QUY TRÌNH áp DỤNG mô HÌNH 5s tạo môi TRƯỜNG làm VIỆC HIỆU QUẢ tại CÔNG TY TNHH MTV điện lực đà NẴNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BÀI TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG Tên đề tài: QUY TRÌNH ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S TẠO MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG (Địa chỉ: 35 Phan Đình Phùng - thành phố Đà Nẵng) Nha Trang, 20/12/2020 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nha Trang đưa môn học Quản trị điều hành văn phịng vào trương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn – Thầy Lê Hồng Lam tận tâm hướng dẫn, dạy dỗ truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Quản trị điều hành văn phòng thầy, em có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích cách xếp, làm việc văn phòng hiệu quả, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắn kiến thức quý báu, tảng hành trang để em vững bước đường sau Quản trị điều hành văn phịng mơn học thú vị, vơ bổ ích có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn sinh viên Thầy thường nói kiến thức vô hạn mà khả tiếp thu kiến thức người có hạn chế định, với vốn kiến thức thân cịn nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ Mặc dù em cố gắng chắn tiểu luận khó tránh khỏi thiếu sót nhiều chỗ cịn chưa xác, mong thầy xem xét góp ý để tiểu luận em hoàn thiện Lời cuối cùng, em xin kính chúc thầy nhiều sức khỏe, thành công hạnh phúc đường giảng dạy Chúc thầy gia đình năm an khang thịnh vượng!! Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG MƠ HÌNH 5S 1.1 Tìm hiểu chung 5S CHƯƠNG II: QUY TRÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG3 2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng 2.2 Quy trình áp dụng hệ thống 5S tạo mơi trường làm việc hiệu Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng KẾT LUẬN .6 TÀI LIỆU THAM KHẢO .8 LỜI MỞ ĐẦU Hiện với đường lối đổi mới, chủ động hòa nhập kinh tế quốc tế Đãng Nhà nước ta làm thay đổi nhiều hình ảnh Việt Nam trường quốc tế Việc hội nhập kinh tế quốc tế mở cho doanh nghiệp Việt Nam khơng thuận lợi, hội đồng thời mang đến số khó khăn thách thức phải cạnh tranh gay gắt Đặt biệt vấn đề quản lý chất lượng quan tâm giải Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư nữa, người yếu tố quan trọng định thành công cho doanh nghiệp Từ lâu, Nhật Bản xuất phong trào 5S Với triết lý người trung tâm phát triển Nếu làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần người lao động thỏa mái hơn, suất điều kiện lao động cao Hiện số nước áp dụng mơ hình có doanh nghiệp Việt Nam Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng doanh nghiệp ứng dụng mơ hình 5S từ đầu năm 2011 cơng ty mang lại mơi trường làm việc hiệu Nhận thấy tầm quan trọng em định chọn đề tài “ Áp dụng hệ thống 5S công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng” Với mục tiêu vấn đề xung quanh 5S công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng − Đối tượng phạm vi nghiên cứu: + Đối tượng: vấn đề lý luận thực tiễn 5S công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng( Phòng tổ chức lao động, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh,…) + Phạm vi nghiên cứu: Về nội dung: Nghiên cứu công tác áp dụng- thực mô hình 5S đưa số biện pháp nhằm cải thiện 5S công ty Về thời gian: Nghiên cứu cơng tác áp dụng thực mơ hình từ công ty bắt đầu áp dụng vào năm 2011 đến 2014 CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S 1.1 Tìm hiểu chung 5S 1.1.1 Khái niệm chung 5S 5S công cụ cải tiến suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản Tên gọi 5S xuất phát từ chữ S tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu Shitsuke dịch sang tiếng Việt sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc Sẵn sàng 5S khởi đầu sống suất, tạo môi trường làm việc sẽ, thỏa mái, an tồn cho người Tiết kiệm nhiều khơng gian thời gian lãng phí a Sàng lọc Seiri hay Sàng lọc có nghĩa phân loại, tổ chức vật dụng theo trật tự Đây bước doanh nghiệp cần làm thực hành 5S Nội dung S1 phân loại, di dời vật dụng không cần thiết nơi làm việc Như vậy, thực S1 giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí việc tìm kiếm vật dụng xây dựng mơi trường làm việc an tồn b Sắp xếp Seiton hay Sắp xếp, có nghĩa xếp thứ gọn gàng có trật tự Sau loại bỏ vật dụng không cần thiết cơng việc tổ chức vật dụng cịn lại cách hiệu theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy dễ trả lại Mỗi vật dụng cần thiết xếp vào vị trí định nhất, từ tạo nên mơi trường làm việc an tồn, tiết kiệm thời gian di chuyển thuận tiện cho người sử dụng chúng c Sạch Sạch có nghĩa vệ sinh nơi làm việc giữ gìn nơi làm việc Giữ gìn thực thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, khu vực làm việc S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao độ xác máy móc thiết bị (do ảnh hưởng bụi bẩn) d Săn sóc Seiketsu hay Săn sóc với mục đích trì kết hoạt động 3S Mục tiêu S4 trì hoạt động 3S lâu dài, phong trào thời Do vậy, xác định trình cần thiết để đảm bảo tính xác vơ cần thiết để trì thành hoạt động trước e Sẵn sàng Sẵn sàng hoạt động quan trọng nhất, chi phối đạo 4S cịn lại Sẵn sàng việc thay đổi tư nhận thức 4S, tư cắt bỏ lãng phí thơng qua áp dụng 4S cần thiết, hữu ích cho doanh nghiệp Ngồi ra, Sẵn sàng cịn giúp rèn luyện, tạo nên thói quen, nề nếp, tác phong cho người lao động thực S4 Mục tiêu S5 đào tạo người tuân theo thói quan làm việc tốt, giám sát nghiêm ngặt nội quy nơi làm việc hướng tới cải thiện việc thực 5S doanh nghiệp; từ nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Tóm lại, 5S phương pháp hữu ích giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, xây dựng mơi trường làm việc sẽ, an toàn, phát triển ý thức nhân viên văn hóa cơng ty Thực tốt 5S mang lại số lợi ích cho doanh nghiệp như: nâng cao suất, cải tiến chất lượng sản phẩm, cắt giảm chi phí, giao hàng hẹn, đảm bảo an tồn cơng việc nâng cao ý thức, kỷ luật cho nhân viên 1.1.2 Mục tiêu mơ hình 5S − Xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc − Xây dựng tinh thần đồng đội người − Phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế − Xây dựng sở đưa vào kỹ thuật cải tiến − Mục tiêu tạo tinh thần hiệu cho nơi làm việc 1.1.3 Ý nghĩa mơ hình 5S − − − − Đảm bảo sức khỏa nhân viên Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trình làm việc Tạo tinh thần bầu khơng khí làm việc cởi mở Nâng cao suất chất lượng sống 1.1.4 Lợi ích mơ hình 5S − − − − − − 1.1.5 Tăng cường phát huy sáng kiến cải tạo Nơi làm việc trở nên ngăn nắp Mọi người trở nên kỹ luật Các điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc Đem lại nhiều hội kinh doanh Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn Các bước thực Bước 1: Chuẩn bị, xem xét Bước 2: Phát động mơ hình 5S Bước 3: Nhân viên công ty tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Sàng lọc Bước 5: Thực sàng lọc, xếp, sẽ, săn sóc sẵn sàng Bước 6: Kiểm tra đánh giá định kì CHƯƠNG II: QUY TRÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠO MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG 2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Địa chỉ: 35 Phan Đình Phùng - thành phố Đà Nẵng Điện thoại: 0511.2220.501 Fax: 0511.2220.521 2.2 Quy trình áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Nhận thấy tầm quan trọng việc xây dựng môi trường làm việc thật ngăn nắp, khoa học, phát huy tính sáng tạo cán cơng nhân viên chức Công ty hướng đến việc đưa mơ hình 5S vào áp dụng, triễn khai cho người công ty Cụ thể Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng tiến hành hệ thống 5S sau: 2.2.1 Chuẩn bị, xem xét Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng tâm thực cách bản, khoa học việc mời chuyên gia tư vấn lên đánh giá thực trạng 5S Tổ chức tập huấn cho cán công nhân khu vực văn phịng Cơng ty lãnh đạo, phân xưởng Các chuyên gia cán công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng thống phương pháp triển khai tiêu chí đánh giá Ban đầu, chưa phải hiểu rõ khái niệm nhìn thấy lợi ích 5S công việc quan trọng tuyên truyền, phổ biến kiến thức 5S cho người Tháng 4/2011, Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng thành lập ban điều hành 5S, ơng Phó Giám Đốc Công ty làm trưởng ban Ban Giám Đốc, Ban thường vụ Cơng đồn thị thi đua thực tốt chương trình 5S Tiếp kế hoạch cụ thể, u cầu tồn thể cán cơng nhân tham gia Trước tháng phải thực bước: sàng lọc, xếp, loại bỏ tài liệu, vật dụng không cần thiết, xếp nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng Các hệ thống thiết bị điện,… phải dán đề can hướng dẫn 2.2.2 Phát động mơ hình 5S Cơng ty tổ chức buổi lễ khai mạc áp dụng mơ hình 5S vào cơng ty với có mặt đầy đủ tồn cán công nhân khách mời Giám Đốc đại diện nêu lên ý nghĩa, tầm quan trọng mong muốn thành cơng mơ hình 5S 2.2.3 Công ty tiến hành tổng vệ sinh Nhận thấy hiệu 5S toàn lãnh đạo cán công nhân viên công ty tham gia Ban đạo thực 5S phân công lao động cụ thể cung cấp dụng cụ vệ sinh cần thiết để tiến hành vệ sinh, chuẩn bị kho, tủ để xếp chứa đồ vật sau tiến hành sàng lọc trì việc tổng vệ sinh lần năm 2.2.4 Bắt đầu sàng lọc Mỗi phận, đơn vị Cơng ty đưa tiêu chí để xác định vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu,… không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động khu vực tách biệt khỏi thứ cần thiết loại bỏ hay đem khỏi nhà xưởng 2.2.5 Thực sàng lọc, xếp, sẽ, săn sóc sẵn sàng hàng ngày 2.2.5.1 Thực sàng lọc Những vật dụng, tài liệu sử dụng thường xuyên để thuận tiện cho việc sử dụng dễ dàng Những vật dụng, tài liệu không thường xuyên lưu trữ nơi thích hợp, có dẫn nhận biết thích hợp để lấy cần sử dụng Chỉ có đồ vật cần thiết để nơi làm việc Những vật dụng không cần thiết cần để riêng phân loại để xử lý 2.2.5.2 Thưc xếp Bàn ghế làm việc, nơi đặt dụng cụ văn phịng trí gọn gàng ngăn nắp, nơi quy định Sắp xếp ngăn tủ, hộp đựng hồ sơ ngăn nắp, quy định rõ vị trí hồ sơ, vị trí đặt thiết bị để người dễ nhận biết , điều giúp việc tra cứu, tìm tài liệu dễ dàng 2.2.5.3 Thực Nguyên tắc thực qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể vệ sinh hàng ngày máy móc, thiết bị, dụng cụ khu vực làm việc Luôn kiểm tra bàn làm việc, đồ dùng, máy móc, thiết bị khơng bị bụi bẩn Cơng ty tạo thói quen tốt cho nhân viên dành thời gian từ đến 10 phút để làm vệ sinh trước sau làm việc, ngăn nắp Giữ gìn hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, giảm thời gian lãng phí Máy móc, thiết bị vệ sinh định kì ln tình trạng sẵn sàng vận hành, thiết bị hỏng chờ sửa có dấu hiệu nhận biết Trên bàn làm việc để tài liệu, hồ sơ chờ xử lý, sàn nhà sẽ, khơng có rác, đồ vật không cần thiết sàn , thiết bị điện dán nhãn hướng dẫn 2.2.5.4 Thực săn sóc Cơng ty trì định kì ngun tắc cách liên tục có hệ thống khoa học Công ty đề lịch làm vệ sinh cụ thể hàng năm, thiết kế nhãn dán cho thiết bị điện rõ ràng tiêu chuẩn cho vị trí quy định 2.2.5.5 Thực sẵn sàng Cán công nhân viên công ty tuân thủ nghiêm ngặt quy định Được thực cách tự giác mà không cần nhắc nhở, lệnh Sẵn sàng cách tự giác để trở thành thói quen Tạo bầu khơng khí lành mạnh thoải mái cho nhân viên Việc đảm bảo người hiểu đồng lịng tạo thành cơng cho 5S Công ty Theo kế hoạch đặt ra, Ban lãnh đạo công ty đồng thời áp dụng phương pháp quản lý trực quan khu vực làm việc thuộc phạm vi triển khai 5S Điều giúp cho cán công ty cố gắng thực nhiệm vụ đặt ra, hướng tới mục tiêu chung là: Thuận tiện – Chính xác – Nhanh chóng – An tồn – Sạch đẹp Đồng thời, yêu cầu đơn vị thực tốt, thường xuyên cải tiến hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch khu vực thuộc trách nhiệm 5S đơn vị, đảm bảo năm tới tất đơn vị đạt xếp loại A theo tiêu chí thực hành tốt 5S cơng ty KẾT LUẬN Thực hành tốt 5S công cụ tảng giúp tổ chức, doanh nghiệp cải tiến suất giảm thiểu lãng phí Việc triển khai áp dụng 5S mang lại nhiều lợi ích, phải kể đến như: tạo môi trường làm việc khoa học, sẽ, gọn gàng, thơng qua nâng cao suất, hiệu công việc thuận lợi cho việc nhận diện lãng phí để có biện pháp giảm thiểu lãng phí… Từ lợi ích trên, sau thực 5S thành công từ năm trước cơng ty điện lực Đà Nẵng có kế hoạch tiếp tục triển khai chương trình “Thực hành tốt 5S giai đoạn 2019 – 2020” Để thực chương trình 5S nơi làm việc khơng tâm từ lãnh đạo công ty mà đòi hỏi tâm, cố gắng ý thức thực từ cán công nhân viên cơng ty Vì vậy, cơng ty có tiến hành tổ chức nhiều hoạt động để chương trình lan tỏa rộng đến nhân viên công ty đào tạo cho công nhân viên phạm vi triển khai 5S, để họ nắm nguyên tắc vận dụng thực hành nơi làm việc Qua đó, nhân viên cơng ty áp dụng toàn diện Quy định thực hành tốt 5S TÀI LIỆU THAM KHẢO https://scp.gov.vn/tin-tuc/t1882/kinh-nghiem-ap-dung-5s-tai-cong-ty-tnhh-mtv-dien- luc-da-nang.html https://text.123doc.net/document/3593205-thuc-trang-ap-dung-he-thong-5s-tai-cong-tytnhh-mtv-dien-luc-da-nang.htm http://m.icon.com.vn/vi-VN/c639/158108/Ap-dung-thanh-cong-thuc-hanh-tot-5S-tai- dien-luc-Da-Nang.aspx ... II: QUY TRÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG 2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Tên doanh nghiệp: Công ty. .. 2.1 Giới thiệu vài nét sơ lược công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng 2.2 Quy trình áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng KẾT LUẬN... TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S 1.1 Tìm hiểu chung 5S CHƯƠNG II: QUY TRÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠO MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG3 2.1 Giới thiệu