ÁP DỤNG mô HÌNH 5s TRONG tổ CHỨC sắp xếp CHỖ làm VIỆC tại HONDA ôtô CHI NHÁNH NHA TRANG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BÀI TIỂU LUẬN CHỦ ĐỀ: ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S TRONG TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC TẠI HONDA ÔTÔ CHI NHÁNH NHA TRANG Địa chỉ: 174 đường 23/10, phường Phương Sơn, TP Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa Khánh Hòa, tháng năm 2021 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S 1.1 5S gì? 1.2 Mục tiêu chương trình 5S 1.3 Các bước áp dụng 1.4 Lợi ích 5S 1.5 Các yếu tố để thực thành công 5S ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S TRONG TỔ CHỨC, SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY HONDA CHI NHÁNH NHA TRANG 2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược Công ty Honda chi nhánh Nha Trang 2.2 Quy trình thực 5S Honda Ơtơ Nha Trang .8 2.2.1 Seiri (Sàng lọc) 2.2.2 Seiton (Sắp xếp) .8 2.2.3 Seiso (Sạch sẽ) 2.2.4 Seiketsu (Săn sóc) 2.2.5 Shitsuke (Sẵn sàng) 2.3 Hiệu mang lại từ 5S .9 2.4 Những khó khăn gặp phải thực 5S Chi nhánh .10 2.4.1 Khó khăn nhận thức 10 2.4.2 Khó khăn triển khai 10 2.4.3 Khó khăn trì 10 2.5 Một số biện pháp hồn thiện 5S tạo mơi trường làm việc hiệu Honda Chi nhánh Nha Trang 10 2.5.1 Đối với lãnh đạo Chi nhánh 10 2.5.2 Đối với nhân viên 11 KẾT LUẬN 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO 12 LỜI MỞ ĐẦU Trong xu phát triển chung toàn kinh tế nước ta nay, doanh nghiệp ngày trở nên thích nghi với sơi động kinh tế thị trường Đặc biệt kể từ đại dịch Covid-19 bùng nổ, kéo theo suy thoái trầm trọng kinh tế giới cạnh tranh đào thải trở nên liệt Vì doanh nghiệp muốn nâng cao khả cạnh tranh thị trường phát triển cách bền vững cần chọn cho hướng riêng kinh doanh quản lý Thông qua việc xây dựng, áp dụng biện pháp hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu khách hàng biến động thị trường Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh đầu tư người yếu tố quan trọng định thành công cho doanh ngiệp Từ lâu, Nhật Bản xuất phong trào 5S với triết lý người trung tâm phát triển Nếu làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần người lao động thoải mái hơn, suất điều kiện lao động cao Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp áp dụng mơ hình 5S việc quản lý, xếp chỗ làm việc cho doanh nghiệp đem lại một trường làm việc hiệu nâng cao suất lao động, tiêu biểu có cơng ty Honda Nhận thấy tầm quan trọng ý nghĩa doanh nghiệp, tơi định chọn chủ đề: “Áp dụng mơ hình 5S việc tổ chức, xếp chỗ làm việc Công ty Honda chi nhánh Nha Trang” cho tiểu luận 4 TỔNG QUAN VỀ CƠNG CỤ 5S 1.1 5S gì? Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu năm 80 áp dụng rộng rãi quốc gia, có Việt Nam Đây phương pháp quản lý đơn giản dễ thực Mục đích việc áp dụng 5S không đơn việc nâng cao điều kiện môi trường làm việc tổ chức, mà quan trọng làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc tăng cường khả sáng tạo cá nhân tổ chức Khi đó, người có tinh thần thoải mái, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu hơn, giúp nâng cao chất lượng hoạt động làm giảm lãng phí cơng ty S chữ đầu từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và“SHITSUKE”, dịch sang tiếng Việt “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” “Sẵn sàng” SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại,chọn lựa loại bỏnhững thứkhông cần thiết nơi làm việc để làm cho môi trường làm việc trở nên gọn gàng SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, đặt thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi xếp nên sử dụng phương tiện trực quan cách rõ ràng, để người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ hành động dư thừa gây lãng phí thời gian SEISO ( Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan nơi làm việc Tất thành viên đơn vị có ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ thích hợp Cơng việc vệ sinh việc làm thường xuyên người tổ chức, Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực SEIKETSU ( Săn sóc): Là giữ gìn nơi làm việc ln ngăn nắp Khi loại bỏ thứ vơ ích, xếp dọn dẹp vị trí làm việc cần phát triển cơng việc thành thói quen thường xun Để trì nề nếp cần có số hiệu, biểu bảng cách sinh động để nhắc nhở người SHITSUKE (Sẵn sàng): Là trì nội dng quy định cách chặt chẽ Mục tiêu trì nội dung, quy chế để hệ thống 5S người tơn trọng, tránh trở lại tình trạng bề bộn, thiếu ngăn nắp Những điều quy định cần người thực cách nghiêm túc theo phân cấp: Ai làm gì? Làm việc gì? Thời gian tiến hành công việc? Phân định trách nhiệm phải rõ ràng cụ thể Cần phải làm cho người thực cách tự giác thói quen hay lẽ sống 1.2 Mục tiêu chương trình 5S 5S phương pháp hiệu để huy động người, cải tiến môi trường làm việc nâng cao suất doanh nghiệp, mục tiêu chương trình 5S bao gồm: Xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội người; phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế; xây dựng sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến 1.3 Các bước áp dụng Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Trong giai đoạn này, hoạt động chủ yếu thuộc phạm vi lãnh đạo Lãnh đạo phải hiểu rõ nguyên lý lợi ích 5S cam kết thực 5S Lãnh đạo doanh nghiệp tham quan số doanh nghiệp thực 5S để học hỏi kinh nghiệm Lãnh đạo bổ nhiệm ban đạo thực định người có trách nhiệm để tiến hành phong trào Giai đoạn kế thúc doanh nghiệp đào tạo người có trách nhiệm thành viên hướng dẫn thực phong trào Bước 2: Phát động chương trình Trong bước lãnh đạo đưa thơng báo thức chương trình thực 5S Ban đạo thiết lập in thành văn sơ đồ tổ chức 5S sơ đồ vùng giới hạn để đánh giá trách nhiệm nhóm Kế hoạch sử dụng công cụ tuyên truyền biểu ngữ, áp phích, tờ rơi…được đưa Đồng thời ban điều hành lập chương trình đào tạo nội gửi cán đào tạo kiến thức 5S Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Doanh nghiệp cung cấp đầy đủ dụng cụ thiết bị cần thiết, chia vùng, phân cơng nhóm phụ trách thực ngày tổng vệ sinh tồn cơng ty Mục đích hoạt động sàng lọc thứ không cần thiết Thông thường doanh nghiệp thực 5S trì tổng vệ sinh năm Bước 4: Bắt đầu sàng lọc Doanh nghiệp cần đặt tiêu chuẩn hủy bỏ thứ không cần thiết thực sàng lọc sơ để loại bỏ thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh Những thứ mà họ cho không cần thiết tiến hành lý, tùy thuộc vào tần suất sử dụng thứ cịn lại mà họ có sách xếp lý chúng Đối với thứ không cần thiết gây thiệt hại kinh tế lớn cần phân tích tìm ngun nhân đưa hành động phịng ngừa lãng phí Bước 5: Thực sàng lọc, xếp hàng ngày Doanh nghiệp phát động toàn nhân viên tham gia thực sàng lọc, xếp ngày Khuyến khích nhân viên phát huy sáng kiến để cải tiến nơi làm việc Bước 6: Đánh giá định kỳ Công việc đánh giá định kỳ 5S thân đơn vị thực 5S ban tra doanh nghiệp đánh giá Công việc đánh giá doanh nghiệp cần lập kế hoạch Họ xem xét việc thực đơn vị tốt hay không tốt theo bảng kiểm tra việc thực sàng lọc, xếp, sẽ, săn sóc, sẵn sàng Qua kiểm tra cho thấy điểm mà doanh nghiệp thực tốt, điểm chưa tốt Kết thúc buổi đánh giá họ đưa báo cáo vấn đề mà theo họ khác thường đồng thời đưa phương án cải thiện chương trình Sau đánh giá doanh nghiệp trao thưởng định kỳ cho nhóm cá nhân thực tốt phong trào 5S 1.4 Lợi ích 5S - Giúp nơi làm việc trở nên ngăn nắp - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến - Mọi người trở nên có kỷ luật - Các điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an tồn - Nâng cao văn hóa doanh nghiệp công ty - Đem lại nhiều hội kinh doanh 1.5 Các yếu tố để thực thành công 5S - Lãnh đạo cam kết hỗ trợ: Điều kiện tiên cho thành công thực 5S hiểu biết ủng hộ lãnh đạo việc hình thành nhóm cơng tác đạo thực hiện; - Bắt đầu đào tạo: Đào tạo cho người nhận thức ý nghĩa 5S, cung cấp cho họ phương pháp thực khởi nguồn chương trình Khi có nhận thức có phương tiện người tựgiác tham gia chủ động hoạt động 5S; - Mọi người tự nguyện tham gia: Bí thành cơng thực 5S tạo môi trường khuyến khích tham gia người; - Duy trì cải tiến khơng ngừng: Thực chương trình 5S lặp lại không ngừng hoạt động nhằm trì cải tiến cơng tác quản lý ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S TRONG TỔ CHỨC, SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY HONDA CHI NHÁNH NHA TRANG 2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược Cơng ty Honda chi nhánh Nha Trang Honda Ơtơ chi nhánh Nha Trang khai trương vào ngày 27/11/2014, nâng tổng đại lý ôtô hãng nước lên 12 Đây đại lý ơtơ hãng thứ Honda Việt Nam miền Trung, nằm số 174 đường 23/10, phường Phương Sơn, TP Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa Đây đường huyết mạch vào trung tâm thành phố Nha Trang, thuận tiện cho việc khách hàng Khánh Hòa tỉnh lân cận khác Lâm Đồng, Ninh Thuận, Phú Yên đưa xe đến làm dịch vụ Honda Ơtơ Nha Trang Cơng ty TNHH MTV Ơ tơ Sao Mai Anh làm chủ đầu tư với tổng diện tích xây dựng 4.250m2 bao gồm khu vực phịng trưng bày xe, phịng chờ khách hàng xưởng dịch vụ (xưởng sữa chữa chung xưởng sửa chữa thân vỏ) Giống tất đại lý ôtô khác Honda, đại lý Honda Ơ tơ Nha Trang trang bị thiết bị tiên tiến, đại phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn hãng Phòng sơn đạt chuẩn quốc tế, sử dụng hệ thống khuấy sơn pha màu tiên tiến khu vực khép kín, đảm bảo vệ sinh môi trường Các dịch vụ bán hàng sau bán hàng tuân thủ quy chuẩn quốc tế chuyên nghiệp, hướng đến quyền lợi hài lòng khách hàng Ngồi Honda Nha Trang cịn liên kết với đối tác tài ngân hàng đơn vị bảo hiểm nhằm mang đến dịch vụ tốt đến khách hàng Một số đối tác tài chính: Vietcombank, Techcombank, Seabank…Tính đến thời điểm tại, Honda Ôtô Nha Trang bán thị trường gần 500 xe đón tiếp 5000 lượt xe đến làm dịch vụ minh chứng thiết thực cho kết phương châm: “Hết lịng Khách hàng” mà Cơng ty xây dựng 2.2 Quy trình thực 5S Honda Ơtơ Nha Trang Quy trình làm việc theo 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu năm 1980 kỷ XX Honda công ty áp dụng thành công mô hình 5S Nhật Bản Honda áp dụng 5S khơng văn phịng làm việc, xưởng sản xuất mà cửa hàng giới thiệu bán sản phẩm Honda đưa mơ hình 5S vào hoạt động Honda Ơtơ chi nhánh Nha Trang nằm hệ thống Công ty Honda Việt Nam nên sớm áp dụng mơ hình 5S tổ chức, xếp văn phòng làm việc, phòng trưng bày hay xưởng sửa chữa chi nhánh Việc áp dụng Seiri, Seiton, Seiso hay Seiketsu, Shitsuke chi nhánh trọng thực nghiêm túc 2.2.1 Seiri (Sàng lọc) Quá trình “sàng lọc” (Seiri) Honda chi nhánh Nha Trang diễn hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, giám sát chặt chẽ người đứng đầu đơn vị chi nhánh Hoạt động sàng lọc diễn cách đánh dấu “nhãn đỏ” vào đồ vật cần loại bỏ, “nhãn xanh” vào đồ vật cần giữ lại “nhãn vàng” vào đồ vật cần dùng đến cho tương lai 2.2.2 Seiton (Sắp xếp) Sau kết thúc cơng việc “sàng lọc” công việc “sắp xếp” (Seiton) diễn theo quy trình Để đảm bảo việc “sắp xếp” theo nguyên tắc thống khoa học toàn tổ chức, Honda đề tiêu chí cho việc xếp “Quy tắc 30s” nghĩa tất loại dụng cụ, tài liệu, vật dụng phòng làm việc, phòng trưng bày, phòng chờ khách hàng, xưởng dịch vụ sửa chữa chi nhánh phép tìm kiếm tối đa vịng 30 giây Vì đòi hỏi đồ vật phải xếp cách khoa học để tiện lợi có thể, tránh lãng phí thời gian tìm kiếm 2.2.3 Seiso (Sạch sẽ) Bước thứ ba quy trình 5S Honda “dọn sạch” hay “sạch sẽ” Tại chi nhánh Honda Nha Trang, khơng riêng khu vực văn phịng, phịng trưng bày, phòng chờ khách hàng mà lối đi, bên bên nơi làm việc cửa hàng khơng có rác thải Mọi nơi quét dọn lau chùi cách cẩn thận sáng bóng 2.2.4 Seiketsu (Săn sóc) Sau trình “dọn sạch” kết thúc người lao động phải có ý thức “giữ sạch” nơi làm việc Giữ thực chất việc kết hợp ba quy trình sàng lọc, xếp người môi trường làm việc Nguyên tắc Seiketsu Honda không vài cơng việc, quy trình cụ thể mà cịn áp dụng tất cơng việc, quy trình Bên cạnh cơng việc, quy trình phải đưa tiêu chuẩn hóa định để cán nhân viên dễ dàng hình dung thực tiêu chuẩn đề 2.2.5 Shitsuke (Sẵn sàng) Bước cuối quy trình 5S “kỷ luật” hay “huấn luyện” Tại Honda Nha trang, Ban giám đốc chi nhánh xác định muốn làm tốt Shitsuke người nhân viên phải làm tốt quy trình phân loại, xếp, dọn giữ Ban giám đốc Chi nhánh Honda Nha Trang cố gắng xây dựng môi trường làm việc thường xuyên để người tạo thói quen tốt Và từ thói quen tốt tạo tính cách tốt cho nhân viên làm việc Honda Bên cạnh cịn giúp xây dựng văn hóa cơng ty tốt, chun nghiệp giúp khách hàng ln cảm thấy hài lịng tới công ty 2.3 Hiệu mang lại từ 5S Có thể nói, việc áp dụng quy trình làm việc theo 5S giúp Honda cải tiến chất lượng sản phẩm, tiết kiệm thời gian chi phí cho sản xuất, đồng thời xây dựng môi trường làm việc động, sẽ, gọn gàng kỷ luật Với việc áp dụng 5S, ban giám đốc Honda chi nhánh Nha Trang đưa 10 định nhanh chóng xây dựng tác phong làm việc cho tất nhân viên theo hướng cơng nghiệp, đại Ngồi ra, Việc áp dụng 5S giúp làm giảm thời gian chờ đợi khách hàng mà tất cơng việc quy trình xử lý xếp cách khoa học chuyên nghiệp, góp phần làm tăng thỏa mãn khách hàng sử dụng dịch vụ mà chi nhánh cung cấp 2.4 Những khó khăn gặp phải thực 5S Chi nhánh Để đạt thành cơng Chi nhánh gặp nhiều khó khăn q trình thực 5S 2.4.1 Khó khăn nhận thức 5S liền với văn hóa, nhận thức 5S tức nhận thức thay đổi văn hóa, thay đổi thái độ làm việc Như biết, để thay đổi thái độ suy nghĩ người khó, tư tưởng, thái độ thấm nhuần người Công ty Honda chi nhánh Nha Trang vậy, với nhân viên đến từ nhiều vùng khác nhau, tính cách, phong cách sống suy nghĩ khác Nên việc muốn thay đổi nhận thức họ, bắt họ làm theo khuôn mẫu, quy định áp dụng 5S gặp nhiều khó khăn, chí cịn bị phản đối 2.4.2 Khó khăn triển khai Trong trình triển khai Chi nhánh gặp nhiều khó khăn số nhân viên không muốn thực hay chống lý là: - Tơi khơng rảnh; Tơi cịn bận việc gia đình nên khơng thực được; Tại ngày phải lau chùi, quét dọn 2.4.3 Khó khăn trì Thời gian đầu phát động triển khai nhân viên cịn hào hứng nhiệt tình tham gia Nhưng sau thời gian nhân viên lại trở với thói quen cũ, hời hợt khơng quan tâm dần 11 2.5 Một số biện pháp hoàn thiện 5S tạo môi trường làm việc hiệu Honda Chi nhánh Nha Trang 2.5.1 Đối với lãnh đạo Chi nhánh - Lãnh đạo phải làm gương đồng thời phải có phản hồi thường xuyên việc áp dụng 5S họp định kỳ; - Để nhân viên đảm bảo thực đặn ngày, lãnh đạo Chi nhánh nên cử quản lý để chịu trách nhiệm hỗ trợ cho trình, cung cấp thông tin phản hồi thúc đẩy 5S cần thiết - Ghi nhận, đánh giá khen thưởng nhân viên thực tốt 2.5.2 Đối với nhân viên - Khơng ngừng sáng tạo có sáng kiến cải tiến kỹ thuật - Hỗ trợ ban đạo 5S trình triển khai áp dụng - Nâng cáo kiến thức, tinh thần tham gia trách nhiệm thực 5S - Thực tốt quy định mà lãnh đạo đưa 5S KẾT LUẬN Việc doanh nghiệp áp dụng 5S phương pháp quản lý chặt chẽ khơng góp phần nâng cao điều kiện mơi trường làm việc mà cịn làm thay đổi suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả sáng tạo công việc nhân viên Đồng thời cịn giúp làm tăng suất hiệu cho doanh nghiệp Đây công cụ quản lý bắt nguồn từ Nhật nhiều doanh nghiệp áp dụng, có Honda Chi nhánh Nha Trang Từ áp dụng hiệu mô hình 5S làm cho cán nhân viên chi nhánh cảm thấy thoải mái làm việc môi trường thuận lợi, Nhận thức lợi ích từ mơ hình 5S ban lãnh đạo chi nhánh không ngừng ứng dụng nhằm phát huy giá trị vai trị 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lê Hồng Lam (2012), Tóm tắt giảng Quản trị văn phòng https://text.123doc.net/document/1317300-tie-u-lua-n-quan-tri-hanh-chinh-vanphong-dai-hoc-duy-tan-da-nang.htm https://tailieumienphi.vn/doc/tieu-luan-quy-trinh-ap-dung-cong-cu-5s-tai-cong-tytmic-bul7tq.html http://vietq.vn/nang-suat-chat-luong-ap-dung-thanh-cong-5s-tai-hondad122171.html ... MƠ HÌNH 5S TRONG TỔ CHỨC, SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY HONDA CHI NHÁNH NHA TRANG 2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược Công ty Honda chi nhánh Nha Trang 2.2 Quy trình thực 5S Honda Ôtô Nha Trang. .. ? ?Áp dụng mơ hình 5S việc tổ chức, xếp chỗ làm việc Công ty Honda chi nhánh Nha Trang? ?? cho tiểu luận 4 TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S 1.1 5S gì? Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu năm 80 áp dụng. .. Thực chương trình 5S lặp lại khơng ngừng hoạt động nhằm trì cải tiến công tác quản lý ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S TRONG TỔ CHỨC, SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY HONDA CHI NHÁNH NHA TRANG 2.1 Giới thiệu