.1 Tổng quan về công ty Cổ phần KDQT FinGroup

3.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty

Hình 3.1: Logo công ty Cổ Phần

Kinh doanh quốc tế Fingroup

Nguồn: công ty cổ phần KDQT Fingroup

Công ty cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup ( Fingroup InternationalBusiness Corporation ), được thành lập vào ngày 18/07/2014, là một công ty toàncầu và có mặt tại nhiều quốc gia Châu Á Đây là một công ty sở hữu, quản lý nhiềucông ty kinh doanh đa ngành nghề hướng tới các hoạt động xúc tiến thương mạiTrung Quốc, Việt Nam và các nước Asean với mục tiêu kết nối thương nhân ViệtNam với Trung Quốc và các nước Asean bao gồm cả người bán, người mua, nhànhập khẩu, nhà sản xuất một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí Trải qua quá trình xây dựng trưởng thành với mạng lưới chi nhánh rộng khắpkhu vực Đông Nam Á, mọi hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần KDQTFingroup luôn đạt hiệu quả kinh tế và mức tăng trưởng hàng năm đều tăng Với tầmnhìn trở thành tập đoàn đa ngành số 1 tại Việt Nam và Đông Nam Á thực hiện việccung cấp các giải pháp công nghệ, giao dịch hàng hóa, kho vận, logistics xuyên biêngiới cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại khu vực, Fingroup luôn nỗ lực, cố gắngphát triển, hoàn thiện để mang lại những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng

Tên giao dịch: FINGROUP., CORPTên tiếng Anh: Fingroup InternationalBusiness Corporation

Mã số thuế:0106602766Đại diện pháp luật: Mã Trần HiếuNgày cấp giấy phép: 18/07/2014Ngày hoạt động: 18/07/2014Điện thoại: 02436855555Website: http://fingroup.asia/vi

Các ngành nghề kinh doanh chính hiện nay của công ty:

 Xuất nhập khẩu ủy thác (xúc tiến thương mại điện tử): Cung cấp dịch vụđàm phán, tìm kiếm nguồn hàng kinh doanh từ thị trường Trung Quốc bao gồm:Gói dịch vụ tìm nguồn, Gói thẩm định nhà cung cấp, Gói giao dịch và chăm sócnâng cao (đóng vai trò như phòng xuất nhập khẩu của một doanh nghiệp)

 Dịch vụ vận tải:

- Vận tải đường bộ: Fingroup cung cấp dịch vụ vận tải nội địa đường bộ vàvận chuyển hàng hóa quốc tế chuyên tuyến Trung Quốc – Việt Nam chủ yếu thôngqua của khẩu Hữu Nghị, Lạng Sơn

- Vận tải đường biển: Fingroup cung cấp cho khách hàng dịch vụ gửi hàngxuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển từ Việt Nam đi Trung Quốc

- Vận tải đường hàng không: Fingroup thực hiện việc vận chuyển hàng xuấtkhẩu sang Trung Quốc và hàng nhập khẩu về VN

 Đại lý hải quan: Fingroup sẽ thay các doanh nghiệp làm thủ tục hải quan,các giấy tờ liên quan để xuất nhập khẩu hàng hóa

3.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty.

Bộ máy tổ chức của công ty cổ phần KDQT Fingroup rất gọn nhẹ, xuyên suốt

và thống nhất 1 chiều từ trên xuống được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần KDQT Fingroup

(Nguồn : Phòng Hành Chính Nhân Sự, Công ty FinGroup )

Ban giám đốc (BGĐ) là phòng ban với trách nhiệm định hướng và bao quáthoạt động kinh doanh của công ty chỉ đạo việc triển khai các hợp đồng, tham mưuchiến lược và giám sát các hoạt động của công ty

Phòng Hành chính Nhân sự, phòng Kế Toán là các Phòng ban này giải quyếtcác công việc liên quan đến giấy tờ, khách hàng, nhân sự và tài chính, kế toán củacông ty

Phòng Kinh Doanh là bộ phận rất quan trọng của công ty vì đây là bộ phận tìmnguồn khách hàng cho công ty, tìm hiểu khách hàng và cung cấp những thông tincần thiết về khách hàng từ đó có thể đề ra phương hướng thu hút được nhiều kháchhàng mới mà vẫn giữ được khách hàng quen thuộc

Phòng Xuất Nhập Khẩu là phòng trực tiếp đảm nhận khẩu nghiệp vụ về thủtục xuất nhập khẩu hàng hóa, phòng được chia thành 2 bộ phận : bộ phận chứng từ

và bộ phận giao nhận, điều phối

Phòng giao dịch Trung Quốc là phòng chịu trách nhiệm trao đổi trực tiếp vớiđối tác Trung Quốc về hàng hóa

Ops ViệtNam

CUS ViệtNam

CUSTrungQuốc

MarketingSales

PhátTriểnSảnPhẩm

XuấtNhậpKhẩu

GiaoDịchTrungQuốc

Kế toán

Kinhdoanh

Hành

Chính

Nhân Sự

Ban Giám Đốc

Phòng Phát Triển Sản Phẩm là phòng chuyên nghiên cứu, phát triển nhữngphầm mềm công nghệ phục vụ cho quá trình tìm kiếm khách hàng của công ty.

3.1.4 Nhân sự của công ty

Tính đến ngày 20/01/2018, tổng số lao động hiện có của công ty là 40 người

Họ đều là những nhân viên rất năng động và có kinh nghiệm, thích ứng nhanh vớimôi trường, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng

Bảng 3.1: Nhân lực của công ty cổ phần KDQT Fingroup

(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự, Công ty cổ phần KDQT Fingroup)

Đội ngũ nhân viên của công ty chủ yếu là lao động trí thức có trình độ đại học,

có nghĩa vụ tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước, quảng bá sản phẩm, tìm nhàcung cấp với các điều kiện phù hợp, xây dựng lòng tin và duy trì sự trung thành củakhách hàng, ký kết hợp đông, và tính toán chi phí, cân đối doanh thu để đem lợinhuận về cho công ty Hiện nay, công ty cũng đang chú trọng đào tạo nhằm nâng caonăng lực nhân viên đặc biệt là bộ phận kinh doanh vì đây là bộ phận trực tiếp mang vềdoanh thu cho công ty

3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Công ty cổ phần KDQT Fingroup có văn phòng tại tầng 21, tháp A, Tòa nhàSông Đà, Phạm Hùng, Hà Nội Tại đây, công ty trang bị hệ thống thiết bị kỹ thuậtphục vụ như: Hệ thống máy tính, điện thoại bàn, máy in, các phần mềm làm việcchuyên dụng phục vụ cho các nghiệp vụ riêng biệt, phần mềm quản lý, hệ thốngthông tin nội bộ, hệ thống bàn ghế, giá kệ thùng tôn để lưu trữ chứng từ Tuy nhiên,

có một số máy vì quá cũ nên trong quá trình sử dụng đôi lúc bị đứng máy, treo máyhay hệ thống mạng wifi, mạng dây vẫn còn kém nên quá trình làm việc đôi lúc bịgián đoạn Hệ thống quạt thông gió, báo cháy cho toàn hệ thống của công ty cũng

được lắp đặt trong văn phòng để đảm bảo an toàn cho nhân viên Ngoài ra, công tycũng trang bị thêm tủ lạnh, điều hòa, lò vi sóng, máy lọc nước để phục vụ nhận viêncông ty trong quá trình làm việc

3.1.6 Tài chính của công ty

Công ty cổ phần KDQT Fingroup là công ty cổ phần ngoài quốc doanh (100%vốn tư nhân) Tình hình tài chính của công ty nhìn chung luôn đáp ứng được nhucầu vận hành và triển khai các hoạt động của công ty Từ khi được thành lập công ty

có nguồn vốn kinh doanh là 10 tỷ đồng Sau hơn 4 năm hình thành và phát triểncông ty đã có những bước phát triển nhất định: lớn mạnh về cả nhân lực, tài chính

và ngày càng có chỗ đứng trên thị trường

3.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của công ty

3.2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty

Công ty cổ phần KDQT Fingroup đang ngày càng mở rộng và phát triển lĩnhvực kinh doanh của mình, mỗi lĩnh vực ngành nghề đều mang lại những bước tiếnquan trọng cho sự phát triển của công ty Với kinh nghiệm hoạt động và việc đadạng hóa lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, mặc dù tình hình kinh tế có nhiều biến động

và rủi ro nhưng công ty vẫn đứng vững và tiếp tục phát triển Điều đó được phảnánh cụ thể qua kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây(2014 – 2017)

Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần KDQT

Fingroup giai đoạn 2014-1017

(Đơn vị: VNĐ)

(VND)

% tăng so vớinăm trước

Lợi nhuận(VND)

% tăng so vớinăm trước

cung cấp dịch vụ trong 4 năm trở lại đây đều tăng: Doanh thu năm 2015 tăng so với năm

2014 là 61,09%; năm 2016 đã tăng 48,92% so với năm 20135 và năm 2017 tăng 43,48%

so với năm 2016; cùng với đó là lợi nhuận của công ty cũng tăng đáng kể qua các năm

trong giai đoạn 2014-2017 Sở dĩ, doanh thu lợi nhuận của công ty tăng đáng kể như vậy

vì FinGoup chủ yếu phát triển mạnh mẽ mảng giao nhận và vận tải tuyến Trung

Quốc-Việt Nam, mà hầu hết các sản phẩm của Quốc-Việt Nam đều nhập từ Trung Quốc, chính vì

vậy, luồng hàng hóa đi chuyển rất nhiều và đều đặn Điều này cho ta thấy rằng hoạt động

sản xuất kinh doanh của công ty có tiến bộ sau từng năm hoạt động, công ty thích ứng

khá tốt với những khó khăn của nền kinh tế và ta cũng thấy được rằng sản phẩm dịch vụ

của công ty ngày càng có chỗ đứng trong tâm trí khách hàng

3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty

Các hoạt động kinh doanh dịch vụ của Công ty cổ phần KDQT Fingroup gồm

có 3 mảng chính, đó là: dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế ( bao gồm vận tải đường

biển, đường bộ và đường hàng không); dịch vụ kê khai hải quan và dịch vụ xuất

nhập khẩu ủy thác

Bảng 3.3: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóacủa công ty cổ phần

KDQT Fingroup giai đoạn 2015-2017

Tỷ lệ(%)

Doanh thu(VND)

Tỷ lệ(%)

Doanh thu(VND)

Tỷ lệ(%)

Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ vận tải nội địa đường bộ thì Fingroup cung

cấp cho khách hàng dịch vụ vận tải quốc tế bằng đường bộ với tuyến Trung Quốc –

Việt Nam Dịch vụ vận tải đường bộ của công ty bao gồm:

- Bốc xếp và sắp đặt hàng

- Giao nhận vận tải hàng trọn gói

- Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt

- Vận chuyển hàng quá cảnh, hàng tạm nhập-tái xuất và tạm xuất-tái nhập

- Lưu kho và phân phối hàng hoá

 Vận tải đường biển:

Vận tải đường biển là một hoạt động truyền thống và then chốt của công ty cổphần KDQT Fingroup Ở mảng này, các hoạt động chủ yếu của công ty là: Salecước tàu, book tàu, nhận hàng/ giao hàng, bốc/xếp hàng Fingroup chủ yếu cung cấpcho khách hàng dịch vụ gửi hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển từ ViệtNam đi Trung Quốc và một số quốc gia châu Á với chất lượng dịch vụ được bảođảm bởi các tuyến đi thẳng thông qua mạng lưới đại lý lâu năm và có uy tín Ngoài

ra, Fingroup còn cung cấp dịch vụ hàng nguyên Container (FCL) hoặc hàng lẻ(LCL) với giá cạnh tranh cùng với dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to doorservices) để phục vụ nhu cầu của khách hàng

 Vận tải đường hàng không:

Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, yêu cầu khách hàng có sựkhác biệt đặc biệt là vấn đề thời gian, tốc độ vận chuyển của các phương tiện vậnchuyển Công ty cổ phần KDQT Fingroup đã hòa nhịp với sự phát triển đó bắt đầuđầu tư và mở rộng thị trường cho mảng dịch vụ này, tuy nhiên do mới bắt đầu và làcông ty dịch vụ vừa và nhỏ nên doanh thu vận tải đưởng hàng không tương đốithấp và biến động

Dịch vụ hàng không của công ty bao gồm:

- Phân tích giá và báo giá cước vận tải của các hãng bay

- Lựa chọn hãng hàng không, đóng gói, gom hàng, làm chứng từ

- Vận chuyển hàng xuất nhập khẩu tuyến Trung Quốc-Việt Nam

3.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần KDQT Fingroup

3.3.1 Nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng

 Nhận yêu cầu dịch vụ

Cũng như bất kì một doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế nào đó, để có thể

kí kết được một hợp đồng thương mại với khách hàng thì trước hết nhân viên kinhdoanh của FinGroup sẽ phải trải qua quá trình chào dịch vụ khách hàng Nếu nhưkhách hàng đồng ý, quan tâm đến dịch vụ của công ty thì nhân viên kinh doanh củaFingroup sẽ tiến hành nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng

Ví dụ một lô hàng nhập khẩu mà Công ty Cổ phần KDQT FinGroup đượckhách giao cho handle bao gồm những chứng từ sau: Hợp đồng thương mại (Sale

contract), Invoice (Hóa đơn thương mại), Packing list, B/L (Phụ lục 3, 8, 10,11).

- Người xuất khẩu: HUZHOU HIZHEN LIGHTING TECHNOLOGY

CO.,LTD (Khu công nghiệp, Thị trấn Balidian, thành phố Huzhou, Trung Quốc)

- Người nhập khẩu: Công ty TNHH Cơ khí điện Trọng Tín (7A/79, đườngThành Thái, phường 14, quận 10, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam)

- POL: Thượng Hải, Trung Quốc

- POD: Cát Lái, Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Tên hàng hóa: Đèn Led

- Số lượng: 50pcs

- Điều kiện giao hàng: FOB Hồ Chí Minh

Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh củaFingroup sẽ tập hợp các giấy tờ, chứng từ cần thiết của lô hàng để đưa cho Trưởngphòng XNK Thông qua đó, trưởng phòng nắm được các thông tin cần thiết như loạihàng hóa, khối lượng hàng, POL, POD,…để đưa ra kế hoạch phù hợp

 Liên hệ hãng tàu hỏi cước, lịch trình vận chuyển (nếu nhập điều kiện E và F)Đối với các đơn hàng nhập khẩu bằng đường biển theo điều kiện nhóm E và F,căn cứ vào thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh của FinGroup

sẽ phối hợp với nhân viên bộ phận chứng từ đứng ra liên hệ với hàng tàu, chủ độnghỏi giá cước, check lịch tàu, thời gian vận chuyển, tàu đi trực tiếp từ cảng bốc hàngđến cảng dỡ hàng hay chuyển tải qua cảng thứ 3 để báo giá cho khách hàng Công

ty Fingroup có mạng lưới đại lí rộng khắp và mối quan hệ với các hãng tàu uy tínnhư : Evergreen, SITC, Yang Ming, Hanjin, Wanhai, … cho phép công ty cung cấpdịch vụ vận chuyển đường biển với mức giá cạnh tranh và dịch vụ tốt

 Chào giá cho khách hàng

Sau khi liên hệ với hãng tàu để hỏi giá cước và lịch trình vận chuyển thì nhânviên kinh doanh của FinGroup sẽ căn cứ vào giá chào của hãng tàu, tính toán chiphí và tiến hành chào giá cho khách hàng Bảng báo giá sẽ bao gồm các chi phí nhưgiá cước vận chuyển quốc tế, các chi phí ở đầu xuất và đầu nhập khẩu ( có kèm

theo chứng từ mẫu tại phụ lục 9).

 Chấp nhận giá của khách hàng

Đối với các đơn hàng nhập theo điều kiện nhóm E và F, giá cước và lịch trìnhtàu chạy đưa ra chưa được khách hàng chấp nhận thì nhân viên kinh doanh củaFingroup sẽ tiến hành đàm phán giá với khách hàng để đi đến hợp đồng cuối cùng

 Lập hồ sơ lô hàng (booking profile) để theo dõi

Sau khi thỏa thuận, kí kết hợp đồng nhân viên kinh doanh của FinGroup sẽ lập

hồ sơ lô hàng (booking profile) để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyểncho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp Những thông tin trên booking profile sẽ baogồm những thông tin để nhân viên dễ quản lý như sau:

- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax

- Tên hãng tàu, cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy

- Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)

- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…

3.3.2 Liên hệ hãng tàu đặt chỗ (nếu nhập điều kiện E và F)

Sau khi nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng, kí kết hợp đồng giao nhận thì bộphận kinh doanh của công ty FinGroup sẽ căn cứ trên booking request của kháchhàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ Sau đó hãng tàu sẽ xác nhậnviệc đặt chỗ đã thành công cho bộ kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation.Trong booking sẽ gồm có những thông tin cần thiết: Số booking, tên tàu, POL,POD, cảng chuyển tải (nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng(closing time),…

Trong quá trình thực hiện bước này có một số vấn đề mà nhân viên củaFinGroup hay gặp phải như nhân viên sale đặt booking tàu không phù hợp, thôngtin trên booking bị sai sót, nhân viên chứng từ chuẩn bị thiếu hồ sơ chứng từ và giấy

tờ thủ tục chuyên ngành cần thiết,…

3.3.3 Chuẩn bị các chứng từ nhận hàng nhập khẩu

 Nhận thông báo tình trạng hàng đến (pre-alert) từ đại lý: lúc này nhân viênkinh doanh của FinGroup sẽ nhận thông báo hàng đến(pre-alert) từ phía đại lý đểnắm rõ tình trạng, thời gian dự kiến tàu đến (ETA) là bao giờ để sắp xếp làm thủ tụcnhận hàng Đồng thời, nhân viên chứng từ của FinGroup cũng sẽ chuẩn bị chứng từ

khẩu (mẫu thông báo theo Phụ lục 1).

 Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan

Bộ phận chứng từ của công ty FinGroup sẽ nhận chứng từ bên người bán gửi,kiểm tra lại để thông báo điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót, đồng thời chuẩn bị thêm

các chứng từ khác nếu cần thiết Bộ chứng từ khai hải quan hàng nhập(có chứng mẫu kèm theo tại phụ lục) bao gồm :

 Tờ khai hải quan hàng nhập: 2 bản chính (1 bản dành cho người nhập khẩu,

1 bản dành cho hải quan lưu)

 Hợp đồng ngoại thương: 1 bản chính

 Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính

 Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính

 Vận đơn: 1 bản sao

 Giấy giới thiệu, ủy quyền: 1 bản chính

Ngoài ra, tùy vào loại hình nhập khẩu, mặt hàng nhập khẩu… mà có thêmmột số chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, giấykiểm dịch, phụ lục tờ khai, tờ khai trị giá Gatt…

 Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu cần thiết)

FinGroup luôn chú ý đến việc mua bảo hiểm cho hàng hóa để hạn chế, khắcphục những tổn thất đáng tiếc có khả năng xảy ra Tùy theo điều kiện mua hànghoặc là đối với các mặt hàng dễ đổ vỡ, dễ hư hỏng, có giá trị cao mà doanh nghiệpquyết định có nên mua bảo hiểm cho hàng hóa hay không

FinGroup sẽ tìm hiểu những hãng bảo hiểm uy tín, so sánh giá cả và chấtlượng dịch vụ giữa các nhà cung cấp, sau đó chọn ra một đại lý bảo hiểm phù hợpnhất với lô hàng để đàm phán và kí kết hợp đồng

3.3.4 Thông quan hàng nhập khẩu

Sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên chứng từ của FinGroup sẽ dịch tênhàng trong hợp đồng ra tiếng Việt để có thể áp mã HS phù hợp cho hàng hóa Đồngthời kiểm tra các thông tư quy định xem hàng hóa có hàng hóa có phải xin giấy phépnhập khẩu hay làm kiểm tra chất lượng hay không Nếu có thì nhân viên bộ phậnchứng từ cuả FinGroup sẽ đến các cơ quan chức năng để làm các chứng từ kể trên

 Khai quan điện tử

Thông thường FinGroup sẽ đứng ra chịu trách nhiệm khai báo hải quan giúpkhách hàng Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ, nhân viên bộ phận chứng từ của

FinGroup sẽ lên tờ khai nháp trên phần mềm khai báo hải quan điện tử Ecuss, tờkhai nháp sẽ được in ra từ phần mềm dưới dạng bản word Nhân viên khai báo sẽgửi tờ khai nháp cho khách hàng kiểm tra lại, nếu khách hàng đồng ý với nội dungtrên tờ khai thì nhân viên khai baó của công ty sẽ dùng chữ kí số của khách hàng đểtruyền tờ khai trên hệ thống Nội dung của tờ khai hải quan sẽ bao gồm: tên hàng,

số lượng, tên phương tiện vận tải, xuất xứ hàng hóa…

Mặc dù nhân viên bộ phận chứng từ của công ty FinGroup luôn cẩn thận khikhai báo hải quan, nhưng trong đó một số trường hợp vẫn có những tờ khai bị trả

về, yêu cầu bổ sung, điều chỉnh do khai báo, áp thuế sai hoặc chứng từ không rõràng Số lượng hợp đồng xảy ra sai xót khi khai haỉ quan năm 2016 của công tyFinGroup chiếm khoảng 10,8% tổng số hợp đồng được giao nhận bằng đường biển

Bảng 3.4: Số hợp đồng có sai sót trong việc khai Hải quan của công ty Cổ phần

KDQT FinGroup (năm 2016)

(%)

(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty)

Như vậy, sai sót chủ yếu trong công tác làm thủ tục hải quan của FinGroupchủ yếu là ở việc áp sai thuế cho hàng nhập khẩu Tiếp đó là do sự nhầm lẫn vềthông tin dẫn đến các số liệu giữa các chứng từ trong một bộ chứng từ và tờ khaikhông đồng nhất với nhau, cuối cùng là sơ suất, thiếu chứng từ cần thiết

Sau khi truyền tờ khai trên hệ thống, nhân viên sẽ nhận thông tin phản hồi từ

cơ quan hải quan về số tờ khai, kết quả phân luồng