Tổ chức nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần dịch vụ viễn đông

Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao nhận bằng đường hàngkhông đối với sự phát triển kinh tế của đất nước nói chung và ở VIEN DONG.,JSCnói riêng, qua một thời gian trực tiếp

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA KINH TẾ- BỘ MÔN LOGISTICS

Hải Phòng, năm 2015

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I 2

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN ĐÔNG 2

1.1Qúa trình hình thành và phát triển 2

1.1.1 Lịch sử thành lập công ty 2

1.1.2 Thông tin về công ty 2

1.1.3 Quá trình phát triển tới nay 3

1.2 Cơ cấu, chức năng và nhiệm vụ của công ty 4

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức 4

1.2.2Chức năng và nhiệm vụ công ty 4

1.3Tổng quan tình hình hoạt động của công ty 6

1.3.1 Các hoạt động kinh doanh của công ty 6

1.3.2 Báo cáo doanh thu của công ty 6

CHƯƠNG II: 8

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN ĐÔNG 8

2.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không 8

2.1.1Sơ đồ khái quát quá trình giao hàng xuất khẩu 8

2.1.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không 9

2.2 Nhận xét chung về công ty 18

2.3 Ưu, nhược điểm của quá trình giao nhận hàng 18

2.3.1 Ưu điểm: 18

2.3.2 Nhược điểm 18

CHƯƠNG III: 20

GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 20

3.1 Định hướng hoạt động cho công ty 20

3.2 Giải pháp nhằm năng cao hiệu quả kinh tế 20

3.3 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế 21

KẾT LUẬN 22

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây với chính sách mở cửa và đổi mới kinh tế,cùng vớicác ngành kinh tế khác,ngành vận tải nói chung và vận tải hàng không nói riêng đã

có những bước phát triển vọt Mạng lưới hàng không nội địa được phủ kín, nhiềuđường bay quốc tế được mở rộng và nâng cấp Nhờ đó khối lượng hàng hóa xuấtnhập khẩu bằng đường không nâng lên đáng kể, kim ngạch buôn bán giữa Việt Nam

và các nước ngày càng tăng nhanh, thị trường được mở rộng, thương mại quốc tếngày càng phát triển

Là một trong những Công ty có uy tín trong lĩnh vực dịch vụ logistics, công

ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông đang từng bước củng cố và phát triển hoạt động kinhdoanh của mình để có thể đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng,cạnh tranh để tồn tại,

để đứng vững trong nền kinh tế thị trường và góp phần cho hoạt động kinh tế đốingoại cuả đất nước

Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao nhận bằng đường hàngkhông đối với sự phát triển kinh tế của đất nước nói chung và ở VIEN DONG.,JSCnói riêng, qua một thời gian trực tiếp tìm hiểu hoạt động dịch vụ nghiệp vụ giao

nhận hàng không ở VIEN DONG.,JSC, em đã chọn ra đề tài:"Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông".

Báo cáo của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận còn có 3 chương sau:

 Chương I: Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông.

 Chương II: Thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông.

 Chương III: Giải pháp và kiến nghị.

Em xin chân cảm ơn các cô chú và anh chị trong công ty đã tạo điều kiện cho

em được học hỏi trong quá trình thực hiện đề tài, cảm ơn cô Phạm Thị Yến đã tậntình hướng dẫn để em hoàn thành tốt đề tài này Do thời gian kiến tập còn hạnchế,kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên bài báo cáo của em không tránh khỏi thiếusót Rất mong được sự góp ý của các thầy cô và quý công ty để bài báo cáo của emđược hoàn thiện

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH

VỤ VIỄN ĐÔNG

1.1Qúa trình hình thành và phát triển

1.1.1 Lịch sử thành lập công ty

Bước sang thế kỷ 21 nền kinh tế của nước ta đã mở ra một trang sử mới, đã

có những bước ngoặc quan trọng như việc ký Hiệp định thương mại song phươngViệt – Mỹ (2001) và việc Việt Nam hướng tới mục tiêu trở thành thành viên thứ 150của Tổ chức thương mại Thế giới – WTO (2006)

Nhằm đáp ứng nhu cầu dịch vụ logistics ngày càng tăng của thị trường trongnước và quốc tế.Công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông được thành lập vào ngày

8/12/2005 do ông Nguyễn Minh Đức là người đại diện, được Sở đầu tư và phát triểnthành phố Hải Phòng cấp giấy phép kinh doanh số 0203001936, có số vốn điều lệban đầu là: 2,2 tỷ đồng Trong đó có 1 tỷ đồng là vốn cố định và 1,2 tỷ đồng là vốnlưu động

1.1.2 Thông tin về công ty

 Tên công ty : Công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông

 Tên giao dịch quốc tế: FAR EASTERN SERVICE JOINT STOCKCOMPANY

 Tên viết tắt: VIEN DONG.,JSC

 Trụ sở chính:Tổ 6, khu Thành Tô, Phường Đằng Lâm - Hải An- Hải Phòng

1.1.3 Quá trình phát triển tới nay.

 Công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông được thành lập vào năm 2005 với

mục tiêu trở thành một trong những đại lý giao nhận chuyên nghiệp hàng đầu ViệtNam, cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng đến khách hàng Ngày nay, VIENDONG.,JSC đã trở nên quen thuộc trên thị trường và được xem là một công tythành công trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ logistics

 Công ty cổ phần dịch vụ Viễn ĐÔng được nằm trong nhóm các công ty lớnnhất về lĩnh vực vận chuyển hàng không ở Hải Phòng

 Chuỗi cung ứng hậu cần, dịch vụ kho bãi và khai thuế hải quan là một trongnhững lĩnh vực mà VIEN DONG.,JSC đã tập trung phát triển và đã đạt được nhữngthành tựu đáng kể trong những năm gần đây

 Vận chuyển đường biển cũng là một trong những thế mạnh của công tyVới đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm làm việc ở ba văn phòngkhác nhau tại các khu công nghiệp lớn ở Hải Công ty không chỉ cung cấp các dịch

vụ vận chuyển đơn thuần mà hơn thế nữa, còn cung cấp và tư vấn cho khách hàngcác giải pháp vận tải hiệu quả và kinh tế

Hiện nay công ty có 3 văn phòng hoạt động cung cấp dịch vụ logistics tại cáckhu công nghiệp trên đại bàn thành phố Hải Phòng:

- Văn phòng tại khu công nghiệp Nomura

- Văn phòng tại khu công nghiệp Đồ Sơn

- Văn phòng tại khu công nghiệp Vsip

 Khách hàng của công ty:

Công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông đi vào hoạt động gần 10 năm nhưng độingũ lãnh đạo trên 20 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải

và đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và có kiến thức chuyên môn, nên hiện nay công

ty đã trở thành đối tác tin cậy, uy tín của nhiều công ty lớn trong và ngoài nước Cónhiều công ty là bạn hàng của VIEN DONG.,JSC từ những ngày đầu thành lập tớinay vẫn giữ được mối quan hệ hợp tác tốt đẹp như:

 Công ty VINA PINGO Việt Nam

 Công ty TNHH RORZE ROBOTECH

 Công ty TNHH SUMIDA

 Công ty TNHH MIKI

1.2 Cơ cấu, chức năng và nhiệm vụ của công ty.

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức

Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý công ty

Hiện nay công ty có tất cả 35 nhân sự:

 1 giám đốc : Mr Nguyễn Minh Đức

 1 phó giám đốc: Mr Bùi Huy Thái

 1 kế toán trưởng: Ms Nguyễn Thị Thu Hương

 1 trưởng phòng Air: Mr Nguyễn Ngọc Cơ

 1 trưởng phòng Sea: Mr Nguyễn Tuấn Anh

 30 nhân viên làm việc tại các phòng ban khác nhau

1.2.2Chức năng và nhiệm vụ công ty

 Kết hợp với phòng giao nhận nên kế hoạch giao nhận cho khách hàng

 Phòng nghiệp vụ ( Phòng xuất,nhập khẩu)

Ban giám đốc

vụ

Phòng giao nhận

 Nhận thông tin từ khách hàng làm tờ khai hải quan xuất khẩu, nhập khẩu

và làm chứng từ( hợp đồng mua bán invoice, packing list , vận đơn, CO, ) chohàng hóa cảu bạn hàng

 Liên kết với bộ phận giao nhận để thực hiện nghiệp vụ giao hàng và nhậnhàng tại các cửa khẩu, hải cảng và sân bay

 Liên hệ các với các đại lý hãng tàu, hãng bay để book hàng và đổi lệnh đểgửi hàng

 Lấy thông tin về các chuyến bay và các chuyến tàu, cập nhập tình hìnhhàng hóa đang di chuyển Để bố chí thời gian giao,nhận hàng hợp lý

 Mở file và lưu trữ thông tin của các khách hàng sau khi đã hoàn thànhxong việc vận chuyển hàng

Kiểm tra tàu,hầm chứa hàng, khoang hàng,

Phải quan tâm báo cáo lại cho người phụ trách về mảng hàng đó khi hàngchính thức rời cảng, hoặc chính thức nhập cảng

Phòng kế toán

Thực hiện tất cả các công việc kế toán tài chính doanh nghiệp cho công ty

Cố vấn cho ban giám đốc công tác tài chính theo quy định của pháp luật

Xây dựng kế hoạch và định hướng công tác tài chính ngắn hạn cũng như dàihạn cho công ty

 Quản lý tài sản của công ty, thu hồi nợ công, tính lương, quyết toán định kỳvới ngân hàng

1.3Tổng quan tình hình hoạt động của công ty

1.3.1 Các hoạt động kinh doanh của công ty

Hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông là công ty cungcấp dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển bao gồm :

 Hàng FCL(Full Container Load) và hàng LCL( Less than Container Load)

 Bằng vận tải liên hợp

 Dịch vụ Door To Door

 Ngoài ra công ty cũng cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải xuất nhậpkhẩu quốc tế như:

 Vận tải bằng đường biển

 Vận tải bằng đường hàng không

1.3.2 Báo cáo doanh thu của công ty.

Ta có thể đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của VIEN DONG.,JSC qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh sau:

Bảng 1.1 Doanh thu của công ty trong 3 năm (2008-2010)

ĐVT:1.000VNĐ

Dịch vụ Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010

Doanh thu Doanh thu Doanh thuGiao nhận

Air Cargo 1.570.092,15 2.060.102,6 2.697.658,94Giao nhận

hàng FCL 8.373.824,8 10.300.508 12.377.494,96Giao nhận

So sánh năm 2014/2013 Doanh

Nhận xét: Qua bảng tổng hợp chi phí và lợi nhuận của công ty qua các năm ta có

thể thấy hoạt động kinh doanh có sự biến động Cụ thể doanh thu năm 2013 tăng2.408.354.000 VNĐ với mức tăng 23,01% so với năm 2012, qua đó kéo theo lợinhuận của công ty cũng tăng 462.095.000 VNĐ tương ứng 57,11%, sang đến năm

2014, doanh thu tăng 2.992.948.000 VNĐ, ứng với mức tăng 23,25% so với năm

2013, làm lợi nhuận tăng 803.569.000 VNĐ tương ứng 63,21%

(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)

( Nguồn Phòng Tài chính – Kế Toán )

Nhận yêu cầu từ khách hàng

Kiểm tra bộ chứng từ

Làm tờ khai Hải Quan

Giao hàng tới kho

Cân hàng

Làm thủ tục Hải Quan

Giao hàng cho đại lý hãng bay

Kiểm hóa(nếu có)

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN DỊCH VỤ VIỄN ĐÔNG

2.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.

2.1.1Sơ đồ khái quát quá trình giao hàng xuất khẩu.

Sơ đồ 2.1: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

2.1.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

 Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng.

Nhân viên xuất nhập khẩu tiếp nhận nhu cầu xuất khẩu của khách hàng Sau

đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận

và tiếp nhận bộ hồ sơ từ khách hàng bao gồm các chứng từ sau:

 Hợp đồng thuơng mại bằng tiếng anh

 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): 01 bản chính, 01 bản sao

 Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list): 01 bản chính, 01 bản sao

 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)

 Booking của hãng Hàng Không.(Lưu khoang hàng)

 Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ:

Khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên giao nhân phải kiểm tramột cách chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ Côngviệc này vô cùng quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc không hợp lệ giữa cácchứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai, và việc điều chỉnh lạichứng từ sẽ rất mất thời gian và tốn chi phí

Bộ chứng từ gọi là hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từnhư hợp đồng, bản kê chi tiết…đều thống nhất với nhau: tên, địa chỉ, số điện thoạibên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, cảng dỡ hàng,cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãnghàng không

Tiến hành kiểm tra:

 Hợp đồng: Nội dung được kiểm tra bao gồm:

- Tên người mua, địa chỉ:

- Tên người bán, địa chỉ:

- Tên hàng hóa:

- Điều kiện giao hàng

- Địa điểm xuất hàng

- Phương thức thanh toán

 Hóa đơn thương mại: Ta tiến hành kiểm tra các nội dung sau:

- Tên người nhận hàng+ Địa chỉ.

- Điều kiện giao hàng

 Bản kê chi tiết hàng hóa: Cũng cần kiểm tra các nội dung sau :

- Tên, địa chỉ người nhận hàng: Tên hàng : : Robot Parts

- Số lượng (CASES)

- Số khối (CBM)

- Tổng khối lượng hàng (kgs)

 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa:

- Kiểm tra địa tên, địa chỉ, số điện thoại của bên xuất khẩu:

- Tên hàng

- Số lượng:

 Booking của hãng Hàng Không:

- Số HAWB( House airway bill/ Vận đơn người gom hàng)

- Hãng Hàng Không

- Số hiệu chuyến bay

- Ngày khởi hành ngày

- Lộ trình

Sau khi kiểm tra toàn bộ chứng từ nhân viên chứng từ thấy rằng bộ hồ sơhoàn toàn thống nhất

 Bước 3: Làm tờ khai Hải Quan:

- Kết cấu tờ khai hải quan xuất khẩu:

Tiêu đề: TỜ KHAI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU.

Phần trên của tờ khai bao gồm:

- Góc trái trên cùng tờ khai:

Chi cục hải quan: Chi cục hải quan Hải Phòng

- Phần chính giữa trên cùng tờ khai:

Số tham chiếu:

Ngày, giờ gửi:

- Góc phải trên cùng tờ khai:

Tiêu thức 1: Người xuất khẩu: (Căn cứ vào Hợp đồng thương mại).

Tiêu chí này phải ghi đầy đủ, chính xác mã số thuế của đơn vị xuất khẩu vàocác ô vuông trống và viết theo trình tự từ trái sang phải, mỗi ô một số, dư thì đểtrống nếu thiếu ô thì ta ghi thêm ở dưới

Sau đó ghi tên, địa chỉ của công ty rõ ràng, đầy đủ và chính xác ở bên dưới

0 2 0 0 6 4 7 4 4 5

VD:CÔNG TY TNHH RORZE ROBOTECH

Km13, Đường 5, An Dương, thành phố Hải Phòng , Việt Nam

Điện thoại: (84.8) 37422411 Fax: (84.8) 37422400

Tiêu thức 2: Người nhập khẩu: (Căn cứ vào Hợp đồng thương mại).

Tiêu thức này nếu biết mã số thuế thì ghi nhưng thường là để trống

Ghi đầy đủ và chính xác tên công ty nhập khẩu, địa chỉ rõ ràng cụ thể, chính xác

VD:WINRISE ASIA LTD

RM.201, 2/F, Phase6, HongKong Spinner, Inp, BLDG, 481 Castle Peak

Tiêu thức 3: Người ủy thác:

Ở tiêu chí này nếu có hợp đồng uỷ thác thì phải ghi đầy đủ nội dung về mã sốthuế và tên, địa chỉ doanh nghiệp xuất nhập khẩu uỷ thác, nếu không thì để trống

Tiêu thức 4: Đại lý làm thủ tục hải quan

Nếu có thì phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ và mã số thuế của đại lý làm thủ tục hảiquan trong tiêu chí này Nếu không thì để trống

Trường hợp này để trống.

Tiêu thức 5: Loại hình.

Tiêu thức 6: Giấy phép (nếu có)

Nếu có thì ghi rõ số giấy phép, ngày cấp, ngày hết hạn do cơ quan có thẩmquyền cấp Trường hợp này không có

Tiêu thức 7: Hợp đồng.

Căn cứ trên hợp đồng mà khách hàng đã ký ghi số Hợp đồng, ngày kí Hợpđồng, ngày hết hạn của Hợp đồng

Ở tiêu chí này ta phải ghi rõ số hợp đồng và ngày ký kết hợp đồng là ngày nào

để công chức Hải quan xác định việc xuất hàng có đúng theo hợp đồng hay không,

và để xác định khi thanh lý tờ khai sau này

- Số :

- Ngày :

- Ngày hết hạn:

Tiêu thức 8: Hóa đơn thương mại.

Dựa vào thông tin trên Hóa đơn Thương mại ta ghi vào ô này số hoá đơn vàngày của hóa đơn

- Số:

- Ngày

Tiêu thức 9:Cảng xếp hàng:

Tiêu thức 10: Nước nhập khẩu.

Tiêu thức 11: Điều kiện giao hàng.

Căn cứ trên Hợp đồng Thương mại ghi rõ điều kiện mua bán mà hai bên đãthỏa thuận và ký kết

Điều kiện giao hàng

Tiêu thức 12: Phương thức thanh toán.

Ghi rõ phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận trên Hợp đồngthương mại

Tiêu thức 13: Đồng tiền thanh toán.

Ở tiêu chí này ta phải ghi rõ mã số của loại tiền dùng để thanh toán (nguyêntệ) đã được thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương

Tiêu thức 14: Tỷ giá tính thuế.

Tỷ giá tính thuế được áp dụng sẽ là tỷ giá liên ngân hàng vào ngày thực hiệnthủ tục Hải Quan

Tiêu thức 15: Mô tả hàng hóa.

Căn cứ vào Packing list hoặc B/L ghi đầy đủ, chính xác tiêu thức này, nếuxuất khẩu từ ba mặt hàng trở xuống, ngược lại nếu từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi: “(chi tiết hàng theo phụ lục đính kèm)”, sau đó sẽ kê khai chi tiết, cụ thể trên tờ phụlục tờ khai hàng hóa xuất khẩu theo đúng mẫu HQ - 2002/XK Phụ lục gồm haibản: Bản lưu hải quan và Bản lưu người khai hải quan, nếu 4-14 mặt hàng thì làmbản phụ lục 01, trên 14 mặt hàng thì làm thêm phụ lục 02…

Tiêu thức 16: Mã số hàng hóa.

Việc ghi mã số hàng hóa phải căn cứ vào mã số HS trong cuốn biểu thuế của

Bộ Tài chính hoặc có thể tra cứu mã số này trên trang web điện tử hải quan hoặcgọi điện thoại đến tổng đài 1080 để hỏi

Tiêu thức 20:Đơn giá nguyên tệ

Là đơn giá mà hai bên đã thoả thuận trong điều khoản giá cả của hợp đồng.Mỗi mặt hàng khác nhau sẽ có một đơn giá khác nhau

Tiêu thức 21: Trị giá nguyên tệ

Được tính theo công thức: Trị giá nguyên tệ = đơn giá nguyên tệ x lượng