thảo luận quản trị học chức năng tổ chức của quản trị

Năng lực của cấp quản trị trong một doanh nghiệp được thể hiện rõ nétnhất thông qua các quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.. Bất cứ một doanh nghiệpnào cũng phải có tổ

MỤC LỤC

Mục lục 1

Dẫn nhập 2

Vấn đề 1 Các mô hình cơ cấu tổ chức 3

1 Đặt vấn đề 3

2 Các mô hình cơ cấu tổ chức 4

2.1 Mô hình tổ chức căn bản 4

2.1.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 4

2.1.2 Cơ cấu tổ chức chức năng 5

2.1.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 6

2.1.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận 7

2.2 Mô hình theo cấp số quản trị 8

2.2.1 Mô hình phẳng 8

2.2.2 Mô hình dạng lưới 9

2.2.3 Mô hình dạng tháp 9

3 Giải quyết vấn đề 9

Vấn đề 2 Sự phân chia quyền lực trong tổ chức 11

1 Đặt vấn đề 11

2 Vấn đề phân chia quyền lực trong tổ chức 11

2.1 Các vấn đề về tập quyền 11

2.1.1 Khái niệm 11

2.1.2 Đặc điểm của tập quyền 11

2.2 Các vấn đề về phân quyền 13

2.2.1 Khái niệm 13

2.2.2 Đặc điểm của phân quyền 13

2.2.3 Ủy quyền 15

2.2.3.1 Khái niệm và phân loại 15

2.2.3.2 Nguyên tắc ủy quyền 16

2.2.3.3 Quy trình ủy quyền 17

2.2.3.4 Nghệ thuật ủy quyền 18

3 Giải quyết vấn đề 19

Vấn đề 3 Vai trò của chức năng tổ chức 22

1 Đặt vấn đề 22

2 Vai trò của chức năng tổ chức 22

3 Giải quyết vấn đề 26

Danh mục tài liệu tham khảo 30

Danh sách nhóm 31

DẪN NHẬP

Ngày nay, xu thế toàn cầu đang hướng đến việc phát triển nền kinh tế thị trường,Việt Nam cũng đang nỗ lực phát triển để hội nhập vào nền kinh tế thế giới Nhà nước đãban hành nhiều chính sách ưu đãi nhằm khuyến khích các nhà đầu tư trong nước và quốc

tế tham gia đầu tư vào nền kinh tế nước nhà, hệ quả tất yếu của chính sách này là rấtnhiều doanh nghiệp sẽ được thành lập Mặt tích cực của hệ quả này là làm cho nền kinh

tế thị trường ở Việt Nam ngày càng đa dạng, phong phú với nhiều doanh nghiệp với quy

mô lớn nhỏ, nhiều ngành nghề sản xuất kinh doanh mới được ra đời Tuy nhiên, nó cũng

có mặt hạn chế Khi nền kinh tế thị trường càng phát triển thì mức độ cạnh tranh giữa cácdoanh nghiệp với nhau ngày càng quyết liệt Theo thống kê, mỗi ngày có hàng trămdoanh nghiệp lâm vào tình trạnh phá sản, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ bãnlĩnh để tồn tại trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt này Chỉ có những doanh nghiệp

có chiến lược phát triển đúng đắn thì mới có khả năng trụ vững lâu dài Để đạt đượcthành quả đó không thể không nhắc đến vai trò quan trọng của các nhà quản trị doanhnghiệp Hoàn cảnh kinh tế đòi hỏi họ phải nâng cao nhận thức sao cho quản lý tổ chứcthật hiệu quả Năng lực của cấp quản trị trong một doanh nghiệp được thể hiện rõ nétnhất thông qua các quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát Mỗi quá trìnhđều có vai trò rất quan trọng, quyết dịnh sự tồn tại của công ty và giữa chúng có mối quan

hệ rất chặt chẽ Tổ chức là một trong các quá trình của quản trị Bất cứ một doanh nghiệpnào cũng phải có tổ chức, nó là sự liên kết nội bộ giữa các bộ phận trong công ty, làm nênmột thể thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị dễ dàng nắm bắt tình hình đểlãnh đạo và kiểm soát Trong bối cảnh kinh tế, văn hóa, xã hội ngày càng phát triển nhưhiện nay, nhà quản trị cần phải xác định việc làm thế nào để tổ chức một mô hình vừathống nhất, đem lại hiệu quả hoạt động cao và vừa phải linh động sao cho bắt kịp với xuhướng phát triển của thời đại, đặc biệt khi trình độ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tinphát triển như hiện nay Nhận thức được tầm quan trọng của chức năng quản trị tổ chứcđối với sự phát triển của một doanh nghiệp nên nhóm chúng tôi đã nghiên cứu một số vấn

đề về quá trình tổ chức sau đây

VẤN ĐỀ 1: THEO BẠN MÔ HÌNH CẤU TRÚC TỔ CHỨC NÀO NHÂN VIÊN THÍCH LÀM VIỆC NHẤT VÀ KHÔNG THÍCH LÀM VIỆC NHẤT? TẠI SAO?

1 Đặt vấn đề

Ngày nay, các doanh nghiệp muốn thành công phải đề cao giá trị nguồn nhân lực,coi trọng giá trị, khả năng của từng nhân viên Để tạo một môi trường nội bộ thuận lợicho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góptốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức thì cần phải có chức năng tổ

chức Có thể nói mục tiêu tổng quát nhất của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu

trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu mà tổ chức đã xác định

Cơ cấu tổ chức là thể hiện đồ thị về mặt cấu trúc của một tổ chức, một công cụquản trị hữu ích và là một phác thảo của kế hoạch tổ chức để phát huy hiệu quả nguồnnhân lực Mỗi mô hình tổ chức có hai chiều, một chiều thể hiện thang bậc dọc (verticalhierarchy) và một chiều thể hiện sự chuyên môn hóa theo chiều ngang (horizontalspecialization) Thang bậc dọc thiết lập chuỗi điều khiển, thể hiện ai báo cáo với ai.Chuyên môn hóa theo chiều ngang thiết lập sự phân chia lao động

Quan điểm thiết kế cơ cấu bao gồm hai quan điểm đó là truyền thống và hiện đại.Quan điểm truyền thống nhấn mạnh đến tính chính thức và hệ thống quyền lực phân biệt

rõ ràng Mô hình này hướng vào tập quyền và duy trì tuyến lãnh đạo theo cấp bậc vớinhững nguyên tắc hoạt động dựa vào thông tin chính thức Khác với quan điểm này, quanđiểm hiện đại nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống, chú trọng đếnphân quyền và phi tập trung hóa Mô hình này có cơ cấu linh hoạt theo dự án và có thểthay đổi theo sự biến động của môi trường đang hoạt động

Ta có các mô hình cấu trúc tổ chức như sau:

Sau đây, nhóm sẽ nghiên cứu từng mô hình tổ chức để đưa ra nhận định một cáchkhái quát nhất về mô hình cấu trúc làm việc mà nhân viên thích hay không thích làmviệc nhất.

2 Lý thuyết về các mô hình của cơ cấu tổ chức

2.1 Mô hình tổ chức căn bản

2.1.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Cơ cấu tổ chức trực tuyến khá phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu được ápdụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản phẩm liên tụchoặc các tổ chức bộ môn của trường đại học Ngày nay kiểu cơ cấu này vẫn còn được ápdụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô nhỏ

Đây là mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó mỗi cấp chỉ có một thủtrưởng cấp trên trực tiếp Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủyếu theo chiều dọc và công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

Với những đặc điểm trên có thể thấy được ưu điểm của mô hình tổ chức này là: Thứ nhất, đảm bảo chế độ một thủ trưởng, người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ mộtcấp trên trực tiếp Điều đó tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ trong công việc Ưuđiểm thứ 2 đó là chế độ trách nhiệm rõ ràng khi người lãnh đạo phải chịu trách nhiệmhoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền của mình

-Bên cạnh những ưu điểm đó thì mô hình cấu trúc trực tuyến cũng có một số nhượcđiểm gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp như: không chuyên môn hóa, đòi hỏi người lãnhđạo phải có kiến thức toàn diện - điều này gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc Hạnchế sử dụng chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị Việc hợp tác giữa các đơn vịthuộc các tuyến khác nhau thì phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định, chínhđiều này đã dẫn đến quản lý kiểu gia trưởng.

2.1.2 Theo chức năng

Mô hình cơ cấu theo chức năng đầu tiên được áp dụng với chế độ đốc công, sau đóphạm vi ứng dụng của nó được mở rộng ra phù hợp với khối lượng công tác quản trị ngàycàng lớn Những nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo chứcnăng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa chỉ đảmnhận thực hiện một chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rấtphức tạp Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từngười lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo của các chức năng khácnhau

Theo mô hình này các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến,

do đó mỗi người cấp dưới có thể nhận được nhiều mệnh lệnh từ nhiều cấp trên

Mô hình tổ chức này có những ưu điểm như: hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm

vụ có tính lập lại hàng ngày Phát huy cao tính chuyên môn hóa Đơn giản hóa việc đàotạo và dễ tìm nhà quản trị Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhânviên Sử dụng được các chuyên gia giỏi, thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnhđạo, giải quyết vấn đồ chuyên môn một cách thành thạo hơn đồng thời giảm bớt gánhnặng quản trị cho người lãnh đạo doanh nghiệp Không đòi hỏi nhà quản trị có kiến thứctoàn diện

Tuy nhiên mô hình này cũng có những nhược điểm là nó thường dẫn đến mâuthuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra chỉ tiêu và chiến lược Chuyên môn hóa quámức tạo ra cách nhìn hạn hẹp cho các cán bộ chức năng Chế độ trách nhiệm không rõràng dẫn đến tránh né, đỗ trách nhiệm lẫn nhau Sự phối hợp với các bộ phận khác nhaugặp khó khăn, xung đột Hay nói cách khác nhược điểm chủ yếu của mô hình cơ cấu chứcnăng là người lãnh đạo chung của doanh nghiệp phải phối hợp hoạt động của nhữngngười lãnh đạo chức năng, nhưng do khối lượng công tác quản trị lớn nên người lãnh đạochung của doanh nghiệp khó có thể phối hợp tất cả các mệnh lệnh của họ, dẫn đến tìnhtrạng thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnhlại trái ngược nhau

2.1.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Để khắc phục các nhược điểm của mô hình tổ chức trực tuyến và mô hình tổ chứcchức năng thì hiện nay mô hình trực tuyến – chức năng đã được ứng dụng rộng rãi và phổbiến cho mọi doanh nghiệp

Đặc điểm cơ bản của mô hình Trực tuyến – Chức năng là vẫn tồn tại bộ phận chứcnăng nhưng không trực tiếp chỉ đạo, chỉ tham mưu cho lãnh đạo cấp cao, tức là ngườilãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyếtđịnh, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định Người quản trị trực tuyến chịutrách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định những gì mình phụ trách Kếthợp ưu điểm cơ cấu chức năng và trực tuyến, việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đãquy định Tạo điều kiện cho các nhân tài trẻ được phát huy năng lực.

Tuy nhiên mô hình này vẫn có những điểm hạn chế như nhiều tranh chấp xảy ra,

do đó lãnh đạo phải quan tâm giải quyết Vì thế người lãnh đạo sử dụng các bộ phận thammưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó Mô hìnhnày cũng thể hiện những nhược điểm lớn đó là hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn vàvẫn có xu hướng caN thiệp của bộ phận chức năng

2.1.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Vào cuối những năm 50 một số công ty đã sử dụng cơ cấu quản lý ma trận Kiểu

tổ chức này áp dụng để thiết kế cơ cấu cho toàn bộ hệ thống cũng như để thành lập cơ cấubên trong hệ thống hoặc các bộ phận (cơ cấu ma trận cũng được áp dụng rộng rãi ở cácviện nghiên cứu và các trường đại học)

Mô hình tổ chức ma trận có đặc điểm là ngoài những người lãnh đạo theo tuyến vàcác bộ phận chức năng còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạtđộng của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó Trong cơ cấu này mỗi nhân viênhoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sảnphẩm nhất định Đồng thời mỗi nhân viên của bộ phận chức năng cũng được gắn với một

đề án hoặc sản phẩm nhất định

- Ưu điểm

 Định hướng hoạt động theo kết quả cuối cùng

 Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu

 Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ và chuyên gia

 Ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả

 Đáp ứng nhanh chóng tình hình biến động của môi trường

 Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

- Nhược điểm

 Hiện tượng song trùng lãnh đạo dễ dẫn đến sự không thống nhất lãnhđạo

 Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận

 Đòi hỏi nhà quản trị phải có uy tín và ảnh hưởng lớn

 Cơ cấu phức tạp và không bền vững

 Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định và vănhóa phù hợp

Ngoài mô hình tổ chức căn bản thì trong cơ cấu tổ chức còn có mô hình theo cấp

số quản trị, bao gồm: Mô hình phẳng, mô hình mạng lưới và mô hình hình tháp Mỗi một

mô hình đều có những ưu, nhược điểm khác nhau, mang nét đặc trưng của các doanhnghiệp trong việc cơ cấu tổ chức trong công việc Để hiểu rõ hơn về đặc điểm của môhình theo cấp số quản trị, sau đây chúng ta sẽ nghiên cứu về mô hình này

2.2 Mô hình theo cấp số quản trị

2.2.1 Mô hình phẳng

Ở mô hình này mọi nhân viên được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyếtđịnh Bên cạnh đó cũng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người tiêu dùng và thích ứngnhanh chóng sự thay đổi của môi trường, giảm sự ngăn cách giữa các nhân viên, chophép nhân viên phát triển toàn diện

2.2.2 Mô hình mạng lưới

Đặc điểm của mô hình này là mối quan hệ giữa các thành viên là bình đẳng Trong

đó cho phép liên kết, khuyến khích sự phối hợp giữa các cá nhân với cá nhân/ tổ chức và

đề cao hoạt động theo nhóm- tạo sự liên kết, thống nhất và làm việc ăn ý giữa các nhânviên trong các bộ phận hay giữa các bộ phận với nhau

họ có thể tham gia đóng góp ý kiến và hưởng những chế độ ưu đãi xứng đáng với nhữngthành quả mà họ mang lại cho doanh nghiệp Ngoài ra việc đối xử công bằng giữa cácnhân viên cũng là một trong những điều kiện mà nhân viên mong muốn ở doanh nghiệp

mà họ làm việc Chính vì vậy việc nhìn nhận mô hình nào là tối ưu đối với nhân viên sẽmang lại những hiệu quả thực tế đối với doanh nghiệp, ví dụ một doanh nghiệp có cơ cấu

tổ chức phù hợp, môi trường làm việc tốt, có những chế độ ưu đãi đối với nhân viên thì sẽtạo sự hăng say làm việc, phát huy tối đa những năng lực của họ, do đó công việc sẽ đạtđược hiệu quả cao hơn

Nhân viên làm việc ở doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức là mô hình phẳng thì sẽđược phát triển toàn diện, họ có thể phát huy toàn bộ năng lực làm việc của mình Do đócông việc sẽ đạt được hiệu quả cao hơn Không những vậy, ở mô hình làm việc này nhânviên còn được tham gia đóng góp ý kiến của mình, được khuyến khích tham gia vào quátrình ra quyết định Chính điều này đã tạo ra sự gắn kết chặt chẽ giữa doanh nghiệp, giữacông việc và nhân viên, tạo ra sự hăng say, cống hiến hết mình trong công việc Đây làmột trong những điều mà nhân viên mong muốn về môi trường làm việc của mình và môhình này đã thõa mãn điều đó Chính vì vậy, có thể nói mô hình phẳng là mô hình cấutrúc làm việc mà nhân viên thích làm việc nhất

Đối với mô hình chức năng thì công việc sẽ bị chồng chéo và không thống nhất dochế độ trách nhiệm không rõ ràng Nhân viên làm việc ở môi trường ứng dụng mô hìnhnày sẽ cảm thấy áp lực vì phải nhận mệnh lệnh từ nhiều cấp trên khác nhau, dẫn đến việckhông thống nhất trong công việc Bên cạnh đó, nhân viên trong các bộ phận khác nhau

nếu hợp tác sẽ gặp nhiều khó khăn xung đột Với nhược điểm cơ bản của kiểu cơ cấu này

là vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy do vậy cơ cấu này chỉ tồn tại trên lý thuyết màthôi Đây chính là mô hình mà nhân viên không thích làm việc nhất

Tùy vào hoàn cảnh thực tế mà doanh nghiệp chọn cho mình một cơ cấu tổ chứcthích hợp nhất để phát huy điểm mạnh của mình, mang lại hiệu quả cao trong công việc

và đạt được sự chặt chẽ, thống nhất, liền mạch trong cơ cấu tổ chức

VẤN ĐỀ 2: CÁC TÌNH HUỐNG, HOÀN CẢNH VÀ ĐIỀU KIỆN KHI NÀO NÊN TẬP QUYỀN (CENTRALIZATION) VÀ KHI NÀO NÊN PHÂN QUYỀN (DECENTRALIZATION)

1 Đặt vấn đề

Cơ cấu tổ chức là phác thảo khuôn khổ của một công ty và hướng dẫn quản lýhoạt động kinh doanh Chủ sở hữu doanh nghiệp hay nhà quản trị cấp cao thường chịutrách nhiệm cho việc tạo ra cơ cấu tổ chức của công ty họ Một trong những nhân tố ảnhhưởng đến cấu trúc tổ chức chính là mức độ tập quyền, phân quyền nhiều hay ít cho cáccấp quản trị thấp hơn Hai loại cơ cấu tổ chức được tìm thấy trong môi trường kinh doanh

là tập trung và phân cấp, mỗi cấu trúc tổ chức đều có những lợi thế và bất lợi nhất địnhcho doanh nghiệp Nên vấn đề đặt ra ở đây là trong hoàn cảnh, điều kiện nào thì nhà quảntrị nên tập quyền và khi nào thì nên phân quyền để việc sử dụng quyền hạn của mình đạthiệu quả tốt nhất

2 Sự phân chia quyền lực trong tổ chức

2.1 Các vấn đề về tập quyền

2.1.1.Khái niệm

Tập quyền (centralization) còn được gọi là nguyên tắc điều khiển thống nhất(unity of command principle hay chain of command), là phương thức tổ chức trong đómọi quyết định được tập trung vào chủ sở hữu, quản trị viên tối cao hay cấp quản trị caonhất của tổ chức

2.1.2 Đặc điểm của tập quyền

Tập quyền được thể hiện dưới dạng cấu trúc tập tổ chức tập trung, là xu hướngquyền lực tập trung vào một người hay vào các nhà quản trị cấp cao nhất mà không hayrất ít được giao phó cho cấp thấp hơn

Tất cả các quyết định quan trọng đều được thực hiện bởi nhà quản trị hàng đầu vàcác cấp quản trị chức năng tham gia vào việc triển khai thực hiện theo hướng dẫn của cấpcao nhất, tất cả các đối tượng và hành động ở cấp độ thấp hơn đều phụ thuộc vào sự chấpthuận của cấp quản trị cao nhất

Do mọi quyết định đều được thông qua bởi cấp quản trị cao nhất nên thường thì

mô hình tập trung quyền lực không có nhiều cấp quản trị, do đó có ít người quản trị

- Ưu điểm:

 Bảo đảm quyền lực thống nhất, không bị phân tán

 Do không có nhiều cấp quản trị nên giảm được các chi phí xét nghiệm,đánh giá tiêu chuẩn, phương pháp, các chi phí văn phòng, máy móc, trangthiết bị…

 Tính thống nhất trong hành động - Rõ ràng khi tập trung, quyền quyết địnhnằm trong tay của một cá nhân hoặc một trong một vài Điều này sẽ dẫnvào tính thống nhất của các hoạt động và do đó đảm bảo quyết định thốngnhất và quá trình thống nhất

 Cá nhân lãnh đạo - Centralization khuyến khích lãnh đạo cá nhân Sự ra đờicủa lãnh đạo cá nhân tạo điều kiện cho hành động nhanh chóng, tiếp thị tíchcực và đạt được mục tiêu nhanh chóng hơn

 Không trùng lặp công việc: tính thống nhất trong các hoạt động và chuyênmôn đã giúp cho việc không bị nhân bản công việc Nên vấn đề thêm laođộng và thêm chi phí liên quan đến việc sao chép là có thể tránh được vànền kinh tế được đảm bảo

 Nhanh chóng quyết định: khi có những cơ hội tốt nhưng lại hiếm hoi thìcần phải được nắm bắt kịp lúc và tổ chức tập trung quyền lực giúp cho nhàquản trị có thể đưa ra quyết định một cách nhanh chóng

 Kiểm soát hiệu quả : tính đồng nhất trong hoạt động, chuyên môn và tiêuchuẩn hóa tạo điều kiện cho việc giám sát, kiếm soát có hiệu quả hơn

- Nhược điểm:

 Tập quyền dễ dẫn đến sự chuyên chế, duy ý chí và độc tài của cấp quả trịcao nhất , dễ lạm dụng quyền lực và có thể bị những tác động tiêu cực dẫnđến tình trạng quan liêu.

 Tập quyền quá cao sẽ làm giảm chất lượng của các quyết định mang tínhchiến lược khi các nhà quản trị cấp cao bị sa lầy trong các quyết định tácnghiệp Sự ôm đồm của họ đã gạt bỏ các cấp quản trị thấp hơn ra khỏiquyết định và như vậy làm giảm sự quan tâm, tính tích cực và khả năngsáng tạo của họ

 Nhân viên sẽ ít có động lực làm việc cho tổ chức vì họ không có cơ hội đểchia sẻ ý tưởng của họ về việc làm thế nào để cải thiện tổ chức

 Các chủ doanh nghiệp nên cẩn thận xem xét loại hình cơ cấu tổ chức để sử dụngtrong công ty của họ Các tổ chức nhỏ thường được hưởng lợi từ cấu trúc tổ chức tậptrung bởi vì chủ sở hữu thường đi đầu trong hoạt động kinh doanh, tập trung quyền lựcgiúp người quản trị có thể giám sát và kiểm soát chặt chẽ cấp dưới, các quyết định đượcđưa ra và tổ chức thực hiện nhanh chóng Tổ chức lớn hơn thường đòi hỏi một cấu trúcphân cấp nhiều hơn kể từ khi công ty đó có thể có một vài ban hoặc phòng ban Các chủdoanh nghiệp có thể cần phải xem xét thay đổi cơ cấu tổ chức tùy thuộc vào sự tăngtrưởng và mở rộng hoạt động kinh doanh

2.2 Các vấn đề về phân quyền

2.2.1 Khái niệm

Phân quyền (decentralization) là xu hướng phân tán quyền quyết định cho nhữngcấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc Phân tán quyền lực đòi hỏi các nhà quản trịphải quyết định khi nào và quyền gì sẽ được uỷ quyền cho cấp dưới, lựa chọn và huấnluyện người được uỷ quyền, thiết lập quy chế kiểm tra thích hợp Nó là một quá trình màtheo đó trách nhiệm cụ thể được giao cho cấp dưới và được kiểm tra, giám sát bởi cấpquản trị cao hơn

2.2.2 Đặc điểm của phân quyền

Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triểnnhất định làm cho một người hay một cấp quản trị không thể đảm đương được mọi côngviệc quản trị Đây được xem là cơ cấu tổ chức quản trị hiện đại Tổ chức phân cấp dựavào một môi trường đồng đội ở các cấp độ khác nhau trong kinh doanh, là một hệ thốngtrong đó mỗi quản trị viên có quyền tự chủ về quyết định kinh doanh và hoạt động kinh

doanh với các cấp khác Họ có thể giao quyền hành, trao bớt trách nhiệm và công việccho người khác mà vẫn còn trách nhiệm về những công việc đã san sẻ.

Phân quyền làm cho quyết định mau lẹ hơn ở các cấp Nhờ có phân quyền mà cácquản trị viên cao cấp có nhiều thì giờ nghiên cứu kế hoạch, mục đích hay chính sách của

tổ chức Phân quyền kích thích và động viên tinh thần nhân viên khiến công tác của họmang lại nhiều hiệu qủa hơn Điều quan trọng hơn cả là các quản trị viên sẽ ứng phó với

những thay đổi của môi trường nhanh chóng hơn Trong nguyên tắc phân quyền, yếu tố

chính để thành công và nhịp nhàng tiến lui trong mọi công tác là sự phối hợp chặt chẽ(coordination) giữa các khâu việc, ban ngành, và nhân sự các cấp

Dencentralization

- Ưu điểm:

 Tránh được sự chuyên quyền, độc tài trong thực hiện quyền lực, quyền hạn

 Đưa tổ chức lên một bước mới trong quản lý

 Phân phối gánh nặng điều hành: thiết lập cơ cấu tổ chức phân cấp tạo cơhội để nhà quản trị chia sẻ gánh nặng của mình với người khác ở mức độthấp hơn trong quá trình ra quyết định và quan trọng hơn là cần sự quantâm của mình Tạo ra bầu không khí thân mật và hiểu nhau nhiều hơn, pháttriển tinh thần đồng đội của những người đang làm việc cho tổ chức

 Tiết kiệm thời gian: nếu như ở tập quyền thì mọi quyết định đều do câpquản trị cao nhất quyết định thì ở đây, khi mà quyền quyết định đã đượcphân tán cho các cấp quản trị thấp hơn thì việc quyết định những công việcthuộc thẩm quyền của các cấp quản trị chức năng sẽ nhanh hơn, giảm bớt

sự ôm đồm công việc của cấp quản trị cấp cao

 Giúp nhân viên phát triển khả năng quyết định, nắm vững thời cơ và nhất làgiúp họ sẵn sàng cho những công tác lớn hơn hay chức vụ cao hơn

 Tạo bầu khí tranh đua lành mạnh để thăng tiến tay nghề.

 Một trong những phương pháp động viên nhân viên rất hữu hiệu là cho họnhận ra vai trò quan trọng của chính mình trong đội ngũ

 Hiệu quả lớn hơn: khi quyền quyết định được trao cho các cấp quản trị thấphơn cũng đồng nghĩa với việc họ phải có trách nhiệm hơn với những quyếtđịnh của mình được đưa ra, quan tâm, thận trọng và tiếp cận nhiệt tình vớicông việc để đảm bảo hiệu quả đầu ra

 Nhanh chóng quyết định hơn

- Nhược điểm:

 Dễ dẫn tới sự tranh chấp, kìm hãm lẫn nhau

 Giảm sự đồng bộ, thống nhất và gắn kết giữa các bộ phận trong tổ chức

 Chi phí đào tạo nhân viên cao

 Đòi hỏi những hoạch định và báo cáo tinh vi và chuyên môn

 Việc phân chia quyền hành thường bị trở ngại do việc ngại ngùng ủy tháccủa những quản trị viên cao cấp, một phần họ không muốn mất quyền hànhtuyệt đối, phần khác họ không muốn nhận trách nhiệm của công việc bị bếtắc, trở ngại, hay thất bại do nhân viên dưới quyền gây ra

2.2.3 Ủy quyền

2.2.3.1 Khái niệm và phân loại

Dù ở đâu, bất cứ tổ chức nào trong quản trị cũng cần phải có ủy quyền, bởi ngườilãnh đạo không ai có thể tự làm hết mọi việc Nhưng ngược lại, giao phó hết quyền hạncho người khác thì nhà quản trị không còn quyền lực nữa Như vậy, cần hiểu ủy quyềnnhư thế nào cho đúng và làm gì đề ủy quyền có hiệu quả?

Ủy quyền là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hành của nhà quản trị cấp cao chonhà quản trị cấp dưới

Ủy quyền là hình thức hoạt động cụ thể của phân quyền Trong ủy quyền người tachia làm 2 loại là trao quyển và ủy thác công việc

- Trao quyền (authorization): là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một sốquyền hạn nhất định để họ tự ra quyết định thực hiện một số công việc và tự chịu tráchnhiệm toàn bộ về quyết định của mình