Áp dụng 5s trong tổ chức sắp xếp văn phòng tại công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng kim lộc phát

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BÀI TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG Đề tài: Áp Dụng 5s Trong Tổ Chức Sắp Xếp Văn Phòng Tại Công Ty Cp Xây Dựng Thương Mại Dịch Vụ Nhà Hàng Kim Lộc Phát (Địa chỉ: 134 Đường số 7, Phường Bình Trị Đơng B, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam) Nha Trang, tháng 01 năm 2021 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC 1.1 Mục đích 1.2 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc 1.2.1 Đáp ứng nhu cầu sử dụng .3 1.2.2 Phù hợp với mối tương quan luồng công việc, người làm việc thiết bị làm việc 1.2.3 Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng 1.3 Các yếu tố tác động đến suất lao động 1.3.1 Khơng khí 1.3.2 Nhiệt độ 1.3.3 Âm 1.3.4 Màu sắc 1.3.5 Ánh sáng 1.3.6 Tiện nghi vệ sinh 1.3.7 Tư thao tác lao động 1.4 Khơng gian mở văn phịng 1.4.1 Hạn chế việc sử dụng phòng riêng 1.4.2 Không gian mở với văn phòng sử dụng vách ngăn 1.5 Áp dụng tiêu chuẩn 5S đặt bố trí văn phịng 1.5.1 Seri (Sàng lọc): Loại bỏ thứ không cần thiết 1.5.2 Seiton (Sắp xếp): Đặt thứ chỗ cho thuận lợi sử dụng .8 1.5.3 Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh nơi làm việc 1.5.4 Seiketsu (Săn sóc): Duy trì vệ sinh mức độ cao 1.5.5 Shiketsuke (Sẵn sàng): Thực S cách tự giác mà khơng cần phải nhắc nhở hay lệnh CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NHÀ HÀNG KIM LỘC PHÁT 10 2.1.Giới thiệu công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát 10 2.1.1 Giới thiệu 10 2.1.2 Cơ cấu máy tổ chức Công ty 11 2.1.3 Các sản phẩm .12 2.2 Công tác tổ chức xếp nơi làm việc công ty Kim Lộc Phát 12 2.2.1 Mục đích việc đưa 5S vào chương trình quản lý:… 12 2.2.2 Nguyên nhân công ty thực 5S:… 13 2.2.3 Lợi ích 5S cơng ty:… 13 2.2.4 Các bước áp dụng cụ thể 5S vào công ty:… .15 2.3 Kết luận 19 CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC 1.1 Mục đích Không gian làm việc nơi diễn nhiều hoạt động khác từ hoạt động trí óc, hoạt động thể chất chí nghỉ ngơi Chính việc tổ chức, xếp không gian làm việc hợp lý giúp mang lại hiệu cao, khả sáng tạo tập trung tốt Tổ chức phòng làm việc vấn đề phức tạp Nó kết hợp nhiều yếu tố thuộc lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác chọn màu sắc, ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí… Trong việc tổ chức phịng làm việc phịng làm việc thư ký quan tâm Bởi thể mặt doanh nghiệp người thư ký người đại diện doanh nghiệp Sự gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hồ, bố trí phương tiện hợp lí, sẽ, dẽ làm cho khách có tình cảm tốt đẹp doanh nghiệp thân người thư ký Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ mục đích định Tuỳ theo nội dung, tính chất cơng việc hồn cảnh cụ thể doanh nghiệp mà mục đích hay mục đích khác nhấn mạnh, nói chung phải xuất phát từ mục đích chủ yếu đây: • Tạo mơi trường thích hợp cho cơng việc giám đốc thư ký Từ môi trường làm việc thích hợp đó, người giám đốc người thư ký phát huy khả lao động, hồn thiện cơng việc cách suất, chất lượng • Tạo tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách doanh nghiệp có hiệu • Tạo yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính, sở thích, hồn cảnh xuất thân người thư ký để nâng cao suất lao động yêu thích nơi làm việc • Bảo đảm ngun tắc định để giữ gìn bí mật văn bản, giấy tờ tài liệu, phương tiện khác 1.2 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc 1.2.1 Đáp ứng nhu cầu sử dụng Trước bố trí văn phịng hay cần thay đổi cách bố trí đại, người quản lí cần biết rõ nhu cầu sử dụng mặt bằng, máy móc thiết bị văn phịng Khơng có quy định cụ thể diện tích sử dụng dành cho cá nhân, thơng thường vị trí quản lí, người có chức vụ thường bố trí mặt rộng hơn, tuỳ vào diện tích mặt chung mà cơng ty có Vị trí văn phịng chọn tuỳ theo chức cơng việc Chẳng hạn, văn phịng cung tiêu nên bố trí gần xưởng kho để phục vụ sản xuất Các phịng có chức tiếp xúc nhiều với khách hàng nên xếp phía trước gần cổng… Việc cung cấp máy móc, thiết bị cần phù hợp với tính chất cơng việc số người thực công việc 1.2.2 Phù hợp với mối tương quan luồng công việc, người làm việc thiết bị làm việc Trong cơng việc văn phịng xếp, bố trí phải theo hướng hạn chế di chuyển không cần thiết, công việc theo đường thẳng, tránh xuyên ngang theo đường vòng Nhờ vào lưu đồ quy trình nghiệp vụ, người quản trị có cách thức bố trí, xếp phịng làm việc thích hợp với luồng cơng việc, cách nghiên cứu khoảng cách di chuyển chỗ làm việc nhân viên đến chỗ làm việc lãnh đạo, vị trí bàn vi tính so với máy in hay khoảng cách từ bàn nhân viên đến tủ hồ sơ, Những phận thực cơng việc có liên quan nên bố trí gần Khi bố trí văn phịng cần lưu ý lối hiểm trường hợp cấp bách ngăn ngừa nguy 1.2.3 Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng Khi lựa chọn bàn ghế, người quản trị cần ý tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí cơng việc Loại ghế sử dụng cho văn phịng thường loại điều chỉnh độ cao, có tựa lưng dễ dàng xoay chuyển cần thiết Nói chung, cách lựa chọn xếp bàn ghế không ảnh hưởng suất làm việc mà đến sức khoẻ an toàn nhân viên 1.3 Các yếu tố tác động dến suất lao động Ai biết 24 số giành cho việc nghỉ ngơi ăn uống, làm việc giờ/ngày sống nơi làm việc thời gian kể dài Nếu nhân viên có đủ khoan khối hứng thú cơng việc, suất lao động cao Do đó, hoạt động văn phòng cần tạo điều kiện lao động để tăng suất, hào hứng an toàn, giữ gìn khả cơng tác lâu dài Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày người ta trọng đến tạo hoàn cành thuận tiện cho nhân viên làm việc nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng đến người hai phương diện tâm lý sinh lý • Ảnh hưởng sinh lý: Nếu người tiếp xúc với mơi trường thuận tiện người khoẻ mạnh bệnh tật; ngược lại người tiếp xúc thường xuyên với môi trường bất tiện nóng nực, ồn ào, chói mắt, độc hại, ẩm ướt, bụi bặm, cịn người phát bệnh, ảnh hworng đến sức cơng tác • Ảnh hưởng tâm lý: Khi làm việc môi trường thuận tiện, mát mẻ, sẻ, người cảm thấy phấn chấn hẳn lên làm việc hăng say 1.3.1 Khơng khí Khơng khí phịng làm việc quan trọng Để đảm bảo yếu tố phịng làm việc phải rộng, khơng khí phịng phải lưu thơng Người ta tính rằng, làm việc phòng, người cần 7m3 khơng khí 1.3.2 Nhiệt độ Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khoẻ người • Ở nhiệt độ thấp, phần lớn lượng thể bị tiêu phí để chống lạnh Khi nhiệt độ bên ngồi hạ xuống hoạt động trao đổi nhiệt độ điều hoà nhiệt thể tăng lên, hao tổn lực tăng lên, khả ý người giảm nhanh, dẫn đến giảm suất lao động • Ở nhiệt độ cao, thể phải thêm lượng để giữ cho nhiệt độ thể bình thường Điều làm cho hơ hấp tăng nhanh, mồ hôi tiết nhiều làm giảm lượng muối thể, dẫn đến uể oải, tác động chậm lại, kết lao động giảm xuống Để có nhiệt độ bình thường, phải có thiết bị phù hợp với thời tiết mùa: • Mùa đơng phải có thiết bị sưởi ấm • Mùa hè phải có hệ thống thơng gió, quạt điện, máy điều hồ nhiệt độ Ngoài phải sử dụng hợp lý hài hoà màu sắc tường, màu sơn cửa sổ, quần áo thích hợp cho loại thời tiết có chế độ nghỉ ngơi phù hợp Nhiệt độ thích hợp với thể người khoảng 18-24 độ C, để theo dõi nhiệt độ phòng dùng nhiệt kế để bàn tay treo tường 1.3.3 Âm Âm ảnh hưởng đến thần kinh người suất lao động • Âm nhạc ảnh hưởng tốt đến thần kinh người, số nhạc làm giảm căng thẳng thần kinh, tăng tư • Trong khung cảnh ồn ào, người bị đãng trí Nếu tiếng động lớn liên tục gây tình trạng rối loạn thần kinh Để tiếng động, người ta dùng đơn vị deciben, cường độ mạnh số deciben lớn Văn phòng trung bình có mức ồn từ 45-50 deciben Độ ồn 90 deciben gây thương tổn cho thính giác lâu dần ảnh hưởng đến sức khoẻ thần kinh Một số biện pháp làm giảm độ ồn sử dụng vật liệu cách âm thẩm ẩm (trần, tường, ngăn, kính cửa, ); kiểm soát âm thiết bị gây ồn (máy in phun, máy photocopy) cách đặt chúng vị trí thích hợp điều chỉnh âm (máy điện thoại) 1.3.4 Màu sắc Màu sắc tác động đến tâm lý người, ảnh hưởng đến suất lao động Màu sắc chia thành loại chính: • Các màu nóng màu hồng, đỏ, da cam, vàng độ đậm nhạt chúng thúc đẩy hoạt động, ủng hộ nâng cao suất lao động lập tức, khoảng thời gian ngắn Những người trẻ tuổi phụ nữ ưa thích màu • Các màu lạnh màu xanh nước biển, xanh cây, màu xám độ đậm nhạt chúng giúp vào việc tập trung tinh thần, giữ vững ổn định suất lao động Màu sắc chọn lọc thích hợp làm tăng cường độ sáng phịng làm việc biến đổi cảm giác không gian Các màu nóng có cảm giác làm nhỏ khơng gian Các màu lạnh có cảm giác làm lớn khơng gian Các phòng lớn, trần nhà cao thể gây cảm giác hạ thấp xuống cách sơn trần nhà với màu nóng 1.3.5 Ánh sáng Ánh sáng phải đủ để làm việc không ảnh hưởng đến thị lực Tránh để đèn gần ánh sáng chiếu loé, nên tận dụng ánh sáng tự nhiên 1.3.6 Tiện nghi vệ sinh Khoảng 1/3 thời gian ngày nhà quản trị nhân viên văn phòng sống nơi làm việc Vì người cảm thấy dễ chịu yêu mến nơi làm việc suấ lao động tăng lên rõ rệt Một điều kiện để bảo đảm cho người thoải mái việc bố trí tiện nghi vệ sinh thích hợp, thuận tiện, khơng gây phiền phức, khó chịu 1.3.7 Tư thao tác lao động Trong lao động người văn phịng, thường có độc tác thừa, bỏ độc tác đó, tăng tốc độ với động tác cần thiết tiết kiệm thời gian lượng hao phí lao động Các cơng trình nghiên cứu đưa u cầu để cải tiến tư thao tác lao động sau: • Thay đổi tư • Tốc độ thao tác • Tính nhịp nhàng thao tác • Việc sử dụng đồng thời hai tay • Tầm với hoạt động thao tác phù hợp với góc độ thể chất • Giải lao ăn uống bổ sung • Điều chỉnh hoạt động cơng việc khơng có kết • Phân bố cơng việc • Sắp xếp trật tự kết thúc công việc 1.4 Khơng gian mở văn phịng 1.4.1 Hạn chế việc sử dụng phịng riêng Ngày nay, bố trí văn phòng xu hướng chung hạn chế việc sử dụng phịng riêng cho phận hành Ngun nhân việc sử dụng phịng riêng làm tăng chi phí mặt bằng, điện, nước; chiếm nhiều diện tích; khơng linh hoạt công việc thay đổi công việc điều quan trọng khơng gian đóng làm trì trệ luồng cơng việc khó kiểm tra Tuy nhiên, thơng thường cơng ty có có số phòng riêng, thường phòng dành cho lãnh đạo, cho phận làm việc cần tâp trung sáng tạo cho công việc cần bảo mật 1.4.2 Khơng gian mở với văn phịng sử dụng vách ngăn Mơi trường làm việc cơng sở có tác động ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc tinh thần làm việc nhóm Vì vậy, quản trị văn phịng ln hướng tới khơng gian mở mà có người máy móc ln gắn kết với cách dễ dàng, hồn tồn khơng có cách biệt, ngăn cách Mỗi khơng gian đảm bảo riêng tư tăng tính độc lập không tách biệt Một không gian văn phịng thống đãng, gọn gàng ln gây thiện cảm với người tạo hiệu cao cho công việc Thơng thống văn phịng quan trọng mật độ người ngồi làm việc thường lớn Mật độ tiêu chuẩn nên nằm khoảng từ 0,8 đến 1,2m2 / người Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức vụ người để bố trí cho họ giao tiếp với thuận tiện Khi trang trí nội thất cho văn phịng, dựa theo tính chất cơng ty phong cách thiết kế cho phù hợp Chẳng hạn, công ty mang tính chất sang trọng phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều vật liệu gỗ, thảm Nội thất văn phòng phải ưu tiên cho hiệu lao động Hệ thống ánh sáng, thiết bị cá nhân nhân viên phải bố trí cho diện tích sử dụng hiệu mà tạo ngăn nắp Bàn làm việc nhân viên vách ngăn cao vừa tầm, đủ lượng ánh sáng làm việc Để tiết kiệm điện thơng thường màu sắc văn phịng màu sáng khơng q chói 1.5 Áp dụng tiêu chuẩn 5S dặt bố trí văn phịng 1.5.1 Seri (Sàng lọc): Loại bỏ thứ không cần thiết Sàng lọc nghệ thuật biết loại bỏ Vận dụng 5S để phân biệt thứ thiết yếu thứ không cần thiết để làm cho môi trường làm việc trở nên gọn gàng Trước hết quan sát kĩ nơi làm việc vài đồng nghiệp phát loại bỏ thứ khơng cần thiết Nếu khơng tự định đề thời hạn xử lý Chú ý: • Khi sàng lọc, khơng qn ngăn tủ • Khi huỷ thứ thuộc tài sản cơng ty nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết 1.5.2 Seiton (Sắp xếp): Đặt thứ chỗ cho thuận lợi sử dụng Sắp xếp đặt thứ ngăn nắp, theo trật tự để tìm thấy dễ dàng nhanh chóng Khi xếp đồ có tần suất sử dụng cao ta nên để gần tầm với Do vậy, hàng ngày cần xếp lại đồ dùng, tài liệu cho khơng thời gian tìm kiếm Điều quan trọng tạo hệ thống thông tin hiệu không bỏ qua điều kiện an tồn chất lượng Như cần phải bố trí, đặt vật theo chức sử dụng Nên dùng màu sắc để phân biệt mang lại nhận diện tức thời Tài liệu hồ sơ nên ln ln đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau lưu trữ nên đặt tập hồ sơ Mỗi hồ sơ cần nhãn dán, kí hiệu để nhanh chóng nhận diện cần thiết Cần thống với đồng nghiệp vị trí vật dụng để họ tự sử dụng mà không cần hỏi Hãy ghi ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để người biết để lưu giữ Hãy áp dụng nguyên tắc để rõ nơi đặt bình cứu hoả dẫn cần thiết khác Chú ý: • Mục đích Seiton - Sắp xếp làm cho nơi làm việc bạn an toàn, hiệu làm việc • Nếu có tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu tối đa lưu giữ vật liệu tài liệu tốt 1.5.3 Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh nơi làm việc Sạch nghĩa môi trường làm việc phải vệ sinh Một thứ xếp đặt theo trật tự cần phải trì nơi làm việc ln Cần phải quét dọn rác, bụi bẩn, lau sàn máy móc thiết bị việc giúp ta kiểm tra trạng thái hoạt động chúng, phát sớm chi tiết hoạt động bất thường Mặt khác, môi trường làm việc đảm bảo nâng cao chất lượng, độ xác cơng việc Như vậy, Seiso phải thực hàng ngày suốt ngày Nên dành ba phút ngày để làm Seiso Mỗi người đểu phải có trách nhiệm mơi trường xung quanh nơi làm việc Hãy tạo thói quen sẽ, khơng vứt rác bừa bãi Bộ phận làm vệ sinh chịu trách nhiêhm khu vực chung Ngoài ba phút hàng ngày cho Seiso, có thói quen làm Seiso tuần, tháng Cái lợi Seiso mang lại lớn nhiều lần so với thời gian bỏ 1.5.4 Seiketsu (Săn sóc): Duy trì vệ sinh mức dộ cao Săn sóc nghĩa giữ gìn nơi làm việc nơi ngăn nắp Khi loại bỏ thứ vơ ích, xếp dọn dẹp vị trí làm việc cần phát triển cơng việc thành thói quen thường xun Để trì nề nếp cần có số hiệu, biểu bảng cách sinh động để nhắc nhở người Để khơng lãng phí nổ lực bỏ ra, không nên dừng lại sau thực 3S nói Hãy tạo hệ thống nhằm trì ngăn nắp nơi làm việc cần có lịch làm vệ sinh, phát động phong trào thi đua phòng ban, phân xưởng để người tích cực tham gia thực 5S Chú ý: • Cần rõ tên người chịu trách nhiệm nơi làm việc hay máy móc • Kiểm tra đánh giá thườg xuyên thành viên tổ (nhóm, đội) 5S đơn vị thực • Đừng chỗ chưa tốt để phê bình mà phải ý tìm hay, tốt để khen thưởng động viên 1.5.5 Shiketsuke (Sẵn sàng): Thực S cách tự giác mà không cần phải có dó nhắc nhở hay lệnh Sẵn sàng nghĩa trì nội dung quy định cách chặt chẽ Mục tiêu trì nội dung, quy chế để hệ thống 5S người tơn trọng, tránh trở lại tình trạng bề bộn, thiếu ngăn nắp Những điều quy định cần người thực cách nghiêm túc theo phân cấp: Ai làm? Làm việc gì? Thời gian cần tiến hành công việc? Phân định trách nhiệm phải rõ ràng cụ thể Cần phải làm cho người thực 4S cách tự giác thói quen hay lẽ sống Khơng có cách thúc ép thực 5S thường xuyên thực hành mà người yêu 5S Cần tạo bầu khơng khí lành mạnh để người thấy thiếu 5S Muốn cần phải xem nơi làm việc nhà thứ hai người, nhận thức công ty nơi tạo thu nhập cho thân gia đình Hãy cố gắng làm cho nơi làm việc sẽ, thoải mái dễ chịu nhà CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NHÀ HÀNG KIM LỘC PHÁT 2.1 Giới thiệu công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát 2.1.1 Giới thiệu SỨ MỆNH: Chúng phân phối loại hải sản, thực phẩm thiết yếu hàng ngày để :  Giúp người nông dân ngư dân làm giàu chân sản phẩm nông nghiệp  Giúp người tiêu dùng yên tâm dùng nguồn hải sản thực phẩm hàng ngày Giúp thành viên làm việc đam mê trưởng thành ngày GIÁ TRỊ CỐT LÕI:  Luôn tiên phong chất lượng sản phẩm so với doanh nghiệp ngành  Mọi nhân viên phục vụ khách hàng trái tim lòng trung thực • • • • • • • • • • • • Tên quốc tế: KIM LOC PHAT RESTAURANT SERVICE TRADING CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: KIM LOC PHAT RESTAURANT SERVICE TRADING CONSTRUCTION JSC Loại hình: Công ty cổ phần Nghành nghề: Nhà hàng dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động Thành lập: 29/01/2018 Trụ sở chính: 134 Đường số 7, Phường Bình Trị Đơng B, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Khu vực hoạt động: thành phố Hồ Chí Minh Đơng Nam Bộ Đại diện pháp luật: Bùi Quang Thành Dịch vụ: nhà hàng hải sản, bán sỉ & lẻ hải sản loại thực phẩm Số nhân viên: 30 người Khẩu hiệu: Sự lựa chọn hoàn hảo người yêu hải sản sống Websize: https://hosocongty.vn/cong-ty-cp-xay-dung-thuong-mai-dich-vu-nhahang-kim-loc-phat-com-1733255.htm 10 Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát đại lý lớn thành phố Hồ Chí Minh, chuyên cung cấp nhà hàng hải sản, bán sỉ & lẻ hải sản loại thực phẩm thành phố Hồ Chí Minh Là Doanh Nghiệp có thời gian hoạt động phát triển Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát nhà đại lý dịch vụ nhà hàng nghành thương mại thành phố Hồ Chí Minh chiếm khoảng 20% thị trường nhà hàng hải sản 40% bán sỉ & lẻ hải sản loại thực phẩm Ngoài việc phân phối thành phố Hồ Chí Minh với 40 điểm, cơng ty cịn cung cấp cho nhà hàng đại lý nhỏ khác khắp thành phố Hồ Chí Minh, Đơng Nam Bộ… Sau năm hoạt động, công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát có cơng ty riêng cho mình, nhà hàng Hải Sản, số nơi bán sỉ & lẻ hải sản loại thực phẩm khắp thành phố Hồ Chí Minh 2.1.2 Cơ cấu máy tổ chức Sơ đồ tổ chức công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát thể cách chuyên nghiệp phân bổ phòng ban cách khoa học hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm thành viên phịng ban cơng ty Sơ dồ tổ chức giúp cho hoạt động cách hiệu nhất, giúp phòng ban phối hợp chặt chẽ để tạo nên công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát vững mạnh Sơ đồ cấu máy tổ chức Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát 11 2.1.3 Các sản phẩm: Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát có mặt hàng với ngành hàng như: Nhà hàng Hải Sản : • Phục vụ ăn hải sản tươi sống nhà hàng • Giao hải sản tươi sống, chế biến sẵn nhà cho quý khách • Bán sỉ & lẻ hải sản loại thực phẩm : • Bao gồm loại hải sản sống hải sản cấp đơng cịn tươi sống, khơng chứa chất bảo quản, phân urê • Chế biến hải sản, ăn truyền thống gia đình với tất nguyên vật liệu đảm bảo an tồn vệ sinh thực phẩm khơng hóa chất bảo quản Tất ăn đầu bếp có nhiều năm kinh nghiệm thực nhằm đáp ứng nhu cầu thưởng thức ăn ngon cho tất khách hàng • Các loại rau củ an tồn thu mua từ hộ nơng dân uy tín, nhà cung cấp thực phẩm kiểm duyệt Sản phẩm đảm bảo an tồn cho người sử dụng • Các Loại Trái Cây thu mua tận nhà vườn uy tín chín tự nhiên 2.2 Cơng tác tổ chức xếp nơi làm việc Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát 2.2.1 Mục đích việc đưa 5S vào chương trình quản lý: 5S phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến mơi trường làm việc, chương trình hoạt động thường trực doanh nghiệp đơn vị hành 5S phương pháp cải tiến đơn giản lại hiệu thực tế Từ văn phòng, nhà kho đại lý, hay nhà hàng hải sản bán sỉ & lẻ hải sản loại thực phẩm Nơi có hoạt động nơi cần xếp, cần phân loại, cần Khơng có hoạt động 5S khơng thể bàn đến việc quản lý cải tiến 5S ngăn chặn xuống cấp cơng ty, tạo thơng thống cho nơi làm việc, đỡ thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ tránh nhầm lẫn Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có suất cao tránh sai sót Các thiết bị sản xuất hoạt động môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an tồn Chính vậy, công ty Cổ phần xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát áp dụng 5S vào cơng ty 12 2.2.2 Ngun nhân cơng ty thực 5S: Khi công ty vào hoạt động việc bố trí tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic, giữ lại tất thứ cần thiết không cần thiết Kết có tay kho thứ khơng sử dụng được.Tại khơng sử dụng được? • Thứ khơng ngăn nắp: Vì q nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, khơng biết có gì, cần tìm khơng mà tìm, phải mua dù có sẵn Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa khơng có tác dụng • Thứ hai không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại thứ sử dụng không sử dụng được, thứ sử dụng khơng sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm thời gian tìm kiếm • Mơi trường làm việc bề bộn, khơng vệ sinh tạo thành thói quen, khơng quan tâm, làm có đồn kiểm tra • Có tổ chức tốt sản xuất sản phẩm tốt ổn định, với tình hình nay, muốn tồn phải thực 2.2.3 Lợi ích 5S công ty: Lý mà công ty cổ phần xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát tham gia thực 5S: – 5S trình liên tục, lâu dài nên khơng thể nói “thực xong” qua trình thực hiện, doanh nghiệp thu số kết sau: 13 – 5S áp dụng loại hình tổ chức qui mơ doanh nghiệp – 5S áp dụng doanh nghiệp lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ – Triết lý 5S đơn giản, khơng địi hỏi phải biết thuật ngữ khó – Bản chất người thích sẽ, thoải mái ngăn nắp nơi làm việc – Xây dựng môi trường sẽ, ngăn nắp – Tăng cường phát huy sáng kiến – Nâng cao ý thức kỹ luật quan – Xây dựng hình ảnh tổ chức/ doanh nghiệp, đem lại hội kinh doanh – Những vật dụng thừa loại bỏ – Mặt kho bãi hợp lý hoá, giải nhu cầu xuất nhập – Nhân viên có ý thức thực công việc – Tạo vệ sinh, ngăn nắp nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước phải tìm kiếm, chất lượng cơng việc tăng Tuy nhiên số vấn đề công ty thường gặp cần phải khắc phục: – Có nhiều thứ không cần thiết chúng không xếp gọn gàng – Di chuyển đồ vật nhiều thời gian ảnh hưởng đến hoạt động khác, khơng có dấu hiệu nhận biết rõ ràng khu vực làm việc – Lãng phí thời gian, cơng sức phần lớn công việc – Tồn nhiều sai sót cơng việc – Nhiều cơng việc phải làm lại, giao hàng chậm trễ phải làm nhiều – Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm nhiều nhiều thời gian xếp dỡ – Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ khơng, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao – Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động – Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, cố xảy – Những nơi cơng cộng (phịng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh …) không – Tinh thần làm việc công nhân – Người lao động không tự hào công ty công việc Mục tiêu chương trình 5S: – Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho người nơi làm việc – Xây dựng tinh thần đồng đội người – Phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế – Xây dựng sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến Bốn yếu tố để thực thành công 5S: • Lãnh đạo ln cam kết hỗ trợ: Điều kiện tiên cho thành công thực 5S hiểu biết ủng hộ lãnh đạo việc hình thành nhóm cơng tác đạo thực 14 • Bắt đầu đào tạo: Đào tạo cho người nhận thức ý nghĩa 5S, cung cấp cho họ phương pháp thực khởi nguồn chương trình Khi có nhận thức có phương tiện người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S • Mọi người tự nguyện tham gia: Bí thành cơng thực 5S tạo mơi trường khuyến khích tham gia người • d Lặp lại vịng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực chương trình 5S lặp lại không ngừng hoạt động nhằm trì cải tiến cơng tác quản lý 2.2.4 Các bước áp dụng cụ thể 5S vào công ty: STT Nội dung Sơ đồ vị trí khu vực làm việc nhân viên, sếp, khu vực lối chung Qui định xếp liệu máy tính Cách thức xếp Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho thành viên tổ Đào tạoPhân bổ vị trí số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, VPP phục vụ cho công tác đào tạo… Qui định loại liệu lưu trữ ổ cá nhân (ổ H) loại liệu lưu trữ ổ chung Sắp xếp theo dạng thư mục, tên folder thể nội dung bên Bàn làm việc cá nhân phải xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày bàn làm việc phải để nơi qui định sau chiều tan ca 1.Đang giải quyết: Qui định Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng cơng việc xếp hồ thời gian sơ tài liệu : Có dán nhãn hồ sơ “Đang giái quyết” giải Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm quyết, chưa Chưa qiải quyết: giải quyết, Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng công giải việc thời gian quyết, lưu Có dán nhãn hồ sơ “Chưa giái quyết” trữ Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm Đã giải quyết: Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo khóa học, theo thời gian theo đơn vị hợp tác 15 Ghi Qui định xếp hồ sơ tài liệu : lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu tài liệu tham khảo Qui định xếp lưu giữ sử dụng VPP Lưu hồ sơ, giấy tờ – Sử dụng chung dạng biểu mẫu dán ngồi hồ sơ P.Nhân Sự thíêt kế – Sắp xếp rõ ràng theo tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngồi mục lục bên File để dễ tìm – Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo cùa Trường, Trung tâm xếp phân loại rõ ràng theo đơn vị Các loại văn phòng phẩm sử dụng bàn làm việc phải: cần thiết cho công việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy Qui định thời gian lưu: theo S1 Không gian làm việc môi trường dễ tác dộng đến trạng thái tâm lý làm viêc hiệu suất công việc nhân viên Do đó, nhà thiết kế khuyên tùy theo lĩnh vực công việc cần lựa chọn kiểu dáng mơ hình khơng gian làm việc thích hợp Nhân viên mong muốn làm việc mơi trường động, dễ chịu, thoải mái Ngồi ra, nơi làm việc có tiện nghi, trang bị đầy đủ thiết bị văn phịng nhằm mục đích hỗ trợ hiểu công việc Với môi trường làm viêc tốt, khơng gian thống má cung cách làm việc không nặng nề nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa định, phương án chiến lược đắn Vì vậy, việc tổ chức mơi trường làm việc cần đáp ứng số nguyên tắc Đó đáp ứng nhu cầu sử dụng, phù hợp với mối tương quan luồng công việc, người làm việc thiết bị làm việc, cuối bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng 16 Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát xem công ty triển vọng, có tiềm đáp ứng tốt kỳ vọng triển vọng nghề nghiệp, môi trường làm việc, hấp dẫn thương hiệu Kim Lộc Phát tuyển dụng nắm giữ nhiều nhân tài phận làm việc Văn phòng công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát thiết kế theo dạng ô vuông, chữ nhật lớn tương ứng với nhóm nhân viên Về cách thiết kế tạo khơng gian làm việc thoải mái, tạo thống đãng, gọn gàng gây thiện cảm mang lại hiệu cao công việc Nơi làm việc nhân viên nhóm khơng có vách ngăn, tiện cho việc trao đổi cơng việc Ngồi cịn tạo đồn kết, trao dổi q trình làm việc nhân viên với Cùng thảo luận bàn bạc dể hồn thành cơng việc Kim Lộc Phát trang bị đủ trang thiết bị đại hỗ trợ cho trình làm việc nhân viên Các thiết bị cá nhân xếp gọn gàng, phù hợp hỗ trợ cho trình làm việc cách tốt Có đầy đủ trang thiết bị máy tính, máy in, laser, máy in màu, máy photocopy, Tài liệu hồ sơ xêp cách gọn gàng ngăn nắp, dễ cho việc tìm kiếm 17 Sử dụng ghế xoay lưới, văn phòng chật hẹp, ghế ngồi lại cứng nhắc, phải ngồi tiếng/ngày, Thật cực hình cho nhân viên phải làm việc Vì vậy, Tiến Dương sử dụng ghế xoay lưới để dễ dàng linh hoạt di chuyển, tạo cảm giác thơng thống, dễ chịu Cơng ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát tạo môi trường làm việc đại thoải mái dành cho nhân viên Bởi lẽ có nhiều yếu tố văn phòng ảnh hưởng đến suất lao động Chẳng hạn ánh sáng, Kim Lộc Phát sử dụng ánh sáng trắng, đủ lượng ánh sáng làm việc cho nhân viên Khơng gian văn phịng thiết kế theo phong cách sang trọng với gam mà trắng (Màu đại diện thương hiệu Kim Lộc Phát) làm gam chủ đạo trang trí Cơng ty sử dụng tơng màu sáng cho phịng làm việc chúng đưa đến cảm giác thoáng đãng, rộng rãi cho văn phòng Kết hợp màu sắc đồ nội thất cần giống với màu sơn tường Màu trắng đem lại tinh tế, sang trọng đem lại mát mẻ dễ chịu Công ty trọng đến màu sắc không gian làm việc lẽ yếu tố tác động đến tâm lý người ảnh hưởng đến suất Không gian văn phịng ln thống mát Hoa cảnh đặt nhiều nơi tạo nên bầu khơng khí lành, mát mẻ hịa nhập với thiên nhiên Những bàn tròn nhỏ đặt rải rá văn phịng, giúp nhân viên họp nhóm thảo luận nhanh 18 Các mặt hàng Công ty đặt cố định kho riêng biệt, giúp văn phịng gọn gàng giao dịch trao đổi với khách hàng cách thuận tiện Phịng làm việc sếp bố trí vị trí riêng biệt, n tĩnh khơng nên chung phạm vi với nhân viên khác Sử dụng tường cách âm để chống ồn tạo yên tĩnh tập trung 2.3 Kết luận Như vậy, không gian làm việc ảnh hưởng nhiều đến suất lao động.Một không gian sẽ, xếp cách gọn gàng ngăn nắp giúp cho hiệu làm việc nhân viên văn phòng đạt kết tốt Khơng gian làm việc thực có ảnh hưởng đến suất hiệu công việc Tổ chức không gian làm việc cho đảm bảo thuận tiện, thoải mái, an toàn cho nhân viên thao tác hoạt động thực nhiệm vụ công việc yêu cầu mà người quản trị cần quan tâm đáp ứng 19 ... chịu nhà CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NHÀ HÀNG KIM LỘC PHÁT 2.1 Giới thiệu công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát. .. CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NHÀ HÀNG KIM LỘC PHÁT 10 2.1.Giới thiệu công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát 10... cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát vững mạnh Sơ đồ cấu máy tổ chức Công ty cp xây dựng thương mại dịch vụ nhà hàng Kim Lộc Phát 11 2.1.3 Các sản phẩm: Công ty cp xây dựng thương